解放员工和业务，灵活办公的10个理由
2012年伦敦奥运会期间，为缓解交通压力，伦敦市政府鼓励公务员在家办公，而不少在伦敦的企业也改变营业时间，灵活安排员工的工作。这并非一个特例，事实上，灵活办公(Workshifting)作为一种可在最理想的地点、时间使用最佳资源移动完成工作的方式正逐渐为企业所关注。
计算的目的是使某些事情成为可能，而不是施加限制。企业应该可以在任何需要的地方、任何需要的时候灵活部署自己的员工，而不应受到固定IT基础架构的限制。信息和IT资源应该可以轻松传输到可以最高效地完成它们的员工和地点，而不是因担心安全性和可管理性而固定在某个地点。人们应该可以自由选择支配的时间、地点和设备，以最高的效率来完成他们的工作，而不是被迫按设定的日程去指定的地点。自由灵活办公正在改变目前企业进行日常业务的模式。
简单来说，自由灵活办公就是在任何的时间和地点，由适当的人完成某项工作的一种策略。自由灵活办公可以有多种形式，而且可以为企业带来广泛的优势。既然如此，那么为什么我们始终没有采取自由灵活办公?过去，传统的IT计算基础设施架构无法提供自由灵活办公所需要的灵活性、安全性或可管理性。现在，虚拟计算可以改变这一切。
1 推动业务增长
快速、高效地开设新办公地点或分支机构，或扩展现有办公室的能力，对于获得竞争优势将起到有力的帮助。传统的桌面基础架构可能会剥夺企业赖以实现轻松发展所需的灵活性，因此需要为每位员工购买新硬件和软件。由于担心可能会配置过量，因此在制定需要配备多少桌面的决策时将显得格外保守，而且由于实施计划较长，必须提前预测会出现哪些需求，因此将降低发展速度和灵活性。
采用虚拟计算基础架构可帮助企业在一天之内使新站点上线，在几分钟之内向新用户交付桌面。任何可用的桌面硬件都可以用于按需访问虚拟桌面，包括陈旧的传统设备和用户自己的设备，同时确保每位员工都能从要求最苛刻的企业应用享受到高清的用户体验。集中管理和在线支持工具使企业不再需要将IT员工部署在新地点，这样可以降低开销。因此，企业就能获得轻松、快速、富有弹性的发展，这样也会加速对业务的影响。
2 缩短合并和收购后实现价值的时间
合并或收购仅仅是企业整合新站点和新员工这一长期而复杂过程的开始。在新企业努力统一其业务运营的过程中，它还必须为其合并后的员工队伍打造一个通用的IT资源基础，包括数据和应用。如果组合后的企业基础架构差异很大(这种情况非常普遍)，则可能需要数月甚至数年的努力和高昂的整合成本。
虚拟计算可以为企业整合提供一种快速、轻松、经济高效的方式。它可以向整个企业内的所有员工即时交付虚拟桌面，同时他们还可以使用现有的计算设备来访问通用的数据和应用。通过从根本上缩短整合时间，使新收购的企业能在一天之内上线，而不需要花费数月甚至更长的时间，自由灵活办公模式能帮助企业缩短收购后实现价值的时间，支持更积极的发展战略，更自信地利用各种新出现的战略机会。
3 在生活和工作之间实现更佳的平衡，提高员工的忠诚度在一天中，工作、个人事务和家庭生活的时间几乎无法进行明确的定义和区分。有时，他们可能需要在家等待有线网络服务人员上门，或带生病的孩子到医院看病，或因受到暴风雪的影响而无法在假期结束后返回办公室。相反，工作通常会延伸到办公时间之外，比如在周末等非办公时间内接听或拨打办公电话。如果员工不能适应这些情况，以适当的方式完成相应工作，他们的生产力和工作满意度都将因此而受影响，甚至可能尝试寻找新的工作。这可能需要企业花费较高的成本：根据企业领导力委员会(CLC)的离职成本计算器显示，中等规模的企业每年都会因员工离职而花费数百万美元用以招聘新员工，包括人员离职的费用、招聘和培训替补员工的费用，以及因交接引起的生产力和连续性中断而产生的费用。
根据Worldat Work的报告，企业的灵活性越高，其员工的自愿离职率越低。如果员工只需要在家等待服务供应商上门，他们就可以在家办公，在家办公的效率虽然不要求高于办公室，但需要与办公室的效率相当。突降大雪或孩子生病，并不一定非要请假。同时，如果需要在下班或周末时间工作，员工可以选择在家或任何地方处理这样的工作，然后继续享受他们的个人时间，不会使他们中断旅行，被迫返回办公室。
4 招聘最佳员工，无论他们身处何处
如果希望招聘优秀员工，企业通常会面临激烈的竞争，而且随着经济恢复，婴儿潮(1946年至1964年间出生的人)一代退休，代际交替将大量急需的技术型员工推向劳务市场，这种竞争形势将会加剧。自由灵活办公不仅可以将招聘延伸到传统的地理区域之外，而且还能帮助企业通过提供更具吸引力的工作体验，更高效地赢得各种人才、顾问和承包商。
如果工作完全移动化，而且不受地点限制，那么招聘时就不需要再考虑应聘人员、顾问或承包商目前生活的地点，也不需要考虑他们是否愿意搬迁到企业所在的地点。即使最适合的应聘人员居住在其它省、国外或维尔京群岛，都没有问题；他们都可以轻松整合到企业的运营中，充分参与企业的各种业务。思杰的另一位客户采用自由灵活办公的方式，允许其客户服务座席远程办公，不需要将他们部署在离家很近的呼叫中心。
5 支持无边界协作，零需差旅成本
对许多企业来说，在多个地理区域部署工作团队非常重要，无论这些团队由不同地点的同事和经理、本地客户、来自不同企业的合作伙伴等组成，还是所有这些人员的动态组合。过去，这些团队通过电话会议和面对面会议的方式进行协作，但是这些方式不仅成本高昂，而且容易受到干扰，迫使远程团队成员不得不耗费比实际会议更长的时间，或者完全放弃这样的会议。
虚拟计算为高效的远程协作提供了一个完整的解决方案。可以在团队中共享集中存储和管理的数据，这样可以确保每位成员在制定决策、与客户交流和开发项目时，所使用的都是相同、一致的最新信息。虚拟桌面可以确保每位团队成员都使用相同版本的应用软件，即使他们的办公室或企业使用了不同的更新计划。召开在线会议变得非常方便，它能消除距离限制，增强团队凝聚力。除了团队会议之外，企业还可以举办在线培训和支持课程、产品演示、专业开发课程、产品设计研讨会等，不需要花费时间出差，更不会产生差旅费用。
6 降低设施成本
不动产成本是大多数甚至所有企业的第二大预算项目。采用自由灵活办公方式后，员工在办公室内外的工作效率都能得到保证，这样不仅可以大幅降低相关的费用，而且员工可以选择比传统远程办公项目更灵活的工作场所模式。实现利用办公桌共享、办公桌轮用或旅馆式办公的模式，仅需为企业部分员工提供固定办公空间即可。这种模式不会为员工分配永久性的办公桌，员工可以根据自己需要在办公室办公的天数来预订办公空间，这样就不会出现移动办公或远程办公员工虽然拥有一间办公室，但大多数时间都空着而产生的成本浪费，以及降低从设施到设备、税务、保险、安全、门卫、修理、维护和管理等而发生的费用。同时，对于通常需要远程办公的员工来到办公室，也可以轻松为他们提供所需的一切，而不会让人感觉他们好像是突然闯进来使用别的缺席员工的工位。
虚拟计算支持员工随时随地高效办公，支持诸如办公桌共享等办公形式，甚至可以完全撤销某些分支机构或工作场所。员工仍可以随时访问各种资源，包括虚拟桌面、在线协作工具和远程IT支持等，同时，企业只需要支付满足现场员工所需空间而产生的费用。根据Real EstateExecutive Board的报告，由于美国的平均不动产占用成本为每位员工每年7749.04美元，因此可节省的空间非常大。假设一家企业拥有5000名员工，而且采用了办公桌共享方式，该企业要求每位员工每周远程办公一天，这样，每年仅不动产一项的成本节省就可达到77亿美元。
7 通过将工作流程转移到最佳的地点，提高业务响应速度
更灵活的员工部署和工作进程的能力将成为企业获得竞争优势的强大动力。采矿和建筑等行业的企业能更高效地为工地提供支持，并进行更好的监督和控制。跨国企业可以将员工部署在开展业务的任何地区，最大程度地减少长途出差去拜访潜在客户、现有客户和合作伙伴的需求。在需求高峰期，企业可以与多个不同地点的其他员工高效地协同工作，无论他们身在何处-其他楼层、整个国家或外包企业的办公地点。通过外包实现“全天候办公”的全球性战略可以达到真正的24×7生产力。可以将高技能员工的低价值任务转交给低成本员工区完成，这样不仅可以降低成本，而且可以提高效率。
你可以按需向任何需要的地方安全地交付一个或数千个虚拟桌面，帮助企业以最高的效率完成相应的工作。可以为特定的任务或工作设计虚拟桌面，包括需要的所有应用和数据，然后即时将其向任何地点、任何数量的员工部署。由于处理发生在中央数据中心，因此可以对本地的工作负荷进行轻松扩展，不会受到本地服务器资源的限制。采用集中的管理和支持之后，不再需要在本地部署IT员工，仍可以轻松为全球化企业提供充分的支持。
8 提高客户服务的质量和效率
采用自由灵活办公方式后，企业可以根据客户的需求，对员工进行灵活的部署和配备，而不是强迫员工适应企业的各种限制措施。可以在重要客户现场派驻一名专业员工，不仅可以为该客户提供更多的选择，而且还能针对各种要求提供更快速、更准确的响应，这样有助于巩固与客户之间的关系，避免销售机会的丧失。销售代表可以直接在展销会现场处理订单，这样可以加快履行订单和实现收入的速度。医生可以直接在病人的病床边参阅医疗保健资源，以便更快做出最佳的决定。现场员工可以在客户现场或途中，甚至可以在高速公路的服务区访问他们的全部资源。员工可以随时、随地根据需要，在家、在会议期间或在假期中对客户的各种要求进行响应。以上仅仅是大幅提高服务水平的几个例子。
在呼叫中心，即使一天中话务量有多有少，利用自由灵活办公方式也可以帮助企业保持较高的员工生产力和响应速度。八小时工作制的一个班次可以划分为四小时工作制的两个班次，其中一个班次负责上午，而另一个班次负责下午或可在家办公，这样不仅可以满足高峰时间的需要，员工还可以在空闲时间处理一些个人或家庭事务。对于员工来说，兼职换班越来越具有吸引力，因为他们可以在家办公，而且不需要为了几个小时的工作而将大量的时间花在上下班的路上。IT人员也无需进行逐个支持。对那些正在寻找兼职工作的失业父母亲们或护理人员等拥有较低技能的员工，他们都可以获得真正的帮助。同时，即使在最繁忙的时候，客户仍可以获得及时的服务，同时避免了在经济不景气期间因员工过多而需要支付额外的费用。
9 控制企业数据，确保符合相关法规
随着用户环境越来越复杂，设备种类、访问方式和用户类型(员工、合作伙伴、客户、顾问、供应商、临时员工、外包员工等)越来越多样化，对安全性的考虑也越来越重要。虽然这种复杂性通常是提高企业灵活性、生产力和效率不可或缺的组成部分，但是它也为保护知识产权、保护数据隐私性和遵守相关Ⅱ安全性政策和政府规定提出了新的挑战。
桌面虚拟化意味着所有的数据和应用都被集中起来，而且受到Ⅱ员工的严格控制；数据不会被从一个地方转移到另一个地方，它始终留在数据中心，而不是在用户的设备上。IT员工可以轻松阻止数据被保存到可插拔的介质上，以及数据被打印或共享。即使是向本地桌面交付，用于离线使用的数据，也必须在加密后才能交付。如果用户设备丢失，例如销售代表将笔记本电脑遗忘在出租车上，也不会对企业资产带来任何负面影响；同时，员工可以使用任何可用设备，比如智能电话、借来的笔记本电脑、租赁的台式电脑或从家里带来的设备等，访问熟悉的相同虚拟桌面，以及相同的数据、应用和个性化资源。针对终端设备的防病毒保护也变得非常简单，用户只需退出，然后再登录，就可以将虚拟桌面复位到其初始状态，同时保留所有的数据和个性化资源。自动化和集中管理使安全性的每个方面都变得更加高效、更强的防错率。因此，企业能够支持多样化的设备环境，访问方式和用户类型，并允许员工携带和使用自己的设备办公，不会对安全性带来任何影响。
10 实现无缝的业务连续性
业务连续性部分取决于确保员工能够无中断地访问实现生产力所需的数据和应用。用于实现自由灵活办公的虚拟化基础架构还可为保持业务连续性提供可靠的保障，以便安全应对各种计划内或计划外的中断：例行系统维护、电源故障、水管破损、季节性流感爆发，以及自然灾难等更严重的情况。假设，由于生产力下降、损失收入、错失机会、无法达到服务水平协议(SLA)和客户流失等所引起的中断，必然会对企业的经营带来巨大的影响。集中后的资源可以轻松、高效和全面地被镜像到灾难恢复站点，或在双数据中心基础架构中进行维护。如果一个站点不可用或无效，可以即时让另一个站点上线。
虽然每家企业的自由灵活办公策略都从其特定的业务案例和优先级开始，但是实施该策略的虚拟计算基础架构仍能够为该企业带来所有的收益——除上述所列的各种收益之外，还包括降低资本和运营支出、通过减少出勤实现更环保的运营和提高IT效率，或支持多样化招聘。从本质上讲，自由灵活办公和虚拟计算可帮助企业更快速、更轻松、更经济高效地应对目前及未来的各种业务需求。
11 “桌面虚拟化+BYO”——CIO新科利器
一直以来，CIO在很多人眼中就是负责信息技术和企业信息系统的人，简而言之就是管理技术的人，不过现在，一种新型的CIO——“执行CIO”引起了人们的关注。传统CIO关注的是其职权范围内的技术问题，而执行CIO则在于捕捉其职责范围内的战略机会，并且对更广泛的企业生态系统施加影响。当然，他们之所以能发挥这样的战略作用，首先要归功于企业内无处不在的IT系统。执行CIO不断提升企业IT服务和运营，而后者又将直接反作用于整个组织——实现灵活的工作环境、吸引杰出的人才、提高员工满意度、改善销售业绩等。
一个执行CIO成功的关键在于利用IT技术带来革命性的改变。除了确保企业IT系统的正常运作，他们还将为整个组织创造更大的战略价值，其中的关键在于帮助企业的终端用户实现其业务目标，确保他们能够与时俱进，了解最新的IT趋势。因此，执行CIO的决策对企业能否在市场获得成功至关重要。
当执行CIO上升到战略层面，IT部门则成为跨部门合作的中心，对销售、招聘、基础设施管理乃至法律部门都将产生广泛影响。其中典型例证之一，就是实行带自己的设备上班(BYO，Bring YourOwn)政策。根据思杰全球BYO指数报告的调查显示，将近半数的企业(44％)已经正式颁布了这样或那样的BYO政策。随着“消费类”设备的大行其道，92％的组织机构都发现员工在工作中使用自己的设备，因此执行c10颁布了BYO政策。但同时，由于员工把数据转移至企业之外的设备之上，并从各种系统以及平台登录企业应用和存储业务数据，这使得IT网络管理变得难上加难。
为了解决这一难题，执行CIO通过桌面虚拟化技术，快速而简单地将员工的自带设备纳入公司的IT系统。桌面虚拟化是企业的IT部门转变为服务提供商模式的关键，利用它可以建立集中管理、同时能随时随地将服务交付给任何设备的IT系统。桌面虚拟化给企业的BYO政策带来了翻天覆地的变化，实现了对任何员工自带设备真正意义上的支持。
“桌面虚拟化+BYO”为执行CIO提供了这样的能力：允许员工无论在何时、何地、用何种设备，都能够像坐在自己的办公桌前一样获得任何所需资源。如今，允许员工通过企业门户网站或手机来访问公司邮箱已经习以为常，执行CIO们则能够做到允许员工通过iPad、个人笔记本电脑、智能手机或其他设备来访问他们的桌面。
仅仅是通过BYO这一项政策，就能够有效提升员工的生产力。最近思杰发布的全球BYO指数报告表明，55％的组织已经(或期望)借助BYO政策实现更高的员工生产力。基于BYO政策所带来的灵活性，一些企业已经在运营、团队以及部门管理等方面颇为受益，如支持灵活协作的工作环境、远程办公、“热桌面”、允许承包商访问数据等，同时IT业务流程变得更加敏捷，甚至新员工人职适应的过程也会比以往更加迅速。
思杰研究发现，33％的BY0政策是出于吸引和挽留顶尖人才的需要而实施的。组织机构在试图吸引最优秀人才的过程中面临着日益激烈的竞争，工作环境是其中一个主要因素。对于职场生力军而言，企业的IT系统对他们的日常生活至关重要，因此他们对工作环境也有相应的期望，那些限制工作灵活性的IT政策有可能将优秀的人才阻挡在了企业大门之外。通过创建一个更加灵活、可完全支持BYO政策的计算环境，执行CIO完全可以协助企业吸纳更多优秀人才。
此外，桌面虚拟化这一驱动变革的技术还能够帮助所有CIO实现自己的主要职责：集中式桌面和应用管理能够降低IT管理成本；在整个企业范围内取消独立的标准化设备则有助于增加员工灵活性、提高生产效率，并简化设备管理。
作者：曹衡康
在企业办公室的工作中，公文处理是一项非常重要的内容，是上传下达、联系各方的重要工具。公文处理水平不仅直接体现办公室文字处理能力、工作质量和服务水平，公文质量更是代表了企业的公务文书水平。同时，公文具有法定的权威性和行政约束力，那么在公文处理工作中就要确保公文的规范性和严肃性。然而，目前一些企事业单位办公室在公文处理的过程中却存在各种的问题。一部分企事业单位对公文处理工作的重要性认识不够，未建立完善的制度体系，处理过程不规范，且公文处理的整个过程缺乏严格的监管，再加上公文制发审核把关不严导致的格式要素等不规范，影响了办文办事效率和工作质量。基于这一现状，企事业单位都应该重视并加强公文处理工作的规范性，完善办公室公文处理的制度体系并且严格把控整个流程，确保领导和员工都能严格执行制度，自觉维护公文的规范性和严肃性，实现提高企事业单位办事效率的最终目的。
一、企事业单位公文处理中的问题
（一）公文处理程序不够严谨和规范
有些单位往往没有严格按照正确规范的流程进行收文处理，对于有些重要的环节有所忽视或者不能准确办理，从而容易造成相关工作出现滞后、错办或者漏办，文件精神未传达落实到位等问题，甚至给企业的运营和管理带来不利影响。各单位对收到公文的办理，应该有一套非常严谨的程序，具体包括了签收、登记及初审、拟办、分办、承办、传阅、催办督办、答复、归档几个环节。清晰的流程是办公室的公文处理过程迅速高效的保证，对于企业单位上下级顺利沟通，上级策略能够顺利传达到基层岗位起着重要的作用。
其中比较容易出错的拟办和分办环节需要办公室根据公文内容及领导和部门职责划分提出处置意见，确保公文处理的准确性;容易被忽视的催办和督办环节一定不能省掉，在公文传送和办理过程中，要及时跟踪做好催督办，确保公文处理的及时性;归档这一步是最容易被大家忽略，但是却作用重大的一个环节，文书人员应及时整理已处理完毕的公文，按照时间或事件等一定的方式将文件分类归档，交档案部门保存，以便查阅。
另外，由于缺乏对公文处理工作的过程监管，没有建立基本的考核体系和处罚标准，导致有些领导和相关部门对公文处理工作不够重视和配合，文书人员没有做好沟通协调和过程把控，以致出现公文不能及时处理导致上级督办、下级催办的现象，影响了工作质量和办事效率。同时，办公室催办督办也没有做到尽力尽责，导致拖延的状况迟迟无法解决，上下级的策略实施出现脱节。有的单位办公室在文件归档的过程中没有按照规定将公文及时完整移交档案室，导致公文存储混乱，查阅不便等情况时有发生，给企业档案管理工作造成阻碍。
（二）公文处理效率较低
除了公文处理过程不够规范之外，企业办公室中公文处理速度慢，效率低的现象也屡见不鲜。而这一问题大部分情况下是由于办公室人员的专业素质不够导致的。一方面，企业办公室的文书自身对于相关的规章制度学习掌握不透彻，同时对自己也缺乏严格的要求，不能做到不斷学习提升自己。导致在面对国家颁布的公文处理的新要求，新制度时，企业虽然迅速制定修改了相关的规定，但是办公室没有及时组织全员进行宣贯学习，员工却做不到及时跟进改变，只能仍然按照老路子处理。这就造成了各个部门之间的脱节，影响了整体办公的效率。另一方面，员工虽然自身的专业素质不差，但是由于企业对于公文处理这一部分缺乏应有的重视，导致办公室员工在面对工作时态度轻慢，拖慢公文处理的整个流程，导致了企业的具体指令策略传达速度慢，内容传达不到位，影响企业的运行。
（三）公文格式要素不规范
各企事业单位制发的公文有都各自标准的格式，但是也存在格式不规范、要素不完整、文种错误、标题不准确等问题。而正式的公文在格式上有着严格的要求，标题和正文要内容准确、要语言精练，其他各要素要规范完整。2012年中共中央办公厅、国务院办公厅颁发了《党政机关公文处理工作条例》（简称《新条例》），并于2012年7月1日起实施，《新条例》将1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》进行了合并和修订，在公文种类和格式上有了较大修订。《新条例》中，从公文种类来看，可以分为15个文种，包括决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。在公文部分要素的规范形式上，也提出了新的要求，如版头部分，上行文、平行文、下行文发文机关标志统一调整为上边缘至版心上边缘35mm;公文成文日期由大写修改为阿拉伯数字，成文日期上有发文单位署名。而从公文的具体书写上来看，格式上的新要求主要是标题，标点，附件这三个方面。公文的标题必须表明企事业单位的具体名称，公文的标点要求则主要体现在标题上，在标题中除了必要的书名号之外，一般不用标点符号。同时标题的用语应该尽可能做到简练，一般不要出现“关于贯彻关于……”或“通知的通知”这类赘述。在公文的附件中要说明位置标注。公文如有附件，在正文下空一行左空两格，用3号仿宋字体标示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，且附件名称后不加标点符号。如果附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。但是很多企事业单位没有及时对各自企业公文处理办法进行相应修订，或修订不完善，仍沿用原来的处理流程和格式，或新旧格式混用，以致出现公文格式混乱、文种错误等问题，影响了企业公文质量。
还有的单位对公文起草和内容审核把关不严，出现“请示”和“报告”不分、文种混淆使用、多个问题放在一个请示文件中、向上级领导个人报送请示文件的现象。一方面无法准确地上报所需请示的工作，另一方面不利于上级单位准确快速地作出批复。各企事业单位在报送请示文件时，一定要遵循一文一事原则。向上级单位请求指示、批准的工作用 “请示”文种，向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级机关的询问用“报告”文种，“报告”不得夹带请示事项。一般不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
二、规范处理办公室公文的措施
（一）严格把控办公室公文处理的规范流程
企业公文处理的过程影响着整个企业指令的下达以及企业运行的效率，因此，要保证企业办公室公文处理的过程规范高效。当然，我国目前的企业对于公文处理的规范缺乏一个统一的要求，因此大多数企业沿用了党政机关中对于公文规范的要求和处理的具体流程。但是，为了让企业的公文处理工作更高效，对管理运营起到更好的辅助作用，就需要根据《国家党政机关公文处理工作条例》，结合工作實际，制定适应企业发展需要，且行之有效的公文处理办法。具体来说，企业办公室应制定科学合理的处理公文制度，积极探索本企业在公文处理过程中的相关规律。在公文下发传阅的过程中要做到从上至下，辐射方向进行，建立上下层的对应式的负责制度，而不能简单地横向传阅，做到严格把控公文处理的整体流程。另外，严格过程监管，责任落实到人，做到对每一个环节的跟踪监督。监察部门和办公室可以联合对公文办理过程的及时性和准确性进行监督，明确各个环节的办理人员和办理时限，对办理不及时、逾期未办结、积压公文、错办漏办的查明原因并追究相关人员责任。公文处理不只是办公室一个部门的事情，更要领导和其他部门的协同配合，各个环节办理人员做好对接配合，同时互相督促，保证整个流转过程的顺利高效。企业办公室做好这两个方面的把控，对于提高办公室公文处理的效率和质量具有十分重要的意义和推动作用。
（二）提升办公室公文处理人员的素质
在企业办公室的公文规范化处理过程中，无论是制度的建立还是各个环节的具体要求，最后都要落实到办公室员工身上。也就是说，员工个人的专业素质对于整个办公流程起着决定性的作用。如果员工的专业素质达不到要求，那么即便企业制定出尽善尽美的制度体系，也不能在具体操作过程中实现，自然也就不能发挥其应有的效果。因此要加强办公室员工的素质拓展和业务培训。而这一培训的过程可以分为两个方面，一方面是对员工的专业能力的培训和提高。企业办公室的员工不仅要有较高的政策理论水平，还要丰富的相关知识和熟练的业务技能。不仅要提高公文处理员工的文字表述能力，还要提高员工的调研和参谋能力，协调综合能力 组织管理能力，从而提高员工的工作质量和服务水平。而另一方面则是要提高员工的政治素养和职业道德素质，发扬员工敬业爱岗，无私奉献精神，做到待人接物满腔热情，谦虚谨慎，工作求实创新，开拓进取。只有这样才能避免办公室公文处理过程中因为员工自身思想素质不高而出现懈怠、拖延的情况。也只有这样才能将企业的相关制度规定真正地落到实处，在企业的公文规范化处理过程中起到应有的作用。
（三）实现企业领导阶层对于公文规范权威的维护
无论是什么样的企业中，公文都具有规范的文体格式和特定的处理程序，而在企业的管理工作中要实现这一点，就要求企业领导员工在公文处理过程中必须维护公文的严肃性、权威性。而维护公文的权威性不仅要求企业办公室人员提高规范公文处理的认识，自觉维护公文的权威性、 严肃性，更应该要求企业的领导层自觉维护公文的规范性。只有领导层在办公的过程中防止公文处理流程和公文格式的随意性， 维护其规范的流程和体式，才能在企业中上行下效，形成规范的公文处理体系，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。因此，企业管理者带头学习公文处理知识并模范遵守，为广大办公室人员做出表率是办公室公文处理流程实现规范严肃的基础。
三、结语
在当代社会中，企业办公室的公文规范化处理对于企业的整体运行起着重要的作用，不仅能确保企业内部指令畅通，同时也能够进一步提高企业的整体办事效率，推动各项工作的全面落实，高质量的公文展现的是高水平管理。因此，在面对目前企业中频频出现的公文处理问题，各企业单位都应该引起重视，并积极地寻求解决的方案和办法。不仅要从体系出发，建立科学合理规范的办公室公文处理制度，同时也要确保监督体系的并行，保证公文处理的各个环节能够严格按照规定进行，使企业办公室公文处理的相关制度能够得到真正的落实，发挥其应有的作用。
（作者单位：中交第二航务工程局有限公司第六工程分公司）
作者：胡利娟
引言
办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。
就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。
1.办公室档案规范化管理的基本情况
规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。
2.办公室档案管理的特点
2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。
2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。
3.办公室档案管理存在的问题
相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况;其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现;再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。
4.办公室档案规范化管理的重要性
4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。
4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。
4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。
5.实现办公室规范化管理的措施
5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。
5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持;其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。
5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。
5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。
6结语
综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。
(作者单位：兰州市城市建设设计院)
作者：马莉
一、形象规范
1、着装
(1) 服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。
(2) 鞋、袜保持干净，鞋面洁净，在工作场所不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。
2、仪容
(1) 头发梳理整齐,不戴夸张的饰物。
(2) 男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。
(3) 女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。
(4) 保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味的食品。
3 举止
(1) 精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。
(2) 保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。
(3) 坐姿良好。上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。
(4) 不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。
(5) 避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。
(6) 不能在他人面前双手抱胸，尽量减少不必要的手势动作。
(7) 站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。
二、岗位规范
(1) 遵守上班时间，因故迟到和请假的,必须事先电话联络。
(2) 遇有工作部署应立即行动，并做到有步骤、迅速踏实地进行。
(3) 工作中不扯闲话、不要随便离开自己的岗位。
(4) 长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。椅子全部推入，以示主人外出。
(5) 不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。
(6) 在办公室内保持安静，不得大声喧哗。
(7) 办公用品和文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。
(8) 文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。
(9) 重要的记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。
(10) 下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。
(11) 关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。
三、语言规范
1、提倡讲普通话。
2、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。
3、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。
4、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人的话。
5、严禁说脏话、忌语。
6、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。
四、社交规范
1、接待来访
(1) 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。
(2) 迎送来访应主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。
(3) 来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。
2、访问他人
(1) 遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。
(2) 如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致谦。
(3) 访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。
(4) 用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。
3、使用电话
(1) 接电话时，要先说“您好”。
(2) 使用电话应简洁明了。
(3) 不要用电话聊天。
4、交换名片
(1) 名片代表客人，用双手递接名片。
(2) 看名片时要确定姓名。
(3) 拿名片的手不要放在腰以下。
(4) 不要忘记简单的寒暄。
五、会议规范
1、事先阅读会议通知或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。
2、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场。
3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动。
4、发言简洁明了，条理清晰。
5、认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。
6、公司内部会议，按秩序就座。
7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。
六、安全卫生环境
1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。
2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。
3、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。
4、有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。
5、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。
6、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。
7、定期清理办公场所和个人卫生。将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品按规定管理，没有必要的清除掉。
七、上网规定
1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关的活动。
2、不得利用国际互联网危害国家安全，泄露公司机密，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动。
3、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。
4、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增加。
5、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。
八、人际关系
1、同事关系：懂得 “理解与尊重他人比什么都重要”，营造 “同欢乐，共追求”的氛围。
2、尊重他人：肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励。
3、相互合作：在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。
4、禁止派别：不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。
九、心灵沟通
1、虚心接受他人的意见。
2、不要感情用事。
4、真诚对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。
5、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。
6、对领导的决策要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。
7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。
8、公司内部设有永钢报、学习资料等读物，定期发布公司动态、规章制度等信息，可对此提出意见和建议。
一、形象规范
1、着装
(1) 服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣，办公室员工行为规范。
(2) 鞋、袜保持干净，鞋面洁净，在工作场所不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。
2、仪容
(1) 头发梳理整齐,不戴夸张的饰物。
(2) 男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。
(3) 女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。
(4) 保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味的食品。
3 举止
(1) 精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。
(2) 保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。
(3) 坐姿良好。上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。
(4) 不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。
(5) 避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。
(6) 不能在他人面前双手抱胸，尽量减少不必要的手势动作。
(7) 站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。
二、岗位规范
(1) 遵守上班时间，因故迟到和请假的,必须事先电话联络。
(2) 遇有工作部署应立即行动，并做到有步骤、迅速踏实地进行。
(3) 工作中不扯闲话、不要随便离开自己的岗位。
(4) 长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。椅子全部推入，以示主人外出。
(5) 不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。
(6) 在办公室内保持安静，不得大声喧哗。
(7) 办公用品和文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。
(8) 文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。
(9) 重要的记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。
(10) 下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。
(11) 关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。
三、语言规范
1、提倡讲普通话。
2、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。
3、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。
4、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人的话。
5、严禁说脏话、忌语。
6、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。
四、社交规范
1、接待来访
(1) 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。
(2) 迎送来访应主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。
(3) 来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。
2、访问他人
(1) 遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。
(2) 如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致谦。
(3) 访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。
(4) 用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。
3、使用电话
(1) 接电话时，要先说“您好”。
(2) 使用电话应简洁明了。
(3) 不要用电话聊天。
4、交换名片
(1) 名片代表客人，用双手递接名片，管理制度《办公室员工行为规范》。 【1】【2】
(2) 看名片时要确定姓名。
(3) 拿名片的手不要放在腰以下。
(4) 不要忘记简单的寒暄。
五、会议规范
1、事先阅读会议通知或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。
2、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场。
3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动。
4、发言简洁明了，条理清晰。
5、认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。
6、公司内部会议，按秩序就座。
7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。
六、安全卫生环境
1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。
2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。
3、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。
4、有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。
5、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。
6、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。
7、定期清理办公场所和个人卫生。将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品按规定管理，没有必要的清除掉。
七、上网规定
1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关的活动。
2、不得利用国际互联网危害国家安全，泄露公司机密，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动。
3、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。
4、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增加。
5、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。
八、人际关系
1、同事关系：懂得 “理解与尊重他人比什么都重要”，营造 “同欢乐，共追求”的氛围。
2、尊重他人：肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励。
3、相互合作：在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。
4、禁止派别：不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。
九、心灵沟通
1、虚心接受他人的意见。
2、不要感情用事。
4、真诚对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。
5、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。
6、对领导的决策要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。
7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。
8、公司内部设有永钢报、学习资料等读物，定期发布公司动态、规章制度等信息，可对此提出意见和建议。
【1】【2】
公司规章制度
关于认真贯彻执行《员工行为规范》的通知
致各部门同事：
为建立和维护公司形象，使全体员工有一个安全、舒适、健康、文明的工作环境，特制定以下行为规范，请公司全体员工共同认真遵守执行:
一、考勤
员工上下班须本人亲自打卡，禁止迟到不打卡、托人代打卡等不诚信行为，一经发现将按公司规定严肃处理，部门负责人同时承担相关管理责任。
二、着装
仪表整洁，着装以大方得体、斯文简约为原则，请勿穿着露趾拖鞋，以及吊带、低胸、露脐、背心等不雅服装。
三、会客
1、 被访问部门人员需到会议室处接待。
2、 被访者有责任保证来访者在访问期间不做有损公司和员工利益的事项。
3、 所有来访者离开时，被访者都要将其送至公司大门外，并收拾干净接待处。
4、 员工进入公司大门时有不认识的来访者跟随其进入，有责任向来访人员问询了解情况。
四、办公
1、 员工在公司内，讲话声音要尽量放低，特别是回公司参加培训或会议的人员，会议组织者
有责任敦促员工保持安静的工作环境，切勿大声喧哗。
2、 员工在公司内请轻盈行走，避免脚步声影响他人办公。
3、 在公共区域办公的员工，严禁使用电话免提;接、打电话尽量放低声音，不要影响他人办
公。
4、 保持办公区域的整洁、卫生，不随手乱丢纸屑、果皮等垃圾;特别是公共通道禁止存放、
堆放任何物品。
5、 使用复印机后将多余的空白纸张放回原处，可再次使用的则放在环保纸盒内。(非本公司办
公室人员不得自行使用复印设备)
6、 定期清理个人办公台面、台下杂物，保持公共办公区域统一整齐、干净。
7、 办公时间严禁在办公区饮食、上网聊天及玩游戏。
8、 办公时间不得携带儿童进入公司办公区域。
五、吸烟/用餐
1、 为他人健康，为公司消防安全，公共办公区域禁止吸烟。
2、 订餐员工要到会议室接收外卖，送外卖人员不可进入公司其他区域。
3、 保持办公区清洁，用餐后请各位员工自行清理干净台面，将餐渣倒入清洁桶内。
4、 保持饮水机周围清洁，不可用饮用水清洗餐具。
5、 洗手、洗茶杯、洗抹布等不要将水溅出水池，也不要将水甩洒在镜子、台面、地面上。
6、 茶渣请小心倒入垃圾桶内，不要将渣水溅出;茶渣、杂物请勿倒入洗手盆内，如不慎倒入，
一定要将洗手盆清理干净，避免下水道堵塞。
公司规章制度
六、照明及空调等电器开关
1、 为节能环保，空调温度设置为26℃;如需离开座位较长时间，请关闭电脑、照明及空调设
备(开放办公区视情况而定).
2、 下班时需检查自己办公区域内的电脑、照明及空调设备是否已关闭;最后一位离开公司的，
需负责检查公共办公区域，并将总电源关闭。
七、人力资源部及各部门负责人作为以上相关行为规范的监督部门/人员;如有违反，视情节轻重处
以20-50元罚款。
一、目的
为规范公司管理，塑造良好的公司形象,培养员工遵章守纪、自我约束的行为习惯。
二、适用范围
公司全体员工。
三、职责
(一)公司各部门负责人及以上人员对全体员工负有监管责任，有权对违反本条例的员工进行
轻微过失处罚。
(二)各部门领班及以上人员对其下属负有监管责任，有权对违反本条例的下属员工进行轻微
过失处罚。
(三)轻微过失处罚由以上人员开据《轻微过失处罚单》，同一层级不同部门间可交叉开出
《轻微过失处罚单》。
(四)轻微过失包括本条例但不限于本条例规定的相关条款。如被处罚员工对处罚存在异议，
可报各部门负责人，由人事行政部会同公司相关负责人裁定。除轻微过失外的其他违纪行为，按公司相关规定处理。
四、定义
所谓轻微过失是指员工在工作中犯下的未造成严重后果且可纠正的过失。
五、程序
(一)办公区环境
1、保持办公桌桌面整洁，与工作无关物品应放入抽屉中或带离办公区域。
2、在工作时间严禁利用办公电脑聊天、打游戏、听音乐、看与工作无直接关系的网页等(因工作需要使用聊天工具除外)。
3、严禁在办公区及领导办公室内大声喧哗、吵嚷、骂脏话。
4、长时间离开办公桌时(1小时以上)应将桌面物品理齐后置于桌面一角，或放入抽屉中，并将座椅推入桌下放正。
5、办公设备的使用人如发现设备故障须及时报维修。
6、办公区内不得堆放杂物，工作时间内不得翻阅报纸(工作需要的岗位除外)，废纸篓应置于不易看见的地方。
7、办公区员工每天下班前3至5分钟应对其办公区域进行整理，下班时应关闭自己使用的电脑及本人和就近公共区域的用电器。
8、员工不得串岗闲聊。
(二)精神风貌
善于调节、把控情绪，工作时间应处于良好的情绪及精神状态。
(三)仪容仪表
01/1
1、上班前注意检查自己的仪容仪表，不得在客人面前或公共场所整理仪容;养成在洗手间、休息室整理仪容的习惯。
2、不得在公共场所或客户面前做剔牙、挖鼻孔、挖耳朵等不雅动作。
3、应保持举止文明、大方，精神振作，姿态端正，抬头挺胸，不得弯腰驼背，不得东歪西倒、前倾后靠，不得伸懒腰，不插腰或将手插入衣袋;不得哼歌曲、吹口哨、跺脚、乱丢杂物、随地吐痰。
4、坐姿要端正，见到领导或客户时，应立即起立与领导或客户打招呼、问好;坐着与领导或客户说话时要将整个上身转向对方，不能只转头;切忌前俯后仰，半躺半坐，上下晃抖。
5、站立时应收腹挺胸，双肩摆平，双臂可自然下垂,不可左右晃动。
6、行走时应抬头挺胸，目视前方。
(四)着装要求
1、需着工装的员工在上班时间和在工作场所须统一穿着工服，下班离开公司后则不允许着工服。
2、工服实行谁领用、谁保管的原则，员工须爱惜工服，随时保持工服整洁、无污渍、无褶皱、钮扣齐全。
3、工服应成套穿着整齐，不得与其他服装任意搭配穿着，应按公司要求穿戴与工服配套的服饰。
4、无需着工装的员工，在上班时间应着素色服装(以西装为主)。
5、员工在上班时间和工作场所不得佩戴夸张的个人饰物。
6、男员工打领带时，领带结要系好;领带大箭头盖住皮带扣。
7、女员工工作时间仅可着淡妆，额发不遮眼，不梳怪异发型，发色应自然，如留长发须束发或盘发;男员工不留长发、大鬓角和胡须，发色应自然，前发不过眉，侧发不盖耳，后发不触后衣领。
8、上班时间不得穿拖鞋，及类似拖鞋的鞋子。
(五)工号牌的佩戴
1、员工在上班时间和工作场所须统一佩戴工号牌，下班并离开公司后则不允许再佩戴工号牌。
2、员工应爱惜工号牌，保持其完整、洁净、无破损。
3、工号牌采取挂索形式佩戴于胸前。
(六)个人卫生及个人行为
1、保持头发洁净整齐，勤洗、勤剪、勤梳理。
2、保持手部洁净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物，不涂有色指甲油。
3、保持眼、耳清洁，不得残留眼屎、耳垢等。
4、上班前不吃有异味的食品，保持口腔清洁、口气清新，口腔内应无异味发出。
5、办公区域严禁吸烟。
6、工作时间在工作场所禁止吃零食。
01/
27、未经相关领导许可，任何员工不得将与工作无关人员带入办公区。
8、节约用水用电，随时关闭水龙头及电源。
9、爱惜公物，不得浪费损坏办公用品及公共设施。
(七)工作场所礼仪
1、进入其它办公室沟通或请示、报告，应先轻轻敲门，得到允许后方可入内，出入行走及开关门亦要动作轻便。
2、接待来宾应做到礼貌文明、如遇到自己不能解决的，应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决，送客时，应等客人站起来后再起身，亲切道别，客人伸手之后再伸手握别。
3、工作中通电话声音应轻柔、自然、声量适中，不要影响他人;通话要干脆利索，直奔主题，切忌闲谈，一般情况下，电话应由拨打的人先挂断。
4、参加公司举办的各种会议、集会，应按时到会，不得迟到或早退;会议期间，应将手机关机或调至振动状态;在部门或公司举行集会、仪式等隆重场合，要保持肃静，等到宣布散会时方可退场;退场时应礼让公司各级领导先行，之后井然有序逐一退场，不得抢先拥挤，退场时亦不得大声喧哗。
5、最后离开公司者负责关灯、锁门，并检查电器、设备等是否已关闭，防止意外事故发生。
五、处罚条款
(一)员工违反本条例任一条款，将被开出《轻微过失处罚单》，员工一个月内被开出三张以
上(含三张)《轻微过失处罚单》的，给予书面警告处分一次。
(二)当累计开出五次以上(含五次)《轻微过失处罚单》的，不能参与当年年终奖金或
过节费的分配。
《春雨的色彩》说课稿
一、教材内容分析：
春天里万物复苏，百花争艳、绿草如荫、一派迷人的景色。《春雨的色彩》意境优美，散文诗中绵绵的春雨，屋檐下叽叽喳喳的小鸟，万紫千红的大地，给人以美的陶冶和享受，与此同时启发幼儿通过简洁优美的语言以及相应的情景对话练习感受春天的勃勃生机。激发幼儿热爱大自然的情感，启发幼儿观察、发现自然界的变化，感知春的意韵，并尝试运用多种方法把春雨的色彩表现出来，以此来表达自己的情感体验。
二、幼儿情况分析：
中班下学期的幼儿探究、分析、观察能力有了一定的发展，并且孩子们充满了好奇心和强烈的探究欲，能主动地去探究周围和环境的变化，并且能根据变化运用自己的表达方式将感知到的变化加以表现。同时这个时期的幼儿的语言表达能力及审美能力有一定的发展，孩子们在平时的活动中也积累了许多有关绘画方面的经验在活动展示出来。
三、活动目标：
教育活动的目标是教育活动的起点和归宿，对教育活动起着主导作用，我根据中班幼儿的实际情况制定了一下活动目标：
1、情感态度目标：引导幼儿感受散文诗的意境美。
2、能力目标：发展幼儿的审美能力和想象力。
3、认知目标：帮助幼儿在理解散文的基础上感受春天的生机，知道春雨对万物生长的作用。
01/
3四、活动的重点和难点：
重点是：引导幼儿份角色朗诵小动物的对话，感受散文诗的优美，进而丰富词汇、发展幼儿的观察能力、思维和语言表达能力。
难点是：学习词语“淋、滴、洒、落”、学习春雨的对话、诗句“亲爱的小鸟们，你们说得都对，但都没说全面，我本身是无色的，但我能给春天的大地带来万紫千红”。
五、活动准备：
1、经验准备：课前学会朗诵诗《春天》，并组织幼儿春游，根据天气情况实地观察春雨，让幼儿感受了解春天的有关知识经验。
2、物质准备：小动物头饰、 教学课件、幼儿绘画用纸笔
六、教法：陶行知先生曾经说：“解放儿童的双手，让他们去做去干”所以在本次活动中，我力求对幼儿充分放手，对大限度的激发幼儿的学习兴趣，让他们自己去探究、去发现、去感受，我主要采取了以下教学法：
1、谈话法：在活动得导入环节我运用与幼儿进行有关春天主题的谈话，帮助幼儿积累整理自己积累的有关春天的知识经验。
2、演示法：在活动中我通过多媒体课件向 幼儿展示春天的勃勃生机，《春雨的色彩》散文诗的情景，也是通过课件中轻柔的配乐诗朗诵体现出来的。现代教学辅助手段的运用进一步强化了他的作用，使幼儿对春天、春雨更加了解和熟悉。
3、情景演示法：将幼儿置身于《春雨的色彩》散文情景中，通过角色表演，强化幼儿对春雨的色彩的感受。
此外我还适时采用了交流讨论法、激励法、审美熏陶法和动静交替法加以整合，使幼儿从多方面获得探索过程的愉悦。
七、学法：
1、多种感官参与法：《新纲要》中明确指出：幼儿能用多种感官动手动脑、探究问题，用适当的方式表达交流探索的过程和结果，本次活动中，幼儿通过观察发现自然界的变化，感知春天的意韵，并尝试引导幼儿运用多种方法把春雨的色彩表现出来，以此来表达自己的情感体验。
2、体验法：心理学指出：凡是人们积极参与体验过的活动，人的记忆效果就会明显提高。在活动中，让幼儿自己进行角色表演，说出小动物们之间的对话，一定会留下深刻的印象，同伴之间合作表演的快乐，也将成为他们永远的回忆。
八、教学过程
活动流程我采用环环相扣来组织活动程序，活动流程为激发兴趣谈春天-----看春雨-------欣赏散文诗------情景表演-------经验总结-------审美延(绘画形式)
1、激发兴趣谈春天
“兴趣是最好的老师”。活动开始我利用谈话形式引导幼儿将自己已有的关于春天的经验进行整理，激发幼儿活动兴趣。
2、看春雨
观看课件《春雨的色彩》前半部分，到春雨姐姐欢迎的最热烈老师说：一天，一群小鸟在屋檐下躲雨，他们在争论一个有趣的话题，你们知道他们在争论什么问题吗?(幼儿回答)对他们在争论：春雨到底是什么颜色的?
这样的设计自然合理，进而引出散文诗《春雨的色彩》
3、欣赏散文诗
(1)完整欣赏后请幼儿把不懂得地方提出来，由幼儿提出来，教师引导讨论，帮助幼儿理解散文诗的内容。
(2)寻找句子、加深印象
给幼儿提出要求，请幼儿找一找诗里描写春雨下到草地上、柳树上、桃树上、杏树上、有菜地里、蒲公英上各用那些词语，通过找，让幼儿学会“淋、滴、洒、落”并学会用小动物的话来朗诵、来回答，促进幼儿积极思维，锻炼幼儿的口语表达能力，强调了重点，理解了难点。
4、情景表演：分角色进行朗诵表演。
5、经验总结：
将本家活动内容的前半部分进行总结，给幼儿一个春天的完整印象。
6、扩展延伸、升华主题
01/4
引导幼儿运用手工工具，用绘画的方式将幼儿感受到的《春雨的色彩》散文诗的意境描绘出来，巩固和加深幼儿对春天及春雨的任认知。
01/5
办公室工作规范
(试行)
为提高工作效率，杜绝因工作滞后导致信息传递不及时、影响公司正常工作的开展，经公司领导研究决定，对公办室各岗位的日常工作加以规范，具体内容如下：
一、当日必须结清的工作
1、车位租赁资料移交、销控更新：一次性付清全款的，租赁协议原件(一 份交业主、一份交秘书处、一份存档)、复印件一份交营销部;签订完协议的分期付款：将签订资料全部移交财务部(在银行款项到帐后由财务部负责发放租赁协议和关联协议);每天下午下班前将销控情况在电脑上更新;
2、装修手续办理：业主在小区管理员处办理装修手续、接收需办理《临时 出入证》人员的身份证复印件(复印质量要能辨认)，办公室负责办理缴费、盖章、《临时出入证》的登记制作并移交给小区管理员，由小区管理员登记发放。
3、空白票据的领取：办公室与财务部做好工作衔接，保证小区管理员对空白收据、停车收费票的领取。
4、小区投诉：办公室接到的业主投诉，第一时间与小区管理员联系，如所投诉的情况较为严重，仅小区的力量不能妥善处理，要及时联系物管部经理、主任，如属工程问题，联系工程技术维护部王经理，同时将情况书面上报邓总。
5、收费结算：物管费和停车费及其他费用的收取，在收费高峰期或收费数额较大时，要将所收款项当天和行政办公室结清(正常情况下三天内将所收费用结清，每日收费金额很少的情况下一周内将所收费用结清)。
6、信息传达：公司下达的紧急通知，办公室负责第一时间通知相关人员，由小区管理员第一时间通知所辖小区内相关人员;公司下达的一般通知，办公室负责当天通知相关人员，由小区管理员三日内通知所辖小区相关人员。
二、3日内须结清的工作
1、装修改动情况：各小区业主装修改动情况，三日内必须报公司审批，否则视为无效行为。
2、装修监管：小区装修监管实行小区管理员负责制，对于非正常装修改动，或者装修违规现象，要求当天对业主给予提示;提示无效的，由物管部向业主下发《整改通知书》。对于装修过程中出现的非正常装修改动，要求三日内报工程技术维护部王经理，王经理负责三日内将处理意见或结果上报邓总。
3、公司精神传达：公司每周例会的精神，小区管理人员负责向所辖小区工作人员进行传达，时间最迟不得超过周五。办公室负责对各小区公司精神的传达情况进行抽查，若有不按时传达到位的，一经发现，对小区管理人员给予处罚，在当月绩效中给予体现。
三、每周四例行工作
1、办公用品申报：各岗位、各小区管理员在每周四将下周的办公用品领用 计划报办公室，由办公室统一汇总后报副总审批，周四下午下班前报财务部。
2、会议记录：每周例会召开过后，会议记录整理上报的时间为第二天下午下班之前。
四、每周五例行工作
1、周末值班情况上报：办公室各岗位、物管部及各小区管理人员周五将值班安排报办公室，办公室由专人将周末安排表报副总审批，同时将办公室人员值班情况经邓总审批后交公司行政部。
2、办公室电脑“工作进度”文件夹内，各岗位本周需更新内容下午下班前 更新完毕，同时将已更新内容在邓总电脑上相同位置进行备份。
3、各部门、各小区管理员于周五下午下班前将本部门的周工作总结计划表报公司审批。
4、工作总结上交：物管部各小区管理员的周工作总结于每周例会时上交，办公室各岗位工作总结于每周五下午下班前上交。
5、每周五下午办公室按公司要求进行卫生扫除，在办公室工作的全体成员都要按时参加(特殊原因除外)。
五、每月11——15号须结清的工作
1、考勤表上报：各小区将辖区内人员考勤情况汇总，报公司行政部。
2、绩效考核结果上报：行政部将各岗位绩效考核结果汇总报副总审批后报公司财务部。
3、提成：行政部将上月车位销售、停车费收取、物管费收取等提成情况汇总后报邓总，经副总确认后报公司财务部。
4、工龄工资：行政部每月将需调整的工龄工资情况汇总，报副总审批后，报公司财务部。
5、花名册更新：行政部由专人每月11号根据上月人员变动情况将花名册进行更新。
六、每月18号须结清的工作
月刊第
三、四版文字及图片交营销部排版，根据董事长的批示进行版面调整，确保于每月28号以前将印刷好的月刊发放到各小区。
七、每月底例行工作
1、物管费滞纳金表格更新。
2、环境综合整治情况表经邓总确认后，上报房管局。
3、各小区物管费收取情况报行政部办公室，由办公室与财务部接洽。
八、水电维修：对报修的水电问题，建设维修服务部要做到小问题及时解决，大问题当天解决，重大问题由建设维修服务部上报公司后，按期解决。
九、每季度例行工作 每季度最后一个月的月末，将环境综合整治报表经邓总确认后，上报成都市武侯区(每年末上报年度报表)。
十、每周不定期工作
1、小区例行检查每周一次，包括：小区卫生、出入登记情况等。
2、物管部坚持对小区查夜每周不少于2次。
注：
1、本规范为试用文件，对于在实际运用过程中发现的漏洞和不足，将以补充文件的形式给予修正和完善。
2、以上各项工作由相关责任人在指定时限之内完成(节假日除外)，如有特殊情况不能按时完成的，要提前向公司领导说明理由。如未说明理由而不能按时完成的，视情节轻重对责任人给予相应处罚，在当月绩效中给予扣除。
3、未在本规定中体现的临时性工作，要在规定的时间之内，保质保量的完成。
作者：齐齐日期：2013-6-
3很多老板都在抱怨员工上班不专心，工作效率低。老板们一味只顾抱怨，却忘记静下心来了解员工们出现问题的原因。员工上班时间注意力没有用在工作上，那大把的时间都用到哪了?员工们没有争抢业绩的斗志昂扬原因何在?在老板自己苦恼的同时员工们为何也是怨声载道?
表面上这是管理问题，其实更直接的原因是网络问题。当前很多企事业单位，员工上班时间浏览与工作无关的网站、使用迅雷和BT等P2P软件下载影视文件、上班炒股、工作时间玩游戏、上网挂着QQ进行网聊的现象司空见惯。这使得，一方面网络的带宽被这些无关的网络应用所消耗(尤其是一些P2P软件、BT下载等)，造成网络性能下降、网速变慢，使得企业无法充分利用网络资源来提升工作效率，保障信息化系统的正常运转，从而影响了企业各项业务的正常处理;另一方面，员工不合理的上网行为，也极大地占用了员工的工作时间，影响了员工的工作效率。同时，网络的一些不良信息，如色情、反动、暴力，也影响了员工的身心健康。
要解决这些问题，还是要回到管理上。认真分析下，员工为什么上班时间要上网玩呢?
1、员工有时间上网玩，工作不饱满。
2、员工有兴趣上网玩，工作没兴趣。
3、员工喜欢上网，不爱工作、不会工作、不......
等等。
根据各个起因寻求合理的解决方法。建议管理者从“员工工作设计”入手，解决好工作量和兴趣，管理员工工作量的饱满程度，在不饱满的时候协助管理者做些“研究、培训和等其他有意义的工作”也是一个好方法。一家大型企业经常有季节性大修或任务不饱满，当出现这种情况，CEO就组织员工们“大合唱”，提振士气，等待任务饱满或开机时候，员工们群情振奋地投入到繁忙的工作中了。同时不断改进措施，使措施“保鲜”。员工们对管理有“疲劳期”和“试用期”，管理措施要不断完善修正，使之成为员工们的思考模式和行为习惯。
而针对自我管控能力差的员工，可以从技术上实施网络管理，加强员工上网控制、限制员工上网行为，实现单位网络带宽的价值。部署专门的网络限制软件、控制局域网上网行为是管理员工随意上网的好方法。聚生网管软件(百度搜索“聚生网管”，第一个就是他们的
官网，直接下载最新版就可以了)是国内应用最普遍、网络管理功能最实用、使用最简单的局域网限制软件。聚生网管网络管理软件的核心功能是有效禁止P2P下载、限制BT下载、过滤电驴下载;限制员工炒股、禁止上班炒股、限制上网聊天、禁止上班玩网游、控制上网流量、限制局域网网速等。同时，聚生网管软件实行一次收费、永久使用、永久免费升级的策略，极大地降低了用户的部署成本，是国内性价比最高的管理单位上网的网管软件。聚生网管2013版本中还支持通过电脑自带的远程桌面远程控制或手机上网远程控制两种方式来查看和设置网络，使管理者身在“营外”也能对公司了如指掌。
如果能处理好上述这些管理问题和网络问题，也就掌握了不抱怨的智慧，工作效率将会大大提高，员工也会乐在其中。
推荐阅读：
办公室行为规范（通用9篇）06-25
办公室安全行为规范（精选9篇）07-21
办公室人员行为规范（精选9篇）08-30
办公室行为规范免费（共9篇）01-05
办公室日常行为规范（精选9篇）01-13
办公室工作行为规范（精选9篇）02-25
政府办公室工作规范05-31
办公室员工工作总结03-24
办公室工作规范（精选9篇）08-17
办公室员工安全承诺书10-28
