企业档案信息技术管理论文

【摘要】近些年来，我国的建筑技术获得了极大的提升。对于施工企业而言，建筑工程技术管理的好坏无论是对工作效率还是对于工作质量都会产生比较大的影响，决定企业经济的盈亏以及所需要耗费的成本。因此，从施工企业角度出发，必须要采取措施提高建筑工程技术管理水平，才能够在市场当中立于不败之地。以下是小编精心整理的《企业档案信息技术管理论文 (精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

企业档案信息技术管理论文 篇1：

信息化时代事业单位档案管理工作的思考

摘 要：信息技术正在日新月异的发展，传统的档案管理模式存在的弊端逐渐显现，对档案资料进行数字化处理，建立档案电子数据库等信息化建设已提上事业单位档案管理工作的议事日程。只有重新建立档案信息技术管理的认识，完善相关的数字档案管理制度，提高工作人员的专业管理水平，才能够在最大程度上发挥档案资料的价值，促进事业单位档案管理工作持续健康发展。

关键词：信息化 事业单位 档案管理

随着社会发展和科技进步，事业单位的各项工作开展也面临新的挑战和机遇。其中，以档案管理工作表现最为明显。目前，很多地方档案管理部门已把档案目标管理考评工作列为机关事业单位一项非常重要的日常工作。传统的档案管理工作方式已经不能适应新形势的要求，档案管理信息化建设已成为事业单位档案管理工作的重点。只有在事业单位中不断加快信息化建设步伐，才能保证跟上时代和社会发展的脚步，实现档案较高的利用价值。

针对当前事业单位档案管理工作存在的突出问题，应采取有效的措施，提高对档案管理现代化的认识，加强档案管理信息化人才队伍建设。只有这样，才能保证档案管理的信息化建设既拥有观念和意志保障，又拥有足够的人才和基础设施保障，从而实现档案管理历史性的跨越，保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展。

一、档案管理信息化建设的必要性

1.便于安全、长久的保存档案信息。传统的档案管理主要是纸质档案的管理，随着时代的发展和科技的进步，传统纸质档案在管理上的弊端已经逐渐显现。纸质档案的保管空间有限，并且会受到来自天气的影响，引起文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等现象，每年都需投入较大的档案保管经费。此外，传统纸质档案查询起来颇费周折，且需要一系列繁琐的手续。档案调送不仅会花费大量的人力、物力、财力，甚至存在着原件受损或遗失的风险，不可避免的给文档的保管与利用带来一定程度的困扰。

事业单位在实现档案信息化管理之后，大量的档案信息通过计算机软件对档案资料的收集，统计、分类、存储等信息处理工作都变得方便有序，一方面节约了大量的空间，避免了各方面的浪费，从而更大程度保证了档案信息的安全。

2.便于查阅，能够快速实现信息共享。行政事业单位档案管理全面实现信息化之后，一方面需求者在获得适当的权限之后，通过搭建的专业平台就能够方便、快捷地查询到特定信息。甚至有些行政事业单位已经开始推出信息化的人工服务，只要具备相关材料，便可以委托查询，效率极高。另一方面，档案管理工作可依托于互联网在很大程度上实现远程服务，资源共享。查询或核实某方面档案信息时，只要能够出示合理的证明材料，就能够获取档案信息资源，大大提高了档案信息利用的时效性。

3.便于核对，提高档案信息的准确性。实现了信息化的档案管理，各类档案信息都能够通过互联网进行搜索，一旦发现错误，便可以申请纠正，能够在很大程度上提高档案信息的准确性。同时，信息需求者只需获得足够的授权，便可以通过联网的档案管理系统进行档案的下载，传输速度极快，促进了人才的流动，对经济的发展有着十分积极的影响。

二、信息化时代档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理工作信息化建设的重视程度有待加强。大部分的事业单位对于档案信息化管理工作认识程度不够深刻，认为档案信息化管理就是一种简单的存档和输入工作。事实上，事业单位档案管理是一项隐性工作，它默默支持着事业单位日常工作的运转，是事业单位管理工作的重要组成部分。然而，档案管理工作不能产生明显的经济效应，因此目前事业单位对档案工作不重视，档案开发和利用意识薄弱，相关的投入更是不多;基层管理人员也不能深刻认识到档案管理对未来发展的作用，不注重对档案资料进行正确合理的收集、分类、整理和总结，这样不仅降低了档案管理的工作效率，更直接促进单位对这方面工作的重视度不高，直接影响档案管理水平的提高。

2.档案管理人员专业能力有待提升。档案管理是一项专业性很强的工作，需要工作人员具有较高的专业知识。目前，事业单位档案管理人员多为兼职，往往无暇将档案管理工作做到精益求精，尽管能够熟练掌握电子计算机技术或数据通信技术，但缺乏专业的岗位知识培训，造成工作随意性很大，严重影响了档案管理工作水平的提升。

3.档案信息化管理程度有待提高。尽管网络信息现代科技越来越发达，事业单位档案管理工作却未能及时跟上信息时代发展的脚步。很多单位还是将纸质档案作为主要管理对象，因此无论是保存还是查阅起来都十分不便。此外，许多事业单位虽然购置了先进的硬件设备，但“物未尽其用”，其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。

三、信息化时代事业单位档案管理策略

信息化时代加强档案信息管理工作就是将档案管理模式重心转变的一个过程，充分挖掘和利用档案管理中蕴藏着丰富的信息，转变成以档案数字化信息为主要形式提供服务给社会。为此，我们建议从以下几方面推进档案信息化建设：

1.重视信息技术的管理、运用与软件系统安全。数字档案能够进行远程共享，同时也具有非常大的现实利益，以至于一些个人或企业会使用非法手段进行信息的获取，要远程获取信息就必须通过网络，因而，网络安全技术必须得到重视和运用。支持数字档案的系统必须要进行安全的管理，设置安全密码，并由独立的设备进行存储。管理人员要时刻进行漏洞检查，防范病毒的侵袭，并通过加密技术、身份认证、签署技术、仿写措施等，加强信息资源的安全防护，有效预防潜在风险。同时事业单位要重视档案信息本身的安全，建立恢复机制，对信息进行备份，包括纸质档案备份，并且要完善恢复机制，在数字档案遭到破坏的时候，能够及时恢复相关数据。

2.加强管理人员的安全技术以及安全意识，提高其專业管理水平。数字档案是由管理人员通过电子设备和网络来进行操作的，管理人员水平的高低将直接决定数字档案的管理效率。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作，努力提高其管理能力，尤其是创新能力，注重对数字化档案程序的开发，以建设一套兼容并包、效率一流、操作人性化的数字化档案管理系统。同时，事业单位应加强培养档案管理者的职业道德素养。将档案管理工作纳入完善的奖惩体系，将管理者的工作热情充分激发出来。

3.制定档案数字化管理的相关标准，研制自主管理软件。事业单位首先要加大投入力度，提高各类档案馆硬件建设和网络技术的应用程度，建设和完善局域网，使各项工作都网络化。充分利用本单位优质技术、管理资源，将自主数字化档案管理软件开发放在单位战略实施的重要位置，把单位档案馆藏合理整合，从而实现实体档案与数字化档案相结合的目标。

当前，档案的数量成飞速增长的状态，档案管理工作对于事业单位未来发展的影响力不断增加。因此，必须对档案管理工作予以足够的重视，并能够对传统档案管理工作中存在的问题进行解决。在时代发展背景下，只有确保档案管理的现代化建设保持开放的、科学的姿态，将现代信息网络技术运用于事业单位档案日常工作的全过程，才能利用过去珍贵的资料对事业单位的未来发展做出正确的预测，将档案管理工作的价值发挥到最大，从而促进事业单位各项工作的持续健康发展。

参考文献：

[1]李琳.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].办公室业务，2016(13).

[2]徐晶敏.信息化时代事业单位档案管理工作现状与发展前景[J].黑龙江科技信息，2016(18).

[3]刘敏、郭金霞.浅谈如何做好新时期档案管理工作[J].投资与创业，2016(5).

作者简介：王红梅(1977—)女，湖北黄陂人。武汉市人才服务中心工作，档案管理。

作者：王红梅

企业档案信息技术管理论文 篇2：

建筑工程施工技术管理的现状及控制措施

【摘 要】近些年来，我国的建筑技术获得了极大的提升。对于施工企业而言，建筑工程技术管理的好坏无论是对工作效率还是对于工作质量都会产生比较大的影响，决定企业经济的盈亏以及所需要耗费的成本。因此，从施工企业角度出发，必须要采取措施提高建筑工程技术管理水平，才能够在市场当中立于不败之地。

【关键词】建筑工程;技术管理;现状;措施

1 实施建筑工程技术管理的意义

随着我国近年来城市化战略发展步伐的迈进，我国对基础设施、城市建筑的战略投入以及中部地区崛起战略目标的实施不断加强，建筑也已成为我国的重要产业之一，在我国经济发展中的地位也日渐明显。

建筑工程技术管理是建筑业施工企业进行一系列的技术管理工作的总称，贯穿了建筑工程从设计到竣工的全部生命周期，且在工程施工中需要对工程中的各项技术活动以及各项要素进行协调、组织、计划与控制。

建筑项目工程技术管理工作的实施成果决定着建筑工程企业的经济效益以及信誉、发展等诸多问题。建筑随着使用用途以及建筑环境的不同有着不同样式、规模、类型要求，且建筑施工在很大情况下受到天气、环境等自然、非自然因素的影响。项目施工中包含诸多工种，建筑工程的全周期涉及多个行业和多个技术领域，这些生产活动都需要对技术管理进行加强，确保项目施工能够顺利进行，以达到建筑工程的預期要求，从而满足建筑工程的社会效益与经济效益。

建筑工程技术管理工作的主要职责便是运用相关职权，采用科学、规范的管理办法，促进、督促、优化建筑工程技术的使用，保障工程施工能够圆满完成。同时技术管理在施工中要严格按照相关政策、法律法规以及合同、有关部门的指标与决定等，科学合理组织进行工程的各项技术工作。

2建筑施工管理技术现状

2.1建筑施工技术缺乏规范性

建筑工程施工涉及到很多繁琐的工序，施工现场的情况也非常复杂，因此建筑施工技术中还存在着很多未解决的问题。建筑施工技术缺乏规范性就是其中非常显著的问题。在我国建筑行业中没有明确的施工技术标准，这导致施工过程中经常出现问题，显然这样的情况对施工进度产生了一定程度的影响。有些突发问题还会导致一些施工项目出现返工现象。近年随着生活水平的提高，人民更注重精神上的满足，因此一些建筑物更注重个性化的设计，当然这是对当前建筑企业提出了更多的挑战。虽然我国的建筑行业不断发展，但是一些施工工艺却没有得到及时的更新优化，这样的情况使建筑企业根本无法满足一些建筑物的施工要求。

2.2专业协调能力不足

一直以来，在各个建筑企业中都有一个错误的观念，就是施工项目在现场项目管理人员的协调下就能顺利进行。其实施工项目如果想要顺利进行，那么就必须要有非常高专业素养的项目管理人员，只有这样才能正确分析并解决当各个部门条例发生冲突时所遇到的问题。但是在建筑企业中有很多项目经理不具有过硬的专业知识，因此根本无法正确解决这些基础工作，使工程的质量无法得到保证。

2.3缺乏施工现场技术和质量的管理

施工项目的质量在很大程度上取决于施工现场质量管理水平的高低和施工技术监督力度。尤其是一些施工项目过程非常复杂时，如果建筑企业不注重施工现场的监督力度，那么施工项目很可能因为现场施工人员的错误操作而出现一系列的质量问题，导致施工项目的质量大打折扣。一些现场施工人员的技术水平不同，因此有些专业素质较高施工人员能够严格根据施工要求工作，而一些专业素质较低的现场施工人员只能凭借自己的以往工作经验进行施工，这给施工项目的质量埋下了巨大的隐患。

3建筑工程质量监督中的技术管理措施

3.1工作人员的技术水平需要提升

一项工程的完成，不仅需要大量物力和财力，同时还需要人力，确保建筑的质量是目前人们比较热议的话题，为此，就需要施工人员要有专业的能力，同时具有专业性的技术水平，发挥出技术人员的作用和工程建筑完美地融合。在建筑工程中，因为关系着人们的生命财产，不能有一点差错，需要把全部的精力投放在施工中，作为领导人员要对规章制度严格地执行到位，同时针对工作人员要采取重点把控，让监督工作得到有效落实，如有问题发现，需要及时地改进，施工过程中需要重点分析人为因素，将质量意识提高，另外，要对相关人员进行培训和指导，提高工作人员的综合素质，作为决策层需要制定长远的目标，将正确地思想和理念传输给所有员工，要有管理意识，对整个工程的进程进行指导和组织等。针对操作的技术人员，要将能力，经验以及熟练度等方面作为培养重点，要不断地进行创新。

3.2引进现代化技术

目前，伴随着信息化时代的到来，很多管理理念和管理方式都出现了很大的转变，新的技术不断地应用到各个领域中。进行建筑工程施工技术管理中，就需要将传统的思想打破，同时融入先进的信息技术，加强信息化建设，善于利用计算机和互联网技术，将管理的实际效率大大提高，另外，在建筑工程施工管理中应用信息化技术，可以提供施工技术和有关的管理资料等，与此同时，也给施工技术带来了一定的理论性参考资料，更好地让信息管理系统构建，利用信息技术可以让信息实现共享，进行多种渠道的沟通，将管理的实际效率提高。在新时代的背景下，管理的理念要紧跟步伐，才能让施工技术管理的质量提高，全面地推进我国建筑企业的发展。

3.3建立并完善施工技术监督管理体系

在对施工技术进行管理的过程中，应当实现确定一个管理体系，进而对整个活动加以约束，只有通过这种方式才能够保证建筑工程技术管理工作得以合理落实，督促施工人员的各项施工行为严格按照相关标准加以确定，进而使施工项目质量得以保障，这对于我国建筑行业今后的不断发展有着积极帮助作用，同时也能够保证建筑工程质量满足实际使用要求。所以，对于施工单位而言，应当结合实际情况建立一套较为完善的施工技术监督管理体系，这是十分重要的。

3.4加强建筑工程技术资料的管理

从长期的实践来看，技术资料的管理对于建筑工程施工来说也是十分重要的，进一步提升技术资料的管理水平，能够为施工技术管理提供一定借鉴。因此，建筑企业在技术管理的过程中，也需要重视资料管理工作，可以建立专项管理部门，并且需要明确每个管理人员的具体工作，引入先进的设备和技术，将智能化的技术应用在技术资料管理工作中，打造更加智能化的管理模式，还可以通过相应的技术对资料及时分类，然后对档案信息进行有效的处理、分析、比较和评估，从而帮助建筑企业做出正确的决策，实现各项资源的配置优化，充分挖掘相关资料的内在价值。另外，还需要加强对这项工作的监督管理，从而促使管理工作得到进一步落实。

结束语：通过之前的相关论述能够看出，在建筑物施工过程中，施工技术是十分重要的一个因素，也是施工过程中所采取的关键技术，在这样的情况下就必须要从自我做起，通过提升整个企业内部工作人员的职业素养，建立完善的监督管理体系以及就加强施工技术管理力度，才能够不断提升施工管理技术。建筑技术管理贯穿于整个生命周期，从内容角度上看，技术管理与项目其他管理内容都是紧密联系在一起的，是为项目管理开展提供服务的，因此，对于施工企业来说，必须要加大建筑工程技术管理力度，提升水平。

参考文献：

[1]张海滨，杨治波.建筑工程施工技术管理水平有效提升策略探究[J].中国高新技术企业，2015(11)：43-44.

[2]李建英.如何有效提升建筑工程施工技术管理水平[J].现代物业(中旬刊)，2011，10(08)：66-67.

[3]朱文梁.建筑工程技术管理中的控制要点与优化措施[J].工程技术研究，2017(03)：196-197.

[4]林君伟.论施工技术管理在建筑工程中的重要性思考研究[J].工程建设与设计，2019(01)：251-252.

[5]刘改文.论析新时期建筑工程施工技术管理与创新[J].中国标准化，2019(04)：13-15.

(作者单位：沈阳故宫古建园林工程有限公司)

作者：敬娜娜

企业档案信息技术管理论文 篇3：

我国档案形成机构数字档案信息长期保存现状调查

摘要：本文从数字档案信息的存储量、格式类型、长期保存的责任认识、标准与指南使用率、数字档案信息备份方式、数字档案管理系统的长期保存功能、长期保存的技术措施、长期保存的困难、长期可读取性等九个方面，对我国档案形成机构数字档案信息长期保存情况进行了调查。调研结果显示，我国档案形成机构的数字档案信息长期保存工作整体情况比较严峻，还存在很多需要解决的问题。为了更好地解决实际中的问题，本文提出了七点建议。

关键词：数字档案 信息 长期保存 格式载体标准

档案形成机构是在我国正式登记注册的，能够独立行使职权的各种类型的法人单位，其在履行社会职责的过程中形成了大量具有保存价值的原始记录，即档案。随着信息社会的到来，数字档案信息在电子政务与电子业务系统中、在纸质档案数字化过程中海量生成。作为社会的“记忆”、国家的重要战略资源，数字档案信息必须被长期保存。数字档案信息长期保存就是要保证数字档案信息的真实性、完整性和长期可用性，为国家和社会的长远发展提供有利用价值的数字信息资源。

本文通过调研，试图摸清我国档案形成机构中数字档案信息的长期保存现状，明确我国数字档案信息面临的风险，找到档案形成机构在数字档案信息长期保存工作中存在的问题、面对的困难，以期为我国数字档案信息长期保存研究和实践提供现实依据。

一、调查方案设计

本课题的调查研究对象是档案形成机构，即社会中的正式组织。在调查方案设计中，从操作化的角度看，档案形成机构被界定为在我国正式登记注册的且具有专职档案管理员的法人单位。

(一)调查内容

本课题将调查研究的核心内容“数字档案信息长期保存”，具体化为以下九个方面：第一，数字档案信息的存储量;第二，保存的数字档案信息格式类型：第三，数字档案信息长期保存的责任认识;第四，数字档案信息长期保存的标准与指南使用率;第五，数字档案信息的备份方式;第六，数字档案管理系统长期保存功能;第七，数字档案信息长期保存的技术措施;第八，数字档案长期保存面临的困难：第九，数字档案的长期可读取性，并将其作为问卷的基本设计思路。

(二)抽样方案

本次调查的样本数量为320，为使样本具有典型的代表性，我们采取配额抽样的方法进行抽样。配额的依据主要为组织类型，即国家机关、事业单位和企业的配额比例为1：2：2，由于企业又包括国有企业和私营企业，所以，在企业这个大类中，国有企业和私营企业也按照1：1实施配额控制。

(三)调研数据收集方法

本次调查主要采用“自我管理式问卷调查法”，即按照抽样方案，将问卷发送给作为样本的单位，由样本单位的档案管理人员根据其单位的实际情况进行填写。为保证有效问卷的回收率以及所填数据的可靠性，课题组成员与所有样本单位都就有关调研事宜的配合问题进行了沟通。

二、调查数据分析

2018年7月初至8月底，课题组按照抽样方案，向被抽样单位发放了320份问卷，回收问卷320份，问卷回收率为100%;经数据核查，其中有效问卷为278份，有效问卷回收率为87%。

(一)样本基本信息

根据278个有效样本的数据，样本的组织结构类型中事业单位最多，占比36.7%，之后分别是私营企业占比23%，国有企业占比20.9%和国家机关占比19.4%。

在样本单位中，规模在100人以下的单位最多，占比32%，之后分别是500-1000人的单位占比23.7%，100-500人的單位占比21.9%，1000-2000人及2000人以上的单位较少，各占比11.2%。

在样本单位中，61.9%的单位产生的档案没有对口接收的国家综合档案馆，39.1%的单位产生的档案有对口接收的国家综合档案馆。

(二)数字档案信息长期保存基本情况

1.数字档案信息存储量差异大。调研结果显示，数字档案信息存储量最少的只有302M，最多的达到43.7TB。从存储量规模来看，1GB(含)以下的样本单位占比19.8%，1GB-10GB(含)的样本单位占比52.9%，10GB-100GB(含)的样本单位占比17.3%，100GB-1TB(含)的样本单位占比7.6%，1TB以上的样本单位占比2.5%。

2.数字档案信息格式类型多样。调研结果显示，87.8%的样本单位保存了文本文件，66.2%的样本单位保存了图像文件，55%的样本单位保存了版式文件，42.1%的样本单位保存了视频文件，36%的样本单位保存了数据库文件，18.7%的样本单位保存了音频文件，11.2%的样本单位保存了电子邮件。

样本单位保存的文件格式主要包括：纯文本文件、格式化文本文件、版式文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等，其数量超过70种，主要有TXT、XML、UOF、RTF、Microsoft Office、WPS Office、OFD、PDF、SEP、CEB、TIFF、GIF、JPEG、JPEG-2000、BMP、DjVu、PNG、MP3、WAV、WMA、OGG Vorbis、AVI、MOV、MPEG、MDB、SQL等。同时，7.6%的样本单位保存了业务环节产生的专有格式的电子文件，主要为生产型企业。

3.数字档案信息长期保存责任认识不清。针对长期保存责任的调研结果显示，不清楚责任主体的占比46.4%;认为长期保存的责任主体是国家综合档案馆的样本单位占比30.9%;认为责任主体是本单位的占比15.8%;认为本单位与国家综合档案馆各负其责的占比6.8%。其中，向国家综合档案馆移交了数字档案的样本单位仅占12.9%。

4.数字档案信息管理标准、指南使用率低

从样本单位遵循标准、指南的情况来看，48.6%的样本单位认为自己的数字档案信息长期保存工作遵循了相关标准、指南，其中45%的样本单位选择遵循了国家、行业标准或者指南，2.5%的样本单位选择遵循了国际(外)标准，7.2%的样本单位选择遵循了其他标准，如地方标准、企业标准等，但只有6.5%的样本单位能够说明遵循的具体标准、指南名称;42.1%的样本单位直接声称没有遵循任何标准、指南;9.4%的样本单位不清楚是否遵循了相关标准、指南。其中，使用最多的国际(外)标准是《信息与文献文件管理》(ISO15489)，使用最多的国内标准、指南是《企业数字档案馆(室)建设指南》。

5.有效备份方式使用比率低。调查结果表明，15.1%的样本单位以移动硬盘作为离线存储的载体：12.6%的样本单位将光盘作为离线存储的载体：5%的样本单位将磁带作为离线存储的载体;2.2%的样本单位同时使用移动硬盘和光盘作为离线存储的载体。云存储作为一种新生的存储方式，目前还没有被社会广泛应用，只有4.7%的样本单位将数据存储于云平台。64.7%的样本单位没有选择有效的长期保存备份方式。

6.数字档案信息管理系统缺乏长期保存功能。从样本单位数字档案信息管理系统或者模块的功能看，已经使用具有数字档案信息管理功能系统或者模块的单位占75.9%，尽管目前大多数样本单位仅仅是在OA中设置了文件归档模块，但是可以看出，数字档案信息管理的理念与实践已经得到普遍的认可。65.8%的样本单位能够实现元数据的自动捕获，但是捕获的对象不够全面，主要包括文件格式、大小、作者、最后形成时间等几个常用的元数据，并且很少有数字档案信息管理系统设计了结构合理的元数据方案，普遍缺少专门用于实现数字档案信息凭证性与长期保存的元数据;电子文件与数字档案的鉴定无论是在理论上还是在实践中都是一个难以解决的问题，仅有3.55%的数字档案信息管理系统或者模块具有自动鉴定功能。

7.缺少必要的技术措施。调查结果表明，大多数样本单位没有注意到数字档案信息长期可读性的严重威胁，此项活动并没有得到足够的重视，只有22.7%的样本单位采取了主动应对技术措施。主动应对的具体情况如下：定期对光盘、磁带等数字介质备份进行可读性检查的样本单位比例为15.8%，采取迁移方式的样本单位比例为11.2%，保存主要的数字档案信息读取所需的软硬件系统的样本单位比例为5.8%，将特殊格式的数字档案转换为通用格式的数字档案的比例为4.88%，将此项工作承包给第三方的比例为3.6%，采取XML封装形式的比例是2.9%，采用仿真方式的比例是0.7%。

8.数字档案信息长期保存的困难多样。从样本单位数字档案信息长期保存工作中出现的困难看，领导不重视是数字档案信息长期保存工作中最大的问题，高达42.8%的样本单位表示赞同，有36%的样本单位经费投入不足，34.9%的样本单位缺少必要的设备和技术，30.9%的样本单位认为需要加强人力资源建设，有8.6%的样本单位认为保存政策缺乏或不稳定是存在的困难。

9.数字档案信息的长期可读取性不容乐观。调研结果表明，样本单位数字档案信息长期可读取的状况并不理想，仅42.1%的样本单位表示数据完好无损：有26.3%的样本单位出现了数字档案信息不能读取的现象，其中，19.1%的样本单位出现了载体不能读取的现象，11.2%的样本单位出现了数据格式不能读取的现象：31.6%的样本单位表示不清楚是否出现了数字档案信息不能读取的现象。

三、研究结论

根据以上调查数据可知，我国档案形成机构的数字档案信息长期保存工作整体情况比较严峻，还存在很多需要解决的问题。为了更好地解决实际中的问题，笔者针对档案形成机构如何做好数字档案信息长期保存工作提出以下几点建议。

(一)加快档案信息化建设

按照我国档案工作“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，各机构首先应根据《纸质档案数字化规范》(DAT31-2017)的相关要求，加快纸质档案数字化;其次应根据《企业数字档案馆(室)建设指南》《数字档案室建设指南》的相关要求建设好数字档案馆(室)、数字档案管理系统，与机构办公系统、业务系统对接，实现原生数字档案的全生命周期管理，以解决数字档案信息长期保存前端数据质量控制问题。

(二)规范管理，加强宣传

机构的数字档案信息长期保存工作涉及大量的人、财、物，需要多个部门的通力配合，规范的管理和统一的理念必不可少。为了更好地协调长期保存工作，各机构需要制定专属的“数字档案信息长期保存规划”或者“数字档案信息长期保存管理办法”，内容应该包括长期保存的目的、本机构及内部各部门的职责、标准应用、技术策略、数据备份、人员培训、经费保障、应急预案、定期演练等;同时，积极利用报告、会议、展板、微信平台、内部交流等多种形式向领导层与内部员工宣传数字档案信息长期保存工作，培养长期保存的理念和意识，以解决责任不明、意识不强、管理不善、政策不稳定的问题。

(三)提高标准、指南的应用程度

根据实践的需要，目前国内外相关组织已经出台了一批专门指导长期保存工作的国际(外)标准、国家标准、行业标准、地方标准和指南，初步形成了关于系统构建、元数据、专用格式等内容可用的标准、指南体系，如《开放档案信息系统》(ISO14721-2003)、《基于文件的电子信息的长期保存》(GB/Z 23283-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》( DAT47-2009)等。各机构应积极学习、选择适用的标准、指南，提高长期保存工作的规范性、安全性，以解决系统功能缺乏、元数据方案不合理、数据格式多样等问题。

(四)主动采用专门技术

各种研究表明，作为数字档案的载体，包括光盘、磁盘、磁带等，其耐久性普遍比紙张相差较远，同时，技术过时被大部分馆藏管理者看作对数字存储的最大威胁。应对这些技术难题的常用方法包括迁移、仿真、标准化、保存软硬件等。各机构应根据数字档案格式类型、存储量的多少制定本单位专用的技术策略，包括技术方案、存储载体、技术管理等内容，以解决载体老化与技术过时问题。

(五)加强人力资源建设

长期保存工作内容涉及文件档案管理、硬件工程、软件设计等专业领域的知识，需要大量应用型、复合型人才，而目前我国的高等教育并不能成规模地培育这种专门人才，因此，各机构首先应该积极引进具有相关知识背景的人才，其次应该加大对工作人员的专业培训，更新知识结构，以解决专业人员缺乏、知识结构不完整的问题。

(六)增加资金投入

数字档案信息长期保存的标准采用、技术投入、规范管理、制度宣传、人才培养等内容都需要资金支持，而且这个过程是伴随长期保存始终的，因此，各机构应根据实际需求做好资金预算，做到专款专用、持续支持，以解决资金不足的问题。

(七)需要政府发挥引领、促进作用

数字档案信息长期保存是社会性问题，需要靠政府引领、促进，需要依靠全社会的力量来解决。因此，政府必须整合各种社会力量，投入到数字档案信息长期保存工作中，解决基础性、复杂性、平台性问题，营造好社会环境，具体包括：通过正反面案例大力宣传长期保存的作用和危害，提高整体社会意识;通过相关法律法规，明确数字档案信息全生命周期中各相关主体的责任和权利：制定简单实用的长期保存标准和指南：引导软硬件提供商研发物美价廉的具备长期保存功能的系统或者模块：帮助相关教学、研究机构建立具备指导、交流、培训等功能于一体的长期保存工作平台等，以解决档案形成机构数字档案信息长期保存意识不足、责任不明、标准缺失、成本高企、学习无门等问题。

*本文为国家社科基金项目“我国数字档案信息长期保存的策略体系研究(批准号：13CTQ051)”的研究成果之一。

作者单位：北京联合大学应用文理学院

作者：谢永宪 王巧玲 闫格