高校秘书工作探究论文

摘要：文章围绕如何做好高校系部办公室行政秘书工作这个问题，对高校系部办公室行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。今天小编为大家精心挑选了关于《高校秘书工作探究论文 (精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

高校秘书工作探究论文 篇1：

高校办公室秘书工作者服务能力失衡分析

【摘要】高校秘书工作者是高校管理队伍中的特殊人员，在当今社会发挥着越来越重要的作用。本文依据秘书工作的特点将秘书工作总结为“文书員”“会务员”“服务员”“保密员”四项基本角色定位，并就高校办公室秘书的服务能力失衡作出了分析，认为角色认知的结构性失衡、服务对象的结构性失衡、服务事项的结构性失衡是造成秘书服务能力失衡的主要因素，秘书工作者应该通过树立正确的秘书观，回归本职工作，树立大局意识，平等对待工作任务等途径来提升秘书工作水平。

【关键词】高校 秘书工作服务

一、高校秘书工作概况与内涵

1.高校秘书内涵和类型

高校秘书是特指在高校组织机构中辅助领导决策、服务领导并从事撰写文书、处理会务等日常工作的人员，是高校管理中不可或缺的部分。一般来说，高校设有校、院系两级秘书部门。即在学校层面一般设置党委办公室、学校办公室或校长办公室，在院系设置党政办公室、院系部办公室。两级秘书因工作范围和地域的差异，工作职权有所不同，但是秘书的本质是一样的。两处的秘书部门都存在着承上启下的枢纽作用。本文中，侧重探讨学校办公室的秘书工作者。

2.高校秘书的角色定位

高校办公室秘书按照工作职责划分，大致有文字秘书、机要秘书和行政秘书三大类，各司其职，各守其位。

文书员。文书工作是高校秘书的一项主要工作，是最基本、最基础的一项工作，是指秘书人员按照高校相关规定，运用个人经验并结合学校实际起草、校对、签发公文;传阅、处理、反馈公文的签阅情况;归档公文、保管公文等。

会务员。高校办公室承办的会议种类繁多，或直接参与，或间接参与学校各级各类会议。秘书人员一般全程参与会务筹备和会务现场的各项工作，从会场布置、通知参会人员再到会议结束后的会场清理和会议总结材料编写都离不开秘书人员的统筹布置。

服务员。服务领导、辅助决策是秘书人员的重要职能。高校办公室秘书人员是领导背后默默无闻的身影，想领导之所想，虑领导之所虑，为领导撰写演说稿、讲话稿、致辞等，更是领导的参谋、助手，为其出谋划策。这要求秘书人员对全局工作把握精准，对领导想法了解透彻，唯有如此才能更好的做好秘书工作。

保密员。高校办公室秘书与省委、省政府、教育厅等上级职能部门联系密切，时常有文件来往，其中不乏有涉密文件。对于密级文件，高校办公室秘书要尤其注重其保密性，充当好“保密员”的角色。

二、秘书工作服务能力失衡分析

1.角色认知的结构性失衡。

学校办公室秘书，是学校层面的秘书人员，与领导接触频繁，有人常用“领导身边的红人”来形容秘书工作者，系、部工作人员为走捷径，也时常通过秘书打听大小事务。由此，有些秘书心中油然而生一种一人之下，万人之上的微妙优越感，这份优越感使得秘书对自己的工作角色认知出现了偏差，由一个服务者的角色错误的转化成了一个被服务者。久而久之，这些秘书工作者热衷于受人追捧，沉溺于权利攀升，而对自己的本职工作疏远懈怠、敷衍了事。

2.服务对象的结构性失衡。

服务领导是秘书的本职，服务师生也是高校秘书的本职。但是，有些秘书身先士卒、鞍前马后服务领导，却对服务师生淡然对待，造成服务对象的结构性失衡。服务领导，容易取得立竿见影之效，对提干晋升颇具作用;服务师生却收效甚微，对仕途无明显作用。所以，秘书工作者潜意识中倾向于优先服务领导，滞后服务师生;优先满足领导需求，次而满足师生需求。热衷跟着领导走，为领导解决难题，而不愿意为师生解决问题。

3.服务事项的结构性失衡。

高校办公室事务多如牛毛、种类繁多，不同类型的事务由办公室主任分配给不同职能的秘书。有些秘书面对各种工作，打着自己的“如意算盘”，具有自己的行事准则。有些立竿见影见效的工作先干，而需要长效、长期抓的工作便怠慢推诿，造成服务事项的结构性偏差。

三、秘书工作提升途径探究

1.树立正确的秘书观，回归本职工作。

秘书观，是一定社会的人们认识、评价秘书这一工作的基本看法和观点。在别人如何看待秘书之前，秘书工作人员自己应该先树立好正确的秘书观。从自己的工作性质、工作要求、为人处世要求等方面树立自己的行事准则。秘书工作的本职就是服务的工作，应该回归到做好文书员、会务员、服务员、保密员。在日常工作中，要不断提升自己的政治素养，自觉摒弃走后门、托关系的不正之风;要牢固树立科学的人生观、价值观、金钱观，不为蝇头小利而摧眉折腰，不为阿谀奉承而罔顾规则。

2.树立服务大局的意识。

服务大局是高校秘书的重要职能，并不能将服务大局与服务领导混为一谈。有些时候，大局是领导，有些时候大局是师生，有些时候大局既是领导也是师生。秘书工作者，不能因为曲意逢迎服务领导就忘记了大局意识，关键时刻，大局为重才是秘书的正确选择;不能因为一己私欲而影响大局发展，不能因为要在领导跟前大展身手就搞“金鸡独立”，不顾团队合作。在日常工作中，要多以“大局意识”武装自己的头脑，学会与各类人群打交道，处理好各类人际关系以辅助为大局服务。

3.平等对待工作任务，不偏不倚。

秘书工作者看待工作任务，不应戴着有色眼睛，能邀功行赏的任务就主动承接，默默无闻的任务就推诿阻挠，这是严重不负责任的工作态度。殊不知，立竿见影的任务易如反掌，长期潜伏的任务才更能考验心智。对本职工作要恪守规则，树立“秘书无小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清贫，对任何工作任务都一视同仁，不求尽善尽美，但求问心无愧。

参考文献：

[1]章葵.高校秘书队伍建设研究[D].武汉：华中师范大学，2002

[2]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学院报，2011(4)

[3]侯燕 .我国高校办公室管理问题及对策研究[D].山东：曲阜师范大学2010.

[4]徐玉.论办公室工作人员的角色认知[J].扬州大学学报，2011(5)

作者：刘婷 王丽

高校秘书工作探究论文 篇2：

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

摘 要： 文章围绕如何做好高校系部办公室行政秘书工作这个问题，对高校系部办公室行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。

关键词： 高校系部办公室行政秘书 工作职责 工作特点 业务素质

高校系部办公室行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题，对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。

一、高校系部办公室行政秘书的工作职责

1.文书工作

系对内、对外文稿的草拟，如年度(学期)工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等;院级有关通知的下达;会议记录与会议纪要的整理;公文传送和信息资料的保存;管理类材料的归档，教职工工档案资料的登记、审核和保管，等等。

2.科研工作

协助院科技部门及系领导及时下达有关通知，组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。

3.人事工作

协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。

4.信息工作

在平时工作中注重各类信息的搜集和整理，及时做好信息宣传报道工作。

5.日常行政工作

负责日常行政事务的处理，印章的使用与管理，办公用品的采购、保管，固定资产的管理，办公设备的维护，会务的筹备和安排，对外接待，工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。

二、高校系部行政秘书的工作特点

1.辅助性

高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令，帮助领导完成其交代的任务和工作，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。

2.服务性

行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的，为院系行政管理层服务，为师生员工服务，为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂，但通过上面基本职责的理解，我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上，因此“服务性”成了秘书活动的主旋律。

3.多面性

秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。

4.时效性

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性，行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强，除了忙不完的日常事务外，还要完成领导和教师临时交办的各项工作，遇上紧急情况，牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率，讲究时效。

三、高校院系行政秘书应具备的业务素质

1.政治素质

(1)加强学习，提高自身政治修养。

要树立坚定正确的政治方向，不断提高政策水平，学习、贯彻党的各项方针、政策，加强党性修养;要了解和掌握学校的各种政策，深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署，把工作做到实处。

(2)严于律己，具有务实的工作作风。

行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因此必须高度自觉地严格要求和约束自己;要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作，努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

2.能力素质

(1)爱岗敬业，乐于奉献。

要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守，不断增强服务意识。热爱教育事业，热爱本职工作，要对自己的职业充满兴趣。一方面，无论是否在职责范围内，均能热情服务，要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际，尽量缩短办理时间，提高工作效率;对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜，要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中，遇到承办人不在岗的情况，则应代为接收，负责转办。另一方面，在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心;认真听取各方意见，虚心接受表扬，诚心接受批评，做到有则改之，无则加勉。此外，还要有奉献精神，高校系部办公室工作的特殊性，要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，爱岗敬业，具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。

(2)加强自己的业务素质，提高文化素质。

除了相应岗位所必备的专业知识外，还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书，掌握必要的行政词汇和交际辞令，具有一般的书面表达能力和写作技巧，具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力;还要增强业务能力，提高业务素质，提供优质政务服务。

(3)自省能力。

常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要勤学善思，不断反思自己的言行，使智能和才干在不断地总结中增长起来。

3.心理素质

(1)调节心理活动，保持心理平衡。

高校行政秘书作为“内管家”，要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士，处理好各种关系，又要解决日常工作中“柴米油盐酱醋茶”之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，保持心理平衡，这样才能做好秘書工作。

(2)遇事冷静沉着，有耐心。

办公室工作千头万绪，从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合，到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面，在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触，这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排，培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。注意轻重缓急，不能“眉毛胡子一把抓”，也不能“东一榔头西一棒”，更不能“捡了芝麻，丢了西瓜”。要坚定勇敢，不惧挑战，经受得住挫折。

(3)保持良好的工作心态。

虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政秘书工作，就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际，保持良好的工作心态，发扬吃苦耐劳的精神，积极应对各项工作的挑战;要乐观地看待工作，善于在被动中寻求主动，变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到积极应对，忙而不乱，同时还要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，急工作之所需。强化主动服务意识，充分发挥主观能动性，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用，增强工作的能动性。

行政秘书的办公室工作纷繁复杂，但是事无巨细，细节决定成败，行政管理岗位的人员应当重视自身的工作，具有超前的服务意识，树立科学发展观，解放思想，刻苦学习，勤奋敬业，认真履行高校院系行政秘书的工作职责，把握好自己的工作特点，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量和工作效率，积极适应高校发展的需要，更好地服务于院系行政管理层与广大师生员工。

参考文献：

[1]宋立.关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J].秘书工作，2009，4.

[2]夏文.浅谈新时代高校行政秘书的基本能力[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版)，2006，4.

[3]孙萌珏.训练有素乐于奉献爱岗敬业——高校院系行政秘书的职业素质探究[J].长春理工大学学报，2011，6，7.

[4]杨路平.浅议行政秘书应具备的素质[J].科教文化.

[5]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008，10.

[6]王从盛.关于高校行政秘书角色定位的探讨[J].淮阴师范学院教育科学论坛，2006，3.

作者：曹文秀

高校秘书工作探究论文 篇3：

如何提升大学教学秘书工作的能力

摘要：近些年来，高考人数大体上呈增长趋势，各大高校也在扩大招生规模。所以在大学阶段，教学模式在发生着变化，专业形式也在不断拓展，不管是从高校中的人数来看，还是从当下高校教育现状分析，目前大学中的教学管理工作面临着极大的挑战。当然，这也是锻炼自身能力的一次机遇。因此，任职大学教学秘书共走，就要对其工作性质以及工作特点有深入的研究分析，从而担负起自身的责任，在工作中好好表现，助力教学质量、教学工作可以有效进行。而本文将会对如何提升大学教学秘书工作的能力进行一番阐述说明。

关键词：大学教学;教学秘书;工作能力

在大学阶段，培养的不仅仅是学习能力，还有为人处世的能力，强调的是综合素质的发展。唯有如此，才有助于使学生在未来更好地适应充满竞争的社会生活。因此，在大学学习阶段，各个院系中都有教学秘书这一职位。那么教学秘书工作的主要任务是什么呢?主要实在高等院校以及其他各类学校中付诸领导实施教学管理、从事秘书共走的秘书。主要职责则是协助领导做好教学计划、组织、指挥、协调、控制、监督等工作，这类秘书应该具备良好的知识结构和较强的工作能力。基于此，若要提升大学教学秘书工作的能力，首先要提高自身的心里素质，对教学秘书的工作做最为细致的了解;其次再思考对提升教学秘书工作能力的可行性方法。

一、从事大学教学秘书所需要具备的工作意识有哪些

学习意识、责任意识、服务意识、质量意识以及法律意识是于现代教学管理中从事大学教学秘书工作所必须要具备的。其中学习意识是要养成不断学习的习惯，唯有如此才能够使得自身的综合素质不断提升，在工作中游刃有余地完成认为;责任意识则是处于所有价值中的最高位置，大学教学秘书如果没有责任意识，必然会严重影响工作效率以及质量，这就体现了具备责任意识的必要性以及重要性;服务意识需要教学秘书成为学校教务处和主管领导、教师与学生之间的协调者与沟通者，与其他社会工作一样，具有服务性质;质量意识需要保证在工作实施的过中有对社会主义核心价值观的充分体现，真正意义上符合当下教育教学改革的背景;法律意识需要大学教学秘书强化法规观念，保证学生和教师的隐私，约束自身的社会行为。

二、提升大学教学秘书工作能力的具体策略

教学秘书在大学校园当中，其职业是教学管理基层的管理者和执行者，会与许多人产生沟通，所以教学秘书工作能力极大程度上影响着教学管理的水平和质量以及教学工作的好坏。同时，大学教学秘书还需要有一定的担当。于此基础上去不断探索如何做好自身的本职工作，达到成为一名合格秘书的目的。下面，则是本人将结合自身实践经验，对如何提升大学教学秘书工作能力提出以下几点建议：

(一)、及时准确做到上令下达

通常情况下，在大学中会有教务处等上级教学管理部门制定各项约束学生行为的規章制度以及规定，而学生积极配合这些管理之后才能够形成井然有序的校园环境，才会使学生的身心健康成长。因此，作为大学教学秘书工作，校园领导与学生之间的传递者，要及时、准确地做到上令下达，在最短的时间内让大学学生了解的学校所要实施的最新要求，充分发挥自身承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。

比如，在协助教师制定好每学期的开课计划中，首先，身为大学教学秘书，要对不同院系、不同专业的课程做一定了解，再有明确的时间观念。然后，主动与各科教师进行商量，确定教师的教学计划，根据教学计划设定课程表。接着，将课程表分发到学生的手中，让学生明确自己在新学期的学习方向。在授课过程中，若是教师因事或因病请假，大学教学秘书将会做好课程调整、变动后的记载工作，及时通知需要上课的学生。最后，再根据计划对各位教师教学进度和质量进行督促和检查，同时对学生强调教师为教育他们做出了哪些努力，旨在调动学生的情感，使学生成为一个面对学习有主观能动性，在生活中乐观向上的人。这样，我通过及时帮助教师规划教学任务，又及时将上令准确下达，为完成教学计划，促进学生的全面成长，提高学生的学习效率奠定了良好的基础。切实发挥了自身承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，大大提升了的自身的大学教学秘书工作能力。

(二)、客观公正做到下情上报

通常情况下，大学教学秘书的领导都在身兼数职，特别是科研工作任务繁重，这就使得教师与学生之间的距离比较远，课堂授课或者是管理学生都有一定的难度。此时，大学教学秘书就必须要发挥自身的作用，在客观、公正的前提下对下情上报，拉进学校教务处、教师与学生的距离，让教务处、教师认识到下面学生对其意见和想要提出的建议，从而期望学校领导组织一次会议，由身为大学教学秘书的我们来组织，对培养学生的多方面能力采取有效的措施，在实践中将自身从事大学教学秘书工作的能力不断提升。

比如，为保证教学工作的正常运转，首先，我会对一些教学信息和教学动态及时告知学生，在日常生活中去了解学生对当下教学制度的反应。然后，将学生的日常表现对教师客观、公正地放映，协调教师教学与学生学习的关系，从而协助教师展开具有针对性的管理。之后，我还会采取问卷调查的方式，了解学生对课程设置的意见，如此则会更加客观、公正的反映教学质量与教学效果。最后，我会和教师确定如何根据学生的身心更好地实施教学管理工作。这样，我通过客观公正地进行下情上报，为促进学生的全面发展，提升教师的工作效率增添了一定的助力，在实际行动中大大提升了自身从事大学教学秘书的工作能力。

(三)、积极态度配合主管领导

从事教学秘书工作，要了解主管领导的繁忙，思考自身如何能够为主管领导真正地排忧解难。但与此同时，我们必须认识到自身是具体的执行者，当以积极的态度实践领导的决策，在将决策实施后的效果做一个清晰的整理，向主管领导汇报，让上级了解所实施决策的对错与否，从而进行恰当的改善，期待更好的教学管理工作效果，最终实现提升自身管理能力的目标。

比如，在进行学籍学教学管理的任务中，首先，我会先询问教师尽力、保管本学院学生学籍档案的具体流程，确定办理学生升、休、复、退、转学和留级等各种手续，为高效率记载学生学籍变动情况奠定了基础。然后，我观看了教师的整理过程，依样画葫芦，协助主管领导做好学籍学教学管理工作，将教师的教学日志以及教案进行汇总，并整理基本审核、公布和归档工作。为教学工作的顺利进行做了良好的铺垫。最后，我询问了主管领导自身工作的不足之处，根据主管领导的建议确定了自身工作努力的正确方向。这样，我通过以积极的态度配合主管领导的管理工作，在实践中优化教学管理工作的效果，顺利实现了自身从事大学教学秘书工作能力的提升。

(四)、做好日常教学管理工作

在大学校园中，教学管理工作包括教师方面的工作、学生方面的工作，以及其他琐碎方面的工作，如品牌、特色的课程建设、需要改革的教学项等等。基于此，作为一名大学教学秘书，要有条不紊地帮助教师做好日常教学管理工作，确保不会出现遗漏和差错，做好归档整理，使教师有清晰的教学管理方向，得到教师的认可，增强自身的从业自信心，从而完成提升大学教学秘书工作能力的任务。

比如，在协助完成日常教师调课、串课、补课的工作当中，首先，我会主动了解教师当下不能来上课的具体原因，及时告诉学生，让班长组织自习课。然后，我会对学生本学期的课程表做具体的分析，并对其他专业学生的课程表进行一番研究，确定好空教室，及时询问教师是否能够在此时间段来授课，在确定上课时间后立刻告诉学生，让学生做好上课准备。最后，我会在闲暇时询问学生以及教师这一日常教学管理工作的做法，旨在更好地促进自身、其他同学的进步与成长，帮助教师有效节约时间。这样，我通过将工作中的一部分放在日常的教学管理工作，与学生、教师之间的时间做平衡，同时得到了两方面的认可，顺利完成了大学教学秘书工作能力的提升。

五、结束语

综上所述，大学秘书教学工作能力提升，可以更好地位大学学生创造一个良好的学习环境，使其更好地进步于成长。因此，从事大学教学秘书这份工作，我必然会将为教学服务、为教师服务、为学生服务当成自身的思想，并付诸实际行动，以热爱工作、甘于奉献的态度实践自身的工作职能。

参考文献：

[1]郭金婷.高校教学秘书如何执行大学生德育工作的思考[J].文化创新比较研究，2020，4(30)：31-33.

[2]刘媛，陈明，李佥，付冬梅，刘冰南.高校教学秘书对教学管理工作的认识与思考[J].教育教学论坛，2020(05)：329-330.

[3]杜俊创.新公共管理视角下的高职院校教学秘书工作探究[J].福建茶叶，2020，42(01)：103-104.

[4]林虹.教学秘书工作的重要性与自我发展规划——以吉林大学珠海学院为例[J].当代教育实践与教学研究，2019(15)：139-140.

作者：胡晓金