随着经济全球化进程的加快和市场竞争的加剧, 如何通过先进的管理模式和管理手段提高企业的竞争力, 已经成为企业发展的重要课题。随着产品生命周期的缩短, 作为产品生产和销售基础的原材料等方面的物资采购的重要性越来越突出。所以, 一直被较少关注的降低采购成本的研究也占有重要的地位。
企业的采购成本主要包括:采购物料成本, 采购订货成本, 采购维持成本, 采购缺货成本等。
采购是生产活动与消费活动的出发点, 处于供应链的最上游。采购活动属于企业的战略环节, 实践证实要想在销售过程中提高企业的利润是十分困难的, 然而在采购活动中是相当简单的。就如今的发展状况, 采购活动已经成为我国企业向上提升的绊脚石。采购方法、战略的落后, 采购人员综合素质低下, 采购制度的不健全和供应商的不稳定等造成大多数企业存在巨大的采购问题。这些问题的存在缩小着企业的利润和发展空间, 最终会使企业走向破产的道路。
采购在企业的正常运转中虽说并不是一项非常专业化的职业, 但是却需要采购人员具有很强的综合素质。就目前而言, 我国国内大部分企业的采购人员综合素质低下。很多采购人员的市场分析能力、预测能力和表达能力欠缺, 对供应商产品的了解不充分, 专业知识水平不高, 知识面窄, 在自身的岗位满足现状, 缺乏创新进取的精神, 然而这些都直接或间接的影响着采购管理的合理性和有效性。采购活动中出现的产品销售不对路, 材料采购与所需不同, 产品质量不合格, 缺货等这都与采购人员综合素质较低相关。采购人员为了自身的利益而损害企业的利益, 也是时常发生的情况。正如盖瑟尔所言:采购者应对生产成本的一半负责。因此, 采购人员素质的提高是在企业经营活动中必须解决的问题。
目前, 我国很多企业的采购管理体系还不够完善, 采购制度不健全, 这使采购活动中存在许多问题, 给企业造成很大的经济损失。在这些漏洞中最重要的问题是材料采购由采购部门全权负责, 包括供应商的选择、购入价格的确定、购货合同的签订等一系列事项。然而, 很少有企业的相关部门人员进行审核和监督。由于对采购管理的忽视, 造成采购制度的不完善, 使得企业的正常经营得不到良好的运转。大多数高层管理者自认为只要购买材料花的费用少就是正确地, 采购仅是后勤部门任务, 进而忽视采购管理, 影响企业的长期发展。虽说有些企业建立了完整的采购制度, 然而在运转中没有得到良好的遵循, 从而使企业的采购活动无章可循, 而且给采购人员提供了暗箱操作的温床, 增加了企业的采购成本。
大多数企业并没有认真对待采购活动, 把它当成一次性交易, 一手交钱一手交货, 钱货两清各自走人, 这使得企业无法与供应商建立长期的合作关系。 传统的采购模式把重点放在供应商提供材料的价格上, 往往会选择价格低的供应商作为合作伙伴。但传统采购模式存在众多不足之处:双方建立的关系并不是长期而是临时短暂的合作关系;对于采购的质量进行事后把关;信息的私有化、不共享等。长期以来, 企业在采购活动中只重视采购价格, 在谈判中比价、压价, 把供应商并没有当成真正的合作伙伴, 只看重眼前的利益并没有考虑未来的合作。企业大多时候缺乏与供应商建立长期合作关系的意识, 更没有树立从一味压价向建立双赢机制转变的观念, 导致供需双方关系紧张, 供应商不稳定。
由于企业信息化采购技术没有得到充分的利用, 不能快速适应市场的变化, 使得企业在采购中获得的信息不完整, 失去竞争力。目前, 还是没有树立信息化采购的意识, 经济实力的落后, 致使信息化采购得不到广泛有效的应用, 同时这会使企业错失最好的采购时机。
从企业持续经营的整个期间角度看, 利润等于收入减去费用, 企业经营的根本目的是实现利润最大化, 然而成本却是决定企业利润大小的关键因素。企业成本的主要组成部分是材料采购成本, 所以采购成本的高低直接影响企业利润的大小。如今社会企业之间的竞争日益激烈, 生产技术的提高, 降低企业采购成本对一个企业的发展尤为关键。降低企业的采购成本始终都是一个难题也是企业首要解决的问题, 以下是降低企业采购成本的一些措施:
集中采购就是将企业各部门对材料的需求集中起来, 使得采购数量上的增长, 形成规模采购, 从而取得较低的价格, 以控制采购成本。实施集中采购时要做到:一、集中采购要实施归口管理;二、集中采购要加强计划管理;三、集中采购要减少分散采购途径。集中采购虽然容易受到外来因素的干扰, 但却具有得天独厚的优势。大型企业进行采购时往往会选择集中采购模式。就如今的状况, 我国大多数企业的采购还是比较零散, 有些企业的采购不能形成较大的采购规模, 并且每批的采购数量不多。
中国神华的主要产品是煤炭和电力, 在成立之初就确立了集中采购的原则, 对大多数设备和物资进行统一的集中采购。中国神华对贯彻实施集中采购策略进行坚持不懈的努力, 充分发挥了集中采购的作用, 很好地控制了采购成本, 为企业带来巨大的经济效益。
联合采购就是指同一地区的企业, 由于对一些原材料的需求相同而进行联合购买、分别付款的方法来增加材料的采购量。联合采购和集中采购的效益相类似, 便于企业联合增大采购数量来形成采购规模, 提高企业的议价能力, 进而控制采购成本;约束不合法不合规的采购行为、杜绝非正常交易;解决企业面临的采购规模小、采购资金不足等问题。联合采购可以有效地提高采购效率, 形成规模效益。
像中国神华这样的大企业, 采用集中采购战略的确是有效地, 然而对于中小型公司, 联合采购却不失为是一种不错的选择。
招标采购是指采购方提前提出采购的条件, 邀请多家企业参加投标, 然后从中选择较优的供应商。国家之所以大力提倡招标采购, 是因为招标采购可以有效地节省采购资金, 大幅度减少采购成本。招标采购可以使采购方有充足的时间选择好的投标方, 能提前评估此次招标物的质量状况和价格水平走势, 进而保证采购方获得质高价廉的产品, 提升获利空间。通过实施竞价招标, 采购方不但可以为企业购入质量较高的所需物品, 还可以通过供应商的相互竞争, 最后选择最为合理的采购价格, 进而有效地控制采购成本。通常情况下, 招标采购适用于大宗买卖。
JIT采购 (JIT Procurement) 又称准时化采购, 它的基本思想是:将合适的产品, 以合适的数量和合适的价格, 在合适的时间点送达到合适的地点。
JIT采购有着得天独厚的优势, 它可以使用户的需求达到满意的状态, 而且还能有效地控制库存、最大程度地控制浪费, 进而减少企业的采购成本, 提升企业的市场竞争力。与此同时, JIT采购, 可以使购买的原材料质量得到提升, 质量的提升又会使质量成本得到控制。正是由于JIT采购具有这些优势, 西方发达国家很注重JIT采购方法的分析以及运用。
由于运用JIT采购方法对企业有着严格的要求, 包括企业的基本工作、人员综合素质、管理水平等, 使得国内采用JIT采购方法的企业数量很少。目前, JIT采购主要集中于如汽车、电子等行业, 然而作为一种与时俱进的物料采购模式和管理方法, 在多数行业的应用也是迟早的事。
企业在采购部门建立程序化的管理方式和采购流程, 不仅能让实际工作中的采购人员有章可循, 提高采购效率, 还能杜绝部门之间矛盾的深化。严格的采购制度可以明确各岗位职责, 做到责任到人、相互监督;能够使采购活动更为合理有效, 提升工作效率;有利于加强对工作人员的考察, 提升工作人员的责任心。采购制度约束采购人员与采购部门的行为, 在无形中提高了企业的形象。
对于与企业合作的供应商要及时建立档案, 可以根据合作的性质分别建立长期与临时的供应商档案, 要对档案进行定期与不定期的更新、由指定人责任人保管。供应商档案主要记录供应商的编码、具体的地址和联系方式、付款事由、交货期限与条款、信用等级等。所有的供应商资料要通过详细认真的审查才可以入档, 企业采购挑选的供应商要在已经入档的资料中择优选择。
企业需要对全部购入的材料及时建立价格档案, 并做到真实准确。对每一批材料购入, 都要与已记录在案的资料相比较, 并了解产生价格差异的缘由。按采购的规则采购价格不允许高于已入档的价格水平, 不然就要做出具体解释。对于企业的重要采购物资, 还需建立价格评价体系。公司确定的价格评估小组, 要及时搜集相关的真实资料, 在已有的价格水平上, 对已入档的价格档案及时进行审核与修改。
众所周知, 腐败大多数会在采购和销售环节出现, 对于采购人员私下拿回扣现象大家已经见怪不怪了。然而, 这与良好的职业道德素质是相违背的。道德是千百年来约定俗成的, 并没有形成法律条文, 但这并不意味着我们不需要遵循。为了提高职工的道德素质, 有些企业甚至罗列一些不成文的规则, 如把工作人员薪水的一部分当做职业道德保证金暂不发放, 没有违规违法行为的到年末统一发放。采购人员更是需要具备优良的道德素质, 这样才能保证采购活动的顺利完成。
采购人员不仅需要具备良好的道德素质, 还要通过不断的钻研和沉淀采购专业知识, 提高自身的采购本领。比如采购人员需要具有采购成本意识、成本效益观念, 及时进行投入与产出的对比;具备分析预测能力, 根据以往的材料价格及升降幅度和目前市场的价格水平, 对材料的价格走势做出合理的预测;还要拥有良好的表达能力, 处理好人际关系, 充分了解供应商与市场状况等。
采购人员需要充分意识到采购仅是供应环节中的一部分, 要培养供应链全局观意识和开拓国际视野。目前的采购趋向国际化, 不受时间空间限制, 所以这就要求采购人员应有良好的外语交流沟通能力, 时刻关注供应链领域所发生的事情, 并及时做好预警及防范措施。同时还要掌握国际市场上的最新产品以及技术, 把握国际市场动态。然而, 从人才市场角度分析, 拥有国际化眼光的管理人才是最为稀缺的。
企业为了集中全部精力与出色的供应商合作, 就要采用合理的方法淘汰一些不具有竞争力的供应商, 寻找杰出的供应商合作, 而且要将供应商的数量控制在一定的范围内。对供应商的筛选不在量多而在质好。在选择供应商是要充分考虑供应商的发展前景、领导者素质、信息化程度、社会责任感等。对供应商的确定还要建立优胜劣汰的竞争机制, 这样不仅能够激励优秀的供应商, 也可以对其他供应商给予淘汰和要求其整改。
在大多数情况下, 企业与供应商之间的合作是临时短暂的, 只考虑眼前的利益。然而, 与供应商进行长期更深层次的合作, 相互交流自身的经营经验, 实现更深的了解, 才便于各自的发展。有条件的情况下, 企业能够给予供应商科技和资金的支持, 供应商也能给予企业更多的优惠条件, 实现双赢。
战略成本管理以战略的眼光, 对价值链进行成本控制, 便于企业在竞争中形成有利条件。目前, 企业之间的竞争已经逐渐向供应链之间的竞争的方向转移。采购视为供应链的一部分, 对于采购成本的控制也应该从供应链成本的控制开始。企业在控制采购成本时, 应从长远利益考虑, 多多考虑整个供应链的成本, 而不能只是想着控制自身的成本。
以前, 采购管理只是依靠企业自身的奋斗, 但要实现降低企业采购成本, 单依靠自身是远远不行的, 需要在此基础上加强对供应商的认识, 只有这样才可以在价格谈判上占有利地位。在充分了解供应商成本中材料比重后, 可以选择最有利的谈判方式, 和供应商共同寻找控制材料成本的方法, 进而减少自身的采购成本。同时, 掌握竞争对手的情况, 明确自身与竞争对手成本情况如何, 做到知己知彼, 百战百胜。通过分析, 对自身与竞争对手进行相应的定位, 比较自身的优势与竞争对手的优势, 分析自身的劣势所在并明确产生差异的原因。最终要做到排除缺陷, 维持优势, 制定战胜竞争对手的战略。通过比较, 寻找自己的发展方向, 在竞争中占领有利地位。
摘要：企业该如何降低成本来实现利润最大化, 企业价值最大化, 要从降低企业采购成本, 加强物流管理, 减少用人成本等方面来分析。采购是企业正常运转的首要环节, 同时也是企业提升利润空间的主要途径。对采购加强控制, 是企业降低采购成本的关键, 是确保产品质量的主要方法, 是提高企业灵敏度的基础, 是增加企业核心竞争的重要途径。本文主要阐述了降低企业采购成本应该从科学合理的采购方法、建立科学有效的购制度、提高采购人员的综合素质、加强与供应商的关系管理等途径和方法来促使企业提高经济效益。
关键词：采购成本,采购制度,供应商,战略成本管理
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