信息时代高校档案管理论文

摘要：信息技术迅速发展，给档案管理工作带来新的发展契机，如何在信息化条件下创新高校档案管理工作，已成为档案工作者亟待研究的课题，然而首先应该解决人才队伍建设方面的问题。下面是小编精心推荐的《信息时代高校档案管理论文 (精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

信息时代高校档案管理论文 篇1：

信息时代高校档案管理需注意的问题

摘 要：本文针对高校档案管理工作在开展过程中存在的问题进行分析。根据当前这些问题，提出信息时代背景下对于高校档案管理工作的积极影响和作用，这样有利于总结出信息时代下高校档案管理工作在具体开展过程中应当注意的问题。在保证提高档案管理水平的同时，可以满足信息时代背景下的多样化需求，保证高校档案管理的质量，为档案管理的应用作用和价值发挥提供保证。

关键词：信息时代;高校档案;档案管理;注意问题

如今，我国已经全面进入到信息化时代，信息的高速发展，意味着各种不同类型的信息资源在传输和具体应用过程中，无论是传输效率、传输质量都有了明显的提升。高校档案管理工作在这种形势下，必须要与时俱进，及时进行升级、优化和创新，这样才能够将高校档案管理工作的重要性充分发挥出来。虽然信息化时代的到来，对高校档案管理工作带来积极影响，但是同时需要面临的挑战也不容忽视。只有清楚了解和详细分析高校档案管理工作在信息时代背景下如何实现稳定、高效的发展，才能够提高高校档案管理工作的水平、效率和质量。

一、传统高校档案管理现存问题分析

1.高校档案信息利用率有待提升

与传统管理理念下的高校档案管理进行结合分析时，发现很多档案资源都被直接锁在库房，这些信息资源无法实现合理的利用，最终就会导致现有的信息资源严重浪费，无法将这些信息资源的价值充分发挥出来。对于学校的档案管理而言，档案管理工作内容不仅是学校在改革、创新发展过程中的“见证”，还是通过各个不同时期的真实记录，对高校在多个方面的发展情况进行真实的反馈。比如，在教育教学、日常管理工作、以及科研等方面。同时，档案中还会记录学生们的学习成绩，毕业生的学籍档案也会体现在其中。这些档案信息是高校内领导、教师、教职工、科研人员等在教学、实践等诸多活动开展时的重要依据。相关工作人员在日常教育教学工作开展过程中，有的不会主动想要对档案库中的档案进行调取和利用。这种现象一直持续，最终档案信息成为无人问津的存在，被安全“封锁”在库房，档案管理人员也“沦落”成为仓库管理人员。

2.高校档案归档率低

文件档案在形成过程中，相对应的管理部门在对文件进行归档时，并没有引起足够的关注和重视，甚至不愿意将文件归档处理。很多人员普遍都会存在一种错误观念和认识，觉得档案信息一旦归档后，想要随意的调取、利用就会非常麻烦。很多文件档案无法实现及时有效的归档处理，久而久之，很多档案也面临丢失、遗漏等严重的问题。

3.档案机构在设置、职能划分方面存在问题

在与传统理念下的高校档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现档案管理工作在具体开展过程中，最主要的问题就是其受到了档案管理工作体制的限制影响。在对其进行深入分析时，发现档案管理体制在实际应用过程中，除了部分单位文件档案产生数量相对比较少的情况，很多单位对应的文书、档案管理工作在具体开展过程中，其本身就是两个相对比较独立的部门，相互之间并不会互相干涉，也就是现有的单位文书档案管理工作在具体开展过程中，可以直接将其纳入到对应的行政办公室进行统一集中的管理。特别是对于电子文件信息而言更是如此，由于在档案管理过程中，根本没有直接隶属或者是业务领导关系，所以根本无法实现对现有运行文件的过度干预。这样就会直接导致部分电子文件的原始性、安全性等受到严重的威胁和影响。除此之外，在机构的设置以及具体应用过程中，在相关职能的划分方面，其主要存在的问题就是对文档信息管理内容产生严重的制约影响。

二、信息时代对高校档案管理的意义和价值

1.顺应高校档案管理新时期背景下的发展形势

新时期背景下，高校在运营、发展过程中，其不仅仅只是现代文化的重要传播者，而且也是优秀文化繼承的媒介。高校档案管理工作在具体开展过程中，其主要是通过高校内部自身文化的不断深入挖掘，文化的积累，对高校在发展过程中的整个历程进行分析。在整个过程中，发现其中不仅蕴含着高校从办学至今的所有教育教学内容、知识理论体系等，这也是新时期背景下高校在改革、创新发展过程中的主要依据。首先，档案管理工作在开展时，由于受到信息时代的影响，所以在分类管理方面可以更加细致。各种不同类型的档案形式具有多样性的特征，内容也越来越丰富，数量也在不断增加，对档案管理工作的有序开展具有实质性意义。其次，如今我国已经全面进入到信息化时代，电子信息技术的整个应用和发展一直在不断推进。同时，各种不同类型的新型媒介、载体涌现在大众面前，单个媒介具有非常大的容量。这种形势下，档案管理工作在具体开展过程中，逐渐朝着不稳定的趋势发展，必须要结合档案管理现状，对各种不同类型的电子产品、设备等进行引进和利用，实现个性化的整改和优化。

2.有利于提高高校档案管理服务水平

在与如今高校档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现现有的各项数据在实际应用过程中，大多数都是一些现代化信息，同时内部包含的各项数据也是比较先进的数据。不仅可以被看作是知识体系在改革、创新发展过程中的重要场所，而且还可以促使高校不断深入挖掘其自身的潜力。在实现信息、数据有效共享的基础上，可以加强对学术的研究，为科研发展提供有效的服务作为支持，这样有利于实现经济的稳定增长。由此可以看出，新时期背景下，尤其是在当前信息化时代下，要对网络建设提高重视程度，将更多先进、信息化管理理念、措施等科学合理的应用到档案管理中，这样不仅可以促使高校档案管理工作的有序开展，而且还可以保证档案信息的先进性、高效性。各种不同类型的信息、数据在实际应用过程中，具有一定的便利性、可靠性，在信息数据的搜索方面也更加便利。这样不仅可以推动高校逐渐成为知识、数据收集和高效利用的重要场所，而且还可以推动其内部网络平台科学合理的建设和利用，有利于提高高校档案管理水平。

三、信息时代下高校档案管理应当注意的问题

信息化时代的到来，意味着信息技术已经逐渐成为新时期背景下的重点，不仅会直接影响到整个时代的发展，而且还会影响到国民经济的增长，对人们的日常生活方式也会产生一定的转变影响。在高校档案管理工作开展过程中，必须要与现阶段实际情况进行结合，对当前存在的问题进行分析，提出有针对性的优化措施，为高校档案管理水平提升提供保证。

1.实现高校档案一体化管理

根据信息时代背景下高校档案管理工作的开展现状，发现高校档案管理工作在具体开展过程中，仍然存在很多问题，导致档案管理的整体质量并不是很高，同时管理效率普遍比较低，管理工作在具体开展过程中，缺少全面性、科学性、合理性，要想从根本上对这些问题进行及时有效的处理，必须要在信息化时代背景下，实现一体化的管理。与此同时，在一体化管理工作的具体开展过程中，要对管理人员的意识进行创新，让其可以以先进的管理意识参与到日常管理工作的开展过程中，通过各种先进技术、设备的应用，可以构成全新的档案管理模式。通过科学合理的利用这种方式，有利于实现高校档案管理工作的有序开展，同时还可以为高校档案管理工作的质量提升提供保证。在档案信息的一体化建设过程中，为了保证一体化管理理念在其中科学合理的利用和体现，通常是将文件周期性理论作为其中主要的依据来进行展开。在档案管理工作的具体开展过程中，一般都是直接利用信息产物，促使其可以出现全新的技术手段作为必不可少的重要辅助措施。这样可以实现对现有档案信息内容的制作、收集、保存等各环节的基本要求，推动高校档案管理工作可以逐渐朝着更加全面的趋势发展，将档案管理的作用和价值充分发挥出来。为了从根本上将档案管理的信息化一体化模式应用到实践中，必须要对档案信息内容进行全方位、有针对性的检查和分析，这样不仅可以针对其中存在的问题进行分析，而且还可以尽可能减少档案管理工作在具体开展过程中的基本工作量。除此之外，还要对档案信息内容进行重新的分组和整合，这样做的根本目的是为了保证档案管理工作可以实现一体化，将一体化管理的作用和价值充分发挥出来。由此可以看出，在实践中必须要结合实际要求，提高对档案信息管理的重视程度，同时还要重点关注一体化管理实施过程中存在的问题，这样才能够保证一体化高校档案管理工作的有序開展。

2.满足多样化的基本要求

信息化时代发展背景下，由于社会的多样化，对人才提出的基本要求越来越高，高校在日常运营和发展过程中，其主要目的是为了培养出一批优秀的人才，满足新时期背景下提出的个性化要求。众所周知，高校是培养人才的重要场所，所以在针对高校档案进行管理时，必须要将学生们的基本信息、就业、未来发展等这些因素进行有效结合，这样可以为学生们提供有效的依据作为参考。在信息时代发展背景下，现代化市场对于人才提出的要求越来越高，需求也逐渐多样化，所以高校在档案管理工作的具体开展过程中，不仅要对现有的传播方式、传播内容等进行优化和完善，而且还要结合实际要求，积极采取有针对性的措施，满足市场动态化的变化趋势要求。在具体管理工作的开展过程中，将多样化的基本要求作为主体，保证各项工作的顺利开展，实现档案目录合理的界定、规划和有效落实。比如，在具体开展过程中，在档案分类管理过程中，可以按照原始、设备以及文件这些不同种类来进行有效的划分，同时还可以将所有分类全部都设计成为对应的基本目录。通过这种方式在其中合理的应用，不仅可以将原始的档案信息记录全部都保存在列表中，还可以根据实际要求对这些信息内容进行检验和分析。设备档案通常情况下，要想实现有效的保存，就必须要经过鉴定分析以及将其购入到对应的资源中，这样有利于实现对高校档案资源合理的管理。文件档案管理过程中，通常情况下，要在其中增加一些规章制度、法律条例等，同时还要在其中体现出部分上级文件等基本内容，这样有利于完善和优化现有的管理内容。在档案管理工作的具体开展过程中，必须要与高校当前的实际情况进行结合，为档案信息的多样化需求提供保证，同时还要档案管理水平的有效提升，这样才能够提高其自身的服务能力。

3.先进管理档案设备的合理引进和利用

信息时代背景下，高校档案管理工作要想保证其综合质量、水平的有效提升，就必须要尽可能满足各部门在日常管理、教育教学过程中提出的基本要求。还要对高校的经济发展情况进行真实分析，这样可以将这些综合要素进行有效结合，实现各种先进设备、技术、文件处理器等合理的引进和利用。通常情况下，在高校档案管理工作基本条件满足后，就必须要对内部各种不同类型的设备、设施等进行完善和优化，如计算机、各种硬件、软件设施等。只有对这些基本设施进行全面的升级、改造和优化，才能够保证高校内部档案信息在整个传播过程中具有安全性、稳定性、可靠性。除此之外，还要在实践中对全新的保存模式进行科学合理的构建和利用，如可以引进和利用先进的刻录仪器等。另外，还要与管理现状进行结合，对先进的设备、光盘、网盘等进行合理的引进和利用。在实践中还要定期对计算机系统在实际应用过程中的情况进行分析，保证其内部硬件、软件及时的更新和优化。定期对设备进行检查，提高维修和保养力度，避免设备在运行过程中出现故障。针对信息在整个保存管理过程中是否会出现漏洞等问题进行分析，这样可以为信息在传输、共享等环节的安全性、可靠性提供保证。

四、结束语

高校档案管理工作具有非常重要的意义，但是由于档案管理工作在开展时，整个过程相对比较复杂、繁琐，所以势必会直接影响到高校的稳定运行，同时还会威胁到学生们的未来发展。因此，在高校档案管理工作中，必须要将其中涉及到的教职工个人信息、教育教学内容等档案资源进行科学合理的分类、管理和保存。同时，还要在日常管理过程中，提高这些档案信息资源的整体利用率，将这些档案信息资源的作用和价值充分发挥出来。这样不仅有利于提高档案管理水平，还可以实现档案管理与信息化技术的有效融合。积极引进和利用先进的设备、技术以及基础设施，对现有的管理理念进行创新和优化，为高校档案管理服务水平提升提供保证。

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（作者单位：郑州旅游职业学院）

作者：崔洁

信息时代高校档案管理论文 篇2：

浅谈信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求

摘 要：信息技术迅速发展，给档案管理工作带来新的发展契机，如何在信息化条件下创新高校档案管理工作，已成为档案工作者亟待研究的课题，然而首先应该解决人才队伍建设方面的问题。本文首先对高校档案管理队伍现状进行简要概况，其次分析获得信息时代对高校档案管理人才队伍建设的新要求，主要包括：改变思想观念、创新管理思维，重构知识结构、提升专业素养，加强信息技术学习与培训、培养实践操作能力，注重复合型人才建设、优化队伍结构等几个方面，以期为信息时代高校档案管理队伍建设提供一些参考。

关键词：信息化  高校  档案管理  人才队伍

高校档案是高校在教学、科学研究、社会服务、招生等活动中形成的历史记录，是国家档案的重要组成部分，它关系到高校建设、科研、人才培养与管理水平，对高校及社会都有着凭证、参考、教育、决策的价值。《高等学校档案管理办法》中规定高校应将档案工作纳入学校整体发展规划，设置专门机构、配备人员、创造良好条件，切实加强档案管理。随着现代信息技术的高速发展，资源共享、数字档案、交互式服务等“互联网+”新技术新服务与高校财务、人事档案管理工作关系越来越密切。随着信息技术的快速发展，财务档案管理也开始向数字化转变，让管理工作更加简单便捷。由于传统的纸质档案不容易保存，非常容易损坏，而数字化就没有这种困扰，更加利于历史档案的保存，同时也能很好的提高工作效率和工作质量。此外，让档案管理人员学习数字化管理方式还能提升其职业素养，辅助人事档案管理人员解决各类难题，避免人才战略实施中产生的不利因素。但是，在档案管理人才队伍方面，目前大部分高校档案部门缺乏信息技术人才，面临新技术不会用、老技术不管用以及职业技能禁锢、原有知识老化的情况。随着大数据云计算技术的不断融入也让高校档案管理发生了很多的变化，为了能够培养出更加符合社会需要的人才，必须建立新型专业人才队伍，只有这样才能为信息时代的档案管理提供更有利的保证。

一、信息时代高校档案管理人才队伍存在的问题

高校部分档案管理人员属于非专业人员，思想观念陈旧，档案管理职业道德素质不高，工作责任心不强，例如，部分人事档案管理工作人员依然采用传统的观念开展工作，把人事档案看作是基本的材料和数据，人事档案管理工作看作是简单的资料收集、分类、整理和保存，没有意识到新时期高校人事档案的作用，没有把人事档案管理工作上升到人力资源信息管理层面。有些档案工作者专业知识老化，接受新技术能力差，计算机操作能力低。多数档案管理人员学历层次低，职称低，科研创新意识淡薄、积极性不高及能力不足，档案管理人员中高级职称人员很少，很多人员停留在中级职称上，即使达到了履职年限也难以晋职。高校档案管理队伍组成结构有待优化，严重缺乏具备档案管理知识且熟练计算机应用技术等复合型人才。缺乏对档案管理队伍的有效激励措施，导致队伍工作积极性不高;由于档案管理工作薪资和福利较低，岗位的吸引力相对较弱，加上该工作时间长、强度大，评职称和晋升也比较困难，从而导致高校档案管理人才异动频繁，人员流失严重。

信息时代，高校档案管理队伍还存在以下问题：很多档案管理人员没有树立起科学的管理意识，认为信息技术应用只是改变了档案管理的工作模式，工作内容并没有发生太大的改变，导致信息技术在档案管理工作中的作用无法充分发挥。很多工作人员并不具备档案信息化管理技能，工作中力不从心，直接影响到档案信息化管理工作的效率。针对档案管理人员的业务培训缺失，培训工作流于形式，缺乏实质性内容;很多档案管理人员仍然需要在岗位上通过长期的摸索和实践才能够真正掌握档案信息化管理的相关技能，由于各种原因愿意外出接受继续教育学习的人员较少。此外，少數档案管理人员信息安全、保密意识不足。

二、信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求

1.改变思想观念、创新管理思维

随着大数据、云计算技术逐渐渗入各行各业，高校档案管理也步入信息化建设时代，对相关人才队伍建设提出新要求，队伍建设首先应该创新管理思维，改变传统思想观念，接受新技术新知识。主要培养档案工作者开放思维，网络信息系统是一个开放的平台，只有积极致力于与各种社会信息系统互联互通，才能获取更多数字资源，发挥网络优势，提升档案工作认可度和社会影响力。培养人本思维，一方面以用户为中心，以档案利用者应用度和满意度作为信息化建设的出发点和归属点;另一方面高校档案管理人才培养，尊重人才的性格特点。由于每个档案管理人员都有自身特有的性格特点，存在个体差异性，这就导致了目标结构也会存在不同。因此，在培训过程中，必须掌握档案管理人员的特征，根据人性的本质来制定培训计划，只有这样才能切实提高管理人员的工作效率，为日后档案信息化改革奠定良好的条件。培养忧患思维，档案信息化建设者要居安思危、一手抓人防、一手抓技防，防止电子档案信息失密、失效、失真，避免数字化灾难发生，造成毁灭性后果。培育辩证思维，档案信息化会遇到数据存入与取出、信息共享与保密、文件有纸与无纸等许多矛盾的对立面和统一体，这就需要工作者用发展的眼光和辩证思维去处理对立统一的关系，避免非此即彼或顾此失彼的僵化思维方式。此外，档案信息化行政领导者应具备战略思维，做好科学顶层设计，积极稳步推进档案信息化建设工作，改变以往粗放型发展格局，领导的重视意识和相关措施也可以极大地促进档案管理人员自身的思想认识，一方面使他们对自身工作的价值得到肯定而提高积极性和主动性; 另一方面也可以激发他们的危机意识和竞争意识，想办法通过各种途径来提高自身素质。

2.重构知识结构、提升专业素养

高校档案管理人员具备传统档案管理的理论知识和实践经验，但缺乏相关信息、计算机、数据库、系统开发等知识，因此，信息时代需要相关工作者补充专业知识，优化其知识结构，提升专业素养。信息时代的档案工作者应具备电子档案内容价值和技术状况的鉴定知识，才能及时准确地捕捉和收集具有价值的信息;应了解部分软件工程和系统开发方面的知识，学会用信息技术专业语言进行沟通，准确表达自己对信息系统建设的需要;还应具备系统评价知识，从档案管理角度评价档案信息系统的效益，评价系统性能指标，并对系统存在的问题提出改进建议;此外，档案信息化建设工作者应具备需求分析知识，以用户为中心，需求为导向，对档案信息的现在用户和潜在用户、当前需求和未来需求、本校内部和社会大众需求等，进行分析。

以当前高校财务档案管理为例，随着时代的进步，传统的档案管理手段和方法已经无法满足当下财务管理的需求，必须加强管理人员的培训学习，做到与时俱进，提高档案管理人员的创新意识和专业水平，实现向信息化管理的转变。首先，要创造性地加强财务档案数据库建设。数据库的建设需要利用技术手段才能实现，必须实现纸质档案管理向数字化档案管理的转变。同时也要根据档案的类别进行分类，让传统的档案室直接搬到网络上，建立档案的数据采集中心。其次，要创造性地加强财务档案信息化网络平台建设。网络平台的建设需要技术人员的支持，作为档案管理人员必须掌握信息技术的专业知识，只有这样才能保证财务人员能够将档案信息倒入数据库。此外，也可以采取数据共享，让档案部门实现联系查询、远程检索等功能操作，使档案管理可以更加便利。再次，还要积极开发财务档案信息分析系统。档案信息分析系统的开发主要是为为各级领导、决策部门、财务人员决策提供数据支撑，切实把档案室变成财务档案信息控制中心。

3.加强信息技术学习与培训、培养实践操作能力

信息时代高校档案管理队伍应加强信息技术方面的专业学习，以提高信息检索水平，能够按照查档要求正确选择主题词、关键词等并正确组织检索表达式，对检索结果进行下载、排序、转发等操作;增强信息加工处理能力，使用检索工具从网页、服务器、脱机载体中采集档案信息，按照相关特征分类或按照内在联系组件、组卷、组盘，并对档案进行著录标引，采集封装和管理档案元数据，还要掌握档案多媒体编研技术，能围绕特定主题，将编研素材编辑制作出档案编研成果;信息时代，特别要求管理人员加强信息保护意识，防止信息泄露，管理队伍应掌握数据库管理、数据加密、数据迁移、数字签名、网络访问控制、数据容灾，以及电子档案真实性、完整性、有效性和安全性等维护技术。

想要推进档案信息化工作的顺利开展就必须加强人员的培训工作，除了要分批分次组织档案工作人员培训外，还有简化培训流程，采用理论与实践相结合的形式不断提升档案工作人员的工作能力。就目前来看，很多高校的财务档案管理人员都是由财务人员兼职来做，缺少一定的档案管理知识，而且兼职人员也不够稳定，频发的职位调动使得档案工作人员没有时间学习档案管理、财经知识、保密规定、信息技术等知识，无法进一步提升档案工作人员的实际操作能力。因此，作为上级财务机关对所属的财务档案管理人员必须负起应有的责任，建立完善的培训机制，结合本单位的实际期情况来设计培训内容，定期组织财务档案管理人员学习新的管理知识，积累学习经验，提高本领。

4.注重复合型人才建设、优化队伍结构

高校档案管理要步入信息化行列，应逐步优化管理队伍组成结构，改变原来单一的工作人员架构，档案信息化建设人才队伍至少需要管理型、操作型、研究型等几类专业人才，特别应该注重兼备两种以上才能的复合型人才的引进与培养。目前，大多数高校档案馆行政人员具备传统档案管理理论知识和实践经验，但缺乏信息化技术与知识，接受信息技术继续教育少，可能造成档案信息化建设管理上的不足，而高校档案信息化建设是一项系统性复杂工程，需要严格的目标管理和精细的过程控制，因此，及时提升相关行政管理人员的信息化素养十分迫切。管理型人才工作职责是根据国内外档案信息化建设发展趋势及相关进展、组织相关人员制定本单位切实可行的实施方案，组织、指挥、指导本校档案信息化工作，培养及合理使用人才资源。档案信息化建设专业性要求高、涉及环节多、操作性强，因而需要一批既懂档案管理业务、又熟练计算机操作技能，具备信息安全意识和高度责任心的操作型人才，保证档案信息化管理有序高效开展。此外，信息化知识更新迅速，档案信息化建设需要科学理论指导，因此需要少数专门从事档案信息化方面的研究型人才，研究新技术探索新方法在档案管理领域的应用，开发先进、实用、操作性强的管理软件，探索电子档案归档、远程利用、安全保管的方法。

5.其他方面

信息时代档案管理还需要配备多媒体档案编制人才，数据库管理人才及律师等，如遇到知识产权、隐私保护、合同管理及网络安全等问题，需要具备相关法律知识的专业人员提供支持与帮助，另外只有真正意识到网络环境当中蕴含的风险，并且通过各种手段去规避风险，才能保证档案不出现丢失、被篡改等危险。档案从业者还需具有较强的适应能力、应变能力，互联网时代，信息技术可谓瞬息万变，对档案工作人员提出了更高的要求，善于抓住机遇，运用互联网技术的也能更好的改变工作环境，同时信心技术的融入也能更好的拓展档案工作人员的思维模式，为快速适应工作形式的转变奠定良好的基础。

三、结语

总之，随着信息技术的不断普及，很多工作都在依靠信息技术来开展，为了能在档案管理工作发挥网络的优势，就必须对传统的工作模式进行改革，只有这样才能从根本上提升档案管理工作的效率。于此同时，依靠信息技术能更好拓展存储空间，让档案记录和管理形式可以更加简单便捷。随着高校档案信息化建设的不断完善，档案工作人员在任务、环境、服务对象、管理方式上也在不断发生转变。在信息时代大数据背景下，高校档案管理既面临机遇也面临挑战，要求高校必需加大技术、设备等方面的投入，更要打造一支高素质的档案管理人才队伍，创新管理思维，注重复合型人才培养，确保高校档案事业适应时代需求。高校档案工作者要积极顺应信息时代发展的新要求，改变思想观念，不断加强思想政治和职业道德教育，树立终身学习理念，增强业务能力和水平，为高校教育事业发展贡献智慧和力量。

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（作者单位：玉林师范学院）

作者：蒋丽林

信息时代高校档案管理论文 篇3：

浅析信息时代高校档案管理应注意的问题

【摘要】高校档案包含着学校发展历程中所有的资料与高校学生的个人档案，在高校发展的过程中，积累了非常多的档案资料，这些资料是高校中非常重要的信息资源。而越来越多的数据资料为管理工作带来了一定的难度，传统的管理方式已经无法满足信息化时代对档案管理与使用上的需求。基于信息化时代高校档案管理中存在的问题，本文主要分析了在档案管理中存在的难题，通过信息化时代的角度探讨如何完善高效档案管理工作，使档案可以发挥出其应有的价值。

【关键词】信息时代;高校档案管理;问题;措施

在信息时代的背景下，计算机与网络被广泛的应用于人们的工作生活中，已经成为一种不可缺少的工具。在高校中，档案是非常重要的信息资源，档案管理工作也是高校日常管理中重要的组成部分。在信息时代的影响下，高校档案管理工作也走向了信息化的转变，这种不同于传统的档案管理模式为档案管理人员带来了不小的挑战。因此，在档案信息化的形式下探究在档案管理中需要注意的问题是其发展中必须经历的途径，只有这样才能使档案管理工作进一步的发展。

一、信息时代下的高校档案管理的重要性

高等学校档案是一个集党政管理、教学、科研、基建、产品、出版、仪器设备、财会、外事等众多门类为一体的综合性的档案体系。其主体是教学科研档案。高校是科学和教育发展的排头兵，在网络信息时代日益发展的今天，高校的档案工作必须与时俱进，有所创新和有所发展，才能跟上时代发展的步伐，为我国的现代化建设做出应有的贡献。

二、信息时代下的高校档案管理现状

在现今的许多高校中，档案管理开始逐步走向信息化的形式。同时，在时代的背景下，高校档案管理工作必然会有新的转变与改革，但是在实际的管理工作中，不能盲目的追求创新与追逐时代的浪潮。在档案高校档案管理工作中，要结合其实际的需求进行调整与创新，这样才能发挥出改革所追求的效果。以下是几种在现今高校档案管理中存在的问题。

1、档案管理的数字化水平较差。事实上，许多高校并不重视档案管理，认为档案只要有就可以了，因此必然不会过多投资到档案管理上去。因高校对档案管理工作的重视度不足而使其对档案管理的资金投入度不足，在没有足够资金的支持下，许多硬件设备无法满足信息化建设的需求，因此在档案管理上无法进一步实施信息化管理的模式。过去的一些光盘、录像等各种视频物品因为室内环境不好，逐渐出现了老化或者消磁现象，必定会影响到档案管理。而且一些保存到计算中的电子档案、软件，因为计算机中毒或者系统问题等各种原因造成了中毒，文件缺失，乃至出现被盗现象，这些因素的管理需要较高的专业技术水平。因为许多高校根本不重视档案管理，致使档案的日常管理中缺乏规范性，包含了存放档案、借阅档案以及使用档案。

2、信息人才不足。在现有的一些高校中，档案管理人员或许会具备专业的管理水平，但是却对计算机专业知识了解的不够。并且在现今的高校专业中，与档案管理相关的专业并不多，这就导致了后备人才不足的现象，而在现今的档案管理队伍中，严重缺乏可以适应现代信息化档案管理的专业人才，没有专业的知识与理论的支持，致使管理队伍业务水平偏差。并且许多人在认识档案上有一定误区，认为干档案管理这个岗位没有前途，因此管理部门招聘人才时难度极大，加之许多学校的根本不重视这个部分，认为随便安排个人看好就行了，也就很少出资对相关人员进行培训。在信息时代，档案人员的综合素质明显无法满足时代所需，许多管理人员的思想意识形态摇摆不定，必定会影响到工作。其次在信息时代，档案管理人员一定要掌握档案的收集、分析、整理等各种管理方面专业技术，同时还要具备一定的操作计算机能力。同时在复杂的网络环境影响下，管理人员还要强化自身的安全意识、培养自身技术，做好网络安全的防护工作。而且从目前情况来看，档案管理中缺乏精准计算机技术人才，这也是影响档案管理的重要因素之一。

三、信息时代加强档案管理的措施

通过对高校档案管理的现状分析发现，在信息时代中档案管理工作受到多方面因素的影响，致使这个过程中存在着许多的问题，结合高校实际情况来看，主要体现在人才、体制与观念上的问题，为此，以下提出几点可在高校档案管理中实施的改进措施。

1、加强重视档案管理的程度。事实上任何工作都是由人来完成，自然相关领导对档案管理的认可度和重视度，直接影响着档案管理水平。因此只有高度重视了这项工作，才会增加资金与精力上的投入。在高校的档案室中，一定要保证计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等各种办公设备设施齐全，而且还要尽可能多引进功能及安全性高的管理软件，全面确保顺利开展档案管理工作。此外要确保方案管理中的安全，还要配备上齐全的消防安全设备及防火防盗设备，有效提升档案管理的基础条件，这样才能够更快的满足信息时代档案管理工作要求。

2、加强档案管理的人才建设。档案管理水平的高低都是由人才来决定的，因此工作人员素质高低直接影响着档案管理。而且人员素质要求影响着管理工作中的任务、形式及目标。要提升管理人员自身的综合素质，就必须要从几个方面入手：首先就要从外面大量引进具有专业技术的管理人员，必须要重视专业信息技术水平。所以在信息时代档案管理人员不但要掌握必要的收集、分析及整理等各种管理技术，要求相关工作者掌握基本的计算机操作能力。其次完善档案管理人员培训体系;高校要重视对网络知识的教育，从而满足新时代下档案管理所需。还要加强管理人员间及和其他相关专业人员之间进行业务交流，这样档案管理人员才能快速掌握别人的经验，分析自身存在的不足之处，并且将可用的、先进的工作经验融入到工作中去。

3、创新管理体制。高校要建立完善的档案管理体制，尽量把档案管理工作融入到学校工作规划之中去，不断完善档案管理部门各种设施，为档案管理提供基础保障。首先一定要破除工作中讲资质的作风，为档案管理人员提供一个公平竞争平台，调动大家的工作积极性。在此基础上高校还要建立合理的考核体制，用此激励相关人员更加努力工作，营造一个良好的、和谐的人才竞争氛围。此外，还必须要高度重视档案管理的保密工作，针对借阅及销毁等各环节制定一套严格规章制度，并且按照此制度严格执行。

四、结语

高校档案在一定程度上关系着高校工作是否能顺利展开，因此为了使档案价值可以最大限度的发挥出来，高校应对档案管理工作重视起来。在信息时代下，高校必须要高度重视档案管理，要从档案管理现状中分析存在的问题，从而有针对性提出合理的改进与完善措施，这样才能够确保档案管理工作更好发展，促进档案管理更好服务于科研和教学工作。

【参考文献】

[1] 王喜民. 浅谈高校档案管理工作应注意的几个问题[J]. 卷宗， 2014（10）.

[2] 单  英. 浅谈信息时代高校档案管理改革[J]. 辽宁师专学报： 社会科学版， 2015（6）.

[3] 周玉华. 试论高校档案信息化建设应注意的问题[J]. 企业文化旬刊， 2015（7）.

作者：于晓鑫