浅谈会计电算化系统的内部控制

会计电算化是把以计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。发展会计电算化, 有利于促进会计工作规范化, 提高工作质量和工作效率。更好地发挥会计的职能作用。但同时也对原有的会计业务内控制度造成了极大冲击带来了许多新问题。因此, 建立一套适合会计电算化系统的内控制度就显得尤为重要。

一.会计电算化对会计内部控制的影响

1.会计核算环境和岗位设置的影响。由于会计电算化的工作自动化、控制程序化, 会计基本数据处理方式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化, 于此相适应, 会计工作分工、岗位职责、权限也发生了变化, 会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成, 转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员组成, 传统职权分割的控制作用近于消失, 会计业务缺乏有效牵制。较为突出的问题表现为企业实行会计电算化后, 在实际操作过程中并未严格按权限设置和职责牵制的规范程序操作, 使内控制度在执行中大打折扣。

2.对数据存储形式的影响。在手工会计核算下, 会计数据的存储介质是纸介质, 这种方式有较好的直观性, 各不相同的笔迹也可作为控制的手段。但是, 电算化系统下原来纸质的会计数据直接存储在磁盘或光盘上, 很容易被删除或篡改并可做到不留痕迹, 从而失去了直观性。电磁介质易受损坏, 所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此, 在电算化系统下如何使磁性介质上的数据安全可靠, 防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。

3.对会计电算化系统依赖产生的影响。会计电算化的内部控制将有赖于电算化程序的质量。如电算化程序本身的漏洞, 就会降低系统的安全性。而会计人员对计算机专业知识所知不多, 难以及时发现这些漏洞。同时电算化系统下的权限分工主要依靠口令授权, 每个会计人员都有与自己权限相对应的口令, 而有的会计人员安全意识淡薄, 操作口令管理不严, 容易泄密或被人窃取, 带来巨大隐患。

二、会计电算化系统内部控制的必要性

1. 防范企业经营风险。

为了及时、准确地提供经营管理所需要的会计信息, 不少企业相继建立了电算化会计信息系统这种方式, 投入少、见效快, 使用维护容易到位, 不过也有其致命弱点。大多数企业在对会计信息系统电算化的好处予以认可的同时。往往忽视了它在内部控制方面所存在的巨大风险。

2. 来自经济全球化的挑战。

随着我国会计核算制度的进一步国际化, 国外会计软件对我国会计制度的适应性明显增强。无形中削弱了国产软件遵循现有会计制度、符合财务会计人员操作习惯的优势。所以, 我国需要进一步完善现存的会计体系, 修订和补充具体会计准则。会计制度和会计准则的变化将对会计电算化以及其内部控制提出新的要求。

3. 适应互联网时代发展趋势。互联网在财务会计中的运

用, 使得财务数据的收集、加工、处理都可以适时进行。网络是一个开放的环境, 在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的, 因此, 网络下的会计电算化系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部, 也可能来自系统内部。而且一旦发生将造成巨大的损失。所以, 加强会计电算化系统内部控制就显得十分重要。

三、加强会计电算化系统内部控制的主要措施

1. 加强组织与管理控制。

一是根据会计电算化要求对会计岗位应作相应调整, 通过部门设置、人员分工、岗位职责、权限划分等制度的制定, 建立相互牵制的内控体系。二是明确系统内各类人员的职责、权限, 建立、健全岗位责任制。三是加强人员职能控制, 将系统中不相容的职责进行分离, 如凭证录入与复核不能由同一人执行, 出纳不允许进行系统操作等。

2. 进一步规范会计基础工作。

规范会计基础工作除了完善各项会计制度外, 还要重视核算流程和业务操作的规范性。在审核会计凭证编制是否正确的基础上, 应当进一步加强对业务原始凭证的严格审核, 确保会计凭证的编制与原始凭证一致。此外, 要在录入环节采取严格的检验措施, 在凭证的编制过程中录入的摘要、会计科目、金额等都要经过认真审核后方能进入下一道程序, 确保会计数据录入的准确性。

3. 加强内部审计。

首先, 定期审计相关会计资料, 检查电算化系统账务处理是否正确, 凭证附件是否规范完整, 是否遵照有关法律、法规的规定, 审核、签批是否符合公司内控制度等;其次, 审查机内数据与书面资料的一致性, 对不妥或错误的账表处理及时调整;再次, 监督数据输出及保存方式的安全、合法性, 防止发生非法修改历史数据的情况;最后, 对系统运行的各环节进行审查, 并与日常业务环节相对照, 防止存在漏洞。

4. 加强会计档案管理。

企业应建立起完善的档案制度。一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。实行会计电算化后的会计档案应以计算机打印的书面形式保存, 按《会议档案管理办法》的规定执行。全套会计电算化系统文档应当视同会计文档保管;应当制定妥善保管存有会计信息的磁性 (光) 介质或其他介质的措施;应当科学规定会计档案的有关权限。

5. 提高会计人员的业务素质。

一个系统是否安全, 应注意操作使用人员的素质。会计人员应提高自身业务素质和安全意识, 并接受所用系统在安全方面的教育, 严格管理并定期修改自己的口令, 提高系统的安全性。只有全体员工共同营造良好的内部环境, 通过不断完善内部控制制度, 才能实现内部控制的目的。

总之, 会计电算化是会计改革和会计工作现代化的发展趋势, 健全和完善会计电算化系统的内部控制制度, 才能确保各单位的会计点算化工作在合法、健康、高效的轨道上运行。