浅析高校院(系)办公室主任的岗位职责及基本素养
高校院(系)办公室作为基层综合性办事机构,是高校的重要职能部门,对于决策指挥中心而言,它是综合办事机构;对于各执行部门而言,它是平衡协调的枢纽;对上下左右单位而言,它是信息网络中心。其任务纷繁复杂,千头万绪,既要参与政务,又要管理系内师生的日常性事务,又要处理各类综合性事务。概括说来,面对不同的服务对象,院(系)办公室主任有以下几类职责。
1 面对各级部门领导,院(系)办公室主任有参政议政的职责
高校院(系)办公室工作接触面广、信息量大,对院(系)内其它部门及院(系)整体的一些重要情况有较全面的掌握,加之院(系)办公室主任有机会参与各级党政办公会,这样一来,在领导决策过程中,院(系)办公室主任应及时提供所需信息、提出合理化建议,扮演好参政员、议政员角色。
2 面对各级部门,院(系)办公室主任有综合协调的职责
高校院(系)办公室既要为院(系)的改革和持续发展创造良好的外界环境,又要为院(系)的和谐发展营造良好的内部氛围。办公室主任要负责联系和协调组织内外的各种关系:对内,负责院(系)内部工作人员之间的相互配合,使大家统一认识,促进工作顺利进行;对外,负责协调本部门与领导的关系,本部门与其他部门之间的关系等等。因此,院(系)办公室主任只有扮演好协调员角色,最大程度地发挥协调职能,才能院(系)内部乃至整个学校统一思想、形成合力、构建和谐。
3 面对各类工作对象,院(系)办公室主任有全面服务的职责
高校院(系)办公室主任不但要为领导服务,充当他们的助手,推动院(系)各教研室、实验室及各部门正常开展工作;而且要为学校各党务机关和行政职能部门服务,传达并完成其布置的任务;也要为院(系)全体教职员工服务,经常和他们交流思想,沟通感情,关心并竭力解决他们工作和生活中的困难和问题;还要为全体学生服务,充分发挥服务育人功能,用自己的高尚品质、人格魅力感染和教育大学生。高校院(系)办公室主任要扮演好服务员的角色,就要在开展工作的过程中注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性,坚持把服务作为工作的着力点,不断创新服务方式,提升服务水平,提高服务质量,以优质、高效的服务来赢得领导的信任、部门的理解、同事的支持、学生的欢迎。
4 面对院(系)内部人与事,院(系)办公室主任有督查管理的职责
高校院(系)办公室主任的督查管理职责包括日常性的政务工作,如起草文本、文书处理、档案管理、日常考勤、财务管理、参与会议、业务统计、固定资产管理等等。办公室主任虽然不必事事躬亲,但对院(系)内部的人与事要有全局掌握,对每个人的工作情况、每一项工作的进展程度都要做到心中有数,科学管理、随时督察。
总之,高校院(系)办公室主任在校系领导机构中是处于枢纽性的重要岗位,对领导和师生来说,其具有双重身份,起着穿针引线的作用,其工作的效能如何直接关系到整个目标管理的好坏。因此,院(系)办公室主任必须不断加强自身的综合素质,掌握良好的工作艺术,使工作思路不断适应新时期的新要求,主要从以下几方面着力完善自己:
(1)“德”政方面。
院(系)办公室主任应不断加强政治理论学习,领会国家、教委和学校各项政策的基本精神,坚持在熟悉国家政策并围绕学校中心任务开展工作,坚持“以生为本”的工作宗旨,致力于提高自己的思想觉悟和政策水平,不折不扣地贯彻落实上级的方针政策和指示,遇到各种困难和待解决的问题,及时冷静地透过现象找到事物的内在联系、规律及本质,并逐步上升到理论认识来指导实践,只有这样才能在繁琐的工作中不迷失方向,不会成为一个庸庸碌碌的事务主义者。
(2)“能”政方面。
院(系)办公室主任的“能”主要指工作管理协调能力和决策水平。包括以下几方面的具体要求:
①必须具备敏锐的观察力和较强的思维能力。院(系)办公室每天都会面对大量纷繁复杂的信息,办公室主任只有具备敏锐的观察力和较强的思维水平,在工作中善于通过对客观事物的分析、归纳、比较、判断,才能透过现象认清事物的本质,真正捕捉有价值的资源,不仅能够正确领会上级文件精神,及时掌握学院在一定时期内的发展方向和工作重点,并由此来确定自己的工作思路,也可以为各级决策提供真实、准确的依据。②必须具备良好的组织协调和善于合作的能力。院(系)办公室主任必须与上下左右保持良好的关系,抓好纵向协调、横向协调和内部协调。办事公正,讲究方法,坚持原则,果敢而不武断,从善如流,得到大家的支持,才能促进各项工作的开展。③必须具备较强的预见能力和决策能力。院(系)办公室主任在日常性的工作中要善于观察和总结,对各类隐患要细致排查并有一定的预见性,提前向领导提出建议,以便于领导在布置有关工作时,预设方案,防患于未然。在突发事件面前一定要坚决果断,敢于拍板不要贻误时机。④必须具备改革创新的精神。院(系)办公室主任要审时度势,具有紧迫感、责任感和使命感,在实践中不断探索,勇于创新,不仅要吸收消化前人的成果,而且更重要的是敢于尝试新思路、新方法,创造性地开展工作。
此外,院(系)办公室主任同时要具有良好的口头和书面表达能力。
(3)“勤”政方面。
院(系)办公室主任的“勤”主要指要具有良好地学习习惯和工作习惯。办公室主任首先必须具有强烈的事业心和高度的责任感,热爱本职工作,牢固树立为广大师生员工服务、为基层服务、为领导服务的思想。在行动上应该坚持学习,善于学习,要做到懂理论,有经验,善表达,重实践,并乐于奉献、吃苦耐劳、恪尽职守。
(4)“廉”政方面。
院(系)办公室主任的“廉”主要指工作坚持原则,按章办事,不敷衍塞责,不扯皮推诿,不以权谋私,不营私舞弊,要有主人翁意识。由于办公室主任经手事务多,如人、财、物的管理,特别要正确使用自己的职权,处处严格要求自己,廉洁奉公,遵纪守法,做廉政建设的表率。
综上所述,了解高校院(系)办公室主任的岗位职责并具备其所需的基本素质对于一个称职的高校院(系)办公室主任而言至关重要,因此,办公室主任要不断加强学习,提高综合能力,在工作中认真总结经验、探索规律、开拓创新、锐意进取,为促进高校各项工作顺利开展提供保障。
参考文献
[1] 对高校系部办公室主任的角色定位分析[EB/OL].人力资源论文网.
[2] 黄建湖.高校体制改革中二级学院党政办公室主任的角色定位[J].办公室业务,2006(4).
[3] 肖力.高校院(系)办公室主任的工作之我见[J].福建医科大学学报(社会科学版),2000(1).
作者：马啸尘 孙小刚
当今时代，企业文化在企业管理中日益发挥着重要的不可替代的作用。甘肃路桥建设集团作为甘肃公路建设市场的龙头企业，企业文化在工程建设和服务于企业全面发展过程中发挥了突出的作用，形成了优良的文化传统和深厚的文化积淀。以实际行动体现和践行企业这一职责观，为企业文化建设、为企业加快发展做出积极贡献。
经过多年的市场洗礼，目前路桥集团在经营生产和改革发展等方面正呈现蒸蒸日上、快速发展的好势头，同时在市场竞争、合同履约、内部管理和改革稳定等方面也存在诸多问题和困难，可谓机遇和挑战并存。面临这种形势，办公室如何更好地践行企业职责观，更充分地发挥自身职能作用就显得尤为重要。当前，应该从以下几个方面着手：
1、努力加强理论学习，提高部门员工思想政治素质
认真践行企业职责观，服务企业改革发展，搞好思想建设是前提和关键。要求部门全体员工尤其是党员同志要充分发挥好模范带头作用，带头遵守国家法令、法规，带头遵守社会公德，带头讲奉献，带头学习科学文化，做“三个代表”重要思想的信仰者、学习者和实践者;经常告诫广大员工要珍惜岗位，珍惜企业来之不易的经营生产成果，大力强调纪律性，强调服务意识和责任意识，倡导和保持埋头苦干、求真务实的良好风气。使员工们在学习中加强了组织观念和宗旨意识，提高了认识，增强了光荣感、责任感、使命感和团队观念，不断增强政治意识、大局意识和责任意识，在思想上、政治上始终同党中央保持高度一致，与集团党委保持高度一致，与部门各项工作部署安排保持一致，提高全体成员的思想政治素质，增强部门的向心力、战斗力和凝聚力。
2、发挥部门党组织作用，加强班子自身建设
为优质、高效地做好办公室各项工作，应深入学习贯彻科学发展观，采取有效措施，努力加强班子自身建设。首先采取各种方式和措施提高支部委员思想政治素质，做到政治立场坚定，思想作风正派，群众基础深厚;班子建设上，注重发挥各成员的创造性和积极性，树立主动服务意识，大家密切配合，形成合力，在作风上讲民主，关系上讲和谐，思想上讲开拓，管理上讲严密，工作上讲扎实，具有较强的战斗力、凝聚力和号召力，在整个支部班子内部营造团结务实、积极向上的良好氛围;支部班子成员能直接了解员工的工作情况和存在的问题，及时把握员工们的思想动态，妥善处理在日常工作、学习和生活中所产生的各种矛盾，有较强的判断、决策、引导、驾驭能力。
3、培树办公室特色文化，不断改进工作作风
为优质高效完成各项工作任务，进一步发挥办公室“窗口”和“桥梁”作用，办公室应从细处着手狠抓工作作风建设。针对工作中的实际情况，在全体员工中进一步倡导和推行“四项要求”(机敏干练早知事，雷厉风行干实事，乐于奉献多办事，精益求精办好事)和“八项纪律”(保持一致不添乱，忠于职守不懈怠，摆正位置不越权，淡泊名利不投机，谦虚谨慎不傲慢，廉洁自律不谋私，团结协作不拆台，严守秘密不违纪)，加强工作纪律，转变工作作风。同时加强办公室全体成员的法制学习和法制教育，不断增强依法办事意识，努力使工作方法更加科学化、规范化、系统化。
4、切实做好各项工作，服务企业改革发展
在办公室具体工作上，一是要进一步建立、健全有关规章制度，搞好办公室基础建设和制度规范工作，以扎实、规范的基础工作来提高工作效率，提升企业形象。二是增强办公室工作的预见性、计划性和周密性，超前考虑，努力提高处理复杂问题的能力和综合协调能力;努力提高开拓创新能力，增强学习新知识、掌握新技能的意识和主动性，积极适应工作需要和形势发展需要;围绕企业经营生产的中心工作，做好服务和协调工作，把办公室建设成作风正、业务精、工作出色的部门。三是在抓检查、落实、督办上下工夫，抓好过程控制，使企业的政策、制度和领导的要求得到准确、完整的贯彻落实。四是加强项目办公室与公司机关办公室之间的纵向联系，搭建互动交流的平台，互通信息，增强交流和沟通。
5、正确认识和处理几个方面的问题和关系
5.1充分发挥办公室员工的主体作用。就办公室工作而言，全体员工是践行企业职责观，充分发挥办公室职能作用的当然主体，要充分发挥其主体作用，努力调动办公室全体员工投身各项工作的积极性、主动性和创造性，不断改进思想作风和工作作风，提高工作能力、质量和水平，切实展现办公室新面貌，树好新形象。
5.2正确处理好立足本职与团结协作的关系。每一位员工都有自身岗位职责，发挥自身职责作用是在自身节点和环节上展现文化具体形态的集中表现;全体员工爱岗敬业，立足本职，各尽其职，互不推诿;同时，各科室之间也要做到分工不分家，配合协作，优势互补，心往一处想，劲往一处使，以充分发挥整体优势作用。
5.3正确处理好对上服务与对下服务的关系。在实际工作中做到为领导服务不唯上、为基层职工服务不懈怠。办公室等综合部门要克服为领导服务无微不至，心甘情愿，而为基层为职工服务却是另眼看待的通病。正确处理这个关系，要牢固树立对领导服务和对职工服务一致性的全面服务意识。
5.4注重职责观等企业文化的贯彻落实和培育办公室特色文化长效工作机制相结合。要做好企业文化在本部门的落地工作，坚持办实事、求实效，把文化宣贯工作落实到员工的本职岗位上，使宣贯工作的效果更好地体现到实际工作中，使企业软文化力转化为现实的生产力。同时，也要着眼建立长效工作机制，把抓好职责观等企业文化宣贯与建章立制工作紧密结合起来，使得文化在本部门的宣贯工作纳入制度化轨道，建立相应的制度文化，从而为本部门工作的开展提供强大的精神动力和智力支持。培育办公室的特色和典型文化，从而在更好地指导工作实际、推进工作开展的同时，为企业文化建设添砖加瓦。
6、结语
展望新时期企业的发展与竞争，更多地体现在文化的发展与竞争，企业管理只有根植于企业文化这一沃土，才能更具灵性、永葆活力，才能充分调动方方面面的积极性，才能不断提高工作质量和效率。办公室作为系统职能部门之一，在各项工作的开展过程中，将企业职责观的落实与自身工作有机结合，做到二者互相依存，共同提高，充分发挥企业文化在推动实际工作中的强大力量和突出作用，为企业文化的落地生根和不断创新，为企业的经营生产和改革发展做出应有贡献。
作者：刘宝
摘 要：针对经管类专业学生开展思政教育，有利于推动人才培养工作的发展，同时能够进一步实现教学改革。但是在相关的实务实践教学之中，思政教育和专业课程之间存在较大差异性，并不能保障二者协调发展，所以有必要对其教育教学方法进行改善，于实践教学中融入思政元素，以保障思政教育的效果。文章主要针对财务文员实务实践教学中融入思政元素的方法进行了分析。
关键词：实务实践教学 思政元素 教育方法
文献标识码：A
根据党和政府的要求，高校思想政治工作应该能够在整个人才培养体系之中进行贯通，所以需要在各项教学工作中，对思政元素进行充分融入，以起到强化人才培养工作的作用。但是从实际上来看，一部分教师对于思政教育的重要性仍不具有充分的认识，同时也未掌握科学合理地在教学中融入思政元素的方法，所以需要对相关工作进行深入探究。特别是对于经管类学生来说，其工作水平以及思想意识能够对其工作整体情况产生重要影响。因此，强化其中的思政教育工作、促使财务文员实务实践教学中顺利融入思政元素十分重要。
一、教学原则
相对于其他学科的教育教学工作，财务文员实务具有较为显著的特点，这一学科不仅要将财务方面的专业知识和专业技能作为教学重点，同时也应该注重学生的思政教育。只有让思政文化和财务文员务实教育之间做到完美融合，才可以强化财务文员的专业能力与思想素养。基于此，为了强化思政元素在财务文员实务实践教学中的影响，需要采用相应的方式使其得到充分渗透。
(一)坚持理论与实践相结合
要求学生能够了解和掌握马克思主义理论的内涵及精髓，并将其合理应用到今后的财务工作中，实现财务工作能力与素养的良好保障。与此同时，在学校方面，也应积极为学生提供接受思政教育的条件，将思政元素体现于校园文化之中，并鼓励财务专业的学生采用微电影、情景剧、知识竞赛、辩论赛以及校园歌手赛等多种形式，对思政元素充分体现，进而不断提升在思政教育中的获得感和成就感，有效强化学生思想状态，促进财务专业学生良好思政素养的形成[1]。
(二)强化对于思政元素重要性的认识
要想在财务文员实务实践教学中实现思政元素的良好融入，教师在对学生的财务知识与技能进行教学的过程中，更应进一步强化对于思政教学的认知，深入掌握有关于思政元素的重要性，并积极强化自身对于思政教学内容的掌握，让思政元素能够在财务文员实务教学中得到深入融合，全面贯彻落实习近平总书记强调的“办好思想政治理论课关键在教师”的精神，在强化财务专业学生专业知识与技能的同时进一步强化其思想意识，以提升思政教育的效果。
(三)采用多元化的考评模式
在进行财务专业的财务文员务实实践教学评价过程中，应坚实落实“定性与定量评价相结合”“过程与终结考评相结合”“考评与反馈相结合”的考评原则。将思政元素融入到财务文员实务实践教学之中，针对学生开展的考评工作即应实现多元化，针对财务文员务实方面的和思政方面的理论知识、实践技能、专业课程掌握情况等各个方面，多角度观察学生的发展情况，并对学生的表现予以客观、公正的评价。
二、在财务文员实务实践教学中融入思政元素的方法
(一)教学理念
1.树立“立德树人”的教学思想。在财务文员实务教学中，一部分教师认为，开展思政教学也就是进行爱国主义教育，完全采用说教的形式进行，内容严重脱离实际，教育效果不佳。在教学过程中，“立德树人”教学思想的树立，应以教师自身为基础，教师的言行、学识、态度等各个方面均能在潜移默化之中对学生产生影响，例如上课时教师是否守时、能否做到不迟到不早退、教学过程中是否存在“三观”不正的言论、对于学生的困惑是否给予正向的积极的引导、对学生的评价能否做到客观公正，不偏不倚，对于不遵守纪律的学生能否进行明确批评……因此，在具体的财务文员务实实践教学过程中，教师一定要按注重“立德树人”思想的良好树立，在培养学生财务专业知识和专业技能的同时能够以身作则，让公平、公正、公开等良好品德融入到财务文员务实教学中，以此来实现财务专业学生良好专业素质与思想品德的养成。
2.尊重学生的主体地位。从实际上来看，虽然教學改革工作已经逐年深化，但仍有诸多教师的教学观念并未得到转变，“满堂灌”“填鸭式”的教学形式屡见不鲜。基于此，在财务文员实务实践教学中，要想实现思政素质教育与专业素质教育的良好融合，教师应充分意识到传统教学模式的弊端，并能够积极接受新的教育思想，在教学过程中树立起“以学生为主体，教师为主导”的教学观念，切实尊重学生在教学过程中的主体地位。例如，在进行相应的财务核算项目的教学过程中，教师可以将学生分成若干小组，通过小组合作的方式完成整个的财务核算项目。在小组合作完成工作之后，教师应引导学生将本次财务核算项目中的工作内容整理成为文字报告，并采用PPT的形式进行汇报展示，汇报展示结束之后，教师针对其中存在的优劣进行点评，并在恰当的节点上加入思政教育，以促使学生的学习视角、学习广度更加丰富，同时也能够提升学生的专业能力以及思想意识水平[3]。
(二)教学内容
1.挖掘专业学习过程中的思政元素。对于财务文员实务实践教学工作来说，只有在教学过程中充分挖掘思政元素，才能够加速教学与思政元素的融合，并使思政元素对学生起到润物细无声的教育作用。从实际上来看，财务文员实务实践教学中能涉及到复杂多元的专业知识，学习难度相对较大，学生在学习过程中易出现消极情绪，进而对学习质量和效率产生不良影响。此时教师则应给予学生相应的思想引导，帮助学生意识到，只有充分掌握专业知识，树立起专业良好的职业道德，并具有实事求是、科学严谨的工作作风，才能够在行业之中脱颖而出，并对个人价值进行充分发挥。
在此过程中需要注意的是，对思政元素进行渗透，必须对学生的实际学习情况以及学习需求充分考虑，在学生学习过程中及时掌握学生的思想问题，并具有针对性地进行指导。例如在学生面对筹资相关工作时，可对学生严谨认真的工作作风进行培养;在学生面对项目投资相关工作时，可对学生客观公正诚实守信的工作作风进行培养;在学生面对成本管理相关工作時，可对学生认真严谨、踏实勤奋的职业素养进行培养[4]。
2.结合国家最新相关制度文件。财务文员实务工作中主要包括预算、成本、营运、投融资、绩效等多方面的管理工作，树立起正确的专业思想观念并能够熟练应用专业技能，可以为自身工作的开展打下重要基础，并对工作发展产生重要影响。以此为基础，有必要将工作充分结合国家最新相关制度文件内容，以保障学生的工作开展更加符合时代发展需求。近几年国家财务部推出了一系列有关推进财务体系建设的指导意见，在引导学生开展日常学习时，帮助学生增加对于最新相关制度文件内容的了解和掌握，有利于学生紧跟时代发展，充分了解专业政策，并强化学生对于专业的热爱以及使命感、自豪感，也就更加有利于学生积极投入到社会主义经济建设的事业当中。
(三)教学方法
1.加强师生之间的互动。教学过程中，教师应转变传统的教学思想，对财务文员实务教学模式和教学方法进行更新，使师生之间的交流形式更加丰富。例如，在进行财务教学任务的开展过程中，教师可为每一组学生布置难度基本相同的任务，全部学生完成任务以后，由教师共同进行分析和评价，之后由学生共同为各个小组的工作完成情况打分，得分最高的小组可以获得教师的奖励，得分较低的小组，则需接受为老师和同学们表演节目等具有趣味性的“惩罚”。由此，学习过程中的气氛更加活泼，也更有利于拉近师生之间的关系，并促使学生更加重视实务实践学习[5]。
2.整合资源。在财务文员实务实践教学过程中，注意对各方面资源进行有效整合，使思政元素能够有效融合到学生的财务实务学习与工作中，并促使教师深入了解和掌握教材，选择适合加入思政教育的节点，引导学生充分认识思政教育的重要性，以在尊重实务实践教学发展规律的基础上强化思政教育。
三、结束语
根据上文可以了解到，对于经管类专业学生来说，正确的世界观、人生观、价值观能够对其职业发展起到重要的推动作用，所以在学生参与财务文员实务实践教学活动的过程中，应积极强化其中的思政元素，使切实有效的思政教育能够帮助学生树立起正确的职业道德观念，并熟练掌握专业技能，以完善自身工作，并在工作中充分学习，以实现财务文员专业能力、综合素养以及工作质量和工作效率的提升。
参考文献：
[1] 黄超.“互联网+”背景下高职院校思政元素融入文化课程教学实践路径[J].农家参谋，2019.
[2] 许辉，平贵臣，史全全，等.农业院校分析化学在线开放课程引入课程思政元素的探索与实践[J].内蒙古农业大学学报(社会科学版)，2020(02)：60-63.
[3] 涂冬萍，蒋林，王柳萍，等.“敬业诚信”思政元素融入药事管理学课程的教学实践与思考[J].中国多媒体与网络教学学报(上旬刊)，2020(04)：161-162.
[4] 鄢显俊.论高校“课程思政”的“思政元素”，实践误区及教育评估[J].思想教育研究，2020(2)：88-92.
[5] 庄月娥.高职院校药学专业课程思政化教学初探——将习总书记“四个最严”要求融入到药学专业课堂教学中[J].海峡药学2020，32(06)：88-89.
(作者单位：湖南财经工业职业技术学院 湖南衡阳 421001)
[作者简介：曾科(1988—)，女，大学本科，讲师，研究方向：汉语言文学。]
(责编：若佳)
作者：曾科
办公室文员工作职责
主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13.社会保险的投保、申领。
14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作。
办公室文员工作职责
主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13.社会保险的投保、申领。
14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作。
办公室文员的工作职责(负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)
A.主要工作职责：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15.登记厂服，领取及发放。
16.输入报表及统计。
17 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
18.接受其他临时工作。
B.辅助工作职责：
1. 顾客服务：解答顾客咨询，在不影响本职工作的情况下，带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决
2. 与内外联络部门维持友好联系
办公室文员的发展前景： 文员在精干于公司的业务后，可以成为经理助理，秘书，经理等高层次的管理人员。
办公室文员要想在公司有更好的发展前景，应该做到以下几点：一：认真做好份内工作;二：处理好同上级及员工的关系;三：不断的提升自己的技能及谈判能力;四：对公司的产品和服务了解透彻;五：能及时并很好的处理平时的突发事件。
一、负责做好公司文件打印、复印，文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作。
二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
三、负责办理员工的入职、请假、调动、辞职手续;员工的档案资料建立，全面负责员工考勤工作，统计每月考勤并交财务做账、留底。
四、社会保险的投保、申领。负责员工的就医和简单医疗应急处理，。
五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。
六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。
七、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
八、 完成各项勤杂、采购工作。
九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
十、完成行政部经理或者上级领导临时交办的其他任务。
一、送名片的礼仪
1.与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我?”
2.作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。
二、举止礼仪
1.举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。
2.到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。
3.在顾客面前的行为举止
(1)当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如无事先预约应先向顾客表示歉意，然后再说明来意。同时要主动向在场人都表示问候或点头示意。
(2)在顾客家中，未经邀请，不能参观住房，即使较为熟悉的，也不要任意抚摸或搬动顾客桌上的物品。
(3)在别人(主人)未坐定之前，不宜先坐下，坐姿要端正，身体微往前倾，不要跷“二郎腿”。
(4)要用积极的态度和温和的语气与顾客谈话，顾客谈话时，要认真听，回答时，以“是”为先。眼睛看着对方，不断注意对方的神情。
(5)站立时，上身要稳定，身子不要侧歪在一边。
(6)要养成良好的习惯，克服各种不雅举止。不要当着顾客的面擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齿、打喷嚏等;不要乱丢果皮纸屑等。这虽然是一些细节，但它们组合起来构成顾客对你的总1.熟练的掌握与运用Office的系列的办公软件以及各种办公设备(复印机、传真机、打印机)，负责主管开会文件的起草准备，相关内部文件的制作与制订(如：奖惩文件的起草，请假的报批等)
2.熟练的使用电子邮件及公司内部的相关流程系统(如：PLM系统、Oracle系统等)，协助主管进行相关工作的传达与文件签呈的处理(公司内部行政文件、流程文件的会签等)
3.学习相关的商务礼仪与办公礼仪礼貌，负责来客的接待与行程、食宿安排等，注意与同事及主管之间的关系处理。
4.有良好的职业礼仪礼貌方面的知识，较好的应变与承受能力。当然要会做人即拥有良好的沟通能力与处理人际关系的能力(如你与员工的关系，你与每个部门主管的关系，不能让别人讨厌你，但也不能让人觉得你谄媚奉承他、甚至对你产生错觉就好了) 5.负责主管的办公室的卫生打扫，办公设施的故障报修及日常的保养 6.完成主管交代的其他工作事项
办公室文员，是公司的基层职员，介于员工与职员之间。在不同的公司，文员所做的工作有所不同。一般从事文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及接待客人、清洁卫生、购买办公用品等办公室日常事务工作。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。主要分行政文员、文案文员、档案文员。行政文员主要负责办公室日常事务;文案文员主要负现起草文件合同等文件;档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室文员的职责，主要包括会议、文书、印信、档案、接待、宣传、文件报纸收发，具体负责：
1、接听、转接电话;接待来访人员。
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3、负责总经理办公室的清洁卫生。
4、做好会议纪要。
5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6、负责传真件的收发工作。
7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8、做好公司宣传专栏的组稿。
9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13、社会保险的投保、申领。
14、统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16、接受其他临时工作。 办公室文员的职业要求
1、首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西，另外还有能领会领导的意图(可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难)。
2、工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。
3、如果是领导的跟班秘书，你还的要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也有很好的帮助的。
4、文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重
要的是文员要懂想与想，知道什么事情该做，什么不该做。
5、文员的计算机水平，一般只要会操作常用办公软件就可以了。
办公室文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率有一定的要求。而且不同的公司，对办公室文员的基本素质和技能会有具体的要求。一般要求应能独立操作计算机，熟练操作办公自动化软件及邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。一些大的公司对普通话、英语阅读和写作能力也有所要求。一些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力，因此文员有可能踏入管理阶层。
办公室文员工作职责：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.行政文员工作职责规范
行政部属于服务保障部，是为公司包括其它部门服务的，协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出需求申请，待综合管理部审批后，再向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须在“记录本”上签字，填清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到综合管理部填写移交清单并签字。
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部写明需求后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信
件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。 向客户寄送发票、公司活动相关函件时，发件人填写好单据，由行政文员执行寄送。
2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据
数量、金额，便于财务结算。
3、员工只能利用公司机器打印或传真的与工作相关的文件(如：课程邀请函、报名表、通知书、工作总结、PDP问卷、部门经理批准可打印的工作培训资料及个人客户资料)，未经同意，不得私自打印或向外传真个人简历资料、公司客户资料，行政文员有权监管教育。
三、执行印制名片的联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、需做名片的员工，先填写《名片印制申请单》，申请单待部门经理审批后，再交予行政文员负责办理，行政文员需与申请者认真核实资料的准确性，双方签字确认后，方可印制。
3、名片印制前，行政文员需与承印方校稿，确认名片版式、姓名、职务、部门、联系方法等内容无误，并保留‘确认证据’，如QQ聊天及E-MAIL记录等。自校稿无误之日起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。
4、如果印好的名片与申请需求出现错误，因申请者个人写错资料，责任由申请者承担;因行政文员未仔细核实，由行政文员承担责任;因承印方疏漏出错，责任由承印方承担，行政文员可拒收名片，要求承印方无条件重新印制。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号(如：SZYJ0001—物品名称及型号—置放地与负责人、SZYJ0002—物品名称及型号—置放地与负责人„„)、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体使用员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，并发送给公司综合管理部主管。
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
五、执行书籍、文件、资料的规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。
2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
3、根据《图书借阅管理说明》，员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。
六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办
1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。(每年各行政办事处提供的具体申办材料会有不同，行政文员到相关政府部门网站查询具体办理流程、资料。)
2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站，了解当办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。
3、经公司考核通过的正式职员，综合管理部告知行政文员可帮其办理社保卡时，行政文员通知其本人先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单”后，行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。
七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。
2、公司高层管理人员要求订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，并提前了解公司内部的结算方式(代订、自订、公司订)。如无特殊要求，行政文员应本着经济实惠、高性价比选择会议室、房间等。并提供2——3套方案供上司选择确定。
3、公司高管或员工因公需要订餐、订会议厅、订票、订房时，需求者完整填写《代预订申请单》后，由部门主管签字审批，再交由行政文员执行办理、反馈、完成。附：代订送工作需一定的提前量(订票一般提前2～3天知会行政文员，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天)。
八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
1、负责公司来访客户的接待与服务。有客户来访，应主动、热情、大方、微笑服务，要马上起来接待表示欢迎，简单明了问清事由，同时引导客户到会议室入座，并端上茶水，再告知相关同事前来会客。
2、公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，在课程活动前，提前1~2天，负责做好宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。
3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。
九、协助招聘、负责员工入职、劳动合同、离职手续的办理
1、协助招聘，电话通知符合要求的人员，安排时间前来面试。新员工入职时，需填写《新员工入职登记表》、并提交身份证复印件、学历证复印件、标准半身照片1张到综合管理部。
2、新员工入职时，行政文员需对其进行公司规章制度的培训，主讲《员工手册》，并让其签字确认。试用期过后，凭部门经理签核的《员工转正申请单》，经综合管理部同意，与其签订《劳动合同》。
3、离职员工需填写《离职申请单》，与部门经理的进行交接，交还所领办公用品、钥匙、书籍、资料。经部门经理签字确认审批，行政文员进行核实后，再交综合管理部主管确认。
十、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。
1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。
2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。
3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。
新纪元小学办公室文员岗位职责
1、每天上网察看白云区教育信息网，收发公文、信函等;负责办理公文的登记编号、签发、分送工作。催办上级和学校限期办理的事项。
2、负责学校大事记和有关信息资料的采集整理工作。
3、协助教导处工作，在教导主任的领导下管理学籍。
4、统计每月考勤并交负责考勤的行政。
5、负责学各种文稿的打印、发送，负责上级文件材料的领取。
6、协助受理投诉和来访接待记录，然后传达给相应行政干部处理。
7、负责通知下发工作，做好上传下达工作。
8、负责会议室的环境卫生工作和接待工作。
9、根据学校主要领导安排和要求，负责材料打印装订工作。
10、协助行政值日组织放学工作。
11、担任相应的教学任务。
12、完成领导交办的其它工作。
白云区新纪元小学 2015年8月30日
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