OA办公系统发展现状与实践困惑

OA是Office Automation的缩写, 是指办公室自动化或自动化办公。OA系统是采用网络技术, 基于工作流的概念, 使管理人员方便快捷地共享信息, 高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理的应用管理系统。

一、关于OA系统

OA本身的概念是动态的, 不论是其外延还是内涵, 十几年间都发生了很大的变化, 在发展的过程中, 它的称谓也随着功能的演变而变化。上世纪70年代末, 我国的办公环境主要依赖手动操作, 办公效率的不高使“自动化”这个当时较为新颖的理念受到人们的广泛关注。所以, 在OA的最初应用过程中, 因为可以初步解决人们手动处理工作的特性又被称之为“OA自动化”;随着技术的不断进步和管理理念的变革, 研究工作流程中不同部门、不同工作的协同办公成为如何提高工作效率的重点。OA在保留原有功能的基础上, 技术上实现了协同办公功能, 所以这一时期的OA系统也被称为“协同OA”;21世纪的今天, 手机、笔记本电脑等移动终端的普及改变了人们的生活、工作模式, 允许您在任何时间任何地点以任何方式处理任何事情是目前OA的发展方向, 其理念也从Office Automation转变为Office Anywhere/Anytime/Anything, “移动OA”的概念深入人心。

但不论是“OA自动化”“协同OA”还是“移动OA”都只是OA (办公自动化Office Automation) 在发展过程中每个阶段不同的叫法, 不同的认识主体基于不同的认识角度, 反映出OA不同的定义。

广义上的OA是指一种现代办公环境, 是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术, 不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中, 利用科学的管理方法, 最大限度地提高办公效率和改进办公质量, 改善办公环境和条件, 缩短办公周期。借助于各种先进技术, 辅助决策, 提高管理和决策的科学化水平, 以实现办公活动的科学化和自动化。

狭义的OA是指OA办公系统软件, 是指利用计算机科学技术搭建协同办公门户和管理平台, 帮助组织实现协作管理、审批管理、资源管理、知识管理、文化管理、公文管理等功能。能有效帮助组织解决文化建设、规范管理、资源整合、运营管控等问题。

二、OA的发展历程

上世纪50年代, 由于计算机和先进办公设备的流行和普及, 人们的办公效率也得以提高。以微机为实施基础的办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。OA的发展历程与管理水平的提高紧密相连, 企业管理理念的不断革新, 使人们在不同发展阶段对影响办公效率的因素有着不同的认识和需求, OA为了适应这些认识和需求也不断进行适应和调整。

(一) 第一阶段:硬件型OA——硬件配置阶段 (1960年-1979年) 。伴随着办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备, 以办公设备为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。这一阶段的OA以大规模采用复印机等办公设备为标志, 办公自动化的理念尚处萌芽阶段。

(二) 第二阶段:文件型OA——个体办公阶段 (1980年-1999年) 。这个阶段办公自动化的概念正式提出。该阶段主要关注个体的工作行为, 主要提供文档电子化等服务, 解决个人文件存档/档案管理等问题。这阶段的OA开始利用单机版的办公应用软件, 例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件, “无纸化办公”的理念起源于这个时期。

(三) 第三阶段:流程性OA——协同办公阶段 (2000年-2005年) 。90年代末期开始, 随着协同管理思想 (Colaboration) 的兴起, 旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、不同场所间的协同, 以工作流程为主导的协同型OA开始兴起。该阶段从关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA, 到这一时期成为应用主流的流程性OA, 以工作流为中心, 实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

(四) 第四阶段:知识型OA——知识管理阶段 (2005年-2010年) 。这代OA的核心是注重知识的收集、积累与继承, 维系组织文化, 最终目标是要实现企业及员工的协同发展, 而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展, 员工的发展才有空间;只有实现员工的发展, 企业的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段, 整合组织内的信息和资源发展出来的系统, 即我们通常所说的“知识型OA”。

(五) 第五阶段:智能型OA——决策支持阶段 (2010年至今) 。决策是执行的前提, 企业中正确的行为来源于正确的决策。而随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升, OA是否可以实现简单的决策, 是现阶段OA研究的重点。全新的“智能型OA”成为未来的发展方向, 该阶段OA更关注组织的决策效率, 提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

三、OA的功能

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生, 一套规范化的管理系统, 可以让所有的工作不但能有条不紊, 还能节省时间、成本并提高效率。OA办公系统功能的实现是随着人们的需求层次的变化而不断革新的。从简单的希望将文件电子化到简化办公流程, 从希望协调不同部门间合作办公的程序到知识的分享、利用、创新, OA办公系统在为了不断满足使用者的需求而不断发展着。发展至今, OA办公系统主要可实现以下几点功能:

(一) 资源管理功能。传统的手工办公模式下, 文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA办公系统的使用让各种文档实现电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的保管, 按权限进行使用和共享。

(二) 流程管理功能。OA办公系统可以进行工作流转过程中的实时监控、跟踪, 解决多岗位、多部门之间的协同工作问题, 实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作, 例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等, 通过实现工作流程的自动化, 可以规范各项工作, 提高部门之间协同工作的效率。

(三) 协同管理功能。OA办公系统可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲, 各办公机构的地域分布越来越广, 移动办公和协同办公成为一种很迫切的需求, OA可以使相关的人员能够有效地获得整体的信息, 提高整体的反应速度和决策能力。并且, 通过OA办公系统进行审批、预定等工作的进行时, 留下的电子数据痕迹为组织数据统计、决策提供了强有力的支持。

(四) 知识管理功能。如果信息是以单纯的文档或静态数据等形式存在, 信息的覆盖面和覆盖深度十分有限, 难以将其凝练成知识, 更无法建立很好的知识管理体系。OA办公系统可以将得到的信息整理、转化、利用、分发, 并且在这些信息的利用实践过程中, 又可以创新成为新的信息、新的知识, 达到了利用组织的无形资产创造了新的价值的目的。

(五) 文化管理功能。组织文化的推动力不容忽视, 对于经验、人际关系、组织文化等隐性知识, OA办公系统中的社区论坛、工作日志、电子期刊等都是很好的工具, 组织可以激励职工把自己的经验和心得记录下来, 鼓励大家去探讨和碰撞, 并把有价值的信息整理出来, 让人在知识分享中对其集体的知识与技能进行捕获与运用。这些功能OA系统实现起来很简单, 但是达到了组织文化的管理与传承, 促进了组织文化的发展, 蕴含着巨大的价值。

四、OA系统应用过程中存在的困惑

(一) 信息“孤岛”现象依然存在。OA办公系统中, 各个兼容系统相对独立, 例如财务管理系统、科研管理系统、人事管理系统等。这些功能性较强、专业性较强的工作模块, 有特定标准及规则的工作内容, 有专门的管理系统。目前的OA办公系统仅能起到为这些管理系统提供简单链接的功能, 并不能实现数据、信息上的互通, 信息孤岛、应用孤岛、数据孤岛也随之出现。这样的OA办公系统, 并不能整合供组织内部的有效信息和数据, 各个系统、应用间的信息并不连通, 使得大量的信息资源不能充分发挥应有的作用, 效率较为低下。信息数据间的不连通, 使得决策程序受到影响, 长此以往, 容易造成组织管理问题。

(二) 技术与管理还不能同步。技术的革新是随着人们的需求不断提高的, OA办公系统的诞生就是为了人们希望可以更有效率、更便捷的办公。目前大部分OA办公系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的, 实现日常工作方方面面的管理。但目前技术和管理的关系面临着“两张皮”的困惑:管理中无法将先进的技术手段执行下去, 两者运作起来并非那么紧密。管理是组织发展的推动力, 现代的管理方式需要更先进的技术支撑, 技术的更新促进现代管理进步, 所以一定要结合技术手段与管理方式, 使管理思想和技术执行保持同步, 才能确保OA办公系统的有效性和实用性。

(三) 人脑与电脑结合不够到位。目前主要依靠人进行管理决策, 而决策是管理的基础, 是引导组织正确发展的重要因素, 应该利用OA办公系统对现有知识进一步挖掘, 现阶段OA的研发重点就是开发出可以帮助组织长足发展的决策功能。OA发展至今, 已经可以实现知识储备和知识管理的功能, 理论上可以通过选用决策数字模型, 结合内部和外部的条件, 由计算机执行程序, 做出相应的决策, 人进行判断的选用, 最终达到人脑与电脑的有机结合。但目前, OA办公系统仅能实现简单的信息支持, 决策程序还达不到由计算机主动进行执行决策。如何使OA进行有效决策而不仅仅是决策支持, 实现人脑与电脑的有机结合, 还有探索的空间。

(四) 传统与现代管理理念之间存在冲突。在现代管理理念中, 任何现代管理方式都需要组织内部各单位合作进行, 需要建立一套有效的管理体系, 使组织内部能够协调一致。而管理者和被管理者都需要按程序、按规划工作, 不能有随意性。而在中国传统文化中, 往往都是以“人管”为核心, 以“仁、义、礼、智、信”的道德传统观念为支撑, 提倡做事“以和为贵”, 缺少标准性, 常以“模糊化”的方式处理人际关系, 避免人际交往中的矛盾冲突, 体现了中国社会中人与人交往的准则。这种中国式人际化的管理方式与现代管理理念中推崇的以严格的制度形式控制组织行为的方式是明显冲突的, 这种传统的管理理念导致各种管理手段无法有效实施。如何正确处理传统观念和现代管理理念下的管理方式的冲突是推行OA办公系统必须要攻克的问题。

总之, OA系统的应用改变了过去复杂、低效的手工办公及人为管理的方式, 具有减少纸张浪费、提高办公效率、规范管理流程、快速共享信息、方便相互沟通、有助相互监督、提供决策依据等优点。但OA系统实现从“知识管理”到“协同办公”, 在技术、管理和理念上还存在很多问题, OA是个动态的概念, OA办公将一直在路上。

摘要：本文用文献综述的形式对比了现代办公环境和办公系统软件之间的关系, 梳理了OA发展过程中硬件配置、个体办公、协同办公、知识管理、决策支持5个阶段的主要特征, 以及OA具有资源管理、流程管理、协同管理、知识管理和文化管理的五大功能, 提出了OA目前存在着信息孤岛、技术与管理不能同步、人脑与电脑结合不到位、以及传统和现代管理理念之间存在冲突等诸多困惑。

关键词：OA系统,发展历程,OA功能,OA困惑

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