文员工作交接
一、员工进、离厂手续办理
1) 内部介绍人由人事文员带新员工去人力资源部找王兰拿表，填完之后给贤珍处办一卡通，再给向黎办理宿舍。
2) 补办一卡通需本人到饭堂亲自办理,办好之后需拿去人力资源部读卡
3)进厂：每周
一、
三、五上午9点，下午2点在食堂招工。手续包括：员工编号、办红色试用期厂牌、住宿办理、岗位分配(带到车间与领班认识)、介绍上班时间和新进员工注意事项(如不满意当前工作，5天内可以提出换岗申请，或提出离职申请，讲解需按正常手续离厂，自动离职的不能再进通达的规定。);
4) 新进员工在试工期内离职，收回生产辅助用品(静电服、鞋，柜子钥匙等)，让其拿厂牌到人事办公室办理出厂条。
5) 离厂：填写离职申请---主管签名生效;填写离职手续办理表：由员工找表单上相关部门签名后，由员工带到人力资源部，退厂牌，开出厂条。离职人员需记录到电子档内。
6) 员工行李放行条：部门文员签发，盖部门印章。
二、采购事项：
1)负责各类储备办公用品，备用墨盒，纸张，文具硒鼓更换(13509062101---许先生);
2)采购单分类填写：保护膜、生资、办公用品+日常工用具、设备、油墨、电脑设备;(生产设备请购单需设备课主管确认再送采购部)
3)采购物品先录入采购清单，再送单到采购部。采购进度每日追踪。
三、薪资
1) 每月10日前做好工资表，体现本部与外借人员和该月离职工时、工资，员工消费、保留金明细、扣罚、奖惩、薪资汇总表打印给徐艳敏. 2) 薪资动态表和工资表主管审核后的原件递交到祝道义处;
3) 现金领用明细和储蓄帐户领用明细存到出纳电脑Bg034e(黄盈盈--256),删除本部门上月档案;(B表要求:人数,应发薪资/实发薪资要相等,工时不大于180,工资不高于1600).(不用做)
4) 储蓄卡办理： 5元+身份证复印件 每月20日办理一次。交到办公楼王阳星处。
四、工程资料
1)每月10前制作20本样品卡，15本给总经办亚芬;(暂时不做,样本文件柜里还有)
五、杂项
1)每月3日前部门人员流动统计表发到人事();
2) 每周礼拜二为9点为试用合格的新员工照相时间(办新厂牌用);
3)每月5日为供应商收上月水费时间。应付金额以收货单为准。与仓管付威威对数目;
4) 每月初与外协对帐(加工模治具的送货单数目)，完成后送收货组王明宗签收。(暂不做)
6)通达笔记本和通达标志纸杯由物料员填领料单到总台领取。
7)试用期厂牌、厂牌壳、吊带等到人力资源部领取。
8) 各种办公用品、用具领用登记。
9) 所有收、外发联络文须留底。
10)各类资料电子档E盘
六、处理临时紧急事件。
七、目前待完成工作：见桌面记事本。07年9月17日
工作交接人：唐雪梅 1/1
每天工作
1、打扫总监办公室。
2、准备晨会资料：
文件夹左边，客房入住分析表(前厅部每天会发至总监邮箱)6601 /1011财务日报表(财务部发至总监邮箱) 6610/8888
前一天晨会记录(行政办发至总监邮箱，涉及本部门事务需用荧光笔划出，其中本部门发言部分除外)
顺序为：客房入住分析表→财务日报表→晨会记录(由下向上放置) 文件夹右边，EO单(宴会统筹发至总监邮箱)
当月月计划及上月月总结(每月26日前，一般在24至26日间制定月计划及月总结)
本周周计划及上周周总结(每周五制定周计划及总结)宴会预测表(宴会统筹发至总监邮箱)
顺序为：EO单→当月月计划及上月月总结→本周周计划及上周周总结→宴会预测表(由下向上放置)
3、整理前一晚会议记录，通过QQ离线文件方式发给总监，并群共享。
4、每晚六点准时开会，通知各销售经理准时参加并做好会议记录。
5、查阅邮件，有重要事件及时向部门人员传达。
6、及时更新生意意向表并发送给总监及宴会统筹经理。
7、每日五点至前台拿销售经理客房预订单经销售经理签字后送回预订部。
8、监督销售经理每日值班情况，是否有早退现象，值班记录是否书写。
9、处理部门其它临时性事务。
每周工作
1、每周一：
1)周一准备总监例会资料(例会时间为下午两点)。
文件夹左边，客房入住分析表→财务日报表→周会记录(行政办发至总监邮箱)→晨会记录(由下向上放置)
文件夹右边，EO单→顾客意见反馈(宴会统筹提供顾客意见反馈表及文员汇总“文员汇总：销售经理每日值班所写顾客意见，销售经理作业report中顾客意见反馈”将关于餐饮部顾客意见反馈发至餐饮部文员邮箱)→月计划、月总结→周计划、周总结→新乐旅行社用房统计→用房统计表(维达系统导出“销售部报表→售房统计简表(打前21名，其他不变)”)→产量报表(宴会统筹提供)→业绩对比表→宴会预 测表(由下向上放置)
关于业绩对比表：本周拜访：销售经理作业report中周累计
新签客户：在销售经理协议签回，录入系统时记录。本周订房公司数：消费分析表中得出(消费分析报表由维达系统导出“综合查询→销售部报表→公司消费分析表→日期更改为上周一至周日日期→选择房天数→确定、打印)
本周商务散客房晚数：公司消费分析表中房天数(减去会议房晚，会议房晚由产量报表得出)
本周会议用房房晚：由宴会统筹提供的产量报表中得出
本周包厢消费数：下周一至中餐咨客台抄写部门定中餐包厢情况，统计数量。
本周总消费：消费分析报表中总消费
2)整理销售经理作业，打印交予总监，以便晚上开周会使用。
3)制作房晚对比表并发给总监及群共享。
4)领水，有几个空桶就领几桶，询问宴会统筹及美工是否有空桶。
5)下午一点通知美工、各销售经理及宴会统筹在总监办公室开会。
6)晚上六点准时开晚会及周会，提前通知各相关人员确保其准时参加会议并做好会议记录。
2、每周五：
1)本周总结及下周计划(由销售经理、宴会统筹及美工提供其周计划和总结，文员负责汇总，经总监签字后，交予行政办，扫描版发给总监)。
2)下午一点与各销售经理一起打扫部门负责的酒店卫生区域。
3)统计好部门需领的桶装水数量报予人力资源部文员处。
3、如销售经理去芜湖市，文员应及时记录去市里人员名单，以便下月初计算销售经理误餐费。
4、做好部门考勤记录。每周五询问宴会统筹周日周六是否需要销售经理值班，及时转达给相应人员。
每月工作：
1、月初(10号前)打印总监话费单交予行政办。
2、完成部门案例分析发给总经办刘敏处。
3、根据人力资源部所提供主题更新部门宣传栏。
4、计算销售经理误餐费及话费报销，并负责发放。统计销售经理新签客户(如为本月新签客户并在协议签署后有消费则有20元现金奖励，与误餐费及话费一同发放)，计算部门提成。
5、10日前完成营销分析报告并发给总监，15前完成部门营销分析报告并发给总监及相应人员。
6、15号至制服房领袜子(女袜一个月两双，男袜两个月一双)。
7、每月20日统计部门所需制作名片人员名单并交予刘敏处。
8、月末整合部门物资在极致系统中下采购(时间自己定，一般是在20-24号)。
9、月计划、月总结(每月26日交月计划及总结给总经办，如遇26日为周六周日则提前一日交)。
10、月培训计划和总结交予刘敏处(每月24日制作月培训计划和总结，基本每月安排两个培训，一般安排在单休的周五下午，文员负责至刘敏处借培训教室及器材并调整器材)。
10、每月28日负责制定部门考勤及排班，销售经理值班排班。根据总经办提供的EOD值班表制定总监工作排班并交予刘敏处。将EOD值班表发给总监，如遇总监值班情况，则需提前提醒总监。总监值班次日早晨需将值班本交予行政办。 其它日常工作：
1、发文，负责本部发文的编号，及时跟进发文签批进度，完成流程后原件交予总经办并将word版发给刘敏，自己也应做好保存。将扫描版发至相关部门及
本部员工，打印并交予销售经理查看签字。其它部门发文则需发给部门各相关人员，打印并交予销售经理查看签字，所有发文需将打字档发至总监QQ，并在部门其它人员签阅后交予总监批阅。
2、采购申请单，填写采购申请单，采购申请单中数量须大写，如为美工制作则由美工负责填写采购申请单，由文员负责走流程(总监签字→报价员/财务经理签字→财务总监签字→总经理签字→文员将采购申请单送至总仓)。
3、领东西，每周
一、
三、五可以至总仓领东西(因月末总仓需盘点所以不可以领东西)询问宴会统筹及美工所需领物品，统计大办公室所需领物资，填写物料领用单(如是茶叶等物品则需填写酒水领料单)经总监签字后至总仓领东西。
4、协议的制作及录入并做好客户档案的维护及更新、留存。
5、关于招待申请单，由销售经理自行填写签字后交予文员，文员交由总监签字→财务总监签字→总经理签字→交予魏璇(总经理签完字之后，行政办文员会将ENT单送至我部文员处，文员需复印一份留存，原件交予相关人员或魏璇处，如该申请还未进行，则交予相关人员，以便其在宴请结账时使用，如该宴请已进行，则该ENT单属于候补，将此单交予魏璇处。)
6、借款单(一般为销售经理去合肥等地出差)，填写相应内容→总监签字→财务总监签字→总经理签字→总出纳借款→借款单需与发票一起至送至财务报销)。
7、新员工入职及转正，文员负责新进员工入职办理(一般为宿舍的办理及对部门的相关介绍)新员工转正单一般为月底填写。
8、部门ipad，及时更新部门ipad，做好维护，保证电量充足，如销售经理需使用则需填写部门内部物品借用单，如其他部门借用则需在总监同意的情况下，其填写物品借用单后借与其使用。
10、关于人力资源部其他单据，员工转正需填写“员工评估表”及“员工变动变”此表需提前一周填写，最好是在月初几月尾填写;员工休年假、婚假则需填写“假期/调休申请与审批表”(年假提前一周填写、婚假则需提前15天填写看，并附上排班表);
11、每月统计上月高温补助名单，较与人力资源部。
12、算部门提成：
根据发文WH-S&M-12-057
部门计提：当月总预算完成<80%，发基本工资;
当月总预算完成≥80%，按总营收0.5%计提;
当月总预算完成≥90%，按总营收0.7%计提;
当月总预算完成≥100%，按总营收0.8%计提。
应计提成=酒店当月总收入×80%/90%/100%×0.5%/0.7%/0.8%
销售经理提成分配：销售经理业绩总和/(酒店当月总收入-中联当月消费)x(应计提成-误餐费-话费)=销售经理总提成
销售经理个人业绩/销售经理总业绩×销售经理总提成=销售经理个人提成
办公室、客房预订员、美工部提成分配：(应计提成-误餐费-话费)×12%/办公室人数=办公室人员个人提成
宴会预订提成分配：(应计提成-误餐费-话费)×15%/宴会统筹办公室人数=宴会统筹个人提成
部门经费=应计提成-误餐费-话费-销售经理总提成-办公室人员总提成-宴会预定总提成
每天工作
1、打扫总监办公室。
2、准备晨会资料：
文件夹左边，客房入住分析表(前厅部每天会发至总监邮箱)6601 /1011 财务日报表(财务部发至总监邮箱) 6610/8888 前一天晨会记录(行政办发至总监邮箱，涉及本部门事务需用荧光笔划出，其中本部门发言部分除外)
顺序为：客房入住分析表→财务日报表→晨会记录(由下向上放置) 文件夹右边，EO单(宴会统筹发至总监邮箱)
当月月计划及上月月总结(每月26日前，一般在24至26日间制定月计划及月总结)
本周周计划及上周周总结(每周五制定周计划及总结)
宴会预测表(宴会统筹发至总监邮箱)
顺序为：EO单→当月月计划及上月月总结→本周周计划及上周周总结→宴会预测表(由下向上放置)
3、整理前一晚会议记录，通过QQ离线文件方式发给总监，并群共享。
4、每晚六点准时开会，通知各销售经理准时参加并做好会议记录。
5、查阅邮件，有重要事件及时向部门人员传达。
6、及时更新生意意向表并发送给总监及宴会统筹经理。
7、每日五点至前台拿销售经理客房预订单经销售经理签字后送回预订部。
8、监督销售经理每日值班情况，是否有早退现象，值班记录是否书写。
9、处理部门其它临时性事务。
每周工作
1、每周一：
1)周一准备总监例会资料(例会时间为下午两点)。
文件夹左边，客房入住分析表→财务日报表→周会记录(行政办发至总监邮箱)→晨会记录(由下向上放置)
文件夹右边，EO单→顾客意见反馈(宴会统筹提供顾客意见反馈表及文员汇总“文员汇总：销售经理每日值班所写顾客意见，销售经理作业report中顾客意见反馈”将关于餐饮部顾客意见反馈发至餐饮部文员邮箱)→月计 划、月总结→周计划、周总结→新乐旅行社用房统计→用房统计表(维达系统导出“销售部报表→售房统计简表(打前21名，其他不变)”)→产量报表(宴会统筹提供)→业绩对比表→宴会预 测表(由下向上放置)
关于业绩对比表：本周拜访：销售经理作业report中周累计
新签客户：在销售经理协议签回，录入系统时记录。
本周订房公司数：消费分析表中得出(消费分析报表由维达系统导出“综合查询→销售部报表→公司消费分析表→日期更改为上周一至周日日期→选择房天数→确定、打印)
本周商务散客房晚数：公司消费分析表中房天数(减去会议房晚，会议房晚由产量报表得出) 本周会议用房房晚：由宴会统筹提供的产量报表中得出
本周包厢消费数：下周一至中餐咨客台抄写部门定中餐包厢情况，统计数量。
本周总消费：消费分析报表中总消费
2)整理销售经理作业，打印交予总监，以便晚上开周会使用。 3)制作房晚对比表并发给总监及群共享。
4)领水，有几个空桶就领几桶，询问宴会统筹及美工是否有空桶。 5)下午一点通知美工、各销售经理及宴会统筹在总监办公室开会。 6)晚上六点准时开晚会及周会，提前通知各相关人员确保其准时参加会议并做好会议记录。
2、每周五： 1)本周总结及下周计划(由销售经理、宴会统筹及美工提供其周计划和总结，文员负责汇总，经总监签字后，交予行政办，扫描版发给总监)。 2)下午一点与各销售经理一起打扫部门负责的酒店卫生区域。 3)统计好部门需领的桶装水数量报予人力资源部文员处。
3、如销售经理去芜湖市，文员应及时记录去市里人员名单，以便下月初计算销售经理误餐费。
4、做好部门考勤记录。每周五询问宴会统筹周日周六是否需要销售经理值班，及时转达给相应人员。
每月工作：
1、月初(10号前)打印总监话费单交予行政办。
2、完成部门案例分析发给总经办刘敏处。
3、根据人力资源部所提供主题更新部门宣传栏。
4、计算销售经理误餐费及话费报销，并负责发放。统计销售经理新签客户(如为本月新签客户并在协议签署后有消费则有20元现金奖励，与误餐费及话费一同发放)，计算部门提成。
5、10日前完成营销分析报告并发给总监，15前完成部门营销分析报告并发给总监及相应人员。
6、15号至制服房领袜子(女袜一个月两双，男袜两个月一双)。
7、每月20日统计部门所需制作名片人员名单并交予刘敏处。
8、月末整合部门物资在极致系统中下采购(时间自己定，一般是在20-24号)。
9、月计划、月总结(每月26日交月计划及总结给总经办，如遇26日为周六周日则提前一日交)。
10、月培训计划和总结交予刘敏处(每月24日制作月培训计划和总结，基本每月安排两个培训，一般安排在单休的周五下午，文员负责至刘敏处借培训教室及器材并调整器材)。
10、每月28日负责制定部门考勤及排班，销售经理值班排班。根据总经办提供的EOD值班表制定总监工作排班并交予刘敏处。将EOD值班表发给总监，如遇总监值班情况，则需提前提醒总监。总监值班次日早晨需将值班本交予行政办。
其它日常工作：
1、发文，负责本部发文的编号，及时跟进发文签批进度，完成流程后原件交予总经办并将word版发给刘敏，自己也应做好保存。将扫描版发至相关部门及本部员工，打印并交予销售经理查看签字。其它部门发文则需发给部门各相关人员，打印并交予销售经理查看签字，所有发文需将打字档发至总监QQ，并在部门其它人员签阅后交予总监批阅。
2、采购申请单，填写采购申请单，采购申请单中数量须大写，如为美工制作则由美工负责填写采购申请单，由文员负责走流程(总监签字→报价员/财务经理签字→财务总监签字→总经理签字→文员将采购申请单送至总仓)。
3、领东西，每周
一、
三、五可以至总仓领东西(因月末总仓需盘点所以不可以领东西)询问宴会统筹及美工所需领物品，统计大办公室所需领物资，填写物料领用单(如是茶叶等物品则需填写酒水领料单)经总监签字后至总仓领东西。
4、协议的制作及录入并做好客户档案的维护及更新、留存。
5、关于招待申请单，由销售经理自行填写签字后交予文员，文员交由总监签字→财务总监签字→总经理签字→交予魏璇(总经理签完字之后，行政办文员会将ENT单送至我部文员处，文员需复印一份留存，原件交予相关人员或魏璇处，如该申请还未进行，则交予相关人员，以便其在宴请结账时使用，如该宴请已进行，则该ENT单属于候补，将此单交予魏璇处。)
6、借款单(一般为销售经理去合肥等地出差)，填写相应内容→总监签字→财务总监签字→总经理签字→总出纳借款→借款单需与发票一起至送至财务报销)。
7、新员工入职及转正，文员负责新进员工入职办理(一般为宿舍的办理及对部门的相关介绍)新员工转正单一般为月底填写。
8、部门ipad，及时更新部门ipad，做好维护，保证电量充足，如销售经理需使用则需填写部门内部物品借用单，如其他部门借用则需在总监同意的情况下，其填写物品借用单后借与其使用。
10、关于人力资源部其他单据，员工转正需填写“员工评估表”及“员工变动变”此表需提前一周填写，最好是在月初几月尾填写;员工休年假、婚假则需填写“假期/调休申请与审批表”(年假提前一周填写、婚假则需提前15天填写看，并附上排班表);
11、每月统计上月高温补助名单，较与人力资源部。
12、算部门提成：
根据发文WH-S&M-12-057
部门计提：当月总预算完成<80%，发基本工资;
当月总预算完成≥80%，按总营收0.5%计提; 当月总预算完成≥90%，按总营收0.7%计提; 当月总预算完成≥100%，按总营收0.8%计提。
应计提成=酒店当月总收入×80%/90%/100%×0.5%/0.7%/0.8%
销售经理提成分配：销售经理业绩总和/(酒店当月总收入-中联当月消费)x(应计提成-误餐费-话费)=销售经理总提成
销售经理个人业绩/销售经理总业绩×销售经理总提成=销售经理个人提成 办公室、客房预订员、美工部提成分配：(应计提成-误餐费-话费)×12%/办公室人数=办公室人员个人提成 宴会预订提成分配：(应计提成-误餐费-话费)×15%/宴会统筹办公室人数=宴会统筹个人提成
部门经费=应计提成-误餐费-话费-销售经理总提成-办公室人员总提成-宴会预定总提成
一、 交接纸质资料：
1、 近期供应商合同及本年度完成合同一宗。
2、2016年6月份工人工资计算资料、生产日报表及装缷统计表一宗。
3、2016年7月份原材料、成品和包装袋统计单据，电费统计单据。
4、直报系统报表、久其报表、xx市企业直报系统报表一宗。
5、1-6月银行对帐单及部分员工欠款签字单。
二、日常工作的内容：
1、原材料、包装物、外购成品的入库核算。据采购合，审核原材料及成品入库单据，确认无误后审核入帐。并及时准确统计外购成品入库数量及合同完成情况。
2、每日计算、统计生产工人计分日报表，月初打印汇总表并找相关负责人签字确认，无误后发送与成本会计，作为工人工资计算依据资料。
3、每日据生产日报表、生产领料单、成品入库单填写(高塔、转鼓)审核表，通过对比分析生产领用与产品入库的相符性，如有问题及时与相关部门沟通、解决。
4、每日据机修部门提供的电费表统计公司用电情况。本月28号至下月28号为一个统计周期，并于月底结账前发送与成本会计以便电费入帐。
5、每日据仓储包装物库提供的包装物出库统计包装袋的领用情况与生产部的领用情况，若有差异及时弄清原因。
6、每月对手工记帐与系统记帐定期核对，月初完成银行对帐单的核对。
7、对食堂采购物资进行审核，确保采购质量，审核餐厅单据，确认无误后交财务经理。
8、月初打印相关人员借款明细表，并找相关人员签字确认后留存。
9、每月的3号前报财政局报表(久其报表报送clczjbb@163.com)，4号前统计站企业报直系统报表(4号前3个，10号前一个),4号前报xx市企业直报系统报表，以上报表报送后打印留存。
11、每月中旬装订凭证，生产统计表，电费表等，以备查。
12、领导安排的其他工作。
13、本电脑密码：123456 日常工作内容均存放于F盘内。
监督人：
交接人：
接收人：
xxxxxxxxx公司
2016年x月x日
移交内容：
1. 现金日记账1本、银行日记账2本、支票领用本1本
2. 农信社：转账支票24份 (09355602-09355625)现金支票3份(04320673-04320675)
3.商行：转账支票8份 (02411136-02411143)
4.交行：交行电汇单3份(43124767-43124769)
5. 财务专用章1枚录入U盾农信、商行各1个
授权U盾农信、商行各1个(肖会计)
6. 交于 2011年-2013年现金、银行存款日报表
交于2012年-2013年销售日报表
交于2011年-2013年银行存款对账单
7. 交于基本户开户许可证原件、机构代码证原件、年检合格证明原件、贷款卡年审原件及开户资料
8. 帐外资金余：104906.75(壹拾万肆仟玖佰零陆元柒角伍份)
移交人：接交人：监交人：
财务工作交接表财务工作交接表
移交原出纳员XX，因工作调动，财务处已决定将出纳工作移交给金XX接管，财务工作交接表。现办理如下交接：
一、交接日期：
XX年X月X日
二、具体业务的移交：
1.库存现金：X月X日帐面余额xx元，实存相符，月记帐余额与总帐相符;
2.库存国库券：xx元，经核对无误;
3.银行存款余额***万元，经编制“银行存款余额调节表”核对相符。
三、移交的会计凭证、帐簿、文件：
1.本现金日记帐一本;
2.本银行存款日记帐二本;
3.空白现金支票XX张(XX号至XX号);
4.空白转帐支票XX张(XX号至XX号);
5.托收承付登记簿一本;
6.付款委托书一本;
7.信汇登记簿一本;
8.金库暂存物品细表一份，与实物核对相符;
9.银行对帐单1一10月份10本;10月份未达帐项说明一份;
四、印鉴：
1.XX公司财务处转讫印章一枚;
2.XX公司财务处现金收讫印章一枚;
3.XX公司财务处现金付讫印章一枚;
五、交接前后工作责任的划分：xx年X月X日前的出纳责任事项由朱XX负责;XX年X月X日起的出纳工作由金XX负责，工作总结《财务工作交接表》。以上移交事项均经交接双方认定无误。
六、本交接书一式三份，双方各执一分，存档一份。
移交人：XX(签名盖章)
接管人：XX(签名盖章)
监交人：XX(签名盖章)
XX公司财务处(公章)
XX年X月X日
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