档案管理论文

下面小编整理了一些《档案管理论文(精选5篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！摘要：随着我国社会紧急的快速发展，教育体制也在不断的进行着改革。当前随着社会对于人才的需求不断增加，扩大了各个高校的教学规模，高校的档案管理建设与此同时受到了广泛的关注。随着互联网的快速发展，计算机技术已经相对成熟，高校的档案管理应当紧跟着时代发展，进行档案数字化的发展与创新，高校档案管理应当事先现代化、数字化。

第一篇：档案管理论文

高校档案管理中电子档案管理策略研究

摘 要：档案管理工作是高校行政管理工作中的重要组成部分，直接影响到高校行政管理的效率和科学性，继而影响到高校的可持续发展。随着大数据时代的来临，数据资料成为高校竞争发展的核心所在，如何优化应用高校档案资料，实现高校档案的信息化、数据化发展成为高校档案管理中的重要课题。对此高校档案管理工作导入了电子档案管理策略，提高了高校档案管理的现代化、效率化。但是同时在高校电子档案管理的过程中，仍旧存在大量的制约因素，直接影响着整个高校档案管理应用的效率。基于此必须要对新形势下的高校档案管理、电子档案管理的现状展开分析，从而提出如何做好高校电子档案管理工作，更好地发挥高校档案管理工作的积极作用。

关键词：高校档案管理;电子档案管理;现状;策略

众所周知高校档案管理是学校管理的重要组成部分，是高校管理水平的直接表现，更是高校实现转型升级发展的基础资料。随着信息时代的到来，高校必须能够明确自身发展的优缺点，展开对市场趋势的把握，才能够更好地组织展开各种专业学科，提高本校毕业生的就业率，提高本校毕业生对于社会建设发展的创新创造力和贡献率。由此可知，必须要做好高校档案管理工作，为高校的发展奠定好良好的基础。与此同时随着信息技术的快速发展，当前高校的个别档案管理走向了科技化、信息化管理的道路，这就是高校的电子档案，这些电子档案在提高高校行政管理水平的同时还为高校档案管理的整体性带来了一定的挑战。如何更好地迎接挑战，把握机遇是本文探讨分析的重点。

一、高校档案管理中电子档案管理的特点

1.高校电子档案管理的内涵

高校电子档案管理主要是指高校档案管理工作中，借助电子计算机及网络进行档案管理，通过一些光盘、硬盘等载体，完成对档案数据的整理、储存，通过网络技术进行数据文件的传输和共享。可以说在高校档案管理中电子档案管理的出现是有一定的必要性。

2.高校电子档案管理的必要性和特点

(1)高校电子档案管理的必要性。随着大数据时代的到来，高校行政管理中也必须要依赖于对海量数据的挖掘，如此才能够更好地制定高校的战略经营目标，制定高校的专业课程，做好高校的教学活动、行政活动的合理安排。这就需要高校能够展开对自我档案的整理和应用。而电子档案管理工作正是能够高效、快捷的展开档案整理，在最快的时间内完成对档案资料的收集、汇总、浏览、整理和存储共享等环节工作，大大提高了档案的管理，更好地发挥档案在高校管理中的积极作用。

(2)高校电子档案管理的特点。传统的高校档案管理主要是以纸质版档案管理为主，其重点在于对数据的收集管理，缺少对数据的信息化应用。这种情况导致高校档案管理重整理轻应用，大大忽略了档案的实践指导作用。至此可以说高校档案管理工作只完成了一半。而电子档案管理则能够在潜移默化中为高校的经营管理提供数据参考，有效地指导高校做好新学期的学科安排、课程指导工作。与此同时电子档案管理具有海量的储存空间，其信息管理具有稳定性，能够将高校管理全体的数据资料都纳入到管理范畴内，储存更多的数据信息。

可以说在高校档案管理工作中电子档案的发展和应用具有必要性和可行性，要求高校档案管理工作能够给予电子档案的管理发展一定的资源支持。

二、高校档案管理中电子档案管理的现状

1.高校档案管理中电子档案管理的不足

虽说电子档案管理对于高校档案管理具有积极作用，但是并不代表高校电子档案管理工作都是科学有效的，目前电子档案管理因为自身特征的影响，其存在也为高校档案管理应用带来制约。第一，电子档案管理完全依赖于科学技术。同传统的档案管理相比，电子档案管理不仅仅要依赖档案管理人员对所涉及到的档案进行归纳整理，还要求将这些档案通过电子设备、电子系统进行储存应用。在实际的管理中，往往会因为计算机硬件和档案管理系统不兼容的情况，导致所储存的档案信息无法有效地保存，或是在操作过程中因为技术问题，使得档案信息的完整性和永久性受到影响;第二，电子档案管理工作存在多重手段储存的特点，同时电子档案具有的电子信息特点，在管理过程中即便是受到修改都无从发现。因此容易影响到档案的真实性。

2.高校档案管理中电子档案管理的重难点

在高校档案管理中电子档案管理不论是管理程序、管理形式还是管理内容都实现了转变，这些转变也正是展开电子档案管理的关键所在。第一，电子档案管理的程序实现了转变。传统高校档案管理的主要对象是纸质材料，以学生档案为例，主要是一年一度对于档案资料进行收集整合、文件立卷和归档管理。在电子档案管理中，可以实现对数据的实时化修改、补充管理，可以说将原本集中繁重的档案管理工作实现了时空上的划分，让档案管理随时随地发生，提高了档案管理的全过程性。第二，电子档案管理的形式内容发生了转变。电子档案管理主要是通过设置数学程序的方式，对于檔案内容进行分类、整合、汇总统计，提高了分类的实效性的同时降低了分类的柔性化。同时在传统的档案管理中会实现一些原始档案的管理，这些信息资料具有一定的法律效应。但是在电子档案管理中，会将这些数据实现二次的管理，缺少对于原始凭证的管控，从而使得电子档案仅仅能够作为一个参考，其真实性有待考究。

因此，要能够正确地做好电子档案管理的优化控制，采取措施有效规避电子档案管理所面临的不足。

三、高校档案管理中电子档案管理的策略

1.做好高校电子档案的原始性保护

在高校电子档案管理中，一些原始资料也同样是可以实现电子化管理的，而这需要建立起电子档案原始资料管理制度，才能够确保电子档案管理对一些原始资料的复制、扫描管理。如将一些原始的设计图等，通过pdf扫描的方式，将其归纳到电子原始档案中，设置该文档为只读文件，确保电子档案信息的原始性和可靠性;第二，要能够做好电子档案管理系统的优化升级，如此才能够确保档案管理的安全性。如在电子档案管理系统中，设置档案的访问权限，只有档案管理人员有资格对档案数据进行更改，所提出的更改要经过上级管理人员的允许，同时会在系统中留下更改的痕迹，由此实现电子档案管理的专人负责管理。

2.做好高校电子档案管理相关设备的维护

对于电子档案管理工作中所面临的制约因素就是电子档案对于科学技术的依赖性。若是出现计算机系统落后，在电子档案数据更新中将无法对一些较大内存的图片进行储存管理。如此会导致电子档案管理资料的不全面。因此，必须能够做好对高校电子档案管理设备的维护管理。第一，要求能够为高校电子档案管理工作配备最新的计算机设备，并且配备完整的储存设备，让计算机能够储存更多格式、内容、大小的档案数据，如扫描机，能对文件、图片进行扫描电子管理，并且;第二，要定期展开对储存设备的维护管理。如升级电子档案管理计算机的安全防护墙，避免黑客等不法分子侵入到档案系统中进行档案数据的更改，同时展开对电子设备的安全检测，避免因为计算机死机等问题带来储存在电脑中的档案数据的丢失等。

3.做好高校电子档案管理员的技术指导工作

在高校档案管理中，不同的高校所展开的档案分类管理的重点是不同的，因此要有一支专业电子档案管理队伍，根据学校的行政管理目标做好各项档案数据的收集、汇总和储存共享管理。当前要加强对高校电子档案管理员的专业化培训，第一，要提升电子档案管理员的网络相关技术，如要求档案管理人员在具有档案学相关知识的同时拥有计算机相关知识，能够定时定期展开对电子档案管理系统的优化升级，做好电子档案管理系统的安全控制;第二，要求能够展开档案管理人员的职业道德培训，使其能够将档案管理的保密性、科学性、创新性当作是职业根本素质之一，如此才能够在电子档案管理工作中杜绝出现内部人员操作不当产生档案数据泄漏的问题，或是发生档案原始数据的更改等不良形象的出现。

四、结语

综上所述，随着时代的变迁，高校档案管理工作中电子档案的出现和应用是时代趋势，更是高校档案管理创新的重要方向。电子档案的出现使得高校档案管理的效率更高，使得高校档案管理摆脱一些客观环境因素的影响。但是同时高校电子档案管理也存在着一定的不足，如完全依赖于计算机系统，需要不断更新档案操作系统，还要避免出现数据泄密安全问题。可以说电子档案的出现使得高校档案管理工作的流程、管理方式和内容产生变化，因此，做好高校档案管理中的电子档案管理必须拥有整体性的原则，确保能够实现纸质档案、电子档案两者的协同发展，还要能够做好高校电子档案管理的设备管理，提高电子档案信息的安全性，更重要的是要拥有一支专业的电子档案管理队伍，确保电子档案管理人员能够熟练的操作电子档案系统，实现对整个高校电子档案管理的现代化建设和应用。

参考文献：

[1]吴 玲.地方高校档案信息化管理模式研究[J].中国集体经济，2019(03)：53-54+146.

[2]马 玲.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨[J].管理观察，2018，38(12)：123-124.

[3]覃正纳，刘迎春.高校声像电子档案的应用管理研究[J].现代经济信息，2018(02)：378-379.

[4]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2018，21(02)：133-134.

[5]林 敏.现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略[J].科教导刊(下旬)，2017(03)：11-12.

作者簡介：郭倩(1984-)，女，籍贯：甘肃，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。

作者：郭倩

第二篇：档案管理中电子档案管理建议

摘要：在现阶段的电子档案管理中，由于一些现实问题的存在，使电子档案管理工作的质量和效率难以提升，给档案管理工作的科学化发展带来了严重的不利影响。本文对档案管理中电子档案管理的意义进行分析，提出现阶段电子档案管理存在的问题，并提出优化建议。

关键词：档案管理;电子档案管理;建议

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解：首先要实现档案信息的数字化和网络化;其次，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;再次，要实现档案信息高度共享;第四，要引发档案管理模式的变革。

档案信息化管理的必要性主要表现在：由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

一、电子档案管理的意义和发展现状

档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。

二、电子档案管理中存在的问题

虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：

(一)电子档案管理人员的综合能力有待强化。电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。

(二)电子档案管理设备有待更新。电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。

(三)电子档案管理中大数据平台建设不足。电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。

三、电子档案管理工作的优化建议

针对现阶段电子档案管理中存在的上述问题，笔者立足在电子档案管理工作优化的基础上，对现阶段行业的电子档案管理工作提出了如下建议，以推动我国档案管理工作现代化发展与进步，提升档案管理工作的效率和质量。

(一)落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力。管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。

(二)更新电子设备，保证硬件系统的质量。在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保證电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。

四、结束语

在数字信息技术高度发展的时代背景下，电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径，在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，强化管理人员的综合能力，为电子档案管理工作的高效开展提供保障，推动档案管理工作的开展。

参考文献

[1]李昊城.淺析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23(16)：10-11.

[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017(24)：125.

[3]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018(5)：72-73.

云南省文山市公共资源交易中心

作者：周贤云

第三篇：高校档案管理数字化及档案管理创新

摘要：随着我国社会紧急的快速发展，教育体制也在不断的进行着改革。当前随着社会对于人才的需求不断增加，扩大了各个高校的教学规模，高校的档案管理建设与此同时受到了广泛的关注。随着互联网的快速发展，计算机技术已经相对成熟，高校的档案管理应当紧跟着时代发展，进行档案数字化的发展与创新，高校档案管理应当事先现代化、数字化。对高校档案管理的现代化建设的必要性进行了相应的分析，并结合当下高校档案管理出现的问题提出了合理的解决意见。

关键词：高校档案 档案管理数字化 档案管理创新

以往的高校档案管理是管理人员用纸质的形式进行信息内容的记录，这样的方式浪费了资源和空间，而且在后期查找档案的过程中也会有很大的不便，浪费大量的时间。并且传统的档案管理之中，档案的信息只能够被查询并且有很大的局限性，不能将档案信息发挥出更大的用途，严重的阻碍了高校的发展脚步，也制约了学生的成长脚步。如果档案管理数字化，有效的整合各类资源，让档案信息能够发挥出自身更大的价值，实现学校教师和学生的利益最大化，为师生的工作学习提供更好的服务与强有力的保障。

1.档案管理数字化对于高校的重要性

1.1高校档案发展以成为主要趋势

为了高校的整合各类资源，让档案信息更好的服务学校师生，发挥出其自身更大的作用与价值，就必须建设档案管理信息化的平台，建设完善的档案管理数字化平台不仅可以方便学校部门之间的文件传输、活动安排等，学校的学生也可以通过数字信息化的平台进行资料的查阅以及申请报告。不仅如此，档案管理数字化的平台的完善，还可以使学校通过线上平台对学生的生活与学习进行管控，在了解学生的学习生活状况后能够对学生的综合品质进行准确合理的评价。

1.2高校档案数字化发展要求

随着互联网技术的快速发展，高校档案管理也做出创新与改革，在学校师生对档案资料使用要求的提高，档案管理数字化发展也越来越多样化。近些年我国教育体制的改革，高校的招生人数得到了大幅度的提高，校内学生数量的增加对档案管理也提出了更高的要求。为了能够有效的提高学生的教学感受，学校需要通过计算机技术将档案管理工作数字信息化发展，对教学资料进行有效的整合，以此来更好的满足高校在快速发展过程中对档案管理数字化的要求。

1.3档案管理数字化主要形式

为了对学校档案进行高校快捷的管理，高校档案部门根据自身的实际需求，应用先机算计技术对档案进行数字化管理。档案数字化管理相比于传统的档案管理更加的方便快捷，学校的师生可以在线上浏览资料进行学习交流。高校档案管理数字化的主要形式，就是利用计算机技术，让每一位需要查阅档案信息的师生可以不受时间、空间的限制，随时随地的就可以对需要的档案进行查阅，使得学校师生和其他工作人员更加方便快捷的查阅资料，进而保证老师和学生的工作学习的高效性。

1.4档案管理创新策略

我们处于信息化的时代，对于高校档案管理不能仅仅局限于传统的模式，需要对档案管理的工作进行必要的创新，才能够满足现如今人们对档案资料的要求。在建设档案信息化的同时更要对管理进行创新，需要建设高校档案管理信息化的管理系统。全新的工作平台系统，不仅能处理繁琐的流程还能够方便信息的传递。

2.提高高校档案管理数字化策略

2.1建立完善的工作制度

在完成高校档案数字化建设的工作之后，日常的档案管理工作会发生很大的变化，学校需要对档案管理人员的管理理念进行更新，从而使得管理人员适应档案管理工作的数字化发展。全新的工作流程会给高校档案管理工作带来一系列的问题，这将会给高校的管理工作带来困难，所以高校的领导需要清楚地认识到这一问题，并且结合自身的实际情况对问题作出合理的解决。这其中，监理完善的工作制度是极其必要的，以此来保证档案管理工作能够切实的落实到位，提高档案管理人员的综合素质。

2.2重视档案安全管理

高校的档案信息涉及到学校师生的个人信息安全以及国家机密，同时也是比较重要的社会资源，由此可见档案资料的安全保护是不容忽视。如果学校档案信息一旦发生泄露，那么造成的影响是非常大的而且不可挽回。为了防止档案资料的外泄被被不法分子利用，学校应该加大对数字化档案系统的维护，在自身档案系统经验不足的情况下可以选择与外界科技安全公司合作，以此来保障学校数字化档案系统的安全。

2.3更新档案数字化设备

为了实现高校档案管理工作多样化，有效保障档案管理工作有序的进行，学校应该更新档案管理室的管理设备，引进先进的档案数字化管理设备。在更新数字化设备后，对档案管理工作人员进行设备使用的培训工作，不仅能够使档案管理工作人员认识到自身的不足之处，更能有效的延长设备的使用年限。就目前来看，高校档案管理信息化还处于初级阶段，还不能够适应高校发展的需求，档案管理的信息化是未来高校发展不可缺少的重要环节。

2.4提高档案管理人员综合素质

在高校档案数字化发展的过程中，提高档案管理人员的综合素质是十分必要的。在思想上提高档案管理工作人员对于档案管理工作的重视程度，在日常工作中应有足够的工作积极性。同时还应提高档案管理人员的业务水平，能够熟练的使用计算机技术进行档案管理，清楚的了解档案管理数字化的新思维。

结语

為了提高在校师生和其他校内工作人员对于档案资料的浏览查阅，是学生和教师有一个相对舒适的学习以及工作环境，学校必须重视档案管理数字化的建设。实现高校档案管理自动化，增加档案管理数字化建设管理过程中的资金投入。在采购引进先进管理设备的同时还应该加强管理人员的综合素质，提高档案管理人员的管理理念，这样才能更好的促进档案管理信息化建设更好的发展。

参考文献

[1]牛妍懿， 温明明， and 郭久智. "关于高校档案管理数字化建设的思考." 海峡科技与产业 6（2020）：3.

[2][1]许萍，黄晓红. "数字化建设对高校档案管理体制的影响及对策." 传媒论坛 3.23（2020）：2.

[3]刘艳等. "高校数字档案资源建设理念与机制创新研究——以黑龙江中医药大学档案馆为例." 黑龙江档案 1（2020）：3.

[4]刘一宁， and 韩清艳. "数字时代高校档案工作者数字化素养提升策略研究." 山西档案 5（2020）：5.

[5]吴佳怡， and 李芳丽. "从数字化到数据化的变革之路——大数据背景下档案管理工作创新路径研究." 湖南科技学院学报 42.2（2021）：3.

作者简介：陆宏花（1990-），女，广西武宣人，壮族，本科学士，研究方向：高校档案系列方向

作者：陆宏花

第四篇：更新档案管理理念实现档案管理科学化

随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

一、人事档案现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好檔案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

7.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

(作者单位：山东省菏泽市巨野县人力资源和社会保障局)

作者：张永梅

第五篇：更新档案管理理念 实现档案管理科学化

摘 要：作为我国档案事业一项最基本的组成内容,提高档案管理科学化水平将是新形势下档案管理工作的重要研究课题,对于推动我国档案管理的制度化、规范化和标准化具有十分重要的意义。本文就对如何更新档案管理理念，实现档案管理科学化具体实施路径进行了研究，从而为最大程度地实现档案管理的科学化，有力促进队伍整体素质的提高都具有参考意义。

关键词：档案;管理;理念

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时代写历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

(一)抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时,由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

(二)加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

(三)加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

(一)加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

(二)归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

(三)档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆(室)只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

(一)檔案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段,并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

(二)加强创新探索，提升档案管理成效。近年来,我国经济社会快速发展,档案管理工作也有了很大的进步。因此，我们要加强档案管理的创新和探索，有针对性地为特殊利用者提供特殊服务，有效利用更多更有价值档案信息资源为社会发展提供高质量、高水平的服务，实现档案工作规范化，科学化、现代化。同时，建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，保障日常监管工作中随时查阅档案资料的需要。加大对档案的开发利用力度，加强探索创新，充分利用档案资料掌握了解各类管理办法，保障综合目标考核扎实有序实施。积极探索研究电子档案整理、归档、保存和利用的方式方法，不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念。建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，提高档案管理信息化水平。

(三)提高企业档案管理人员的创新能力。档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。因此，在档案信息网络日益普及的今天，必须大力提高档案管理专业人员的素质，要求企业的档案工作人员必须与时俱进，要具备较高的政治思想品质，强烈的事业心和责任感，勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想，又要有较强的管理能力和较高的工作意识。档案工作者要建立终身学习制度。档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断提高开拓创新的能力，使档案工作能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性，不断扩展自己的知识，提高学历层次，适应网络化发展要求，才能适应社会发展的客观需要。因此，要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养，提高档案人员素质，尽快建设一支高素质、经验丰富、应变能力强和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。

(四)要以科学的理念引导。科学的理念、思想观念是行动的指南、行为的先导。工作先进不先进、高效不高效，根子往往在理念、在思想。理念、思想的方向性、导向性很强。档案工作思想正确，理念科学，才会具有科学作为的自觉性。因此，研究好档案这门科学，干好档案这项事业，必须不断解放思想，不断丰富知识，坚持与时俱进，更新理念和思想观念，牢固确立科学的理念和正确的思想观念。要自觉坚持以人为本并使之具体化。以人为本，要注重以服务对象为本。

(五)创新抓与抓创新结合。“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作进步的“灵魂”和发展的“不竭动力”。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，档案工作面临的形势任务不断变化，档案工作自身也在不断发展变化。档案工作者要有创新的精神状态、创新的思想观念、创新的党性觉悟以及创新的能力，注重工作研究，认真总结经验，不断升华理论。为用户提供更好的服务。因此，我们要与时俱进，不断研究新形势、新问题，新任务、新情况、不断总结新路子、新方法，新方式、尤其要认真研究探讨档案工作的基本格局、基本规律、基本趋势、基本职能、基本方法、基本任务、基本范围、基本对象、基本机制等，力求在理論上不断有所创新，实践上不断有新的突破。

四、结语

档案是全部活动的真实记录，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是企业管理工作的重要环节，对企业效益产生重要影响，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，更是企业提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

作者：张宁