制造企业的采购成本是制造企业产品的主要成本构成来源,采购成本的高低直接影响企业经济效益。因此,采购降本增效是企业赢得市场竞争优势的关键环节。采购业务中供应商的选择、采购合同的订立、采购计划的制定、采购产品定价、付款制度及往来账款管理等,是企业内部风险控制的重点关注环节,控制不严就有可能存在舞弊行为、资产流失、成本危机的发生。因此,加强和不断优化企业采购内控流程管理,对降低采购成本、提高采购竞争力、防止舞弊行为和企业的可持续发展都至关重要。
采购是企业生产和销售的基础,是决定企业采购成本、产品质量、资金使用、企业运营的重要环节。企业采购业务内控流程中容易存在五种风险,即采购计划制定不科学或请购制度不完善、供应商选择不当、采购定价机制不合理、采购合同订立不当、付款流程管理不当导致的风险。
采购计划制定不科学,未根据企业产销预算和供求关系、采购周期进行科学的计算和分析进行采购,造成库存短缺或积压,影响企业生产、销售进度或资金使用效率。请购制度不完善,对需要先请购再采购的业务职责权限控制不严,请购申请、审核、审批流程缺乏有效监督。
供应商选择不当,主要表现在:一是供应商准入制度不健全,未能进行有效的合格供应商的评审和测试,可能导致产品质量、产品价格、供货周期等缺乏有效的保证;二是供应商评价机制不科学,缺乏定性和定量的评价指标,存在主观判断和舞弊风险;三是评价结果与采购执行过程分离,供应商评价流于形式;四是缺乏供应商长期战略合作的机制。
采购定价是采购业务内控环节最为重要的风险控制点。一是采购定价方式不科学,定价过程缺乏监控;二是采购定价标准不健全,采购定价缺乏应变性;三是采购定价部门或人员缺乏的有效职责权限管理和绩效考核制度,采购定价可能存在舞弊或损害企业利益的风险。
采购合同或框架协议是供需双方在交易明细、交易价格、付款方式、付款周期等条款及双方权利和义务上达成一致的法律关系约束,为后续双方正常的交易往来起到监管作用。如果合同或协议签订不当、不及时,合同条款缺失、不明确,可能会导致合同纠纷和法律风险,给企业的合法权益造成威胁。
一是结算单据审核不严,结算发票与入库单据、合同签订不符;二是采购付款审批流程不完善,采购付款与合同约定条款不符;三是应付账款缺少定期分析和对账制度,不能及时发现账务处理错误,都可能导致企业资金损失或信用受损的风险。
企业应加强采购业务内控管理,审视现有采购业务内控流程设计是否科学和高效,能否使企业规避潜在风险,并在此基础上不断的优化采购业务内控流程,确保采购业务为企业的生产和运营保驾护航。采购业务内控流程优化主要从以下几个方面进行:
(1)科学计算采购需求。以产销预算和期量库存为标准,根据供应商供货周期、供货进度、订货经济批量、市场材料价格变动趋势等因素科学、合理的计算采购需求计划,结合公司资金情况,编制采购预算计划和资金计划,按采购审批权限和流程进行审批。
(2)严格审核采购计划。采购计划审核部门对采购申请计划的准确性、完整性、合理性进行审核,对采购计划中采购依据、采购数量、采购金额、库存期量、库存周期、库存资金占用等指标重点审核并跟踪执行,防范采购部门或相关人员职权滥用,给企业带来损失。
(3)严格执行采购预算。将采购计划和资金计划纳入预算管理体系,经相关负责人审批后,作为刚性指令严格执行。采购计划执行过程中,如遇特殊情况必需调整采购计划的,由采购部门及时报经公司审批同意,按原采购审批流程进行调整。
(4)建立退货机制。对库存超期和超出库存资金占用标准的产品,由采购部门进行分析,按采购协议约定的退货条款,制定相应的留用或清退计划,并及时办理开票结算。
(5)完善请购制度。对需要先请购再采购的业务,明确规定需要请购的物资范围、批次采购金额、预付货款限额等,对请购申请的提出、审核、审批流程进行明确的规定和规范,对涉及金额重大、预付期限较长和金额较大的请购业务,必须单独予以规定。
(1)健全供应商准入制度。对供应商的供货资质、技术优势、生产规模、开发能力、开发周期、质保体系、物流配送、企业信誉等进行全方位评估,必要时对供应商实施现场评审。为保证供应商准入的安全性和高效性,可以制定供应商选择优先原则,如高品质原则、名牌原则、先进生产原则、供货安全原则、少数最优原则、集团内资源共享原则等,确保产品质量、价格、供货周期满足要求。评审合格的供应商纳入供应商管理信息系统的合格供应商名录。
(2)实行供应商评价机制。建立供应商评估项目定量和定性指标及评分标准,评分标准按不同的统计分值或频次、表现形式设定分数范围。企业应不定期对供应商产品质量合格率、供货及时率、服务及时率、价格履约率、企业信誉及运营状况、财务状况等进行统计分析并进行评价,并同步更新供应商管理信息系统。
(3)充分利用供应商评价结果。根据企业年度产销计划,通过招标竞价、商务谈判等多种方法,以公开、公平、公正竞争方式,并充分利用合格供应商信息评价得分情况,作为年度采购产品选择主副供方及供货份额的依据。
(4)实现供应商战略合作。实行供应商优胜劣汰淘汰制,优选考核评价良好的供应商结为战略合作关系,加强企业与供应商之间的价值联动。发挥供应商专业优势特点,以市场为导向,共同研发和改进产品满足市场要求,扩大市场销售,改变供应商及购买方的简单供需关系,创建新型的研供模式,实现上下游产业链的协同效益。
(1)采购定价方式多样性。企业根据实际情况选择科学的定价方法,如招标采购定价法、商务谈判定价、新产品询价比价采购等,并由审计监督部门参与过程监控。
(2)健全完善采购定价分类标准。采购部门应定期了解和分析市场材料价格变动趋势,提出分析报告并报采购定价小组审核。采购定价小组根据产品所使用的材料、材质、加工方式等的不同,科学划分产品件采购分类,分别制定采购定价标准。如:针对受市场材料价格波动影响较大的产品,为防止因价格波动影响采购组织和生产运营,实行基础价格+市场材料浮动价格的定价方法,定期依据材料市场发布的相应材料价格波动范围对相应的采购价格进行调整,并对调整的依据和调整幅度按采购定价调价流程进行审核后执行。针对新产品定价,可以根据产品性质和分类,在合格的分类供应商中发布新产品采购信息,由供应商根据产品要求、供货周期等要求,竞标新产品供货,提交交货周期及初步报价,企业根据需求优选条件适合、价格合理的供应商进行采购。
(3)采购定价权责分离和绩效考核制度。实行定价与审价、定价与采购、定价与合同审批职责权限分离的不相容职务相分离的内部控制流程,组成采购定价小组方式,参与采购定价的人员一般由研发、技术、质量、财务、采购等部门组成,定期进行集体定价方式,审计监督部门参与过程监控,防范个人定价舞弊风险。同时制定绩效管理指标和考核制度,设定成本价格目标或谈判目标,提高采购定价环节降本增效的积极性,实现企业既定效益。
(1)完善采购合同或框架协议内容。供需双方以自愿、公平、合理、共同发展为原则做好合同内容及条款的谈判和确认工作,内容及条款需要明确双方的权利和义务关系,包括合同生效期间、质量承诺、违约责任及知识产权和商业秘密保护等必要条款。合同或框架协议内容及条款应经双方法务部门或相关职能部门进行审核确认。
(2)及时与供应商签订合同。确保签订的供应商在合格供应商清单中,供应商信息、资质与供应商信息管理系统相符。合同主体双方按授权权限签署并加盖公司合同专用章后合同生效。实行按合同采购和办理付款结算的原则,定期或不定期地对合同的履行情况进行检查,完善、健全合同管理制度,规避合同履约风险。
(1)加强票据审核。票据审核过程实行业务审核与财务审核两步审核制,审核内容包括入库单位与发票开具单位和合同的是否一致,入库品种和数量与仓库入库接收是否一致,开票价格与合同价格是否相符等。审核过程中发现凭证或业务存在异常的,财务部门有权拒收发票,由业务部门进行落实更正。
(2)完善付款审批流程。货到付款的实行先挂账后付款的方式。采购部门按采购协议条款约定的付款周期和付款方式,制定付款计划,财务部门依据供应商管理信息进行复核后,一般由分管领导、财务总监、企业董事长联签审批后执行付款。
(3)加强付款过程控制,防范支付风险。付款计划由付款核算人员和出纳分别持有,以便账务处理和支付过程中互相稽核。支付纸质银行承兑汇票的,收票人需持有供应商授权委托书和开具的要素齐全的收款收据,并由收票人在收据和凭证上分别签字。
(4)建立定期分析和对账制度。加强往来账款的管理,账务处理应及时、准确。制定定期与供应商核对往来款项的制度,及时发现和纠正账务处理错误。企业应当加强供应商预付货款的单独管理,制定预付货款与采购责任人关联的付款管理流程,跟踪核查预付货款的付出时间和约定付款周期,发现预付款项存在超期的,应及时发出预警并采取措施,防范采购资金长期占用和不可收回的风险。
摘要：随着国有企业改革和管理发展的需要,越来越多的国有企业重视内部控制,建立了企业内控管理制度和流程,并随着企业的运行和发展不断改进和完善。采购业务是企业生产经营的关键环节,完善的采购内控体系,对提升企业经营水平和效益有着重大影响。本文对企业采购业务的内控流程存在的问题进行了阐述,提出了优化采购业务内控流程管理的措施,提升企业采购业务运行效率和市场竞争能力。
关键词：采购内控,采购管理,采购内控优化
[1] 林榛.从内控角度看集团公司的采购管理[J].管理观察,2014(6).
[2] 赖兰燕.浅谈企业采购内控管理要点及控制策略[J].科技资讯,2017(13).
[3] 周爱标.制造企业采购业务环节的内控缺陷及相应对策[J].财会学习, 2018(9).
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