水利电子档案管理论文

摘要：本文通过阐述水利基层单位电子档案的优点、存在的问题和应对措施，以及在管理工作中应加强的几方面，对如何做好水利基层部门的电子档案管理进行了探讨。关键词：水利单位;电子档案;管理研究目前，河南省水利系统已实现全省水利系统公文传输无纸化，产生了大量的电子文件。下面是小编精心推荐的《水利电子档案管理论文 (精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

水利电子档案管理论文 篇1：

浅析水利电子档案管理

[摘要]随着国家水利信息化建设的飞速发展·作为水利基层单位的电子档案管理工作日益突显出来。水利单位基层档案管理工作现已从手工操作转变为以计算机为主要工具的电子档案管理，已成为档案部门转变管理模式。目前，水利电子档案管理这种新型的管理模式具有数据共享度高，查找方便、快捷等优点，极大地提高了档案管理者的工作效率。

[关键词]水利　电子信息　档案管理

人类进入二十一世纪以来。电子信息技术取得突飞猛进的飞速发展，日新月异，随着办公自动化的日趋完善，许多日常工作可以直接在计算机上办结，现在文件从产生到处理几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。我国也紧跟时代潮流，电子信息技术在各领域得到广泛应用，如国家重大的水利工程三峡工程、南水北调工程在这些伟大工程中产生大量信息、档案，如水工、水文及水利资料普通的书面信息，已不能适应时代潮流，必须紧密结合电子信息技术。但电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段，管理阶段，处置阶段。电子文件处置阶段应由档案部门统一管理，电子文件需要全新的管理形式，办公自动化，无纸化日益普及，传统档案管理方式和方法已经无法适应社会发展的需要。现就将水利电子信息在水利档案中的特点及应用介绍如下：

一、水利电子文件档案管理的特点

所谓水利电子文件档案管理是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸等等，电子文件档案管理有以下几个特点：

1、水利电子档案管理不再是直观的纸质文件，它需要借助现代的办公设备才能阅读利用。

水利电子文件只有符合一定的条件，档案管理人员就可以直接在电脑中通过输出档案号的方式，直接查找到电子档案的详细信息，在电及中直接阅读。

2、水利电子档案管理可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理。

电子文件档案可在某一水利工程加固改造结束后，随时直接在计算机上归档或在某一周期内定时统一归档，并加注档案管理信息，设定分类号，档号即工程代号，一级类目，二级类目等，然后进入档案数据库，以便其他人员查阅，则可通过在规定范围内在计算机上直接查阅。

3、水利电子档案管理是可以共享的，也不再受时间和距离的影响。

因为水利电子文件的特殊性，可以达到文件的一级管理，给出相关的文件名，只有在建立网上邻居的电脑上都可以找到相应的文件和相关的上下级行文及附件。从而大大减轻了档案工作人员的劳动力强度。

4、水利电子档案管理对文件保存的面积、场地要求不高，但对环境的温度、湿度、防磁性要求等较高。

在硬件管理上，电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度应保持在17℃～20℃之间，相对湿度应在35℃～40℃之间，同时要注意防尘、防火工作，这样才能保证档案的电子住处数据保存过程中的安全与稳定。

二、水利电子档案管理在归档方面的现状与分析

从目前来看，水利电子档案在归档管理等方面还存在一些问题：

1、由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面：一方面要建立多套各份，一式两份或一式三份，并分开保管。以免电子档案载体意外损外。另一方面对电子档案载体寿命短的特点，最好是每隔三年进行一次保护性复制。

2、电子文件档案管理与纸质的档案管理比较，电子文件档案管理缺乏直观性，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。如果没有先进的办公设备电脑在身边，就不可能查阅到有关文件。

3、电子文件档案管理专业人才缺乏，电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，水利信息档案工作人员中，仍然缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其发挥作用。

三、提高单位电子文件档案瞥理水平的对策

把子电文件及其归档后形成的电子档案管理好，并得到长期保存，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应注意到以下几点：

(一)加强对电子文件档案管理知识的培训，提高档案管理者的业务素质

随着办公自动化的广泛应用，电子文件大量的出现在人们的面前，实行档案管理的信息化，必须有高技术人才来管理。档案人员只懂纸质的话，档案管理者的步伐是远远不够的。从目前来看，高技术人才大量缺乏，其中档案、信息处理复合型的人才更是奇缺，大部分档案管理人员现代化技术水平偏低，这就要求档案管理部门应组织业务培训，分期分批组织档案管理人员到外地学习有关单位电子文件档案管理的经验，这样才能提高档案管理者的业务素质，以适应信息技术发展的需要。

(二)加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善

实现水利电子档案管理的信息化，就必须有完善的设备和完整的档案信息。这就耍在基础硬伯、软件开发、信息收集和利用等方面加大投入。

一是硬件方面加大投入力度，应该从中央到地方，配置统一的硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备，只有硬件设施到位了，才能更好的实现档案住处电子化的管理。

二是软件方面加大软件开发力度，在档案信息的查阅和使用上，所有具有网上邻居功能的电脑都可以共享到文件，这样的查询上才更加方便。

随着我处南水北调改造工作的发展，在这过程中产生大量的水利、水工、水文资料，这些资料关系重大，数量烦多，必需很好的规划好，制定好这些电子信息，以使其能随时调阅和永久保存。

作为一名基层水利档案管理者，倍感责任重大，任务艰巨，时间紧迫，我们的职责就是要维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是电子档案保管工作的任务，因此要将水利电子档案保管好，维护好。这是我们每一个档案管理者应尽的职责。

作者：蔡玲玲

水利电子档案管理论文 篇2：

水利基层单位电子档案管理研究

摘 要：本文通过阐述水利基层单位电子档案的优点、存在的问题和应对措施，以及在管理工作中应加强的几方面，对如何做好水利基层部门的电子档案管理进行了探讨。

关键词：水利单位;电子档案;管理研究

目前，河南省水利系统已实现全省水利系统公文传输无纸化，产生了大量的电子文件。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，需要一个全新的管理模式。[1]

1 电子档案的优点

水利电子档案与传统档案相比，以其现代化的手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有传统纸质档案无法比拟的优越性。

1.1 文件记录方式多样，变化性大。电子档案的出现改变了信息的承载介质，可以是声像、图画、动画和文字形式的存储信息，均能通过计算机方便快捷地进行存储、归档和查阅，大大提高了档案工作效率。[2]

1.2 电子档案信息有着庞大的存储量。电子档案信息的存储介质有磁盘、磁带、光盘、U盘、移动硬盘等，均有着纸质档案无法比拟的优势。目前电子档案信息的存储介质主要以光盘、U盘、移动硬盘为主。目前U盘最大有1T，移动硬盘更是出现了16T的大容量，利用这些介质存储档案信息，能极大地节约纸张和档案存储空间。

1.3 与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点，利于保密。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到。光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的，U盘和移动硬盘是大容量移动存储产品，也无法直接观看数据。

1.4 电子档案处理方便快捷。工作人员只需坐在计算机前，用键盘、鼠标和语音等就可以实现信息的输入和处理，十分方便。电子档案的自身特点决定了其信息传播不受时间和空间的限制，具有信息资源共享的特点。

2 电子档案存在的问题

与传统档案相比，由于电子档案自身的特质，造成了其原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质档案来说都发生了巨大变化，出现了一系列问题。[3]

2.1 电子档案的原始性不确定。电子档案的原始性不易判断和确认。通过计算机等产生的电子档案形式由实态变为虚态的档案，已完全没有了纸质档案的那种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.2 电子档案的真实性不确定。电子档案在提供利用时容易改写。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个持续的过程;电子档案信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹，造成真伪难辨。

2.3 电子档案不容易保证其完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失;电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

2.4 电子档案存在很大的不安全性。管理人员安全意识不足和人为失误、电子数据的易更改性、病毒入侵和“黑客”对服务器的攻击等，均会对电子档案的安全造成直接威胁。[4]

3 针对电子档案存在问题的应对措施

3.1 采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

3.2 签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要是光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。

3.3 密码保护。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否初始形态，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。另外目前出现的硬件加密U盘和移动硬盘，是带有硬件加密功能的(通常说的AES加密)，它是在数据写入时就进行了加密，具备防止暴力破解、密码猜测、数据恢复等功能，没有密码根本无法进入访问。

3.4 防火墙。这是一种访问控制技术。负责网络间的安全认证与传输，防止其他系统的网上用户对单位信息资源的非法访问，能根据单位的安全政策控制出入网络的信息流，也可以阻止单位的重要信息、档案信息等从单位的内部网络上非法输出，保护了网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

3.5 网络入侵检测防御系统。网络入侵防御设备IPS，在网络入侵行为进入被保护网络之前即时通过报警阻断或隔离一些不正常或是具有伤害性的网络资料传输行为，目的是对网络入侵行为进行阻截，为电子档案系统提供保护。网络入侵监测系统IDS，它可以通过软、硬件，对网络、系统的运行状况进行监视，尽可能发现各种攻击企图、攻击行为或者攻击结果，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，以保证网络系统资源的机密性、完整性和可用性。

3.6 防改写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘(CD-ROM)只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘(WORM)可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息，这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

3.7 提高档案管理人员的安全意识。强化对档案管理人员的安全培训，提高安全意识，禁止使用档案电脑违规接入外网，禁止在档案电脑上随意安装软件，不用没有安全措施的外存储设备，及时更新防毒杀毒软件等。

4 水利部门在电子档案管理中应加强的方面

4.1 提高素质。水利基层部门应重视和加强对档案管理人才的培养，结合人员的流动、更新等情况，定期举办档案业务知识培训班，建立一批新时代高素质的档案管理人员队伍。

4.2 健全制度。根据国家《电子文件归档与电子档案管理规范》以及上级水利主管部门的相关规定等，结合单位实际制定出自己的电子档案管理制度，使水利基层部门电子档案管理工作逐步达到制度化、规范化。

4.3 数字加工。根据电子档案特点还应配备高质量的扫描仪、照相机、打印机等硬件设备，以及相应的档案管理软件，通过设备逐步把纸质档案转换为电子档案，完成档案数字化建设，提高档案利用效率。

4.4 安全控制。按照相关要求建立适合电子档案磁、光介质保存的档案库房环境，保证电子档案载体的安全。

参考文献：

[1]丁华东.电子档案管理学创建的几点认识[J].安徽大学学报，2003(27).

[2]刘建平.从信息和信息科学看档案[J].山西档案，1996(1).

[3]李明珠.信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策[J].现代企业文化(理论版)，2011(13).

[4]梁浩.企业档案管理问题分析[J].科技情报开发与经济，2009(30).

作者：程伟涛

水利电子档案管理论文 篇3：

关于水利水电档案实时性管理方法研究

摘 要:水利水电档案管理工作是进行水利工作的根本出发点,也是水利水电现代化建设中不可缺少的一部分,因此目前众多水利工作人员逐渐把工作重点转移到水利水电的现代化建设上。本文主要从水利水电档案管理的具体实践出发,通过正确把握水利水电档案的特点,对水利水电档案实行实时性管理和全面加快水利水电档案管理的建设等方面来详细阐述关于水利水电档案实时性管理方法研究。

关键词:水利水电现代化管理档案管理

1 正确把握水利水电档案的特点

(1)水利水电档案数量不断增加,急需高素质的专业人士进行有效管理。随着我国经济的迅速发展,水利水电在经济发展中也越来越重要的地位。随着当今信息化时代的到来,社会各界也逐渐开始意识到档案信息在水利水电事业中的重要性,更加注重收集和整理水利水电档案,从而致使水利水电档案数量不断增多。为了充分发挥档案信息在经济发展中的作用,必须要做好水利水电的档案管理工作。它要求具有高素质的档案专业人员在具有一定规模的档案储存室和良好的通风条件下,充分利用先进的多媒体等技术对水利水电档案信息进行分类整理。

(2)由于档案管理大多是人工抄写完成,从而导致档案查找困难。现在是一个讲究效率的时代,我们都希望在最短的时间内准确找到我们所需要的档案资料。由于水利水电档案大多涉及到图纸,档案管理人员一般主要通过手工检索和查找目录的方法查找所需要的档案资料,这样就使得档案查找变得很困难。因此,我觉得我们应该充分的利用计算机网络系统,把档案信息载入计算机系统,利用机器检索,不仅缩短了查找档案资料的时间,也提高了人工查找的准确率。

(3)充分利用先进的科学技术,对档案信息进行实时性管理。由于科学技术的快速发展,新型的档案载体也随之应运而生。水利水电系统的档案主要是工程设计文件,包括设计报告、图纸和一些相关资料等,比较繁琐复杂,给水利工作人员查找翻阅造成一定的不便。我们大胆采用复印技术、摄影摄像技术和计算机网络技术等先进技术,充分利用光盘、磁带和磁盘等新型载体,对水利水电档案信息进行实时性的现代化管理,使水利水电事业的工作者能在几分钟内查找到自己想要的档案资料,从而快速适应社会主义现代化建设。

2 对水利水电档案实行实时性管理

(1)利用先进的技术和设备对水利水电档案进行管理。我们应该把计算机的应用作为档案工作现代化管理的核心内容,因为电子计算机能够快速的对档案信息进行处理,具有长久储存的功能,方便了档案管理人员进行统计管理,提高档案管理的工作效率。我们应该充分利用缩微技术,对档案管理进行缩微,从而使档案具有体积小、信息存储量大、便于携带和保存时间长、查阅速度快和使用操作简单化的优点,特别是和计算机技术结合使用,为水利水电档案的储存和检索做出了卓越的贡献。在档案管理中,管理人员应该注重激光光盘技术的应用,光盘可以存储大量的工程设计资料,而且携带方便,是一种不错的档案载体。这些先进的技术手段相互补充,共同运用,从而实现水利水电档案管理手段的现代化。例如由卓越亚马逊研发和直接销售的筑业水利水电工程资料管理软件,这种软件主要负责高效编制水利水电工程建设的重要档案和技术资料,它使编制大量的水利水电档案变得更加轻松快捷,从而提高了档案管理人员的工作效率,保证施工的正常运行和验收质量。这个软件简单易学,没有必要进行专门培训,节省了工作人员的时间。如果我们能把这个软件应用到水利水电档案的实时性管理,使资料的交接、管理和存档变得更加方便快捷,对于水利水电事业的发展意义重大。

(2)管理机构更加科学合理化。水利水电档案工作管理人员要积极配合水利水电行业进行档案工作的管理,对档案管理实行标准化,不断提高水利水电档案的质量,做好水利水电档案的现代化管理的基础工作。管理机构要明确档案工作管理人员的权利义务,严格遵循档案法,实现依法治档。档案管理机构要合理配置档案信息资源,使其实现最大经济效益;采取激励考核的方法,调动水利水电档案工作人员的工作热情,提高档案管理的工作效率。例如中国水利水电局定期对档案管理人员进行思想教育,不断灌输党的政策方针,对档案实行依法治理。

(3)要求档案管理人员有较高的现代化知识技能和专业素质。我们必须加强档案管理人员的现代化意识,只有这样,才能组织和领导好档案工作进行现代化管理。与此同时,由于档案信息在经济发展中的地位越来越重要,培养一批高素质的档案工作专业人员是非常必要的,它要求档案工作管理人员的知识面廣,专业知识熟练和具有很强的学习能力。只有这样,才能保证水利水电档案的现代化管理进程的顺利进行。

3 全面加快水利水电档案管理的建设

随着档案管理在经济发展中的地位越来越重要,要求我们必须要做好档案管理工作,这需要加强档案管理的科学化和信息化建设。水利水电档案管理工作主要包括了对档案信息的收集、归档、整编和保存,这是档案管理的基本工作。第一,实现档案工作流程科学化。先对档案信息进行收集,再利用计算机技术对档案信息进行整编,以方便日后水利水电工作者查阅和参考。第二,引进先进的硬件设备,优化档案保管环境,适当延长库房使用期,防止那些纸质档案过早老化,发霉等现象的出现。第三,坚持与时俱进,及时更新档案系统。建立高效管理档案信息资源的网络系统,从而实现档案管理机器自动化,使档案资料的研究和利用变得更加方便快捷,提高水利水电行业的工作效率。为了保证水利水电档案工作实行实时性管理的顺利进行,需要建立相关的工作制度,从而使档案管理的建设更加规范化和标准化。

4 结语

对水利水电档案实行实时性管理,可以提高水利水电工作人员的工作效率,充分发挥档案信息在水利水电建设中的作用,从而使档案信息更好的为水利事业服务。本文主要通过正确把握水利水电档案的特点,对水利水电档案实行实时性管理和全面加快水利水电档案管理的建设等方面,从而详细阐述关于水利水电档案实时性管理方法研究。坚持与时俱进,以人为本,全面加强档案管理工作的现代化建设,以促进社会的进步和经济的发展。

参考文献

[1] 任亚莉.浅谈计算机在我所档案管理工作中的辅助作用[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(上册)[C],2000.

[2] 王信功.电子文件的产生及其对档案管理的影响[A].西部大开发 科教先行与可持续发展—— 中国科协2000年学术年会文集[C],2000.

[3] 王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A].贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C],2001.

作者：程贺花