浅析高校毕业生人事档案管理
摘要：高校毕业生人事档案是反映高校毕业生综合素质的最重要的依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少的问题。本文深入分析了加强高校毕业生人事档案管理的必要性以及现状，并针对如何解决这些问题的对策进行了探讨。
关键词：毕业生人事档案现状对策
一、高校毕业生人事档案工作目前存在的弊端
1.高校毕业生档案归档范围守旧、教条，内容不全，不能为用人单位反映大学生在校全貌。目前素质教育已成为我国教育的主要内容，然而从毕业生档案中却无法反映出这一变化，毕业生档案主要包括：学生入学登记表、高等学校毕业生登记表、成绩单、学位证明(复印件)、学年考评表、体检表、党、团员登记表、入党、入团申请书、志愿书、预备党员考察表，以及学生在校期间受到的校级以上的奖励、处罚材料。档案的这些内容却不能体现出学生素质的动态发展，导致用人单位不能通过档案了解毕业生在校的总体情况。
2.高校毕业生档案中的造假现象严重，导致信息失真，使得档案的可靠性和权威性受到挑战。目前我国高等教育逐步从精英阶段走向大众化阶段，高校毕业生就业也已从计划经济体制下的统包统配过渡到毕业生“在一定范围内通过供需见面，双向选择落实就业去向或自主择业”，导致当今的毕业生就业市场成为一个强劲的买方市场。根据权威人事预测，近几年高校毕业生的就业形势将十分严峻。有的毕业生为了在激烈的竞争中脱颖而出，不惜采取不正当手段如涂改成绩，开具假证明等来以此击败对手。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争机制，给在校学生带来消极的影响，从而使用人单位对档案的可靠性、真实性、权威性产生了怀疑。
3.高校毕业生档案的利用和跟踪都比较滞后，不能为评价大学生提供及时的参考依据。大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案，而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就开始了。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中，等毕业生离校时再集中整理、归档。待到用人单位上门查阅的时候，却到处难觅芳踪，大大降低了档案的利用价值，也对毕业生就业产生了消极的影响。
二、高校毕业生档案管理的新思路
从上述问题看，目前毕业生人事档案管理工作已经远远跟不上社会发展步伐。为了使毕业生人事档案管理工作在当今新形势下能发挥更大的作用，毕业生人事档案管理部门应该与时俱进，更新现有的工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
1.修改、补充高校毕业生档案的归档范围，使高校毕业生档案逐步充实完善。根据《国家中长期人才发展规划纲要(2010-2020)》指导方针，我们应根据当前大学生学习、参加的各项培训、各领域取得技能证书和获奖情况。修改、补充原归档范围，以体现和涵盖当今大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等全貌。如：反映学生身体素质方面，现在的档案中只有《体检表》。如把同一学生不同时期的身体素质材料、体育运动记录、各类竞赛成绩收集归档，就更能够体现出学生身体素质的动态发展历程。这样，既有利于毕业生就业，也有利于他们今后的发展。
2.为提高毕业生档案的利用价值，必须对档案实行全程化的管理，建立毕业生信息反馈档案。
(1)标准化电子档案的建立。电子档案是具有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念开始发生了变化，人们开始认识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。而高校毕业生档案则包含着许多对学生、用人单位、高校乃至整个社会有用的信息。实行电子化管理，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，并对学生的多项信息进行数字管理，如学籍、考勤等，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理。利用者可直接在网上查阅、利用，为用人单位提供了最简捷、最准确的毕业生档案信息。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作為对电子档案的补充和备份。
(2)及时收集、整理毕业生档案资料。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以杜绝临时抱佛脚的突击行为，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误。
(3)建立毕业生信息反馈档案。档案信息反馈系统的建立，使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析。建立毕业生信息反馈档案，可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校学生可以依据这些信息，主动的、有意识地设计自己，以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映吃的市场对人才的需求状况，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调节，主动适应人才市场，培养学生的综合素质和基本技能。
三.创新档案管理模式，加快毕业生人事档案的信息化建设
(1)加快毕业生档案的信息化建设。随着社会信息化程度的加深，人们不再以单一的文字形式而是以文字、声音、视像等多种形式记录人类活动的情况与信息，也不再受时间、地点的限制进行工作，计算机和高速信息网络的组合，使毕业生档案工作也需要用新的信息技术来代替某些传统的管理方法和手段，进行信息化建设。
(2)建立大学生信息数据库。当前学生就业竞争激烈，学生找工作时间已明显提前，一般在毕业前半年，学生就要准备好各种推荐或自荐材料，走向各种人才市场。要使我们管理的毕业生档案在毕业生就业竞争中发挥出应有的作用，就不能沿袭过去的方法，而要彻底改变目前这种毕业生档案管理严重滞后及利用率太低和发挥作用太小的局面，一定要实现毕业生档案的计算机管理，在建好基本信息集的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确。这将方便毕业生就业时各种材料的自动生成与信息的交流。
四、结束语
就目前情况看，尽管存在许多问题，但高校毕业生档案是学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠凭证，起着难以替代的作用。随着高等教育改革的发展，教育行政部门和高校要从对大学生的终身利益和长远发展考虑，增强责任心，要采取措施，加大毕业生档案管理的各项措施，完善管理机制，使高校毕业生的档案管理进入科学化的轨道，跟上时代的步伐;使改革后的毕业生档案更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设实务.中国档案出版社.2016.6
[2]赵屹.档案信息网络化建设.北京图书出版社.2016.8
[3]梁冠玲.论高校档案管理信息化的现状和对策.图书与档案管理.
[4]孙敏.论高校人事档案工作的创新思路.湖北教育学院学报.2015.4
[5]李红.毕业生人事档案管理工作的现状及对策.兰台世界.2016.3
[6]王德欣.档案在大学生就业中存在的问题及对策.兰台世界.2015.3
作者：陈君达
摘要：高校毕业生的人事档案关系到学生毕业后的就业，更影响到学生职业生涯的发展，所以高校必须从源头上加强对毕业生认识档案的管理。本文以高校毕业生人事档案管理中存在的问题作为切入点，简单的探讨加强高校毕业生人事档案管理的措施。
关键词：高校 毕业生 人事 档案 管理
随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。
一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题
(一)平时不闻不问，用时“四面出击”
高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方?是在学校、还是在生源地的人才服务机构?学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿?我报到证在哪儿?我档案里怎么缺材料呀?等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。
(二)檔案意识淡薄，档案存放“五花八门”
随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。
(三)一切以就业为先，档案后续材料“零充实”
由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。
二、加强高校毕业生人事档案管理的措施
(一)科学完善档案的内容
高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。
(二)实施档案电子化
目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
(三)强化档案管理的服务意识
高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。
三、总结
总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。
参考文献：
[1]王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2011，(12).
[2]吴敏.当前人事档案工作中出现的问题及对策[J].四川档案，2006，(04).
[3]李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论, 2010，(03).
作者：岳若惠
摘 要：新时代的不断进步，科技的不断发展，越来越多的科学信息技术也在不断的进步，人才的需求和培养也成为了发展的重要主体，针对当下新形势的需求，摆在地方人才管理者眼前的关键问题就是如何做好对高校毕业生的人事档案管理工作，如何能够更加便利，更加全面地为高校毕业生的就业及以后的人才选拔服务。有效地对毕业生的人事档案进行精准、细致、全面完整的整理，使各用人单位能够通过毕业生人事档案中的信息显示，可以从多个角度全面地掌握到毕业生的综合素质，对毕业生的就业有着关键性的、不可取代的作用和意义。
关键词：高校人事档案 档案管理及转递 人事档案管理制度 信息化建设
高校人事档案指的是对在校期间学生的一系列活动和经历的相关重要记录，是其思想道德的体现、也是其业务能力和工作水平的反映。随着新时期高校教育和管理体制的不断提升和改革的不断深化，地方对人事档案管理工作也不断地受到各界更多人的重视。因此，高校学生档案管理与人才交流管理之间的问题都需要更加深入地了解和探讨。對于促进现阶段大学生就业以及人才信息的准确性、完整性的保存和整理，对国家的人事档案管理都有着巨大的意义。
1 现阶段高校毕业生人事档案管理所处的现状及问题
毕业生相关的人事档案管理工作是现阶段高校工作应当特别重视的内容之一，同时，也是人才资源管理中心了解高校毕业生学习和实践工作的基础，是考察和选拔优质高校人才的重要衡量标准，但是，在实际的工作当中，人才资源交流管理中心对高校毕业生的人事档案管理中也存在着诸多的问题和不足。
1.1 对档案管理不够重视，没有严格的规章规范
由于档案管理人员管理意识的淡薄，长期以来，人才资源管理中心对高校毕业生的人事档案管理工作还都只是局限于传统的信息整理、收集和录入等工作，没有真正涉及到档案重要内容的连贯上，更没有严格的规章制度的约束和管理，很容易造成高校毕业生的人事档案信息的档案不完整，缺失，档案长久无人问津的情况发生。同时，由于管理和约束意识的淡薄，对高校毕业生的档案管理也比较分散和杂乱，大部分管理的条件都不符合相关规定和要求，档案的排列和整理都没有系统化管理，很容易造成保存和查询的不便，长此以往，也就更加容易造成材料和档案的不完整和不齐全，带来更大的安全隐患，后果不堪设想。
1.2 新形势下旧管理制度的滞后严重影响人事档案管理的发展和完善
随着现代科技和信息化技术的不断提升和进步，也就要求人才资源交流管理中心对高校的毕业生档案管理也要不断朝着信息化的方面提升，新科技的应用及办公系统科学技术的改革，都能够有效地提升档案管理的工作效率，降低出错率，提升对档案管理人员信息整理的精准度和完整性。新旧制度的交错，随着人才资源交流中心的人员调动频繁，很容易造成“人走档案留，人来档案无”的混乱状态，为档案管理工作增加了更多负担。同时，新科技的应用也使使用者和管理者能够更加便捷地对高校毕业生的人事档案信息进行了解和查询，这种便利的前提就需要工作人员要通过现代化科技技术与陈旧的管理制度相互结合，合理利用资源。因此，改进旧的管理制度也是工作的关键。
1.3 信息化水平还不够，管理队伍建设还需要提升
目前，较多人才交流资源中心的相关人事档案的管理工作都还只是初级的档案整理形式，档案的整理和录入还都只是通过纸质文本文档的形式进行传递和保存，由于信息量的不断增加，人员分配的不均衡，很容易导致档案整理信息的丢失和不齐全，造成人力资源的浪费。随着资源管理中心的档案管理工作者队伍的不断壮大，高校毕业生档案管理的数量也在增多，各项改革的深入和制度的变化也造成一些人员的身份出现了新变化、人事关系更为复杂，档案管理任务繁多。
1.4 档案转递单位不清晰，用人单位接收档案管理不规范
随着就业方面的措施和政策的不断提升，毕业生到各行各业寻求工作机遇的人也不断增加，很多单位和高校的毕业生都遇到了档案的转递问题，以为就业协议文件上的档案传送到所在单位就完成了档案的转递，其实不然，这样就很容易导致了大多数的单位没有接受全，导致档案不能够正常地被转递到需要的地方，严重的甚至丢失。同时，由于用人单位的档案管理不规范，也导致档案管理中心在按照需求转递档案以后，用人单位没有把档案规整合并，导致档案被退回或者遗失。
2 针对以上问题的建议和对策
2.1 解放思想，提高认识，主动服务
随着新时期学校教育制度的不断改革，新的思想和发展潮流也在不断地冲击着高校人事管理制度的改革和不断提升。新趋势的推动，也要求人才管理交流中心的相关领导和工作人员要对现阶段的人事档案管理工作做好全面的、重新认识的准备，并且，要对现有的人员安排和档案管理内容做好全面的整理和了解，切实落实有效的制度改革。人才资源管理中心的人员组织和安排上也要与时俱进，设备和技术上也要不断提升，管理上也要不断加强相关专业人才的补充和录入，提高专职人员的工作积极性和主动性，变被动服务为主动服务，转变档案管理工作人员的思想意识，为学校选拔以及企业选拔人才提供更加全面和有效的凭据。
2.2 丰富档案内容，开发特色信息
现阶段的高校人事档案管理工作要抓住当下的发展趋势和新形式下的创新内容，把人事资源管理中心的组织工作放在核心的位置，因地制宜地改革现有的档案管理形式，不仅限于毕业生的基本信息和内容，而是要在此基础上更加完善和丰富毕业生的档案内容，挖掘出每个毕业生的个人专业技能和潜在能力的信息，使人事档案管理有突出特点、有个性、有内容、有活力。
2.3 提高素质，科学管理
人事档案管理工作是一项具有专业性和偏向性的工作，技术要求较高，政策的限制也较多，所以，也就要求档案管理的相关工作人员要有优良的作风和传统，具有正确的人生观和价值观，并在工作中要不断提升和培养个人的政治理论和素养，运用科学化的信息管理技术，进行操作和管理。
2.4 半封闭式管理，激活档案信息
由于旧时期传统的遗留，人事档案的管理工作还存在着较多的局限性，管理上的封闭式存在着漏洞和不科学，面对现代化、信息化管理模式的不断推进，也就要求在管理制度上也要做好相应的改革，采用半封闭式的管理，适度地公开人事档案信息，才能有效地激活档案信息。
2.5 实现管理服务现代化，提高档案利用率
在信息管理技术快速发展过程中，人事档案的管理工作也可以采用信息化、现代化的科学技术，有效提升档案管理工作的工作效率，提高由于长期积累的档案利用率。人事档案的相关信息本身就是一个流动量大、信息量大、种类繁多的管理内容，仅限于人工检索和整理的技术基础，还不能适应现代化档案管理工作的需要。因此，只有实现管理服务的新型现代化，才能更好地促进人事档案管理的发展。
总而言之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，它集服务性与保密性于一体，对促进人力资源开发有着重要的作用，提升和加强对人事档案的管理是时代赋予人们的新目标和新任务。按照人才市场发展的基本趋势，积极探索档案现代管理模式，实现人力资源的开发以及人事档案管理的共同繁荣与发展。
参考文献
[1] 王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2011(12)：278-279.
[2] 吴敏.当前人事档案工作中出现的问题及对策[J].四川档案，2006(4)：52-53.
[3] 李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论，2010(3)：195-196.
作者：刘秀英
南京晓庄学院毕业生档案管理办法
1.档案收集范围
(1)高中或中专毕业生档案材料(国家任务生)
(2)大学生素质拓展卡
(3)学生在校期间成绩单
(4)党组织关系材料
(5)团组织关系材料
(6)在校期间奖励、表彰以及处分材料
(7)体检表
(8)普通高等教育毕业生登记表
(9)学生实习鉴定
(10)学位相关材料(本科生)
(11)各种技能证书、毕业证的复印件
(12)其他可供参考的有保存价值的材料
2.归档要求
(1)校就业指导服务中心负责毕业生档案材料的收集、整理、归档，归档材料应保证完整、齐全、真实，严禁涂改、伪造毕业生档案材料。
(2)各学院负责职责范围内的毕业生材料的收集、整理，并将办理完毕的档案材料及时交校就业指导服务中心归档保存。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门须加盖公章。如有关部门移交的归
档材料不齐全或不符合要求的，校就业指导服务中心应及时通知有关部门补齐或补办手续。
(3)各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳墨水或蓝黑墨水钢笔或签字笔书写。
(4)所有毕业生档案材料应在每年5月30日前归档完毕。
3.档案的传递
(1)毕业生档案由各学院将要归档材料装入毕业生档案袋后，校就业指导服务中心于每年的5月底按规定时间密封统一按毕业生就业报到证上签发的单位或其它相关单位部门的地址传递。
(2)档案(户籍不在校)未办理任何代管手续的毕业生，可申请档案免费托管至毕业当年年底，档案(户籍在校)的毕业生按校有关毕业生档案管理文件执行。
(3)申请回原籍择业的毕业生及省外毕业生，(省外毕业生档案原则上派回生源所在地)。由校就业指导服务中心按毕业生就业《报到证》上签发的地址传递。
(4)凡办理人事代理及档案托管的毕业生，档案按合同地址传递。
(5)所有毕业生的档案去向及传递地址均可在我校就业信息网上查询(输入个人身份证号码即可查询)。
(6)招生与就业工作处负责毕业生档案工作的协调、检查、监督和指导。
为及时有效地做好毕业生档案转递工作，更好地为毕业生离校和就业服务，特制定本办法。
一、毕业生档案的转递
(一)已就业毕业生，档案在派遣离校后十四个工作日内，由学校档案馆寄送。因今年毕业生档案采用EMS方式寄送，请毕业生在核对派遣方案是认真核对个人档案寄送单位、地址、邮编、联系人及联系电话等信息。
(二)回生源地报到毕业生档案转寄办法参照各省(区、市)具体要求。
二、毕业生档案的保留
(一)对于灵活就业、自主创业、自由职业、就业困难的毕业生(免费师范毕业生除外)，经本人申请、学校毕业生就业指导服务中心审批后，其档案可在学校免费保留三年。三年后，毕业生档案的转递和管理将按流动人员档案管理办法执行。
(二)申请档案保留的毕业生，其报到证、户口迁移证、党团组织介绍信等材料仍按生源地办理。
(三)为了方便毕业生,今年档案保留采取网上申请方式进行,符合档案保留条件的毕业生在就业网按要求填报个人申请,经学院审核、就业中心审批后即可保留。
(四)档案保留学校期间，学校不出具任何与档案有关的证明材料。
(五)档案保留学校期间，毕业生为预备党员需转正的，应按《陕西师范大学档案馆关于查阅和借阅学生人事档案的规定》由毕业生原所在培养单位分党委(党总支)负责办理。
三、注意事项
(一)用人单位需要查阅或提取毕业生档案的，其组织人事部门可派专人持用人单位介绍信、本人身份证、工作证等，到就业中心办理查阅或提档审批手续。之后，持审批手续到学校档案馆案办理档案查阅或提取事宜。
(二)三年之内，档案保留学校的毕业生若需转递档案，应凭报到证、接收函、考取公务员录取证明或拟录取研究生调档函等，到就业中心办理审批手续。之后，本人持《陕西师范大学毕业生档案转递通知单》到学校档案馆办理档案转递事宜。
(三)有下列情形之一的毕业生，学校在报陕西省教育厅毕业生就业主管部门批准后，将其档案转至生源地，不再负责其就业事宜。
1.因提供虚假就业材料(如体检证明、就业协议书、就业推荐表、成绩单、外语和计算机等级证书等)而被用人单位退回的。
2.以遗失就业协议书，或以其他非正当理由重新取得就业协议书，被查实原就业协议书已与用人单位签约的。
3.已签约但不按规定时间报到，不服从工作安排，自动离职、辞职的。
4.其他违反就业政策，坚持个人无理要求，造成不良影响的。
四、本办法由毕业生就业指导服务中心负责解释。
各毕业生：
人事档案与人事调动、职业发展和维权等息息相关，主要用于确定工龄、学历、工资等。毕业生个人档案是人事档案的重要组成部分，主要材料包括：毕业生读大学之前中学时期的有关材料、大学入学或学籍证明材料、毕业生登记表、党群关系材料、入学及毕业体格检查表、大学学习成绩单、《报到证》存根等。
人事档案是个人的重要资料，应遵守有关规定妥善保管。一般来说毕业生的档案会保存在用人单位，但目前私营单位并没有专门保管的部门，故大多数毕业生会选择在人才交流中心托管。
我校为毕业生的档案管理推荐三种方式，请毕业生根据个人情况自行选择：
1.学校代管。即学校为所有毕业生代管档案。毕业生离校后一年内档案由招生就业处管理，一年后转入学校档案室管理，暂不收取管理服务费。毕业生凭单位出具的接收档案证明到学校办理调档手续。档案在学校管理期间，所有的转正定级、工龄核定与计算和档案工资调整手续等都不能启动。
★毕业生没有选择人事代理，即默认为由学校代管。
2.省人事厅人才中心人事代理。我校毕业生在毕业离校时暂未落实工作单位，或已落实工作单位但用人单位暂时无法接收毕业生户口、档案等关系的，根据本人向人才中心申请，可将户口、档案、组织关系等转入省人事厅人才中心管理。人事代理可提供人事管理相关服务,即办理转正定级、工龄计算、考评技术职称、办理在职流动人员关系接转手续、代办员工社会保险及住房公积金、调整档案工资等。省人事厅人才中心是我省人事代理的主要机构之一，毕业生如选择省人事厅人才中心人事代理，则需服务费240元/人〃年。
★办理毕业生离校手续期间，省人事厅人才中心会在招生就业处现场办理相关手续，毕业生可现场咨询。
3.省教育厅大中专毕业生就业指导中心托管。省就业指导中心可为毕业生办理两年免费的档案托管服务。两年后，省就业指导中心不再免费托管档案，毕业生必须选择与湖南省人才流动服务中心签订《人事代理合同书》或按照档案调遣原则调离档案。如选择人事代理，代理档案一项收费为120元/年，档案、户籍一并代理收费为240元/年。(注：可单独办理档案托管，但不能单独办理户籍托管。)
★毕业生可在学校招生就业处咨询，并一并办理登记手续。涉及到档案管理转段的问题，务必牢记免费管理为两年，到时需与省教育厅大中专毕业生就业指导中心再次签订代管协议。
招生就业处
2012年6月
一是档案接收。离校前未落实就业单位返回生源地的毕业生档案，应由学校就业指导中心通过机要或是专人送达市毕业生就业办公室，登记编号，择业期内免费存放。学校将学生档案发给学生本人或通过特快专递邮寄给学生本人的，原则上不予接收。
二是档案服务。择业期内未落实就业单位且档案在市人才交流服务中心存放的毕业生可享受如下服务:凭就业报到证开具存放档案证明;开具未就业证明;其他与档案相关的证明。
三是档案提取。择业期(2年)内办理完就业手续的毕业生，凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局提取档案。择业期内未就业毕业生(未办理就业手续的)不予提取档案。
四是自谋职业、出国留学、择业期满未就业毕业生档案存放。在派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在市人才交流服务中心办理人事代理(明水城区铁道北路人才市场2楼办公室，电话：83211471)，市毕业生就业办公室凭人事代理协议将其派遣到市人才交流服务中心。人才交流服务中心按规定为其提供档案管理及各项人事代理服务。办理人事代理不满1年的毕业生需调整改派的，仍由市毕业生就业办公室办理改派手续，超过1年的由人才交流服务中心办理调动手续。
新闻发布者：学生就业指导中心发布时间：2012-06-29 09:52:38
各学院、各位毕业生：
2012届毕业生就业派遣工作即将结束，为切实做好毕业生档案管理和投寄工作，请大家认真阅读本须知。
一、切实提高对档案重要性的认识
1、毕业生档案的作用
毕业生的人事档案记录着学生的个人经历，包括各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明、党团资料、工作经历等，并且都是原件。当毕业生参加工作后，会面对如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算等问题，这些方面都离不开档案。
(1)档案影响转正定级、职称评定和养老金的领取
国家规定大学生参加工作满一年后可以申请评定初级职称，转正定级，转正定为初级职称后五年可以申请评定中级职称。有很多毕业生找到工作后，没有及时到档案管理部门办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级。办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如，退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间;需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额。除了养老金外，其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。有很多毕业生找到工作后，没有及时到档案管理部门办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响工龄计算和退休金的计算。
(2)档案影响日后工作调动
大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动到国家机关、事业单位和国有企业。
(3)考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理
毕业生毕业后考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属档案管理机构开具相关证明，没有档案无法办理这些证明。
2、档案被毕业生忽视的原因
档案被忽视主要有以下几方面的原因：一是随着私企录用和管理员工时不看重档案里的历史描述，而是看重工作表现，不需要毕业生提供档案。二是一些毕业生因没有落实工作单位而不去关心档案的去向，认为等到需要用档案时，再找也是一样的。三是有的毕业生认为现在跳槽是经常的事，档案转移手续繁杂，而且放在人才中心每年需缴240元管理费，没有必要，不如放在家里或学校安全省事。四是有的毕业生选择创业或自谋职业，更不需要档案。
毕业生不关心档案，导致自己的档案管理单位无法与该毕业生取得联系，导致毕业生的档案始终处于“学生阶段”，影响工作年限计算、转正定级、职称评定和养老金的领取等。同时毕业生本人工作调动后档案管理部门也无处投档。无档案保管权的单位也很难为毕业生考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等出具相关证明。
毕业生应按照相关规定，及时办理毕业报到手续，并把档案转入政府所属流动人员档案管理服务机构保存，使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。把档案留在人才服务机构但一直没有理会的，只要办妥相关手续，就可将关系理顺。“私藏”在家的档案则
要尽快交回原单位或政府所属的管理服务机构，如果档案袋被打开，里面的资料就得经过相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位。
3、档案投寄管理规定
为保证毕业生档案的真实性和权威性，国家规定毕业生档案不允许和毕业生本人见面，毕业生毕业后其档案由高校依据毕业生就业报到证，并通过国家机密要件局寄发到报到证单位。高校依据考研学生调档函把档案通过国家机密要件局寄发到研究生培养单位。
二、认真做好档案整理装袋工作
各学院应高度重视毕业生档案整理装袋工作，应及时将毕业生的以下材料及时整理后装入指定材料袋。
派遣单位在淮北和濉溪县的只需装入小材料袋，并勾选材料清单，填写整理人与审核人等信息后贴好封条。派遣单位在其他地区的毕业生的档案需要装入小材料袋贴好封条后再装入大材料袋，并在大材料袋上填写档案转递单位详细地址。要绝对杜绝封皮和内部毕业生档案张冠李戴现象的发生。
三、档案移交工作规定
各学院应在7月10日及时将整理好的毕业生档案交学生档案室。各学院应充分利用学生就业指导中心提供的毕业生就业派遣系统的电子资源来整理档案，建议将所有毕业生的档案寄出地址(同系统中
报到证信息维护中的单位名称一致)填入用人单位信息维护栏中的“档案转递地址栏”内，方便档案移交清单制作。
2012届毕业生：
2012届毕业生就业报到证已发放。为保障毕业生的权益，请毕业生注意以下事项。
就业报到证是证明毕业生为全日制应届毕业生的唯一凭据，是毕业生户口迁移和档案迁转的唯一依据(户口迁移到报到证单位，如果毕业生需要从生源地把户口迁移到报到证单位，需提供就业报到证给生源地户籍部门开具户口迁移证，再凭报到证和户口迁移证到报到证所在地户籍部门入户，档案寄发到报到证单位)，是毕业生到用人单位报到的重要凭据，也是毕业生今后转正定级、职称评定的重要档案材料，所以高校毕业生应注意：
1、毕业生应及时到报到证单位报到。并督促用人单位及时将报到证放入毕业生档案(报到证是有期限的，一般为两个月)，逾期报到用人单位可能会拒绝接收(有的地区编制考试需要毕业生需要毕业生报到后才有报名资格)。
2、应妥善保管自己的报到证防止遗失。一旦遗失，可以参考《2012届毕业生就业指南》(已于2011年10月发放毕业生人手一册)补办程序到安徽省政务中心申请补办。补办最长期限为两年。
3、需要近期改派的毕业生可以不需要到派遣单位报到。待改派成功后(具体程序可见《2012届毕业生就业指南》)后改变派遣单位，凭新的报到证到用人单位报到。安徽省生源毕业生出安徽省就业或离开师范行业就业以及已签订规范就业协议派遣到协议单位后又需要违约到新单位就业的毕业生改派需要到学校盖章。其他类型的毕
业生改派毕业生直接到安徽省政务中心(合肥市马鞍山路509号)省教育厅窗口办理。务必不要回校办理。学校2012年暑假办理改派签章手续的时间为2012年7月18日和8月8日，其他暑假时间不予办理。需要返还师范专业奖学金的毕业生需要在2012年7月18日和8月8日上午10:00前到学校财务处返还师范专业奖学金后方可办理学校签章手续。开学后工作日正常办理毕业生改派签章手续。
4、录取为硕士研究生的毕业生不发放报到证。如果在入学后一年内落实就业单位，可凭研究生培养单位同意放弃读研的证明和用人单位录用证明到我校办理签章后续后到安徽省政务中心办理报到证。
5、报到证是毕业生最重要的证件之一。务必请毕业生本人亲自领取，以防出现意外给毕业生造成重大损失。
为做好毕业生档案管理工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时，转递顺畅，特作如下规定：
一、归档材料的收集。
1、毕业生归档材料包括：高考材料、学生登记表、学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计(论文)考核表、毕业生登记表、党(团)组织材料(入团志愿书、入党志愿书和党员登记表)、奖励、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或炭素墨水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件(合格证、荣誉证等)不在归档范围;
2、学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计(论文)考核表等各表中的鉴定(如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等)，应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系印章;
3、校级以上(含校级)的奖励审批表和受严重警告以上处分的材料(原文)才能归档，各学院的奖惩材料不在归档范围。
二、档案管理。
1、已办理报到证的毕业生，其档案原则上转至报到地的用人单位或由人事代理所在人才市场保管。个别学生档案如需学校代为保管的，则必须出具单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定，并按规定到学校财务处交纳档案代保管费(120元∕年)后，学校方可代保管档案;
2、未办理报到证的毕业生，其档案转递采取自愿原则，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①人事代理。通过人事代理将档案转至相应的人才交流中心，如湖南省人才流动服务中心等(档案管理、转户籍、代评职称、转正定级等);②回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请(申请表在校园就业网可下载)，经学院同意后方可办理。湖南省生源转至市级教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至所在省教育厅或省人事厅大中专毕业生就业指导中心;③不回生源所在地的由学校负责管理，保管期限为两年。两年后仍未调档者，档案转至生源地(湖南生源转至市教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至各省教育厅或省人事厅的就业指导中心)。如需学校代保管则需到学校财务处交纳档案代管费120元/年;④湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心可代理档案、户口托管(档案无偿保管两年，户口代管费120元/年)。
三、档案转递。
1、档案是通过邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国营企、事业单位或人才交流中心等;无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到和档案转递。
2、邮政局机要转递信件查询期限为一年，过期不办理查询。毕业生可根据在学院填报的收档单位及时到所填单位询问档案是否收到，校园网：http:///可查询档案去向。
四、根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校一周内寄出，各学院务必在毕业生离校后及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，在送交归档材料时必须由学院统一按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业负责老师带领专人来学生档案室整理归档、转递材料。
五、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。
湖南科技大学就业指导中心
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