电子表格函数在高校学籍管理中的应用研究
摘 要：目前，高校在学籍管理方面通常有两个信息化平台——“学信网”和“学籍管理系统”。作为学籍管理人员，报表通常使用电子表格(Excel)进行统计、分析和上传。如何在较短的时间内将大量的学生信息进行处理，又要保证数据一致成为难点。本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行描述，重点对电子表格中自带的VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。
关键词：电子表格函数;学籍管理;VLOOKUP;SUMPRODUCT
一、引言
近年来，随着高等教育的发展，高校教务信息化建设的步伐也在加快，针对学籍信息的管理工作也越来越复杂，传统的人工和半人工的学籍管理模式使学籍管理的工作长期处于一个低效率状态，给学籍信息的查找、维护带来众多不便。
根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，从2001年起对普通高等教育、成人高等教育等高校毕业证书实行电子注册，并且建立全国统一的学历查询系统，毕业生可以通过“学信网”进行在线查询，使各高校之间的学籍管理平台得以统一。[1]但是，学籍管理信息化是一项非常复杂的系统工程，“学信网”虽然使各高校学籍管理信息化平台得到了统一，但是其功能并不能解决各高校在学籍管理中的所有问题，如学籍信息统一维护、各项学籍报表统计等。
各高校在信息化建设过程中通常购买或者联合开发适合本校的教务管理系统，其中学籍管理是教务管理系统中的重要组成部分。此时一般高校学籍管理也就形成了两个信息化平台——“学信网”和“学籍管理系统”。
但是作为高校的学籍管理人员，报表通常使用电子表格(Excel)进行统计和分析，最终将准确的学籍信息按照模板上传至“学信网”，这样就需要反复对“学籍管理系统”和“学信网”进行转换、数据一致性校验。如何在规定的时间内将大量的学生信息进行整理、上报注册、统计，同时又要保证数据的准确成为难点。使用电子表格自带的一些函数，通常可以达到事半功倍的效果。
二、电子表格函数简介
电子表格是微软公司开发的办公套装软件(Office)的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行统计、分析、处理和辅助决策，从上世纪90年代中期开始便广泛地在办公、管理、金融等众多领域进行使用。[2]而金山公司开发的WPS办公软件套装也同样有电子表格处理软件，大体功能与Excel类似，市场使用率仅次于微软Excel。
在电子表格中除了一般性的数据统计和处理功能外，还有大量的内置函数可以进行选用，可以进行复杂的数据处理，这些函数既可以单独使用，也可嵌套使用。通常情况每个函数都通过公式来标识，公式中涉及各类输入参数，输入参数可以是数字、文本、常量、公式、自身或其他函数，也可以是数组、单元格引用等，最终通过函数计算的方式给用户返回一个或多个结果值。
在Excel中函数共分为11类，有数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数。[2]函数由函数名和参数构成，一般格式为函数名(参数 1，参数 2，…)，如基础性函数，绝对值ABS(number)、平均数AVERAGE(number1，number2，…)、日期DATE(year，month，day)。
本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行总结，重点对VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。
1.VLOOKUP函数[3]
(1)语法结构：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)。
(2)主要功能：
在数据表的首列查找指定的数值，并返回数据表当前行中指定列中的数值。
(3)参数说明：
VLOOKUP函数中有四个主要参数作为输入。其中：
lookup_value： 所需要查找的值。
table_array： 需要查找的区域范围。
range_lookup： 逻辑值(TRUE：近似匹配，FALSE：精确匹配)。
2.SUMPRODUCT函数[4]
(1)语法结构：
SUMPRODUCT(Array1，Array2，Array3， ...)
SUMPRODUCT((条件1)*(条件2)*(条件3)* …(条件n))
(2)主要功能：
基本功能是返回相应的区域、数组乘积的和，还可以用于多条件计数、求和。
(3)参数说明：
Array1，Array2，Array2，...为2到30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。
三、应用案例解析
1.案例一，“VLOOKUP函数”在学籍电子注册及名单校验中的应用
每年9月份，学校招生办公室会提供教务处一份已录取学生名单表格，名单中包含姓名、录取专业、身份证号等信息。教务处则需要对已录取学生进行分班、编排学号，并将信息反馈到各个院系。新生报到后，各院系提交已报到的学生名单给教务处。教务处会将已报到名单在10月底整理上传至学信网。“学信网”要求上传的数据应与学信网上录取库中的数据一致。以“学信网”录取库为基准数据对照“学信网”的上传数据要求根据我校教务系统数据进行缺失数据、字段填充。
“学信网”录取库中的数据包括KSH考生号、SYSSDM生源省市代码、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、YXDM院校代码、YXMC院校名称、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、CC层次、XZ学制、XXXS学习形式、ZF总分、LQNF录取年份等等。
“我校教务系统”导出的已报到学生名单中的信息包括学号、姓名、曾用名、性别、学院、专业名称、行政班、年级、出生日期、政治面貌、民族、籍贯、户口所在地、来源地区、出生地、入学日期、毕业中学、宿舍号、电子邮箱地址、身份证号等等。
“学信网”上传数据字段有KSH考生号、XH学号、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、FY分院、XSH系所函、BH班号、CC层次、XXXS学习形式、XZ学制、RXRQ入学日期、YJBYRQ预计毕业日期。
对比“我校教务系统”的数据和“学信网”录取库数据发现存在专业名称数据填充不完整情况;对比“学信网”录取库数据和“学信网”上传数据发现存在学号、班级等字段缺失情况。由于学生人数众多，逐一检查工作量比较大，而且容易出错，利用Excel中的VLOOKUP函数可以快速解决上述问题。如图1、图2所示，需要将“教务系统”数据中的学号、学院、行政班填充到“学信网”录取库新列。
求解步骤如下：
(1)在“学信网”录取库数据中新建“班号(bh)”和“学号(xh)”两列，并且将“教务系统数据”拷贝到另一个表单。
(2)以学生身份证号作为唯一条件进行查询，将两张表进行统一。
(3)在表单“录取库”中“班号(bh)”首行单元格中插入“VLOOKUP函数”，公式为：=VLOOKUP(E2，教务系统数据!A$2：G$2130，7，FALSE)，如图3所示。
(4)在“学号(xh)”首行单元格插入“VLOOKUP函数”，公式为：= VLOOKUP(E2，教务系统数据!A$2：G$2130，2，FALSE)。
(5)分别向下填充。选择这两个数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可完成“班号(bh)”和“学号(xh)”信息填充，如图3所示。
(6)将整理好的表格按要求字段长度转换成DBF格式，上传至学信网便可以完成学籍电子注册的工作。
2.案例二，“SUMPRODUCT函数”在高基报表学生数统计中的应用
每年10月，教育厅会通知各高校进行高基报表填报，其中学生数统计占了很大一部分，数据量也较大。在进行统计时，先要把参与统计的学生名单整理出来，学生名单通常包含专业名称、年级、姓名、学号、出生日期、民族、生源地等信息。在计数统计过程中，需要用到多条件计数，而SUMPRODUCT函数提供了此功能。如图4、图5所示，需要将图4中的“专业名称、年级”作为条件进行查找、计数后把结果填充至图5中的在校学生数相应单元格中(本例中一年级学生为2013级)。
求解步骤如下：
(1)在“一年级”单元格(G3)中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT((在校学生名单!$A$1：$A$5160=分专业学生数!A3)*(在校学生名单!$B$1：$B$5160="2013"))，此时函数会进行计算，最终返回“特殊教育专业”2013级学生人数。
(2)在“二年级”单元格(H3)中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT((在校学生名单!$A$1：$A$5160=分专业学生数!A3)*(在校学生名单!$B$1：$B$5160="2012"))，计算不同年级的学生人数，只需要将步骤(1)公式中的“2013”改成“2012”即可，如图6所示。
(3)分别向下填充。选择数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可分别统计其他专业在校学生人数。注：数组参数必须具有相同的维数，否则，SUMPRODUCT函数会返回错误值“#VALUE!”。
通过以上两个电子表格函数在学籍管理中的应用，可以明显地体会到电子表格函数的优势，不仅提高了工作效率，还提高了数据的准确性，为学籍管理工作中涉及的数据处理工作提供了便利。
四、结束语
高校学籍数据库一般体量都比较大，如果靠人工筛选、核对，需要花费很长时间，还不能保证数据正确。巧妙地利用Excel函数，可以将复杂的工作变得简单，大幅度提高工作的效率，在利用计算机处理数据时，前期准备工作一定要扎实，尤其要保证基础数据准确，对于强大的Excel处理软件，本文只应用了冰山一角，需要不断地学习与探索。
参考文献：
[1]袁敏.基于学信网平台的高职院校学籍学历管理探讨与研究[J].中国管理信息化，2014(10)：106.
[2]刘祖萍，宋燕福.计算机文化及 MS Office 案例教程(Windows7+Office2010)[M].北京：中国水利水电出版社，2013.8.
[3]张建成.VLOOKUP函数在信息链接中的应用技巧[J].中国教育信息化(基础教育版)，2008(8)：31-32.
[4]钱德凤.SUMPRODUCT函数在高校岗位设置统计中的运用[J].盐城工学院学报(社会科学版)， 2011(1)：88-90.
(编辑：王天鹏)
作者：牟雨婷
基本简历 姓
名： 谭先生
性别：
男
无照片 年龄：
23 岁
国籍：
中国 目前所在地：
广州
民族：
汉族 户口所在地： 阳江 身材： 170 cm kg 婚姻状况：
未婚
学历： 毕业学校：
专业： 求职意向及工作经历 人才类型： 应届毕业生 应聘职位： 物流类：物流仓库管理、物流类：市场营销.操作员、汽车类：仓管员 工作年限： 0 职称： 无职称 求职类型： 全职 可到职日期： 随时 月薪要求：
1000--1500
希望工作地区：
广州 个人工作经历： 公司名称： 广州市邦盛生物科技有限公司起止年月：2009-03 ～ 2009-08 公司性质： 私营企业所属行业：化学化工，生物制品 担任职务：
仓管员 工作描述：
1、严格执行商品进库要求。
2、按照存库工作要求，做好存库商品保管。
3、准确做好商品出库工作。
4、按照规定做好仓库盘点工作。
5、严格执行借用物品的有关规定。 离职原因： 公司名称： 广州市白云国际会议中心起止年月：2008-07 ～ 2008-09 公司性质： 所属行业： 担任职务： 工作描述：
1、协助上级主管接待客户。
2、了解顾客需求，反馈顾客需求。
3、客户信息维护。
4、执行上级主管要求。 离职原因： 教育背景 毕业院校： 广东省轻工业技师学院 最高学历： 大专 毕业日期： 2009-06-01 所学专业一： 物流管理
所学专业二： 受教育培训经历： 起始年月 终止年月 学校(机构) 专 业 获得证书 证书编号 2006-09 2009-06 广东省轻工业技师学院
物流管理
` 语言能力 外语： 英语 一般 国语水平：
一般
粤语水平：
一般 工作能力及其他专长 计算机：
1、熟练操作erp软件;
驾驶证：b2，仓管证;高级。 详细个人自传 自我评价：
1、环境适应能力、学习能力强。
2、工作强度承受能力强、处事稳重、严谨。
3、有团队精神，沟通、协调能力较强。
4、作为一名刚毕业的大学生，我深深的知道成功与付出是不可分的，所以我在工作当中一直保持一颗平常的心，争取能在平凡的工作中运用自己学到的物流知识运用到实践中，也在实践中不断地提升自己的能力，努力将自己培养成一个出色的物流从业人员。
所学课程：管理学原理、物流企业管理、电子商务、物流规划与设计、供应链管理等。
爱好特长：计算机、足球。
1、如果想将前一列的数值都除以3后再下一列显示出来，可以在fx栏里输入=A2/3，然后回车即可;如果想让前两列相加后再除以3，则可以在fx栏里输入=(A2+B2)/3，然后回车即可;如果想让前两列相乘后再除以3，则可以在fx栏里输入=(A2+B2)/3，然后回车即可;
会计仓库库存表格大全-24个文件
支出证明单 借款单 询价单
盘点人员编组表 盘点表 盘点统计表 盘点盈亏报告表 盘点盈亏报告
固定资产报废/报损申请审批表 采购申请单 采购台帐 订货单 退货单 寻价单
坚持采购申请单 替代品采购审批表 X年X月采购计划 供应商撤点书 供应商质量档案 候选供应商审批表 质量保证协议 供应商调查表 供应商调查表内容 采购申请单
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阜康市晋泰实业有限公司
人力资源管理表格
2010年元月
目
录
1、员工档案资料目录…………………………………第1页
2、机关人员应聘登记表………………………………第2页
3、生产单位员工应聘录用表…………………………第4页
4、人员情况登记表……………………………………第6页
5、员工录用审批表……………………………………第8页
6、应聘人证件交还确认单……………………………第9页
7、员工转正审批表………………………………… 第10页
8、员工培训审批表………………………………… 第12页
9、员工专项培训审批表…………………………… 第13页
10、培训签到表………………………………………第14页
11、培训效果评价表…………………………………第15页
12、员工调岗申请表…………………………………第16页
13、员工晋升(任免)申请表……………………………第17页
14、员工薪资调整申请表……………………………第18页
15、合理化建议表……………………………………第19页
16、员工奖惩审批表…………………………………第20页
17、员工请假申请单…………………………………第21页
18、考勤表……………………………………………第22页
19、工伤调查及处理意见报告(适用于事故受伤)……第23页 20、工伤调查及处理意见报告(适用于职业病)………第24页
21、员工申诉表………………………………………第25页
22、员工离职申请单…………………………………第26页
23、晋泰公司/焦化厂员工离职会签单………………第27页
24、晋泰公司煤矿员工离职会签单…………………第28页
25、工作移交清单……………………………………第29页
26、员工复职申请表…………………………………第30页
27、人员需求计划表…………………………………第31页
28、实习人员入司申请表……………………………第32页
新员工培训计划表 新进员工职前培训表 新进职员教育研修日程表 内定新进职员的职前教育日程表 新进职员研修事项检查表 新进职员教育内容检查表 新进职员教育成果检测表 新进职员研修报告
新进职员培训成果检测表
(一) 新进职员教育成果检测表
(二) 新员工培训成绩评核表 员工培训计划表
(一) 员工培训计划表
(二) 员工培训记录表 员工培训报告书
在职训练学员意见调查表 团体训练申请表 在职训练费用申请表 在职训练测验成绩表 在职训练实施结果表 在职训练结训报表 研修报告 训练成效调查表 训练计划汇总表 从业人员在职训练资历表 个人外部训练申请表
新员工培训计划表
编号 拟定日期
经理 审核 拟定
新进员工职前培训表
名：
职日期：
职位：
姓部门：
到
新进职员教育研修日程表
○必须有全公司共通的表格与各单位的表格
○亦可每人一张，自已记录内容
内定新进职员的职前教育日程表
新进职员研修事项检查表
新进职员教育内容检查表
注：感想可以看出对研修内容的理解程度或决心
新进职员教育成果检测表
○工作的流程 第1次评价 第2次评价
新进职员研修报告
新进职员培训成果检测表
(一)
○公司的经营理念
第1次评价
第2次评价
○修饰外表的重点 第1次评价 第2次评价
○以与新进职员年龄相近的前辈来指导，比较容易有好的结果
新员工培训成绩评核表
填表日期： 年 月 日 编号
总经理 经理 评核者
员工培训计划表
(一)
培训编号 培训部门：
批准 审核 拟订
员工培训计划表
(二)
单位 编号
批准 审核 拟订
员工培训记录表
部门
员工培训报告书
年
月
日
总经理
经(副)理
主办单位
副总经理
厂(副)长
在职训练学员意见调查表
训练课程名称：________________________________
主 办 部 门：___________________________________
说明：
1、本表请受训学员详实填写，并请于结训时交予主办部门
2、请将选答项目号码勾在括弧栏内。
3、请你给予率直的反应及批评，这样可以帮助我们对训练计划将来有所改进。
(1)课程内容如何?
1、□优
2、□好
3、□尚可
4、劣
(2) 教学方法如何?
1、□优
2、□好
3、□尚可
4、劣
(3)讲习时间是否适当?
1、□太长
2、□适合
3、□不足
(4)参加此次讲习感到有哪些受益?
1、□获得适用的新知识。
2、□可以用在工作上的一些有效的研究技巧及技术。
3、□将帮助我改变我的工作态度。
4、□帮助我印证了某些观念。
5、□给我一个很好的机会，客观地观察我自己以及我的工作。
(5)训练设备安排感到如何?
1、□优
2、□好
3、□尚可
4、劣
(6)将来如有类似的班次，你还愿意参加吗?
1、□是
2、□否
3、□不确定
------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------
(7)其他建议事项：
------------------
团体训练申请表
在职训练费用申请表
在职训练测验成绩表
在职训练实施结果表
单位：
教育训练部：
会计部：
在职训练结训报表
经办：
研修报告
训练成效调查表
一、本部已举办过如下在职训练：
二、请各单位主管就所属学员参加训练以后，已经注意到的有些什么改变，于调查表所示各项目之适当栏打“√”，并请于 月 日前交教育训练部。
------------------ 填表部门：
------------------ 填 表 人：
训练计划汇总表
从业人员在职训练资历表
部门：
代号：
个人外部训练申请表
客户档案管理办法(表格) 客户是企业的财富，做好客户档案资料的收集整理与管理工作，将助于分析，了解 客户，有助于沟通客情，稳固合作，为此制定本管理办法如下：
一、销售部门所有员工有责任不断收集及完善客户资料卡信息，并予以填写、修正。
二、建立客户销售业绩档案。
三、对所有客户(包括准客户)建立并填制客户综合销售力分析表。
四、完善并保存公司与客户签署的所有经销合同与文件。
五、壹个客户一份档案，不得出现缺页丢失。
六、客户档案资料作为公司最高级机密的一部分，公司所有员工有责任和义务严格遵守公 司保密制度，确保其安全。
附表一 客户归类汇总表 附表二 客户拜访计划 附表三 客户拜访档案记录 附表四 客户资料卡 附表五 客户业绩统计及信用评估表 附表六 客户综合销售力分析表 附表七 客户综合销售力对比分析表 附表八 客户投诉管理卡 附表九 业务工作日志 附表一 客 户 归 类 汇 总 表 序号 公司名称 联系人 职 务 联 系 方 式 公司地址 所属行业 客户类型 客户等级 附表四 客户资料卡 企业名称 电话 传真 所在地址 邮编 Email 企业决 策领导 姓名 出生年月 家庭住址 性别 籍贯 电话 职务 性格 嗜好 主要管 理人员 姓名 年龄 学历 部 门 职务 嗜 好 与决策层关系 备注 经营范围 主 要 竞 争 对 手 公 司 名 称 地 址 性 质 负责人 经营范围 本公司 产品 竞争 对手 货 源 地 址 价 格 进货量 所占比例 销售情况 客 户 行 业 责任业务员 政 策 用量 技术 要求 竞争 对手 财 务 开 户 行 财务状况 资产负债率 资产收益率 与 本 公 司 合 作 情 况 时 间 提 货 量 价 格 金 额 任务进度 回 款 相对合同 价格浮动 备 注 附表五 客户业绩统计及信用评估表 客户名称 销售序号 合同号 合同存异于变更情况 信用评估 提货量 提货日期 货物价款 货款回收 回收日期 信用评估 累计销售 累计回款 当期信用评估 上年同 期信用 合 计 附表六 客户综合销售力分析表 月 份 评 估 要 素 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 1 公司体制 2 销售管理 3 人事制度 4 员工培训 业 务 员 5数量 6业务素质 7人均销售额 客 户 8数量 9水平 10客情 11平均用量 促 销 12方式技巧 13广告宣传 公 共 关 系 14企业形象 15政府 16媒体 售后服务 17库存管理 18配货能力 19投诉处理 20技术服务 与本公司关系 21上年计划完成 22本年计划完成 23代理市场占有率 24销售潜力 25信用度 合 计 附表七 客户综合销售力对比分析表 公 司 评 估 要 素 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 1 公司体制 2 销售管理 3 人事制度 4 员工培训 业 务 员 5数量 6业务素质 7人均销售额 客 户 8数量 9水平 10客情 11平均用量 促 销 12方式技巧 13广告宣传 公 共 关 系 14企业形象 15政府 16媒体 售后服务 17库存管理 18配货能力 19投诉处理 20技术服务 与本公司关系 21上年计划完成 22本年计划完成 23代理市场占有率 24销售潜力 25信用度 合 计 附表八 客户投诉管理卡 客户名称 投诉时间 投诉主题 投诉人 接诉人 回复时间 处理人 回复人 投诉内容 投诉分析 处理办法 处理结果 客户反应 备 注 附表八 客户投诉管理卡 客户名称 投诉时间 投诉主题 投诉人 接诉人 回复时间 处理人 回复人 投诉内容 投诉分析 处理办法 处理结果 客户反应 备 注 附表三 客户拜访档案记录 客户名称 拜访序次 拜访 目标 面谈者 商谈内容及问题 商谈结果 存留异议 解决预案 结束面谈时间 下次计划时间 附表二 客户拜访计划 序 次 客 户 第一次 第二次 第三次 第四次 第五次 第六次 第七次 第八次 第九次 第十次 第十一次 第十二次 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 计划 实施 附表九 业 务 工 作 日 志 业务员：
日 期：
年 月 日 客户拜访记录 客户 拜访或交通时间 拜访对象 访谈内容 会谈结果 备注 时 分至 时 分 时 分至 时 分 时 分至 时 分 时 分至 时 分 时 分至 时 分 时 分至 时 分 市场分析 产品分析 销售回款记录 客 户 合同号 合同产品 数量(Kg) 合同金额 缴款金额 备注 公司内部事务 时 间 协调部门 事件 完 成 情 况 备注 主管评价 出纳：
会计：
主管副总：
部门主管：
制表人：
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