财务档案信息化论文

摘要：财务档案管理工作在高校的日常工作中占据重要地位，随着大数据时代的来临，高校财务档案管理工作呈现出一些新的特点，同时也面临新的挑战。文章探讨大数据时代高校财务档案信息化管理的重要意义以及存在的问题，并着眼于实际工作经验，进行思考展望，以期提高高校财务档案管理水平，更好的服务于高校教学、科研、管理工作。助力新时代高校内涵发展建设。下面是小编精心推荐的《财务档案信息化论文 (精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

财务档案信息化论文 篇1：

大数据背景下高校财务档案信息化管理的问题与对策研究

摘要：财务档案管理工作在高校的日常工作中占据重要地位，随着大数据时代的来临，高校财务档案管理工作呈现出一些新的特点，同时也面临新的挑战。文章探讨大数据时代高校财务档案信息化管理的重要意义以及存在的问题，并着眼于实际工作经验，进行思考展望，以期提高高校财务档案管理水平，更好的服务于高校教学、科研、管理工作。助力新时代高校内涵发展建设。

关键词：大数据 高校 财务档案 信息化

高校财务档案是高校档案管理中极其重要的一部分，支撑和服务于高校的教学、科研和校务管理，具有十分重要的地位。[1]按照会计档案管理办法，财务凭证属于永久保管档案。财务档案数理庞大，存放占用了很大空间，不利于人工查阅，对档案人员查阅带来了非常大的困难，必须通过信息化手段才能得以解决。随着信息技术快速发展，高校财务档案信息化管理已成为高校推进内涵式发展进程中的一个必要环节。

一、高校财务档案信息化建设的现实意义

1. 大數据时代高校财务档案管理的特征

信息化早已成为了人们不可缺少的一部分，高校财务档案信息化是高等院校财务管理的必然趋势。大数据时代，信息资源具有高速性和多样性的特点，高校财务档案管理也呈现出一些新的特点。[2]

(1)技能要求高。随着云计算、大数据、物联网等新型技术在高校只会校园中广泛应用，高校财务档案管理工作也将由传统的管理向信息化管理转变。同时也给财务档案管理工作带来挑战，对财务档案管理人员的技能提出了更高的要求。档案业务人员需要不断地学习汲取新的知识，掌握大数据采集、大数据预处理、大数据存储及大数据分析等核心新技能是岗位需求和时代发展的必然趋势。

(2)专业性强。高校财务档案管理不同于其他业务类文件的管理，高校财务档案具有高度的专业性。从内容上看，高校财务档案管理主要包括两个方面：第一，财务会计交易凭证的管理。如工资发放清单、院校职工节日福利发放表等单证账表类。[3]这部分信息管理侧重于形式的标准和规范，实现财务档案信息化则可以打通各部门之间的信息壁垒，建立一个统一的数据管理共享平台，提高会计凭证的规范化水平;二是财务收支票据类，包含学生学费交易凭据、助学金发放清单、科研项目资金使用、设备采购费用清单等，这一部分工作的重点在于将该类凭证进行数字化整合，提供便利的查询与传输服务。实现财务档案的信息化管理，建立高效的数据共享管理系统，可以直观地反映学校的财务状况和各项活动的经济过程。这两部分需要专业的财务档案管理人才和专业的信息系统的支持。

(3)档案数据载体的多样性。财务档案信息化管理是依托高校智慧校园学校工程开展的。相对于传统的财务档案管理，大数据背景下，金融档案载体更加多样化。除了常用的纸张、磁盘和光盘外，还有更多的存储载体依赖大数据、物联网和云计算等新兴信息技术。随着我国社会信息化进程的加快，电子发票和电子存根的有效性得到了保障。高校财务档案管理越来越涉及到数字载体的审计和管理。大数据时代高校财务档案不仅呈现出载体多元化的趋势，载体的有效性也得到了逐步的保证。

2.大数据时代高校财务档案建设的现实意义

(1)符合时代发展趋势和社会发展需要。 在大数据背景下，由于互联网等信息技术的不断深入，数据信息的规模开始快速增长，使得纸质文件管理模式不一致。此外，信息时代的到来导致了金融档案信息化的出现。财务档案信息化是当前我国档案建设过程中最重要的任务之一。同时，也是不断推进高校档案管理，实现高校办公自动化的关键。

(2)提高财务管理效率和办公自动化。 以往的纸质文件管理无法实现数据共享。同时，许多收集、归档等工作基本上都是手工完成的。工作量很大。不仅效率低下，容易出错，而且还会丢失文档。在大数据背景下，财务档案人员依托互联网，通过网络收发财务数据，利用电子系统进行录入和归档，缩短了档案的形成周期，大大提高了财务工作效率。[4]

(3)提升财务数据的获取能力。财务数据档案信息化后，极大地便利了财务数据的统计分析能力，充分利用数据挖掘技术获取所需要的财务信息，便于领导分析财务现状和进行及时决策。

二、当前高校财务档案信息化管理的现状与面临的困境

1.高校财务档案信息化管理的现状

从对问卷调查的数据分析结果来看，衡阳市大部分髙校初步具备财务档案信息化管理的基础。

第一，各高校财务部门基本配备了计算机。从表1的数据可以看出，90%的被调查高校配备了财务档案管理计算机，为财务档案信息管理提供了基础设备保障，计算机参与财务档案管理得到了普及和认可。[5]

第二，具有一定的信息网络基础。据调查数据显示，衡阳市高校财务档案管理使用的计算机100%接入校园网、互联网或两者兼有。高校档案管理网络化已达到一定程度，为档案信息管理提供了网络保障。

从以上数据分析可以看出，随着高校办学条件的改善，相当一部分高校财务档案信息管理机构日趋完善，计算机设备更加齐全，网络设施更加完善，高校财务档案信息管理所需的物质基础越来越坚实。

三是从事财务档案管理工作的人员初步具备计算机等信息化手段的应用能力。

2.高校财务档案信息化管理存在的问题

(1)高校财务档案信息化管理的理念滞后

随着信息技术的发展和大数据的广泛应用，高校财务档案管理应与时俱进，不断创新。在大数据时代背景下，高校要实现信息资源的现代化，必须高度重视财务档案的信息管理。然而，现实是人们普遍没有认识到高校财务档案信息化建设的重要性和必要性。有人甚至认为财务档案的管理微不足道，只是一项简单的数据整理工作，与全局无关。财务档案管理工作的本质讲求的是服务水平和服务效率，一些高校财务档案管理人员工作保守，满足于传统的管理模式，习惯于手工收集、整理、存储档案，不根据信息时代的需要寻找、学习和更新管理技术和方法。这在一定程度上影响了高校财务档案信息管理的进程。[6]

同时，高校领导层未从宏观层面确立财务档案管理信息化建設在学校工作中的重要地位。往往使财务档案管理工作让位其他中心工作，这直接影响到高校财务档案信息化管理的人力支持和财务保障，阻碍了高校财务档案信息化的发展进程。

(2)高校财务档案管理信息化建设水平普遍偏低

一是基础设施滞后，随着计算机、互联网在办公领域的普及，近年来，基于计算机管理的高校财务档案管理模式得到了一定程度的发展。然而，调查显示，衡阳市高校财务档案管理的主要模式仍然是手工管理模式，高校财务档案的信息化管理水平普遍较低。[7]

调查发现，虽然高校财务档案管理部门均配备了计算机，但是利用程度有限，一些学校没有使用专业的财务档案管理系统;一些专业系统的应用仍处于低级阶段，财务软件对财务档案信息化管理功能的开发和投入尚未完全成熟。[8]财务档案整理还是以传统的纸质档案收集为准。根据调查数据统计资料，在衡高校中只有不到30%的高校采用计算机为主，人工为辅助来管理财务档案，超过60%的高校依然采用人工管理财务档案为主，计算机管理为辅的管理模式，极个别高校甚至采用纯人工管理高校财务档案。

二是财务档案管理人员信息化专业素养较低。就财务档案信息化管理工作而言，需要掌握信息手段的专业人才。但是，大多数高校并没有按照财务档案信息化管理的要求配置具有专业素质的专业人才。许多财务档案管理人员不具备高校财务档案信息化、数字化、网络化、电子化的专业素质和技能，调查数据显示，有29%的财务档案管理人员不能在工作中正确使用大数据技术，无法熟练操作各种管理软件。这样会对财务档案管理工作的实施与发展造成不利影响。

(3)财务档案管理的数据转换不够，缺乏兼容性强的档案信息管理系统。为了实现高校财务档案信息化建设，财务档案数字化是一项重要工作。如果没有金融数据和数据化学作为支撑，金融档案的信息化建设将是不可能的。目前大多数高校的财务档案资源主要是纸质档案，但随着近年来科技的发展，大部分高校已建设或正在进行智慧校园建设工程，但是，很多高校并没有借此机会构建财务档案信息化数据库，使财务档案信息数字化和网络化。从而导致学校财务部门与其他部门有效对接，无法实现财务档案资源的兼容性和共享性，导致财务档案信息资源利用率低，财务档案资源的收集整理成本显著增加，对财务档案信息管理效率产生负面影响。

(4)髙校财务档案信息化的安全保障机制不够健全

一是安全保密软硬件设施建设机制不健全，计算机信息相关的管理软件还存在一些不足。由于资金、人力等原因，部分地方高校在防盗、防线路截获、电源保护等安全保密设施建设比较滞后，系统安全性差，维护困难，更新速度慢。高校档案的网络信息安全难以保证。

二是高校财务档案管理人员的安全保密意识不强。近年来，国内高校不遵守安全保密操作规程，导致财务档案信息不时被披露。调查显示，60%以上被窃取和泄露的信息来自内部，如内部人员泄露内部网络结构;安全管理员泄露用户名和密码;内部恶意员工编写销毁程序并在内部网上传播;机房重要场所管理松懈，恶意入侵者趁机入侵等等。

三、加强高校财务档案信息化管理的对策

1、转变观念，树立现代化的高校财务档案信息化管理理念

一方面，高校财务档案管理人员要转变观念，打破传统的档案管理模式，积极主动提高自身的计算机应用能力，跟上信息时代的发展步伐，在工作中自觉融入大数据、云计算等新思维。另一方面，要充分利用现有的资源和条件，开发利用好高校财务档案资源，改善财务档案信息系统的服务能力，主动服务于高校的教学、科研等工作，让高校师生更好的利用高校财务档案资源。

2、建设高素质财务档案信息化管理人才队伍

高校财务档案信息化建设的核心是创新型人才的培养，高校应该建立一支综合素质复合大数据时代要求的财务档案管理人才队伍。财务档案管理人员即要熟知财务会计、档案管理等专业知识，又要掌握计算机操作、大数据分析等现代化信息技术。高校要充分发挥在职教育培训在财务管理、档案管理、信息化等方面的作用，促进三个领域培训内容的整合，扩大培训覆盖面，大力探索和宣传高校和个人先进模式，把落实会计档案信息化对会计人员的要求作为考核、评价和上岗的重要依据，强化会计人员档案员对会计档案信息化的责任。

3、构建统一、科学、安全的财务档案数字化处理平台。

高校可将现有系统整合优化为统一的财务信息平台，与档案管理平台对接，实现财务档案管理的数字化、网络化，整合财务档案信息的建立，包括信息的接收、传输、管理等，储存和提供利用。这样，不仅可以共享相关的档案信息，还可以使财务档案管理更加快速和科学。高校应在平衡存储和通信成本的基础上，建立统一的财务档案标准化和数字化处理平台，利用规模效应平衡相关成本。因此，高校财务共享服务中心建设需要结合现行财务档案管理规定，制定信息环境下财务档案标准并指导实施，包括会计数据电子档案的形成和归档，以及财务档案信息资源的识别、描述、存储、查询、交换、在线传输和管理。同时，金融共享服务中心的金融档案管理还依赖于三个方面：网络环境建设、硬件环境建设和软件环境建设，这三个方面也是金融档案信息传输、交流和共享的基础。[9]

4、加强制度建设，确保财务档案信息安全。

首先，根据国家有关安全法律法规，结合高校财务工作的特点，建立健全收集，传输，整理，归档，，高校财务档案信息的开发与利用。建立覆盖财务会计全生命周期的会计档案管理规范体系，包括修订《高校会计档案管理办法或规则》、《电子会计档案管理规范》，会计档案等电子文件的归档管理标准、会计档案系统的使用规范和内部控制制度，明确各部门会计档案管理的任务、职责和标准要求及风险防范。

其次，完善电子会计档案管理的职责分工，从会计档案的全生命周期出发，明确高校财务部门、档案部门和信息技术部门的职责分工。财务部整理会计档案，核实电子文件，移交电子档案目录和实体档案，配合档案部进行鉴定和评估;档案部门接收电子档案，检查电子档案的安全性和完整性，并进行管理和利用;信息技术部负责开发系统和技术支持，制定备份和灾难恢复等安全措施，移交电子文件目录和备份光盘，定期倾倒光盘，销毁电子文件。

最后，要高度重视大数据的时代网络安全工作。大数据时代对网络安全提出了更高的要求。高校应充分利用加密技术、水印技术、数字版权等先进技术，确保数字内容的安全可靠传输、识别和授权合法用户，实时跟踪和监控用户的操作行为，防止非法操作，防止非法数字媒体获得合法注册并进入网络流通领域。[10]

参考文献：

[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务，2018.15：23-24

[2]田璐.大数据时代背景下高校档案信息化建设探究[J].兰台内外，2021.18：37-38

[3]方小丽.“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的建议[J].兰台内外，2021.15：39-40

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界，2019.7：9-10

[5]林秀.高校档案信息化管理问题及对策研究[D].福建师范大学博士学位论文，2017.

[6]张仁芬.大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略探讨[J] .兰台内外，2021.16：4-6

[7]莫振琳.高校财务档案在数字化校园中的管理研究[J].中国管理信息化，2017.9：64-66

[8]祖盼云.大数据背景下高校档案信息化管理体系建设的思考[J].教育教学论坛.2019.21：9-10

[9]高春雷.财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用[J].行政事业资产与财务，2018.5：70-71

[10]钱进.网上广播的数字版权技术[J].信息与电脑(理论版)，2012.12：179-180

作者简介：

黄萍(1978-)，女，湖南长沙人，湖南工学院财务处馆员，研究方向：财务管理与信息工程。

通讯作者：

张海兵(1988-)，男，陕西乾县人，湖南交通工程学院图书馆硕士、讲师，研究方向为信息工程。

基金项目：衡阳市社科基金一般课题《大数据背景下高校财务档案信息化管理研究——以衡阳市高校为例》(编号：2019C29)

作者：黄萍 张海兵

财务档案信息化论文 篇2：

大数据背景下高校财务档案信息化管理的问题与对策研究

摘要：财务档案管理工作在高校的日常工作中占据重要地位，随着大数据时代的来临，高校财务档案管理工作呈现出一些新的特点，同时也面临新的挑战。文章探讨大数据时代高校财务档案信息化管理的重要意义以及存在的问题，并着眼于实际工作经验，进行思考展望，以期提高高校财务档案管理水平，更好的服务于高校教学、科研、管理工作。助力新时代高校内涵发展建设。

关键词：大数据;高校;财务档案;信息化

高校财务档案是高校档案管理中极其重要的一部分，支撑和服务于高校的教学、科研和校务管理，具有十分重要的地位。[1]按照会计档案管理办法，财务凭证属于永久保管档案。财务档案数理庞大，存放占用了很大空间，不利于人工查阅，对档案人员查阅带来了非常大的困难，必须通过信息化手段才能得以解决。随着信息技术快速发展，高校财务档案信息化管理已成为高校推进内涵式发展进程中的一个必要环节。

一、高校财务档案信息化建设的现实意义

1.大数据时代高校财务档案管理的特征

信息化早已成为了人们不可缺少的一部分，高校财务档案信息化是高等院校财务管理的必然趋势。大数据时代，信息资源具有高速性和多样性的特点，高校财务档案管理也呈现出一些新的特点。[2]

(1)技能要求高。随着云计算、大数据、物联网等新型技术在高校只会校园中广泛应用，高校财务档案管理工作也将由传统的管理向信息化管理转变。同时也给财务档案管理工作带来挑战，对财务档案管理人员的技能提出了更高的要求。档案业务人员需要不断地学习汲取新的知识，掌握大数据采集、大数据预处理、大数据存储及大数据分析等核心新技能是岗位需求和时代发展的必然趋势。

(2)专业性强。高校财务档案管理不同于其他业务类文件的管理，高校财务档案具有高度的专业性。从内容上看，高校财务档案管理主要包括两个方面：第一，财务会计交易凭证的管理。如工资发放清单、院校职工节日福利发放表等单证账表类。[3]这部分信息管理侧重于形式的标准和规范，实现财务档案信息化则可以打通各部门之间的信息壁垒，建立一个统一的数据管理共享平台，提高会计凭证的规范化水平;二是财务收支票据类，包含学生学费交易凭据、助学金发放清单、科研项目资金使用、设备采购费用清单等，这一部分工作的重点在于将该类凭证进行数字化整合，提供便利的查询与传输服务。实现财务档案的信息化管理，建立高效的数据共享管理系统，可以直观地反映学校的财务状况和各项活动的经济过程。这两部分需要专业的财务档案管理人才和专业的信息系统的支持。

(3)档案数据载体的多样性。财务档案信息化管理是依托高校智慧校园学校工程开展的。相对于传统的财务档案管理，大数据背景下，金融档案载体更加多样化。除了常用的纸张、磁盘和光盘外，还有更多的存储载体依赖大数据、物联网和云计算等新兴信息技术。随着我国社会信息化进程的加快，电子发票和电子存根的有效性得到了保障。高校财务档案管理越来越涉及到数字载体的审计和管理。大数据时代高校财务档案不仅呈现出载体多元化的趋势，载体的有效性也得到了逐步的保证。

2.大数据时代高校财务档案建设的现实意义

(1)符合时代发展趋势和社会发展需要。在大数据背景下，由于互联网等信息技术的不断深入，数据信息的规模开始快速增长，使得纸质文件管理模式不一致。此外，信息时代的到来导致了金融档案信息化的出现。财务档案信息化是当前我国档案建设过程中最重要的任务之一。同时，也是不断推进高校档案管理，实现高校办公自动化的关键。

(2)提高财务管理效率和办公自动化。以往的纸质文件管理无法实现数据共享。同时，许多收集、归档等工作基本上都是手工完成的。工作量很大。不仅效率低下，容易出错，而且还会丢失文档。在大数据背景下，财务档案人员依托互联网，通过网络收发财务数据，利用电子系统进行录入和归档，缩短了档案的形成周期，大大提高了财务工作效率。[4]

(3)提升财务数据的获取能力。财务数据档案信息化后，极大地便利了财务数据的统计分析能力，充分利用数据挖掘技术获取所需要的财务信息，便于领导分析财务现状和进行及时决策。

二、当前高校财务档案信息化管理的现状与面临的困境

1.高校财务档案信息化管理的现状

从对问卷调查的数据分析结果来看，衡阳市大部分髙校初步具备财务档案信息化管理的基础。

第一，各高校财务部门基本配备了计算机。从表1的数据可以看出，90%的被调查高校配备了财务档案管理计算机，为财务档案信息管理提供了基础设备保障，计算机参与财务档案管理得到了普及和认可。[5]

第二，具有一定的信息网络基础。据调查数据显示，衡阳市高校财务档案管理使用的计算机100%接入校园网、互联网或两者兼有。高校档案管理网络化已达到一定程度，为档案信息管理提供了网络保障。

从以上数据分析可以看出，随着高校办学条件的改善，相当一部分高校财务档案信息管理机构日趋完善，计算机设备更加齐全，网络设施更加完善，高校财务档案信息管理所需的物质基础越来越坚实。

三是从事财务档案管理工作的人员初步具备计算机等信息化手段的应用能力。

2.高校财务档案信息化管理存在的问题

(1)高校财务档案信息化管理的理念滞后。随着信息技术的发展和大数据的广泛应用，高校财务档案管理應与时俱进，不断创新。在大数据时代背景下，高校要实现信息资源的现代化，必须高度重视财务档案的信息管理。然而，现实是人们普遍没有认识到高校财务档案信息化建设的重要性和必要性。有人甚至认为财务档案的管理微不足道，只是一项简单的数据整理工作，与全局无关。财务档案管理工作的本质讲求的是服务水平和服务效率，一些高校财务档案管理人员工作保守，满足于传统的管理模式，习惯于手工收集、整理、存储档案，不根据信息时代的需要寻找、学习和更新管理技术和方法。这在一定程度上影响了高校财务档案信息管理的进程。

(2)财务档案管理人员信息化专业素养较低。就财务档案信息化管理工作而言，需要掌握信息手段的专业人才。但是，大多数高校并没有按照财务档案信息化管理的要求配置具有专业素质的专业人才。许多财务档案管理人员不具备高校财务档案信息化、数字化、网络化、电子化的专业素质和技能，调查数据显示，有29%的财务档案管理人员不能在工作中正确使用大数据技术，无法熟练操作各种管理软件。这样会对财务档案管理工作的实施与发展造成不利影响。

(3)财务档案管理的数据转换不够，缺乏兼容性强的档案信息管理系统。为了实现高校财务档案信息化建设，财务档案数字化是一项重要工作。如果没有金融数据和数据化学作为支撑，金融档案的信息化建设将是不可能的。目前大多数高校的财务档案资源主要是纸质档案，但随着近年来科技的发展，大部分高校已建设或正在进行智慧校园建设工程，但是，很多高校并没有借此机会构建财务档案信息化数据库，使财务档案信息数字化和网络化。从而导致学校财务部门与其他部门有效对接，无法实现财务档案资源的兼容性和共享性，导致财务档案信息资源利用率低，财务档案资源的收集整理成本显著增加，对财务档案信息管理效率产生负面影响。

(4)高校财务档案管理人员的安全保密意识不强。近年来，国内高校不遵守安全保密操作规程，导致财务档案信息不时被披露。调查显示，60%以上被窃取和泄露的信息来自内部，如內部人员泄露内部网络结构;安全管理员泄露用户名和密码;内部恶意员工编写销毁程序并在内部网上传播;机房重要场所管理松懈，恶意入侵者趁机入侵等等。

三、加强高校财务档案信息化管理的对策

1、转变观念，树立现代化的高校财务档案信息化管理理念

一方面，高校财务档案管理人员要转变观念，打破传统的档案管理模式，积极主动提高自身的计算机应用能力，跟上信息时代的发展步伐，在工作中自觉融入大数据、云计算等新思维。另一方面，要充分利用现有的资源和条件，开发利用好高校财务档案资源，改善财务档案信息系统的服务能力，主动服务于高校的教学、科研等工作，让高校师生更好的利用高校财务档案资源。

2、建设高素质财务档案信息化管理人才队伍

高校财务档案信息化建设的核心是创新型人才的培养，高校应该建立一支综合素质复合大数据时代要求的财务档案管理人才队伍。财务档案管理人员即要熟知财务会计、档案管理等专业知识，又要掌握计算机操作、大数据分析等现代化信息技术。高校要充分发挥在职教育培训在财务管理、档案管理、信息化等方面的作用，促进三个领域培训内容的整合，扩大培训覆盖面，大力探索和宣传高校和个人先进模式，把落实会计档案信息化对会计人员的要求作为考核、评价和上岗的重要依据，强化会计人员档案员对会计档案信息化的责任。

3、构建统一、科学、安全的财务档案数字化处理平台。

高校可将现有系统整合优化为统一的财务信息平台，与档案管理平台对接，实现财务档案管理的数字化、网络化，整合财务档案信息的建立，包括信息的接收、传输、管理等，储存和提供利用。这样，不仅可以共享相关的档案信息，还可以使财务档案管理更加快速和科学。高校应在平衡存储和通信成本的基础上，建立统一的财务档案标准化和数字化处理平台，利用规模效应平衡相关成本。因此，高校财务共享服务中心建设需要结合现行财务档案管理规定，制定信息环境下财务档案标准并指导实施，包括会计数据电子档案的形成和归档，以及财务档案信息资源的识别、描述、存储、查询、交换、在线传输和管理。同时，金融共享服务中心的金融档案管理还依赖于三个方面：网络环境建设、硬件环境建设和软件环境建设，这三个方面也是金融档案信息传输、交流和共享的基础。

4、加强制度建设，确保财务档案信息安全。根据国家有关安全法律法规，结合高校财务工作的特点，建立健全收集，传输，整理，归档，，高校财务档案信息的开发与利用。建立覆盖财务会计全生命周期的会计档案管理规范体系，包括修订《高校会计档案管理办法或规则》、《电子会计档案管理规范》，会计档案等电子文件的归档管理标准、会计档案系统的使用规范和内部控制制度，明确各部门会计档案管理的任务、职责和标准要求及风险防范。

参考文献

[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务，2018.15：23-24

[2]田璐.大数据时代背景下高校档案信息化建设探究[J].兰台内外，2021. 18：37-38

[3]方小丽.“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的建议[J].兰台内外，2021.15：39-40

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界， 2019.7：9-10

[5]祖盼云.大数据背景下高校档案信息化管理体系建设的思考[J].教育教学论坛.2019.21：9-10

基金项目：衡阳市社科基金一般课题《大数据背景下高校财务档案信息化管理研究——以衡阳市高校为例》(编号：2019C29)

作者简介：黄萍(1978-)，女，湖南长沙人，湖南工学院财务处馆员，研究方向：财务管理与信息工程。

通讯作者：张海兵(1988-)，男，陕西乾县人，湖南交通工程学院图书馆硕士、讲师，研究方向为信息工程。

作者：黄萍 张海兵

财务档案信息化论文 篇3：

高校财务档案信息化管理研究

[摘要]高校财务档案信息化是社会档案信息化的组成部分,适应了信息时代和社会发展的趋势。加快高校财务档案信息化建设步伐,利用档案资源,将对高校的教育、科研、财务、行政管理等很有现实作用。文章以广西工学院为例,在阐述高校财务档案信息化建设的基础上,指出高校财务档案信息化建设落后于社会档案信息化进程及其存在的一些问题,探究如何加快高校财务档案信息化步伐的对策。

[关键词]高校;财务档案;信息化

[基金项目]广西教育厅科研项目“新形势下高校财务档案规范化管理研究”

[作者简介]刘迎春,广西工学院财务处,广西柳州,545006

[

《全国档案事业发展“十一五”规划》已确定将档案信息化建设作为一项战略性任务。推进高校财务档案信息化建设是信息时代档案事业发展的要求,也是建设和完善高校财务档案信息化及其管理的机遇。

一、高校财务档案信息化的内涵

高校财务档案信息化,是指运用现代信息技术对高校财务档案信息资源进行科学收集、整理、开发、利用、保管,使之成为科技含量大、保管方便、查阅迅速的无纸质的、完全电脑化(电子化)的档案。财务档案信息化建设将是由一个模拟(纸质实物)转变为信息数字化的过程。它是传统的财务纸质档案的革命。财务档案信息化建设是一个系统和复杂的过程,以一高校而言,要统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的一系列操作过程,都必须加强收录、归档、储存数据库规范化管理,并形成“三化”,即档案信息的数字化,档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化,档案信息的网络化。财务档案信息化完全可提供给公众(起码在校园内)在信息网上查询档案服务(该保密的除外),达到提升高校财务档案管理和服务水平要求。

二、高校财务档案信息化建设的必要性

1.高校财务档案信息化是时代发展的要求。高校财务档案是国家档案系统中的一个“要素”,是社会信息系统中的一个“细胞”。根据《全国档案事业发展“十一五”规划》,明确要求高校档案部门积极做好档案工作信息化的建设。高校近些年发展速度快、规模大,形成的档案案卷数量相应增多,档案利用也明显增多,财务档案位列其首。

2.高校财务档案信息化建设可以提高档案信息资源开发利用能力。档案是一种过去信息资料的保存,能为高校建设、教育、科研服务。财务档案信息化,是应用计算机进行档案编目、检索、借阅管理,不仅速度快、准确性高,而且能够提供多种检索途径在网上查阅需要的档案资料(应保密的除外)。

3.高校财务档案信息化有利于保存档案信息资源。档案信息化包括电子文件档案化和传统档案电子化两部分内容。传统档案即为纸质档案,高校档案馆在保存财务纸质档案时花费了人力、物力,有的还不一定保管得好。再说纸质档案占用空间大。而解决这一问题的最好办法是将纸质档案转为电子档案,将档案信息资源按专题建成数据库。

4.减少劳动强度,简化阅档途径,提高利用效率。众所周知,传统的纸质档案从建档、保管到阅档的过程不但复杂、要求高,且劳动强度也高,查阅利用困难。建设财务档案信息化,可以有效解决上述存在的不足。因此,高校财务档案信息化建设应走在前,为查账、编预算、找历史经费数据提供方便。

三、高校财务档案信息化建设存在的问题

高校财务档案信息化建设,说来容易,但在实际建设过程中遇到诸多困难和问题。

1.财务人员队伍整体素质不高。以广西工学院财务部门来说,在现有的财务人员中,真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少,懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。这方面的人才缺少并非整个财务部门人员少,而是对财务档案的钻研和熟悉的人员少。主要原因:一是部分人员固守传统观念,认为财务档案管理工作是简单的,只要管好不丢失就行。二是不够重视对财务档案管理人才的培训、培养,没有前瞻意识,特别是没有针对性地培养建设财务档案信息化方面的人才。三是目前高校财务部门虽设专职财务档案管理工作人员,但是人员太少,尤其是懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

2.财务档案信息化目标不够明确。“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高校尚未真正落实。仍沿用传统的管理模式管理财务档案,思想和行动还未转移到档案信息化管理方面来。再说财务档案还未和学校的教学、科研、行政管理部门有效协调,需要的流程化、数字化和档案数据库等要利用网络资源,但涉及到有关职能部门较难协调配合。似乎有财务档案信息化建设目标不明确的现象。

3.基础设施落后。设备落后是目前制约高校财务信息化建设的最大障碍。广西工学院财务部门现有的电脑设备比较落后,容量低、速度慢,远不符合建设财务档案信息化要求。要更新设备,需要大笔资金投入,有的学校的经费困难,难以改善。

4.财务档案信息化资源搜集建设工程大。高校财务档案信息化建设是个复杂且工作量大的工程。搜集信息源(财务的账务、凭证、报表)转变成电子档案是困难的一步。因为,不但要建立健全目前的日常采集,还要对过去财务纸质档案进行转变。拿广西工学院财务现有的财会纸质档案来说,每年的原始记录的账、证、表成为纸质档案约有800册(手),每册(手)约有60页(张),也就是说要把财务的纸质档案转成电子档案,一年要扫描录入约5万张的工作量,这么多年来要全部扫描录入确实不易,再说还没有专门人员。

5.缺乏统一标准规范。虽然有一些标准化的财务档案信息化理论出台,但在实际运用上还没有多少高校财务用上。以一个普通院校独立地,或说摸索地搞财务档案信息化,没有一个规范标准(样本)是比较困难的。如就广西工学院(财务档案)而言,要把纸质档案变为电子档案,是从一开始有财务档案的年份起转?还是从某个年份开始转?如果已有学校实现了财务信息化,就有个借鉴的可能。但不管怎么说,财务档案信息化是发展趋势。

四、高校财务档案信息化建设的对策思路

1.要有建设财务档案信息化意识。 要有建设高校财务档案信息化的价值、地位、作用、意义的认识。这个认识是全校性的,从校领导到教职员工。而且高校财务档案信息化建设是趋势。高校财务档案信息化建设好与否,是衡量一个高校现代化管理水平高低的指标之一。建设好财务档案信息化,可以给高校的全面发展提供诸多方便。

2.整体规划地做好前期准备工作。高校财务档案系统的信息源来源面广、纵横交错、关联复杂、工作量大。如果不进行科学合理的整体规划,就难把财务档案信息化建设工作推行下去。因此,要做好准备工作,一是要配有专门人员。二是要盘点设备,哪些是现有能用的,哪些是需要增加的。三是采集录入信息从哪入手,先后次序要明确。还要制定相关的管理制度和操作规程,建立一套能够服务于财务档案信息化建设的管理机制。

3.协调配合建设好财务档案信息化。高校财务档案信息化建设,不但是财务部门本身的工作,更是全校性的工作,加强协调是做好财务档案信息化的前提。如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等。这些都是学校共性的,要协调配合地做,建设时就少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。

4.加强人员培训提高素质。高校要重视并积极造就财务档案信息化管理专业人才(包括计算机专业人才)。从广西工学院财务部门现有人员看,其业务技术、管理水平,还不能胜任财务档案信息化运作。因此,要以加强培训现有人员为主、适当引进高端人才为辅,优化人员队伍结构,适应高校财务档案信息化的建设、管理、保障要求。

5.增加用于财务档案信息化建设经费的投入。财务信息化是个系统工程,在建设这个系统工程时,必须按系统要求进行。在现有网络设备基础上,要涉及扩能、扩容、扩宽(宽带)以及更新由此涉及的软件。因此,要增加经费投入。学校领导要重视并支持,安排经费,使财务档案财务信息化建设能顺利进行。

6.建立健全安全运行管理机制。高校财务档案信息化建设要以安全为前提。保障安全,就必须建立管理制度,既保障安全,又能充分利用,扩大网络化的开放,增强财务信息化的公开透明(保密数据除外)。为保证网络安全,必须建立一个安全管理制度。加强对系统的监控,内网与外网要实行物理隔离,对各种数据进行备份。根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的“至少一式2套,一套封存,一套供查阅使用”的要求进行。

此外,要多与兄弟院校联系,加强财务档案信息化建设方面的沟通。

[参考文献]

[1]张磊,陈建华.谈高校科研档案管理信息化建设[J].兰台世界,2007,(11).

[2]陆小宇.高校档案信息化建设的现状及对策[J].中山大学学报论丛,2007,(6).

[3]郭理想.浅谈高校档案信息化进程缓慢的原因及对策[J].科技信息,2009,(8).

[4]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容及模式[J].机电兵船档案,2007,(5).

[5]周建芬.档案信息化建设的趋势与途径[J].湖北广播电视大学学报,2009,29(3).

作者：刘迎春