不动产档案整理方案

方案的制定能最大程度的减少活动过程中的盲目性，保证各项事宜的有序开展，那么方案改如何进行书写呢？以下是小编收集整理的《不动产档案整理方案》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

第1篇：不动产档案整理方案

不动产档案数字化方案3

1、项目背景

在市级政府各部门中，国土资源局(原土地管理局)是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。 部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。 数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。 所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率;基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。

2、建设目标

项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化(内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序)，建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。

3、不动产数字档案数字工作流程

根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容：

通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。

包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。

同时具有流水线定制、任务分配、工作量统计、工资统计等功能。能满足大批量国土和房产历史档案的集中扫描工作。

不动产档案数字化作业流程图

4、数字档案馆理论、标准及操作规程建设

标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础。数字档案馆有关理论、标准、规程，参照《不动产登记数据整合建库技术规范》(试行)的标准开展，不足部分相应添加，主要包括以下内容：

 电子档案管理技术标准  电子文件归档与管理规范  文书档案目录数据库交换标准  档案文件开放控制办法  档案资料数字化标准  光盘载体档案封面标注格式  纸质档案数字化操作规程  照片档案数字化操作规程  缩微档案数字化操作规程  馆藏档案资料数字化范围

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 数字化加工项目质量保证体系  数字化加工安全保密措施

5、不动产数字档案数字化数据处理

5.1、数据库选择

目录数据是数字档案系统馆主要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们首先应提出的主要问题。本着节约、实用、通用的原则，建议选用SQLSERVER2000(50用户以上)数据库管理系统。其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统。

5.2、服务器选择

服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索利用速度等多个环节，要求连续不停机运行。按照数字档案系统规划，至少应购置2台较高性能的企业级服务器,一台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务; 一个用于支撑数字化加工系统的数据服务，保证流水线作业的稳定运行。

5.3、全文数据信息存储服务器选择

数字档案系统所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据(图像、文本等)和多媒体数据。全文数据是数字档案馆的基础数据，数据量庞大，要求存储性能安全、可靠，具有扩展功能。我们建议采用光盘镜像服务器解决，该服务器采用NAS结构，直接连接在网络交换机上，且可以扩展以满足系统今后海量信息存储的需要，多媒体数据则全部以MPEG2文件方式一式两套保存在光盘上。

对于需要进行永久数据备份的用户。则采用Plasmon UDO光盘库进行永久性数据备份。

5.4、扫描设备选择

扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。其主要性能包括最大扫描幅面(A4/A3)、扫描速度(保证日常量)、可靠性(满足长时间运行需要)、进纸能力、售前、售后支持等。这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。

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6、人员培训和试运行

对相关人员(管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员)进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。

调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。

7、项目稳定运行

采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。保证作业的顺利运行。

8、项目验收

根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。直至完成整个项目的验收。

9、项目总结

对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。

第2篇：房产档案收集整理方案

为了加强管理房产档案收集整理，保障房地产权利人的合法权益，有效保护和利用城市房地产权属档案，根据不动产登记整合办法，制定本方案。

一、 资料收集

主要收集房产历史档案相关信息，具体为：房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表及不同形式的历史记录。

1、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件：房地产权利人(自然人或法人)的身份(资格)证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等;建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等;房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等;设定房地产他项权利的有关合同、文件等。

2、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。

3、房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。

4、反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。

5、其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。

二、 资料整理

步骤一：以房屋权属档案数据、物理数据为基础，清理每一套房屋的登记产权数据，建立楼盘表(后附楼盘表样式)。

步骤二：将登记业务数据与权属、档案数据和物理数据建立关联。 步骤三：通过编写工具展示房屋上下手业务关联信息，并参照每笔业务的扫描件进行核对，纠正关联有误信息，如果没有历史扫描件，可按照楼盘信息按幢到户进行扫描。 步骤四：对楼盘表上每户的权属信息内容、关联性等进行质量检查。

步骤五：通过房屋上下手关联的清理，核对并纠正楼盘表结构，去除重复幢、重复户、合并户、合并幢，最终将所有房屋全部归幢。 步骤六：利用新建的楼盘表信息对房产历史数据在兵团房产系统里进行信息补录，以满足年底信息上报工作。

第3篇：档案分类、归档整理、编目、排列方案

1、分类

1.1分类原则：必须遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，建立统一的分类编目方案，划分统一的类目(即一级类目)。

1.2分类方案：以本院全部档案为对象，共设十二个一级类目。即：1文书类;2医疗卫生类;3预防保健类;4科研教学类;5基建类;6设备类;7会计类;8特种材料类;9个人业务技术类;10病案管理类;11名医名人类;12实物类。

2、档案归档整理

2.1本院文书类、医疗卫生类、预防保健类按照《归档文件整理规则》，以“件”为单位整理，按年度、保管期限分类。

2.2按年度—保管期限整理时应注意以下事项：

2.2.1一般文件材料归入文件形成年度，以文件落款日期为准。 跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的请示，归入请示年。 跨年度的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入结事年度。

2.2.2与科研、专题调查、基建、仪器设备及其他业务工作密切相关的管理性材料，应归入相应的专业类别中。

以工作材料为基础写出的论文归入相应的专业;一般性论文，不涉及具体工作材料的，归入科研教学类。

2.2.3本单位发文采用双套制，原件、底稿归入相应的专业组归档，另一套按文号(时间)顺序排列装订，不编正式档号，由档案室保管备查。

2.2.4会计档案按形式分为报表、帐册、凭证三个类别，按类整理。 2.2.5仪器设备按通用设备、检验设备、诊断设备、手术治疗及辅助设备进行整理。

2.2.6照片按年度问题分类组卷。每张照片应注明拍摄的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，并注明相应底片的参见号和文件的档号，在有照片的文件卷内目录备注上写上相应照片、底片的参见号。底片按年度采用大流水号，统一编号后放入底片册单独保管。

2.2.7其他特殊载体如录音、录像带、磁盘、实物等，采取单独分类整理、专柜存放。录音、录像带、光盘、磁盘编“盒”号，实物编“件”号。

2.2.8个人业务技术档案按科室和人员整理。

2.2.9病案管理档案按住院号整理，以“件”为单位，一案一件。 2.2.10归档立卷工作由文件形成者或兼职档案同承担文件材料的收集、整理，档案管理员负责指导、协助，经有关人员初步检查后，由整理者分件，写归档文件目录和备考表，交综合档案室统一装订、编号并抄写案卷目录，填写“档案移交单”，办理签字手续。

不符合要求的档案，综合档案室应拒收，并指出存在问题，退回重整。

3、编目

3.1除专业档案、特殊载体外，本院档案原则上使用的卷盒、目录等均按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

3.2本院档案案卷编目，文书类、医疗卫生类、预防保健类不设类别号，统一按“件”整理，编“件”号，科研、基建、设备档案由全宗号、分类号、案卷号组成。

3.3本院全宗号是一院全部档案的代号，由市档案馆在接收本院档案时给予。

3.4以案卷为单位整理的，每一类目采用年度—期限排列编案卷号;以“件”为单位整理的，每一类目内按年度—期限分类，在最低一级类目内从001开始流水排列编“件”号，每一年三个流水号。

4、案卷排列

4.1本院档案案卷，要区分年度、保管期限和问题进行排列，与案卷目录内案卷登记次序一致。不同年度的案卷应分别排列，同一年度案卷先将永久、长期和短期的案卷分开，然后按分类体系进行排列。

4.2盒号的排列，因为文书类、医疗卫生、预防保健类每年形成的材料不多，因此盒号以年度—期限跨年度流水排列。本院档案的排列顺序为：文书类、医疗卫生、预防保健、科研教学、基建、设备、会计、特种载体、个人业务技术、病案管理(病案管理单独编号存放)。

第4篇：不动产测绘档案的统一归纳

浅析不动产测绘档案的整合与利用

一、不动产测绘档案的归档范围

不动产管理中，不动产档案起到重要作用，在对不动产进行登记时，其占据的地位相对的较高。因此，进行管理时，一定要严格按照相关的要求进行，使得不动产测绘档案能够起到更大的作用。根据不动产档案作用的不同，可以分成以下三种归档范围。具体来说：一是申请测绘方档案资料。这类档案资料是在进行测算时所依据的资料，即在对土地进行建设时，做出的设计以及表述等资料。其中包括该项目建立时政府颁发的批文、政府颁发的建设用地规划许可证、建筑施工过程中使用的设计方案、建筑验收的报告、工程完成后对整个建筑拍摄的整体平面图等;二是测绘实施方档案资料。这类档案资料是指使用第三方单位进行不动产测绘，在这一测绘过程中需要的数据以及产生的测绘数据。其中包括不动产进行测绘之前所签订的有效合同、测绘单位在工作时使用设备的合格证书、参与测绘工作人员的资格证书、测绘进行前制定的计划书、测绘过程中使用的技术总结等;三是备案审批档案资料。建设单位建设完成后，会将不动产材料交给房产部门，房产部门根据其提交的材料进行审批工作，在审批的过程中会出现一些新的资料，这些资料就是备案审批档案资料。其中包括各项工作的的申请表、各项工作的审批表、建设单位提交材料后房管部门对现场的查实记录等。

二、不动产测绘档案的归档整合

不动产测绘档案资料是整个不动产统一档案管理最基础的资料来源，在不动产统一管理中具有非常重要的地位，对不动产测绘档案管理需要严格遵守国家规定的测绘政策。 在进行地籍测绘时需要严格遵守《地籍测绘规范》，在进行房产测绘的同时则需要严格遵守《房产测量规范》，并且需要辅以《全球定位系统(GPS)测量规范》等测量技术进而实现各项测绘项目的顺利开展。 不动产测绘需要对各种报告成果中的各项信息进行适用性的检验， 检验其是否能够满足不动产登记的完整性、规范性以及准确性要求。 对于档案归类的中涉及到的各类计算数据的设计表格全都归属于测算档案归类的归档范围， 对于这些资料的收集有利于在后期出现任何状况时对于数据的追根溯源具有重要意义， 对于不动产测绘档案归类整合主要设计到以下几个方面的内容。

(一)文献资料的管理 在实行不动产测绘后取得的测绘成果取得经由不动产检验机构检验合格后，方可归纳入不动产的管理中，并且不动产等级机构需要具备能够辨识测算成果是否合理的成果接收机制。 不动产测绘包含不动产地理空间位置、相关属性用图、相关成果测绘报告书以及具有极高保存价值的测绘资料。 不动产测绘具有一个及其繁琐且复杂的过程， 在实行不动产测绘的过程中需要具备高度的责任心以及专业素养， 不动产测绘具有数据量大、应用程序频繁、保密级别高等特征，相较于传统的以手工处理为主的档案管理模式， 传统手工模式存在工作效率低、工作错误率频繁、信息共享困难、管理缺乏透明度等问题且难以适应时代与社会发展的需要。 而不动产测绘则是建立在采用科学信息技术，例如 GPS 等核心技术为载体的基础之上的，同各国网络化的信息共存方式，实现资源配置与共享， 对于传统测绘模式中档案管理存在的局限性以及单一性等缺陷具有强大的弥补功能， 通过信息共享各部门之间联系更加紧密， 通过这种科学化的测绘手法一步步去实践不动产测绘“方便快捷、使用步骤简化、信息共享”的具体内涵。

(二)图形、数据表格的管理

不动产相较于动产具有不可复制性以及不可移动性等特点，对于不动产表现的最好形式是采用图形、数据表格等作为表现的载体。 例如在进行房产测绘档案管理时，在进行房产管理的过程中， 由于产权。 产籍管理需要形成了房产分幅平面图、房产分丘平面图以及分层分户平面图;在进行地籍测绘规范时。 为了方便土地管理部门对地籍管理的需要，对土地测绘则分为了地籍图以及宗地图。 随着 GIS 技术在许多行业被广泛应用， 房屋登记部门、 国土部门淘汰了传统的以 Auto CAD管理图形方式转而采用 GIS 技术， 将其运用于各种技术图标的建立与管理并通过建立地理信息专项应用平台以满足自身测绘工作的需要。 地理信息系统具备强大的数据库支撑，可以满足于各种图形、数据表格的处理与分析，在通过测算收集数据并进行统一登记后，需要按照不动产统一登记的实际要求，保持登记记录、登记簿册、等级依据以及信息平台等各方面的高度统一。 不动产登记需要对国土资源以及房产部门的 GIS系统进行统一的数据的整合与分析， 搭建一条属于不动产测绘地理的公共信息服务平台，对从国土。 房产部门收集过来的各种信息数据进行点、线、面以及注记层数据进行筛选，取其精华、去其糟粕，将一些可以互相补充的数据进行合并、重组，对于一些重复的数据筛选剔除。 这样得出的不动产测绘数据集合了各方精华，同时，为了确保不动产登记机构的信息的及时性以及准确性需要及时的对 GIS 系统进行维护与管理。

(三)专项数据成果的管理

从不动产测绘管理到不动产统一登记， 其中涉及到了许多可控的以及不可控的数据以及图标材料。 对于涉及到的专题数据的管理需要采用合理科学的手段，例如：商业建房、综合用楼等在登记发证时所采用的测绘成果可能会涉及到面积的分摊与面积计算问题。 而不动产登记机构上并不会使用成品图纸、相关地理信息系统软件进行不动产登记，不动产统一登记后将会面临诸多测绘单位参与其中。 因此，对于这种专项成果数据成果需要建立统一的专项数据管理体系。

三、不动产测绘档案的整合利用

不动产的测绘与档案的整合能够有效的提高国家政府部门不动产统一登记工作的登记效率， 在进行相关的信息查询以及利用时能够方便快捷的得到相应的信息。

由于不动产档案的特殊性以及重要性， 在此基础上进行一定信息的整理与收集工作显得极为重要， 因此应当为不动产档案建立一个独立的部门与机构， 来单独实现对于不动产档案的管理与整合。 这样能够充分的加快我国不动产测绘行业的发展，促进行业整体水平的提高。

在不动产测绘档案整合以后， 可以在此基础上建立一个全面的信息档案。 从而能够方便快捷的进行信息的查阅与收集。 不动产测绘档案一体化是指地籍测量和不动产测绘数据的映射，也就是在两者之间建立一定的对应关系。 然后尝试以一个统一的前提，绘制一个映射文件，实现不动产综合管理。

通过测绘不动产数据档案信息资源的整合与管理， 为不动产管理和档案服务创造更为有利的条件。 推动采用信息技术收集不动产档案管理信息资源，整合不动产统一登记服务，提供更好的绩效， 不动产测绘档案服务效率指的是通过合法的土地和相关法律法规，对不动产中介机构实行统一登记，使用不同的机构提供各种咨询和测绘档案的行为。 省国土厅负责不动产登记数据衔接方案的制定工作，省住建厅、林业厅、海洋渔业局、 农业厅按照本部门的要求和不动产统一登记文件、档案、信息系统等相关资料进行交接工作，并做好不动产登记工作完成后的登记工作。

整合全省建立的不动产登记信息管理平台，统一信息管理平台，更好地利用统一的档案服务来对多种不动产咨询提供更优质的服务。

四、结语

当前阶段，不动产测绘档案的整合利用已经取得了一定的效果，使相关部门对不动产的管理具有了一定的提高。这项工作对国家的发展起到重要的作用，因此，要加强研究的力度，使其在我国发展的各个阶段中都能体现出应有的价值。同时，国家也要加大这项工作的力度，使我国不动产测绘档案能够更好地进行整合。

第5篇：不动产档案集约化管理研究

摘 要：当前不动产档案的数量越?碓蕉啵?不动产所牵涉的范围也逐渐扩大，这给不动产的档案管理带来了很大困难。当前集约化管理是不动产档案管理的主流方向，它采用信息化的管理模式，能大大提高不动产档案管理的效率，对加强不动产档案集约化管理进行探讨。

关键词：不动产;集约化管理;探讨

1.不动产登记档案整合与集约化管理的重要性

实施不动产登记档案资源整合与集约化管理时，必须要准备相应的依据，其主要是依据《物权法》、《不动产登记暂行条例》及《不动产登记暂行条例实施细则》来执行的，要求不动产档案要让相关的登记部门或机构来管理，并对档案资料进行长久性的保存与管理。因此，相关部门要在登记材料基础上进行重建与整合，依照国家的法律法规来进行规范处理。实施物权登记时，会需要一定的档案资料来进行支撑，且这些不动产登记档案是登记部门所形成的资料，主要是针对不动产物权进行动态化的管理。此外，为了得到便民服务的效果，也要准备好相应的档案资料，且这些登记档案资料是物权归属的基本依据。档案资料整合与集约化处理的开展，应采取统一利用的基本方法，便于群众更为快速、便捷的查询到相关的不动产登记信息，以求更大程度上减少群众负担。为不断提高档案管理水平，要把相对分散的登记档案资料进行统一化的管理，进而更大程度上提高服务水平，以求从更大程度上保护人们的合法权益与财产安全。

2.当前我国不动产档案管理中出现的主要问题

2.1档案管理不全面

目前我国的不动产档案管理主要集中在国土和房产登记方面，主要为了解决房产交易和拆迁安置，但对其他一些资源的建档管理，还存在很大的不足之处，例如对于我国湖泊的建档管理。这些资源的档案管理，往往比较分散，这给档案的利用带来了很大的困难。

2.2对不动产档案的管理缺乏动态性

随着房地产市场的日益活跃，不动产交易的数量越来越多，相应的房产权属也要发生变更，但由于对房地产档案管理的不善，经常出现虽然已经发生了实质上的权属变更，但档案的内容却没有相应的发生变化，这极易造成房地产纠纷的产生。我国已经经历了多次重大的土地改革，土地政策也不断发生变化，在这期间，很多土地证明已经丧失的法律效率，需要进行重新确认。有部分农民以原来的土地证明为凭证，来要求政府进行土地所有的变更，这显然是不恰当的。造成这种现象的主要原因是，对档案管理的不及时性，延误了档案变更的最架时机。

2.3对国土资源档案的分类标准落后

我国对国土资源档案的分类一直沿用的是上世纪九十年代颁布的土地档案分类方案，它将土地管理档案分成了八大类，随后又改成九大类。但我国土地资源系统经过长时间的发展，目前已经发生了很大的变化，导致这些分类标准已经不能和现实相适应。这些分类标准，还存在一定的模糊性，导致档案管理员在对其管理时，经常采用因地制宜的方法，这在一定程度上带来了不动产档案管理的混乱。

3.加强不动产档案集约化管理有效途径

3.1打造市区的协调与集约化管理机制

实施不动产档案集约化管理时，可在市级地区设立相应的不动产登记档案管理中心，及时与上级相关部门进行对接，以求更好的将业务关系与人员关系理顺，进而将档案管理工作落实到位。实施档案集约化管理时，应及时对档案管理进行科学的规划，形成一个统一化的管理标准与管理制度。此外，对档案管理业务的实施开展监督与指导，并配备一支专业化的干部团队，对档案资源实施集中化管理与科学性配置，设置一定的档案管理主库房，以实现对档案资源的集中化、数字化管理。同时充分结合权限设置情况来完成一系列的查询服务，旨在能让人们就近办理相关业务，借助统一化的信息化平台来为同城的人们办理相关的业务，提供档案资源的查询与归档服务。

3.2统一管理标准，确定好业务流程

在统一与规范档案管理业务时，要充分结合各类业务的具体属性与特征，设置归档流程，建设相应的信息化平台，对档案管理的标准进行统一化处理，为档案的集约化管理奠定基础。对登记档案进行整理时，应划定整理的标准，规范好业务流程与执行工序，对档案管理的质量要求进行统一化处理，采取此种方式能为档案资料的流转、交接和信息资源整合提供条件，以求借助信息化平台能对各类档案资源进行高效而科学的管理。只有将不动产档案登记与业务处理建立相应的联动机制，才能为档案工作的顺利实施奠定基础。

3.3构建信息化档案管理平台

面对信息化技术的不断发展，为实现对不动产档案的集约化管理与综合性管理，应构建相应的信息化档案管理平台，能以此为重要载体来共享大量的电子档案数据，还要形成更为完善而集约化的查询机制，旨在为人们提供高质量的信息服务，能全面集中力量来合各项历史数据，全面实现纸质档案的数字化模式。同时，应开通网络自助、触摸屏与远程查询等服务模式，能尽量减少窗口区域的查询量，且查询速度更快，效率更高。

3. 加强相关工作人员的培训工作

随着不动产档案管理信息化的不断提升，这要求各部要做好对相关工作人员的培训工作，使他们可以熟练操作各种信息化管理软件，熟悉相关的不动产登记知识，提升他们对不动产档案管理重要性的认识。在培训工作结束后，还要对他们的业务能力进行考核，考核过关者，发从业资格证，对那些考核不过关者，应该对其进行再培训，直至考核过关。在档案管理中，应该提升员工的档案安全意识，让他们在工作中坚持保密原则，对那些泄密人员，且对相关人员的利益造成伤害的，应追究法律责任。

4.结语

随着我国经济的不断发展，我国的不动产市场也日益繁荣，这造成房地产档案的数量持续增多，房地产档案处理任务也明显增加，这给我国的不动产档案管理带来了很大的难度。为此，我们要认真分析当前不动产档案管理中存在的问题，并针对性的提出相应的解决方案，还要加强对信息技术的利用，促进档案管理信息化的发展，科学地建立档案管理的电子平台，这可以有效提高档案管理的效率。

参考文献

[1]吴侨燕.探析加强不动产档案集约化管理[J].民营科技，2018(02)：188-189.

[2]解丽萍.加强不动产档案集约化管理的探讨[J].住宅与房地产，2017(30)：150.

[3]尹少兵.不动产档案的传统管理方式中信息记载方式变革的思索[J].住宅与房地产，2017(23)：156.

[4]刘冠施.不动产电子档案管理和有效利用研究[J].城建档案，2017(06)：20-21.

[5]王素芳.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究[J].城建档案，2016(07)：16-18.

(作者单位：齐齐哈尔市不动产登记中心)

第6篇：桂林市不动产登记档案管理暂行办法

不动产登记档案管理暂行办法

第一条

为规范本市不动产登记档案管理工作，实现档案管理工作的规范化、标准化、现代化，有效保护和利用不动产登记档案，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施办法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法规、规章，制定本办法。

第二条 不动产登记档案是指在登记工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质档案和电子档案，包括登记申请材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料。

第三条 桂林市国土资源局 (以下简称市国土局)不动产登记部门负责全市不动产登记档案的管理工作，对各分局不动产登记档案管理工作进行指导和监督检查。各级不动产登记档案管理机构具体负责各类不动产登记档案的管理和保护利用。

第四条

桂林市不动产登记事务中心和各区县不动产登记事务中心应当设立不动产登记档案管理机构(以下简称档案管理机构)，配备专职档案管理人员，提供必要条件，建立健全管理制度和工作标准，明确工作责任，保障不动产

1 登记档案管理工作正常开展。

第五条 各级不动产登记档案管理机构应履行下列职责

(一)贯彻执行相关法律、法规、规章，建立、健全本单位的档案管理工作制度;

(二)负责接收、整理本单位不动产登记业务部门移交的登记档案;

(三)指导本级不动产登记业务部门完成归档工作;

(四)统一管理本单位的不动产登记档案并提供利用。 第六条 各级不动产登记业务部门应当按照本办法规定，向本单位档案管理机构移交应当立卷归档的材料，集中管理。任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

第七条 档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具备专业知识。各单位应当保持档案工作人员的相对稳定，加强对档案管理人员的教育和培训。

第八条 不动产登记档案，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案立卷归档的要求。

第九条 档案管理机构应配备与档案管理工作相适应的库房、办公室、阅览室。档案库房应符合档案保护的要求，保持规定的温湿度，配备相应的设施、设备，做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害生物、防有害气体等工作，确保不动产登记档案的完整、安全和有效利用。

2 第十条 不动产登记档案的保管期限分为永久和定期。档案管理机构应当会同不动产登记业务部门组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。对于已过保存期限失去保存价值的档案，鉴定小组应当提出处理意见，经不动产登记事务中心审核同意后，方可销毁。

第十一条 档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止档案散失和泄密，定期对不动产登记档案的密级进行鉴定，根据有关规定及时调整档案密级。涉密不动产登记档案应设有独立的专用库房，由专人负责管理。利用涉密不动产登记档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

第十二条 各级不动产登记部门应当为不动产登记档案的现代化管理提供必要条件，采用新技术、新设备，逐步实现不动产登记档案的数字化和网络化管理。

第十三条 档案管理机构应当建立不动产登记档案检索工具，实现档案信息资源共享，方便不动产登记档案查询，实现档案数据库与登记簿数据库之间动态更新。

第十四条 不动产登记信息查询利用按照《不动产登记暂行条例》及有关法律、法规、规定执行。

第十五条 有下列行为之一的，由不动产登记行政主管部门通报批评，对负有直接责任的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分;造成不动产登记档案损毁的，责令赔偿

3 损失;情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)不按规定收集、保存和移交不动产登记档案的;

(二)涂改、伪造不动产登记档案的;

(三)擅自提供、抄录、公布、销毁不动产登记档案的;

(四)出卖或者转让不动产登记档案的;

(五)不动产登记档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的;

(六)其他违反档案管理规定的行为。 第十六条 本办法自 年 月 日起实施。

附件：1.《不动产登记档案管理工作规范》

2.《不动产登记(电子)档案管理工作规范》

4 附件1:不动产登记(纸质)档案管理工作规范 1.不动产登记档案的归档范围和收集 1.1不动产登记档案的归档范围

1.1.1不动产登记业务部门实施《不动产登记暂行条例》，在办理各类不动产登记中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，包括：(1)不动产登记申请审批表;(2)询问笔录;(3)申请人提交的登记材料;(4)实地查看记录; (5)其他必要材料。

1.1.2作出不予登记决定后，应复印留存的登记申请材料。

1.1.3 司法协助执行文书(司法机关生效法律文书、协助执行通知书等)。

1.1.4 依据《不动产登记暂行条例》，查询登记信息过程中形成的查询申请表和查询结果证明复印件。

1.2 不动产登记档案的收集、移交

1.2.1 登记工作完成后，不动产登记业务人员应在一个工作日内将材料移交档案管理机构，档案管理机构指定专人对接收的各种材料进行验收，不符合要求的，不得接收。

1.2.2 不动产登记业务人员与档案管理人员移交档案应当填写移交清册一式两份。交接双方应根据档案移交清册进行清点核对，由移交人、接收人签字后各执一份。

1.2.3 数字化整理扫描人员对档案进行整理、扫描、

5 录入、装订等工作，整理立卷、检查验收完成后，及时移交档案管理机构。

1.2.4 移交清册包括序号、权证号、权利人、坐落、页数等基本情况(见附表1)。

1.3 不动产登记档案归档的质量要求

1.3.1 归档材料应当齐全完整，字迹清晰。材料的书写、纸张、装订应当符合档案保护技术要求。

1.3.2 接收档案时,档案管理人员依据文件要求对案卷质量进行抽检。不动产登记档案的整理和立卷归档

2.1 不动产登记档案整理对象与内容数字化整理扫描人员负责档案材料、协助执行通知书的整理和扫描工作。整理项目包括：卷内材料的排列与编号、卷内材料目录的编写、卷内备考表的编写、填写案卷封面、纸质档案的电子化、案卷的装订、档案的入库排列等内容。档案管理工作人员负责日常管理和保管利用工作。

2.2 不动产登记档案整理人员职责不动产登记档案由数字化整理扫描人员立卷归档，档案管理机构人员负责指导、监督和检查数字化整理扫描的具体工作。数字化整理工作应细化内部岗位职责标准、作业流程、技术要求、质量控制和人员统筹等方面事项。

2.2.1 接收档案工作人员的工作职责按时接收登记业务部门当天已办结件的档案，并且核对实物档案与移交清册

6 是否相符。

2.2.2数字化整理扫描工作负责人工作职责

(1)熟知《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法规和规章，认真执行不动产登记档案管理规章制度;

(2)组织、协调、沟通数字化整理扫描与档案管理机构之间的关系，加强数字化整理扫描人员的管理、业务培训及考核，并及时进行监督、检查;

(3) 负责指导档案装订、扫描档案等各个环节出现问题的分析、处理及疑难问题呈报工作。

2.2.3 档案扫描人员的工作职责 (1)将材料按照顺序进行扫描;

(2)按照扫描操作的要求，生成的图片材料按要求存放在指定的文件夹下;

(3)扫描材料要求图像清晰，色彩真实，没有斑点坏点，图片要正;

(4)扫描过程中注意不要损坏档案，扫描后要将材料按照目录顺序摆放好;

(5)检查扫描件是否合乎要求，不能有遗漏、错扫、重复扫的现象。

2.2.4档案整理人员的工作职责

(1)按规范整理档案，托裱，并排序、编页、编目;

7 (2)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;

(3)不得擅自处理和销毁档案材料，对档案中有里外号不相符的情况需要更改时，须进行登记，经档案管理人员批准后方能修改;

(4)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失损坏档案材料;

(5)严禁吸烟，以确保档案的安全。 2.2.5装订人员的工作职责

(1)对已经扫描完成的档案进行装订;

(2)案卷装订前要将材料上的金属物剔除干净; (3)折叠取齐，以A4纸张大小为标准; (4)装订采用三孔一线法在材料左侧装订。 2.2.6抽检人员的工作职责

(1)检查纸质档案是否符合档案整理标准; (2)检查电子档案是否符合数字化标准; (3)将抽检档案情况在记录本上登记。 2.3不动产登记档案的立卷原则

2.3.1不动产登记档案以每一不动产登记为立卷单位，每变动一次产生的材料立为一卷。

2.3.2立卷后，要及时建立相关案卷之间的联系，做好档案信息的动态管理。

2.3.3卷内材料应按下列顺序排列：

8 (1)目录; (2)审核表单;

(3)当事人提供的申请材料; (4)图纸; (5)其他; (6)备考表。

2.4不动产登记档案页号的编写

2.4.1每一页材料编写一个页号。单面书写的材料在右上角编写页号;双面书写的材料，正面在右上角编写、背面在左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面。

2.4.2编写页号后要仔细检查，发现问题应及时采取补救措施。重号：将重号改为支号式。如6号为重号，可改为6-1和6-2，在备考表内注明第6页共两页。漏号：采用分号式。如6页后应是7而编写成8，可将第6页改成6-7，在备考表中注明6-7页共1页。错号：将错号划掉，重新编上正确的页号，并在备考表中加以注明。

2.4.3卷内目录、备考表不编页号。

2.4.4编写页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前不得出现“0”。

2.5不动产登记档案目录的填写(见附表2) 2.5.1顺序号：按卷内材料的排列顺序，每份材料应编

9 一个顺序号。不重复，不遗漏。

2.5.2材料题名：填写该材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题。材料题名栏内不得填“其他”。

2.5.3页次：填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号(即单页材料标明材料所在页号，两页以上材料标明材料首页号和止的页号，卷内最后一份材料有多页要标明起止页号)。

2.5.4备注：需要注明的内容。

2.6不动产登记档案案卷封面的填写(见附表3) 2.6.1案卷封面的规格、样式统一规定如下：

(1)案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、封面设计的规格和处臵都应得体、划一;

(2)书写一律自左而右，横写横排，左侧装订，装订线严禁写字、印字;

(3)用纸规格：参照文书档案国家标准，长297毫米，宽210毫米(硬卷皮)。

2.6.2卷皮封面项目包括：案卷号、立档单位、不动产登记档案、坐落、权利人、权证号、保管期限。

2.6.3案卷号编写：不动产登记档案案卷号编制参照不动产证书、证明编号规则制定，案卷号由省份简称汉字、、属地行政区划简称汉字、类别和案卷顺序号五部分组成。

10 具体分类根据业务开展需要，由市不动产登记事务中心协调有关部门统一制定。

(1)示例1桂林市2016年不动产登记(证书类)档案归档案卷号编写为：桂2016ZS0000001;或桂2016ZS-1-0000001 具体解释为：桂(桂林)-2016()-ZS(证书类)-0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2016()-ZS(证书类)-1(盒号)-0000001(案卷顺序号)。

(2)示例2：桂林市2016不动产登记(证明类)档案归档案卷号编写为桂2016ZM-1-0000001 具体解释为：桂(桂林)-2016()ZM(证明类)-0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2016()-ZM(证书类)-1(盒号)-0000001(案卷顺序号)

(3)示例3：桂林市2016年不动产登记(注销类)档案归档案卷号编写为：桂2016ZX0000001或桂2016ZX-1-0000001。

具体解释为：桂(桂林)-2016()-ZX(注销类)-0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2016()-ZX(注销类)-1(盒号)-0000001(案卷顺序号)

(4)示例4：桂林市2016不动产登记(协执类)档案归档案卷号编写为：桂2016 XZ0000001或桂

11

2016ZM0000001或桂2016XZ-1-Z0000001。具体解释为：桂(桂林)-2016()-XZ(协执类)-0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2016()-ZX(协执类)-1(盒号)-0000001(案卷顺序号)

(5)示例5：桂林2016不动产登记(其他类)档案归档案卷号编写为：桂2016 QT0000001或桂2016QT-1-0000001。

具体解释为：桂(桂)-2016()-QT(其他类)-0000001(案卷顺序号);桂(桂)-2016()-QT(其他类)-1(盒号)0000001(案卷顺序号)。

2.6.4立档单位名称：填写各分局全称。 2.6.5保管期限：一般为永久、定期保存。

2.6.6不动产登记坐落：以不动产登记簿记载的信息为准。

2.6.7权利人：以不动产登记簿记载的信息为准。 2.6.8权证号：填写登记部门向不动产权利人颁发证书、证明证号。

2.6.9填写封面使用电脑打印卷皮封面或使用碳素或蓝黑墨水笔书写，字体工整，不得涂改。

2.7不动产登记档案备考表的填写(见附表4) 2.7.1备考表用于保护材料，介绍和说明卷内材料变化情况。

12 2.7.2备考表每卷一份，如暂时没有情况填写，也要放于卷末，以供日后注记时使用。

2.7.3规格：参照文书档案国家标准，长297毫米，宽210毫米，使用A4纸(硬卷皮)。

2.7.4立卷人：负责材料整理、立卷归档的人员姓名。 2.7.5检查人：负责检查归档材料整理、立卷质量检查人员的姓名。

2.7.6立卷时间：归档材料整理、立卷完毕的日期。 2.7.7卷内材料说明：需要说明的情况。 2.8 不动产登记档案的装订 2.8.1装订前的准备工作

(1)将材料上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁;

(2)破损的或幅面过小的材料应用A4白衬纸托裱，一页白衬纸应托裱一张材料，不得托裱两张以上(含两张)材料;字迹扩散的应复制并与原件一起存档，复制件在前，原件在后;

(3)卷内材料大于A4幅面的，应按A4大小折叠整齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅;

(4)凡是遇有火漆、铅封、蜡封等装订成册的材料以及公证书等法律证明文件，不要改变原装订方式;

(5)核对卷内目录题名与卷内材料题名是否一致，核

13 对档案卷皮姓名(名称)与卷内材料姓名(名称)是否一致。姓名(名称)不得用同音字或随意简化字代替。

2.8.2装订

(1)采用三孔一线法在材料左侧装订，孔间距离7厘米，用线绳装订，结头打在背面;

(2)卷内材料应向左下角对齐。装订孔中心线距材料左边际应为2.5厘米，最少不得少于1.5厘米，距离不够时用白纸托裱留出距离;

(3)大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位臵加入垫片，使其保持平整;

(4)卷内材料与卷皮装订在一起，做到整齐美观，不压字、不掉页、不妨碍阅读;

(5)档案装订完成后，档案管理人员审核后签名; (6)档案整理装订完毕须经消毒除尘后方能入库、上架。 2.9装盒或装袋

2.9.1将整理好的档案装入档案袋，档案袋封面的填写要与袋内档案的内容一致，档案袋不易装得过满，一般同一卷档案应装在同一个档案袋内，不得分散保存。对于页数较多的档案，可采用设立分卷的方式解决。

2.9.2整理好的档案也可以装盒，装盒后需将档案案卷号的起始号等检索项标注在盒侧面，以方便查找。

2.10入库排列

14 2.10.1不动产登记档案入库后，排列方式须与档案案卷编号方式一致，保持案卷之间的有机联系,确定存放位臵，便于保管和利用。

2.10.2不动产抵押登记档案、不动产注销登记档案、协助执行通知书应单独立卷，单独排列。

2.10.3档案柜应标明存放档案起止编号。 3.不动产登记档案的保管

3.1档案库房应当安装温湿度记录仪，配备空调及去湿、增湿设备，并定期进行检修、保养。库房的温度应当控制在14℃-24℃, 相对湿度应当控制在45%-60%。

3.2档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿。

3.3建立虫霉鼠害检查制度，发现虫霉、鼠害应及时灭菌杀虫、投放药剂予以消灭。

3.4配备吸尘器，加密封门，除尘与防尘相结合。有条件的可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。

3.5档案库区配备适用的消防器材，使用的消防器材要在有效期内，并按要求定期检查、更换。安全使用电器设备，定期检查电器线路。库区内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。档案库房应安装火警及防盗自动报警装臵，并定期检查。

3.6档案库房宜选用白炽灯作为人工照明光源，照度不

15 宜超过100勒克斯，如采用荧光定时，应对紫外线进行过滤。不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射。

4.不动产登记档案的利用

4.1不动产登记档案以电子档案利用为主，原始档案必须在指定场所，有专业档案管理人员在场时方可查阅。

4.2查阅、抄录和复制不动产登记档案应当经档案管理机构负责人同意,查询过程中注意爱护档案，不得随意勾划、涂改、撕页、抽取或损毁。借阅时应填写借阅登记簿。

4.3档案管理机构应建立《不动产登记档案利用效果登记簿》，记录档案利用情况。

5.不动产登记档案的保密

5.1不动产登记档案管理人员应当认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，遵守保密制度和保密纪律，对密级的档案内容不泄密、不失密，确保档案的安全。

5.2法律、法规及有关规定不宜公开的不动产登记档案，其查询范围和方式按法律、法规和有关规定办理。

附件2：

不动产(电子)档案管理工作规范 1.不动产登记电子档案一般规定

1.1为加强对本市不动产登记电子档案的归档与管理，保障不动产登记电子档案的安全和有效利用，依据国家标准

16 《电子文件归档与管理规范》(GB/TI8894-2002)，结合实际,制定本规范。

1.2不动产登记电子档案是指在不动产登记过程中形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子材料。包括电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果。

1.3各单位档案管理机构负责电子档案的管理、利用及涉密电子档案的保密监督管理，协助信息化部门为电子档案管理提供信息化支持。

1.4电子登记簿应按照不动产登记基本单元建立，录入各类属性数据，形成登记簿数据库，并与电子档案目录形成关联。

1.5属于归档范围内的不动产登记档案，应当进行数字化加工处理。

1.6数字化处理基本流程应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存。

1.7在数字化处理过程中应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理，确保档案原件和数字化档案信息的安全，同时纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范记录。

17 2.不动产登记档案数字化处理 2.1扫描方式

2.1.1应根据档案原件幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，对大幅面的档案材料由于扫描后图像拼接技术难度大，又浪费时间、人力，建议采用数码相机拍摄的方式，拍摄精度应高于300万像素，同时要注意被拍摄物的影像要充满取景框;纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式。

2.1.2纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率;不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。

2.2色彩的选择

2.2.1页面为黑白两色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

2.2.2页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

2.2.3页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

2.3分辨率的选择

2.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于200dpi。特殊情况下，

18 如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

2.4特殊页面的扫描

2.4.1对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

4.2采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和插图清晰。

2.4.3对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式扫描，确保照片清晰度，同时可避免图像存储空间过大。

2.5数字化图像处理 2.5.1图像纠偏采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2.5.2图像去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

2.5.3图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

2.5.4裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像材料的容量，节省存

19 储空间。

2.6存储格式

2.6.1采用黑白二值模式扫描的图像材料，一般采用TIF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，一般采用JPEG格式存储。

2.6.2存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

2.7图像材料命名图像材料的命名应确保其唯一性，并与电子档案目录形成对应。 2.8图像转换要求不动产登记档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像材料，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接，数字图像的排列顺序应与物理档案相符合。

3.不动产登记电子档案管理 3.1电子档案数据验收 3.2.1电子档案目录与电子登记簿录入质量对录入的目录数据和登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，保证错误率不得高于万分之三。

3.2.2图像质量对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量。保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适

20 应各种纸张和手写、印刷字的情况。

3.3.3数据挂接质量对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，保证错误率不得高于万分之三。

3.4电子档案备份和保存

3.4.1备份范围电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果均应进行备份。

3.4.2备份方式为保证不动产登记档案数据的安全性，备份载体的选择性也应多样化，应做好在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾体系。

(1)在线增量备份至少每天一次做好增量数据和材料备份，也可根据自身的设备和资金情况，制定更为严谨的备份策略。

(2)定时完全备份至少应每周一次定时做好完全备份，并根据自身条件，建立至少每年一次的离线存放制度，存放地点除要满足防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等要求外，还应采用专用的防磁柜存放。

3.4.3异地异柜保存不动产登记部门应选用成熟可靠的产品与技术，建立科学的异地异柜保存制度，以应对可能的灾害事故，电子档案备份数据应异柜保存一份确保安全，异地保存的数据存放地点至少保证与源数据存放地点间隔距离不得小于二十公里。

3.4.4备份数据检验备份数据应定期进行检验。检验内

21 容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、材料数量是否准确等。

3.5电子档案归档管理

3.5.1归档的不动产登记电子档案必须是最终数据信息。归档时，应附带说明文件(readme.txt)，对不动产登记电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型、保管期限、密级等加以说明。

3.5.2归档的不动产登记电子档案基础信息要严格做到档案、数据库(数字化档案和数据信息)和登记簿三者信息的一致性，确保信息的完整、准确和有效。

3.5.3在确保信息安全的前提下，各单位向档案管理机构移交不动产登记电子档案载体时，交接双方应按纸质档案移交要求履行签字手续。

3.5.4在接收不动产登记电子档案载体时，应由电子档案形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，并填写《电子文件交接登记表》(见附表1)，并把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3.5.5不动产登记电子档案接收后，档案部门要严格做好不动产登记电子档案的保管和再检验工作。接收入库的各类不动产登记电子档案应定期机读抽检，抽检率不低于40%，确保上机测试无病毒和100%的准确率。

22 3.5.6对涉密不动产登记电子档案要严格按相关保密条例进行处理，确保做到不在非涉密计算机等设备处理涉密不动产登记电子档案，涉密不动产登记电子档案的编目、入库、收藏均须另行处理。

3.5.7不动产登记电子档案载体应采用光盘、硬盘等载体。光盘备份方式是将数据或扫描件刻录到光盘中，硬盘备份方式是把数据或扫描件保存在作业单位的备份硬盘中。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为不动产登记电子档案保存的载体。

3.5.8存储电子档案的载体或装具上应注明反应其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、类别号、保管期限、存入日期等项目。

3.5.9磁性载体上归档的不动产登记电子档案应定期复制，一般应每隔四年复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不应少于四年。

3.5.10归档不动产登记电子档案载体专库或光盘柜集中保存。

3.5.11归档载体保管

(1)归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放;

(2)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压; (3)归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离;

23 (4)保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫等要求; (5)保管环境温度选定范围：17℃—20℃，相对湿度选定范围：35%—45%，电子文件载体要避免阳光直接照射; (6)档案部门每年均应对不动产登记电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应及时进行归档不动产登记电子档案的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处臵。

3.5.12对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。档案部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附表2)。

3.5.13系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档不动产登记电子档案进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附表3)。

3.6电子档案查询利用

3.6.1不动产登记电子档案查阅和利用,按照《不动产登记暂行条例》的有关规定执行。

3.6.2对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档不动产登记电子档案提供利用时，应设臵使用权限认证系统或履行使用审批手续。利用涉密不动产登记档案应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的

24 不动产登记电子档案不得在互联网上运行，应设臵专门服务器，机房各类设备应使用硬件防火墙、电磁屏蔽等措施。

3.6.3不动产登记电子档案封存载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。

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