基于现代人事档案管理的人事档案管理浅析
摘要：人事档案是实现对一个人全面考察的主要根据，也是开展组织工作和人事工作必不可少的材料。当前我国市场经济持续发展，户籍制度和人事制度也相应的发生了很大的变化，促使认识档案管理工作走在了创新的道路上。传统的人事档案管理模式已经不能满足社会发展的需求，所以必须要以现代人事档案管理理念下开展具体的工作，把人事档案管理工作的内涵挖掘出来，不断创新工作观念，才可以最大限度提高人事档案管理工作效率，充分发挥出人事档案管理工作的作用。
关键词：现代人事档案管理;浅析
特定组织在认识管理活动中形成的人事文件就是人事档案，组织的领导人对人事档案的真实可靠性负责，能够实现人才的合理流动与使用，保证人才队伍的综合素质，也是考察与评价一个人的主要依据。传统人事档案管理模式比较封闭，与当前社会发展的趋势不相符合，而现代人事档案管理更加现代化，开放性更强，受到社会的认可。所以，市场经济体制下，需要增强对人事档案管理工作的重视，应用科学的管理方法，不断提高工作效率[1]。本文主要分析了现代人事档案管理模式下的具体的人事档案管理策略。
一、建立健全合适的人事档案管理机制
新时代想要提升人事档案管理工作的质量，首先需要建立健全人事档案管理机制，使其能够满足时代发展的需求。人事档案管理工作中，想要真正实现资源的节约，促进管理水平的提高，防止不同部门互相推诿的现象出现，保证人事档案更好地被社会所利用，就需要一现代人事制度为基础，创新传统的人事档案管理机制，实现人事档案的集中管理。传统的人事档案管理工作中，管理分级过细，不利于管理工作的顺利进行，现代人事档案管理工作下，只需要做到适度分级就可以，根据实际情况做出相应的改变[2]。只有这样，认识档案管理工作才能更好地满足社会的需求，管理工作效率才会得到根本性的提升。
例如，当前工作岗位的流动性比较强，传统的各部门管理各部门人事档案的机制已经不能满足社会的需求，需要得到创新，建立人事档案统一管理的制度，保证工作岗位发生变化是档案也能及时进行调整。同时，需要调整人事档案管理的分级制度，对于党和政府机构来说，人事档案管理需要做适度分级，企业单位和事业单位的人事档案管理不需要进行分级，对于人事档案内容大体相等的机构来说，也不需要进行分级。这种方法可以在最大限度保证人事档案管理工作的效率，提高管理水平。
二、实行信息化的现代人事档案管理
众所周知，对于每个单位和部门来说，不可或缺的组成部分就是人事档案管理系统，有利于促进单位和个人的发展，所以必须要保证人事档案管理工作能够满足单位与个人的双方需求。傳统的人事档案管理工作效率低，耗费大量的时间，保密性也不能得到保证，同时为档案的查找和维护也会带来严重的影响，在信息化快速发展的今天其弊端变得更为突出。所以，开展现代人事档案管理工作的过程中，一定要顺应时代发展的潮流，引进现代科学技术，提高工作效率，改善工作质量。同时人事档案管理部门也要想着服务现代化的方向不断努力，首先要建立档案信息的自动化系统，实现档案管理工作每个环节的信息化，这也是实行信息化的现代人事档案管理的基础手段。其次，计算机拥有检索方便、大存储、高保密性等特点，管理人事档案的时候要充分发挥出计算机的这些作用，提高档案管理效率，促进档案管理工作的科学化。值得注意的是，建立信息化的人事档案管理系统是一个十分复杂的工程，需要用到多个学科的知识和多个部门的团结协作，不但需要研发出档案管理的软件，还要管理人员不断学习，提高自身的知识水平，最终实现现代化的人事档案管理。
例如，为了实现信息化的现代人事档案管理，首先需要加强资金投入，研发人事档案管理软件，其次要注重对人事档案管理人员的培训，让其掌握先进的人事档案管理理念和技术，做好档案的管理与维护工作，进而提升档案管理有效性。
三、提高人事档案管理人工作人员的档案意识
人事档案管理过程中会出现很多问题，其中主要的原因就是人事部门以及单位领导缺乏正确的档案意识，没有认识到档案管理工作的重要性。所以，现代人事档案管理工作中，人事部门的领导需要增强自身的档案意识，分析档案管理工作中存在的问题，找到问题的解决方法，促进档案管理工作质量的提高。
例如，人事部门工作人员需要及时更新自己的观念，加强学习，提高自身的档案意识，具体工作过程中要严格遵守《档案法》的规定，仔细分析人事档案管理过程中存在的问题，以问题为基础制定相应的解决策略，不断提高档案管理工作的质量和有效性。
总之，社会不断发展，市场经济体制也在不断完善，这种大环境下人事档案管理工作迎来的新的机遇和挑战，只有紧跟时代潮流、与时俱进，提高档案的服务型，才能提高档案的使用价值，增强档案管理工作的质量和有效性，为经济的发展打下坚实的基础。
参考文献：
[1]姚勇.基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析[J].办公室业务，2017，(12)：180，188.
[2]田巍.浅析事业单位人事档案管理工作[J].人文之友，2020，(5)：52.
作者：李斌
摘 要：医院人事管理中人事档案是必不可少的核心，特别是干部的人事档案，其管理工作更是关乎整个医院的政治大局，因此，必须切实建立起完善健全的管理制度，为医院的平稳运行保驾护航。然而，当前我国医院人事档案管理模式还比较滞后，传统人事档案管理存在诸多不足，无法满足新时期医院发展的要求。为了贯彻党的十九大“完善干部考核评价机制”，落实《干部人事档案工作条例》的精神，本文尝试对新形势下医院的人事档案管理模式进行探讨，希望能提高人事档案的管理效率，为医院更好地选拔和调配人才提供后备支撑。
关键词：新背景;医院;人事档案管理;新模式
一、引言
2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》(下称条例)，对进一步做好干部人事档案管理工作提出了更严格的要求，强调完善干部考核评价体制，目的在于深入贯彻新时期党的组织路线，希望可以实现严格管理，提升干部队伍素质，凸显纪律建设的作用，使得干部人事管理作用在干部队伍建设当中发挥出重要作用，使得干部人事档案管理向正规化、制度化转变，《条例》对于传统干部档案管理存在的诸等问题予以针对性改进，从管理机制、内容建设以及日常管理都予以规范，更推出了创新的监督机制，使得干部人事档案管理更透明，其适用范围是：党政领导干部、公务员、国有性质企事业单位领导人、管理阶层及负责技术的主干人员的档案管理，已成为全国范围内各级各类干部人事档案工作在今后很长一段时期内的基本遵循。
随着我国医疗卫生改革的逐步推进，医疗事业取得蓬勃发展，医院规模不断扩大的同时需要不断对现存管理队伍进行调整，充分发挥干部队伍在医院建设发展中的关键性作用，这些因素势必会使医院人事档案的管理更加细致周密。
该项工作涉及到了干部个体的各种详细资料，是一面能真实反映干部综合素养比如政治思想、道德素养、教育经历、专业特长、工作业绩、廉政意识以及家社情况和关系等方方面面的明镜。干部人事档案可以作为了解干部的重要途径，为干部的教育培养、提拔任用、管理监督等提供可靠依据。在我国政治、经济改革的进程中，干部人事档案工作出现了许多新的情况，传统管理模式已不能满足新时期医院的发展和管理工作上的需求，需要各单位在新《干部人事档案工作条例》实施的背景下，结合自身发展实际需要，勇于创新，大胆实践。
高举马列主义毛泽东思想，坚持邓小平理论，以“三个代表”为基础，坚决落实习近平中国特色社会主义思想，拥护党的领导，坚持任人唯贤，以德为先，科学管理，为新时代中国特色社会主义伟大事业服务，满足医院科学现代化管理需要。当前，我国医院人事档案管理工作上的创新不能满足医院的快速发展需要，许多地方管理理念和管理手段落后，《干部人事档案工作条例》为医院干部人事管理提供了新思路，在新形势下，医院人事档案管理上的变革和创新势在必行。
二、新时期医院干部人事档案管理新模式探索
1.明確新时代干部人事档案工作定位。党的队伍需要干部梯队作为基础，干部人事档案关乎到了党的持续发展，是国家建设当中选拔人才的关键，只有建立权威科学的档案管理制度，才能使得真正的人才得到教育培养，因此该项工作需要强大的民主监督系统作为保证。而且需要建立对应法律体系，使得干部队伍能够以此维护自己权益。所以该项工作涉及广泛，并非一个机构的任务，需要多个部门来一同完成。现阶段为了提升干部队伍素质，我国围绕干部档案管理形成了周密的人事监察系统，对其行为举止、工作成绩等等予以考察，这使得该项工作为干部队伍纪律检查、司法系统以及社会保障系统的工作带来的巨大的正面影响。
制度的生命力在于执行。干部人事档案工作是一项重要基础性工作。医院必须依照党的指导方针，推动干部人事档案工作有力有序进行，不断开创新时代干部人事档案管理工作的新局面。
2.重视人事档案管理工作。医院干部人事档案必须从领导层的重视做起。无论医疗卫生改革进展如何，人事档案的管理工作都对医院的经营管理十分重要。人事档案的管理能够将合适的人才分配到合适的岗位，保证人才资源的合理利用，最大程度上发挥个人能力创造价值，从而对医院市场竞争力的增强以及医院效益的提高产生巨大影响。然而，许多医院的管理者认为，人事档案管理工作并不能像临床一线一样为医院带来直接的经济效益，没有站在医疗卫生事业发展的全局高度看待人事档案管理，因此在思想上不够重视，管理意识比较淡薄。事实上，人事档案管理工作对医院的人力资源配置起着基础性的作用，对医院的管理和经营有着毋庸置疑的重要性，能够帮助有效了解工作人员的能力和水平，对医务人员的医疗技术水平进行精准评价，为人才的调用和选拔提供较为科学的客观公正指标。
改善医院人事档案管理的落后现状，提升医院干部人事档案管理工作水平的关键在于医院领导阶层的重视程度。为了克服档案管理工作“说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现象，提高各级领导对档案工作的重视程度是关键。新时期内，医院应该把干部人事档案的管理作为重要的工作之一，加大对干部人事档案管理各方面的投入力度，改善人事档案管理工作所需的软件、硬件设施环境，不断优化人事档案管理模式，对现有的人力资源进行全面的挖掘和充分利用，适应时代要求。
3.审核上全面从严要求。医院干部人事档案在内容上主要包括履历，自传，考核鉴定，学历学位、专业技术、学术评鉴和教育培训，政审、审计和审核，奖励惩罚，违规违纪违法处理处等其他可供组织参考的类别材料，应按照材料相关性进行系统性分门别类的管理。为了有效保障档案材料的真实性，明确档案工作的纪律和监督要求，医院在进行干部人事档案管理时要创设严格明确的规章制度，明晰责任分工，强化责任担当，形成监督机制，保障工作落实，做到“严建”、“严管”、“严用”。
对于档案新增内容的审核必须坚持“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”十二字准则，在全面审核档案内容的基础上，对干部档案内容的真实性、齐全性进行严审严查，为全面历史辩证地评价干部提供全面翔实的信息。 对于涉嫌档案材料造假的人员，必须立即组织相关部门进行核查，在情况没有得到核实之前，相关人员的任职、录用等程序应一律暂停。
4.注重效用发挥。为了适应时代发展，使干部人事档案的作用得到充分发挥，各医院在进行干部人事档案管理时需要强化服务理念、创新利用方式，发挥档案资政的相关作用、进一步丰富完善干部人事档案的内容，有针对性地收集体现干部忠诚、廉洁、责任、担当等方面的材料，实现其凭证价值。
具体来讲， 干部人事档案内容的记载要由重视工作履历、既往表现、奖励惩罚等方面转变为关注干部的工作和业务能力、教育培训经历、道德品行、心理素质等综合实践能力。此外，对于专业性较强的技术干部群体， 一定要着重关注他们在相关技术领域的科研成果、论文专著、发明创造等，摸清楚干部的专业特长， 有利于做到人尽其才。
医院管理层可以利用干部人事档案为干部队伍输入新鲜血液，了解选拔对象的一切信息，从思想行为、政治素养、专业特长等入手，确保真才实学者进入干部梯队。当然这有赖于医院人事档案管理中拥有详细的资料组成，包括组织鉴定、考察评价等等。只有这样才能结合实际工作能力，全面了解选拔对象，对其所从事工作予以定位，做到人尽其用，避免了之前人事任用上的盲目。
在加强档案信息化建设和信息资源开发方面，需要转变传统的人工档案管理模式，实现人事档案的信息化管理，建立便于档案的存储、检索和更新的电子人事档案数据库管理系统，能够使人事档案管理工作更加便捷，确保其具备真实准确、全面规范、鲜活及时的特征。在医院人事档案管理工作中，可以充分利用科技发展带来的成果，借助计算机信息网络技术来提升工作效率，还可以利用大数据技术建立人事档案数据库电子管理系统，这不仅能延长人事档案的寿命还能使人事管理更加便捷高效。此外，医院人事档案的信息化管理具有很强的操作性与实用性，其优势在于随着医院的不断发展仍能胜任庞大的人事档案管理信息量，便于医院根据现实需要快速调取各层级、各部门或个人的信息数据，极大地节省了信息抽调的时间，提高医院整体管理的工作水平，实现经济效益最大化。
5.健全人事档案管理制度。当今时代，人才是发展的第一生产力，是企业的核心竞争力所在。在对人才的管理、教育培养、选拔任用等方面人事档案发挥的作用显得尤为重要。医院人事档案管理工作的有序开展和顺利运作离不开规章制度的指引和约束。规范的人事档案管理工作要想有章可循也必须依靠健全的人事档案管理制度。建立自上而下的管理体制必须做到以下几点：(1)规范人事档案管理的流程。针对档案材料管理的每个环节进行规范，不断优化人事档案管理流程，建立起全方位多层次的档案管理体系，保障收集工作的规范化与程序化，规范人事档案的保存和使用，确保人事档案的真实性、及时性、准确性和严肃性。(2)人档合一。人事档案无论对用人单位还是个人都意义重大。人事档案的有效管理需要个体和用人单位的共同努力。医院应要求工作人员在入职和辞职时积极配合自身档案的相关收集和调转工作，增强自身认识，从而有效地建立起档案当事人与档案管理之间的共同协调机制，促进人事档案管理工作效率的不断提高。
除此之外，医院人事档案管理也可以参考其他发达国家和地区相关的制度规范，并结合自身实际，取长补短地进行调整。实现对人事檔案信息的动态化管理，全面掌控医院职工的动态发展状况，协助医院的全方位发展。
三、小结
现阶段随着《条例》实施，包括议员在内的社会各部门的人事档案管理工作进入一个新阶段。作为关乎社会大众健康的卫生部门，医院更应该贯彻条例，以创新人事档案管理模式对医院的可持续发展产生深远影响。在《干部人事档案工作条例》背景下，各医院单位应积极贯彻党的十九大精神，结合医院管理的实际需求，在实践中不断摸索人事档案管理的新模式，有针对性地对干部人才进行选拔以及制定培养计划，积极利用社会发展所带来的现代化先进科技成果为医院干部人事档案管理工作贡献力量，提升医院人事档案管理水平，满足医院快速发展壮大的同时适应时代的发展要求。
参考文献：
[1]孙 燕.新形势下医院人事档案管理的再认识.财经界(学术版)，2018.17
[2]牛静丽.新时期下公立医院人事档案管理工作的思考.各界2018.22
[3]刘 祥.医院人事档案管理工作探讨.办公室业务.2018
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[6]吴颖蓉.县级医院人事档案管理存在的问题及对策研究.人力资源管理，2018.06
[7]《干部人事档案工作条例》
作者：严金瑜
摘 要：人事制度改革是一项系统而繁杂的工程，它涉及到众多的部门。为此，我们要抓准中心，将人事档案管理制度的改革作为突破点，通过提高认识、加强对人事档案管理的正确领导;完善法律法规、加强信息化管理以及加大人事档案管理队伍的建设的方式，将我国现有的人事档案管理制度进行不断完善，进而促进我国档案管理科学化、动态化、科学化的实现。
关键词：人事档案;管理体制;改革
随着市场经济的发展、人事制度改革的不断深化，原有的人事档案管理体制已经越来越不适应人事工作发展的需要，改革势在必行。鉴于此，笔者对当前人事档案管理中遇到的问题进行了归纳分析。
一、现行人事档案管理存在的问题
(一)是管理法规滞后。现在的人事档案管理，其内容仍然保留着计划经济体制的某些遗风。计划色彩浓厚，缺乏应有的生机和活力。管理权限也不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，建立的人事档案材料也无法满足市场经济条件下的人事档案管理工作的需要。另外，由于中国经济体制改革较快，人事制度改革跟不上经济体制改革的步伐，人事档案管理的改革步伐更慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但很多细则仍在探索和不断调整的过程中，给人事档案管理改革带来了不确定性，也是人事档案管理法规滞后的一个重要原因。
(二)是管理方式单一。在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位。无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。
(三)是管理模式封闭。人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。人事档案笼罩着一层“神秘面纱”，也难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式。现在已经不符合政治民主化进程的要求。人事档案是到了可以公开的时候了。
(四)是管理内容陈旧。目前的人事档案材料分为十大类，档案内容单调陈旧，人事档案中涉及的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。
(五)是管理手段落后。现行的人事档案缺乏现代化管理。大多数地区由于经济、人员和其他原因，在全国实现计算机管理的为少数。在经济发达地区(例如广东、上海等地)，虽然已有人事档案管理的软件，但并没有普及使用，而且很多种版本内容标准不统一，使得数据无法汇总，软件之间不能相互兼容，信息资源不能共享。
二、人事档案管理的改革措施
(一)更新管理理念
市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。
(二)改革管理体制
1、改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。
2、要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
(三)创新管理方式
1、加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。
2、建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类机关企事业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
3、建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在机关企事业单位人事处(人力资源部)，是机关企事业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。
参考文献：
[1]田晓琼.新时期人事档案管理应强化还是弱化——关于对“弃档”“死档”现象的思考[J].档案学研究，2014(02).
[2]贾桂芳.干部人事档案价值弱化原因与对策[J].兰台世界，2013(16).
作者：薛 梅
摘 要：本文将条例的解读同基层的人事档案管理实践相结合，提出重视人事档案基层工作，抓好人员配备和档案安全，认真对待档案数字化、信息化，兼顾好其他人员档案等观点。
关键词：条例解读;基层档案;实践
2019年11月21日，中共中央组织部干部一局宋杰同志在福建省委组织部对新版本的《干部人事档案工作条例》(以下简称“条例”)进行了电视电话会议形式的专场解读。笔者将其与人事档案工作实际相结合，提出以下观点。
1 条例出台的背景
1.1 近年发现的干部人事档案涂改造假等问题，严重损害了档案的权威性和公信力
2016年1月，中纪委监察报刊文提到官员档案造假问题，被媒体冠题《官员档案造假有多拼：有人改11次有人13岁工作》。不少档案造假案件发生在各级干部人事档案管理中，引起中央高度重视。2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，查核了64.5万人的信息、补充完善了2549万份材料，对安监总局原党组书记、局长杨栋梁等5起干部人事档案造假典型案例进行通报，对审核中发现的干部档案造假问题进行了严肃查处，使不敢造假、不能造假、不想造假成为干部共识。
2 条例与人事档案工作的定位等宏观上的联系
2.1 解读认为，条例极大提高了干部人事档案的自身定位
旧版本把干部人事档案称为“国家档案的重要组成部分”，新版本则称为“党的重要执政资源”。我党是中国唯一的执政党，宪法赋予其永久执政的崇高地位。把人事档案提高到党的执政资源的高度，非同小可。这种定位，如醍醐灌顶，使人事档案工作者真正认识到了人事档案工作的极端重要性，着实提振了一线基层工作者的士气;这种定位，也必将根本上改变“档案工作可有可无”的错误观念，干部、群众都会从党的执政资源的角度来支持人事档案工作。
2.2 关于档案人员配备，解读认为“千档一人”(每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员)的配比是按工作量估算的，并指出基层人事档案管理部门普遍难以落实
的确如此，笔者所在的教工档案室，一万三千余个人事档案(在职五千多)，专职档案管理员只有笔者一人，坚持了23年。县(区)编办给的编制是二人，但其中一人长期在编不在岗。整个地级市范围，组织、人社、教育的人事档案工作机构二十余个，编委都要对“千档一人”的编制计算进行打折扣，且基本上是专职档案人员的实际人数少于编制数。整个福建省，目前仅清流县的教育人事档案室接近条例要求(4000卷在职档案有四个专职人员)。如何落实条例规定编制，的确是基层工作面临的一大难题，望上级督促解决。作为一种不得已而为之的变通办法，目前许多人事档案室都不得已采取“临时请工制”，但落实编制人数、保证专职人员人数才是正道。
3 档案的转递、数字化等微观管理方面
3.1 关于档案的转递，条例的表述是：干部人事档案管理权限发生变动的，原管理单位的干部人事档案……在2个月内完成转递
宋杰指出，档案转递要保证安全。经验表明，配合人事工作进程，当事人一般会催促办理档案转递，基本上十个工作日之内就会以机要形式实行转递。档案转递面临的压力，往往不在于期限，而在于保障档案安全的转递方式。干部人事档案作为机要件，规定的转递方式只有两种：机要寄递或专人(人事档案管理员)专送。但许多当事人会以“对方办理调入手续时间紧”为由要求自带档案、或采用商业快递，甚至作为一个“重大事件”通过领导、熟人联合施压。这种情况下，尤其要力排众议，除大学毕业生档案按国家邮政局的相关通知办理商业快递(推荐邮政EMS)，其他人事档案还是要坚持机要转递或专送。任何情况下都要禁止自带档案。国家档案局局长李明华指出：档案安全是档案工作的底线。人事档案工作者在档案转递中要坚守安全原则。
3.2 解读认为，数字档案是人事档案进行现代化管理的物质基础
数字档案的概念，旧版本是没有的。在基层，人事档案的数字化还是一个短板。2019年12月，上级对人事档案的数字化状况进行摸底统计，多数人事档案室的数字化进展不尽人意，不少还处在等待阶段。原因主要在于经费不足，据估计一个县的人事档案就需要百万投入。根据国家档案局办公室《档案数字外包安全管理规范》的通知，数字化外包档案指非涉密档案、涉密档案数字化按国家有关规定执行，而符合国家规定的资质企业少之又少，可见人事档案數字化外包面临许多障碍，不限于经费问题。“缺编”的专职人员无法应付额外的档案数字化工作量，只能起到业务指导作用。建议加强对基层一线人事档案管理员的配备及经费投入。
3.3 解读要求依条例加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系
2019年6月底前，我室分三批向区人力资源社会保障部门发送五千余位教职工的档案专项审核的电子信息，即《干部(工人)任免审批表》表样的个人电子信息。这是为期两年半方才完成的、全国性人事档案专项审核的信息成果，信息量极为庞大，不采用电子信息发送形式就难以交接、资源共享。此轮电子信息的发送，实现人事档案的资源共享，解决了三十多年来一直困扰工资管理的部分人员工资信息不准确的老大难问题，也立竿见影地为准确、及时下发退休文件提供了可靠的信息保障，人力资源与社会保障部门非常满意，是人事档案信息化管理、现代化管理的一次大规模的成功尝试。
4 人事档案的利用、其他人员档案等其他方面
4.1 解读说，为维护个人合法权益，可以利用本人档案
基层教育系统人事档案室管理的人事档案，通常包含干部、工人身份的所有公办人员档案。2019年，我区发生两起退休教师起诉的行政诉讼。工人身份的李某某、钟某某两教师，均要求利用教育局档案室保管的个人档案维护个人“合法权益”，法院均以人事档案为依据驳回其延迟退休诉求，回归对“合法权益”的正解。
4.2 附则中的“其他人员的人事档案”，解读认为主要指流动人员的档案
事实上，基层人事档案室还兼管了大量的工人档案。我室管理的五千多个人事档案中，工人身份(职工)662人，其中工人身份的女性教職工153人。福建各地人事档案中工人档案大多地方占10%左右。不可忽略这种“其他人员的人事档案”。相当部分所谓的“弃档”“死档”在某个特定时间有起死回生的可能，所以还是属于流动人员档案性质。如，社保部门为辞职人员办理到龄退休时，会发来调档函，档案就激活了，不是“弃档”了。也就是，基层人事档案室事实上兼职管理着工人、辞职人员等部分流动人员档案。现行办法是跟退休人员档案一起管理。
4.3 关于人事档案工作人员的待遇，条例表述为“对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用”
实践中，人事档案员多数年龄较大，被“培养使用”的机会不大，笔者认为，“档案管理人员卫生津贴”具有直接与档案员个人健康挂钩的特征，比较人性化，能够调动档案员的工作积极性。1998年福建省曾推出每月60元的此项津贴，当时相当于基本工资的四分之一，但在2014年工资改革后停止发放。建议有关部门予以恢复并调整。
基层人事档案管理任重道远，如2019年7月又查处了“年龄造假、学历造假、经历造假、家庭情况造假”的海南省白沙县原县委常委、副县长邢诒仪，任职村党支部书记之前就在基层制造假档案，数罪并罚判处有期徒刑13年又6个月。在档案员坚持原则的同时，要加快推进人事档案数字化，从技术上杜绝档案涂改造假的可能。期待条例的解读利于基层、各级人事档案管理把好干部“入口关”，利于在实践中逐步解决人事档案工作乃至人事工作的诸多问题。基层事业单位的人事档案管理存在管理人员工作不到位、档案数据管理系统缺乏统一的规则、人力资源配置存在不合理性等问题。不少问题有待于我们结合条例解读，在实践中逐步解决。
参考文献：
[1]2019年4月26日，中共中央组织部负责人就新版《干部人事档案工作条例》的制定印发和贯彻落实回答记者提问[S].
[2]任欢欢.基层事业单位人事档案管理[J].办公室业务，2018(17)：148.
作者简介：赖晓文，大学本科学历，福建省龙岩市永定区教工档案室主任、副研究馆员，研究方向为人事档案管理。
作者：赖晓文
【摘要】 人事管理改革是我国行政体制改革的重要组成部分。人事档案是人事管理改革的一部分，伴随这人事管理的改革而改革。人事和人事档案管理改革要从理念、制度、体制、管理方式等方面进行必要的调整，才能适应新型人力资源管理对人事档案工作的要求。本文分析了传统人事管理和档案管理的特点与问题所在，并指出人事管理改革对人事档案管理改革的影响。最后提出，通过强化人事的档案的信息服务功能促进人事和档案改革。
【关键词】 人事管理;人事档案;改革
人事管理是以从事社会劳动的人和相关的事为对象，在一定管理思想和原则的指导下，运用组织、协调、控制、监督等手段，形成人与人之间、人与事之间相互关系的某种状态，以实现一定目标的一系列管理行为的总和。党的十六大明确提出了“以建立健全选拔任用和管理监督机制为重点，以科学化、民主化、制度化为目标，改革和完善干部人事制度，健全公务员制度”[1]。人事管理改革是我我国政治体制改革的一部分，而政治体制改革目前是落后于经济体制改革的。由于传统的人事管理缺乏灵活性、阻碍人才流动、压抑人才积极性，阻碍了经济的发展，因此加快认识改革已经得到了高度重视。人事档案是人事管理的重要工具，
因此人事档案的管理也必须伴随这人事管理的改革而改革。
1 传统的人事管理与人事档案管理
传统的人事与档案管理是计划经济时代的产物，并存在于经济体制的变革中，对人员流动，经济发展有着重大影响。
1.1 传统人事管理 传统的人事管理基本上是一种业务管理，其机制比较僵硬，仅仅在组织上“需要”时发挥作用：①从部门利益出发，考虑人事事务等相关工作的规范性，传达决策者所制定的战略目标等信息。②人员招聘与离职手续办理。检查应聘者的条件是否与职位相匹配，起到用人部门负责人与应聘者之间沟通、桥梁的作用。但是人才的录用与否很大程度上由领导说了算，而不是人事部门和相关用人部门。人员离职时，负责户口，养老保险，住房公积金等的核算及相关手续办理。③考核管理，针对一定的条例，实行奖惩措施。④按照国家及地方政府的相关规定进行工资及社保管理，完成部分工资计算工作。⑤培训员工。这种培训在内容上通常是组织纪律、劳动安全、管理制度等方面的培训，形式上往往是灌输式的宣讲。目前很多中小企业的人事管理还较受制于单位政策限制，地方保护等，很难起到遴选优秀人才，淘汰不合格人员的作用。
传统的人事管理在管理方式、管理技术、管理体制和管理手段等诸多方面都存在一些缺陷，不同程度地影响和限制人事管理的现代化：①以“工作”为核心，主要工作就是管理档案、人员调配、工资调整等事务性工作，并不断重复着。②机构设置、干部任免、职工进出、工资标准等重大决策权，集中在政府部门和上级部门，单位自主权很小。③主要着眼于近期或当前的人事工作，如人员的补充，职工培训，以及解决当前劳资纠纷等等，就事论事，没有长远规划。
1.2 传统人事档案管理 人事档案是由确凿的原始材料和历史证件构成，记述和反映了每个人的个人经历和成长轨迹，是考察和了解人的重要手段[2]。特别是在新形势下，大量的人才流动频繁，人事档案的收集、整理和保管，为开发人才提供信息和数据，成为经济建设必不可少的帮手。但是由于政治体制和经济体制改革的不对称性，人事档案在我国是无处不在。从就业来看，人事档案的原始功效就是对个人经历的纪录，在单位制和计划经济体制盛行的时代里面，档案是护身符，标志了个人的学历和对于工作的胜任能力以及对历史、政治问题的明晰交待等，这些符号促使单位在录用或者选择工作者的时候极大程度上依赖于对人事档案的参考。
2 人事管理改革与人事档案管理改革
2.1 人事管理改革的主要内容 人事管理改革的主要内容是：①引进市场竞争机制，坚持以市场为基础配置人才资源。只有充分的竞争机制，才能最大程度的挖掘人才的潜能。人事管理改革首先应该从以权力为中心向规则为中心转变。而政府应该是规则的提供者，也就是为人力资源的开发、流动、竞争提供合法的途径，且要让全社会都知道形成这种环境的合法途径的存在，也就是使规则透明，而不是某些人可以用作特权的工具。②建立公正透明、竞争择优的人才评价制度。人才评价制度是人才培养和人才成长的指路牌。社会评价体系提倡什么，人们就会朝着什么方向发展。科学合理的人才评价制度和指标，能够为人才提供值得追求的，符合社会经济发展要求的人生目标，优化社会的人才资源结构。人才评价制度的建立，要求我们改变传统评价制度中存在的论资排辈、长官意志等现象，设立科学规范的人才评价指标体系，通过公开、公平的竞争机制，对人才进行评价。③建立法制完备、执法严明的人才权益保障制度。这是新公共管理中对“公平”价值追求的体现。在全球化条件下，国际、国内人才和劳动力市场的竞争更加激烈，人才市场的风险因素增加，与组织严密的企业组织或其它用人单位相比，人才和劳动者通常处于弱势地位，需要政府提供必要的帮助和保护，以维护其合法利益，保证市场经济的正常秩序。
2.2 人事管理改革对人事档案管理改革的影响 主要体现在：①对档案管理理念的影响。传统的人事档案管理注重“管”，注重通过建立人事档案，对干部进行政治性考核，进而对干部进行晋升、调动或约束等。而市场经济时代的人事档案只是一种正常的人才信息管理。伴随着信息社会和人才流动率的提高，人事档案管理会逐渐变成人力资源管理的一部分，它重在信息的管理，而不是人本身的管理。②对档案管理功能的影响。传统的人事管理是为了考核干部，进行政治审查鉴别，因此建立完备严密的人事档案制度是一种必然需要。但是，随着社会的发展，尤其是经济体制改革步伐逐步加快，人事档案与社会管理职能的分离将成为趋势：首先档案管理逐渐和社会保险分离，每个劳动者都持有缴费手册，上面记录有参加工作的时间和单位，这样就可以清楚地核算个人的保费数额了，以往那种捧着人事档案去审批工资、保险，办理退休的现象将会一去不复返。所有这些，都给目前的人事档案管理功能提出了严峻的挑战;其次，传统的“政治人”、“单位人”将越来越多地转变为“社会人”，现在人事档案的很多功用正在逐渐消失，如职称评定，出境旅游等。③对档案管理制度与管理方式的影响。首先干部人事档案的管理机构突破了原有的体制。特别是企业单位的行政级别被取消，管理者由职工代表大会选举产生。而新的管理体制又未建立，企业破、停、撤、并后，这部分人事档案的管理已经脱离了干部人事档案管理的原有体制。因此，在操作规程、档案使用上也脱离了组织人事部门的监管覆盖面;其次，在多种所有制经济组织中从业的员工档案，现已多半委托社会中介机构管理，但不排除单位自行保管档案的现象存在。但是哪些单位可以保存档案，哪些单位不能保存档案并没有统一的规定，在具体执行的时候因各地政策不一，不利于人才交流;最后，对非公有制经济组织中员工人事材料的收集、整理、甄别工作无明确责任主体;对必需归档的档案材料，用人单位没有法定的责任约束，造成信息记载不全面，反映不准确，影响了人事档案的基本功能。
3 强化人事档案的信息服务功能
人事档案终究只是一种人力资源信息，因此应通过强化人事档案的信息服务功能，加快人事档案管理改革：①强化档案信息化管理。受网络信息技术的影响，人事档案利用信息的要求在逐步提高。未来人事档案信应以各种编码、数据库等电脑数据存在。人员的养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容，以及各种资格证书都可凭一定手续被授权上网查找。②提高人事档案的服务功能。人事档案中蕴藏着大量的信息，如果只是停留在被动地接受查阅和提供凭的层次上，那么人事档案的价值就大打折扣了。过去“重藏轻用”和过分注重保的态度影响了人事档案的作用发挥，造成服务对象太狭窄，不能满足社会发展对事档案的要求。提高人事档案的信息服务功能是档案本身作用的体现。如有利于建立社会信用体系。和谐社会也是信用社会，诚实守信既是社会的基本道德，也是社会主义市场经济的基本保证。人事档案体系本身也是一种信用体系，为社会主义市场经济提供信息服务，参与构建统一、权威、可靠、新型的社会主义信用体系，也是和谐社会人事档案管理公共服务理念题中应有之意。要强化服务功能，非常重要的一点就是人事档案记载的速度要跟上人员流转的速度，收集的内容要力争全面、准确、科学、适用。为此应当树立的是主动服务的思想观念，积极扩大归档范围、完善管理体制、加强编研开发工作，如编制“人事归类卡片”、“人员概况花名册”、“信息资料汇编”等利于检索的辅助工具，建立“各层次优秀人才信息库”，将所掌握的人事档案信息分门别类地储存起来，主动为领导和用人单位参考利用提供服务。
4 总结与展望
完善人事管理和人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，需要宏观上的调控指导，也需要微观上的具体实践。社会总是在不断发展，人类也在不断地进步人事管理与作为记载这些发展进步的人事档案，不但在内容上，而且在形式上，也需要不断的与时俱进。人事管理的核心是引入竞争机制，而人事档案管理的核心是加强档案的服务功能，而不是传统的证明，评比功能。
参考文献
[1] 全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面—在中国共产党第十六次全国代表大会上的报告[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/ziliao/2002-11/17/content_693542.htm.2007(7)
[2] 王选明.高校人事档案的现状与改革[J].长沙大学学报，1999(3)
作者：蓝晓绯
【摘要】在社会公共信息中，人事档案属于其中重要的一部分，对于人才管理和人才信息资源的有效利用具有重要的作用，人事档案管理是人事管理的重要组成内容，两者相互依托、相互统一。文章从以往人事管理下人事档案管理的职能与性质入手，从理念、管理方式等多方面研究人事管理改革内容与人事档案管理改革对策。
【关键词】人事管理;人事档案管理;社会公共信息
人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。
一、以往人事管理下的人事档案管理
(一)以往人事管理职能
以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失;其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果;最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。
(二)以往人事档案管理性质
以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人几乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。
二、人事管理改革主要内容
(一)将市场竞争机制应用到人才资源配置中
首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作;其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。
(二)构建完善的人才评价机制
对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。
(三)强化公务人员培训
要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。
(四)确立问责机制
人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。
(五)重视人才保障机制的完善
构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。
三、人事档案管理改革方式
(一)更新人事档案管理观念
人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率;其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境;再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步;最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。
(二)重视人事档案管理机制改革
在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。
(三)构建完善的人事档案管理机制
要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。
(四)转变人事档案管理方式
以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。
(五)强化人事档案利用方式
首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中;其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用;再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容;最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。
四、结论
通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。
参考文献
[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.
[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，(6).
[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章(2014)[C].2014.
[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，(5).
作者简介：张建华(1981-)，男，吉林白山人，任职于中共白山市委组织部，研究方向：档案管理。
作者：张建华
银行员工人事档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条
为进一步加强
银行(以下简称“
银行”)员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。
第二条
本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。
第三条
邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。
第二章 档案管理体制和机构
第四条
邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。 第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。
第六条
各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。
第三章 人事档案内容和分类
第七条
各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。
第八条
人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：
第一类
履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。
第二类
自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连
2 在一起的可归入第六类。
第三类
鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定(有组织意见的)，学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表(有转正定级内容的可放在第九类)，转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料(审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类)。
第四类
学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。
第五类
政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料;审查员工政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有
3 关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料;家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料;“文革”中冤假错案的平反材料(包括直系亲属主要社会关系的平反材料)，“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料;更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料;军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。
第六类
参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料;入党申请书(1-2份全面系统的)、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料;对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料;延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。
第七类
奖励材料(县、处级及以上的)。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类
处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、
4 本人对处分的意见和检查交待材料;历次运动中所犯错误受处分材料;刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。
第九类
工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国(境)人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。
第十类
其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词(生平)及有关材料，非正常死
5 亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。
第九条
员工业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》(附件1)作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。
第十条
人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成。内容及其分类：
第一类的近期履历材料;
第三类的主要鉴定、员工考核材料;
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料; 第五类的政治历史情况的审查结论材料; 第七类的奖励材料; 第八类的处分决定材料;
第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。 其他类别有重复的材料也可归入副本。
第四章 管理范围
第十一条
人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：
6
(一) 总行人力资源部保管：
1、 一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本;
2、 总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本(正本由集团公司人力资源部负责保管);
3、 总行本部全体员工人事档案正本。
(二) 一级分行人力资源部保管：
1、 二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本;
2、 一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本;
3、 一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖
一、二级支行全部员工档案正本。
(三) 二级分行人力资源部门保管：
1、 二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本;
2、 二级分行本部员工档案正本;
3、 所辖
一、二级支行全部员工档案正本。
第十二条
一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。
第五章 各类人事档案管理规定
7 第十三条
档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。
第十四条
员工退职、退(离)休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。
第十五条
员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。
第十六条
员工辞职、自动离职、被辞退(解聘)等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。
第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续;除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅(国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅)。
第十八条
员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国(境)不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。
第十九条
对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情
8 况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。
第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条
档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。
第二十一条
人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。
第二十二条
收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明);任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国(境)审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。
第二十三条
归档范围之外的材料不得擅自归档。经过
9 鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第二十四条
档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。
第七章 人事档案材料的整理
第二十五条
人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋(夹)，散装材料每两年装订入卷归档一次。
第二十六条
各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。
第二十七条
档案材料排序的基本方式：
(一) 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。
(二)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、
10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
(三)第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：
1、工资情况材料;
2、任免材料;
3、出国(境)材料;
4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退(离)休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。
(四)凡外系统新调入(包括录用、聘用)人员均应填写《职工履历表》(附件2，《职工履历表》填表说明2-1)。
(五)不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。
11 第二十八条
每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：
(一) 按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。
(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。
(三)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
(四)填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件);材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。
(五)书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。
(六)书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
(七)聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。
第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条
为保证人事档案的安全，档案管理部门必
12 须做到：
(一)档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。
(二)档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿(或加湿)机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度(要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%)。
第三十条
保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。
第三十一条
档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。
第九章 人事档案的查阅、借阅
第三十二条
人事档案的查阅、借阅事由：
(一)在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社
13 会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退(离)休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。
(二)国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。
(三)编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。
第三十三条
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(一) 邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》(附件3)到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。
(二)本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。
(三)外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门(县、团以上)出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。
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(四)档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。
(五)任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。
(六)查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。
(七)借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制(拍摄)。
(八)不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。
(九)查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。
(十)查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审;其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明;办理退休时需将其档案借送到省
15 (市、区)社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。
第十章 人事档案的转递
第三十四条
转递档案应遵守下列规定：
(一)人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。
(二)人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。
(三)人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。
(四)转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(五)转递档案必须详细填写《档案转递通知单》(附件4)，与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。
(六)收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。
(七)接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其1
5 16 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。
(八)建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。
第三十五条
严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。
第十一章 附 则
第三十六条
人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。
第三十七条
人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：
(一)坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。
(二)遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安
17 全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。
(三)热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。
(四)建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决;定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。
(五)工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。
第三十九条 本办法由总行人力资源部负责解释。
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人事档案
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
人事档案具有以下特点：
全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖
人事档案
励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
现实性
由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。 动态性
人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
流动性
人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
存档方式
目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：
一是把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准
人事档案
备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。
二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。
三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。
作用
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心;甚至已经毕业几年，但档案还放在学校;还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失，似乎“档案没什么用了”。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案(或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门)，存放之后学籍档案就转化成了人事档案!人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年才可以!
真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案!
学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。(学籍档案一般是从高中算走，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料!)所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位!
管理制度
人事档案
一、人事档案保管制度
1.目的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
2.人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案;在档案底账上注销;填写《转递人事档案材料的通知单》;按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
1.目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2.人事档案利用的方式
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案; 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
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