档案管理中条码技术的运用分析

条码技术的应用在数据标识以及数据的自动输入工作中属于一种有效的手段, 条码是一组根据编码规则排列的条、空的符号组合, 以此来表示特定的字符、数字与符号组成形成的信息。档案管理工作需要适应时代的发展特点, 不断引进新技术、新理念去实现与时俱进, 对档案管理中存在的问题与矛盾进行解决, 条码技术就是一项新型技术, 在档案管理中有较大的应用前景。

一、条码技术的特点分析

条形码技术包括条形码编制规则、条形码译码技术、数据通信技术等, 属于一门综合技术, 任何条形码都是依据预先规定的条形码编码规则及技术标准, 由条和空构成的。条码中条与空组合之后能够传达特定的信息, 用相应的设备对其进行读取, 然后转变为可以与计算机兼容的二进制或者十进制的信息内容。

在条码技术的应用中主要具备几个方面的特点, 第一就是准确性特点, 使用键盘输入每三百个字符就会产生一个错误, 但是使用条码输入每一万五千个字符才会出现一个错误, 大大降低了信息输入的出错率。第二就是提高了输入速度, 根据调查发现使用条码输入比键盘输入速度快5倍之多。第三就是应用的实惠性, 条码技术的应用与推广比其他类型的自动识别技术的费用更加低, 能够起到节省资金的效果。第四是灵活性特点, 对条码符号可以进行独立的识别, 也可以与其他设备系统进行连接达到自动化的识别, 也能够与相应的控制设施相结合形成系统化的自动管理。第五是自由度大, 条码标签与识别设备的相对位置具有较大的自由度, 比OCR使用方便, 如果条码出现缺损还可以使用相同的条码完成信息输入。并且识别条码的相关设备具有比较简单的结构, 操作方便, 不需要进行专门的培训, 条码标签能够直接进行印刷, 制作过程非常简便。

二、档案管理中条码技术应用的问题

条码在档案管理领域应用的时间还不长, 一部分工作还处于起步与摸索的阶段, 其具备的功效也还没有完全显现出来, 从实际工作来看主要存在3个方面的不足:第一就是条码技术的相关软件应用不规范, 在档案管理中对一维条码技术进行的数据检索以及制作有着严格的要求, 条码技术的使用单位具备较为明确的规范, 在档案术语中也能够统一的管理数据项, 但是在实际档案管理中, 会因为软件开发主体以及主体具备实力的差别, 再加上档案管理人员参与度的不同, 会使得软件产品在项目设置以及文件标识设置等方面存在很大的差异。

第二就是档案对著录信息的管理缺乏标准化与精准化, 条码技术应用的价值主要体现在它存储的重要数据信息上, 在文件查询或者档案检索工作中, 实行的组合检索方式, 其标题与主题词是最常使用的检索项, 比如有的单位在设计机关公文一维条码系统时, 可能会将文件标题这一检索项设置为“可选项”, 在实际的档案管理中可选项通常是不被著录的内容, 进而就会对其进行忽略, 最终这部分的信息就会存在著录不全或者著录困难的问题。

三、档案管理中条码技术应用的改进策略

为了提高档案管理中条码技术的应用水平, 需要注意实施几个方面的改进策略:其一就是形成正确的软件开发标准, 用户会根据自身的需求去要求计算机程序设计人员开发相关的应用软件, 如果在设计中存在沟通不充分的情况, 就会降低软件的实用性及先进性特点, 使得用户得到满意度比较低的产品, 所以在档案管理中需要做好相关技术的设计沟通, 还应该重视用户的反馈以及软件的实际性能。

其二需要对条码的制作中涉及到的数据项的著录进行严格的管理, 在档案管理工作中, 档案每年的收集数量都是以千为单位计数的, 登记其中的一项就会占据管理人员大量的工作时间, 如果出现数据项不完整的情况还会额外增加登记工作的难度。有效的档案信息对于档案的查找以及统计等工作是非常有利的, 要想使条码技术的作用得到充分的发挥, 就需要形成对档案信息的规范、精准的管理。在档案管理中应用条码技术还需要强化介入意识, 对档案形成阶段的条码制作工作进行严格的把关, 一维条码有着一次录入、多次输出的性质, 使用这一条码技术能够显著减少档案流转环节录入的工作量, 对实现档案管理的数字化发展是非常有利的。所以, 在日常的档案管理中应该不断增强管理人员的责任意识, 加强对档案形成阶段的制作条码的相关工作, 使得条码技术能够为档案管理工作的完善作出更大的贡献。

四、结束语

在档案管理中人们对现代化的管理手段更加关注, 条码技术的不断推广应用也对档案管理改革提供了技术上的支持, 条码的类型比较多样化, 具备不同的特点, 在实际的条码技术的应用中需要依照条码在档案管理中发挥的作用以及经费等状况去进行条码类型的挑选, 促进档案管理的规范化、现代化的发展, 使得档案的自动化管理更上一层楼。

摘要：在现代化的档案管理中, 一些先进的管理方法逐渐得到了广泛的应用, 不过这些技术的使用也存在一些问题需要进一步改善, 档案管理机构的计算机管理系统对档案的后台数据处理水平比较高, 为档案部门的发展提供了更多有价值的数据信息, 但是在管理系统的前端, 对数据的采集、整理以及利用方面的手段还比较落后, 造成了人力、物力的浪费, 也降低了数据的精准性, 条码技术的运用可以较好地解决这一问题。

关键词：档案管理,条码技术,运用

参考文献

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