进出口业务单证档案管理制度
为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项下的出口单证管理
1、按出运批次归档;
2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期(B/L日期)、交单日期及议付银行;
3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据(包括发票、装箱单、报关单、商检单)、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件。(下同);
4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理
1、按进口批次归档;
2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证(可以是付汇核销单)、进口商检单;
3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理
所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关进出口业务人员整理成册，再由进出口业务部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，结合承保业务单证管理实际，制定本规范。
一、承保业务单证管理基本要求
本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证(保险卡)和批单。定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
各中心支公司总经理(或主持工作负责人)作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，必须定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
分公司业管部是分公司业务单证的职能管理部门，各中心支公司业管部门为本级公司业务单证管理的职能部门。
各中心支公司必须设立单证管理岗，负责本部及下级出单机构的单证管理工作，业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收; 负责使用单证的日清日 1
结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况, 核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向分公司书面报告。
二、单证发放与保管
(一)单证申请和发放。各中心支公司单证管理人员负责从分公司单证管理部门领取业务单证。各中心支公司单证管理员从分公司领取单证时，需填写《业务单证发放登记薄》由中心支公司分管承保总经理签字, 扫描上传到分公司业务管理部，由业务管理部设置专人对申领单位的单证使用情况进行核实和审批，并在申领表中将申领单位的该类单证可使用数量注明，由分公司业务管理部负责人签字后通知计财部进行发放。
单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。各中心支公司应严格履行单证发放登记手续，对本部及下属机构发放业务单要建立《业务单证发放登记薄》，各中心支公司根据分公司业务单证管理工作规范,制定相应的管理办法。
(二)单证回收管理。三级机构对下属机构的单证归档工作必须进行检查，已使用单证收回三级机构管理的，必须要求至少每月回收一次单证，业务量较多的至少半个月回收一次单证。
(三)单证装订。
1、已使用单证必须在已使用后两个月内装订完毕，如2011年1月份使用的单证，必须在2011年2月底前装订完毕，未装订时的单证或业务量较少的机构也必须将已使用单证放入专用纸盒中，不得随意丢弃、乱扔。
2、、除特别规定外，各险种承保单证一律按流水号装订，采用四孔一线的方法，去除卷内金属物，要有封面、封底，厚度不能超过2厘米，封皮采用牛皮纸并在封面注明机构名称、部门名称、类别、险种、年度、保单起止号、保单起止日期，作废单证必须按顺序号装订在卷内。
3、每卷承保业务单证必须有卷内目录，列明顺序号、承保单位、保险起止日期、保险单号。作废单证需打印流水号，中间不得空号。
4、机动车辆交强险和商业险保单应单独归档管理，承保业务单证按保单印刷顺序号，单证数量 50 份保单顺序号立为一卷，以不超过 2厘米为限。
业务单证归档可按如下顺序：
(1)保险费发票业务联(粘贴在保险单副本正面中间)
(2)保险单副本
(3)投保单(同时投保交强险和商业险的机动车辆，投
保单粘贴在交强险保险单副本的背面)
(4)投保单附表(附表与保险单副本一同装订，同时投保交强险和商业险的机动车辆，投保单附表粘贴在交强险保险单副本的背面)
(5)行驶证、驾驶证复印件，组织机构代码证复印件
(6)批单副本
(7)批改申请书
(8)上年度交强险保险单原件、其他能证明上年已投 保交强险的书面文件
(9)机动车上年度交通安全违章、交通事故及交强险 赔偿记录
(10)验车资料
(11)其他资料
三、出单员需备有复核章，保单交付保户前，需经复核确定保单无误后，在保单下角制单处加盖复核章。
四、保险单装订及档案管理参照财产保险股份有限公司单证管理规定、财产保险股份有限公司档案管理规定执行。
二○一一年元月十日
为了加强事务所内部管理及维护委托单位的利益，进一步规范事务所业务档案管理，以确保业务档案的安全、完整和使用，根据《中华人民共和国档案法》及北京市注册会计师协会下发的《会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》的规定，结合事务所的实际情况特制定本管理办法。
第一章 业务档案的装订
第一条 事务所业务档案须用穿钉或装订线装订。装订应牢固、整
齐、美观，且不得随意改变装订方式。每册档案应以与A4复印纸尺寸同等大小的纸张装订，超出尺寸的部分需折叠整齐，每册厚度不能超过6厘米，装订成册时应取下曲别针、订书钉等金属物品。对于不符合装订要求的业务档案，档案管理部门有权拒收。
第二条 业务档案应按照一个委托单位、一项业务的原则进行组卷，
对于一项业务需要组成若干册时，应在每册的封面上注明此项业务共计多少册及每册顺序编号。
第二章 业务档案有关事项的填写
第三条 业务档案的封面必须填写完整，包括客户名称、负责人、
、期间，右上角应注明此项业务的报告编号及业务类别，以上内容部门不能有缺少项目。
第四条 业务档案内文件材料应包括以下内容：
1. 卷内文件目录
2. 报告书流程控制表
3. 相关符合记录表
4. 项目基本情况表
5. 业务约定书
6. 业务报告(正本在前，修改稿在后)
7. 被委托单位说明书，，被委托单位地未审计报表
8. 工作计划
9. 审计差异调整表及测算平衡表
10. 业务完成后的工作总结
11. 被委托单位相关内部控制制度的研究与评价记录
12. 实施具体审计程序的记录和资料
13. 与被委托单位、其他审计人员、专家和其他人员的会谈记录往来
函件
14. 重要法律文件、合同、协议和会议记录的摘录或副本
15. 与被委托单位组织机构及管理层人员结构有关的资料
16. 与被委托单位设立有关的法律性资料，如企业设立批准证书、营
业执照、合同协议、章程等文件的复印件等
17. 其他与完成业务约定事项有关的资料
18. 在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角
编写该页底稿的索引号
19. 备考表：放置于每卷卷尾，具体填写事项包括：本卷情况说明、
立卷人、检查人、立卷时间、签字部分。
以上文件的排列顺序按照工作底稿的索引号顺序排列。
业务档案的归档由项目负责人负责，项目负责人对业务档案的完整性及充分行进行复核后，业务档案方可移交至档案管理部门，项目总负责人负有监督责任。
第三章 业务档案的收缴
第五条 各部门业务人员在业务工作结束后2个月内，必须将业务
工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后，及时向档案管理人员移交;对逾期未交业务档案的部门及人员，档案管理部门将负责进行催缴工作，任何人不得以任何理由拒绝归档或据为己有。
对业务报告出具后超过2个月期限且经档案管理部门催缴后
仍未交存业务档案的部门及人员，由档案管理部门提出书面报告，业务主管合伙人及相关业务人员对所属事项无异议并签字确认后，报经注人会计师批准，在全所范围内予以通报批评并追究相关责任人责任，有此产生的一切不良后果由相关责任人承担。
第六条 业务档案交存时，业务人员应将电子底稿与纸质底稿同时
交存，电子底稿包括但不限于：审计业务约定书、审计计划、审计报告及监管机构要求报送的其他资料。档案保管人员会对交存的业务档案进行认真检查，确认其是否符合本办法第二章第四条的有关要求，经检查合格后，由交存人填写交存记录表后，放可归档。
第四章 业务档案的存放
第七条 在事务所内部存放的业务档案将按照“—业务类型—
报告号”进行分类存档管理;在档案管理局存放的业务档案将执行当地档案馆管理局的有关规定;为确保档案安全，严格做到“八防”，即防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染。
第八条 各分支机构承做的业务档案原则上存放在分支机构所在地，
如果事务所档案室无法存放所有业务档案，可只存放本及最近两个内档案，其他的业务档案可移至当地档案局存放。
第九条 事务所业务档案应当自审计报告日起，对审计工作底稿保
存十五年。对于事务所未能完成的审计业务，事务所应当自审计业务终止日起，对审计工作底稿至少保存十五年。
第五章 业务档案的节约及利用
第十条 为维护事务所利益，严格做好保密工作，借阅业务档案的
任何人不得对档案进行毁损、涂改、伪造和泄密;对违反规定的人员，将根据档案管理有关规定作相应的处理。
第十一条 事务所业务档案均按报告编号进行存放管理;档案借阅人
员在借阅业务档案时必须提供所要借阅档案的报告编号，同时档案管理部门负责提供档案及报告编号清单供各业务部门查阅。
第十二条 档案借阅时间：原则上不超过1个月，超过一个月仍需继
续借阅的由经办人向档案管理部门重新办理借阅手续。
对于借阅期限超过1个月未归还也未重新办理借阅手续的，档案管理部门应当追查原因，追缴档案，并报告项目总负责人，必要时报告主任会计师。
第十三条 凡借阅工作底稿人员，一律持经营班子成员以上领导或事
务所合伙人同意的借据，经分管档案管理的领导或主任会计师批准后，放可借阅。
第十四条 业务档案的借阅，原则上只能借阅本部门(借阅人本人承
做的)业务档案;若确因业务需要借阅其他人承做的业务档案时，须经原项目承祚负责人(或业务部门负责人)及该项目的分管领导书面同意，并须经分管档案管理的领导或事务所主任会计师同意后，方可借阅。
第十五条 借阅业务档案时，应该详细填列借阅记录。
第十六条 事务所外部有关政府极其他机构因故调(借)阅事务所业
务档案时，应由事务所签字注册会计师按所内节约办法办理相关的借阅手续，档案管理部门应当保存外部调(借)档案证明。 第十七条 对于事务所内部需要复制的档案，必须履行相应的审批手
续，由经办人所在业务主管合伙人和档案管理部门负责人签批后进行登记备案。对于所外单位需要复制的档案，必须在复制件上注明“复制件”并加盖“利安达会计师事务所档案管理部门”专用章。
第六章 业务档案的归还
第十八条 借阅档案人员在使用完毕后应及时归还，并填写归还记录
(表样由档案管理部门制定)
第十九条 业务档案归还时，由档案管理部门适时协同质量监管部进
行抽查，如发现有毁损、涂改、伪造等情况发生、将上报主管领
导及事务所主任会计师，作出相应的处理。
第七章 业务档案的销毁
第二十条 对已到期的业务档案，事务所在进行“二次”鉴定确认无
利用价值后，必须按照北注协的要求和有关规定进行销毁。具体销毁程序依次如下：
1. 档案管理部门档案管理人员必须编制业务档案销毁清册。
2. 档案管理部门负责人将业务档案销毁清册呈报合伙人会议，做
出销毁业务档案的决议，并经股东大会审议通过。
3. 由事务所法定代表人、档案管理部门负责人和档案管理人员根
据决议在销毁清册上签字。
4. 事务所必须派两至三名合伙人(档案管理部门负责人除外)到
销毁现场进行监销，监销人员应对销毁档案进行复核无误后在销毁清册上签字。
5. 业务档案销毁完毕，由档案管理部门档案管理人员将销毁决议
呈报当地注协备案。本办法由档案管理部门负责解释。
初级中学教师专业发展档案管理办法
教师业务档案是教师业务水平和工作能力以及履行岗位职责情况的真实记录，对于教师工作的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、岗位培训、奖励惩罚等都有着重要意义。建立完善的教师档案管理制度，搞好教师档案立档工作，是教导处的一项基本工作。它可以帮助学校全面地、动态地掌握教师教育教学的情况，从而有针对性地采取措施，加强教师队伍建设，提高整体教学质量。为了加强教师业务档案管理工作，使学校管理更加科学化、规范化和制度化，特制订本办法。
一 、总则
1.对教师业务档案的认真收集、整理与管理是加强教学教研，加强师资队伍建设的重要措施之一，因此学校领导和教师必须重视和支持教师业务档案的建立和管理工作。
2.教师业务档案主要是指教师教学任务完成情况(包括教学工作量、教学水平、教学效果)、专业技术情况、论文、论著及主要科研成果、进修、培训及考核材料等具有保存价值的记录。
3.凡学校正式在编的担任教学任务的专兼职教师，均应按本办法管理要求建立教师业务档案。
4.教师技术职务评审、骨干教师评选等工作中的教学业务评估及工作量统计数据均以教师业务档案为准。
二、教师业务档案的内容
1.教师基本情况
包括教师姓名、出生日期、性别、民族、政治面貌、工作时间、所在部门、专任/兼任教师、兼任行政职务、专业、学术专长、职称、学历、学位等。
2.个人简历(包括学习、工作经历) 3.教师教学工作量
包括教师承担的课程与培训教育和远程教育的理论与实践教学任务及完成情况。
4.教师教研与科研工作
包括发表的专业与教学研究论文、论著，参加的科研项目等反映教师教学科研情况的材料。
5.教师进修、培训情况
包括教师派出进修、参加培训的时间、内容、成绩等情况。 6.教师参加社会考察、调研和学术活动情况及形成的考察、调研报告等材料。
7.教师奖惩情况
包括教师业务及其它工作取得的成绩或失职事故受到的奖惩及相关记录等材料。
8.年终业务考核情况
包括教师业务工作总结，教学督导组和教研部对教师教学质量的综合评价及学生对教师授课评价等。
9.师资变化情况
包括教师调出、离退、职称、职务变动等情况。 10.其它能反映教师教学业务水平的材料。
三、教师业务档案的管理与查阅
1.教师业务档案由学校教务处集中统一管理，并应设专人负责收集、鉴定和统计工作。各教学部门教师业务档案的收集与整理归档工作，应明确具体人员，每学期末负责向教务处归档。
2.教师业务档案收集存档后，不得擅自改写或变更。涉及教师教学、科研、考核、奖惩及档案内容补漏更正等重大问题，须由教学部门领导审核签署意见。如发现错、漏问题，不得在原资料上涂改或增添处理，应按如下程序办理“更正”或“补漏”，即先由教师本人写明情况，呈交“说明”材料，交本部门领导审核签署意见，经业务档案管理工作人员与有关方面核对无误后，方可将“说明”材料装入教师业务档案“更正”或“补漏”。
3.新进教师，应于报到后一周内建立相应业务档案。调离或退休教师，应按档案管理条例办理移交或处理业务档案。
4.教师业务档案原则上一律不借出，本人可以在教务处查阅利用个人的业务档案，如需借出，需经所在部门负责人同意和教务处审核，并办理借阅登记手续。
湘河镇初级中学教师业务档案管理制度
指导思想：以促进教师专业发展为核心，构建教师自我发展、自我提升、自我创新的发展档案，全面掌握记载教师的工作成绩，从而有针对性地采取措施，加强教师队伍建设，提高整体教学质量。为了加强教师业务档案管理工作，使学校管理更加科学化、规范化和制度化，特制订本制度。
1、教师业务档案，只限在职教师。
2、教师调出调入都将个人业务档案放入人事档案。
3、教师业务档案以“专业技术人员年终考核表”为标准，量化分优秀、称职、基本称职和不称职四等。
4、关于教师业务档案的填写方法： A、教研组长、年级组长、办公室提供材料。 B、教导处、团委提供日常记载的数据。 C、教导主任、团委核实签字后填入量化表。 D、分管校长审查后签字报校长备案。
5、教师业务档案允许教师查阅，但必须由教师个人提出查阅的理由和原因。
6、教师对查阅中确实提出了正确的意见，可逐级上报最后由各级领导签字纠正。
7、业务档案作为教师晋级、评职、评模等的重要依据，同时也作为批评、惩罚的重要依据。
8、每学期结束后，教师按要求上交各种材料，填报教学科研成果、著作、论文，会同教务处的各种评价，检查结果等装入教师业务档案。
9、教师业务档案由教务处专人归档管理。检阅和摘抄教师业务档案，须经主管教学副校长批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。
10、凡经核签的教师业务档案中所记载的内容，任何人不得随意涂改。
11、教师调离学校时，经申请批准允许教师本人抄录或复印其
业务档案。
12、教师业务档案是永久档案，必须妥善保管，填写时应用钢笔。
投资业务档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强投资业务档案管理，确保项目资料的完整性，促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性，根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。
第二条 投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。
第三条 投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四条 各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。
第五条 投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档
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案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
第二章 投资业务档案的归档方法
第六条 投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。
第七条 投资业务档案分为五类：
权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件;
要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件;
管理类：融资人的基本资料; 保全类：资产风险管理的相关资料; 综合类：本公司内部管理资料等。
每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。
1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。
2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。
3、权证区(立卷区和归档区的权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。
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第三章 投资业务档案的基本内容
第八条 权证类档案包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)等，抵押物的保险单。
第九条 要件类档案包括：企业情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户融资申请报告和申请书、各类客户投资业务调查报告、各类客户投资业务调查审查审批书、评审会会议纪要、各类法人客户投资业务投资合同(协议书)、融资凭证、担保合同(担保协议)或担保函、核保书、抵(质)押核实书、保险合同、逾期投资款本息催收通知及回执、投后检查记录和投资业务检查报告、企业经营活动分析报告、以及涉及投资审查、审批、发放的其他必要资料。
项目融资还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对投资项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。
其他业务所必须的要件等等。
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第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，融资人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。
自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。
第十一条 保全类档案包括：项目诉讼全过程相关资料，全部相关项目档案，以物抵押资产清单、权属证明、抵押协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。
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企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。
呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，破产终结后需要继续追偿我公司债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回投资款的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。
第十二条 综合类档案包括：公司内部有关投资业务的各类报表、授权文件、行业分析资料、投资分析报告、调查检查报告等。
第十三条 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，市场人员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。
第四章 投资业务档案的日常管理
第十四条 项目档案资料的收集、整理、立卷、归档 收集：市场部人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的项目资料、审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的资料要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各项目档案类别的相应资料。
整理：业务实际发生结束后，应对投资业务原始资料进行排序，编写页码(附件一)，从项目资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹
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即为一页)填写卷内目录。
立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年项目档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类，权证类中的抵押、质押等权证类(他项权证等)应填写收样凭证(附件二)一式两份，双方签字移交会计部门按规定保管，另一联收样凭证，存放立卷盒中的权证类袋页中，自然人以每一户一档，不分类别。
归档：对已还清投资款的随笔和已失效或已处置完毕的项目资料从本年项目立卷盒中抽出，按结清日期排序，编写页码，填写卷内目录，案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制移交清单，最迟不得超过次年的3月31日前移交给综合档案管理员管理。综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全(附件八)，对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素，对权证类档案，同时单独建立权证类档案并单独建立权证类档案登记簿进行登记(附件九)、管理、定期核对。
第十五条 项目档案的调阅、外借、保管、销毁
调阅：建立投资业务档案调阅登记制度，本级相关人员调阅项目档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级主管负责人签字同意(附件十)。
外借：投资业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报风控部门备案，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在保险库的权证类档
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案一律不得外借。
保管：档案管理人员要对投资业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查项目档案的保管情况，并作书面记录。
尚有投资关系的项目档案作永久保管，清理全部投资业务的档案从客户与本公司的最后一笔投资业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。
综合类投资业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的汇总表为永久保管。
投资业务档案保管及核销清册为永久保管。
销毁：档案管理人员提出销毁意见，编制项目档案销毁清册(附件十四)，到期销毁的名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经分管领导在销毁清册签署意见，报风控部门审核，总监签字同意。
档案管理人员和市场部人员共同监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告风控部的总监。
第五章 责任
第十六条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露投资业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追
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究刑事责任。
第六章 附则
第十七条 投资业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。
第十八条 以录音、录像、扫描等方式保存的投资业务档案归集在综合档案部门保管。
第十九条 本制度规定的投资业务档案内容是各投资管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。
第二十条 市场部人员收集好资料应在次日按移交清册交档案管理员做好立卷、归档工作。由于投资对象不同，项目档案管理也略有不同，各单位参照本制度，具体细化执行。
第二十一条 本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。
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外贸做单流程
业务员根据备好的货物制作出租船订舱所需的发运单，然后把发运单交到单证部，单证员就根据发运单在单证制作软件里输入相关内容，打印出发票、箱单、出口货物明细、报关单等单据供货物出口所需。有时候装上船的货物与备好的货物在数量、金额等方面有所变动，这是就需要修改发运单和相关单据的内容。
待货物装船后，托运人签发海运提单给委托人，业务员会将提单副本交给单证员制作进口国进口所需的产地证，在CIF或买方要求代办保险的情况下，还要填写投保单并传真给保险公司，一个工作日内办完投保手续并拿回保单正本。
货物到达进口国后，单证员根据信用证或买方要求备好汇票、提单、发票、箱单、产地证、保单、受益人证明、船证等全套单据，并复印留底。
最后单证员还要打印发票、货物出口明细单，复印提单，将这三份单据装订好到财务交单。交单后将装有所有留底的单据的卷宗按顺序放入柜子存档。
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