公文标题写作常见典型错误举析
【摘 要】在公文写作中，公文标题的错误最为常见也最容易犯错。归纳公文标题常见的六类典型错误，提出修改的意见和理由。
【关键词】公文标题 常见错误 举析
公文标题写作常见典型错误大体可归为六类：一是发文机关单位党政不分，二是发文单位级别使用错误，三是发文机关单位缺少所在省(自治区、直辖市)要件，四是文种使用错误，五是文字使用不当，六是格式错误。下面逐类举例分析。
一、发文机关单位党政不分
(一)错用部门名义发文
1.广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示(主送单位：自治区党委)
2.广西壮族自治区×××厅关于××情况的报告(主送单位：自治区党委)
上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“中国共产党广西壮族自治区×××厅党组”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知》(厅发〔2015〕3号)明确规定：“各单位(隶属党委的单位除外)报送自治区党委的公文，应以党组(党委)名义报送。”
(二)错用党组(党委)名义发文
1.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××问题的请示(主送单位：自治区党委、自治区人民政府)
2.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××情况的报告(主送单位：自治区党委、自治区人民政府)
上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“广西壮族自治区×××厅”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知》(厅发〔2015〕3号)明确规定：“同时报送自治区党委、自治区人民政府的公文，以部门名义报送。”
上述最新的行文规则，作为机关单位办公室的文秘人员必须及时了解掌握并严格遵守。
二、发文机关单位级别使用的错误
(一)“降格”使用
1.广西壮族自治区×××厅关于召开××会议的通知
2.广西壮族自治区×××厅关于报送对外交流合作工作总结材料的通知
3.广西壮族自治区×××厅关于开展××工作调研的通知
4.广西壮族自治区×××厅关于印发×××同志在全区×××会议上讲话的通知
5.广西壮族自治区×××厅关于转发×××的通知
上述公文标题中的发文机关单位一律是降格使用。凡是日常性的内部工作部署、安排，如召开有关会议、要求下级单位报送相关材料、下基层开展工作调研、印发机关单位领导有关工作会议的讲话、转发有关通知等事务工作;主送单位低一两个级别;主送单位为本机关单位的直属二层单位;或者是下行公文，发文机关单位一律改为以发文机关单位的办公室名义发文。因此，第一个标题“广西×××厅关于召开××会议的通知”的标题就应改为“广西×××厅办公室关于召开××会议的通知”，其他标题的修改类同。
(二)“升格”使用
1.广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示(主送单位：农业部)
2.广西壮族自治区×××厅办公室关于××情况的报告(主送单位：自治区人民政府)
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于审批××年部门预算资金调整安排建议的函(主送单位：自治区财政厅)
4.广西壮族自治区×××厅办公室关于××项目的批复
5.广西壮族自治区×××厅办公室关于下达××经费的通知
上述公文标题中的发文机关单位一律是升格使用。凡是主送给有隶属关系的国家部委及自治区级党委、政府;主送无隶属关系的平级单位;或者对本系统、本行业批复有关项目、下达有关经费的，一律不能以机关单位的内部机构如办公室名义发文，内部机构不能代替机关单位。因此，第一个主送给自治区党委的“广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示”标题应修改为“广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示”，其他标题修改类同。
三、发文机关单位缺少所在省(自治区、直辖市)要件
例如：自治区×××厅关于报送××材料的函
此标题应修改为：广西壮族自治区×××厅关于报送××材料的函。最新的《党政机关公文处理工作条例》规定，不管是对自治区以内或是自治区以外发文，一律要求在发文机关单位全称前面加上所在省(自治区、直辖市)的全称“广西壮族”(不能省略为“广西”)，以明确发文机关单位所在的省(自治区、直辖市)。
四、使用文种的错误
(一)错用文种
1.广西壮族自治区×××厅关于支付×××应急监测经费的请示(主送单位：自治区食品安全委员会办公室)
2.广西壮族自治区×××厅关于报送×××落实整改情况的报告(主送单位：自治区财政厅)
3.广西壮族自治区×××厅关于免费发布×××公益文字滚动广告的请示(主送单位：广西电视台)
4.广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于报送×××材料的函(主送单位：广西农业厅)
5.广西壮族自治区×××厅转发××关于××情况的通报
6.广西壮族自治区×××厅转发×××情况的函
7.广西壮族自治区×××厅关于×××的清理意见
8.广西壮族自治区×××厅关于×××现场评估的意见
9.广西壮族自治区×××厅关于推荐×××名单的意见
上述9个公文标题均存在文种使用的错误。第一个应将“请示”修改为“函”，第二个应将“报告”修改为“函”。发文单位与主送单位都属于正厅级单位，两者关系属于平级，应使用文种“函”;第三个应将“请示”修改为“函”，发文机关单位与主送机关单位是不相隶属的关系，应用文种“函”;第四个应将“函”修改为“报告”，因为自治区水产畜牧兽医局归口自治区农业厅管理，两者之间是上下级关系，应使用文种“报告”;第五个应将“通报”修改为“通知”，第六个应将“函”修改为“通知”，凡转发性的公文一律只能使用“通知”文种;第七、八、九标题的中的“意见”只是单纯的认可或同意，不属于党政机关公文中“意见”这一文种。
(二)两个文种连用
1.广西壮族自治区×××厅关于×××请示报告
2.广西壮族自治区×××厅关于申请×××的报告
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于参加×××设计方案讨论会议的通知函
4.广西壮族自治区×××厅关于批复××年部门预算的通知
上述四个公文标题都属于两种公文文种连用。第一、二个是“请示”、“报告”连用，“请示”、“报告”是两种不同的公文文种，如需要上级部门答复、批准、解决有关问题的公文，就用文种“请示”，如只是让上级部门了解相关情况，就用文种“报告”;第三个是“通知”和“函”连用，两者只能用其一，如果发文单位与主送单位是平级单位，则用文种“函”，如果主送单位是下级单位，则用文种“通知”;第四个是“批复”和“通知”连用，根据标题的意思，应修改为“广西壮族自治区×××厅关于××年部门预算的批复”(使用“批复”文种必须以部门名义发文，如果要以机关单位办公室名义发文，则不能使用“批复”文种，只能使用文种“函”)。
(三)错将日常应用文当作公文文种来使用
1.广西壮族自治区×××厅关于×××产品质量安全监管工作总结(主送单位：自治区食品安全办)
2.广西壮族自治区×××厅关于×××公共机构节能工作要点(主送单位：自治区机关事务管理局)
3.广西壮族自治区×××厅×××对台工作总结及×××对台工作计划(主送单位：自治区台办)
4.广西壮族自治区×××厅关于×××自查自纠情况的汇报(主送单位：自治区人力资源和社会保障厅)
5.广西壮族自治区×××厅贯彻落实建立健全惩治和预防腐败体系×××年工作规划的具体办法(主送单位：自治区纪委)
6.广西壮族自治区×××厅关于×××建造项目委托设计费付款说明(主送单位：农业部渔政局)
上述公文标题中的“工作总结”、“工作要点”、“工作计划”、“汇报”、“具体办法”、“说明”等一律属于应用文，应用文与公文是不同的文种，党政机关约定俗成的常用公文文种只有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要、答复等16种，不属于这些公文文种的其他文种一律不能称为公文。上述公文标题如何修改，要根据不同的情况选择不同的公文文种。
五、文字使用不当的错误
(一)语句不通顺
1.广西壮族自治区×××厅关于报送指导×××开展全区行政审批制度改革工作现场会筹备工作的函
2.广西壮族自治区×××局关于举办×××工作会议的通知
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于印发×××会议精神的通知
4.广西壮族自治区×××局报送解决畜禽养殖污染成为农村主要污染源的意见的函
第一、二个标题中“报送×××筹备工作”、“举办×××会议”属于动宾搭配不当，应分别修改为“报送×××筹备工作情况”和“召开×××会议”;第二个标题“印发×××会议精神”不合逻辑，应修改为“印发×××会议要点”;第三个标题把两个不同的内容纠缠在，让人难以理解其意，应修改为“广西壮族自治区×××局报送畜禽养殖污染治理有关意见的函”。
(二)语意不准确
1.广西壮族自治区×××厅关于征求广西壮族自治区水污染防治行动计划工作方案(征求意见稿)修改意见的函(主送单位：自治区环保厅)
2.广西壮族自治区×××厅办公室关于自治区党委×××巡视组到基层单位开展巡视工作的函(主送单位：相关直属单位)
第一个公文其内容所需要表达的意思是回复自治区环保厅报送有关修改意见，标题但却沿用了自治区环保厅来文时征求意见的原标题，所要表达的意思刚好相反。应修改为“广西壮族自治区×××厅关于广西壮族自治区水污染防治行动计划工作方案(征求意见稿)修改意见的函”。第二个公文其内容所要表达的意思是要求相关单位配合自治区党委×××巡视组做好到基层单位开展巡视的相关工作，因此标题应修改为“广西壮族自治区×××厅办公室关于配合自治区党委×××巡视组做好到基层单位开展巡视工作的函”，况且原标题中以“广西壮族自治区×××厅办公室”作为发文机关单位也是越权的，只有自治区党委或自治区党委办公厅才有发文资格。
(三)语句不够精练
1.广西壮族自治区×××局关于自治区人民政府办公厅关于落实广西壮族自治区人民政府关于深入推进依法行政加快建设法治政府的实施意见重点工作部门分工的通知代拟稿意见的复函
2.广西壮族自治区×××局办公室关于印发广西壮族自治区×××局×××年度党员领导干部“三严三实”专题民主生活会方案的通知
3. 广西壮族自治区×××局办公室关于转发《×××的通知》的通知
第一个标题应删去“自治区人民政府办公厅关于落实”字样，第二个标题应删去印发后面的“广西壮族自治区×××局”字样，第三个标题应删去最后的“通知”两字。解决转发性通知标题冗长烦琐问题，一般只写转发第一次转发机关的通知即可。
(四)语意重复
1.广西壮族自治区×××局关于同意的×××批复
2.广西壮族自治区×××局关于申请办理×××的请示
第一个标题中的“同意”与“批复”重复，应将“同意”删去，第二个标题中的“申请”与“请示”重复，应将“申请”删去。
(五)语气不当
1.广西壮族自治区×××局关于请求审批×××年部门预算资金调整安排建议的函
2.广西壮族自治区×××局关于恳请审核×××公司公有房屋处置房屋资产评估结果的函
公文的特点是公事公办，没有必要用低声下气的语调求人办事。因此，将上述两个标题中的“请求”、“恳请”修改为中性词“申请”就比较恰当。
六、格式的错误
(一)“关于对”连用
如：广西壮族自治区×××局关于对广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函
在公文标题中，“关于对”不能连用，只能用其一，应删去“对”字。
(二)标点符号错误
1.广西壮族自治区×××局关于报送《广西壮族自治区×××工作总结》的函
2.广西壮族自治区×××局办公室关于印发《×××工作意见》的通知
3.广西壮族自治区×××局办公室关于印发《×××管理制度》的通知
公文标题的书名号，主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。上述公文中的书名号应全部去掉。
(三)多行排列错误
1.广西壮族自治区×××局关于上报2013年上半年广
西生鲜乳违禁添加物专项监测总结的报告
2.广西壮族壮族自治区×××局转发
关于做好×××年
南沙渔业管理工作的通知
第一个标题中的“广西”是一个完整的词，标题转行时不能拆开。第二个标题中间一行不能短于第一和第三行，一般要呈正三角形或倒三角形。
【作者简介】蒋丽华(1964— )，女，湖南洞口人，在职研究生学历，广西水产畜牧学校高级讲师。
(责编 刘 影)
作者：蒋丽华
摘要：英语是一门贯穿我们整个学习生涯的学科，然而对于高中生而言始终难以掌握语法学习的要领。本文通过分析汉语和英语语法存在的差异，列举典型例题总结高中英语常见语法错误，分析错因，强调解题关键，并对语法学习的要点进行总结归纳。
关键词：高中英语;常见语法;错误分析
近年来，英语语法越来越成为学生难以掌握的难点。尽管汉语和英语看似是两种差异较大的语种。然而就语法而言，两种语言有一定的相似之处。本文通过比较汉语和英语的语法，总结部分英语学习中常见的语法错误，希望借此提高高中生的语法学习水平。
一、英语语法易出现错误的原因
1、汉语英语语法位置的异同。汉语和英语在基本句型方面的表述差异并不明显，都有主谓宾和主系表两种表达顺序。例如主谓宾形式中，“我爱你”的英语表达为：I love you.主系表形式的造句中，我是一名学生的英文表达为：I am a student.两者并无太大差别。但句中的一些附属成分，如定语，状语等，在汉语和英语的位置却不同[1]。例如：“我很努力的学习”的英语表达是：I study hardly。修饰词状语在句中的位置有所差异。
2、英语多从句，汉语多分句。汉语是种常用分句来表意的语种，而英语则习惯用连词，介词等修饰语将分句变为高级句式-从句。因此在从句的变换中常会产生错误。例如“这本书，我从未读过”。如果我们用“汉语式英语”来表达就会变为：This is the book.I have never read it.然而事实上，正确的表达方式是：This is the book that I have never read.
二、常见语法错误
1、虚拟语气的使用。虚拟语气是近年来高考新增的考查重点。主要对if虚拟条件，对特殊动词后的宾语从句及其所对应的名词后所出现的名词性从句和一些特殊句型进行考查[2]。由于情境的设置愈加复杂，因此虚拟语气的使用难度也越来越大，是不容我们忽视的一个难点。
例句：Why didn’t you go to yesterday’s meeting?
I would have but I________too busy working on the important experiment.
A.had been B.was
C.were D.am
答案：B
解析：题干前一部分用了虚拟语气，因此我们很容易误选A。事实上，题者对虚拟语气的答语进行了省略。可补充为：I would have gone to yesterday’s meeting if I hadn’t been too busy.所以be too busy是过去的一种实际情况，并非虚拟，故填空处用陈述语气。此处如果不进行仔细的分析很容易陷入虚拟语气的语法误区[3]。
2、双重所有格的使用。双重所有格虽然相比较其它语法知识而言难度系数较低，但由于汉语和英语使用思维之间的差异，也是英语学习中错误频发的题型。
例句：Those classmates of_________ like him very much.
A.his B.he C.him
答案：A
解析：选项意在描述他很受同学们的欢迎。题干的设置很容易让我们认为这是一般所有格，選择B。然而稍加分析便能发觉这句话表示的是双重所有格，只有A符合双重所有格的结构：限定词+名词+of+名词所有格[4]。故选A。
除此以外，双重所有格还有一个作用，即通常强调多个中的某个，例如：She is a friend of Tom‘s.译为：她是汤姆的朋友。强调她只是汤姆多个朋友之中的一位，汤姆有其他朋友。She is Tom’s friend。此句无法推断汤姆是否有其余朋友。因此双重所有格的使用有助于我们分析文章情境。
3、特殊句式的使用。特殊句式是对语言形式的考察，包括倒装句，省略句，强调句，祈使句，感叹句和反义疑问句等。其中最容易出现错误的是倒装句和强调句。尽管和汉语一样，英语句也大多是以“主谓宾”这样的语序排列语句。但有时出于修饰需要，会将句中词语的语法位置进行重新排列，从而构成倒装[5]。近年来，出题人多在倒装句中设置难题，引得学生跌入误区。
例句：Tom is going to spend his holiday in London，_________lives his grandfather.
A.which B.who
C.where D.that
答案：C
解析：空格后的 lives，以及空格前的逗号，很容易引导学生选择能作主语的选项，从而建立一个新的主谓宾齐全的分句，而能做主语的只有关系代词，因此误选 B或 D。其实此题为倒装词序，语序可更改为 Tom is going to spend his holiday in london and there lives his grandfather或Tom is going to spend his holiday in london and his grandfather lives there。因此选c。
特殊句式中的另一难点是强调句型，强调句型的基本结构并没有多大困难，但一旦not until出现在强调句中，亦或是强调句强调的对象是谓语动词时，学生就很容易在句式转换中做出错误的判断。
例句：It was not until he came back_____he knew the police were looking for him. A.which B.since C.that D.before
答案：C
解析：我们容易将这句话翻译成;在他还没有回来之时，他就已经知道道了警察在寻找他。便会选择D。而如果我们调整一下句序：He didn’ t know the police were looking for him until he came back.而如果使用了not，until，其强调句式即变为 It was not until，that，的形式。便可知C才更适合这道题。
除此以外，强调句式的基本结构是不可以强调谓语动词的，如果需要强调谓语，则需要实用助动词do/does/did来协助强调。
例句：_____be careful when you across the street?
A.Is it B.Does C.Do D.Which
答案：C
解析：我们在看到这道题时，很容易选择A。即强调句式的一般疑问句式，如果我们知道it is/was that 这一结构不能强调谓语动词，就会知道，这道题应当选择C。
三、如何规避语法错误
听和说是学习一门语言最为重要的部分。我们可以通过上网搜索英语发音较为专业的演讲以及听读课文来培养自己在英语方面的语感。还可以在日常学习中整理背诵经典句型，学习经典句型中的语法形式，举一反三。除此以外，我们还可以通过整理错题的方式来练就灵活应对新题型的能力。最后，我们在学习语法时要先从大的知识点着手，建立适合自己的语法体系，掌握语法规则，再着眼小知识点，完善语法思维，提高英语学习的水平。
四、结语
尽管英语句式变换多样，但是追根溯源，英语和汉语都是表词达意的工具，都有规律可循，我们只要保持耐心，认真探索英语语法的规律，多进行归纳整理，遇到问题及时与老师沟通，就一定可以超越自己，在英语语法学习方面取得新的突破。
参考文献
[1] 郭建.科技英語论文写作中的几个常见错误[J].大家，2010(5)：130.
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[3] 邱冬华.高中学生英语写作常见错误分析[J].学苑教育，2011(7)：78.
[4] 李国帅.浅谈高中英语教学中的语法问题[J].新课程学习(社会综合)，2011(4)：127.
[5] 赵璞.英语教学语法中的虚拟问题[J].外语研究，1996(03)：49-53.
作者：贺浩榕
摘 要：阐述摘要在读者检索科技论文和展示科技论文内容及学术价值等方面的重要作用;总结科技论文摘要在篇幅、结构、内容以及表达等方面的具体写作要求;为了提高科研人员科技论文摘要写作水平，介绍科技论文摘要写作中存在的主要问题;结合实际案例分析多篇能源科技论文摘要中出现的错误，提出修改方法。
关键词：科技论文 摘要 写作要求 常见错误
作为提供推动科学发展、经济繁荣和社会进步力量的信息源，科技论文是进行科学技术交流的主要载体，是获得科技信息、促进科学技术发展的重要途径[1]。笔者在多年的能源科技期刊编辑工作中发现，由于很多作者对科技论文摘要的重要性认识不足，或未掌握其写作方法，撰写的科技论文摘要中经常存在一些不足甚至错误。为此，笔者谈谈科技论文摘要的写作方法，并选择几篇能源类科技论文摘要出现的错误进行具体的案例分析，以提高科研人员撰写科技论文摘要的水平。
1 摘要对科技论文具有重要意义和作用
人们经常把文章的题目比作人的眼睛，通过题目可以大体上了解文章的内容。但如果想更进一步快速地了解科技论文的全貌，读者可以像观察人的面目表情一样，阅读科技论文的“脸”——摘要。摘者，有选择地取也;要者，要点、纲要也。摘要就是从论文中总结出的能反映该论文主要内容的文字。摘要是科技论文的一个重要组成部分，包括研究的目的、方法、结果和结论等内容，写好摘要对科技论文的检索和科研成果的推广具有以下重要意义。
1.1 展示论文的主要内容和学术价值
从科技论文摘要的结构来看，它是一篇完整的短文，具有独立性和自明性。其中目的部分交代为什么进行研究，方法部分介绍研究的路径，结果部分是研究的成果，而结论部分则是对研究的最后总结。摘要能够较全面地反映科技论文的主要内容、结构以及研究的创新点，也可以展示作者在研究中所取得成果的价值大小。
1.2 便于读者检索和阅读论文
科研人员在前人研究的基础之上进行研究，可以避免重复的劳动，用最短的时间取得新的研究成果。而现代科技飞速发展，在浩如烟海的信息中，如何获得和掌握某一领域的研究进展呢？这就需要科研人员对公开的包含最新研究成果的科技论文进行检索。而科技论文数据库的不断完善，在为读者检索提供了方便的同时，也使读者在题目和关键词相似且数量惊人的科技论文面前难以抉择，而摘要的作用此时就得以充分显现了。我们检索到的论文的研究成果对自己要研究的课题参考价值是大是小？我们是否还要继续阅读全文？这些问题都可以通过阅读论文摘要加以判断。
1.3 为形成二次文献提供支持
科技论文发表后，其摘要可以作为形成二次文献的重要参考。论文的摘要可以直接或通过稍作修改后成为科技文献摘要进行利用。这样可以避免其他从事科技文献整理工作的人在编写科技文献摘要时，由于对课题研究工作不了解或了解不够深入，使其撰写的科技文献摘要存在误解、欠缺，甚至错误。
2 科技论文摘要的写作要求
摘要拥有与科技论文正文同等量的主要信息，是科技论文的重要组成部分。写好科技论文的摘要要注意以下几点。
2.1 篇幅大小适中
科技论文摘要的篇幅不宜过长或过短。过长就失去了摘要的意义，变成了论文;过短则无法把要表达的内容很好地传递给读者。过长或过短的摘要也不利于读者对文章的检索。根据摘要类型的不同，一般其篇幅长短也有区别。报道性摘要（相当于科技论文的简介）指出了论文的主题范围和内容梗概，长短以300字左右为宜。指示性摘要指明科技论文的论题及取得的成果的性质和水平，长短以100字左右为宜。报道-指示性摘要则用报道性摘要的形式表述科技论文中信息价值较高的部分，以指示性摘要的形式表述其余部分，篇幅以200字左右为宜。科技论文一般多采用报道性摘要的形式。
2.2 结构清晰完整
完整的摘要应该包括科技论文的目的、方法及主要结果与结论，这4个部分不可或缺[2]。摘要应该利用有限的字数向读者提供尽可能多的定性和定量的信息，充分反映该课题研究的创新之处。因此科技论文撰写摘要首先应该正确、全面地掌握论文研究的主题范围，并对主题进行认真的分析，找出所研究的主要对象、运用的研究方法、得出的具体结果及对结果进行剖析后的具有创新性的结论。然后作者将这些内容整合贯穿成逻辑性强、结构完整且简明扼要的文字。
2.3 内容紧扣正文
摘要是正文精华的浓缩，应突出新技术、新理论、新方法、新观点、新规律等的展示，不能重复题目和引言中的信息，其内容也不能超出正文的内容范围。一些科技论文将题目的内容简单地复制到了摘要中，这是不可取的。比如文章《300MW级燃煤发电工程采用双管式套筒烟囱的探讨》的摘要中，“针对某300MW燃煤发电工程采用双管式套筒烟囱进行了研究和探讨”的文字就应该删除。同时，论文引言部分一般是研究的背景、目的，以及相关领域内前人所做的工作和研究的概况，也不应再写到摘要中，以免造成信息重复。论文的摘要中更不应该出现论文正文中未涉及的内容，如试验方法、结果、结论等。如果出现，那么该摘要就已不是这篇论文的摘要了。
2.4 表达深浅適度
第一，摘要是供本学科或相关学科科研技术人员检索和阅读的，因此不应写入本学科已成为常识的内容。第二，摘要要使用规范化的名词术语，不用非公知公用的符号和术语。第三，摘要中如果出现缩略语、略称、代号等，且相关专业的读者对其不能正确地理解，就应该在首次出现时加以说明。第四，除了确实无法表达作者的意思外，摘要中不应使用数学公式和化学结构式，不能含有插图和表格。
2.5 价值不必评论
科技论文及其发布的科研工作成果的价值大小，自有该领域内的专业人士来评价，因此科技论文摘要中不要对该论文内容或科研工作成果做自我评价，在摘要中对科研成果做过大或过小的评价就更不可取了。一些作者往往会谦虚地评价自己的科研成果，比如“会对相关研究起到微小的帮助”“是对课题的初步研究”等，这样画蛇添足的工作，只会使自己取得的成果被大家忽视。
2.6 其他要求
撰写科技沦为论文摘要还有一些其他要求，包括：用第三人称进行陈述;除非论文证实或否定了他人已出版的著作外，在摘要中不用引文;摘要中不必使用“本文”“作者”“笔者”等主语。这些要求在撰写科技论文摘要时也应该注意。
3 科技论文摘要常见错误分析
了解了科技论文摘要的写作要求后，科研人员就应该按照规范撰写科技论文摘要。下面分析作者工作中遇到的几个具体实例，指出这些摘要的错误原因，并提出修改方法。
3.1 结构方面问题
例1：论文《复合热泵系统在某楼宇智能表库中的应用》一文的摘要为：某楼宇主体建筑采用的蓄热电锅炉系统因蓄热水箱体积大，耗电量大，造成主体建筑选用的变压器容量偏大，锅炉房占地面积大，在供暖季运行时电费偏高。针对这些问题，从节能角度考虑，将蓄热电锅炉系统改为地源热泵和空气源热泵复合系统，然后经过分析，优化管路确定技术方案并实施。
摘要应该是一篇完整的短文，读完后应该让读者能够了解整个研究过程的目的、方法、结果及结论。该摘要介绍了在某楼宇中安装复合热泵系统的原因，以及复合热泵系统安装方案的确定及实施，是摘要的目的和方法部分，但缺少结果和结论部分。通过对全文的分析，认为该篇论文是完整的，因此根据论文，在摘要最后增加结果和结论部分，具体为“对技术方案应用后的效果进行了分析。分析结果表明源热泵和空气源热泵复合系统较原蓄热电锅炉系统的节能效果明显”。这样，这篇论文的摘要就完整了。
3.2 内容方面问题
例2：论文《工业企业能源管理分析及实践》的摘要为：工业企业是我国能源消费的大户，工业企业能耗在我国能源消费总量中占比较大，减少工业能耗对节能工作意义重大，而能源管理是工业企业节能降耗的重要途径。文中通过建立与控制工业企业能源管理系统，分析工业企业能源管理的主要环节。指出工业企业能源管理的内涵与实质，及其节能作用。通过某工业企业能源管理实例，总结该企业在能源输入、加工及转换环节中进行能源管理的措施，分析其存在的问题及解决问题的方法。
和论文的正文进行对比，发现该摘要第一句为正文引言部分的内容，造成了摘要和引言叙述重复。修改时可以将该句删除，保留文摘中第二句、第三句和第四句作为摘要即可，同时删去第二句中“文中”二字。
3.3 表达方面问题
例3：论文《城市集中供热热网优化研究》的摘要为：热网的优化是城市供热行业凾待解决的研究课题。完整的供热系统由热源、热网和热用户三部分组成。热网一般包括一次蒸汽网、二次热水网和连接二者的热力站。探讨城市集中供热热网工程中常用的优化算法，改进原有的优化模型，找出一套解决工程实际的供热管网参数优化的计算方法。结合某热电公司集中供热工程实际，建立相關数学模型，并利用MATLAB优化算法，分别计算热水管网和蒸汽管网的管段最佳管径和经济保温层厚度。
在该摘要中，“完整的供热系统由热源、热网和热用户三部分组成。热网一般包括一次蒸汽网，二次热水网和连接二者的热力站”是该领域的常识，不需要作者在摘要中说明，因此可以将这两句话删除。删改后的摘要并不会影响读者对其的理解。
4 结语
鉴于摘要对于科技论文的重要的作用，科技工作者必须重视科技论文摘要的写作，并按照写作要求撰写摘要。撰写科技论文摘要要做到篇幅长短适度、结构清晰完整、内容紧扣正文、表达深浅适度，同时也不必做自我评价，这样才能使摘要符合科技论文的整体要求，使论文和作者的科研成果尽快得以传播，并发挥出效果。
参考文献
[1] 陈浩元.科技书刊标准化18讲[M].北京：北京师范大学出版社，2000.
[2] GB 6447—86，文摘编写规则[S].
作者：武德俊
——王楷
一、发文条件
1.合法性审核问题。国家税务总局令第20号《税收规范性文件制定管理办法》第十六条规定税收规范性文件出台前必须经法规部门进行合法性审核，否则办公厅(室)不予核稿，局领导不予签发。
那么什么属于税收规范性文件呢?《税收规范性文件制定管理办法》第二条规定，税收规范性文件是指县以上(含本级)税务机关依照法定职权和规定程序制定并公布的，规定纳税人、扣缴义务人及其他税务行政相对人权利、义务，在本辖区内具有普遍约束力并反复适用的文件。这个定义很长，公文核稿人员要把握的关键点是“税收规范性文件规定了税务行政相对人权利、义务”，我们脑子里就要有个意识，所核公文内容涉及到规定税务行政相对人权利、义务的，就应当先送法规部门进行合法性审核，因为合法性审核是一个发文的必经程序。
日常工作中国税机关单独出台的税收规范性文件我们多数能记着要送法规部门进行合法性审核，往往容易忽略的是联合行文和代拟稿，总局《税收规范性文件制定管理办法》第二十六条规定，税务机关与其他机关联合制定涉税文件，省以下税务机关代地方人大、政府起草涉税文件，业务主管部门应当将起草文本或会签文本送交法规部门进行合法性审核。也就是说出台税收规范性文件的联合行文和代拟稿也应进行合法性审核，需要特别注意。
关于税收规范性文件，还有一点需要注意。总局新公文处理办法第二十一条规定，上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普遍执行的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税收规范性文件。公文核稿人员遇到某批复的内容是政策性答复或解释，并需要在本辖区内普遍执行的，应当建议拟文部门制定税收规范性文件，文种可使用公告，不再单独批复。这既体现了依法行政，也减少了工作量。
2.公文会签问题。
总局新公文处理办法第六十八条规定，本机关主办部门起草的公文，涉及到其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。那么我们核稿人员在核稿时，如果发现公文内容并非拟文部门“一家之事”，还涉及到其他部门职权的，就要原文退回，并告知拟文部门与有关部门会签该文。
3.加强工作统筹问题。根据《四川省国家税务局关于统筹推进2013年重点工作项目和清理简并基层报送报表工作的通知》(川国税发〔2013〕25号)文件要求，省局对今年重点工作任务实行“板块+项目”的管理制度，每一板块由一名省局领导牵头抓总，担任统筹发起人，主要统筹发文、会议、推进实施、检查、报表、总结等工作事项。那么省局公文核稿人员在核稿时就要注意，如果某部门的发文涉及到前述文件中列明的重点工作，那么就要建议发文部门向该重点工作所属板块的牵头局领导汇报，由局领导统筹发文事宜，而不是由发文部门单独发文部署工作。
各市(州)局可能没有像省局那样实行重点工作“板块+项目”管理制度，但这里要强调的是，作为公文核稿人员，要具备全局意识，要了解掌握全局重点工作，不能就公文审公文。
二、文种使用
1.使用非法定公文文种
比较常见的是把规划、计划、要点、安排、方案、总结、制度、讲话等直接编排文号印发。例如：《××国家税务局关于总结固化2010年全省重点行业税源分析评估管理成果的工作方案》、《××国家税务局关于细化分配离退休经费预算的方案》，“方案”不属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，应根据行文目的、行文方向、隶属关系和公文内容选用正确文种，拟写适合的文件标题。
另外，日常工作中我们喜欢使用“意见”这个文种，但要注意避免一种错误，例如：《××市国家税务局关于加强依法治税工作的实施意见》，“意见”属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，但“实施意见”就不属于，而用作下行文的“意见”又被称为“工作指导性意见”，其就是要求下级机关实施的，实在没有必要在标题中画蛇添足写上“实施”二字，应改为《××市国家税务局关于加强依法治税工作的意见》。
2.文种与行文方向、体例不符
需要特别注意的是请示与函的混用问题。例如：《××国家税务局关于请求退还××有限公司增值税款的请示》，主送单位是“财政部驻四川省财政监察专员办公室”，为不相隶属关系，“请示”应改为“函”。往往有的发文单位为表示对受文单位的尊重，明明是不相隶属关系，应该用“函”的却用“请示”，但受文单位拿到这个“请示”后也不好办理，他该回复你“函”呢，还是“批复”呢?
三、行文规则 1.行文党政不分
总局新公文处理办法第六十三条规定，税务系统内部，除特殊情况外，党的组织和行政机关之间一般不交叉行文。例如：《××市国家税务局关于在各级党组织中开展创先争优活动的通知》，创先争优活动是党组织安排部署的工作，其正确的发文单位应是××市国家税务局党组，主送单位也应是各县、市、区国家税务局党组。有部分工作同时涉及党组织和行政机关，则应具体情况具体分析，根据发文单位、主送单位及工作重点确定其发文方式。
2.无行文必要
最近中央出台了八项规定，要求改进文风、精简文件。总局新公文处理办法第五十二条对哪些情况不发文作出了明确规定。省局制定的认真贯彻“八项规定”的实施意见也要求切实减少文件数量。办公室作为公文审核把关的部门，就要对各职能部门的发文必要性进行审查，制发公文应确有必要，不能一谈到部署工作就想到要制发公文。在实际工作中，有相当部分工作可以不通过发文，而是采用其他更为方便快捷的方式来安排落实。例如：《××市国家税务局关于报送办公联系电话的通知》，这类简单事项，完全可以通过电话或是在内部网络发布通知来予以落实。此外，对于上级机关来文，如没有补充意见，则不必制发公文转发，可以将原文电子文件远程封发或翻印纸质文件发送下级机关执行。
3.请示、报告不符合要求
请示、报告是重要的上行文，也是最容易出错的文种。常见错误主要有：超越直接上级进行请示或报告;一份请示中涉及多个不相关事项;同时向多个单位报送请示事项;将请示文件抄送下级机关;在报告中夹带请示事项;将上级机关内设机构列为主送单位等。
最近省局收到的市(州)局来文中就有请示出错的情况。某市局两个内设机构就同一个税收征管问题分别向省局报送请示，先是该市局大企业和国际税务管理处以《关于××项目税收征管问题的请示》(×国税发〔2012〕125号)向省局请示，省局相关职能部门收文后正在会商研究如何回复时，该市局征科处又以《关于××项目税收征管问题的请示》(×国税发〔2013〕13号)(与前文同样的标题)向省局请示同一个问题，这让省局如何回复呢?回复哪一个请示呢? 还有，《××市国家税务局关于四川省财政监督检查处理决定执行情况的报告》(×国税发〔2013〕7号)的主送单位写的是“四川省国家税务局督查内审处”;《××市国家税务局关于推荐××同志为第四届四川省国际税收研究会常务理事的请示》(×国税发〔2013〕27号)的主送单位写的是“四川省国家税务局人事处”。这都是最近几天才收到的文件，将省局机关内设职能部门列为了主送单位。
4.非同级机关或部门联合行文
总局新公文处理办法第五十七条规定，各级税务机关可以与同级党政各部门、下一级党委政府、相应的军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。那么只有同级机关或部门可以联合行文，非同级机关或部门就不能联合行文，而这种错误却时有发生。例如：《××市国家税务局 ××县工商行政管理局关于开展个体集贸市场税收专项整治工作的通知》，市国税局和县工商局不属于同一级别，不能联合行文，正确的联合发文单位应是县国家税务局和县工商行政管理局。
5.便函使用不规范
便函是各级税务机关的内设机构之间的非正式公文，关于便函的使用有两种常见错误。一是便函以“××国家税务局”为行文对象，尤其是将便函主送下级机关，以便函的形式向下级机关部署工作事项，提出工作要求的情况比较多。总局新公文处理办法第六十一条规定，便函适用于商洽工作，通报和汇报有关情况，询问和答复一般事务性问题。并就便函的适用范围作出了禁止性规定(具体条文不再累述)。因此，便函不能像正式公文那样用来向下安排部署工作，也不能直接主送下级机关，而应主送下级机关相应的内设机构。
二是上级机关内设机构以便函形式向下级机关内设机构商洽工作，这时有两种情况，一是有的上级机关要求下级机关以正式文件回复，二是上级机关没作要求，但有的下级机关为表示对上级机关的尊重，以正式文件回复上级机关的便函。这都是不符合公文处理规则的，上级机关不应要求下级机关以正式文件回复，下级机关内设机构可以便函回复。
6.以正式公文形式印发领导讲话
领导在各类会议上的讲话，如需要在系统内让干部职工知晓，只能以政务通报的形式印发，不能以正式公文形式印发领导讲话。例如：《××市国家税务局关于印发××局长在全市国税工作会议上讲话的通知》，此种情况应予纠正。
四、公文格式
1.份号标注不规范。新办法中凡涉密公文都应当标注份号。份号标注不规范主要是：涉密文件不标注份号;份号的数字不按规定标注，没有编足6位数(份号是由6位数字组成的，即使只印制1份，也要写成000001);份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。
2.不标注保密期限。涉密公文在标注密级的同时没有标注保密期限，这种现象比较普遍。不标注保密期限的话，默认的保密期限就会很长，给我们工作带来不便。 3.随意标注紧急程度。有的部门因为拟文拖延，为争取早点发文就随意标注紧急程度，扰乱了正常的公文处理程序。新公文处理办法规定，只能是内容重要、临近规定的办结时限或需要打破常规、特事特办的公文才能标注紧急程度。
4. 发文机关标志不规范。有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如用“×××局”的发文机关标志，发文机关署名或者印章却是 “×××局办公室”等，还有的前面是党组的红头，后面却盖上行政公章。
5.发文字号不规范。一是发文机关代字概括不准确。例如：广元市国税局的发文字号是“广国税发”，后来我发现广汉市国税局的发文字号也是“广国税发”，建议加以区别的。二是发文字号的年份应用六角括号“〔 〕”括入，但有少数单位使用圆括号“( )”、方括号“[ ]”和尖括号“〈 〉”，这是老问题了。
6.签发人标注不规范
比较常见的错误有：一是上行文不标注签发人。二是上报重要的公文不是机关主要负责人或主持工作的负责人签发，却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。三是多个机关联合上行文，有的只标注主办机关负责人，而不标注其他机关负责人。
7. 公文标题不规范
一是重复使用介词。例如：《××国家税务局关于××工作有关情况的报告》，“关于”与“有关”语义重复，“有关”应删除;《××国家税务局关于对××有限公司白酒消费税最低计税价格核查情况的通知》，“关于”、“对”介词叠用，“对”字应删除。
二是动词和文种语义重复。例如：《关于上报××的报告》、《关于呈送××的报告》，“上报”、“呈送”均与“报告”语义重复，“上报”、“呈送”应删除;《关于××综合业务办公用房新建项目申请开工的请示》，“申请”与“请示”语义重复，“申请”应删除。
三是标题中使用标点符号不规范。新公文处理办法第三十一条规定，公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。例如：××市国家税务局关于命名“××县国家税务局”为市局级文明单位的决定，没有必要在“××县国家税务局”上加引号，应删除引号。记住标题中只能出现书名号，不能有其他标点符号，而且书名号内必须是法律、法规、规章和规范性文件。
四是公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，应当排列成梯形或菱形。还有的标题在回行时词义不完整。
8.主送、抄送机关不规范
一是主送、抄送机关使用简称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，如 “××市国家税务局、××市地方税务局”， 不得使用简称。这是老生常谈了，但仍然有些单位(包括省局有些职能部门)随意使用简称，经常是主送机关用“各市、州国税局”。 二是请示多头主送。例如：《关于××市国家税务局新建综合业务办公用房项目竣工审核的请示》，其主送单位写的是“××省国家税务局，××省国家税务局财务处”，不仅将请示文件多头主送，而且将机关及其内设职能部门并列为主送单位，使本是互相隶属的二者成为了并列关系。
9.正文容易出现的问题有：一是公文首页无正文。公文首页必须显示正文。还有一点要注意，一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。二是正文中结构层次序数未按规范要求标注，存在越级使用或混用现象。三是正文中使用的层次序号过细，有的多达六层甚至七层，如除“
一、”“
(一)”“1.”“(1)”外，还用“第
一、第
二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一层次标题的字体不规范。新公文处理办法明确规定，标题第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。五是在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“××国税局、××地税局”，但仍然有使用“国税、地税，国、地税局，国地税”的现象。
10.附件项目不规范
一是误将印发、转发、批转的文件作为公文附件。印发、转发、批转的文件是公文正文的组成部分，因为具有一定的独立性，所以单独放在公文后部，但它并不是公文的附件。
二是公文带有附件的却不标注附件说明，或附件名称与附件说明不一致。
三是附件顺序号用汉字“
一、
二、三......”来标注。 四是附件名称后标注标点符号。
五是文字较长的附件名称回行后顶格编排。应与上行附件名称的首字对齐。
11. 发文机关署名。新公文处理办法增加了发文机关署名。常见错误是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××国家税务局制发的公文，却署名为“××国家税务局办公室”。
12.印章在使用中容易出现的问题：一是多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章。新办法规定联合行文不再区分上行文、下行文，统一要求加盖各发文机关印章。二是2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切。三是印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××国家税务局”，印章却是“××国家税务局办公室”。
13.附注。主要是请示无附注，请示应当注明联系人及电话。 14.抄送机关标注容易出现的问题：一是给上级机关的行文仍用“抄报”。二是将向上级的请示“抄送”给下级机关。三是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人。四是将公文抄送有关机关的内设机构。
15.印发日期。主要是把成文日期当作印发日期。 16.页码。主要是公文首页不标注页码。新公文处理办法规定，除信函形式首页不显示页码外，其他格式的公文首页都要标注页码。
文秘和办公室工作学习资料
(第13期)
张家口市人口计生委办公室2005年7月31日
公文常见错误分析
一、生造文种
《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
二、混用文种
常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1
汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。
三、规矩格式乱
《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：
1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。
2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建(2003)240号;二是用虚数。如×政办〔2003〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，
4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“
一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。
5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。
6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全;“零”
写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。
7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。
8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切，相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。主要表现：(1)所发公文属可发可不发之列;(2)所发公文只是照抄照转上级的公文(翻印即可，不必转发);(3)所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题;(4)行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决;(5)行文所涉及的内容已在报上全文公布过;(6)在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱。主要表现：(1)应该党政分开行文的未分开行文;(2)应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文;(3)该职能部门行文的“升格”为领导机关行文;(4)该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。
二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。
2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如•××市委××××年工作要点‣。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府××××年工作要点的通知”。
3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。
4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度;按照国务院办公厅发布的•行政规范制定程序暂行条例‣的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过(批准)的地方性法规。如：•中华人民共和国城市道路管理条例‣。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。
三、版头使用中的常见错误
1、版头混用。将下行文版头用于上行文;使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等;使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。
2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全。如：将“1997”省略为“97”。
2、括弧不对。•国家机关公文格式‣规定发文用六角括弧“„‟”括入。错用成圆括弧“()”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。
3、位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。
4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。
6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。
8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后;前面用“字”，后面用“第”;前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委[1997] ×号。
9、滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。
10、自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见错误
1、上行文未标注签发人姓名
2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范。签发人标注位置远离发文字号(正确的是它们之间空两个字);签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致;“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见错误
1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。
2、用发文字号代替文件名称 如：“关于××字„1997‟第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。
3、文字累赘 如：•××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告‣，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为•关于春耕播种情况的报告‣就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如•关于贯彻××××通知的通知的通知‣，应为•关于贯彻××××通知的通知‣;又如•关于请求解决××××的请示‣，应为•关于解决××××的请示‣，后面有请示，前面用请求就是多余的。
4、滥用标点符号 除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如•关于认真贯彻†×××决定‡的通知‣、•关于批转†××××报告‡的通知‣、•关于†××××请示‡的批复‣，标题中加书名号是错的。
5、缺少文种 如•××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告‣，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：•××大学一九九×年重点抓的八件实事‣就缺少“决定”这一文种。
6、发文机关简称不规范 如：•××市计委二〇〇×年工作计划‣，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。
七、主送机关中的常见错误
1、缺主送机关 除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。
2、主送机关表述不规范 未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列;未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”;分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理;随意使用统称，如“市内各单位”。
3、多头主送 主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。
4、主送个人 公文不得主送领导者个人。
5、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。
八、正文中的常见错误
1、错别字 主要表现：(1)因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……;(2)因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……
2、标点符号错误 常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……
3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”;应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。
4、随意简称 如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。
5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字[1997]第×号文件(关于×××的请示)收悉。”
6、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。
7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距(电脑打字点距下同);行距为24点距。
九、无正文说明标识中的常见错误 常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。
十、附件标识中的错误
1、有附件不标注
2、附件名未标全称
3、标注不规范 “附件”二字顶格标注(正确的是顶格空一字);只标了一个“附”字(正确的是标“附件”二字);附件未全部标注;附件标题末用了标点符号。
4、内容不适 在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。
十
一、发文机关标识中的错误
1、未标发文机关名称，用印章代替
2、发文机关未用全称或规范化简称
3、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调(成文日期的最后一个字比正文缩两个字)。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时;二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。
十
二、成文日期标识中的常见错误
1、将拟稿日期作为成文日期
2、将打印日期作为成文日期
3、汉字和阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。
4、标识不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。
5、位置不当或与落款不协调 常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字(或中间)对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。
6、将月日写成“分子式” 如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。
十三、机关印章使用中的常见错误
1、当用不用 干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。
2、不当用却用了 印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。
3、位置不当 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。
4、模糊不清 未及时清洗印章，使印记模糊不清。
十
四、主题词标识中的常见错误
1、不标引主题词
2、将标题简单切后分当主题词标引 主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围(类别词)+内容(类属词)+文种(文件形式)组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现;标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。
3、任意生造主题词 不在************中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的•主题词表‣中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。
4、未先标类别词
5、任意组配
6、乱用标点符号 两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号(但组配标引时可用顿号分开)。
十
五、抄送机关标识中的常见错误
1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”
2、抄送个人 公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。
3、抄送主送机关 既然是主送机关就不必再抄送了。
4、滥抄滥送 将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关;将公文抄送给与公文内容无关的机关。
5、标识不规范 抄送机关未分类或标点符号使用不当。
十
六、公文处理的误区
造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：
1、按老一套办法办文 •中国共产党机关公文处理条例‣、•国家行政机关公文处理办法‣、•国家机关公文格式‣、•发文稿纸格式‣、•出版物上数字用法的规定‣、•标号符号用法‣、•出版物汉字使用管理规定‣等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。
2、不加分析地把上级来文作为范文 由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的，即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。
3、发往国外的函件用外文 汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。
4、发往港澳台的函件用繁体汉字 国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但根据•出版物汉字使用管理规定‣：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。
5、将被批转、转发、印发的文件当成附件 被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。
6、以领导人签发代替办公(厅)室核稿 有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公(厅)室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公(厅)室的核稿和核发。•条例‣和•办法‣规定，公文在送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行校核。公文核稿的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。就是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅(室)进行核发。
7、用计算机起草公文时仅将定稿归档 由于办公自动化的发展，许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，对于非常重要的文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣。正确的方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件。
8、用传真件代替正式文件发文或归档 传真件不能代替正式公文，因此，对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外，由于传真件纸张材料的特殊性，保存不久字迹就会全部退尽，如果直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义，正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色，这时可使用固色剂延长文档保存期限。
一、格式方面的常见错误
1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“
(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时，可分别用“
一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“
1、”;“
(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。
3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。
4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如外部用广德独山南方水泥有限公司，内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。
5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。
6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。
7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号)，标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋)，单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线)，单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式，格式为“3”(小五号字)。
9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。
二、内容方面的常见错误
1.错别字较多。
2.文种选择不当。
3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。
4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。
5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。
6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。
7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。
三、一些常用字词的用法及辨析
1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。
2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。
3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。
4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。
5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思
是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。
6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等;“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。
7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。
8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上分析，“其”修饰“间”，相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这”或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间，对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说。而“其间”可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20多次”。
9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。
11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。当然，“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读;如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。
12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词，前后标点符号用法的三条规则：
(1) 总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时。
(2) 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“;”。如，2009年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%。其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%;第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%;第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%;城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%。
(3)“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。
例1 ，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。该例中，“：”应改为“，”。
例2 ，2009年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中：新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中，“：”应去掉。
一、文种使用错误 1.“请示”“报告”混用
请示和报告为两个文种，不能混用;没有“请示报告”文种，在实际工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.《关于申请修缮办公用房费用的请示报告》
请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一请示，不可在一个请示中请示多个事项;上级单位收到请示需做以回复。
报告为告汇报某项工作情况或告知某事项;收到报告上级单位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。
2.文种使用错误
15种公文种类，决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要;不可自造公文文种。
Eg.《关于第一次保密普查工作的总结》;“总结”不是公文文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》
3.上行文时文种错误 在各文种中，可用于上行文的只有请示、报告，函为平行或下行文时使用，也可在不相隶属的部门之间商洽工作时使用，就调查队系统而言，总队与各市县调查队为上下级管理关系，因此，各市县调查队不宜向总队发函。
二、发文字号错误
1.“**办字”为系统内部或者单位内部用以安排、布置工作，告知事项所用，不宜向单位或系统外行文，更不能用于上行文。
2.各市县调查队不能以“**办字”向总队行文，只能以“**调字”向总队行文。
3.各市调查队可以“**调函”向总队办公室行文，用以商洽、联系某项具体工作。
三、行文规则错误
1.各级调查队不能向总队机关各处室行文; 2.各级调查队不能以办字向总队行文; 3.请示中要提出具有倾向性的意见;
4.报告中不能夹带请示事项;通常一些报告中会在尾部提出某某问题、困难，请上级部门予以帮助解决等，都属于报告夹带请示事项，不符合公文规范;
5.上行文要有领导签发，附注要标注联系人和联系电话。
四、附件使用错误
附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作为附件，而应作为正文的一部分上报;
Eg.《关于上报2012年办公室工作总结的报告》中，工作总结为正文主体，不能将其作为附件。
五、格式错误
1.发文机关标志：发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
2.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号字”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
3.公文字体：标题为方正小标宋二号，正文为仿宋三号， 一级标题：
一、黑体字 二级标题
(一)楷体字 三级标题1.仿宋字
4.附件：3号黑体(顶格编排在版心左上角第一行) 5.成文日期和印章：成文日期在正文最后一行下空三行，右空4个字，阿拉伯数字日期格式。即：2013年10月16日。印章采用下套方式，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。
6.版记：版记是指抄送机关、印发文件机关和印发文件日期，印发机关和印发日期用仿宋4号字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。
7.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版以下边缘7mm。
在日常的公文写作处理中，却常常遇到公文附件标注不准的问题，应引起足够的重视。
一、错将主件当附件。因为有些公文的附件可以反映公文的主要内容的部分，而主件只起报送、转发或发布附件的作用，因此有些人便认为被报送、转发、发布的文件是主件，其实并非如此。如政府用命令颁布法规，虽然法规起着极其重要的作用，但政府发布的还是命令，还必须用命令格式，因此主件还应当是命令。
二、错将附件当附注。附注一般是对公文的发送、传达范围，使用时须注意的事项加以说明，如“此件发至县处级”、“此件可见报”等等，不是对公文内容作出解释。附注应用圆括号括入，不需写“附注”二字，标识于成文日期下一行，左空二字。由此可以看出，附件与附注是完全不同的，一是作用不同，二是标注位置不同。
三、附件位置不当。根据国务院《国家行政机关公文处理办法》规定，“公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称”。有些单位在办文的过程中常常出现附件顺序和名称位置不当的错误，将附件的顺序和名称错放在发文机关和成文日期之后。如《关于表彰2001年优秀共产党员的通报》，将附件“2001年度优秀共产党员名单”标注在落款之后，是不规范的，这可能是受附件与附注分不清楚的影响。
四、只有一件附件还要标明序号，而有多件却不注明序号。如有些公文只有一件附件，还要标注为：
附件1.××××××××
而有些公文附件较多，却错误地将附件标题连续标注于正文之后，不加序号标明顺序。如：
附件：××××××
××××××
××××××
五、标点符号使用不当。有的公文在“附件”二字后不标注冒号，而附件标题末尾却出现句号、分号等标点符号，这也是不规范的，如
附件1.××××××××;
2.××××××××;
3.××××××××。
根据公文处理细则的要求附件标题末尾一般不用标点符号。
六、序号与附件的装订顺序不符。有的公文当有多件附件时，在主件的附件说明部分虽已正确标明附件序号，但却在装订时没有按照序号的顺序去装订，造成文件的混乱，给阅读者带来不必要的麻烦。
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