外贸英语口语：外贸业务员必备的50句口语
1 Do I have to make a reconfirmation? 我还要再确认吗?
2 Is there any earlier one?还有更早一点的吗?
3 Could you tell me my reservation number, please?请你告诉我我的预订号码好吗?
4 Can I get a seat for todays 7:00 a.m. train?我可以买到今天上午7点的火车座位吗?
5 Could you change my flight date from London to Tokyo?请你更改一下从伦敦到东京的班机日期好吗?
6 Is there any discount for the USA Railpass?火车通行证有折扣吗?
7 May I reconfirm my flight?我可以确认我的班机吗?
8 Are they all non-reserved seats?他们全部不预订的吗?
9 Do I have to reserve a seat?我一定要预订座位吗?
10 May I see a timetable?我可以看时刻表吗?
11 How long will I have to wait? 我要等多久呢?
12 Which would you prefer, a smo** seat or a non-smo** seat?你喜欢哪种，吸烟座还是禁烟座呢?
13 Do you have any other flights?
14 When would you like to leave?
15 Can I reconfirm by phone?我能电话确认吗?
16 Where can I make a reservation?我到哪里可以预订?
17 Do I need a reservation for the dining car?我需要预订餐车吗?
18 How many more minutes will it take for the train to arrive?火车还要多少分钟就要到达呢?
19 Is this a daily flight?这是每日航班吗?
20 Excuse me. May I get by?对不起，我可以上车吗?
21 How much does it cost to go there by ship?坐船到那里要花多少钱?
22 Can I cancel this ticket? 我可以取消这票吗?
23 Check it to my final destination.把它托运到我的目的地。
24 Please come to the airport by eight thirty at the latest.最迟要在8点30分到达机场。
25 Take your baggage to the baggage section.把你的行李拿到行李房去。
26 Please open your baggage.请把你行李打开。
27 Please fill in this disembarkation card.请你填写这张入境卡。
28 Let me see your passport, please.
29 I have come to make sure that your stay in Beijing is a pleasant one.我特地为你们安排使你们在北京的逗留愉快。
30 Youre going out of your way for us, I believe.我相信这是对我们的特殊照顾了。
31 Its just the matter of the schedule, that is, if it is convenient of you right now.如果你们感到方便的话，我想现在讨论一下日程安排的问题。
32 I think we can draw up a tentative plan now.我认为现在可以先草拟一具临时方案。
33 If he wants to make any changes, minor alternations can be made then.如果他有什么意见，我们还可以对计划稍加修改。
34 Is there any way of ensuring well have enough time for our talks?我们是否能保证有充足的时间来谈判?
35 So our evenings will be quite full then?那幺我们的活动在晚上也安排满了吗?
36 Well leave some evenings free, that is, if it is all right with you.如果你们愿意，我们想留几晚供你们自由支配。
37 Wed have to compare notes on what weve discussed during the day.我们想用点时间来研究讨论一下白天谈判的情况。
38 Thatll put us both in the picture.这样双方都能了解全面的情况。
39 Then wed have some idea of what youll be needing.那我们会心中有数，知道你们需要什么了。
40 I cant say for certain off-hand.我还不能马上说定。
41 Better have something we can get our hands on rather than just spend all our time tal**.有些实际材料拿到手总比坐着闲聊强。
42 Itll be easier for us to get down to facts then.这样就容易进行实质性的谈判了。
43 But wouldnt you like to spend an extra day or two here?你们不愿意在北京多待一天吗?
44 Im afraid that wont be possible, much as wed like to.
尽管我们很想这样做，但恐怕不行了。
45 Weve got to report back to the head office.我们还要回去向总部汇报情况呢。
46 Thank you for you cooperation.
47 Weve arranged our schedule without any trouble.我们已经很顺利地把活动日程安排
好了。
48 Here is a copy of itinerary we have worked out for you and your friends. Would you please have a look at it?这是我们为你和你的朋友拟定的活动日程安排。请过目一下，好吗?
49 If you have any questions on the details，feel free to ask.如果对某些细节有意见的话，请提出来。
50 I can see you have put a lot of time into it.我相信你在制定这个计划上一定花了不少精力吧。
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外贸 业务员接待客户的必备口语:
1 Do I have to make a reconfirmation? 我还要再确认吗?
2 Is there any earlier one?还有更早一点的吗?
3 Could you tell me my reservation number, please?请你告诉我我的预订号码好吗?
4 Can I get a seat for todays 7:00 a.m. train?
我可以买到今天上午7点的火车座位吗?
5 Could you change my flight date from London to Tokyo?
请你更改一下从伦敦到东京的班机日期好吗?
6 Is there any discount for the USA Railpass?
火车通行证有折扣吗?
7 May I reconfirm my flight?
我可以确认我的班机吗?
8 Are they all non-reserved seats?
他们全部不预订的吗?
9 Do I have to reserve a seat?
我一定要预订座位吗?
10 May I see a timetable?我可以看时刻表吗?
11 How long will I have to wait? 我要等多久呢?
12 Which would you prefer, a smoking seat or a non-smoking seat?
你喜欢哪种，吸烟座还是禁烟座呢?
13 Can I reconfirm by phone?我能电话确认吗?
14 Where can I make a reservation?
我到哪里可以预订?
15 Do I need a reservation for the dining car?
我需要预订餐车吗?
16 How many more minutes will it take for the train to arrive?火车还要多少分钟就要到达呢?
17 Is this a daily flight?这是每日航班吗?
18 Excuse me. May I get by?
对不起，我可以上车吗?
19 How much does it cost to go there by ship?
坐船到那里要花多少钱?
20 Can I cancel this ticket? 我可以取消这票吗?
21 Check it to my final destination
把它托运到我的目的地。
22 Please come to the airport by eight thirty at the latest.最迟要在8点30分到达机场。
23Take your baggage to the baggage section.
把你的行李拿到行李房去。
24 Please open your baggage.请把你行李打开。
25 Please fill in this disembarkation card.
请你填写这张入境卡。
26 I have come to make sure that your stay in Beijing is a pleasant one.我特地为你们安排使你们在北京的逗留愉快。
27 Youre going out of your way for us, I believe.
我相信这是对我们的特殊照顾了。
28 Its just the matter of the schedule, that is, if it is convenient of you right now.
如果你们感到方便的话，我想现在讨论一下日程安排的问题。
29 I think we can draw up a tentative plan now.
我认为现在可以先草拟一具临时方案。
30 If he wants to make any changes, minor alternations can be made then.如果他有什么意见，我们还可以对计划稍加修改。
31 Is there any way of ensuring well have enough time for our talks?我们是否能保证有充足的时间来谈判?
32 So our evenings will be quite full then?
那幺我们的活动在晚上也安排满了吗?
33 Well leave some evenings free, that is, if it is all right with you.
如果你们愿意，我们想留几晚供你们自由支配。
34 Wed have to compare notes on what weve discussed during the day.我们想用点时间来研究讨论一下白天谈判的情况。
35 Thatll put us both in the picture.
这样双方都能了解全面的情况。
36Then wed have some idea of what youll be needing.那我们会心中有数，知道你们需要什么了。
37 I can’t say for certain off-hand.
我还不能马上说定。
38 Better have something we can get our hands on rather than just spend all our time talking.
有些实际材料拿到手总比坐着闲聊强。
39 Itll be easier for us to get down to facts then.
这样就容易进行实质性的谈判了。
40 But wouldnt you like to spend an extra day or two here?你们不愿意在北京多待一天吗?
41 Im afraid that wont be possible, much as wed like to. 尽管我们很想这样做，但恐怕不行了。
42Weve got to report back to the head office.
我们还要回去向总部汇报情况呢。
43Weve arranged our schedule without any trouble.我们已经很顺利地把活动日程安排好了。
44Here is a copy of itinerary we have worked out for you and your friends. Woul
d you please have a look at it?
这是我们为你和你的朋友拟定的活动日程安排。请过目一下，好吗?
45 If you have any questions on the details， feel free to ask.如果对某些细节有意见的话，请提出来。
46 I can see you have put a lot of time into it.
我相信你在制定这个计划上一定花了不少精力吧。
47 We really wish youll have a pleasant stay here.我们真诚地希望你们在这里过得愉快。
48 Ive been looking forward to visiting your factory.我一直都盼望着参观贵厂。
49 Maybe we could start with the Designing Department. 也许我们可以先参观一下设计部门。
50 These drawings on the wall are process sheets.墙上的图表是工艺流程表。51 They describe how each process goes on to the next.表述着每道工艺间的衔接情况。
52 We are running on two shifts.
我们实行的工作是两班倒。
53 Almost every process is computerized.
几乎每一道工艺都是由电脑控制的。
54 The efficiency is greatly raised, and the intensity of labor is decreased.工作效率大大地提高了，而劳动强度却降低了。
55 All products have to go through five checks in the whole process.
所有产品在整个生产过程中得通过五道质检关。
56 We believe that the quality is the soul of an enterprise.我们认为质量是一个企业的灵魂。
57 Therefore, we always put quality as the first consideration.因而，我们总是把质量放在第一位。
58 I hope my visit does not cause you too much trouble.我希望这次参观没给你们增添太多的麻烦。
59 Do we have to wear the helmets?
我们得戴上防护帽吗?
60Is the production line fully automatic?
生产线是全自动的吗?
61 What kind of quality control do you have?
你们用什么办法来控制质量呢?
62 All products have to pass strict inspection before they go out.
所有产品出厂前必须要经过严格检查。
63 Im impressed by your approach to business.
你们经营业务的方法给我留下了很深的印象。
64 The product gives you an edge over your competitors, I guess.
我认为你们的产品可以使你们胜过竞争对手。
65 No one can match us so far as quality is concerned.
就质量而言，没有任何厂家能和我们相比。
66 I think we may be able to work together in the future.我想也许将来我们可以合
作。
67 We are thinking of expanding into the Chinese market.我们想把生意扩大到中国市场。
68The purpose of my coming here is to inquire about possibilities of establishing trade relations with your company.
我此行的目的正是想探询与贵公司建立贸易关系的可能性。
69 We would be glad to start business with you.
我们很高兴能与贵公司建立贸易往来
70 Id appreciate your kind consideration in the coming negotiation.洽谈中请你们多加关照。
71 We are happy to be of help.我们很乐意帮忙。
72 I can assure you of our close cooperation.
我保证通力合作。
73 Would it be possible for me to have a closer look at your samples?可以让我参观一下你们的产品陈列室吗?
74 It will take me several hours if I really look at everything.如果全部参观的话，那需要好几个小时。
75You may be interested in only some of the items.你也许对某些产品感兴趣。76 I can just have a glance at the rest.
剩下的部分我粗略地看一下就可以了
77Theyve met with great favor home and abroad.这些产品在国内外很受欢迎。78 All these articles are best selling lines.
所有这些产品都是我们的畅销货。
79Your desire coincides with ours.
我们双方的愿望都是一致的。
80 No wonder youre so experienced.
怪不得你这幺有经验。
81 Textile business has become more and more difficult since the competition grew.
随着竞争的加剧，纺织品贸易越来越难做了。
82Could I have your latest catalogues or something that tells me about your company?
可以给我一些贵公司最近的商品价格目录表或者一些有关说明资料吗?
83 At what time can we work out a deal?
我们什幺时候洽谈生意?
84 I hope to conclude some business with you.
我希望能与贵公司建立贸易关系。
85 We also hope to expand our business with you.我们也希望与贵公司扩大贸易往来。
86 This is our common desire.
这是我们的共同愿望。
87 I think you probably know China has adopted a flexible policy in her foreign trade.
我想你也许已经了解到中国在对 外贸 易中采取了灵活的政策。
88 Ive read about it, but Id like to know more about it.
我已经知道了一点儿，但我还想多了解一些。
89Seeing is believing.百闻不如一见。
90 How would you like to proceed with the negotiations? 你认为该怎样来进行这次谈判呢?
久仰 I’ve heard so much about you.
好久不见了 Long time no see.
辛苦了 You’ve had a long day.You’ve had a long flight.
尊敬的朋友们 distinguished/Honorable/Respected friends
阁下(多用于称呼大使) Your Excellency
我代表广州市政府欢迎各位朋友访问北京. On behalf of the Guangzhou Municipal government, I wish to extend our warm welcome to the friends who have come to visit Beijing.
对您的大力协助，我谨代表广州市政府表示衷心的感谢。 On behalf of the Guangzhou Municipal government, I wish to express our heartfelt thanks to you for your gracious assistance.
在广州过得怎么样? How are you making out in Guangzhou?
我一定向他转达您的问候和邀请. I’ll surely remember you and your invitation to him.
欢迎美商来广州投资. American businessmen are welcome to make investment in Guangzhou.
欢迎多提宝贵意见. Your valuable advice is most welcome.
不虚此行 It’s a rewarding trip.
您的日程很紧,我们的会见是否就到此为止. As you have a tight schedule, I will not take up more of your time.
请代我问候...先生 please remember me to Mr.
感谢光临 Thank you so much for coming.
欢迎再来 Hope you’ll come again.
欢迎以后多来广州 Hope you’ll visit Guangzhou more often.
请留步,不用送了. I will see myself out, please.
多保重 Take care.
祝您一路平安. Have a nice trip.
愿为您效劳。 At your service.
为…举行宴会/宴请 host a dinner/banquet/luncheon in honor of …
欢迎宴会 welcome dinner
便宴 informal dinner
主要国家邮箱后缀
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瑞典：@caron.se
奥地利：@eunet.at
波兰：@swiszcz.com
法国：@club-internet.fr
挪威：@walla.com
埃及：@rawagegypt.com
外贸新人找客户的20个经验
刚刚进公司时，主管给我三句话: 1.你永远不知道客人在想什么(所以不要花心思去猜);2。你永远不知道自己做的对不对(所以做事情不要缩手缩脚);3。你永远不知道今天的客户，
明天会不会成为竞争对手(所以关系再好，有些事情也要保密)。
1、在工厂时，客人抱怨价格太高时，我总是说一分钱一分货，以质量好来回复。进入贸易公司后，才知道价格才是硬道理，特别是大客人，对价格的考虑绝对是高于对质量的考虑的。而且千万不要以为自己做不了的价格别人也做不了，在你这里一分钱的货，别的工厂半分钱就可以了。以电子厂为例，光是在广东东莞一个地方就有大大小小3000多家，客人的选择余地是非常大的。所以在客人威胁不降价就转单的时候，千万不要以为以他的价钱根本转不
出去。
2、如果客人说要验厂的话，你的机会就来了，千万不要嫌麻烦，只有大客户才会在下单之
前验厂的。
3、不要过分向有意愿的客户吹嘘现有的业绩。我曾经碰到有的业务，和我谈价格时，大谈他的一个大客户如何如何，说别人一个月200K的订单也是这个价格。这样的谈法，等于是
在封我的嘴，我当时就感觉他已经吃撑了，再给饭也不要了。
4、答应的事情要做到，即使完成不了也要提前告诉客人，不要拖到客人来问才说。诚信太重要了，不只是公司，个人诚信也很重要，即使单子没做成，至少保住了在客人面前的诚信，
无论是对业务，还是对自己将来的发展都大有好处。
5、报价要有技巧。关于这个问题，已经有很多帖子，但我不吐不快，因为居然有的工厂业务把价格报个天高(比其他工厂高3~4倍!!)，还好意思说自己是因为质量过硬，在我追问到底好在哪里，又说工程人员比较清楚，自己不知道!!客人都不傻，如果相同容量的
MP3，报价比SONY还高的话，又有谁会感兴趣呢?
6、接到客人讯盘时要及时回复，即使是一封大众格式的回复都会让客人知道你办事的效率及对客人的尊重。有时候等你考虑好如何回复，报价时，客人已经飞掉了。对于那些在阿里
或者环球资源上做广告，每天有大量讯盘的业务，这点尤其重要。
7、生意上的SENSE必不可少。这个东西比较难描述，简单的说是能够发现客人在考虑是否下单时，最主要的因素是什么。我曾经丢掉一个500万美金的单子，具体原因不方便说明，但是当时只要打一个电话澄清一下就OK了，我没察觉出这个电话的重要，结果单子被别人
抢了，郁闷了好一阵。
8、不要轻易的对客人说“不”。圆滑的处理是好的选择。例如，客人的目标价格实在是做不下来，可以说“我再帮您和老板争取一下”，或者推荐可以达到目标价格的产品给客人。
9、参加展会时，我最喜欢在第一天去，因为除了第一天，大多数参展的业务都没有了激情，对于客人的寻价几乎是疲于应付。那些自以为有火眼睛睛的业务则对客人区别对待。这些都是很致命的。展会就那么几天，拜托各位打足12分精神，给每一个到你展位的客人良好的
印象。
10、坐在办公室里，重复着千篇一律的工作，发邮件，收邮件。。。。很多人干了几个月却没有订单，甚至一点头绪都没有。相信多数的业务员都经历过这样的情况。本人在工厂时也有过这样的迷茫，来到贸易公司，才知道，原来的客户开发很没有目的性，即，根本没抓重点客户，而是泛泛的联系，自然很难有成果。做业务，在开始向新客人发邮件前，一定要确认你的邮件对客人是有价值的。例如，如果你是做廉价小礼品的，又想开发美国市场，你就要知道目标客人是WAL-MART, DOLLAR TREE, DOLLAR GENERAL....做文具的就要知道目标客人是OFFICE MAX, OFFICE DEPOT....做家电的就要知道CIRCUITCITY, RADIO SHACK,
STAPLES....这些客人只要攻下一家，业务量就够老板笑几个月了。
11、关于报价单的问题。现在的客户大都有自己的报价单格式，方便比较，但是有工厂的业务不能理解，甚至偷懒，总是不能及时，完整，正确的填写，总觉得自己的报价单就OK了，不需要再填那么复杂的东西。但是站在客人的立场上，如果一个工厂的业务人员，连报价单
那么简单的东西都做不好，怎么会放心把订单交给你呢。
12、关于商业技巧的问题。如果大家想成为真正的业务的话，就要注意一下外贸以外的东西，我是指除了单证，报关等等只有外贸才会涉及的东西，还要多多向国内的业务员学习业务的技巧。这一点我以前也发过帖子，不过并没有得到广泛的认同，而本人在实践中深刻感受到外贸业务在如何做生意，以及商业嗅觉上比国内的业务员差的好多。大家虽然面对的市场和客人不同，但是，商业的技巧是互通的。(PS.本人的LP在世界第一大贸易公司工作，是公
认的金牌业务员之一。本人正在LP帮助下学习商业技巧)
13、关于付款方式。做外贸生意，付款风险大，所以，在考虑付款方式时，要首先注意控制风险，这个道理大家都明白，那么，如果客人的付款方式和你的风险控制发生冲突，影响成交时，该如何既拿到订单，又确保收款呢。本人只有笨办法，去找中国出口信用保险公司，
虽然手续复杂，但是一旦承保，绝对安全。
14、业务和老板的关系。我在和工厂谈判时，明显感觉到和老板谈比和业务谈有效果，因为业务永远都不知道老板的底线在哪里，这就带出一个问题，业务在准备谈判时，到底该知道多少。千万不要以为老板把BOM单丢给你，就是对你的信任了，如何把握老板的心态，也是
业务员要学习的东西，特别是在价格谈不拢时。
15、这一条要特别送给工厂的业务员。因为在我的经历中，工厂，特别是大工厂的业务，服务意识很差。我说的服务不是说客人来了端茶倒水，而是说在日常与客人交流和处理问题上，要有不光做好产品，还要做好服务的意识。例如，我要一个业务帮我处理样品的事情，他做着做着就烦了，抱怨说他的客人中我是最烦人的一个。试想，如果饭店服务员一边给人倒茶一边埋怨客人，他还能干下去吗。这里要提醒一些年轻的女业务，不要在客人面前耍小姐脾气或者撒娇，即使平时和客人关系再好也不可以，外贸生意讲究的是严谨，细致的作风，切
不可在客人面前显示出小女人的面目。
16、现在有的营销书上强调业务员在见客户时，一定要不卑不亢。但是很多业务只做到了不卑，在客户面前很酷。酷也就算了，很多问题一问三不知，连工厂的基本状况都还不了解，
而且摆出一副“你的问题真可笑”的表情。看来，做到不卑很容易，但是同时做到不亢，就
不是那么简单了。
17、在学校里，我也学过一些营销方面的课程，其中心理学的内容也有涉及，不过现在看起来，那些东西不是我辈这种没几年社会经历的人能掌握的，特别是做外贸的，本来人际关系就比较简单，想要在谈判中准确把握客人的心理基本是不可能的。所以，没有足够复杂的思想，就不要浪费时间和精力去猜测客人在想什么，更不要基于猜测做任何的判断，所有的判
断一定要有事实做基矗
18。一份客户联系名单是很重要的，最好是在自己的OUTLOOK里编一份，每隔一段时间就发一些新产品拉，报价拉之类的，虽然只是举手之劳，但是却可以让客人对你保持印象。其实，有价值的客人是有限的，在经过了前期的散网和筛选后，如何让有潜力的客人下单就变成第
一要务，而让客人保持对你的印象是成功的第一步。
19、客人也是人，也会发昏犯错，也会不礼貌，所以，对于那些不骂不足以平民愤的客人，一定要骂，而且要狠狠的骂，不过，骂完之后，一定要打电话解释，说自己太年轻，比较冲
动之类的适当安抚一下，既除了胸中闷气，又不得罪客人。
20、我在工厂做业务时，经常觉得采购和财务比客人还要难对付，很多的时间和精力都花在内耗上了。现在想起来，要得到公司内部的支持，就一定在平时就注意搞好人际关系，切忌
目空一切骄傲自大
We have the offer ready for you.
我们已经为你准备好报盘了。
I come to hear about your offer for fertilizers.
我来听听你们有关化肥的报盘。
Please make us a cable offer.
请来电报盘。
Please make an offer for the bamboo shoots of the quality as that in the last contract.请把上次合同中订的那种质量的竹笋向我们报个价。
We are in a position to offer tea from stock.
我们现在可以报茶叶现货。
We’ll try our best to get a bid from the buyers.
我们一定尽力获得买主的递价。
we’ll let you have the official offer next Monday.
下星期一就给您正式报盘。
I’m waiting for your offer.
我正等您的报价。
We can offer you a quotation based upon the international market.
我们可以按国际市场价格给您报价。
We have accepted your firm offer.
我们已收到了你们报的实盘。
we offer firm for reply 11 a.m. tomorrow.
我们报实盘，以明天上午11点答复为有效。
We’ll let you have our firm offer next Sunday.
下星期天我们就向你们发实盘。
We’re willing to make you a firm offer at this price.
我们愿意以此价格为你报实盘。
Could you offer us F.O.B. prices.
能想我们报离岸价格吗?
All your prices are on C.I.F. basis.
你们所有价格都是成本加运费保险费价格。
Can you make an offer, C & F London, at your earliest convenience?
您能尽快报一个伦敦港成本加运费价格吗?
I’d like to have your lowest quotations, C.I.F. Vancouver.
请报温哥华到岸价的最低价格。
Please make us a cable offer for 5 metric tons of walnut.
请电报5吨核桃仁的价格。
We’ll have the contract ready for signature.
我们应准备好合同待签字。
We signed a contract for product
我们签订了一份产品合同。
Mr. Zhang sings the contract on behalf of the China National Silk Import &Export Corporation.
张先生代表中国丝绸进出口总公司在合同上签了字。
A Japanese company and SINOCHEM have entered into a new contract.
中国化工进出口总公司已经和日本一家公司签订了一份新合同。
和一个同学聊天，她向我诉说她现在的工作状态：
上班时经常都是东一榔头西一棒槌，感觉每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研究客户。 我想这种情况的确存在于一些业务员身上。那么我就谨以此文给这些朋友一些建议，希望对你们有所收获。
有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定了你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算(我严重睡眠不足)，一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好，才能让自己向着最初的目标和方向前进? 每天下班前5分钟想一下，今天一天都完成了哪些事，没有完成哪些事。在这过程中，你是否保持着清晰的思路?
从今年六月份开始，公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新员工培训，我也给他们培训过业务开发和业务跟进。
上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还是没有多少起色，有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，他们几个都说不出很详细的内容。
我能理解，公司的管理者，都是在意过程的同时，更看重结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的在忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢?
之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。
我们早上是9点上班，但是我发现都10点半了，还有一些业务员在看腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。
可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意，凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。
另外，我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗?搞得像是在写一个复杂程序的代码!
另外，很多业务员是在被动地工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情很多，没有计划，就不知道从哪里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。 外贸业务员到底如何提高工作效率?
我们先从总体说说时间分配吧，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始(泡茶，整理桌面略过)
一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考。 作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。
另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。一般顶多十分钟可以完成。(比如可以在Ali 的原材料市场频道或者其他行业性资讯网站)
二、打开邮件客户端，再打开客户跟踪情况表，查看一下有哪些客户是已经有一段时间没有联系的。(我一般是按照2-3个星期左右的时间)
给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。 这么做的好处在于：
1) 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你!
持续地联系，给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会!
拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候，我们一接到新货代的自我推荐的电话，都是随便应付几句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。
邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，客户没那么多时间看!有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了!写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。 Dear XXX, How are you ? I hope your everything is going well. I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ? If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks. Best regards, XXX 2)和已经成交客户增进关系，展示服务! 客户都喜欢有跟进意识的服务人员。
设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜?不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。 其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢? 邮件的内容简洁为主。 Dear XXX, Hope this email finds you well. Have you received the goods ? How do you think ? I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks. Best regards, XXX 3) 提醒老客户是否考虑新的订单计划
邮件内容可以同1)，老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。
三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成。
外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。 对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。
这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。
人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。
按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。 先列清单：
每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。
给工作分类，重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等(一切对你未来业绩提升有直接关系的事务)。重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品(维持你现有的业绩的事务)，完成工作计划。 紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。 既不紧急也不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。
平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。
一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户“say hello”下。每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。
每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件 完成每日计划之后，应该在9点或9点半左右。
早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。 (一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。)
当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。
我认为，这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。 比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等„„ 邮件标题的写法，我在之前另一个开发信的帖子里已经具体说明。
设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级” 1)外贸业务工具之一，邮件客户端的使用。
对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是，推荐大家用Foxmail。(注意我用的是7.0版本的绿色免安装版，免安装版的好处我就不说了，可以携带方便，不同电脑上拷贝过来就可以用。不建议去用现在官方的7.1版本，升级之后很多人吐槽不好用了。)
Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时候选择插入不同的签名，会非常方便。比方说我会建立好几个开发信版本，专门针对某一行业产品的，然后还能细化具体哪些产品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。
另外，用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。
另外，如果你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过一样的想法，是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插入签名，稍作修改，然后发送，这种方法是非常便捷并且节省时间的。
FOXMAIL里面可以设置很多个邮件签名，我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。 好比：需要回复不能及时交货的时候，插入邮件签名“不能及时交货Jun 25th 2012. With very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply your email in time. If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx. If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. Thank you and have a nice day! 与客人目标价无法对上的情况： Thanks for your email. We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit. Please note that the material cost rising about 5% per ton The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term. Hope to get your understanding and support. 另外，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回” 然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。具体怎么操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，本人欣赏动手帝! (一般回复客户的邮件控制在一小时内。) 2)外贸业务工具之二，即时帖。
大家很容易忽视这个小东西，因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任务写下来，1234„„，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴，象符纸一样刺激你的视觉。
拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运?性格和处事方式。 3)外贸业务工具之三，文件夹和笔记本。 文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。
文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。
另外我的E盘清空得很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。 我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。
另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下!! 4)外贸业务工具之四，方便快捷的报价利润核算表。
对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。
因此需要一个能高效、方便、快捷的报价利润表格核算来帮助我们简化报价前的工作。 最好填上采购价、退税率、汇率等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见。
附上一个报价利润核算表(我算退税是外贸公司退税计算方式，工厂的业务你们改改公式即可)
现在，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格，价格都填写好后即可查看总体利润。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你目标立方数。 另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品，到底哪个产品去掉或者加上好呢?
按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的产品。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品。
现在，你可以根据 利润/立方来考虑，即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。
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