人事管理系统毕业论文

小编精心整理了《人事管理系统毕业论文(精选5篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。摘要：高校毕业生人事档案是人才信息重要载体，是高校毕业生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是高校毕业生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据和重要凭证，有着难以替代的作用。随着人才流动政策的放宽，人才流动的数量的增加，越来越多的高校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递等问题认识不清，致使档案管理工作出现了一些需要认真解决的问题。

第一篇：人事管理系统毕业论文

浅析高校毕业生人事档案管理

摘要：高校毕业生的人事档案关系到学生毕业后的就业，更影响到学生职业生涯的发展，所以高校必须从源头上加强对毕业生认识档案的管理。本文以高校毕业生人事档案管理中存在的问题作为切入点，简单的探讨加强高校毕业生人事档案管理的措施。

关键词：高校 毕业生 人事 档案 管理

随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

(一)平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方?是在学校、还是在生源地的人才服务机构?学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿?我报到证在哪儿?我档案里怎么缺材料呀?等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

(二)檔案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

(三)一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

(一)科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

(二)实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

(三)强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

[1]王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2011，(12).

[2]吴敏.当前人事档案工作中出现的问题及对策[J].四川档案，2006，(04).

[3]李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论, 2010，(03).

作者：岳若惠

第二篇：浅析高校毕业生人事档案管理

摘要：高校毕业生人事档案是反映高校毕业生综合素质的最重要的依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少的问题。本文深入分析了加强高校毕业生人事档案管理的必要性以及现状，并针对如何解决这些问题的对策进行了探讨。

关键词：毕业生人事档案现状对策

一、高校毕业生人事档案工作目前存在的弊端

1.高校毕业生档案归档范围守旧、教条，内容不全，不能为用人单位反映大学生在校全貌。目前素质教育已成为我国教育的主要内容，然而从毕业生档案中却无法反映出这一变化，毕业生档案主要包括：学生入学登记表、高等学校毕业生登记表、成绩单、学位证明(复印件)、学年考评表、体检表、党、团员登记表、入党、入团申请书、志愿书、预备党员考察表，以及学生在校期间受到的校级以上的奖励、处罚材料。档案的这些内容却不能体现出学生素质的动态发展，导致用人单位不能通过档案了解毕业生在校的总体情况。

2.高校毕业生档案中的造假现象严重，导致信息失真，使得档案的可靠性和权威性受到挑战。目前我国高等教育逐步从精英阶段走向大众化阶段，高校毕业生就业也已从计划经济体制下的统包统配过渡到毕业生“在一定范围内通过供需见面，双向选择落实就业去向或自主择业”，导致当今的毕业生就业市场成为一个强劲的买方市场。根据权威人事预测，近几年高校毕业生的就业形势将十分严峻。有的毕业生为了在激烈的竞争中脱颖而出，不惜采取不正当手段如涂改成绩，开具假证明等来以此击败对手。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争机制，给在校学生带来消极的影响，从而使用人单位对档案的可靠性、真实性、权威性产生了怀疑。

3.高校毕业生档案的利用和跟踪都比较滞后，不能为评价大学生提供及时的参考依据。大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案，而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就开始了。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中，等毕业生离校时再集中整理、归档。待到用人单位上门查阅的时候，却到处难觅芳踪，大大降低了档案的利用价值，也对毕业生就业产生了消极的影响。

二、高校毕业生档案管理的新思路

从上述问题看，目前毕业生人事档案管理工作已经远远跟不上社会发展步伐。为了使毕业生人事档案管理工作在当今新形势下能发挥更大的作用，毕业生人事档案管理部门应该与时俱进，更新现有的工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

1.修改、补充高校毕业生档案的归档范围，使高校毕业生档案逐步充实完善。根据《国家中长期人才发展规划纲要(2010-2020)》指导方针，我们应根据当前大学生学习、参加的各项培训、各领域取得技能证书和获奖情况。修改、补充原归档范围，以体现和涵盖当今大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等全貌。如：反映学生身体素质方面，现在的档案中只有《体检表》。如把同一学生不同时期的身体素质材料、体育运动记录、各类竞赛成绩收集归档，就更能够体现出学生身体素质的动态发展历程。这样，既有利于毕业生就业，也有利于他们今后的发展。

2.为提高毕业生档案的利用价值，必须对档案实行全程化的管理，建立毕业生信息反馈档案。

(1)标准化电子档案的建立。电子档案是具有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念开始发生了变化，人们开始认识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。而高校毕业生档案则包含着许多对学生、用人单位、高校乃至整个社会有用的信息。实行电子化管理，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，并对学生的多项信息进行数字管理，如学籍、考勤等，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理。利用者可直接在网上查阅、利用，为用人单位提供了最简捷、最准确的毕业生档案信息。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作為对电子档案的补充和备份。

(2)及时收集、整理毕业生档案资料。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以杜绝临时抱佛脚的突击行为，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误。

(3)建立毕业生信息反馈档案。档案信息反馈系统的建立，使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析。建立毕业生信息反馈档案，可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校学生可以依据这些信息，主动的、有意识地设计自己，以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映吃的市场对人才的需求状况，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调节，主动适应人才市场，培养学生的综合素质和基本技能。

三.创新档案管理模式，加快毕业生人事档案的信息化建设

(1)加快毕业生档案的信息化建设。随着社会信息化程度的加深，人们不再以单一的文字形式而是以文字、声音、视像等多种形式记录人类活动的情况与信息，也不再受时间、地点的限制进行工作，计算机和高速信息网络的组合，使毕业生档案工作也需要用新的信息技术来代替某些传统的管理方法和手段，进行信息化建设。

(2)建立大学生信息数据库。当前学生就业竞争激烈，学生找工作时间已明显提前，一般在毕业前半年，学生就要准备好各种推荐或自荐材料，走向各种人才市场。要使我们管理的毕业生档案在毕业生就业竞争中发挥出应有的作用，就不能沿袭过去的方法，而要彻底改变目前这种毕业生档案管理严重滞后及利用率太低和发挥作用太小的局面，一定要实现毕业生档案的计算机管理，在建好基本信息集的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确。这将方便毕业生就业时各种材料的自动生成与信息的交流。

四、结束语

就目前情况看，尽管存在许多问题，但高校毕业生档案是学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠凭证，起着难以替代的作用。随着高等教育改革的发展，教育行政部门和高校要从对大学生的终身利益和长远发展考虑，增强责任心，要采取措施，加大毕业生档案管理的各项措施，完善管理机制，使高校毕业生的档案管理进入科学化的轨道，跟上时代的步伐;使改革后的毕业生档案更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设实务.中国档案出版社.2016.6

[2]赵屹.档案信息网络化建设.北京图书出版社.2016.8

[3]梁冠玲.论高校档案管理信息化的现状和对策.图书与档案管理.

[4]孙敏.论高校人事档案工作的创新思路.湖北教育学院学报.2015.4

[5]李红.毕业生人事档案管理工作的现状及对策.兰台世界.2016.3

[6]王德欣.档案在大学生就业中存在的问题及对策.兰台世界.2015.3

作者：陈君达

第三篇：高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究

摘要：高校毕业生人事档案是人才信息重要载体，是高校毕业生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是高校毕业生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据和重要凭证，有着难以替代的作用。随着人才流动政策的放宽，人才流动的数量的增加，越来越多的高校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递等问题认识不清，致使档案管理工作出现了一些需要认真解决的问题。

关键词：高校毕业生;人事档案;问题;对策

人事档案是我国人事管理制度的一个重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效应，是记载人生轨迹的重要依据。高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体，也是高校毕业生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，更是高校毕业生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据和重要凭证，有着难以替代的作用。随着人才流动政策的放宽，人才流动的数量的增加，越来越多的高校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递认识不清，致使档案管理工作出现了一些需要认真解决的问题。

一、档案管理存在的主要问题

(一)档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

(二)凭一证“打天下”，“死档”“弃档”日益增多

现行的人事制度在招录公务员和聘用事业单位工作人员时都实行考试制度，对档案要求比校规范。而企业用人自主，多数企业在选人时更多是看重的是个人能力，而不是个人身份，一看毕业证是否符合要求，二看人才是否适应岗位要求，企业对员工的约束也仅限于合同、协议，而不是人事档案，于是人才本人凭“一纸文凭”走天下，而对自己的档案则不管不顾，致使人才本人和人事档案天各一方。这就导致两种现象的出现：一是人才服务机构管理的档案中很大一部分档案，由于长期无人问津，成了地地道道的“死档”。二是人才本人对自己的档案不了解，不关心，不重视，甚至不知道自己档案的去向，使档案渐遭遗弃，“弃档”现象日益增多。

(三)一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

(四)平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方?是在学校、还是在生源地的人才服务机构?学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿?我报到证在哪儿?我档案里怎么缺材料呀?等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

二、解决存在问题的对策探究

综上所述，目前高校毕业生人事档案管理工作已经跟不上市场经济发展的步伐，作为政府人事行政部门的人才服务机构，应认真研究高校毕业生人事档案管理中存在的问题，深刻分析产生问题的根本原因，及时找到解决问题的对策，推动人事档案管理工作的健康发展。

(一)、加强宣传力度，增强高校毕业生对人事档案重要性的认识

作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构代理人事档案的管理业务，让广大高校毕业生充分认识到，人事档案在现阶段和今后相当长的时间在我国是不会取消的，所以广大毕业生从思想上要重视人事档案的作用，就业后一定要及时落实档案的去向，如：向就业单位的人事部门咨询，向人才服务中心支付托管费，办理好相关手续。在托管期间要及时与托管机构保持联系，随时关注自己的档案，不要做“弃档族”“死档族”或“事后急用族”。高校要加强对即将离校的高校毕业生进行就业指导，向学生讲清楚人事档案的重要意义，使高校毕业生充分认识到档案的重要性，在改革开放的今天，毕业生人事档案不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活等方面有着极其重要的影响。从而使广大高校毕业生树立起重视个人档案，保护自身利益的观念。

(二)、做好联络工作，确保高校毕业生档案的全面完整

人才服务机构要切实加强高校毕业生人事档案的管理工作，进一步规范人事档案管理。在工作中，对前来咨询档案的未报到的高校毕业生要了解清楚具体情况，帮助他们查询档案的去向并尽力调取。对已报到的高校毕业生，要做好报到登记和档案接收手续，经常性地与已经报到的高校毕业生保持联系。对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地的人才服务机构并装入个人档案。高校毕业生也可主动与其管理档案的人才服务机构联系，对已经发生变化的个人信息资料及时更新，特别是毕业后进行再教育学习的学历材料、人事代理协议等要及时转到档案管理机构。这样才能确保高校毕业生人事档案的全面完整，提高档案利用价值。人才服务机构还要加强与各高校之间的联系，变后置性管理为前瞻性的指导服务，通过学校加强对毕业生的就业指导，告知他们在离校后应该到工作所在地或生源地的人才服务机构报到，托管理档案并办理人事代理，积极协助报到地人才服务机构做好人事档案的转移工作。

(三)提高服务质量，实现高校毕业生档案的高效转接

高校毕业生人事档案转移不及时而造成人档分离的一个重要因素，是一些高校毕业生认为办理档案转移要浪费自己的时间和精力，还会对自己的工作产生或多或少的影响。对此，人才服务构的工作人员在办理档案转移过程中，对手续齐备亲自来办理档案转接的高校毕业生，要及时办理转移手续;对可由人才服务机构直接去提取的档案，采取集中提取的办法;对处在外地的高校毕业生档案转接，采取远程办理办法，通过邮寄调档函和档案方式接收档案、转移档案。通过种种行之有效的服务，减少学生本人因亲自操作产生的经济负担和时间上的影响，从而增强办理人事档案转移的自觉性和主动性，提高了高校毕业生的存档热情。

(四)完善管理体制，全面推行与市场经济发展相适应的人事代理制度

人事代理是为了适应社会主义市场经济发展需求，而于近年来在我国逐步推行的一种新型的人事管理社会化方式。从本质上讲，就是由人才服务机构代表行政部门对流动人才实行社会化管理。而对流动人才实行管理的依据和基础就是对人事档案的管理，因而加强高校毕业生人事档案的管理，实现档案管理的规范化，最终目的是为了更好推动人事代理服务工作的开展。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事代理的力度，使人事代理成为毕业生就业的有力保障。为此，一是人事代理的范围要不断扩大，在继续做好“个人代理”的基础上，积极同各高等院校联系，宣传人事代理政策，并制定对毕业生实行人事代理的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体代理”;二是人事代理的内容要进一步完善，对毕业生的干部身份、转正定级、工资晋升、落户手续、社会保险、组织关系等方面实行全方位代理，真正解决了高校毕业生四处奔走都无处的问题，彻底解除毕业生的后顾之忧，有效地促进了人才的合理流动，提高了人力资源整体利用效率。

由此可见，目前人事档案对于一个人来说并非可有可无，它作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用。高校毕业生要面对的转正定级、职称申报、交纳社会保险，以及开具出国、考研等有关证明，都会用到档案。因此，一定要“善待”自己的档案，即使毕业后一时落实不了接收单位，也最好把档案放到主管人事部门的人才交流中心委托管理，以免日后给自己带来麻烦。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视。

作者：王兆宇

第四篇：高校毕业生人事档案信息化管理的问题与对策

【摘 要】针对目前我国高校毕业生人事档案信息化管理的现状及其存在的障碍，从完善档案的政策法规、开发专门的数字化工具、提高档案信息的动态更新以及强化档案的服务意识等四个方面探讨改进高校毕业生人事档案信息化管理的对策。

【关键词】毕业生人事档案 信息化管理 障碍

引言

随着高校信息化水平的迅速提高，对高校毕业生档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

档案信息化的涵义档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。

一、档案信息化管理的主要问题

高校领导对档案信息化的意识有待加强。有的学校的领导对档案管理信息化工作的重视程度还不够，没有真正从战备的高度认识档案管理信息化的重要意义和作用，导致了疏于指导、政策上不予倾斜、经费上不愿太多的支持等问题，使档案信息化成为一句空话。

(1)档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字化档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。而我国目前关于档案信息化建设还没有一致的标准。

(2)用人单位的信息化素质亟待提高。在信息技术飞速发展的今天，还是有很多用人单位因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。他们还没有从传统的纸质档案模式中走出来，从心理上排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠。

(3)维护档案的真实性和完整性，是保证电子档案凭证价值的根本点。由于高校档案信息化建设使得档案资源最终以电子档案形式存在，而电子档案从形成、传输到存储都是通过计算机及其相关设备实现的。而现有的高校信息安全保障体系还存在很大的漏洞，需要进一步地加以改善，以维护毕业生人事档案信息的安全。以上种种表现，说明我国高校毕业生人事档案管理信息化的进程还举步维艰。

二、档案信息化管理的对策

(1)完善档案政策法规，建立统一的标准为了保障档案信息化目标的实现，政府必须制定相关的规章制度，保证档案信息化建设可持续、稳步向前发展。首先，须指定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。其次，在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性的前提下，电子档案的法律凭证作用也应该得到承认，相关法律举证条款也应该相应进行修改，各行各业涉及的法律凭证体系和制度都要改变，以此来保证档案凭证作用的有效发挥。再次，要完善信息安全法规，建立信息安全标准。完善的档案信息安全法规是保障档案信息安全的基石，只有不断制定和完善档案信息安全法规，才能更好地维护档案信息的安全。

(2)开发专门的数字化工具。为了维护档案信息的安全，高校除了要严格执行国家及高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准外，还必须建立和完善各类信息资源安全保障体系，采取有效的措施对数字化档案资源进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限限制、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。

(3)提高档案信息动态更新。电子信息的内容具有动态数据库这一特性，使得网络频繁更新。网络的更新将引起文件结构的改变;内在内容的更新，将引起信息内容的改变，使得我们现在看到的信息不同于上次看到的信息。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统，文件在该系统内被收集、组织和编目，它控制着文件的产生、管理和处置。以电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。

(4)强化档案服务意识对于档案工作今后适应社会主义市场经济发展而言尤其重要。建立社会服务化体系的运作模式，建立档案中介组织，通过档案信息中介或信息中心作为网络服务代理机构和信息产品经营的主体，实现市场化服务，实现档案信息产品的价值;强化档案信息的各项服务功能和环境，树立为社会广大利用者服务的思想，改善服务环境，完善服务手段，提高服务的速度和质量，使得档案信息能够被充分利用，实现档案信息化建设的最终目的。其次，加强档案机构体系的合理设置，建立一支具备档案理论基础知识、较高专业素质和现代信息技术人才队伍，是充分开发利用高校毕业生人事档案信息的组织保证。因此，必须配备相应专业梯次的档案人才队伍，提高现有档案管理人员的素质，注重业务能力的培养，特别是信息技术的培养，定期举办各类岗位培训班，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态，更新档案人员的知识结构，提高档案工作人员的工作技能，促进档案人员服务意识的增强。

三、结束语

高校毕业生人事档案信息化建设没有现成的经验可供参考，我们应善于在实践中总结经验、吸取教训，理论与实践并进，不断推动高校毕业生人事档案信息化建设稳步向前发展。

【参考文献】

[1]梁世承. 略谈高校档案信息化建设的现状与对策. 南宁师范高等专科学校学报，2004(6).

[2]唐宝莲. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系. 科技档案，2006(3).

作者：刘晓瑛

第五篇：浅析如何做好毕业生人事档案管理工作

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案，是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

1.毕业生档案管理工作存在的问题

1.1毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

1.2档案管理手段相对落后

目前，许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

1.3档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性;同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

1.4缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用;对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”;管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

2.做好毕业生人事档案管理工作的对策

2.1加强领导，完善制度，保证档案质量

(1)明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

(2)健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查(借)阅、转递;管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用;建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

(3)评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

2.2强化宣传，重视管理，明确档案作用

(1)端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

(2)提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

2.3稳定队伍，提高素质，加大综合投入

(1)稳定档案员队伍。必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度，把好队伍的进口关;不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。

(2)加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此，要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

(3)强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。

(4)落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

2.4与时俱进，更新手段，创新管理机制

(1)分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

(2)信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。

(3)内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

(4)整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

2.5梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

(1)建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

(2)梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

2.6规范代理，提供服务，解除后顾之忧

(1)成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

(2)完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

作者：刘燕