分析商务英语信函写作的格式特点
摘要：在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。 本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
关键词：商务英语 信函写作 格式
随着经济的迅速发展，国际间的各种商务联系不断增多，作为联系的主要方式之一的商务英语信函的使用也日益频繁。有人认为，只要多读文学作品，有一定的文学写作基础，掌握一定的英语和信函知识，就能写好商务英语信函。其实不然，古人云：“学力既到，体制亦不可不知，如记、赞、铭、颂、序、跋，各有其体。”“文章以体制为先，精工次之。”这充分说明了辨认、掌握文体格式的重要性。商务信函大多约定俗成，形成了一定的惯用格式，内容构成要素、前后顺序、书写位置以及习惯用语等，都有一些规范的要求，已为社会公众所认可，我们须遵循其规范的格式写作，方能达到商务写作的目的。要写好商务英语信函，首先必须掌握其写作格式的特点，并注意在写作的过程中出现的问题。
一、商务英语信函写作格式的构成
现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。
1、商务信函的开头部分
商务信函的开头部分包括以下四个方面：写信人的地址；日期；收信人地址；称呼。
（1）写信人的地址
这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。它应写在全信首页的开头，其位置大约在离纸顶端两厘米的正中央处，有些信头处于中央稍右偏的位置。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码，有的信头中甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号、网址和总裁的名字等。
（2）日期
日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于对信件进行整理、存档。特别在合同双方就具体时间发生争议时，可查寻信件、确定日期，将之作为法律的依据。日期包括年、月、日的具体时间，如：2005年10月5日，可表示为：October 5,2005或者5 October,2005。
（3）收信人地址
在写收信人地址时，应写出收信人姓名的全称、职务、公司的全称及所在地。
例如：Mr. Richard Young——姓名
Director——头衔
Cress well Inc. ——公司名称
400 Fortune Street ——街道号码及名称
Phoenix Arizona 82044 ——城市名、州名、邮编
U.S.A ——国家名
（4）称呼
它是正文的开头。就像两个人见面说“Hello”，“称呼”这部分起着同样礼貌的问候作用。一般来讲，在称呼后用姓氏，如：Dear Mr. Richard，Dear Doctor Smith，Dear Professor Wang，etc.写信给姓名未知者称Dear Sir/Madam；或者Gentlemen/Ladies；写给公司办事员工用Dear Sirs。
2、商务信函的正文
这部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书
写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函一般包括四个部分：开头；细节；对应；结尾。
（1）开头：写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。
（2）细节：提出问题和具体要求，询问情况或提供相关的细节；这部分可以分成段落，每段有一个主题。
（3）对应：期待对方做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。
（4）结尾：简短、礼貌地过渡到结束。
一般来说，开头与结尾较短，中间最长。信件的主题思想就在中间段落，所以，它是正文的中心，是核心部分。“文如其人”，如果商务英语信函的正文组织不当，逻辑混乱，措词欠妥，语法有误，这封信就会让商务交往大打折扣，送出此信的商业机构的形象也会大大受损。因此正文部分是最重要的部分。
3、商务信函的结尾部分
信尾也属于信函的一部分，它传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。信尾
通常包括两个内容：结束敬语和签名。
（1）结束敬语：结束敬语分三类情况。第一类是最正式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函，不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也是正式语，反之亦然。总之，信函的风格要首尾一致。
例如：开头 结尾
正式：
Dear Sirs Yours faithfully
Gentlemen Respectfully yours
比较正式：
Dear Mr. Smith Sincerely yours
Dear Ms. Martin Sincerely
非正式：
Dear Tom Best regards
Dear Mary Best wishes
（2）签名：每封商业信函都必须签名。签名意味着对这封信的内容同意并负有责任。这部分一般位于结尾敬语处下三到四行，包括亲笔签名，打字签名。如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。
二、商务英语信函写作格式的主要特点
1、拟妥标题或简洁明了地说明目的。对标题的拟写有具体的要求，必须处理好。信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。如果没有事由标题，大多商务英语信函应在信的开始简明扼要地说明来意。一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。这个标准虽然简单，但在实际中常被忽视。请看以下两封样文：
（1）
Dear Mrs. Rutt,
Mr. Liveryesterday called our agent David saying that the mistake was his. As a result, his insurance has been acquiesced. Therefore, we shall be repaid the full amount of our subrogation interest in this matter. If this is satisfactory to you, please sign the attached release and forward it along with the copy of our accident report.Yours faithfully,
（2）
Dear Mrs. Rutt,
Mr. Liveryesterday admitted his blame for your accident on January 12.As a result, his insurance company had agree to repay us the full amount ( $2,000) for your collision damage. We are quite pleased at their willingness to settle out of court. If their offer sounds acceptable to you, please sign the enclosed release and return it to us, along with the copy of our accident report. Yours faithfully,
读完样文（1）后， 让人很难说出这封信到底讲了什么。换句话说， 这封信就没有简洁明了地说明来意，表达罗嗦、含糊。而样文（2）就能清晰地说明来意。
2、安排好主体部分的层次。正文主体部分是全文的核心部分，以表现观点的依据和表达基本内容的部分。这部分内容、文字多，在行文时，必须紧扣中心，条理井然地展开论述，把事情的来龙去或有关事项阐述清楚，语言须有分寸、得体、明确，不可模棱两可，在商务英语信函中，主体部分的层次安排一般采用纵贯式和并列式两种方式。纵贯式以时间先后为顺序来行文，以利于讲述清楚事件的来龙去脉或发展过程，从而阐明观点， 如样文（2）属于纵贯式英语信函。并列式是根据内容的特点和事物的不同性质，也就是按照事物的逻辑关系进行分类归纳，它们互不重复、混淆、冲突，分别阐述几个问题， 但又紧紧围绕一个中心。主体部分条理井然、中心突出。
3、处理好开头和结尾。 商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化，但相对而言， 较公式化，有许多习惯用语， 内容也比较固定，这些也须一一辨认，把握。 信函的开头为引据部分，一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点，措辞用语简单得体。结尾部分十分简短， 常用惯用性词语，有的不另起段落。如开头常有以下句型：
建立关系 ：We are willing to establish trade relations with your company.
自我推荐：Let us introduce ourselves as a leading trading firm in...
索取资料：We are interested in your new product ... and shall be pleased to have a catalog and price list.
回复来函：We thank you for your letter of 18th March and are pleased to learn that you like our products.等等。
结尾常用的句型有：
As the matter is urgent we should appreciate an early reply.
Your prompt reply is eagerly awaited.
An early reply would help us to help you.
Please be good enough to send us the amount due within the next few days. 等等。
三、结语
商务英语信函广泛使用于我国与英语国家，如英国、美国的外贸业务往来，也可用于非英语国家之间的往来，在具体业务中，有着联系、约束、凭证的作用。国际贸易交易环节复杂，贸易上又存在着不同的做法、惯例和法律规定，双方在交易过程中，主要通过商务英语信函来沟通情况、传递信息、交换意见和解决问题。商务信函有其严格的业务要求，一经发出，对方表示接受后即不允许作任何更改，具有法律的约束力。在交易洽谈中商务信函是最终签定合同的依据。总之，随着经济的繁荣，国际商务事业的发展，商务英语信函越来越频繁，这就要求从事商务工作的人员具备书写规范的商务英语信函的能力。
参考文献：
[1] 方有恒 ：《商贸英文信写作手册》[M]. 杭州：浙江大学出版社,2001。
[2] 许小平 ：《国际商务英语写作》 [M]. 武汉：华中理工大学出版社,2000 。
[3] 范红，王朝晖，廖国强 ：《英文商务写作教程》[M].北京：清华大学出版社,2000。
[4] 陆墨珠：《国际商务函电》 [M]. 北京：对外经济贸易大学出版社，1994。
作者：商 珍
摘 要： 高等学校英语应用能力A级考试应用文写作常考点——信函的格式有三种：齐头式、缩行式和折中式。本文分析考生习作中一些常见的错误，以提高高职高专学生英语信函写作的能力。
关键词： 高等学校 英语应用能力A级考试 信函写作格式 常见错误
1.引言
高等学校英语应用能力考试(Practical English Test for Colleges，简称PRETCO)是为反映和评价高等学校专科层次(高等专科教育、高等职业技术教育、成人高等教育)修完英语课程的在校生英语应用能力而设立的标准化英语水平考试，相当于2002年以前举办的“大学英语二、三级考试”。高等学校英语应用能力考试分A、B两级，A级考试为高职高专学生应该达到的标准要求，B级考试难度略低于A级考试，是过渡性的要求。高等学校英语应用能力考试已成为仅次于大学英语四级考试的第二大规模的全国性考试。由于高职高专培养的是高等技术应用型专门人才，英语教学侧重培养学生实际应用英语的能力，因此，考试的目的不仅考核考生的语言知识、语言技能，而且着重测试学生使用英语处理有关一般业务和涉外交际的基本能力。测试包括五个部分：听力理解、语法结构、阅读理解、翻译(英译汉)和写作。其中的应用文写作直接考查学生的实际英语应用能力，主要测试考生运用英语在涉外交际的日常活动和业务活动中进行简单的书面交流的能力。
根据《高职高专教育英语课程教学基本要求》的规定，写作部分要求考生能运用所学词汇和语法写出简单的短文;能用英语填写表格，套写简单的私人信函、便函、通知、简历、编写名片、贺卡，以及书写简单的个人简历等，词句基本正确，无重大语法错误，格式基本恰当，表达清楚;要求能正确使用所学的词、词组和句型;语法及标点使用正确;句子意思清楚，符合逻辑顺序;意思连贯，正确使用连接手段如first，second等;正确套用或使用常见的应用文格式。该部分占总分值的15%，要求在25分钟内写出一篇80词左右的应用文，评分标准主要看写作格式是否正确，内容是否完整，表达是否清楚，有无语言错误。纵观近五年来的英语应用能力A级考试，其中的应用文写作类型有以下几种：商业信函(2006年12月，2008年6月，2009年6月、12月，2010年6月)、通知(2007年6月)、申请信(2007年12月)、投诉信(2008年12月)、辞职信(2010年12月)、电子邮件(2011年6月)。由此可见，信函是英语应用能力考试应用文写作最多见的类型。要想写好一篇英文书信，必须要先了解信函的基本格式。
2.信函格式
信函是人们运用文字沟通情况、开展贸易往来，交流感情、表达意见的一种应用文体。根据写信的目的不同，书信可分为邀请信、投诉信、感谢信、求职信、辞职信、商务信函等，其中商业信函最为多用，这是因为在涉外交流活动中，商业之间的交流占据了很大的比例。尽管书信的内容因其写信目的的不同而各异，但信函的组成部分和格式都是相同的。英文书信主要由信头、信内地址、称呼、信的正文、信尾敬语和签名等六个部分，格式主要有以下三种：Blocked Form(齐头式，或称封闭式、并列式)，Indented Form(缩行式，或称斜列式)和Modified Form(折中式，或称混合式)。
2.1 Blocked Form(齐头式)
分段时，包括日期和签名都从左边开始，每行对齐，成一垂线。这种格式便于打字，不必考虑左边的留空，这样可以节省时间。建议考生机考时使用这种格式。如下所示：
2.2 Indented Form(缩行式)
地址和其他须分行的地方，后行比前行缩进2—3个英文字母。日期放在信笺的右上端，签名放在中间偏右下方。每段一般开始缩进4个英文字母，段与段之间要用双行距(Double Space)，以示分段。整封信要显得均匀美观。如下所示：
3.常见错误
书信反映写信人的思想、文化水平、道德修养以及处世态度，给读信人留下的印象和影响是极其深刻的。特别是英文商务信函，是和外国公司进行贸易合作沟通的主要桥梁，商务信函书写的得体与否不但关系到书写者的个人素质，更直接关乎公司的形象乃至公司间合作、交易的成败。因此，写英文信函时要认真注重格式和文体。然而，由于汉英两种语言的写作风格在思维模式、篇章结构和语言特点上都存在着很大的差异，高职高专学生在英语应用文写作实践中总是出现这样或那样的问题。下面就学生习作中常见的日期、称呼、正文、结束语、签名和标点符号的错误进行分析(由于A级考试通常不要求写信头和信内地址，故忽略)。
3.1日期(Date)
(1)年份没有完全写出，如用“11”代替“2011”。正确写法：“2011”。
(2)月份没有用英文名称，纯粹用数字代替，如将“2011年10月8日”写成“8/10/11”。正确写法：“Otc.8，2011”。
(3)月份名称“May，June，July”这三个词用缩写，如将“7月1日”写成“Jul.1at”，“6月10日”写成“Jun.10”等。这三个词由于词短，不可缩写，其他的月份名称可用缩写形式(缩写形式为该词前三个字母，后加小圆点)。正确写法：“July 1at.，June 10”。
(4)月份和日期之间用了逗号隔开，年份之前反而没有逗号。如：将“2011年10月8日”写成“Otc.，8th 2011”。正确写法：“Otc.8th，2011”。
正确的日期写法可有以下4种：
(1)Otc.8，2011
(2)8th Otc.，2011
(3)8 Otc.，2011
(4)Otc.8th，2011
3.2称呼(Salutation)
(1)写信给个人时，错误地在Mr.，Mrs.，Miss，Ms.，Dr.及Prof.后加人名，如：把“John Smith”写成“Mr.John”，“Herry Hudson”写成“Prof.Herry”，这主要是受汉语的影响。汉语人名姓前名后，而英语人名则刚好倒过来，名前姓后。按照英文的习惯，在Mr.，Mrs.，Miss，Ms.，Dr.及Prof.等称呼后写姓氏，不能写人名，写信时在这些称呼前加上“Dear”。“Mr.”用于无职衔的男子;“Mrs.”用于已婚女子，后接其丈夫的姓;“Miss”用于未婚女子;“Ms.”用于女性，但不知其婚否;“Dr.”(Doctor)冠在博士之姓名前;“Prof.”(Professor)冠在教授之姓名前。正确写法：“Dear Mr.Smith”，“Dear Prof.Hudson”。
(2)写给机构或公司，误用“Dear Mr./Mrs./Ms.”或“Dear Gentlemen”。正确：“Dear Sir/Madam”。
3.3正文(Body)
(1)正文是书信的主体部分，是写信人要表达、交流的主要信息所在，因此这部分一定要把信息表达准确、清楚，内容完整。考生在写作中往往受汉语“螺旋型”思维方式的影响，迂回环绕，不直接切入主题，使得写出来的文章松散、缺乏逻辑。英语的思维是“直线型”的，语言表达应直奔主题。尤其是英语应用能力考试要求写作的商务信函，通常是只谈一到两个实质性的事务或问题，因此行文一定要开门见山，直截了当，切忌迂回曲折;用词要简洁、严肃，避免空话、多余的话及模棱两可的语言;句子要简短，层次分明，确保所提供的信息没有遗漏。
(2)在信的正文结束时，要写上表示要求对方回复的语句。如：“We look forward to hearing from you soon.”或“I look forward to your early reply.”该句单独成行。
3.4结语(Complimentary Close)
结束语是写信人的一种谦称，相当于汉语书信中的“敬上”、“谨启”。结束语单独成行，开头第一个字母要大写。“Yours truly”、“Yours sincerely”和“Yours faithfully”是商务信函常用的结束语，注意“Yours”的“Y”一定要大写，两个单词顺序调换也可，但大写字母也要换过来。
3.5签名(Signature)
签名即署名。一封信写完，写信人在结束语下面偏右位置署名。考生要按题目的要求以写信人的身份署名，如果写信人的职称或头衔已提供，则要在署名下写上。如：“Sales Manager”或“Dean of English Department”。
3.6标点符号的用法
由于中英文标点符号习惯用法的不同，不少考生在写作中错误地使用标点符号。按照英文的习惯，任何两个完整的句子，如果既没有并列关系又没有从属关系，那么它们中间只能用“;”或“.”隔开，大多数学生都有滥用英文“，”的情形，这主要是受汉语的影响。汉语是只要一件事情还没讲完，都可以用“，”。英文的句号是个实心小圆点“.”，很多考生在手写时会习惯性地写成汉语的句号“。”。另外，称呼和敬语后一般加“，”，但很多考生会按照汉语的习惯，用上“：”。
4.结语
实用性是高等学校英语应用能力考试应用文写作最重要的性质和特征。与其他文体相比，应用文是用一种更简捷、快速的书面形式进行信息交流。随着考生对应用文写作越来越重视，应用文写作成了英语应用能力考试最有潜力的得分项。要想在25分钟内写出一篇好的应用文，除了必备的词汇、语法、句法知识外，熟练掌握该题材的写作格式和避免一些常见的错误是得高分的关键。
参考文献：
[1]教育部高等教育司.高职高专教育英语课程教学基本要求[M].北京：高等教育出版社，2002.
[2]恩波.高等学校英语应用能力考试A级历年真题精解2005.6-2009.12.南京：南京大学电子影像出版社，2010.
[3]汪仲华，谭明才.英文尺牍大全[M].北京：电子工业出版社，1992.
作者：陈丽萍
)通报的概念和种类
1.通报的概念
通报是“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。
2.通报的种类
有：表扬通报、批评通报、情况通报。
(二)文体结构
1.标题
由制发机关、事由、文种三部分组成。
2.发文字号
为完全式。
3.主送机关
一般为直属下级机关，或需要了解该内容的不相隶属的单位。
4.正文
一般由三部分组成。导语，写通报的目的或缘由;通报主体，即通报具体内容;结尾，即根据通报内容提出各类事项的要求或希望。
5.落款
在正文后右下方标注发文机关，如在标题中已出现发文机关，也可不署发文机关。
6.成文时间
一般为发文日期，该日期也可注于标题之下。
(三)写作要求
(1)及时、快速。
(2)材料必须新颖、典型、具有代表性。
(3)通报的材料必须调查核实。
转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单但要写好写精也不易。从当前的办文实际看仍然存有标题拟制不当照抄照转等一些问题。写好这类通知要处理好以下三个问题。
一、标题怎么写标题太长怎么办公文的标题由发文机关、事由、文种构成转发类通知的标题一般也由“发文机关关于转发原文标题文种”组成。但实际办文中有省略发文机关的也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》×政办发〔2004〕26号。
在转发式通知中经常会遇到转发的层次较多的情况这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现十分累赘让人读起来别扭理解起来困难。为使标题简练、流畅方便理解可采取以下方法处理。
1.省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时且文种为通知标题可拟为“转发原标题”。如《转发xxxx实施细则试行的通知》××办20042号。被转发的文件文种不是通知时还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》国办发200431号。
2.替代法。有的文件标题很长采用省略法拟制标题仍然很长可用发文字号作为新拟标题的事由以替代原文标题。如××监20046号倘若不如此替代省略拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如×政办发200441号既避免了冗长又标明了事由。
3.直转法。如果上级的文件到本单位时已经经过了
三、四层转发这时可以直接转发初始发文单位文件不要间接层层转发。
4.简称法。在系统内部行文可使用规定的规范化简称。
二、正文怎么写无话可说怎么办正文基本上有以下二种写法一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅室转发部门的意见等写法上通常先表明态度提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关职能部门转发上级机关职能部门的文件。一般开头直说转发事项即将某某文件转发给你们再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调并作出适当的安排。
很多同志转发文件时时感到无话可说总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署按上级的要求执行就行了这是不对的。上级机关的文件讲的大多是一些原则性、规律性的东西不可能讲得很具体。
通知公文适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知公文具有广泛性、周知性、时致性。所以正确写作尤为重要。接下来小编为你带来通知公文公文写作格式方法图解，希望对你有帮助。
通知公文一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下：
(1)标题。通常有三种形式：由发文机关名称、事由和文种构成;由事由和文种构成;由文种“通知公文”作标题。
(2)正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知公文缘由、根据;主体说明通知公文事项;结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知公文对象的名称，在名称后加冒号。
(3)落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。
通知公文的内容要写得明白、具体。
1、在第一行正中写“通知公文”二字，也可视情况写成“关于××的通知公文”、“紧急通知公文”等，详见图片。
2、写被通知公文单位或个人的名称，详见图片。
3、写通知公文内容。如内容较多，可分条开列。
4、结尾可写“特此通知公文”等字样，详见图片。
5、最后写上发通知公文者的名称和发通知公文的日期。用公文形式发出的通知公文要加盖公章，详见图片。
青年入党申 请书
敬爱的党支部：您好!在年刚参加工作的时候，我就向党组织递交了第一份入党申请书。我是一个喜欢上进，不甘落后的人，从童年生活到学生时代，周围的人们告诉我：人生的意义，正如张海迪所言，在于奉献而不是索取。三年的军旅生涯更让我了解到，中国共产党正是„
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敬爱的党组织：我自愿加入中国共产党，中国共产党是中国工人阶级的先锋队，是中国各族人民利益的忠实代表，是中国社会主义事业的领导核心。党的最终目标是实现共产主义的社会制度。中国共产党从马克思主义、列宁主义、毛泽东思想作为自己的行动指南。中国共产„ 预备党员转正申 请书范文
敬爱的党组织: 2009年6月, 通过党组织的批准, 我光荣地加入了中国共产党, 成为了一名预备党员。一年来, 我在这个和谐务实、注重实际的集体里, 亲身感受到了一种团结合作的力量以及工作后的愉悦。我认真按照党员的标准去做, 认真履行党员„ 高考语文作文命题思路
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公函的分类和写作格式 公函可以从不同角度分类：
(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 公函的格式(写法)写作格式 函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。公函的格式(写法)写作格式
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。公函的格式(写法)写作格式
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。公函的格式(写法)写作格式
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。公函的格式(写法)写作格式
(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。公函的格式(写法)写作格式 撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。公函的格式(写法)写作格式
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
公函的写作格式
(一) 函的标题、字号和主送机关
1.函的标题
作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。
2.函的发文字号
公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔2000〕××号”为发文字号的七篇复函。
3.函的主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关，有七个之多：“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。
(二)函的正文
1.发函缘由
这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
2.事项
这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。
3.希望请求
这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。 例文一
【概念解说】
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
【格式内容】
、标题。写成关于的函。
、主送机关。
、原由。
、函告的事项。
、结语。
【范例参考】
关于鄂穗两地携手联合打捞中山舰的函
湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的中山舰，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
中山舰是重要的革命历史文物。该舰喀年参加保卫大武汉会战时被日军炸沉。尽快打捞中山舰，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于中山舰在广州的时间长达年，且围绕中山舰的几次主要历史事件都发生在广州。因此，中山舰是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞中山舰，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。
市人民政府盖章 例文二 ××公司：
贵方有关保险事宜的×月X日来函知悉，特函告如下： 。
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水溃险和战争险。，如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到责方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。 。
××公司 ××××年××月×X日 1.商务会议纪要的结构
会议纪要的结构由三部分组成：即版头、正文、结尾。
(1)版头。由会议名称和文种组成。
(2)正文。正文一般由会议概况(包括会议时问、召开地点、主持人、参加人员、领导同志、会议议题等)、会议精神(如会议的主要情况，需要解决的问题及解决办法、讨论的结果及今后的任务)，会议的决定事项和结语。这一部分可采用三种方法印概述法、归纳分类法以及发言顺序法来写作。
(3)结尾(如上级下发单位、印发机关和日期等)。会议结尾一般是发出号召，提出希望。
2.会议纪要的写作应注意的事项 . „
(1)要真实准确。在写作过程中，虽可以进行一定的整理加工，甚至可以加适当的议论，但必须保证其真实性、准确性。
(2)要重点突出。“纪”是纲纪，“要"是要点，写作中一定要抓住重点。
(3)会议一旦已经决定的问题先写，重要的尚待解决的问题后写，分歧性的意见不写。
(4)根据会议的不同内容，正确地交替使用“会议认为"、“会议提出"、“会议强调"、“会议决定"等惯用衔接用语。
会议纪要写作例文一
××型故障录波屏评议会
××××年10月15日至l 7日在××召开了××型故障录波屏的评议会。
会议由××电管局、××继电器研究所、××市经委、市科委、××电子工业公司联合主持。 .
，参加会议的有华北、西北电力设计院，华北电力试验研究所，天津、河北、山西、××电力局调度所，××电力试验研究所，××电力学院，××供电局共42个单位，66名代表。
会议回顾了××××年××月在北京召开的.、由××电力试验研究所、××、闽东无线电厂共同研制的故障录波延迟记忆装置技术鉴定会。鉴定会认为：该装置原理上是成熟的，技术指标和可靠性均达到国内先进水平。并希望适当修改装置结构和指标。同时与故障录波屏配套，以适合电力运行部门的需要。
为此，经××继电器厂、××闽东无线电厂、××电管局总调度所、××电力试验研究所共伺努力研制成××型故障录波屏样机。
会上由××继电器厂和××无线电厂，分别向代表们介绍了××型故障录泼屏及信号延迟记忆装置的性能和原理，代表们对起启装置采用晶体管回路，出口回路采用可控硅元件表示满意，并对以下改进表示赞许：该产品的延迟装置本着经济实用出发，将采样速度由每周波400个点改为200个点，总延迟时间由200毫秒改为l00毫秒，为保证录取电力系统故障波形的全过程以及故障前暂态电气量波形，提供了理想的手段。
代表们参观了××型赦障录波屏样机，并进行了录波操作和拉合高压油开关模拟试验。
代表们对其性能是满意的，通过认真评议，一致认为：该故障录波屏性能良好，技术指标先进合理，尤其采用××信号延迟装置后，可适当降低对光源灯燃亮速度和电机倍压启动的要求。会议认为整屏结构上进行适当改进后，可以投用于电力系统。并建议制造厂进行小批量生产。
为了更好地推广这一技术成果，代表们希望制造厂考虑增加功率振子，进一步扩充该产品的记忆装置的问题。还希望屏体元件和屏面颜色进行调和处理或按用户要求配色力求达到满意的效果。
××××公司 ××××年××月××日
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综述的写作格式
作者：
来源：《中国现代医生》2014年第10期
综述的写作格式一般包括四部分，即前言、正文、小结、参考文献。 前言，要用简明扼要的文字说明写作的目的、必要性、有关概念的定义，综述的范围，阐述有关问题的现状和动态，以及目前对主要问题争论的焦点等。正文，是综述的重点。主要包括论据和论证两个部分。正文部分可根据内容的多少可分为若干个小标题分别论述。小结，是对综述正文部分作扼要的总结，作者应对各种观点进行综合评价，提出自己的看法，指出存在的问题及今后发展的方向和展望。
口腔学院学生会(请示)
签发人：×××××报„20××‟×号×××
口腔学院学生会请示
昆明医科大学学生会：
共青团昆明医科大学口腔医学院学生会共设五个部门，分别为办公室、生活部、文体部、宣传部、学习部。其中主席、副主席各一名，部长五名、副部长六名及各部干事。
按照《中国共青团昆明医科大学口腔医学院学生会章程》，我院学生会主席团、部长每年举行一次换届选举。为给2012届有能力的新干事提供良好的锻炼平台，为保障学生会工作的正常运转，我院学生会于2013年6月25日进行学生会换届选举工作，同时考虑到2011级学生会成员工作时间已满，拟于2013年9月招入2013级同学，为口腔学院学生会增添新的血液。新一届学生会干部由2012级口腔学院学生会干事内选举产生，完成换届工作，为
—1—
口腔学生会做出更多的贡献。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……(正文在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字)。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。
当否，请批复
附件：昆明医科大学口腔医学院学生会2013年学生会干部竞
聘方案
(正文下1行左空2字用3号仿宋字体，用全角冒号，附件名称后不加标点。)
(发文机关署名在正文末行下空2行，用3号仿宋体字)
口腔学院学生会
二0一三年六月二十六日
(成文日期用汉字书写全称，位于发文机关署名右下方低2个
字，且“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。凡标明主送机
关的公文需加盖印章)
×××(联系人：XXX，电话：XXXXXXXX)
—2—
(主题词，居左顶格，用3号黑体字，后用全角冒号)(词目用3号小标宋体字，词目之间空1字)
主题词：×××××××××请示抄送： ××××××，××××××，××××××。口腔学院学生会办公室2013年6月27日 印(共印××份) (抄送机关位于主题词下一行，左空1字，用3号仿宋字体)
(印发机关名称和印发日期同占一行，左右各空一个字，印发机关，3号仿宋字体，印发日期用阿拉伯数字。) 宋体字)
附件：
昆明医科大学口腔医学院学生会
2013年学生会组织成立及干部
竞聘方案
口腔医学院学生会发挥联系学院和同学之间的沟通纽带作用，全心全意为广大同学服务，促进同学全面素质的提高，引导和带领同学树立正确的人生观和价值观，建设校园精神文明，为使同学们成为具有时代感和责任感、德才兼备、全面发展的社会主义建设人才而努力。在口腔医学院团委的指导下，根据《口腔医学院学生会》的相关规定，特制定本方案。
—3—
一、组织机构
(一)成立昆明医科大学口腔医学院学生会2013年学生会干部竞聘组织委员会(以下简称“组委会”)，负责此次活动的领导、组织、协调等工作事宜。
组委会主任：卿凤
(二)组委会将严格按照此方案开展工作，组委会成员将担任此次学生会干部竞聘的考察组成员及竞聘当天的考官。
二、竞聘原则
总原则：公平公开公正
自由平等：实行自由应聘，机会均等
民主竞争：采用民主形式
自由竞争：择优录取，对比择优，能者居先
三、学生会干部竞聘对象、要求及方式
(一)基本条件：政治素质过硬，思想先进，品德高尚，作风优良，无违纪违规现象;热爱学生会工作，愿意为广大同学服务;学习良好，能正确处理学习与工作的关系，原则上无挂科现象;工作认真，踏实肯干，责任心强，工作效率高;同等条件下，优先录取中共党员、预备党员、有主要学生干部经历、有特别才艺的同学。
(二)2012级口腔医学院学生会干事有意愿者均可报名参加—4—
精选，学生会下设五个部门，分别为学习部、生活部、文体部、宣传部、办公室，每位干事都既可报主席团竞选又可报部门负责人竞选。竞聘职位：主席一名、副主席一名,学习部、办公室、宣传部、文体部部长、副部长各一名，生活部部长、副部长共三名。
报名方式：自愿报名
竞聘方式:报名的每位干事与6月25日上交一份述职，并准备五到六分钟的竞聘演讲(可附ppt)，由全体参会的人员对参赛者进行无记名投票，最终得票数最多、分数最高者顺利通过竞选演讲并担任相应职务。
竞聘时间：2013年6月25日
竞聘地点：呈贡校区1208教室
竞聘结果将与竞选结束后公布。
—5—
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