高校档案室工作计划

在一项新的任务开始之前，有必要去理清工作思路，将工作目标予以细分，让我们提前去做好工作计划吧！以下是小编整理的《高校档案室工作计划》，供需要的小伙伴们查阅，希望能够帮助到大家。

第一篇：高校档案室工作计划

上海高校档案工作简报-档案馆-东华大学

校

志

工

作

简

报

第6期

校志编写组

2008年12月29日

齐心协力，攻坚克难，努力编出一本高质量校志

——东华大学校志工作会议举行

12月25日上午，东华大学校志工作会议在松江校区图文信息大楼第二报告厅举行。副校长宋立群、上海市地方志办公室区县联络指导处副处长王继杰出席会议并讲话，上海市地方志办公室颜小忠副编审应邀作专题辅导，各院部处主要负责人、校志工作组成员、校志编写组成员、校志撰稿员约80余人参加会议。会议由校志编纂工作组组长、档案馆副馆长谷德仁主持。

谷德仁首先作校志工作汇报，并作下一步工作安排。他从组织工作、资料收集、细化编目、校志工作组和编写组开展的其他工作等四方面作校志工作汇报。学校通过召开各类会议、组织专题培训、编发资料、部门试点等，有序推进校志工作。各部门积累了较丰富的资料，90%以上的部门结合实际细化了编目，学院修订了统一参考篇目，部处编目修订率达70%以上;此外，还开展了校志大事记整理、档案史志信息网建设、校志资料数字化、与机关党总支联合组织采访学校老领导积累口述档案等工作。

谷德仁重点介绍了材料学院和人事处的经验和做法，包括领导重视，起步早,发动面广，力量配备强,组织有序，措施得力,注重质量等。校志工作中也涌现出许多令人感动的人和事，有些撰稿员甚至已达到废寝忘食的程度。他也指出，校志工作中仍存在两个问题：一是总体进展还不平衡;二是部分单位存在工作脱节现象。他最后就整理资料卡片、撰写初稿、报送入志人物名单等工作进行了说明。

王继杰副处长对学校校志工作予以充分肯定，认为学校领导重视、工作方法

- 1发：各学院、部、处、室，直属单位

(共印150份)

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第二篇：上海高校档案工作简报-东华大学档案馆

校

志

工

作

简

报

第3期

校志编写组

2008年9月3日

近 期 工 作 进 展 情 况 综 述

6月27日，学校组织召开首次校志撰稿员培训会议，上海市地方志办公室副编审颜小忠应邀作专题辅导。会后，各部门按照学校校志编纂工作整体进度要求，陆续着手进行资料的收集和编目的细化工作。

7月10日，校志编纂工作组以电子邮件形式发布《关于近期校志工作安排的通知》、《校志编目草案调整稿》及《东华大学资料卡片样张》，对校志资料收集阶段的工作作了进一步具体指导。

近两个多月以来，一些部门思想到位、人员到位、措施到位，进展明显。 材料学院充分重视修志工作的历史文化意义，在确保完成校志承编任务的同时，大力组织编纂《材料科学与工程学院志》一书。学院组建由党总支书记和院长任组长的院志编纂工作组，精选下属各系、所骨干教师、老教授25人组成院志撰写员队伍，并聘请资深教授、老领导为顾问。7月中旬，学院召开院志启动会议，专题研讨并确定了院志细目，落实了资料收集任务和要求。暑假期间，有关人员常驻档案馆查阅历年档案及有关校史资料，认真摘录资料卡片，资料收集工作取得良好开端。

人事处克服时间紧、任务重的困难，迎难而上，处长亲自带队，组织各科室主要负责人多次前往档案馆，分工协作，集中查档。校长办公室对承编内容进行深入研究，在查阅大量档案资料的基础上，进一步细化了校志编目，理清了收集

- 1发：各学院、部、处、室，直属单位

(共印150份)

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第三篇：高校人事档案管理工作建议分析论文

[摘要]随着市场经济的迅速发展，人员流动率也相对增加，本来我国的人事档案管理工作就处于相对比较滞后的状态，尤其是面临如今信息技术时代环境下的网络技术要求，这也给人事档案管理工作提出了更高的要求。就高校部分的人事档案管理工作而言，还存在很多体制不够健全、方式不够优化的问题。本文就加强其管理工作进行相关的建议、讨论和说明。

[关键词]高校人事档案管理;管理意识;提升管理素质;宣传教育

0引言

高校人事档案管理工作看似简单，工作任务较少，实际其管理意义重大，但是结合当下实际情况来看，很多档案管理工作未能真正体现其价值，只是将档案资料单纯地保存起来，并没有投入到实际应用中，未能发挥这些原始资料的额外价值，信息不能够流动，使得管理档案终归是废纸一张。随着大数据时代的来临，这种传统单一的数据存储模式终将会被淘汰，如今我们需要的是能提供额外服务的信息整合。本文先从高校人事档案管理工作现存的几点问题开始分析，然后对具体的改善建议进行说明。

1当前高校人事档案管理中的问题

我们都知道高校的人事档案管理工作主要包括对在校师生的个人档案管理，据当前统计和调查结果表明，有百分之八十的高校在基本的人事档案管理工作上都完成了既定任务，但是只是停留在基本的档案存储等表面工作上，并没有去深入挖掘资料的额外价值。且档案管理的制度往往不健全，在实际的档案查询工作中很难做到快速和精准，且管理人员的管理意识薄弱，对管理的实际用途未能真正了解，管理技术的现代化、网络化都达不到要求，相关的配套设备和基础设施也没能满足基本条件，人事档案管理的基础库房不够充足，很多较大或者系列性的档案归类都难以顺利进行。下面就几点存在问题进行相关说明。

1.1相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对高校人事档案管理的重要性认识不够

很多高校档案管理人员还停留在最基本的档案存放这种单一工作中，认为人事档案无非就是装订、归档、分类、标记等这一系列事务性工作，未能将档案管理与科研教学联系起来，也没想过档案信息能为学校创造何种价值，只要不泄露档案内容，不丢失档案信息就等于做好了这份工作，然而档案管理是能够为学校创造一定经济效益的，当然也有很多人对档案管理这份工作不以为然，也很少过问，管理人员的态度不端正，缺乏对管理工作重要性的认识。

1.2人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位

很多人事档案管理资料在归档和分类中信息不够完全，比如说有些学校就缺少了对高校内在职员工岗位的说明，还有一部分学生档案有的放在档案室，有的存放于学生会档案部，这种交叉的归档方式很容易引起查询过程中的混乱，降低档案管理效率，给档案管理带来很多不便。还有的只记录了查阅、借出状态，但是没有归还的情况反映，这很容易造成档案资料的丢失。因此要制定健全的体制并严格管理，规范制度。

1.3人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强

随着高校的不断发展壮大，教职员工、学生数量也在不断增多，人事档案管理的内容也越来越大，但是由于上级各部门都未能对人事档案管理工作有所重视，很少会花精力在档案管理方面，也不会为其投入过多的人力物力，导致高校内人事档案管理工作还停留在最基础的状态，不能够深入地展开其他工作。人员的限制很难推动工作效率的增强。同时往往管理档案的工作人员大部分都是兼职人员，没有专职人员从事，这在人才基础上就不占优势，也造成了档案管理工作停滞不前的这一尴尬局面。

1.4人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求

很多高校中的人事档案管理位置都是办公普通用房，还有的将楼顶、办公室底层、地下室等地方选址为档案库房，这些位置大多阴暗、潮湿，十分不利于档案文件的存放，还有库房的门窗都是普通门窗，起不到任何防盗防抢作用，这与档案室管理要达到的安全要求还相差很大。这种配套的硬件设施没有准备到位很难确保之后的档案管理工作加强。因此，在改进方案中，要选址合适，并加强安全保卫工作，对计算机等网络配套设备也要一并处理到位。

1.5人事档案信息化、现代化水平不高

受传统档案管理观念影响，当下很少有人能够注重其对档案管理额外价值的挖掘，很多高校也都还停留在纸质档案的存储和管理上，管理的重心还放在实体管理方面，没有将信息化技术充分应用起来，对档案资料的处理还不能实现其动态化，也没有随着科学技术的进步将纸质文件数字化，表现最接近电子化的就是在档案室中的电脑，多半就是用来打印文件而已，也无法进行对人事档案资料的查询和检索，这极大地限制了整体档案管理工作的运行开展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力资源的浪费，无疑也增加了劳动成本，为了有效确保在之后的管理工作中提高其效率，降低其难度，加强现代化建设也显得尤为关键和重要了。

2如何加强人事档案管理

针对上述所提到的几点问题，总结这些问题产生的原因，主要有三个方面，第一是管理体制不够健全，存在漏洞，导致管理工作紊乱。第二是管理人员意识薄弱，不能领会到管理的实际价值，使得专业素质和专业工作体现不够，第三是缺少有关技术和设备，导致了管理工作的现代化水平难以提高。所以我们在加强其工作有效性的同时就要从这三个方面着手，完善管理机制，提升从业人员素质、注重现代化建设，从而打造出更加完整合理的档案管理工作。下面就这几个方面进行详细说明。

2.1建立起完善的档案管理机制

没有规矩不成方圆，我们要加强落实人事档案管理各个方面的规章制度，要确保整个管理工作能够有章可循，有据可依，并将管理工作向着制度化、规范化的方向发展，有关的体制建立，可以参照《干部档案工作条例》，根据该条例内要求并结合高校人事档案管理的实际情况打造一个可行性较高的制度方案，对档案管理的每个环节都提出相应要求，如档案的接收、传递、查阅、使用、核查、审核、归档等都要有详细的流程记录，防止因环节疏忽而导致档案原始资料遭到破坏等情况发生。档案工作者也要不断加强自身的管理专业素养，不断结合实际情况去反映问题，从而进一步规范管理体制内容，以此保证体制能够持久稳定运行。当然制度的建设也不是一成不变的，要不断地修正，才能使得其更加科学有效，结合各个高校自身独特性和个性化弥补其中的不足，从而打造出适合本校自身发展的档案管理流程。

2.2提升档案管理人员整体素质

高校人事档案管理部门要大力宣传和推广管理优化的工作方式，要切实提高各个管理人员的档案管理意识，上级领导要时刻关注档案管理现存问题和工作任务进展情况，并在组织上和制度上给予支持和肯定，对投入人力、物力也不吝啬，大力支持档案管理工作的进行。同样人事档案管理人员要端正对档案管理的工作认识，时刻关注人事档案内容资料，积极主动地开发和利用人事信息，在高校内人事制度改革、人才评聘等重要活动中提供人事档案采集的参考信息，以此发挥档案管理工作的最大效用，让档案资料能够切实作用于校内人事建设并表现出其前瞻性的作用。档案管理人员要多去参加档案管理方面的学习活动，从实践中汲取经验教训，不断提升自身的管理水平，强化自身的专业素质，并具有基本的服务意识，做好档案的归档存储和总结调研。为高校发展提供更人性化的档案管理服务。档案管理工作人员还要严守工作纪律，注意不断提高自身的政治素养、职业道德素养、工作操守等，不向外泄露档案资料里的秘密，做到业务技能和综合修养全面进步。

2.3注重现代化管理建设

现代化管理也是加强其档案管理工作建设的一大要点。现代化建设除了基本的现代化信息技术和网络技术的水平提高外，还有人事档案管理的人员配备、档案管理的设备设施匹配等。有关部门要设立专门的管理人员去做好这些基础设施的准备工作，保证有充足的人员去管理每一项档案归档工作，还要建立单独的档案室存放档案。当下的大数据云计算的计算机网络设备也要对应匹配，给予管理人员良好的办事环境，从而保证其工作顺利展开。还有管理软件的安装等，各个部门都能有一定的访问权限，并对档案内的资料进行设密处理，从而做到对档案资料的公开化处理，将资料信息更好地服务于大众。当然档案中的信息要设定访问人员权限，涉及隐私的内容要慎重处理。通过现代化网络技术和信息技术的融合，将传统的档案管理局限性打破，提供给档案管理更多的发挥渠道，为其创造更多的可能条件。将档案管理者转变成信息管理者，从而使得档案管理向着信息化靠拢，以此也能更加容易应对这个信息数据日新月异的时代。

3结语

综上所述，在有关加强高校人事档案管理工作的建议探讨中，建立起较为健全的机制是确保整个管理体系稳定持久运行的基础，端正相关工作人员的管理思想，使其具备正确的管理理念，能够在基于挖掘资料额外价值的基础上保存信息，这也是体现管理工作用处的一大要点。注重现代化建设，并将现代化技术运用到实际管理模式中，打破传统守旧的管理方式，并融合进新时代下的信息技术处理模式，提升档案管理工作的技术水准，对相关工作人员展开培训和教育，打造出既知晓基本的管理原则，又能使用计算机网络技术的复合型人才，从而壮大现代化档案管理技术人员的队伍，提高人员的专业素质，完善管理工作机制构建。今后，为了确保在高校各个单位中人事档案管理工作能够顺利展开，其工作效率能够得到稳定提升，加强宣传和指导工作也是我们主打的研究方向，为提高高校档案查询更好的服务水平，我们还将不断努力，进而为档案管理开创新纪元。

主要参考文献

[1]莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经济与社会发展，2007，5(5)：153-155.

[2]谭巧燕.加强高校人事档案管理的思考[J].兰台世界，2007(5)：17.

[3]王丽丽.高校人事档案管理工作的思考与对策[J].安阳工学院学报，2006(4)：156-157.

[4]宋焕敏.高校人事档案工作存在的问题及对策研究[J].兰台世界，2006(2)：29-30.

第四篇：高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究

摘要：从高校图书馆档案管理的工作现状出发， 提出了一些改进档案管理工作的新思路。 关键词：高校图书馆档案工作现状措施

近年来，伴随着普通高等学校办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，馆员队伍得到扩充，业务范围不断扩展，更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求，使得图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。高校图书馆是高校三大支柱之一，高校图书馆档案同样是高校档案工作的重要组成部分，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。

然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校图书馆的档案， 以满足高校教学、科研等各方面的需要。笔者根据目前高校图书馆档案管理之现状进行了初步探讨，并就高校图书馆档案管理工作提出了一些改进思路，以便更好地为图书馆的日常管理、学校的教学、科研提供服务。

一、高校图书馆档案管理工作现状分析 1.档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难;办公室对图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一;有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观;更不用说电子档案了。

2.档案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证， 是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校， 图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知， 档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中， 最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀， 这都不利于文献资料的开发利用。

3.档案信息得不到充分利用

随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展， 高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门， 是高校的学术研究中心， 图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，留学生论文 将对图书馆未来的发展起着非常重要的作用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式， 对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视， 很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题， 在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。

4.档案结构不合理

从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富; 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分， 它真实地记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹， 具有很强的信息利用价值和信息传播功能， 对图书馆的未来发展能起到很重要的作用。图书馆档案管理的好坏， 直接反映了图书馆的管理水平，因此，我们的档案水平，而应着眼于今后的发展，既做到能适应今后管理的基础工作， 又能尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理科学化、现代化。

1.加强组织领导，提高档案管理水平 (1)从思想上引起领导的高度重视

领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作， 首先要积极争取领导对档案工作的支持。一个单位档案工作开展得如何， 与单位领导的重视程度有密切的关系。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作。

只有图书馆各级领导及档案管理人员明确认识到图书馆档案对图书馆未来发展的重要性， 从思想上给予重视，树立起存档意识，图书馆的档案工作才会有大的起色。 (2)从硬软件设施上得到大的改观

在硬件方面，图书馆应当设置专门的档案室，购置专用档案柜及档案盒，并配备计算机、打印机等现代办公设备。在软件上，图书馆要指定专职档案管理人员。档案工作要求细致、严谨，馆领导要将有责任心、有耐心、有经验、业务能力强的同志抽调到档案管理工作岗位上，发挥他们的主观能动性。随着计算机技术的普及，应同时安装档案管理软件，只有这样，才能把档案录入计算机，建立起档案数据库，这将大大提高图书馆档案管理中存储、处理、控制、开发利用档案信息的能力，促进图书馆档案工作的提高与发展，来实现图书馆档案管理的现代化。

2.完善档案管理制度

建立健全完善的档案管理制度，是搞好档案工作的基础。图书馆应根据《档案法》和国家有关档案文件规定，结合本馆的实际情况，制定出适合本馆的档案管理制度。一是建立科学的档案组织管理和运作机制， 不仅要把科学的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鉴定、保管、利用等每一个环节上都必须制定出相应的规章制度，保管要求、保护措施和提供利用等方面都必须制度化、规范化。二是建立和落实各级档案管理工作责任制， 明确个人职责，使图书馆档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立健全各项规章制度， 使档案管理做到按章办事、按规操作、有条不紊;做到妥善保管、万无一失。 3.加强档案信息资源的开发利用

档案的开发利用是档案工作的最终目的， 只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面， 档案人员应做到以下几点：

一是加强图书馆档案的信息化建设。针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。

二是在图书馆日常管理中， 图书馆档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提交档案材料，为图书馆的各项工作服务。

三是搞好宣传工作， 提高档案资源的利用率。档案资源共享是今后的发展趋势， 重藏轻用的档案管理模式已不再适应当今社会的需要，因此， 我们要加强图书馆档案工作的宣传力度， 使用户真正认识到图书馆档案资料的存在价值。 4. 做到科学分类，实行分级管理

(1) 高校图书馆因其专业性、服务性、学术性的特点，应不断拓宽档案信息收集范围，适时、准确、全面地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作。科学分类就是按照档案部门的要求， 根据图书馆的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别。一是党群类。主要包括：上级文件、校内文件、本馆文件、规划计划、工作总结、规章制度等。二是业务类。主要包括：各业务部门的统计报表、工作日志、各类业务活动等，如：图书馆的采购情况、借阅情况、文献检索情况、课题跟踪情况等。三是人事类。包括图书馆职工档案，如：职工基本情况、工作经历;组织机构及人员配备情况，如：机构人员名单、人员调进调出名单;还有职工晋升、考勤、考核，职工培训、进修情况等。四是后勤管理类。包括图书馆的后勤管理、图书馆的建筑、仪器设备等。图书馆的档案收集只有通过科学分类，才能揭示出它们之间的联系和规律，有条理地反映立档单位的历史面貌，便于系统地查找利用。 (2)由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非办公室一个部门所为。图书馆各部门都有其独立的业务范围。图书馆日常管理档案，如经费、财产、人事情况，各级文件的保存情况等， 应由馆里指定的专职档案员集中管理; 图书馆业务档案， 如文献采购档案、文献典藏档案、读者档案、阅览档案等应由各业务部门分散管理。各业务部门也应建立起自己独特的业务档案体系，并随时配合馆里的各项活动， 及时提交某一个阶段的档案资料。这样有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用， 激发各部门开展档案工作的积极性。 5.做好档案信息资料编研工作

随着高校办学规模不断扩大，办学层次不断提高， 随之而来的图书馆的各个方面也发生了很大的变化。比如高校的合并、新校址的建立、图书馆的搬迁、各种服务功能的改进等，这就需要高校图书馆及时地根据图书馆的馆藏变基础设施建设、服务功能创新等有关档案存储信息，编制出最新的图书馆使用手册、高校图书馆入馆指南等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材;还可以将本馆科研、学术活动情况， 留学生论文编制出图书馆科研工作实录，图书馆专业论文汇编，科研成果论文集等，从而实现对本馆已存档的业务活动记录、科研活动状况、成果等，通过有效形式在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆的影响力及档案信息资源的利用率。

高校图书馆是学校的学术中心，是学校的重要组成部分，高校图书馆档案也是学校档案的重要组成部分。做好高校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、对于学校的教学和科研都起着十分重要的作用。相信通过大家的共同努力，高校图书馆的档案管理工作会上一个新的台阶。

参考文献

1.张国华.高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用. 大学图书情报学刊，2004(4) 2.贾春勤.做好高校图书馆的档案管理.兰台世界，2006(7)

3.李瑞. 浅谈对高校档案管理工作的几点认识.甘肃行政学院学报，2002(2) 4.陆铭. 高校图书馆档案创新实践. 黑龙江档案

第五篇：如何做好高校重大活动档案的收集归档工作

截至目前，档案界对高校活动尚无明确或科学的界定，重大活动的有关理论发展远远落后于实践活动。实际操作中，对于高校重大活动档案的管理也缺乏相应的标准和规范，长期缺乏具有法规作用的指导性的文献来规范，致使重大活动档案材料残缺不全，并造成档案流失严重。

随着高等教育的发展，重大活动的种类不断翻新，重大活动档案来源增多、载体多样化、材料种类增多造成这方面档案工作难度大增。然而高校从事档案专业的人员对高校重大活动档案的认识仍停留在起步阶段，这种认知水平在正在进行或者将要开展的各种重大活动中产生消极影响。尤其是重大活动从动议、筹备、举办到结束都会产生的大量档案材料，因此档案的管理工作非常艰巨。如果不先从认识上解决问题，就难以避免更多更严重的重大活动档案材料的遗失现象，其后果令人担忧。因此，如何做好高校重大活动档案管理工作，完善档案管理建设，已成为高校档案管理工作中急需研究的一项重要课题。

鉴于此，笔者认为，为了保证高校重大活动档案的完整性、准确性，归档率和保证案卷质量达到国家档案管理的相关标准，重视和加强高校重大活动档案的收集归档工作，应做好以下几个

— 1 — 方面。首先，就高校档案部门来说，要做好以下几点：

1、建立和健全规章制度，使本校重大活动档案管理工作有章可循、有法可依，照章办事。近年来高校在常规档案管理工作方面有了较大的进步，但是重大活动档案管理的规章制度建设还不够完善，学校重大活动的档案管理工作缺乏稳定性、规范性。因此，高校档案部门要严格贯彻执行国家和本地区有关档案工作的法律、法规，建立、健全本校有关重大活动档案工作的规章制度，在充分了解学校重大活动的性质、职能分工以及丈件材料的产生、运转过程以及文件的种类、内容、形成特点和规律的基础上，制定具有可操作性，便于执行的制度。对档案的收集范围、收集方法以及要求和档案归档的奖惩作出明确的规定，制定学校重大活动档案管理的规范性文件，明确重大活动档案管理的职责，建立重大活动档案管理机制，对本校重大活动档案的收集范围做出明确规定，指导本部门和校属各单位进行文件的形成、积累、收集、归档、立卷、编目等工作，统一管理本校重大活动档案，从最基本的环节入手完成重大活动档案管理的所有基础工作，使重大活动档案管理工作进一步规范化、制度化，保证学校重大活动档案管理工作顺利进行。

2、落实重大活动档案收集的协调、明确重大活动档案资料收集的主体。档案部门在对重大活动档案资料收集加强管理中应明确自身权限摆正位置。专家认为，档案部门收集重大活动档案要

— 2 — 有选择性，应当明确重大活动承办部门是主要的建档主体，档案部门是必要的收集主体，要对重大活动档案的形成部门和人员了然于胸，详细掌握他们的情况，便于协调领导。

3、提前介入重大活动，加强收集指导方面的工作。采取事前、事中介入的方式，派专人指导重大活动档案资料的收集、整理和归档工作，参与重大活动档案的管理，不断加强与承办重大活动单位的联系。要及时跟进，从材料的形成之时抓起，对材料的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。如果工作不做在前面，到了接收归档时，才发现文件材料不符合质量要求，该收集的文件没有收集，或收集的文件不准确、不规范，那时为时已晚，甚至可能无法弥补。

4、明确重大档案的收集范围。以笔者愚见，高校重大活动档案是高校在各类重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。对高校重大活动的判断，既要看其规模、规格，又要看其影响力，最终的界定应与之相一致。就具体重大活动档案的收集范围而言，重大活动应包括：

(1)党和国家领导人、各有关部、委和省上党政领导在我校的视察活动;(2)国内外各界知名人士来校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动;(3)上级部门对我校各项工作的考

— 3 — 核、评估、验收活动;(4)省级以上代表团来校参观、考察、指导、交流等活动;(5)与地方政府和军队的合作、协作、共建等活动;(6)学校党政领导的重要国内外公务活动;(7)我校承办的国际性学术活动和全国性重要学术活动;(8)学校召开的各类重大会议(如党代会、工代会、教代会等)和举办的全校性庆典活动(如校庆);(9)由学校组织或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动;(10)重大项目开工、奠基、落成(竣工)典礼、揭牌仪式;(11)其他具有一定社会影响的活动。

5、明确归档要求，制定更具体的、操作性强的标准。重大活动档案管理工作牵扯面广、专业性强，每个环节都要求规范性和标准性。高校档案部门不仅要做好纸质材料的收集和整理工作，还要做好声像档案、电子档案、实物档案的收集、整理工作。对收集的纸质材料、声像档案、电子档案、实物档案都应作出详细的、可操作的标准和规范。重大活动档案的组卷，笔者认为应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类，一项完整的活动内容形成独立的一卷或有联系的若干卷，收集的实物应打印目录，归入案卷中。

6、加大宣传力度，形成共识。高校档案部门要加大对立档单位的督促、检查、指导、宣传力度。督促重大活动具体承办单位的职员和分管领导加强学习《档案法》，加深理解，形成共识，自觉执行有关规定，普及档案意识，使承办单位保存和管理有价值

— 4 — 的档案资料，为收集阶段的工作做好准备。

其次，就重大活动具体承办单位来说，要做到以下三点：

1、领导重视，落实岗位责任制。做好重大活动档案的管理工作，关键在于加强领导，狠抓落实。高校举办重大活动时常是多部门组织和参与的重大活动，并且大多临时成立组织领导机构的。这样很容易造成档案收集和归档无人承担，甚至有相互推透的现象。对此，笔者认为，必须从职、责、权、利几方面为各有关人员制定岗位责任制，把该项工作纳入领导议事日程，明确职责，责任到人。切实抓好重大活动各个阶段所产生形成的档案的管理工作，促使人们从整体利益出发，科学、有效地履行本职工作，严格要求，严格管理，积极引导，合理奖惩，充分调动人员的积极性和创造性，使岗位责任制发挥应有的作用。

2、明确主体，提高归档人员的责任心。重大活动往往是由几个部门合力承办，因此需要有一个协调部门进行整体负责。有主办单位的重大活动，主办单位有责任自觉做好归档的前期准备，形成的档案要及时整理，主办单位暂时保管并准备向档案部门移交。对多部门合作但有牵头单位的重大活动，应当由牵头单位进行档案资料的相关安排，形成的档案经整理后再进行分类归档。对临时成立组织和领导机构的重大活动，应由临时机构负责档案材料的相关工作，档案经整理后，在临时机构撤销前向档案部门移交。

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3、及时归档。高校重大活动材料一定要采取及时归档的管理办法，才能适应管理工作的需要。一般情况下高校重大活动都是由校属各单位协作完成，材料的收集归档也需要各部门通力配合。所以，具体承办处室要根据材料收集的范围，牵头做好每次活动材料的收集归档工作。根据重大活动不同的收集载体，采取不同的整理、归档方式，有针对性进行收集、整理、归档，并确保归档的质量。最后，对于高校档案部门和重大活动具体承办单位来说，一支作风优良、业务娴熟的档案干部队伍对于高校重大活动档案工作的开展是必不可少的。每项重大活动都应明确档案材料管理的负责人和收集档案的责任人，各参与单位部门明确档案管理的兼职档案员，由责任人定期向各兼职档案员收集。档案管理人员应具有一定的档案专业知识和计算机应用能力，工作积极性高，责任心强，随时捕捉和收集有价值的信息，使档案收集完整。此外，让档案人员参与重大活动的整个过程，保持重大活动档案管理队伍的相对稳定是十分必要的。对于活动过程中有调离或退休人员，应及时做好档案的交接手续，以确保档案收集工作的连续性。

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第六篇：高校毕业生档案

高校毕业生档案转接常见问题答疑

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、学历职称、社会关系等个人情况的文件资料，它与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。眼下由于毕业生对人事档案的重要性认识不足，大多数毕业生不知该如何妥善地处理自己的档案。现结合工作实际，将高校毕业生档案转接中的一些常见问题解释如下：

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系?

答：毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，履行相关毕业程序并取得报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案。

由于国家现行政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而你保留干部身份，办理转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。学校保存的学籍档案只是“存放”，涉及人事关系的证明等没办法出具。

2、哪些机构能保管人事档案?

答：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档 1

案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

未就业的大中专毕业生和应聘到非公有制单位的学生，根据需要可以将自己的人事档案关系在户口所在地的人才交流机构托管，亦可将人事档案关系交由工作所在地的人才交流机构托管。特别提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到工作城市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在户口所在地人才交流机构，然后去上述城市工作，这样依托于档案的出国政审、转正定级、工资调整、职称评审、社会保险等才能得到有效办理。毕业生自己保存档案，档案的完整性、真实性得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，有可能会使档案变成“死档”。

3、毕业了，我的档案该怎样转递?

答：普通高等院校一般是按照《就业协议书》(即三方协议)签发《报到证》，转递档案的。

(1)、若您的就业单位是国有企业或机关事业单位等有人事档案管理权的单位，您的档案将被寄送到工作单位;

(2)、若您的就业单位是非公企业，您的档案将被寄送到单位所在地的人才交流机构;

(3)、若您离校时未就业，档案将被寄送到您入学前户籍所在地的人才交流机构。

国家政策规定高校毕业生档案应通过“机要交通”或由档案管理

部门派专人送取，不得邮寄或交高校毕业生及其他个人自带。对本人自带的高校毕业生档案，人才交流机构概不接收。

4、毕业之后，我应如何查询自己的档案去向?

答：毕业生档案一般是按《报到证》签往地转发的。凡报到证签发到扎鲁特旗人才交流中心的高校毕业生，在学校发出档案5～7个工作日后，可向扎鲁特旗人才交流中心电话查询自己的档案是否到达。确认档案已到达的，由学生本人或其家人到人才交流中心办理毕业生备案登记;若档案未到，请向学校了解你档案转出的具体时间和转往地。扎鲁特旗人才交流中心联系电话：0475-7230521。

如在区外高校就读的毕业生，学校通常会将档案发至《报到证》的签往地，即：内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心。如果要将档案转回扎鲁特旗，需要到旗人才交流中心开具《调档函》后，持毕业生《报到证》原件及学生本人身份证复印件到内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心报到，然后将档案通过机要转发到扎鲁特旗人才交流中心。

5、毕业好几年了，现在不知档案在哪里，我该怎么办?答：紧急补救 教您几招：

第一招：把档案留在人才交流机构但一直没有理会的，建议尽快与人才交流机构联系，办理相关手续后将档案关系理顺。遇个人信息或联系方式变更，及时通知档案托管单位做好登记，保持联络畅通;

第二招：“口袋档案”要尽快交到工作单位或政府所属人才交流机构。如果档案袋被打开，里面的资料就得经相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认;

第三招：“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位或其委托的人才交流机构;

第四招：对于那些不知档案去向的，毕业生要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门或人才交流机构咨询，已经多次变换工作单位的人要向第一家用人单位咨询。

6、档案托管手续如何办理?

答：毕业生以个人名义办理人事档案托管，先向人才交流中心提出申请，由人才交流中心向所在院校发出调档函，收到档案后经审核符合委托档案管理条件的，人才交流中心与毕业生签订《委托保管人事档案协议》，并办理有关手续。

7、毕业生委托人才交流机构人事代理后享有哪些服务?答：(1)、负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(2)、办理毕业生的转正定级;

(3)、档案工资调整;

(4)、技术职称申报;

(5)、考研、出国政审;

(6)、出具各种人事证明等。