文件数字化管理论文

摘要：随着社会的进步和科技的发展，计算机网络不断的深入到我们的生活中。计算机网络技术已经被融入到各行各业。为了顺应时代的发展潮流，学校的档案管理要需要进行数字化的革新。数字化的管理将以计算机技术为依托，对传统的档案文件进行编入、管理。本文通过结合当前档案文件存在的问题，对数字化管理进行对比、分析和研究并总结出了相应的建议，希望对今后档案的管理提供帮助。今天小编为大家推荐《文件数字化管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

文件数字化管理论文 篇1：

浅谈电子文件数字化管理在施工中的运用

摘要：文章重点叙述了电子文件数字化的管理与纸质文件管理的区别以及数字化管理工作在油田基本建设中的运用。

关键词;电子文件数字化 纸质文件 油田基本建设产能工程

所谓现代档案管理工作中的电子文件数字化管理是指人们在社会活动中形成的、以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件这一概念的出现是近几年的事。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1998年8月11日—13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。

以往的档案工作以纸质文件材料为工作对象，原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。同时纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。电子文件数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件数字化管理是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，它是直接录入在计算机上，并在计算机上进行修改并存档，实现了资源共享。电子文件数字化信息数据可存贮在计算机磁盘或光盘中，具有随时产生，随时更改的便利条件。因此，它对计算机有很强的依赖性。电子文件数字化的归档，不只是以磁盘或光盘的形式移交，有时还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。因此，电子文件数字化与纸质文件比较，电子文件数字化有以下几个特点：

首先，电子文件数字化不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化办公设备才能阅读利用;其次，电子文件数字化可以直接由计算机等现代化办公设备迅速地处理和传递;其三，电子文件数字化的利用是可共享的，也不再受时间和空间距离的影响。电子文件数字化的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对保存场地的面积要求不高，因此，它具有节省空间的作用。而对环境的温湿度、防磁性等方面的要求很高。

电子文件数字化管理最直接的一个特点就是电子文件数字化可以通过计算机系统进行迅速、有效、分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件数字化进行自由组合分类。这使得电子文件数字化管理的形式特征和内容特征均发生了明显的变化。其次，电子文件的鉴定方法、内容、标准均将发生变化。以往传统的纸质档案价值鉴定，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件数字化一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件;另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。由于电子文件数字化信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

近两年，新疆油田公司为加快油田基本建设产能工程数字信息化的工作，建立了数字信息化数据库，并要求所有业主单位和施工单位尽快掌握、运用和完善油田基本建设产能工程的数字化信息库，便于日后产能工程信息的快捷、准确地运用和资源共享更好的发挥作用;同时也为设计单位日后对工程的维修、改、扩建大大提供了依据。为此，从2006年起，新疆油田公司档案馆、时代设计院多次对业主单位和施工单位进行了全面的培训，包括施工单位的领导、施工员及资料员，效果非常不错。这套数字化系统设计的范围非常广和细致，细致到包括工程上所用的螺栓出自哪个厂家、生产日期，材质的合格证，用到工程上的哪个部位等等。我们施工单位从2006年起，对所有的产能工程开始了档案工作数字化管理的运用，即移交完纸质竣工材料一套后，次年必须向设计单位移交一套数字化资料。因此，这就要求档案人员自己首先要熟悉这套数字化资料的填写方式以及要随时跟设计单位保持联系和沟通，以便资料能按时保质地按要求填写完成。

因此，我认为档案人员的知识结构要发生改变，要适应当前信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进和消化所需知识，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策

参考书籍：

1、GB/T 17678.1-1999CAD《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》

2、GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》

2、《新疆油田公司数字化工作释义》-2006

3、DA/T 22-2000《归档文件整理规则》

4、DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》

5、DA/T 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》

作者：古丽娜

文件数字化管理论文 篇2：

当前文件档案存在的问题及数字化管理探究

摘要：随着社会的进步和科技的发展，计算机网络不断的深入到我们的生活中。计算机网络技术已经被融入到各行各业。为了顺应时代的发展潮流，学校的档案管理要需要进行数字化的革新。数字化的管理将以计算机技术为依托，对传统的档案文件进行编入、管理。本文通过结合当前档案文件存在的问题，对数字化管理进行对比、分析和研究并总结出了相应的建议，希望对今后档案的管理提供帮助。

关键词：文件档案;问题;数字化管理

一、管理工作的弊端

(一)不适应当前需求

传统的档案文件无非是将信息录入到纸面上，这种方式对于立卷的要求过高，而且在利用与保存上有很大的难题。传统的案卷材料过于厚重、过于结实，太过于强调立卷的厚实、整齐等，在装订规格上也有着极为苛刻的要求，对纸张、字迹等也做出了明确要求。档案管理部门将大量的精力都浪费在了档案的装订上，根本无暇顾及档案的管理与整理等工作，这样的传统档案对档案管理工作造成了很大的影响，大大降低了档案管理的水平。

传统的纸质档案没有一个明确的规定，立卷有着较强的随意性，案卷质量没有处于一个稳定的状态，质量没有得到稳定的保障。案卷标题、案卷文件等重要信息的规整没有一个统一的指标，从而造成管理上的混乱。

档案之间的联系造成工作压力。传统的档案管理需要进行档案之间的总结联系，这就要求工作人员对于上一段时期甚至是很久远的档案寻找出来，，与现在的档案进行合并整理，这就给档案管理工作人员的工作造成了很大压力[1]。

传统立卷影响利用。因为档案的储存是有时间限制的，但由于部分案卷中的几份文件十分重要，而文件与案卷又是一体的，所以只能将整个案卷的时间限制提升，造成了档案存库量急剧上升，非常不利于档案的管理与查阅利用。

传统的档案管理不适应现代化、信息化的新的管理模式。在传统的“立卷”模式下，很多重要的档案文件都被搜集起来，并装订成一本本厚厚的案卷，在借用计算机进行辅助的时候，由于每一本案卷的内容类型十分复杂而且十分紊乱，导致计算机不能编入准确的案卷内容信息，数量庞大的立卷内容给借用计算机进行管理造成了很大的影响。

(二)档案管理问题

传统的档案管理在档案管理的历史长河中还是发挥了很大的作用，但随着时代的发展和社会的进步，科技成为当前人们解决问题的手段，在面对当前如此庞大的档案信息量的时，如果不采用现代化的技术对档案进行管理，反而继续采用传统的方式进行档案管理，那么弊端就会暴露的十分鲜明，当前的档案管理工作在面对发展的潮流中出现了一部分问题，下面就对档案管理存在的各类问题进行一一列举：

(1)可操作性差

在传统的档案管理工作中，动手成为管理工作最好的解决方式，但面对大量的档案时，手动的操作性就显得比较差了，如若对档案进行查阅和利用，就要在档案室中一本本的用手翻找，无异于“大海捞针”[2]。

(2)不利于保护

传统的档案管理工作，在对于档案进行编辑时，工作人员将整合所有的档案资料纸张，对齐后，掏取三个洞，对文件进行整合，而在这个过程中，工作人员没有进行一页页的检查，时常会造成洞将文字覆盖，造成部分重要信息遗失的情况出现。就此看来，传统的档案管理方式很大的影响了资料的完整性。

(3)不利于保密工作

传统的档案管理工作是讲一段时期的档案进行合并，制作成一本厚厚的案卷，从而进行档案的整合。但在日常生活中，时常会有人对档案进行借阅或利用，除了其需要的档案外，厚厚的案卷中还包含着很多重要的其他信息，在整本借阅之后，很容易造成秘密的泄露。因此，传统的厚案卷也为资料的保密造成了一定影响[3]。

(4)不便于复印

档案在整合存档之后经常会被再次利用，但不能将原件利用，这就需要对原件进行复印，但厚重的案卷，对复印工作造成了很大的工作压力，提升了复印工作的工作量，还需要将案卷解开，找到相应的內容后再复印，对资料进行还原装订。传统的档案对于复印工作造成了很大的不便。

二、建立数字化档案管理

(一)实现信息化管理

当前，高校为了提升档案的管理工作水平，高校应积极推动档案的现代化管理建设，建立网络数字化档案中心，将学校的大量档案通过输入，录入到计算机数据库中，对卷宗实现全面数字化的管理。学校还应加强对于录入工作的检查力度，大力提高档案的质量水平，充分发挥电子档案的作用，充分体现现代化教学的特点[4]。

(二)建立统一的校园网络

学校还应设计或引入相应的软件，借阅查阅工逐步实现数字化，为师生对档案的利用实现全面的网络化、现代化提供帮助。学校应将校园网络与档案管理中心紧密连接起来，实现网络的一体化，将整个校园的网络连接成为一个整体，极大程度的为师生的利用提供便捷。学校通过对校务办公自动化的逐步加深，使档案管理逐步实现自动化，实现共享资源的最大利用。

总结：

随着科技的逐步发展，计算机技术已经融入到我们生活的每一个角落。在党中央号召全面推动现代化、信息化建设的时代背景下，高校应积极推动校园的现代化建设。其中，传统的档案管理已经不能够适应当前学校的需求，因此，就要以档案数字化管理为契机，全面推动高校的现代化建设。本文通过结合当前档案管理的现状、弊端进行研究分析，提出了相应的建设性意见，希望可以对档案管理的现代化提供帮助。

参考文献：

[1]全力打造信息时代的企业数字档案馆——江苏省电信有限公司档案信息化建设侧记[J].张宁.中国档案.2006(03)

[2]基于文化与科技融合的我国非物质文化遗产保护机制及实现研究[D].叶鹏.武汉大学.2015

[3]基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].杨智勇，何宏甲.档案学通讯.2012(06)

[4]提升管理水平 拓展服务领域——苏州市国土资源局相城分局5A级数字档案室建设纪实[J].燕杨.档案与建设.2015(04)

作者简介：

姓名：杨春华，出生年月：1968.8.11—，性别：男，民族：汉，籍贯：江西省赣州市，当前职务：总监，当前职称：房地产经济师，学历：大专，研究方向：档案管理，作者单位：深圳市龙房地土地房地产评估咨询有限公司。

作者：杨春华

文件数字化管理论文 篇3：

浅谈电子文件与数字化档案的管理目标

摘 要：長期以来，档案管理工作人员一般都是对纸质档案进行全面的管理，而如今，数字化档案的产生与管理给管理人员带来了严峻的挑战，并且随着电子技术与网络技术的发展，档案的原始性与凭证性已经发生了巨大的变化。然而我们应该对这些文件如何管理是管理人员工作中重点关注的问题。电子文件与数字化档案的管理目标是保证档案的真实性。完整性与可读性，本文对此进行详细的分析。

关键词：电子文件;数字化档案;管理目标

电子文件与传统纸质文件既有相同点也有不同点，电子文件具有与纸质文件一样的基本属性，尤其是其用途与效力已远远超过了纸质文件。数字化档案是利用数字化处理技术对档案信息进行管理的一种文件，其中数字化处理技术主要包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。一般情况下，人们利用这些技术可以将纸质文件直接转化为电子文件并进行存储。管理。通过计算机与网络技术可以将这些档案文件形成一个信息资源库，不仅可以为社会以及企业提供更优质的服务，还能够达到资源共享的目的。

一、电子文件的真实性

所谓电子文件的真实性也就是当文件的内容经过各种手段处理之后仍然保持不变，与原始文件的状态相一致的特性。人们通过具有真实性的文件恢复历史原貌，可以使档案信息具有其特有的价值。从另一个方面来讲，保证档案文件的真实性也就是保证其法律效力，使其具有行政有效性。

相对于传统的纸质文件管理当中，电子文件真实性的保证难度相对比较大。从当前我国现行的相关规定中可以看出，档案管理人员必须要采取一切安全可靠的方式来保证文件档案的真实性。其主要措施有以下几种：根据电子文件操作者的特性与需要建立一个可靠的身份识别系统或者权限控制系统;在管理过程中设置一个安全性高的操作日志;等等。

管理人员在对电子文件归档的过程中，必须要确保电子文件的原始性以及真实性：首先，在采用物理归档方式对电子文件归档的过程中，管理人员需要建立一个特有的登记簿或者记录表，然后在整个过程中加强电子文件的管理力度，管理人员在归档之前需要审查登记簿或者记录表，以保证电子文件的真实性;其次，在采用逻辑归档方式虽电子文件归档的过程中，管理人员需要将事前记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，然后再通过计算机系统来对其真实性加以分析，加强电子文件的管理工作。

另外，档案管理工作人员还需要对文件的版本进行审核并归档。如果是纸质文件，管理人员只需要对最后成文的稿件进行归档;如果是图形文件，如果在管理过程中出现需要修改的部分，那么管理人员需要将其修改的部分与原来的版本保持一致之后再对其进行归档;如果档案管理部门所采用的技术手段相对比较完善，那么我们可以采用电子签名以及安全控制等高科技技术对档案进行妥善的管理，这样可以有利于保证电子文件的真实性。

二、电子文件的完整性

电子文件的完整性是实现其价值的重要条件，保证电子文件的完整性是档案管理工作者的工作任务。电子文件完整性的概念，我们可以将其归结为三个方面：首先，要求电子文件恢复历史原貌之后其数量齐全，内容紧密联系在一起;其次，要求电子文件的每一个模块都没有缺失，其内容与结构都是紧密联系起来的;最后，要求电子文件与主文件紧密联系，内容齐全。

根据我国现行的相关规定中可以看出，要想保证电子文件的完整性，首先需要建立一套完善的管理制度，然后通过各种技术措施来采集信息与数据，例如在电子文件管理中，我们需要根据电子文件的内容来建立一套适当的积累制度，然后通过该制度来不断收集其他资料文献，从而保证电子文件的完整性。

在电子文件处理过程中，对比要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记。背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要。在电子文件系统设计时，应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。

三、保障电子文件的可读性

电子文件的可读性是指文件经过加密、压缩、传输、迁移及转换等处理后依然能够读取，展示其内容的真实和完整。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。

保障电子文件的可读性的措施应该贯穿于全部管理工作过程。归档时应根据电子文件的类型和特点著名文件存储格式、软硬件环境、相关的数据等。《电子文件归档与管理规范》中提出应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。

归档电子文件的形式单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清楚后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对雌性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》中。

四、保障电子文件的安全性

根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。由此可见，保障电子文档的安全，档案馆有着重要的义务和责任。

网络、计算机、存储器和信息系统是电子文件生存的基础，也是引发安全问题的风险基地。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理小规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源，其中有客观的因素，也有主观的原因。

对电子文件的管理，不仅要加强对客观侵害行为的防范，而且要加强对主观漏洞的治理，对安全事故的补救，从而保障网络畅通、系统稳定、信息安全。只有网络和系统安全了，电子文件的安全才能得以保障。

五、结束语

档案库房安全管理也是档案安全管理的基础，档案库房安全保护是保证档案安全的基本条件。仅仅靠人工管理是不能保证档案库房安全的，需要档案库房安全保护智能化综合管理系统全方位的一站式保护档案库房安全管理。

参考文献

[1]郭秋景.浅谈电子档案管理中电子文件原始性的维护[J].黑龙江科技信息.2011(03)

[2]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报.2010(03)

作者：杜娟