企业信息管理论文

近日小编精心整理了《企业信息管理论文(精选5篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。摘要：随着全球经济化的趋势和我国经济市场和信息化时代的飞速发展，企业也得到了迅猛的发展，同时也面临着更多的机遇和挑战。企业的内外部环境变幻莫测，信息化的快速发展，使得很多企业的全面预算管理信息化相对滞后，在实际应用中也出现了很多难题，不能很好地适应时代的发展。

第一篇：企业信息管理论文

试论信息集成的企业信息管理

摘要：文章对企业信息管理的发展及现行企业集成运作系统存在的问题进行了分析，并提出应对策略。

关键词：企业信息管理;信息集成;策略

Information Integration Talking of Enterprise Information Management

Sha Jing,Cheg Zhenyu

(China Petroleum Sales Company of Xinjiang,Urumqi 830002,China)

如今企业的成功主要取决与它的信息意识和对企业内外快速变化的适应能力，也就是说通过企业信息集成，企业要成为敏捷性企业，保证企业信息系统的透明性和灵活性。信息集成的理论基础是工程思想和系统思想的结合，它不仅是用技术建立一个信息系统，更重要的是它是一种新的管理理念和模式，所以要进行企业信息集成时不仅利用集成技术开发、整合信息系统，企业的组织结构，人力资源机构也要做相应调整。

一、企业信息管理的发展

(一)传统手工阶段。在传统的手工方式中，信息管理的方式就是使用纸、笔来存储，以人员接触和交谈来传递，用语言、文字来输入和输出信息;管理工具无非就是文件夹、资料袋、以及各种标签、摘要卡片等。此时的企業管理主要面向物流与商流，信息因依附在其中而没有单独被企业加以管理，信息管理还没作为企业管理重要组成部分。

(二)业务管理信息系统阶段。随着社会化大生产和信息技术的发展，信息在企业运营中的作用越来越明显。企业开始不断地应用信息技术，深入开发和利用信息资源，从最初的财务电算化到办公自动化，再到管理信息系统以至较复杂的客户关系管理系统和供应链管理等，此时信息管理已经成为企业管理的重要组成部分。这个阶段也是企业逐步信息化的过程，企业使用信息技术、网络技术、自动化技术、通信技术及相应设备，对企业进行多角度的改造，以实现通过信息流来控制物流和能源流，进而通过信息资源开发，如利用OA、CAD、CAM、MIS、MRP、ES等来提高企业的经营管理水平。

(三)信息集成阶段。由于在各种信息管理系统开发过程中，并无统一规划和标准，再加上系统开发对技术的依赖以及其它经济和人为因素，以至即使在一个企业内部，采用的信息管理系统也大不相同，比如系统所采用的数据库从简单的文件数据库到复杂的数据库都有，它们共同构成了企业的异构信息源。尽管这些信息管理系统能够分别支持企业的各个业务系统，但企业高层在多数情况下，为完成一项工作，可能需要访问分布在不同信息管理系统中的信息。而这些信息管理系统很明显难以满足这种需求。两个企业的信息系统能否实现交互，如何实现也就成了企业信息管理面临的问题。

二、现行企业集成运作系统存在的问题

(一)重视技术集成和信息集成，忽视管理集成。企业的集成运作系统是一个集技术、经营管理和人为一体的复杂系统，系统的运行要以计算机集成技术为支持，系统运行过程中各类信息的集成是实现功能协调的前提。但是，技术集成和信息集成仅是系统运作的基础环节，系统的实质性集成还是管理集成，只有通过管理集成和技术集成、信息集成的协调互动才能实现系统的高效率运作。

(二)强调系统内部集成，忽视系统间以及系统与环境之间的整合。新经济时代的竞争战略已超越了一个企业与另一个企业的竞争，而上升为一条供应链与另一条供应链的竞争。但是现行的集成运作系统强调面向系统内部集成而忽视系统间以及系统与环境之间的整合，在一定程度上限制了系统发展的广度。以CIMS为例，CIMS以MRPII作为系统的计划与控制核心.即借助物料需求计划(MRP)将市场对产品的需求转换为制造过程对加工工作和原材料的需求，然后利用计算机、通讯等信息技术把企业的全部资源进行全面规划和优化控制，使得企业的产、供、销、存等整个生产经营过程以及与之相关的资金流形成一个有机的整体。这种运作方式是企业内部各功能系统的高度集成，对于传统经济市场需求稳定、竞争不太激烈的情况下还可适应，在新经济时代的竞争战略下却显得无所适从。

(三)系统运行的灵活性和高效性矛盾日益突出。企业的运作系统要能够快速响应市场需求的变化，根据市场需求进行从系统的最终产出到各种资源的投人与占用的灵活调整，实现多品种小批量甚至是个性化的生产，灵活性是新经济时代企业运作系统的一个重要技术指标。但是企业的目标是追求利润最大化，企业运作系统的根本目的是提高经济效益，所以系统的运行仍然要以高效率为主，要实现批量经济，实施低成本战略，这需要一系列技术和管理手段的支持，但现行的集成运作系统却不能很好的实现，而且二者之间的矛盾日益突出。

三、信息集成的信息管理策略

(一)企业决策层。企业决策层首先要将信息集成作为一项事关全局的项目来对待，因为它不仅关系到企业的每一个人，甚至会涉及权利和责任的再分配，影响部分人的利益。建立以企业决策层主要领导为组长的工作小组，着手制定企业信息化战略规划，规范相关信息标准并对企业员工进行培训，从组织上和措施两方面大力度保证信息集成的顺利进行。然后还要认识到集成所需要的时间一般会很长，短期内不能有所收益。要保证资金、人力的持续投入。

(二)企业组织机构。企业信息集成时，也要针对企业的业务流程重组企业各部门，进一步提升企业信息部门的地位，应在决策层设立专门办公室或工作小组来统筹企业信息集成及集成后的系统日常运作，比如建立直接由企业CIO领导下的信息部，部门主任或称经理负责整个企业的信息集成后日常运行所需的人、财、物管理，管理内容包括：专业信息管理部门与兼职信息部门的分工合作，不同部门信息基础设施的维护与更新责任，兼职信息管理人员的报酬分配以及全企业信息管理工作的工作制度等。

(三)企业人力资源配置及管理。对集成后的企业信息系统的人员配置管理时，要视企业具体情况灵活安排，在企业决策层设置专门职务(CIO)来负责整个企业信息系统的发展规划及对企业信息资源的开发与利用及信息管理框架的制定和维护。建立向CIO负责的工作小组或部门负责具体的技术、管理和开发工作。也可以在重组的业务部门中设立兼职岗位，除接受业务经理的领导外负责信息系统在本部门的具体信息内容管理工作，这一工作是向上一级的信息管理部门负责。在对这些人员进行管理时同时也要注意对他们的岗位管理、绩效管理和薪酬管理。只有全员投入到信息集成后的信息管理工作，才能发挥投入巨资的信息基础设施的作用，体现ERP的优越性。

参考文献：

[1]彭可,陈际达,邹润民.控制系统网络化及控制系统与信息网络集成技术[J].信息与控制,2002

[2]李序南.现代企业信息集成管理研究[J].科技进步与对策,2003

作者：沙晶 成震宇

第二篇：新时期信息集成的企业信息管理

[摘要] 企业决策所面临的信息孤岛问题已成为现代信息管理的瓶颈，从而引出信息集成技术理念。但单从技术角度来进行信息集成，并不能解决问题。信息集成是一个系统化过程，除了要依靠技术外，还要有相应的组织结构和人力资源的配置管理，它实际上是一个深入的企业信息管理问题。

[关键词] 信息集成 信息管理策略 企业信息

一、企业信息管理的发展

企业是社会生产力发展到一定阶段的产物，以系统的观点来看，它是由若干要素按照一定联系结合所构成的开放性的转换系统，其构成要素包括人、财、物和信息。企业的日常运作及发展，必须以获取所必需的信息为前提，而对信息的有效管理及充分开发利用，会提高企业自身的竞争力，进而提高生产效益。

企业中的信息管理应该包括信息收集、加工整理、分析研究、利用等，其目的是保证企业所需信息的可用性。

1.传统手工阶段

在传统的手工方式中，信息管理的方式就是使用纸、笔来存储，以人员接触和交谈来传递，用语言、文字来输入和输出信息;管理工具无非就是文件夹、资料袋、以及各种标签、摘要卡片等。此时的企业管理主要面向物流与商流，信息因依附在其中而没有单独被企业加以管理，信息管理还没作为企业管理重要组成部分。

2.业务管理信息系统阶段

随着社会化大生产和科学技术特别是信息技术的发展，信息在企业运营中的作用越来越明显。企业开始不断地应用信息技术，深入开发和利用信息资源，从最初的财务电算化到办公自动化，再到管理信息系统以至较复杂的客户关系管理系统和供应链管理等，此时信息管理已经成为企业管理的重要组成部分。这个阶段也是企业逐步信息化的过程，企业使用信息技术、网络技术、自动化技术、通信技术及相应设备，对企业进行多角度的改造，以实现通过信息流来控制物流和能源流，进而通过信息资源开发，如利用OA、CAD、CAM、MIS、MRP、(II)、ES等来提高企业的经营管理水平。

3.信息集成阶段

由于在各种信息管理系统开发过程中，并无统一规划和标准，再加上系统开发对技术的依赖以及其它经济和人为因素，以至即使在一个企业内部，采用的信息管理系统也大不相同，比如系统所采用的数据库从简单的文件数据库到复杂的数据库都有，它们共同构成了企业的异构信息源。尽管这些信息管理系统能够分别支持企业的各个业务系统，但企业高层在多数情况下，为完成一项工作，可能需要访问分布在不同信息管理系统中的信息。而这些信息管理系统很明显难以满足这种需求。而在现代商业活动中，企业兼并、并购非常普遍的。在这种情况下，两个企业的信息系统能否实现交互，如何实现也就成了企业信息管理面临的问题。同时，在现代全球化竞争环境下，无论商务信息如何变化，企业管理层都要能迅速获取关于商务的任何一方面、任何一层次、任何一个角度的信息。而要解决上述问题，必须在基于企业业务集成的基础上，通过信息集成实现企业整体各部的信息共享，在这个阶段人们开始从企业的整体商务环境出发来整合业务及相关信息系统，如，BPR、ERP、CIMS等。

二、信息集成的技术实现及所面临的问题

信息集成并非是利用各种信息技术实现各部门之间的信息共享，而是要从企业系统出发，保证系统中每个部分、在运行的每个阶段，都能将正确的信息在正确的时间、正确的地点，以正确的方式传送给需要该信息的人。

1.信息集成的技术实现

信息集成在技术上要实现企业系统各部分：(1)互联性(interconnectivity)就是通过接口技术使各部分单独的设备、各种单元技术连接起来;(2)互操作性(interoperability)是通过ETL或元数据等技术使企业系统中各有关应用软件或技术功能，彼此理解对方的操作指令并识出相应功能，能够实现相互操作，从而实现修改或共享数据库;(3)语义一致性(Semantic Consistency)指通过SBV(shared business vocabulary)和格式的标准化，提供给用户一个企业数据一致和正确的视图;(4)会聚集成(Convergent Integration)这是信息集成的最高阶段和最复杂形式，它包含了将技术与流程、知识以及人工效能之间的集成。会聚集成将使组织具有对市场机遇快速应变的能力和对本身重新配置的能力。

信息集成将涉及到很多技术问题，只有将这些技术通过系统设计和分析并加以规范化实施，才能形成一个敏捷型企业的信息系统。具体的技术有：数据库技术、数据仓库技术、Internet技术、电子邮件技术、目录服务技术、多媒体技术、图形图像技术、接口技术以及MDM(master data management)、BPM(business management)、EAI(enterprise appli-cation integration)、ESB(enterprise service bus)、ETL(extract,transformation and loading)、EII(enterprise information integration)、ECM(enterprise content man-agement)等。

2.信息集成所面临的问题

企业信息集成面临的问题是一个非技术问题，它实质上是管理，“put enterprise into enterprise system”, 即将企业定位到企业系统中。所以仅从技术角度出发，企业在实际开发或应用信息系统时并不会实现所期望的作用。Foxmeyer的系统开发使其破产;Mobil Europe在信息系统上投资数亿美元，最后也不得不放弃;Dell为自己投资的系统居然不能满足其新的分布式的管理模式;当Applied Materisls发现与新系统相伴随的还有大的组织结构调整时，不得不放弃了系统。一系列的案例使人们开始怀疑在这方面的投资，有的人也把这种失败归咎于技术问题。但Davenport认为，失败的主要原因是业务问题。企业在进行信息集成时，往往会把自己对此的理解强加在企业原有的策略、组织结构和文化上， 为实现全面集成不惜剥离自己的一些强势业务部门或将原有的定制式的处理过程转向一般性的处理，而失去自己的竞争优势。这表明企业进行信息集成时不仅仅是一个技术问题，而是一个系统性、全局性的管理水平问题。

三、面向信息集成的信息管理策略

企业信息集成是分层次的，如参考文献中将其分为用户界面、人员、业务过程、应用、数据和元数据五个层次。但对于企业决策层来说，首先要明确的是如何理解信息集成。如今企业的成功主要取决与它的信息意识和对企业内外快速变化的适应能力，也就是说通过企业信息集成，企业要成为敏捷性企业，保证企业信息系统的透明性(visibility)和灵活性(flex-ibility)。信息集成的理论基础是工程思想和系统思想的结合，它不仅是用技术建立一个信息系统，更重要的是它是一种新的管理理念和模式，所以要进行企业信息集成时不仅利用集成技术开发、整合信息系统，企业的组织结构，人力资源机构也要做相应调整。

1.企业决策层

企业决策层首先要将信息集成作为一项事关全局的项目来对待，因为它不仅关系到企业的每一个人,甚至会涉及权利和责任的再分配，影响部分人的利益。建立以企业决策层主要领导为组长的工作小组，着手制定企业信息化战略规划，规范相关信息标准并对企业员工进行培训，从组织上和措施两方面大力度保证信息集成的顺利进行。然后还要认识到集成所需要的时间一般会很长，短期内不能有所收益。要保证资金、人力的持续投入。

2.企业组织机构

企业信息集成时，也要针对企业的业务流程重组企业各部门，进一步提升企业信息部门的地位，应在决策层设立专门办公室或工作小组来统筹企业信息集成及集成后的系统日常运作，比如建立直接由企业CIO领导下的信息部，部门主任或称经理负责整个企业的信息集成后日常运行所需的人、财、物管理，管理内容包括：专业信息管理部门与兼职信息部门的分工合作，不同部门信息基础设施的维护与更新责任，兼职信息管理人员的报酬分配以及全企业信息管理工作的工作制度(如全企业人员利用信息后的效果报告制度、获取信息后的上报制度、专业或兼职信息管理人员的工作制度、岗位责任制度、考核制度和奖惩制度)等等。此外，进行部门重组时，要注意保留企业的优势部门，要针对企业的具体业务流程来进行重组，建立起构架明晰、无生产冗余部分、权责明确的科学的企业系统，只有这样重组后的企业才能具有适应现代企业要求的扁平化组织结构。

3.企业人力资源配置及管理

企业在进行信息集成项目时要坚持以人为本的思想，充分发挥企业中复合型人才的作用，带动全员参与。对集成后的企业信息系统的人员配置管理时，要视企业具体情况灵活安排，在企业决策层设置专门职务(CIO)来负责整个企业信息系统的发展规划及对企业信息资源的开发与利用及信息管理框架的制定和维护。建立向CIO负责的工作小组或部门负责具体的技术、管理和开发工作。也可以在重组的业务部门中设立兼职岗位，除接受业务经理的领导外负责信息系统在本部门的具体信息内容管理工作，这一工作是向上一级的信息管理部门负责。在对这些人员进行管理时同时也要注意对他们的岗位管理、绩效管理和薪酬管理，如前所述的、信息集成系统日常运行管理中的兼职信息管理人员的报酬问题的解决(可在其工资的总数上加30%)和全企业信息管理工作的工作制度中建立全企业人员利用信息后的效果报告制度、获取信息后的上报制度、专业信息管理人员的工作制度等以及岗位责任制度、考核制度和奖惩制度等。只有全员投入到信息集成后的信息管理工作，才能发挥投入巨资的信息基础设施的作用，体现ERP的优越性。

企业信息集成的理论基础是系统思想和工程思想，它并非一个简单技术解决方案问题。如果那样，只会使企业投资的信息系统成为企业的成本中心，而不能成为企业生产效率提升的推动因素。企业在现有的管理信息系统的基础上进行集成时，除了要考虑到技术因素外，更加要注意的是管理思想的更新，以系统的观点从全局的高度对信息集成进行规划，从而促进企业的全面变革，转型为适应现代环境的敏捷型企业。

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作者：宋白桦

第三篇：信息时代企业全面预算管理信息化实践

摘 要：随着全球经济化的趋势和我国经济市场和信息化时代的飞速发展，企业也得到了迅猛的发展，同时也面临着更多的机遇和挑战。企业的内外部环境变幻莫测，信息化的快速发展，使得很多企业的全面预算管理信息化相对滞后，在实际应用中也出现了很多难题，不能很好地适应时代的发展。全面预算管理的信息化对企业及时发现并解决问题、提升企业整体管理水平、增强企业的核心市场竞争力具有重要作用。本文就企业的全面预算管理信息化实践的相关问题进行探讨分析，研究企业预算管理信息化的意义，并对企业加强全面预算管理信息化实践给出相关建议，望对企业的预算管理有所借鉴参考。

关键词：信息时代;全面预算管理;信息化实践

一、引言

全面预算管理是现代化企业的重要管理方法，是指通过预算的运作和管理，全员、全额、全过程的参与能使企业的现金和物资得到最大程度的利用促进企业战略目标的实现。信息化的全面预算管理是指将预算管理的各个过程通过信息化的平台有机的结合起来，更全面、精确地进行预算管理。企业通过信息化技术能够对企业的全面预算管理体系进行固化。预算管理是一项系统工程，强调覆盖企业的全部业务、业务全过程、企业全体员工，信息化的预算管理体系能够更加全面的收集企业财务数据、积极带动全体员工参与到预算管理中，能够将预算管理体系快速导入新成员企业，全面固化预算管理;全面预算管理信息化能够提升全面预算管理的效率。预算管控对企业的资源进行优化配置，对企业的各项活动进行预测，信息化技术平台能够更加精确地对预测数据进行处理，减少人工错误，提高预算管理的效率，加强企业的预算管理;企业信息化预算管理能够将预算信息与企业其他管理信息科学的整合，有助于企业战略目标的实现。预算管理要求企业能够及时、准确的获得会计和业务数据制定科学合理的预算方案，信息化平台通过对企业的预算管理进行规划和实施，使得预算管理能够与其他管理很好地衔接结合，强化预算管理监控力度，全面落实预算管理，实现企业经济效益最大化。

二、企业全面预算管理信息化实践中存在的问题及原因分析

(一)对企业全面预算管理的不重视

企业的根本目标就是追求经济效益，所以很多企业在经营过程中根本就不重视全面预算管理。部分企业的预算管理知识为了节约企业生产成本以获取更大经济效益，为了节约而进行预算，并没有认识到全面预算管理的真正意义。还有部分企业的预算管理知识为了应付检查，做做表面工作。还有的企业，虽然有全面预算管理，但是其管理方法很老旧，不能够与时俱进。

(二)企业的预算管理体制不合理

很多企业制定的预算管理体制也不科学合理，脱离实际。一是企业全面预算管理信息化的起点不切实际。目前很多企业的预算管理模式是利润起点论的管理模式，企业的所有权和经营权是分开的，在这种模式下实行全民预算管理的信息化，不能够充分全面的收集企业的相关数据，也就很难根据企业的实际情况合理制定管理策略，使企业的资源得不到合理有效的利用。二是企业没有科学的预算管理体系。很多企业只重视经济效益，不注重企业的发展实际，一味地追求高利益，忽视了企业的发展总体目标。企业的年度、季度经营计划、现金预算实际运用和预算管理存在脱节现象，在这种情况下实行全面预算管理的信息化难免会导致信息数据收的错误，使得企业做出错误的判断，导致企业实际发展方向偏离战略目标。三是企业没有合理的预算管理评价体系。目前很多企业缺乏科学合理的绩效考核制度，对全面预算的绩效考核更是不规范不新颖。在考核时，很多企业只是根据各部门上报上来的数据来进行评判，并没有考察预算工作的实际执行，这样就造成了绩效考核结果的不公正，部门。员工为了得到奖赏弄虚作假，谎报业绩。绩效考核的执行力度不够，考核指标不明确，奖惩不公平，造成员工的消极怠工。

(三)企业的预算管理执行力度不够

很多企业的预算管理执行不到位。一部分企业，由于对预算管理的不重视、预算编制的不合理，预算执行方面自然也就不到位。还有一部分企业，虽然有科学的预算编制，但是将预算具体任务分给各部门之后，由于员工的认识不足，在实际工作中并没有按照预算编制去做，在上报时弄虚作假，在这种情况下实行全面预算信息化，得到的信息不全面准确，导致一些部门为了部门的利益最大化而不认真执行预算管理。企业预算管理的执行力度不够，各部门之间的交流沟通不及时，导致企业的预算管理达不到预期效果。

三、对企业全面预算管理信息化实践的建议

(一)加强企业领导全面预算管理的重视程度

企业预算管理是全员、全流程的预算管理，只有企业领导足够重视，全面预算管理在执行中才能得到企业全员参与。要改变领导和员工之间的关系，加强对全体员工信息化实践的引导、宣传，使全面预算管理信息化得到企业的全员认可。

(二)加强预算与信息化复合型人才的培养

企业不仅要培养员工的预算管理知识培养，还要加强员工的信息化技术专业知识，既懂业务又懂信息化知识的人才是企业逐步提高优化管理的关键。企业的市场竞争力重要依据就是企业知识能力的竞争，能否跟得上时代的脚步、充分了解掌握时代信息知识，因此企业还应该加强对全体员工信息化知识的培养，要让员工“知其然，知其所以然”，全面提高员工的信息化专业素质。

(三)加强企业信息化的软件和硬件的建设

随着企业的内外部环境的变化，时代对企业的预算管理提出了更高的要求，不仅需要现代化的信息知识，还要具备快速灵活的调整能力以及完善的硬件。企业的信息化软件和硬件要有兼容性和灵活性，既能够根據企业的实际情况对不同的管理进行不同程度的细化，还要能根据企业内外部的要求及时灵活的变通。因此就要求企业对预算信息化实施的厂商进行慎重选择，选择优质、靠谱的厂商，再实施过程中实时监控，保证质量。

(四)加强企业预算管理的监控执行力度

信息化平台能够对企业的预算管理的全过程实时监控，企业要加强信息化平台的利用率，加大监控力度。各部门、各员工的全面预算工作都要通过信息化平台进行上报，信息化平台自动对员工的各项工作进行分类整理，最后将整理数据传送到预算管理人员的手中，这样，通过信息化平台的数据就可以评估各部门和个员工在预算管理中的工作表现。企业还可以成立监督小组，保证信息化品台数据的真实性，杜绝企业内部的徇私舞弊。

(五)要制定科学的预算信息化考评制度。

企业要对企业内各部门的预算信息化进行检查、分析、通报和考核评价，对出色的部门和员工进行奖赏，对不尽人意的部门和员工进行适当的批评。这样能够有效地推进信息化预算管理的全面贯彻。

四、结语

在当今大数据的背景下，企业全面预算管理信息化是保障企业健康稳定发展的重要手段，信息化能够清楚地表达清晰的预算目标，能够更加全面准确的收集分析公司的各种财务信息，全面提高企业的管理水平，使员工能够更加清楚地了解公司的发展战略，时刻保持战斗力，完善公司的考核制度，降低企业的预算成本，实现企业的效益最大化。企业要根据时代的发展和自身的优势特点科学合理的对信息化进行实践，只有这样才能更快更好地实现企业的发展经营战略目标。

参考文献：

[1]梁晓卿.会计信息化环境下企业全面预算管理浅析.中国总会计师.2014，(4)：74-75

[2]李瑞苹.浅议企业全面预算管理的信息化建设.江苏商论.2014，(9)：193-194

[3]李云霞.企业全面预算管理的信息化研究.会计师.2015，(15)：39-40

作者简介：

宋林彦，广西旭城投资集团有限公司。

作者：宋林彦

第四篇：论电力企业档案信息管理

【摘 要】在市场经济条件下，现代企业要生存，必须树立企业档案信息管理的理念，实现企业档案由传统管理向科学化、现代化管理的转变。做好企业档案信息工作，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现信息资源共享。为企业生产、经营、决策等提供更为快速、高效、便捷的服务。因此，必须做好企业档案的收集工作，确保其真实、准确、完整地提供利用。现笔者认为，必须采取以下措施才能做好企业档案信息的管理工作。

【关键词】电力企业;档案信息管理;方法

前言：

社会发展中的电力企业是关系我国群众民生的关键基础产业与公用事业，相关的电力企业作为社会中公用事业的领导者，在全面服务国家经济前进、服务百姓生活等各个方面都有着非常特别的地位。因此，电力企业的前进与经营都真正在迈向新的发展水平，同时电力企业的档案建设体系也初具规模，但是目前现代化的管理水平仍然是跟不上电力系统发展的速度，在具体的工作中还是会很多问题需要管理人员不断改进与加强。所以现阶段最主要的任务就是加强电力企业中档案管理工作的力度和人员综合素质，这才是确保资料和档案管理工作科学、合理化的关键手段。

一、企业档案信息管理工作的内涵

1.档案信息管理改变了企业传统的工作模式。档案信息化改变了企业传统的档案管理模式和档案利用方式，促进了档案基础业务工作和档案室的管理工作向着高效率的现代化迈进。传统档案管理的工作实质就是一套手工作业，同时也形成了与其相适应的思维定式。实现信息化管理，极大地提高了办公效率，在这个变革过程中，传统的档案管理模式必将被现代化的管理理念所代替，而档案信息化建设对档案工作者的知识结构、操作技能也提出了新的要求。在实际工作中，工作的内容已不完全是对档案实体的管理，还包括对档案信息的管理，从而在档案管理方面呈现了一个新的工作视角，这也是档案管理工作进步的标志。

2.档案信息化管理为企业档案基础业务工作赋予了新的含义。在信息化条件下，档案业务工作的概念已不仅限于传统档案工作中收、管、用等传统的工作方式，还增添了现代化技术手段及新的工作内容，对电子档案等新载体档案盒一些特殊的实体档案有着全新的管理方式和方法。同时，计算机技术、网络技术的应用越来越多地被应用于企业档案管理的各个环节，各种应用软件和数据库开发为档案信息的利用提供了可靠的保证。探讨和研究新的档案管理模式，需要我们做大量的基础性工作和研究性工作，以改变以往的思维方式，促使档案工作实现多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

二、档案信息管理目前存在的突出问题

1.档案信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和学习。首先，大部分企业、高校都没有专门从事档案管理的人员，该工作只是由办公室的其他人员来兼任，而这些人员的工作重心又不在档案管理上，更没有精力来钻研档案信息管理业务。其次，档案管理人员对档案信息管理的新规定、新标准理解程度不够，工作质量不高，不能熟练掌握档案管理的方法和技术，这样往往造成档案相关资料收集不全、业务不精、管理混乱的现状。

2.档案管理人员思想认识不到位。其实长时间以来，档案管理人员对自身的要求并不是很高，对档案信息管理缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远。一是对档案管理工作缺乏激情，对档案管理的标准要求过低，所形成的档案资料不规范;再是对档案工作人员的培养与任用重视程度不够，从而使档案管理人员长时间无机会参加业务培训与档案工作交流，致使档案工作人员缺乏积极向上的工作态度。三是档案管理人员缺乏保密观念，利用其职务之便，为自己或他人谋求私利，导致档案管理意识的薄弱直接影响到了档案管理的质量。

3.信息技术所带来的档案信息安全问题。计算机受到网络犯罪分子、黑客及病毒的侵袭，极易导致文件被破坏、数据被删除、系统变得不稳定等。同时，数字信息具有共享和扩散等特点，它在处理、存储、传输与使用上十分脆弱，容易被干扰、遗漏、滥用与丢失，甚至被泄露、窃取、篡改、冒充与破坏。如何在网络系统中维护档案信息的安全性与完整性，有效防止他人的干扰破坏和信息技术自身的局限性，从而保证上网信息的安全亦是值得深究的问题。

4.软硬件基础还有待加强。档案信息管理需要投入许多人力物力，是一项耗资巨大的工程。目前企业、高校普遍存在档案信息管理硬件和软件系统落后、设施条件差的现状。信息化建设投入力度不够，电脑、网络等信息化手段更新换代步伐滞缓，某种程度上制约了档案利用效率和潜能挖掘，从而严重影响了档案信息服务功能的高效发挥。

三、加快企业档案信息管理的方法

1.争取领导的重视和支持。首先，要加强领导，提高认识。除提高领导对档案管理工作的重视程度外，在知识结构上也要注入新的内容，要加快培训工作，更新档案管理工作的理念，是档案实现信息化管理有一个明确的方向和目标。要把档案信息管理作为电子政务建设的一个有效内容，构建起档案信息的平台，利用档案信息管理的操作系统，提高工作效率，提高服务质量。其次，要提供人、财、物的全方位支持。档案信息管理必须以一定的资金、技术和人才为基本条件。

2.应用网络技术。充分利用网络的优势，在政府电子政务网的基础上，实现档案管理的现代化，这样，不仅可以提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还可以避免重复性的劳动。计算机在档案的收集、整理、信息加工、编制索引等方面有效率高的特点，利用这些优势，借助综合管理软件，可进一步实现档案信息管理现代化。

3.提升档案管理人员的素质。档案管理人员应用计算机实践是开展档案现代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企业档案管理人员的计算机应用水平，使其能够探索研究新形势下档案信息化管理模式，为企业档案信息化管理提供人才保证。首先，按其所有的专业技能层次，分期举办专业技能培训，请高校的档案专家、教授或本系统有丰富经验的专业人员授课，传授档案专业知识。其次，聘请具有高学历、高素质、精通计算机等现代化高科技知识的复合型人才担任档案管理人员。其三，引进和培养现代化、信息化管理人才，为企业档案信息管理提供人才支撑。

4.安全风险防范是档案信息管理建设的重中之重。一方面，要切实加强安全保障机制建设，全力提升档案人员的警惕性，采用身份认证、数据备份、防火墙等安全防护措施，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。另一方面，档案管理的网络化使档案本身就存在一定的安全风险，在推进档案信息化進程中必须采取一系列措施保证档案信息的安全与保密。这一系列措施就包括法规的制定、管理体制的健全，从而确保档案信息的安全。

结语：

综上所述，做好档案信息管理工作，要配有优秀的档案人员，着力提升档案管理人员思想素质，注重网络安全风险防范，强化基础设施建设，这样才能不断提升档案现代化管理水平，最大限度地发挥档案工作的重要作用，进一步打开档案管理工作的新篇章。

参考文献：

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社.2009.

[2]陈兆祦.和宝荣.王英玮.档案管理学基础(第三版)[M].北京：中国人民大学出版社.2005.

作者：周琴

第五篇：企业销售信息管理分析

【摘 要】随着市场竞争的加剧,销售信息的管理越来越重要。构建企业内部信息管理平台,集中管理和分析销售信息,将信息的收集和运用贯穿到销售业务的全过程和客户管理之中去,为企业的管理层提供决策支持。

【关键词】销售;信息;客户;管理

0 背景

面对快速变化的市场环境,信息已成为企业不可或缺的生产经营资源,谁能最快最准地把握客户的需求,并用产品来满足这种需求,谁就是市场的赢家。销售信息作为连接企业和营销环境的纽带,对企业的决策和经营活动起着重要的作用,也是提高企业核心竞争力的有力保证,企业必须予以高度重视。

1 信息管理概述

信息是使人们对事物的不确定性减少或消除的东西,经过加工后的数据信息对企业经营决策有现实或潜在的价值。管理工作的成败,取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则取决于信息的质和量。

2 销售信息管理的必要性

2.1 信息管理是企业进行决策的基础

产品的技术性能、规格、质量等信息决定了客户的购买习惯,如何使用户能对其所购产品有深入了解,满足其要求,这对企业稳固客源显得十分重要。企业决策层不仅需要了充分掌握企业产品的各种信息,还要随时了解销售数据信息,来把握市场竞争和客户需求的动态变化,并据此制定应对营销策略,确保企业的决策适应市场环境的变化。

2.2 信息管理是企业管理的创新

随着互联网的普及和信息技术的发展,在原来的物质技术条件基础上建立起来的管理体制已经不适应信息经济时代管理变革的要求,管理创新作为企业创新中的重要组成部分已经成为企业取得成功的必要条件。对企业销售信息的管理是企业信息化的标志之一,企业信息化就是企业管理理念、组织结构和管理手段的创新。

2.3 信息管理关系企业的发展

市场信息,决定着企业未来的销售业绩和新产品发展方向的信息资源。在全球市场一体化推进过程中,企业生存和发展的环境变化越来越频繁,企业为求得生存的空间和发展的机会,信息化建设成为其不二的选择。企业信息化也是国家现代化和国民经济信息化的础,是企业由传统企业向现代企业转型的必由之路。

3 销售信息管理系统架构

3.1 构建统一的信息管理平台

销售的业务管理是产品实行商业化的一个过程,科学地运用现代销售管理观念,依据市场状况及企业目标,统筹规划整体业务,全面体现企业的销售策略,实现企业的销售收入和市场占有率在整个销售管理中起着举足轻重的作用。对销售业务的管理,也就是对企业销售流程的管理,对信息的管理,即运行一定的方式来确保各种信息的传递顺畅。

(1)通过互联网实现广域应用和移动办公

互联网的广泛使用使信息的沟通便捷起来,销售人员可以在任何地方流动,只要能够上网,他就处于整个管理网络的统管之下,这是整个销售信息管理系统建立的基础。

(2)通过相关软件来实现统一的销售信息管理

除信息传递的问题之外,对资源的有效控制和利用是销售信息管理系统需要解决的另外一个问题。通常,销售主管往往不能够完全掌握具体某一个销售人员的工作状态,及时总结销售过程中可能出现的各种问题。资源的浪费随着销售规模的增加而增长。销售信息管理系统通过对整个销售过程中的信息的监控和管理,实现企业资源的有效利用。

(3)进行有效的级别控制

在销售信息管理系统中,资源的分配和权限的设定是靠对象来实现的。整个销售队伍各种职位的设置,和各职位权限的设定以及其所属和所辖的范围的设定,是把各种角色抽象成对象,就完成了销售部门关系实体与销售信息管理系统的有机结合的过程。

3.2 集中信息的分析研究

信息化时代背景下,企业所处的市场环境、竞争环境都在不断快速地变化着,客户的消费需求日益显出个性化、多样化,企业竞争程度日益加剧,企业面临的外部环境复杂多变。集中营销信息的分析研究就是针对营销决策者的要求,主动或被动地采用信息定性处理和定量处理的方法,依据分析研究结果提出决策方案,供决策者决策参考的专题服务形式。

3.2.1 信息的定性处理

信息定性处理是将收集到的信息,按功能和隶属关系,整理成背景资料,交给具有一定理论水平和实践经验的人员进行面对面或背靠背的讨论,最后得出具有倾向性的定性见解作为决策方案以供参考。定性信息处理一般分五个步骤:信息的采集和整理、拟定信息处理的要求形成背景资料、选择和确定信息分析工作小组成员、发送背景资料组织专家信息分析工作小组成员讨论、得出倾向性意见。

3.2.3 信息的定量处理

信息的定量处理是通过一定的测量方法采集大量信息,并进行数据处理,给出定量结果的信息分析研究的过程,其处理方法一般多采用数列化与图形化处理方法。数列化处理是把收集到的信息,按照其计量或计数单位,按顺序依次排列,或按其大小次序分组,其目的是使已有数据有序化,同时也为图形化提供方便。图形化处理是在数列化处理的基础上做出直方图或频数图,目的是为了更形象直观地层示定量信息的分布情况,为正确决策提供服务。

3.3销售流程的信息管理

为了某一销售行动,销售信息系统可以调动各种资源支持对客户的开发,提高销售行为的有效性。通过信息共享与任务分配,实现基于销售计划目标任务的工作协同,在不同层次的销售主管之间可以对客户以及销售机会进行分享、调整;也可以在企业内部的不同部门、不同业务之间按照客户的需求实现信息的统一的管理与分享。

3.3.1销售业务过程管理

销售过程管理,是分解销售链的一连串的营销活动,并针对这些活动的作业流程进行管理,其目标在于解构营销业务流程,采用恰当的方法,来确保企业中各种营销活动的执行成果能具有一定的水准和精确度,同时也能持续改善活动的进行方式,串连活动的作业流程,让 具有强有力的销售链,保持在市场上的竞争力。销售业务过程管理主要包括:市场管理、合同管理、备发货计划管理、客户管理、回款管理、储运管理、销售人员管理等等。市场管理主要是指市场信息的管理,主要包括客户信息、竞争对手信息、市场形势等信息的收集和管理。

3.3.2 销售业务的统计分析

从销售形式(内销或外销)、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量等角度对销售数据进行统计,编制销售统计报表并进行定性和定量的数据分析。依据报表数据和分析资料,让企业高层领导和管理部门及时掌握和控制销售过程的动态,包括各仓库点的库存情况、销售信息(销量、价格、销售速度、产品品种、销售比例等)、基本财务情况、销售计划的完成情况、代理商和經销商的成绩、竞争对手的同比情况等等,并在此基础上加以多角度、科学化的分析,从而做出企业战略部署,包括销售计划中各类产品数量和品种的确定、销售任务的确定、销售价格等竞争手段的确定。

3.4 客户信息的集中管理

客户信息如:客户名称、地址、电话、联系人、订单、费用、以及历次交易数据等信息内容,一直以来,客户资源很多时候掌握在销售人员手中,经常处于分散游离状态,信息的价值大打折扣。在激烈的市场竞争中,客户就是企业的宝贵财富,是影响企业生存和发展的重要因素。因此,企业在注重预期客户管理和保持现有客户管理的基础上,有必要加强客户的管理,尤其是加强反映客户资源状况的客户信息管理。

3.4.1 建立客户数据库

从最基本的客户数据开始,做些基础工作,建立一组数据库,每一个数据库反映一组相关的信息,例如建立反映客户基本情况的数据库,反映客户行为的数据库,反映客户资信的数据库等,数据库之间通过关键字段相联系。总之,客户数据库就是和客户有关的各种信息的集合,通过数据库的建立,可以全面记录与反映客户的特征,从而为企业更好地了解客户、与客户沟通、分类管理等提供信息支持

3.4.2 利用客户数据库

客户数据库本身并不直接带来收益,客户数据库价值的大小,取决于如何充分利用客户数据库提供的信息资源。客户数据库包括了客户企业的基本生产情况、业务开展情况、需求统计、资信状况等数据,因此可以利用这些数据 客户的不同需要与特征,从而为市场细分、产品定位、开展针对化营销等提供信息支持,为营销计划的制定提供帮助。另一方面,根据顾客的购买行为对顾客进行分类,分为交易顾客和关系顾客,交易顾客是那些只关心商品价格的顾客,他们对价格比较敏感,缺乏对某一企业的忠诚度,在品牌之间变化较大。比如,我们按照顾客对销售额和利润的贡献对客户进行如下的分类:

第一类客户,占销售额的10%左右,却占接近一半左右利润的顾客;

第二类客户,占销售额的40%-50%,占利润的40%-50%;

第三类客户,占销售额的40%左右,但利润却很少。

根据分类的结果,我们可以对不同类别的客户采取不同的营销策略和销售政策,以提高营销的效果。

4 销售信息管理的策略

网络的普及和发展,使企业能否捕捉到顾客新的需要,成为新经济时代制胜的手段之一。企业应以市场为导向,聚焦客户需求的变化,及时掌握市场动态,从信息的收集、分析、检索、处理、反馈、跟踪等着手,形成一个有机的闭环网络,设立专门信息机构,采用多种方式、全方位、多层次、多渠道搜集整理,建立相应的信息网络。

4.1 成立市场信息情报部门

情报部门专门负责收集有关企业营销环境发展变化的,客户的,竞争对手等的情报,并负责企业营销系统信息数据库的建立管理维护,对收集来的信息利用统计软件和 工具进行整理分析,将情报变为对企业 具有指导意义的信息,利用数据库技术,为企业的技术研发、市场营销、战略规划提供支持。

4.2 构建企业信息通信平台

组建立企业的内部网(Intranet),创建营销系统综合信息资料库,通过内网加强企业内部沟通及各部门信息共享和传递(当然,在企业管理水平和资金允许的条件下,可以直接导入ERP管理系统。)。营销系统综合信息资料库主要收集和分析企业每天的订单、销售额、价格以及成交情况,以及产品存货、应收帐款、合同利润概算等信息,并在线共享给管理层便与决策。另外,利用内网建立自己的营销信息中心,来收集和传送外部营销情报,为管理人员提供正在发生的信息数据。包括反映市场上商品供求、价格、竞争、风险、管理等状况和趋势的各种消息、数据和资料。

市场营销管理系统采用分布式结构(即是由若干微机组成的局域网络再经过互联网联接而成),总企业和各个分支机构之间通过互联网互通有無,实施管理,如图4-1

4.3 信息报告制度

定期将收集整理的信息编制成企业内部信息简报,提供给企业管理层作为进行市场营销方面决策的基础资料。同时,可以形成阶段性营销调研,系统地分析企业所面临的营销状况,为决策层提出战略决策方案信息和有效建议。

5 结论

随着市场经济的发展和市场竞争的加剧,销售信息管理作为企业管理的“重中之重”的地位越来越显著,其内涵也随之纷繁复杂。销售信息管理是通过对销售信息与客户信息的集成, 改变企业内部信息管理的无序状态,提高信息集成的可靠性和信息管理的效率,从而为企业决策提供有力的支持。

参考文献:

[1] 张建基于计算机网络的企业销售管理模式的探讨铁道机车车辆2006年4月第26卷第2期

[2] 汪莹企业信息化的效用理论与评价方案研究中国经济出版社2006年11月第一版

[3] 高丽潘若愚企业信息化与基于柔性的管理变革 中国管理信息化2008年3月 第6期

[4] 张健基于计算机网络的企业销售管理模式的探讨铁道机车车辆2006年4月第26卷 第2期

[5] 高丽潘若愚企业信息化与柔性的管理变革中国管理信息化2008年3月第6期

[6] 未隆柱促进企业营销管理新策略的思考中国科技信息2005年第18期

作者：张利斌