创新房产档案管理岗位机制研究
摘要：员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用因素，决定着档案管理部门工作效率和质量。只有不断提高全体员工专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化。
关键词：创新管理 房产档案 岗位竞争 激励机制
员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用因素，决定着档案管理部门工作效率和质量。只有不断提高全体员工专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化。
一、建立健全各种档案管理岗位机制
1、创建档案管理岗位竞争激励机制
创建竞争激励机制是管理手段创新的重要内容，它是由管理工作内在的需要决定的，主要包括管理观念的创新、管理内容的创新、管理功能的创新和管理手段的创新。从当前一些房产档案管理岗位部门的现状看，影响其发展的最大制约因素是在工作中没有形成竞争激励机制，致使整个房产档案管理岗位工作缺乏生机与活力。因此，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职等严格挂钩。这样可以有效地激发员工的创造性，使其潜能充分地发挥出来。
提高员工素质是创建竞争激励机制的前提。员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用的因素，决定着档案管理thldl.org.cn部门的工作效率和质量。只有不断提高全体员工的专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化、数字化建设的顺利进行。
2、规范各种档案管理岗位机制
应该改革内部分配制度，对所有干部职工实施按件计酬分配模式。例如，可以根据工作难易程度确定相应的业务系数作为计件取酬的标准，所属岗位人员每月完成的业务总量，扣除其差错部分的业务量后，按实际业务量计件考核取酬。把个人能力素质和工作业绩作为计酬的主要依据，按能定岗、按岗定责、多劳多得。笔者所在单位就采取类似做法，这项制度激发了各岗位人员的工作积极性，提高了档案整理质量。
二、提高档案管理岗位服务意识
1、服务方式由被动向主动转变
随着信息时代的到来，社会对房产档案信息的需求日益增强，档案工作人员应提高服务意识，在服务方式、服务机制、服务手段等方面不断完善和提高，改变“等客上门”的传统服务方式，积极主动开展档案信息的各种服务，只有这样，才能适应社会发展的需要。
另外，要大力开展房产档案宣传服务工作，增强社会公众对房产档案管理岗位的认识，使更多的公众熟悉档案管理岗位的内容及其价值。如提供功能全、效率高、使用方便的检索系统;加强房产档案信息研究工作，将档案的价值系统、全面、集中地向社会公布，向档案信息利用者提供有效的利用途径;拓展档案信息的中介服务机构等。
2、服务手段由传统向现代转变
利用网络技术提供远程服务。实现与其他档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
三、创新房产档案管理岗位技术
1、房产档案管理岗位信息化
随着城市建设的快速发展及房屋产权变动日益频繁，房产档案藏量飞速增长，档案利用频率越来越高。因此，房产档案馆要积极开展房屋产权档案数字化建设，进一步提高管理水平和查询服务效率。
房产档案馆要进行历史档案数字化加工及综合管理系统开发工作，如在房产图文信息数据库中增设档案查阅登记，详细规定并公示查阅档案需提交的资料、流程等。内部调用档案时，工作人员根据授权直接通过房地产图文信息管理系统查询，根据所掌握的信息，可采用單向查询、模糊查询等多元化查询方式。外部人员查阅房产档案时，一律进行查阅登记，提交有关证明材料，注明查阅事由、内容、范围等信息，获得查档许可后，通过档案室的查档数据库系统查阅调用，查档人不直接接触原始档案，只能根据被授权和范围查阅相关房产信息，这样可以延长房产原始档案的使用寿命，保证原始档案的完整性、准确性和安全性。
2、建立档案管理岗位网络制度
应该完善档案网络管理制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理岗位制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使利用工作有章可循。同时，要确保不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
四、“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。
一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。
二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗;对外，定期举办工程档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。
四是注重对工程档案信息的反馈。城市建设日新月异，对工程档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
作者：张琳
摘 要：介绍了岗位绩效管理的背景，分析了岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新要更新管理理念，革新管理体制和方式，完善利用手段。其目的和落脚点是要从过去的侧重为管理者所用转向为个人所用、为组织发展所用、为人才队伍建设所用。
关键词：岗位绩效管理 人事档案 创新
1 岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求更新管理理念
长期以来，部分高校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足，没有把这项工作当成一件重要的事情来抓，在人、财、物的投入上严重不足，往往过多的强调人事档案“藏”的功能，忽略了其“用”的功能。实施岗位绩效管理后，人事档案工作应该如何开展?目标是什么?重点应该放在哪里?这些问题直接影响着人事档案工作未来的发展和方向，值得深思。
岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，首先要从管理理念上进行改革。实施岗位绩效管理后，人事档案的功能重在利用，这就要求我们的人事档案工作更要服务于人的发展。只有坚持人事档案以人为本的理念，才能指导改革后的人事档案工作，促进人力资源的建设和发展。在这种人本理念的指导下，人事档案管理要改变过去“为单位”进行人和事的管理转变到服务于人的全面发展上来，要充分整合反映个人成长、体现个人能力和业绩的各类档案信息。真正做到人事档案工作走向服务管理。这种服务管理集中在两个方面，一方面服务于本单位的人和日常事务的管理，更重要的一方面是要着眼于未来，服务于人的全面发展。
2 岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求革新管理体制和方式
近年来，国内人事制度方面的各种改革如火如荼，但现行的人事档案管理工作仍然保留其固有的传统管理色彩。这种传统管理，主要体现在两个方面。一方面过分注重档案材料的收集;另一方面注重提供查阅服务。在岗位绩效管理模式下的今天，人事档案必将赋予新的任务和新的责任，这种体制下的人事档案工作，要能体现一个人的成长、业绩，要能从人事档案中看出一个人的未来发展目标和方向。特别是在当前，许多高层次人才，为了实现社会价值和自我价值，人在现单位工作，由于某些原因，档案仍在原单位，“人档分离”现象突出。新时期的人事档案工作，必须很好地解决这一问题，这就要求改变现行的管理体制。改革的方向就是要变“档随人走”为“人档的适当分离”。即建立起个人人事档案的分段管理体制。具体来说就是，人在哪个单位，就由哪个单位负责人事档案的管理。这种体制改革要充分利用现代信息技术，将载体管理和信息管理适当分离。也就是说，人事档案实体可仍由用人单位保存，但用人单位有责任将部分人事档案信息数字化处理后进行数据库管理。通过公务信息网络或专用网络，对授权单位或个人开放利用。
在管理方式上，传统的人事档案强调采用纸质文档。改革以后的人事档案，必须提倡信息化、网络化管理。同传统的纸质型档案相比，数字化处理后的人事档案有其特点：一是占用空间小、检索方便;二是信息载体易分离、不易损坏，便于保存。
3 岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求完善利用手段
3.1 提高管理人员素质
首先，要端正工作态度。档案管理工作繁杂琐碎、且枯燥单调，但要求档案工作人员要时刻保持高度的责任心，减少失误，尽量避免差错。在收集人事档案材料时，要以“五求”标准为准则。即“求严”、“求细”、“求全”、“求准”、“求美”。其次，要不断提高自身工作水平。要加强继续教育，通过不断的自学、参加培训等方式，来进一步熟悉，熟练掌握人事档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，加快管理工作效率，提高档案工作质量。
3.2 改革人事档案内容
岗位绩效管理，重在绩效。因此，在人事档案材料的收集方面，也要针对不同的对象和需要，考虑如何体现绩效，来充实档案材料。一般来说，对于领导干部，其日常工作情况、重大工作业绩以及在各类重大活动、重点工作中的突出表现、各类荣誉称号、奖励、考核考察等材料等都是体现其岗位绩效的重要材料，要及时归档;对于一般专业技术人员，其岗位绩效重点体现在专业成效上，重点收集其学术和科研技术推广成果材料等;对于一般管理人员，其岗位绩效主要体现在服务态度和效果上;对流动人员，重点关注其社会影响。因此，要收集那些能定性判断个人社会优劣的材料，比如个人业绩成果、综合素质能力、权利与义务执行情况、社会责任等。是党员的还要注重党员的标准、党员的权利与义务情况、是否缴纳党费等。此外，还应建立诚信档案。
3.3 加强档案信息化建设
一是要建立、完善人事档案数据库，对人事档案实行动态管理，及时更新。二是要利用现代信息手段，不断提高人事档案的管理水平和利用效率。一方面，要在人事档案部门网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，实现各单位可以在网上上传档案材料。另一方面，要利用计算机、扫描仪等档案工具，将人事档案资料整理后输入电脑，继而进行相应的技术处理，将体现个人信息的文字图片、声像资料等整理转变为数据资料，更加便于保存。三是要建立内网，开展网上利用服务。目前，很多高校都已建立了内网或者内部政务办公系统。人事档案工作要充分利用这些内网，将有关人事档案信息上传到内网中，实现人事档案信息的网上检索，为全校教职员工查阅信息提供更多方便。
参考文献
[1] 何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010.
[2] 王英玮.信息时代的人事档案管理—— 理论·实践·方法·技术[M].北京：中共党史出版社，2004.
[3] 倪丽娟.完善档案信息资源开发模式的思考[J].档案学通讯，2006.
作者：严春花
摘要：电力工程EPC项目档案文件数量庞大，种类繁多，且形成时间跨度较大，近年来的工程实践表明项目档案管理工作还有待改进和提高。本文分析了电力工程EPC项目业主、总承包商、设计单位、采购方、施工单位和监理单位的归档范围及其档案管理职责，以期为类似项目的档案管理工作提供借鉴和参考。
关键词：电力工程，EPC项目，档案管理
1.引言
EPC模式是Engineering， Procurement和Construction的缩写，是由项目总承包商负责整个项目的设计、设备材料采购和施工过程的合同模式。由于其能够显著降低成本、缩短工期，所以近年来已逐步成为业主方的首选模式[1]。电力工程EPC项目其参与方有业主、总承包商、设计单位、采购方、施工单位和监理单位，其建设过程涉及工程前期准备阶段(立项、选址、方案设计、招投标、项目报批、测绘和勘察等)，设计阶段(初步设计，施工图设计和竣工图设计)，采购阶段，施工阶段，试运行阶段和工程收尾阶段。参与方众多且建设过程复杂，使得电力工程EPC项目的档案管理工作还存在一些问题[2]，为了提高档案信息资源的有效供给和可持续利用，有必要进一步明确电力工程EPC项目参建单位的档案管理职责和归档范围。
工程总承包项目档案形成渠道多，来源范围广，包括项目实施全过程中形成的文字、图纸、图表、电子文件、录音录像和照片等文件材料，是项目建设管理的基础和依据[1-3]。电力工程EPC项目档案能够真实地记录工程建设过程、工程实体状况和工程建设质量，是项目参建单位按照合同要求保证工程质量、进度、造价和安全符合要求的见证，也是工程项目投产后运营、维修、管理、改扩建及技术改造的文档依据。从档案收集、归档、整理编目到妥善保管及移交的整个过程都需要项目所有参建单位共同完成[4-6]。
2. 项目参建单位档案管理职责及归档范围分析
2.1 EPC业主方档案管理职责及归档范围
EPC业主方的档案管理职责有：(1)负责组织制定工程项目档案的编制办法、标准、规定及要求;(2)根据档案标准化管理要求，对工程项目档案文件进行收集、整理和归档，建立档案归档目录，工程开工前下发给EPC总承包商和监理单位，并督促其及时完成对档案文件的汇总、组卷;(3)负责工程立项及前期档案文件的收集、整理及归档工作，并在竣工验收及试运完成之后，及时组织档案的移交工作;(4)负责工程项目档案文件和资料收集、整理及归档的监督、检查、指导、考核以及内部验收等工作。
EPC业主方应负责整理和保存的文件有可研报告、项目立项文件、土地使用文件、工程项目招投标文件、项目开工审批文件、工程财务文件、总承包合同、监理以及EPC总承包商移交的各项档案资料。
2.2 EPC总承包商档案管理职责及归档范围
EPC总承包商档案管理职责有：(1)EPC总承包商在与设计、采购和施工单位签定合同时，应设立专门条款，明确各单位对工程项目档案文件收集、整理与归档的责任，并提出明确的义务要求;(2)负责对EPC设计、采购和施工单位的档案管理人员进行工程项目档案管理培训，统一归档要求和标准，并负责EPC总包项目部日常资料管理，来往文件的整理、归档和档案管理系统资料的录入工作;(3)根据工程项目建设分阶段对EPC设计、采购和施工单位的工程项目文件、资料进行检查，指导，并对其提交的项目档案文件进行验收、汇总和整理;(4)负责工程建设性文件的收集、整理、立卷、移交，如工程建设大纲、管理文件、各种协调会议纪要、工程竣工验收报告、监督检查报告、启动方案、启动会议纪要、工程建设总结等。
EPC总承包商应向业主提交的档案资料有项目总体进度计划;对各单位进度的检查记录及修正意见资料;工程设备和材料的监造、验收、催交记录等文件;竣工预验收阶段对项目竣工预验收条件的审查资料;EPC总包项目部编写的竣工验收申请及投运方案以及经整理和归档汇总的设计、采购和施工单位提交给EPC总承包商的档案资料。
2.3 EPC设计单位档案管理职责及归档范围
EPC设计单位档案管理职责有：(1)按照合同和规范要求提供建设工程的勘察、设计文件;(2)负责收集、积累、整理、归档和移交与工程项目设计有关的档案文件、资料;(3)工程项目竣工验收前，应对归档的设计文件、资料进行自查，然后送监理进行审核;(4)工程竣工验收后，必须在三个月内完成竣工图的编制、出版、归档和移交，并据实出具工程质量检查报告;(5)存在设计变更时，提交设计修改及评审文件。
EPC设计单位应编制并向EPC总承包商提交的档案资料有初步设计文件及初设审查意见文件资料;物资技术规范书的相关资料;设计联络会纪要;施工图设计阶段的施工图纸及施工图会审意见、技术交底文件;设计变更的相关资料;项目竣工阶段的竣工图设计及相关资料;工程例会针对设计与采购和施工的配合情况以及设计质量、进度等问题的会议记录。
2.4 EPC采购方档案管理职责及归档范围
EPC采购方档案管理职责有：(1)负责对工程项目的设备及材料招投标、采购、合同签定、设备监造等过程中形成的档案文件进行收集、整理和归档;(2)按供货合同负责向施工单位提交设备出厂合格证及技术文件、材料出厂合格证和试验报告等产品质量保证资料;(3)提交所有采购设备和材料的供货商以及售后服务凭证信息。
EPC采购方应编制并向EPC总承包商提交的档案资料有材料、设备的采购计划和采购清单;主要设备供货厂家的资格评审文件;采购询价、报价文件;材料和设备招标、定标文件及签订的供货合同;设备监造及见证文件;设备生产进度表;材料和设备的出厂检验文件;第三方物流运输公司相关资质及运输合同资料和到货验收文件;材料、设备现场开箱检查及缺陷处理资料;材料和设备的具体使用说明;物资采购资金计划的申报、支付和结算资料。
2.5 EPC施工单位档案管理职责及归档范围
EPC施工单位档案管理职责有：(1)负责施工档案文件的全过程管理，并设专人对施工档案资料进行收集、整理、立卷;(2)负责工程施工文件，如施工记录以及施工管理文件、施工组织设计、质量管理措施、特殊跨越措施、工程技术文件、施工会议纪要、竣工交接记录、签证文件、监督检查报告、验收申请、开竣工报告、工程总结等文件的收集、整理、编制、立卷和移交工作;(3)工程项目竣工验收前，应对各自的工程施工档案文件、资料进行自查，立卷后交送监理单位进行审核。
EPC施工单位应编制并向EPC总承包商提交的档案资料有施工单位编制的施工组织设计和施工进度计划文件;开工报告和开工审批表;各专业工程的施工过程记录;施工滚动计划;设计变更文件;工程检查记录;工程各级协调会议纪要及相关资料;工程质量和安全报告;竣工验收阶段的竣工报告、三级自检及消缺记录;施工单位编写的竣工预验收方案和竣工预验收申请的相关资料;施工过程中的安全、质量监督文件、施工质量处理报告。
2.6 EPC监理单位档案管理职责及归档范围
EPC监理单位档案管理职责有：(1)设专人负责监理档案文件、资料的形成、收集、整理和归档工作;(2)负责审核施工单位提交的项目施工文件并按规定签证，负责施工过程中的声像资料及竣工图的完整性、准确性，并对竣工图进行核对;(3)负责对EPC设计、采购和施工单位工程竣工档案资料的预验收。
EPC监理单位应编制并向业主提交的档案资料有设计监理对设计文件的审查意见;施工监理对施工单位标准化开工条件的审查资料;施工监理对施工过程隐蔽工程质量检查的相关资料;监理对项目进度计划实施情况的检查资料;竣工预验收的相关资料;监理工作总结以及EPC设计、采购和施工单位交由监理审查的所有档案资料。
3.结论
电力工程EPC项目建设过程中的各种档案资料和项目文件，真实地记录和反映了项目的勘测、设计、施工、采购和试运行等全过程信息，是其运行维护和改扩建的依据，是项目质量管理和追溯质量问题的凭证，是项目竣工投产交付的关键，也是项目管理和评价的基础，因此抓好项目参建单位的档案管理工作对工程建设项目档案的完整性、准确性和系统性至关重要。本文分析了电力工程EPC项目各参建单位的档案管理职责，并明确了其归档范围，对从事工程项目档案管理工作具有现实的指导意义。
4.参考文献
[1] 黄齐明，刘勇.电力工程总承包项目档案的管理[J].电力勘测设计，2009，02：75-77.
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[3] 于红.以"岙山"项目档案整理谈工程总承包项目档案管理[J].科技致富向导，2012，03：287.
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[5] 杨凌波，计媛媛.工程总承包项目的档案管理[J].工程与建设，2008，04：579-580.
[6] 王浙梅，李筱.变电工程总承包项目档案管理[J].城建档案，2013，10：78-79.
作者：陈玉龙 赵振宇
档案员岗位职责
1、 认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。
2、 努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机构的业务指导工作。
3、 对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作的标准化、规范化。
4、 坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。
5、 热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。
6、 做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和档案统计工作。
7、 做好档案的收进、移出和统计工作。
8、 认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门备案。
档案借阅制度
1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续，方可查阅。
2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。
3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用目的，内容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。
4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。
5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。
6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。
7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，必须经单位主管档案工作的领导批准，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须归还
档案保密制度
1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。
2、机密档案要妥善保管加强保密措施。
3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经领导批准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。
5、机密档案不准摘抄或复制。
6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。
档案库房管理制度
1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。
2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在45%—60%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。
3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。
4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确保档案安全。
5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及时放回原处，不得前后错位。
6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。
档案统计制度
档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项有效方法。
1、档案统计工作应准确、及时、科学。
2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效果情况。
3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年终汇总立卷情况。
4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。
立卷归档制度
一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。
二、归档时间
1、文书档案：本各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。
2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。
4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。
5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档
三、归档要求
1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。
2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。
3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。
1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务和岗位职责。
2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。
3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作提供优质服务。
4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案材料。
5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。
6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、培训。
7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。
报建员岗位职责
一、熟悉掌握房地产开发建设程序及建筑工程相关法律、法规。
二、负责协调房地产开发前期主管部门，完善各种具体手续，保证开发计划顺利实施。
三、负责协调与市政府有关部门关系，确保市政配套设施符合公司开发项目的需要，组织有关部门完成市政配套设计，完善小区的各种市政配套设施。
四、完善房屋入住所需的各种手续，证件等。
五、参与各有关单位及部门经济合同的谈判，并及时整理已完成的合同。
六、处理公司交办的其它事宜。
工程档案管理人员岗位职责
一、熟悉、掌握档案相关法律法规及编制办法，学习档案管理知识，归档文件材料完整、及时、准确、系统。整理的案卷达到规范、标准和科学。
二、负责各类档案的接收、分类、整理、立卷、保管、统计、查阅、归档移交等工作，并办理相关手续。
三、负责编制档案的检索工具，为相关人员利用档案提供优质服务。
四、积极配合、支持各部门工作，定期检查监理、施工企业工程档案编制，独立完成建设单位档案。
五、按《档案法》要求，将前期可行性报告、国土局用地许可证、国有土地有偿使用合同、原状地形图、规划红线图及其它相关文件整理。
六、将工程的初始规划方案、规划局初审意见，详细规划方案及其它相关文件整理归档。
七、将工程的方案设计图、初步设计图、扩大初步设计图、施工图、施工图抗震审核单及其它有关文件整理归档。
八、将城建主管部门批复项目立项报告、规划许可证、建设许可证、施工许可证及其它有关文件整理归档。
九、将项目报建表、招标文件、标底、投标书、中标通知书及其它有关文件整理归档。
十、 将地质勘测报告、装基验收报告、基础工程、总体工程验收报告、水电检测记录、工程竣工验收单及其它相关文件整理归档。 十
一、负责有关文件、联系单、变更单、图纸等的复制、文件工作;做好会议记录，编写会议纪要、负责电话记录、文件传真等内务工作。 十
二、 完成领导交办的其它事宜。
档案管理制度
一、为加强对文件统一管理,防止文件丢失,办公室设立文件收文登记簿,签发意见簿,逐日逐项登记清楚.
二、收到的文件应及时交总经理或各部门相关人员阅示。
三、要建立健全的档案管理体系,档案的分类应科学合理,各归档的资料应收集齐全,装订成册,鉴定准确。
四、对档案要实行科学管理以保证档案资料的保管安全。
五、文件办理制度
为进一步规范公文办理程序,提高办文效率和质量,按照"明确分工,各负其责,加强协作,统一管理"的原则,对公司的收发文进行规范管理。
(一)收文办理:
1、凡是收文,一律由办公室登记,并根据文件内容,由办公室签批拟办意见,分别呈送各级领导及有关部门办理,急件及时送办.
2,承办部门应按文件时限要求抓紧办理不得延误,推诿,对不属于本部门职权范围或不适宜本科室办理,应当迅速退回办公室并说明理由;总经理签批由具体部门或个人负责办理,则必须按总经理批示办结。
3、对已办结的文件,各部门均应及时送交办公室归档.密级文件办完后立即送交,业务指导性文件需留用的,可采取复印件的办法备用。 4,签收登记后批办的文件,由办公室负责催办.领导批示限期办理的文件,重点催办并及时反馈办理结果。
5,未按文件程序直接送总经理及各部门的文件，有关部门在接到文件时应到办公室进行补办登记,签收手续。
(二)发文办理:
1、根据本规章制度确定的部门职责,各部门在职责范围内需要对外发文的,由各部门拟定文稿,经总经理或各部门主管批示后发文。
2、文件送总经理签发前,应交部门主管审核。
3、对外发文一律由办公室发文字号,确定文种,发放范围,打印份数及时间要求。
1、 宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定。并努力
完成上级主管领导下达的其它有关档案业务工作。
2、 负责规划、协调全公司业务工作。
3、 负责接收、整理、分类、统计和保管全公司各类永久、长期保存
的档案资料。
4、 严格执行国家《保密法》和本公司保密规章制度，组织做好档案
的鉴定和密级调整工作，对已超过保存或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。
5、 开展档案的开放和利用工作，办理档案的借阅和阅览，利用档案
信息资源为公司各项业务工作服务。
6、 档案员在接收资料时，应与移交人共同清点，经查对无误方可办
理签收手续。
7、 其它部门借阅或复印资料及合同，必须在档案借阅申请表上有主
管领导的签名或在档案资料借还登记表上签名。
8、 制定和组织实施本公司关于档案工作的规章制度，加强档案工作
的规范化，标准化建设，提高档案的综合管理水平。
9、 维护档案的完整和安全，做好档案的安全防范，修复、复制和保
护工作。
10、 负责组织公司档案工作业务交流和业务培训工作。
职务：档案管理员姓名：祁慧云
工作职责：
1、协助上级主管制定档案管理制度、工作流程及工作计划。
2、负责集团档案管理制度的执行和对兼职档案员工作的监督。
3、负责档案文件的收发及催办等工作，将已办理完结的文件材料及时进行入库登记、录入档案系统和统计工作。
4、负责档案的分类登记、编号，对档案的分类应做到科学合理，便于查找。
5、严格执行档案资料保密制度，按照规定办理档案借阅登记、移交手续。
6、负责与当地的城建档案馆进行对接和移交档案的工作。
7、负责档案的保管、定期整理、及时更新。
8、按照有关规定执行档案的销毁工作。
9、负责档案室的卫生清洁工作，保障资料室温湿度的调节及记录。
10、完成领导交办的其他工作。
附件九
档案科科长岗位职责
1、具体组织全公司的科技、文书、会计、声像档案管理工作，贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。
2、拟定全局性的档案工作计划、总结及文件材料。
3、组织拟订全局性的档案工作制度。
4、组织全公司档案人员培训和业务学习和进行档案业务指导。
5、对文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、检查和监督。
6、组织全公司的档案工作检查。
7、负责全公司的档案统计汇总工作，并按要求及时上报。
8、负责文档一体化管理系统程序管理工作。
9、办理上级交办的有关档案工作事务。
1 科技档案管理人员岗位职责
1、收集、整理公司机关各部室形成的科技文件材料，并对各部室科技文件材料的形成、积累、归档工作进行指导、检查和监督。
2、对归档的科技文件材料进行系统整理、分类、编目和排列。
3、负责公司机关科技档案的收集、整理、保管、统计和利用、鉴定工作，编制科技档案检索工具，编辑档案资料。
4、负责督促广顺片区、武城片区、双河片区各单位完成科技档案的整理、立卷、移交、归档工作及保管、提供利用工作。
5、负责矿产单位、撤销单位科技档案的保管、统计、鉴定和提供利用工作。
6、负责全公司随机设备档案的收集和传递工作。
7、参加科研课题鉴定、工程项目竣工验收工作，负责科研、基建项目文件材料的收集、归档工作。
8、参加公司各单位科技档案工作的指导、检查与监督;参加培训公司档案人员。参与拟定科技档案工作制度。
9、负责科技档案库房的管理。
10、办理领导交办的有关事务。
2 文书档案管理人员岗位职责
1、负责对公司机关各职能部门文件材料的收集、积累、归档工作进行业务指导、检查和监督。
2、负责公司机关的文书档案、声像、实物档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。
3、负责督促广顺片区、武城片区、双河片区各单位完成文书档案、特殊载体档案的整理、立卷、移交、归档工作及保管、提供利用工作。
4、负责破产单位、撤销单位文书档案、声像档案的保管、统计、鉴定和提供利用工作。
5、对公司所属单位的文书档案、声像档案工作进行业务指导、检查和监督。参加公司档案人员培训工作。
6、负责公司机关文书档案鉴定的具体工作。
7、参与拟定文书档案、声像档案制度。
8、编制文书档案检索工具，编辑档案资料。
9、收集、整理、保管有关资料，配合档案提供利用。
10、负责文书档案库房的管理。
11、办理领导交办的有关事务。
3 会计档案管理人员岗位职责
1、负责公司机关会计档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。
2、负责督促广顺片区、武城片区、双河片区各单位完成会计档案的整理、立卷、移交、归档、保管、提供利用工作。
3、负责破产单位、撤销单位档案的保管、统计和提供利用工作。
4、负责会计档案鉴定的具体工作。
5、对公司机关会计文件材料的形成、积累、归档工作进行指导、监督和检查。
6、对公司所属单位的会计档案工作进行业务指导、监督和检查。
7、负责编制会计档案检索工具，编辑会计档案资料。
8、参加拟定会计档案工作制度。
9、负责会计档案库房的管理。
10、办理领导交办的有关事务。
4 人事档案人员岗位职责
1、负责公司机关工人档案的收集、鉴别、整理、保管、统计工作，办理职工档案的查阅和转递手续。
2、负责督促广顺片区、武城片区、双河片区各单位完成人事档案的整理、立卷、移交、归档工作，办理人事档案的查阅和转递手续。
5、对公司机关人事档案文件材料的形成、积累、归档工作进行指导、监督和检查。
6、对公司所属单位的人事档案工作进行业务指导、监督和检查。
7、负责编制人事档案检索工具，编辑人事档案资料。
8、参加拟定人事档案工作制度。
9、负责人事档案库房的管理。
10、办理领导交办的有关事务。
5 永川矿区档案管理人员岗位职责
1、负责永川矿区所属单位的文书、科技、会计、声像、档案收集、整理、保管、统计和提供利用工作。
2、收集、鉴别和整理职工档案材料，办理职工档案的查阅和转递手续。
3、负责永川矿区档案鉴定的具体工作。
4、负责对永矿、韦矿、永洗厂、永川矿区社区公司、永川矿区社管站各部门的文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。
5、负责拟定永川矿区档案管理工作制度。
6、参加永川矿区科研课题鉴定、工程项目竣工验收，负责项目文件文件材料的收集工作。
7、编制永川矿区所属单位文书、科技、声像、会计、人事档案的检索工具，编辑档案资料。
8、办理领导交办的有关事务。
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