中国资产评估协会三届二次理事会秘书处工作报告(节选)
一、三代会以来的主要工作
自2005年中评协三代会以来,在财政部党组和理事会的正确领导下,中评协秘书处紧密围绕“把行业办成一个深受社会尊重、享有诚信声望、无愧于市场经济的行业”的行业建设目标和“服务于会员、服务于行业、服务于市场经济”的行业服务目标以及逐步实现中国资产评估行业2006-2010发展规划的行业工作目标开展工作。抓主要矛盾,重点解决制约行业规范发展的瓶颈问题,全面推进行业健康、规范、科学、持续发展:2005年以三代会成功召开为契机,建立健全了行业自律管理体系;2006年和国际评估准则委员会共同成功举办了昆明国际评估论坛,积极配合全国人大评估立法;2007年和财政部成功发布了中国资产评估准则体系及部分评估准则;2008年以信息化建设为中心,在会员管理、后续教育、注册管理、财务管理、自律监管等多个方面全面推进,搭建了行业信息服务平台;2009年开展了行业建设、行业党建等多项关于行业发展的调研,深入研究新时期、新阶段制约行业发展的问题,了解会员需求,为确定行业今后的发展目标做准备。经过几年不懈努力,行业自律管理体制逐步完善,评估服务于经济的市场体系不断拓展,行业法制建设稳步推进,评估机构兼营转专营改革平稳过渡,行业队伍素质不断提升,信息化建设进展顺利,国际交流进一步扩大,秘书处自身建设得以强化,行业公信力得到提高。
(一)建立健全行业自律管理体系,建立行业的科学发展机制
1.建立科学的组织体系
(1)理事会组织体系
中评协先后成立了8个专门委员会和6个专业委员会,初步构成了由会员代表大会、理事会、专门专业委员会、协会秘书处组成的,适应行业发展要求的行业自律管理组织体系,为协会高效有序运行奠定了坚实的组织基础。
(2)地方协会组织体系
地方协会积极配合中评协工作,一些地方协会逐步单设,多数协会组织体系健全,秘书处组织构架完善。初步形成了中评协与地方协会上下联动、系统完整的行业自律管理体系。
(3)中评协秘书处组织体系
中评协秘书处不断改革完善内部组织体系,现已形成由办公室、综合部(内设编辑中心)、会员部、行业发展研究部、考试部、培训部、注册部、专业监管部、专业标准部、国际部、人事部、信息中心等12个部室构成的组织架构。
2.建立规范的制度体系
(1)理事会运行制度
三代会以来,中评协召开了五次常务理事会议,审议通过了中国资产评估协会《理事会工作规则》、《常务理事会工作规则》、《会长办公会议工作规则》等近10项理事会运行制度,为理事会的规范运作打下了良好的基础。
(2)行业自律管理制度
理事会或常务理事会审议通过了中国资产评估协会《会员管理办法》、《资产评估执业行为自律惩戒办法》、《会员诚信档案管理暂行办法》等十几项行业自律管理和监督制度,为有效实行自律管理奠定了制度基础。
(3)协会内部管理制度
协会先后制订了中国资产评估协会《会议管理制度》、《关于协会发文文字格式的规定》、《文件、材料印制发送办法》、《年度考核暂行办法》、《聘用人员管理暂行规定》等近20项内部管理制度措施,并按照财政部对权力“搜索”工作的有关要求,制定了《财政部中评协工作运行规程》,协会秘书处重大事项及年度财务审计报告需报常务理事会审议通过,为协会秘书处规范高效运行提供了良好的制度保障。
(二)不断探索评估在市场经济中以发现价值为核心的专业服务作用
1.评估行业为市场公平交易提供经济价值
服务于市场经济是行业的立足之本,资产评估已在单项资产价值、企业价值、抵押担保、公共财产管理、知识产权转化、森林资源市场化、拍卖、诉讼等多个领域,为促进社会经济发展提供不可替代的“价值尺度”,为维护市场经济主体的经济利益,保证市场经济的公平交易,充分发挥资产评估的经济价值。
2.评估行业为保护、维护社会公平正义提供社会价值
评估行业在维护社会公平正义中的作用,是被十几年来的发展实践所证明的,评估从财产价值角度维护社会公平正义,使得有关国计民生的重大利益行为、经济行为有了衡量依据。如不良资产处置、诉讼资产处置、企业工商注册登记、企业改制发行上市、上市公司并购重组等重大经济行为,涉及大众利益,关系社会稳定和社会和谐。在这些经济活动中,评估为确定资产价值发挥了举足轻重的作用,充分发挥了资产评估的社会价值。
3.评估行业为维护国家经济安全、抑制腐败等提供政治价值
资产评估在诞生之初,就立足于保护国有资产、防止国有资产流失,发挥其在国有产权交易中抑制腐败的重要作用。十多年来,评估在国有企业股份改制、兼并与重组、境内外上市、破产清算、中外合资、合作以及收购行为中,为支持国企改革,支持对外开放,维护各方所有者合法权益,保证国家经济金融安全,防范和化解金融风险做出了积极贡献,很好地发挥了资产评估的政治价值。
(三)推动行业法制建设,为行业法律地位的确立做有益工作
1.积极配合评估立法
2005年4月,在全国人大财经委召开的“国有企业改革和国有资产监管”座谈会上,中评协呼吁加快评估立法,引起了人大财经委的高度重视。人大财经委专门就中评协的建议编辑了资产评估行业发展和评估立法的专报,把评估立法调研排上了议事日程。之后,中评协主动反映评估行业情况及业内外关于请求立法的呼声,应邀参加了全国人大财经委多项调研活动,在“评估立法国际研讨会”及参与《资产评估法》起草研究工作中积极发表意见,提供建议。在立法进程中,地方协会、国内外专家学者、执业人士也积极配合,给予了大力支持。
2.积极参与相关法律法规的制定工作
协会秘书处高度关注国家有关法律的制订、修订工作,针对国家几项大的法律修订的时机,就其中有关资产评估的条款进行了认真而又充分的研究,提出了系统的、有针对性的修改意见和建议。几年来,以各种形式分别参与了《破产法》、《公司法》、《证券法》、《国有资产法》、《保险法》等法律法规的起草或修改,直接参与了《财政部 国家知识产权局关于加强知识产权资产评估管理工作若干问题的通知》、《财政部 国家林业局关于印发<森林资源资产评估管理暂行规定>的通知》、《财政部 工商总局关于加强以非货币财产出资的评估管理若干问题的通知》、《资产评估收费管理办法》的制定,就有关资产评估的内容提出相关意见和建议。不少意见和建议得到采纳,进一步提升了行业法律地位。
(四)加强行业自律体系建设,为行业规范发展创造条件
1.评估准则体系建设
中评协科学规划,强化实施,艰苦努力,使准则建设取得突破性进展。在科学构建准则体系并及时发布新准则,完善准则制定组织机制和工作机制,注重准则宣传,加强准则培训,强化准则实施监管等方面做了积极努力。
2007年中国资产评估准则体系和15项准则正式发布后,2008年至今又先后发布了《企业国有资产评估报告指南》等3项新评估准则和《以出资为目的的评估指南》等3项准则征求意见稿,并且加紧制定《森林资源资产评估准则》等5项准则。评估准则体系的建设和发布赢得了来自政府相关部委、企业界、执业界、国外同行及相关媒体的充分肯定和高度评价。继财政部资产评估准则委员会成立,中评协成立了资产评估准则技术委员会和资产评估准则咨询委员会,在证券业评估机构中建立了准则联络员制度,建立健全评估准则制定组织体系。
在加快评估准则建设的同时,积极做好准则的宣传和推广。专题举办了“资产评估准则与市场经济”征文活动,除在报纸杂志宣传外,又组织编辑出版了有关准则系列文集、准则讲解等11本图书,提升准则的社会认知度。同时,中评协将准则培训列入中心工作,在整个行业全面开展新准则的培训工作,采取了包括下发准则培训方案、编写准则讲解、举办培训班等一系列措施,基本上达到了确保全国注册资产评估师轮训一遍的总体目标和要求。中评协还将新准则的贯彻实施作为执业质量自律检查重点,并通过检查、督促、指导评估机构和从业人员严格按照评估准则规范执业,保证执业质量,从而切实推动准则实施落到实处。
2.会员管理体系建设
秘书处注重创新和完善会员管理体系。会员管理体系创新主要是建立以注册资产评估师为主体,社会各界广泛参与的会员管理体系;对会员实行分级分类管理;为不同类别会员提供个性化服务。几年来,协会在会员管理、会员申诉、会员诚信档案管理等方面制定制度并配合财政部发布了《资产评估机构职业风险金管理办法》。为扩大行业的社会影响,丰富会员生活,增强行业凝聚力,协会还组织开展了多项丰富有益的活动。多次举办女评估师沙龙、青年评估师沙龙,组织资产评估行业踊跃向灾区捐款,奉献爱心等一系列活动。共选拔了44名资深会员;评选“全国十佳和优秀女评估师”,评选“全国十佳和优秀青年评估师”;与全国妇联一起开展资产评估行业巾帼建功活动,组织巾帼文明岗和巾帼建功标兵评选,先后共有105人次和33家机构获得表彰。
3.自律监管体系建设
(1)完善制度,夯实监管基础
通过建立资产评估师注册、年检、转所、注销等多项管理制度,严把准入关口,完备准入机制;通过建立行业自律惩戒、执业质量检查、谈话提醒、业务报备、投诉举报、综合评价等各项监管制度,不断完善自律监管体系,夯实行业自律监管基础。
(2)落实制度,强化监管体系运行
一是强化注册日常管理工作,严把准入关。2005年以来,共办理批准注册资产评估师注册6655人,撤销注册1783人,评估师变更4117人,并完成了评估师换发新证工作,注册管理工作日益规范。二是开展执业质量自律检查,建立日常监管长效机制。按照自律检查办法,从2007年起,中评协开始在行业内组织年度执业质量自律检查,三年来超过50%的机构接受了自律检查。通过检查,不断促进评估机构和评估师规范执业行为,执业质量不断提高,日常监管长效机制顺利建立。三是注重日常监管,加大惩戒力度。2005年以来,认真对待、处理投诉举报,对发现问题的评估机构和评估师作出警告、限期整改等自律惩戒34起,进行谈话提醒、发关注函等非自律惩戒监管措施74起。加大了惩戒力度,使得评估机构充分认识到坚持自我发展和防范风险相统一的重要性,对评估机构和评估师提升执业质量起到了良好效果,有效督促评估行业执业质量不断提高。
(3)探索自律监管与行政监管有机结合的良好途径
协会秘书处在配合行政监管部门制定机构管理制度,配合行政管理工作,配合专项案件核查等方面发挥了积极作用。如:协助部企业司制定并推动实施财政部第22号令,协助部企业司和证监会制定证券业机构管理办法。还积极配合监管部门化解兼职人员、非评估师股东及机构合并收入等矛盾和问题,确保了全国3000多家资产评估机构兼转专平稳过渡。
(五)加强人才培养,为打造高素质队伍不懈努力
1.制定人才培养战略规划
坚持“人才是行业第一资源的理念”,制定了行业人才培养总体规划,明确了行业人才建设的指导思想和总体思路,确定了人才建设的“百千万”人才培养工程战略。
2.完善行业人才培训体系
认真贯彻落实行业人才培养规划,不断加强培训的组织建设,完善培训机制,逐步形成了“学历教育、准入教育、继续教育”三个阶段,“高端人才、管理人员、执业人员”三支队伍,以及“中评协、地方协会和评估机构”三个层次的培训体系。
3.不断完善培训制度和培训机制
积极开展制度创新,完善后续教育培训制度,在制订评估师后续教育培训大纲的基础上,又对考核办法、教育制度具体化,对注册资产评估师继续教育的内容和方式进行了规范。不断加强培训组织建设,完善培训机制,明确行业培训的组织结构和责任,为行业人才培养工作提供制度保障。
4.以行业高端人才培养为重点,提升行业培训能力
以行业高端人才培养为重点,结合行业发展需要,不断创新培训手段,开展多种形式的培训。从2007年开始与清华大学合办了3期高级研修班,邀请国内外知名专家就宏观经济、管理技能等主题开展培训,财政部副部长丁学东两次亲临研修班授课,使学员们开阔了思路,开拓了新视野。2007和2008年又分别与美国评估师协会、国际企业价值分析师协会合办“企业价值评估国际研修班”和首批注册价值分析师(CVA)资格培训班,20多名会员取得CVA资格证书,为境外执业创造条件。从2007年至今,每年对中评协和地方协会管理人员进行岗位培训,着力培养行业管理人员的领导、创新和管理能力。中评协和地方协会认真落实注册资产评估师继续教育制度,充分发挥“中评协、地方协会和评估机构”三个层次的培训组织体系的作用,近几年,全行业每年培训评估师近3万人次,培训面达到95%。
5.加大后备人才培养的基础建设
协会先后建立了清华大学等10所“资产评估学科建设基地”,充分发挥高校的资源优势,推动行业理论研究和人才培养工作。近几年,全国有11所高校先后设立了资产评估本科专业。中评协成立了资产评估本科院校学科建设协调小组,对资产评估本科院校主干课程设置进行指导,并在经费上对其教材开发工作予以支持。确定了中联、中企华等6家评估机构为首批“全国资产评估教学实践基地”,既为院校理论研究提供了前沿基地,也为行业后备人才培养提供了教学实践基地。
6.积极做好考试工作
拓展考试服务对象,建立并组织实施珠宝评估师的认定和考试组织工作,开放港澳台考生参加注册资产评估师考试。加强沟通和协调工作,加强与人社部、国家人事考试中心在考试政策和考务管理方面的沟通和协调,保证考试安全、顺畅地进行。全面实施网上阅卷,节约了资金和时间,提高了阅卷的准确性和工作效率。稳步推进考试大纲和教材改革,细化考试大纲,增强大纲对考试的指导性;改革考试教材,增强考试教材的实务操作性;提高命题质量,使考试更利于选拔合格人才。加大考试宣传力度,抓住考试10周年有利时机举办有奖征文活动;在协会网站设立考试专用模块和互动平台;举办考前辅导远程教育课程。
经过几年的努力,基本形成了考试制度健全、考试教材实用新颖、命题趋向科学合理、管理不断精细化的考试管理模式。2005-2008年全国考试报名人数共计97150人,考试全科合格人数为6003人,总合格率为11.07%。
(六)加强调查研究、宣传与信息化建设,为行业可持续发展打基础
1.理论研究工作
协会成立专门的研究部门,统筹协调行业研究的规划与发展。建立由业内外知名专家组成的特约研究员队伍、由行业资深评估师和高级专业人员组成的行业专门研究队伍、协会内部人员组成的专业研究队伍等三支队伍,为行业研究工作的开展奠定了人才基础。制定了课题管理、资助研究课题经费管理、课题规划等管理制度,对课题的组织、招投标、委托与申请、审定、经费、检查、鉴定与验收、成果推广和评奖等做出了明确规定,有效地促进了课题研究的开展。为课题研究规范化、合理化、科学化建立了制度保障。
协会还组织招标了一批行业重大课题、重点课题和专项课题的研究。如:《金融资产膨胀与资产评估》、《资产评估行业文化建设》等委托课题;《经济学研究发展对资产评估理论的影响》、《国有企业海外资产并购与重组评估研究》等8项招标课题;《注册资产评估师执业能力框架及实施研究》、《资产评估机构内部治理机制问题研究》等5项专项课题。同时还完成了《财产税税基评估体系研究》、《公允价值及资产评估研究》、《资产评估在金融风险防范中的作用研究》3项部级课题。同时,积极参与国家改革和重大项目的研究工作,如:配合国家知识产权战略,组织承担了6个相关研究课题的研究工作;完成有关部门委托的三峡发电机组评估课题研究等。为促进国内国际学术交流,2006年与国际评估准则委员会联手在昆明举办“2006国际评估论坛”、“国际会计准则对资产评估与财务报表影响研讨会”;2007年与国家知识产权局举办“知识产权战略与资产评估论坛”;2008年与国际财产税学会在北京共同主办“资产评估与财政税收国际经验与中国改革国际论坛”等等。这些大型研究交流活动的成功举办,对行业发展产生了重大战略影响,提升了中国资产评估论坛的品牌价值,拓宽了资产评估行业的视野,扩大了评估行业的社会影响。
2.开展调查研究工作
(1)加强行业自律与执业监管调研活动
今年中纪委在资产评估等行业联合开展“加强中介组织行业自律和执业监管”调研。按照中纪委驻部监察局的要求,中评协高度重视、周密安排、多措并举,顺利完成了历时两个月的调研活动。通过调研,更加深刻认识到评估行业的发展规律,清醒认识资产评估行业存在的突出问题。
(2)行业党建工作和文化建设调研活动
根据丁学东副部长的要求,和财政部机关党委共同做好“两新”组织的调查和研究,积极探索加强新社会组织基层党建工作,并按照行业发展要求开展行业文化建设调研活动。
(3)配合中央统战部新社会阶层代表人士的选拔培养相关工作开展行业调研
自2006年中评协成为中央统战部“新的社会阶层人士统战工作联席会议”首批成员单位以来,积极摸清行业党外人士的构成、参政议政等基本情况,全行业共有各级人大代表政协委员194名。2008年在所有中介行业中首次举办了评估行业人大代表、政协委员提高参政议政能力培训班。2009年,中央统战部将“自由择业知识分子评价体系”列为部重点研究课题,并选择资产评估行业作为试点行业,与中评协联合开展资产评估行业代表人士评价体系课题研究。此项调研,现已进入中期阶段。
(4)准则实施情况调研
2009年上半年,中评协在10个省市组织开展了三项实体性准则实施情况调研,为进一步完善准则提供了可靠依据。
3.行业宣传工作
为适应行业宣传交流学习的需要,将行业会刊《中国资产评估》从双月刊改为月刊,并创新设计为综合和专业两个版块,有所侧重理论与实务研究、行业管理及建设等方面,更全面及时发挥行业会刊作用。协会网站改版后,增加行业信息、协会动态、理论研究等方面的内容,使行业建设与理论研究更加全面地得到展现。几年来,协会秘书处加大宣传投入,在做好行业重大活动新闻的电视、广播、报纸等媒体报道宣传的同时,专门在经济日报、中国证券报、中国财经报、中国会计报、国有资产管理等报纸、期刊设专版、专栏,并与中央电视台《走近科学》栏目联合创办了十几期“我爱发明”特别节目,深度宣传评估行业。
4.信息化建设
在确定行业信息化建设的基本目标基础上,信息化建设坚持以行业网站为核心,建立和完善面向行业、政府和社会有关方面的资产评估行业宣传体系;以行业自律管理规定为基础,建立和完善面向各级政府主管部门、协会和评估机构的行业管理信息体系(平台);以相关数据库为依托,建立面向广大会员和相关方面的资产评估信息服务体系;以计算机和网络技术为手段,逐步建立起高效便捷的现代办公体系;以各级协会和机构为主体,建立一支具有较高素质的信息管理队伍。在制定《行业管理信息平台的权限管理办法》等制度规范的基础上,搭建信息平台:一是对协会网站进行了改版,帮助部分经济困难的地方协会建立了信息发布平台。二是先后组织开发了财务、注册、考试、培训、会员等行业信息管理软件,会员一卡通管理系统,以及保证管理软件运行的行业信息管理平台。三是信息服务平台建设逐步推进,完成了机电设备价格数据库建设,启动了无形资产数据库、土地价格数据库等建设,为行业人员执业提供有益的数据支持。四是视频会议及远程培训系统开发取得实质性进展,基于互联网的视频会议系统也开发完成,并投入试运行。
(七)加强国际交流与合作,推动行业走向国际化
1.在国际评估组织中的地位日益提升
中评协1995年加入国际评估准则委员会,1999年成为其常务理事,并在2007-2008年改组为国际评估准则理事会(IVSC)过程中,刘萍秘书长成功申请成为其管委会9名委员之一,对IVSC的战略和决策及发展方向有了更具影响力的话语权。在管委会下设的两个独立的委员会中,也有协会推荐的行业专家。中评协还在国际评估准则的起草、修订等事务中发挥重要作用,使国际评估准则的制定能够日益充分地反映我国经济和评估行业的需求。
中评协在加入世界评估组织联合会(WAVO)后,协会又先后参加WAVO专业论文评奖活动,在新加坡、罗马尼亚举办的WAVO世界评估师大会上,我会多名专家进行演讲,展现中国评估师的水平与素质。
2.与国际组织的交往范围日益广泛
随着中国经济的不断发展及中评协在国际评估组织中地位的不断巩固,我会除和30多个国家正常交流与相互合作外,还在专业领域进行经常性的交流活动。如与英格兰及威尔士会计师公会(ICAEW)等进行的以财务报告为目的的研究与交流。国际评估组织和机构通过网络、电话等进行有关咨询及交流活动已成常态。
3.与国际同行间的交流合作日益深化
我会先后分别与美国价值分析协会、韩国鉴定评价协会、波兰评估师协会联合会、澳大利亚资产学会、俄罗斯评估协会等国家评估组织签订了友好合作备忘录,并在评估立法、准则制定、人才培养等方面请国外业界知名专家参与指导,建立了多个领域的相互协作关系,促进了与相关国际组织深层次地交流。
在总结三代会以来中评协取得的成绩的同时,我们也清醒地认识到目前行业和协会秘书处工作中还存在着一些困难和不足。在行业发展中,多种评估资格并存造成市场效率低下,责任难以追究的问题在短期内仍难以解决;行业文化建设任务还很艰巨,评估行业整体执业水平和评估师整体素质还不高,行业总体规模还不大,行业的吸引力还不强。秘书处工作中,自律体系和市场体系建立任务还很繁重,行业管理还有许多薄弱环节,执业监管力度还需加强,会员服务创新及范围和深度还不足。但是我们有信心,在财政部党组和理事会的正确领导下,以精细化、科学化管理为指导思想,求真务实、努力工作,不断为行业健康规范发展做出新的努力。
二、今后一段时期的重点工作(略)
作者：刘 萍
中国专门探讨董事会秘书的研究并不多见，已有的文献又多局限于从法律视角研究董事会秘书制度的沿革与发展。本文从公司治理角度对中外董事会秘书制度进行了比较，其中涉及董事会秘书制度的变迁和中国董秘制度的设立、职能特点和可以借鉴的经验。
英美法系国家董事会秘书制度变迁及中国董事会秘书制度的设立
董事会秘书在英美公司法上被称作公司秘书(company secretary)，最早追溯到1841年的英国法报告的案例中。董事会秘书制度的发展在英国基本可以分为三个阶段：最初，董事会秘书仅作为公司的普通雇员，处理一些文书事务，与普通的“秘书”无本质区别，在公司法上甚至没有规定董事会秘书制度是公司的法定机关。1948 年，公司法仍然明确规定当缺乏明确的授权时，董事会秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。
第二阶段，董事会秘书所承担的责任越来越多，在公司中的地位日益上升，开始发挥重要作用，1971年，董事会秘书作为公司法定机关的地位得到确认，其职权扩大到可作为公司代理对外签订合同。英国1985年公司法和1989年公司法都对董事会秘书的任职资格、职权与责任等方面进行了更为详细的规定，特殊属性的赋予使董事会秘书开始在公司治理结构中成为关键因素。
第三阶段，在二十世纪末期，董事会秘书的地位和职能被重新认识，出台了一些关于私人公司(private company)董事会秘书设立可由公司自主决定的规定。2002年，英国政府出版白皮书提出取消立法中对小型私人公司董事会秘书的强制性规定。争议意见来源于由此可能引发的董事会秘书职能的缺位，即一个有效的董事会秘书是保证“不老实”的董事不偏离正常轨道的主要制约因素，不设立董事会秘书会在一定程度上减少了对董事滥用职权行为的制约力。
香港的公司法律制度很大程度上借鉴了英国法律制度，香港公司法对董事会秘书制度的移植同时也是与其社会经济历史发展相适应的。1911 年，香港立法中第一次提到了“董事会秘书”的概念，并规定董事会秘书和董事及管理人员一起对错误的分配和股权证书发放的迟延决定负赔偿责任。1932年，香港公司法令进一步规定董事会秘书成为董事、管理人员等责任承担人群中的一员，从法律角度确认了董事会秘书日益重要的地位。1973 年，香港公司法修订委员会建议所有公司都应该设立董事会秘书，并将董事会秘书列指为拥有广泛职责的“官员”。香港政府宣布的公司法考察人Ermanno Pascutte 于1997年公布咨询报告，提出废除有关董事会秘书的强制性规定的建议，2000 年，香港公司法改良常务委员会拒绝了这一建议。香港《公司条例》“公司秘书”条例规定了秘书的任职条件、空位时的措施、助理秘书和副秘书的设置，但职责与权力没有写进条例。
美国各州公司法传统上均将董事会秘书列为公司最关键的高级职员之一，与总裁、财务总监等具有同等重要地位，并对董事会秘书的资格、职权、任免程序等都有规定。1917 年，美国在一判例中即确认了董事会秘书在特定情况下代表公司的权力。此后的《美国模范公司法》以及许多州的公司法都明确规定了董事会秘书作为公司机关、代表公司的地位。由于传统公司法中规定的高级职员已远不能包罗现代公司的组织结构和人员编制，《美国示范公司法》1984 年修正本取消了所有对公司高级职衔(包括董事会秘书)的强制性规定，其出发点则是公司如何设置自己的高级职衔并划分其职责范围应当由公司自行决定，1991 年修正本对“高级职员”作了专章规定。
董事会秘书作为高管人员在中国公司设置，经历了从境外上市的外资股，到境内上市的外资股，再到境内上市的内资股的渐进过程。中国公司法上的董事会秘书制度开始于深圳市，1993年，深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定，董事会设秘书，秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。
1994 年，国务院颁布了《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》，明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。1994 年8月，国务院证券委员会和国家体改委发布了《到境外上市公司章程必备条款》，专章规定公司设董事会秘书，董事会秘书为公司高级管理人员，由董事会委任，主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。
1996 年3月，上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于 B 股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》，要求 B 股公司必须设立董事会秘书，董秘为公司高管人员，明确提出任职条件和职权，旨在规范上市公司行为，提高董事会工作效率，保护投资者利益。1996 年8月，上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行)》，明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书，强调董事会秘书为高级管理人员，同时提出五条任职条件，九条职权范围，六条任免程序，以及三条法律责任，基本确认了董事会秘书制度的框架。
1997年 3 月，上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》，强调建立董事会秘书例会制度，涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面，该通知对支持和推动董事会秘书工作，提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997 年12月，中国证监会发布《上市公司章程指引》，专章列示“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董事会秘书，作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。
2001年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员，并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。
2004年，沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责，增加了董秘职权范围的规定，董秘有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持;新《规则》对董事会秘书任职资格提出更高的要求，并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书，规范了公司在董事会秘书出现空缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新《规则》表明，董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情，董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。
可见，在英美法系国家，董事会秘书制度设置的最初目的是为了完善公司内部的管理，使公司运转更加规范、协调。它随着公司制度的发展而衍生，并从公司法角度进行规制。在中国设立董事会秘书制度的主要目的是为了满足公司上市后的规范运作和监管要求，也更多地表现为证监会和证券交易所从证券法的角度进行规制。纵观中国与在英美法系国家董事会秘书制度设立与制度变迁，其核心区别体现在立法目的、法规的制度主体及对公司治理的影响三个方面(见表1)。在各国董事会秘书制度的发展中，共同之处是当面对取消董事会秘书强制性规定的建议时，都会伴有争议或否决，这一程度上说明了董事会秘书在公司发展中日益重要的地位和作用。
从公司治理视角看中外董事会秘书制度的法律架构法律地位
英美法系国家董事会秘书的法律地位经过了一个不断上升的过程，董事会秘书现作为公司管理方面的主要高级职员，已具有广泛而实质性的义务和责任。在英国，每家公司依据公司法规定必须有一名董事会秘书，对未任命董事会秘书的公司，并无罚金的规定，但如果某些文件(如年度报告)未经董事和董事会秘书或其代理人正式签署，可能会引起责任问题。在我国，根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定，上市公司均应设立董事会秘书，董事会秘书属于公司组织机构的一部分，作为上市公司高级管理人员，负责处理董事会执行职权所产生的事务，但缺乏规范性，很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。大型国有企业改制后的上市公司，董事会秘书的地位和收入大多与部门中层管理人员相当，很难发展为尽职的高管人员，更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能。
任职资格与任免程序
英国公开招股公司聘用的董事会秘书资格包括两个方面：一是必须具备履行秘书职责所需的知识和经验;二是必须拥有一种法律要求的资格证书，如会计师资格、法律方面的资格或董事会认为合适的其他资格。在公司拥有一名以上董事的情况下，董事可以兼任董事会秘书。在英国董事会秘书的任免和报酬由董事会处理，股东会可通过决议要求董事会免去现任秘书的职务，如果董事会不予办理,股东会可通过一般决议来免除现任董事会秘书的职务。董事会秘书有权要求在他所同意的或合理的期限前收到解雇通知，对未经通知而作出的错误解雇，董事会秘书有权要求公司赔偿损失。
中国证券类法规对董事会秘书任职资格和任免程序的规定不断深入和细化，1997年《上市公司章程指引》规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，经专业培训合格，由董事长提名，董事会委任，公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书，董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。
在此之前，1996年8月上海证券交易所发布的《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》还对董事会秘书任职的年龄和学历作了具体规定。1999年4月，中国证券监督管理委员会发布《境外上市公司董事会秘书工作指引》也具体规定董事会秘书应具有大学专科以上学历，具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。
2004年深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》明确董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，强调拥有董事会秘书资格证书，董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责，不得无故解聘董事会秘书。这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务，对空缺应急机制的规定，标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。
职能及执行
在英国，董事会秘书的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董事会秘书在公司管理方面的职权具体包括：⑴参加包括董事会会议在内的公司的所有会议，并负责会议记录;⑵保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件，并证明其与其副本的真实性;⑶认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当，或均为法律所要求;⑷作为公司印章的保管人，并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权;⑸根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息;⑹与总裁或一名副总裁一起，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书;⑺据董事会的随时指定，主持处理其他属于董事会秘书处职责的事务等。
在中国《上市公司章程指引》所列明的董事会秘书主要职责涉及董事会和股东大会相关文件及筹备事宜、信息披露事务、文件管理等。1996年8月，上海证券交易所发布的《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》还特别指出董事会秘书要为董事会决策提供意见和建议，协助董事会在行使职权时遵守国家法律制度和公司章程。在董事会作出违反有关规定的决议时，及时提出异议并如实向国家管理部门及交易所反映情况。公司章程和上市规则所规定的其他职责。
2004年，深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》强调了董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调、促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等。中国相关证券法对是董事会秘书职责的强化从法律角度提高了董事会秘书作为机构而非个人的重要地位，并有利于董事会秘书制度在我国公司治理中发挥作用。
中国董事会秘书制度的经验借鉴
完善董事会秘书法律制度，明确公司制董事会秘书的法律地位。
随着我国《公司法》的修订，我国关于董事会秘书的立法正逐步走出起步阶段，规范董事会秘书的法律制度，才能真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用。与英国公司法规定有限责任公司和股份有限公司均需设立董事会秘书不同，我国目前的有关规章只规定上市公司须设立董事会秘书，而对未上市的股份有限公司和有限责任公司却没有同样的规定。实践中董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，为了健全公司组织机构，更好地发挥董事会职能，尽早将相关证券规章中涉及公司治理结构及董事会秘书的章目纳入《公司法》，规定凡依照公司法所成立的公司均应设立董事会秘书，并明确其作为公司高级管理人员的法律地位。
改进我国董事会秘书的任免制度，有利于保护投资者和董事会秘书的权益。
与英国董事会秘书的任免程序相比，我国的有关规定存在着两点不足之处：一是公司股东会没有决议免除现任董事会秘书的权力，而由于中国公司大股东不可忽视的支配地位，很多董事会秘书向董事长、总经理负责，在最重要的信息披露问题上往往会与大股东保持高度的一致。这不利于充分保护股东及公司的利益;二是非因正当原因而遭解聘的董事会秘书是否有权要求公司赔偿损失，未予明确规定。借鉴英国公司法，我国亦应规定董事会秘书的损害赔偿请求权，可程度放宽股东会特定条件下通过决议任免董事会秘书职务的权利。
适当的扩大董事会秘书授权范围，提高董事会秘书信息披露和监管职能。
与英国公司秘书相比，我国公司董事会秘书不具有订立管理性合同的权力。董事会秘书作为公司的高级管理人员，不可避免地要与公司外界发生联系，为保证交易安全和维护债权人利益，我国法律要适当授予董事会秘书订立某些合同的权力。同时，我国董事会秘书面临一方面由董事会聘任，向董事会负责，并受其监督，另一方面还需应对董事会执行职权合法性的监督，此时董事会秘书职权适当调整显得尤其重要。
作者：李维安 张国萍 宋利元
摘 要： 随着秘书专业毕业生数量不断上升，企业对秘书人才的需求已趋于饱和，秘书的供求矛盾逐渐激烈化。秘书专业毕业生就业形势非常紧迫，中小企业职能、职权、职责不清给秘书工作带来很大压力。文章通过分析中小企业秘书工作现状，从秘书工作角度研究当前中小企业行政、人事、管理划分，对高职秘书培养中存在的问题提出解决方法与策略。
关键词： 高职教育 秘书专业 专业培养 工作现状
国内秘书从业人员中百分之七、八十均为商务秘书，角色介乎业务、人事、行政之间，职权往往不能划分清楚;由于秘书的专业制度、学习制度不够完善，很多人以为只要会打字、会使用电脑、复印机、传真机就可以做秘书了，其实这根本谈不上专业性、职业性，真正的秘书专业工作者应当参与到企业建设、企业日常决策之中。
外资企业和民营小企业是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格提出了更高的要求。有关调研显示，中小型企业需要的秘书人员实际上是“综合秘书”、“综合人才”，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势。
秘书在现代企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，岗位职责描述是最模糊和最广泛的。业务工作能力再强的管理者也不可能24小时工作，所以秘书扮演的正是上传下达、服从领导、完成交代工作的角色。由于秘书职责划分不明确性，造成现在很多企业都是一岗多职，“行政人事不分家”。如行政助理的岗位职责涉及很多方面，包括财务管理、人事招聘、仓库管理等。秘书工作人员的职业化需求越来越高，表明秘书或者行政工作者的工作职责明确划分，应该越来越趋于科学化、现代化和专业化。
一、秘书岗位发展和转换优势影响秘书工作现状
在事业单位或者企业里，秘书人员与其他职位人员相比，存在相对天然优势。譬如职业转换，特别是公司内部换岗、岗位轮换、升职具有很好的优势。秘书专业因具备专业全面性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场/公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。
(一)中小企业秘书工作现状
当今中小企业大都取消了“秘书”这一职位称呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“业务助理”、“总经理助理”等，因为企业管理制度的公开性、协助性。
例如：中小企业将行政助理方向及其职责定位为：1、日常工作的管理与维护，规章制度的制作与修改，员工考勤统计、工资表的计算，社保、医保的办理;2、负责公司办公环境维护;负责保证设备的正常运转(包括复印机、打印机、空调及指纹打卡机等);3、办公用品的采购，储藏室物品的保管工作，做好采购领用的相关登记;4、招聘、面试接待与沟通，员工入职相关背景资料的核查;5、完成上级主管交办的其他工作。行政助理工作比较“杂”，很多人借此说秘书或者行政工作者就是“打杂的”。事实上，行政助理的工作内容是保证公司工作正常运作，工作内容多元化，属于基层管理工作。
又如中小企业人事助理方向及其工作职责定位为：1、分发简历至各部门经理，安排面试;2、办理员工入职、保险、离职等手续;3、负责部分面试、面谈工作;4、统计各种数据每月上报;5、协助行政工作;6、其他日常人事工作。对比总经理助理方向及其工作职责定位：1、参与企业发展规划编制和企业重大决策的讨论;2、组织制订企业的人力资源规划;3、组织企业的招聘及对员工的评价、考核和激励工作;4、负责企业的财务管理，指导财务科长提报年度预算与财务报告;5、审核财务计划与监督资金运作;6、负责召集企业各项会议，督促会议决议的执行，检查总经理布置的工作任务的贯彻落实情况。
由此可见，行政、人事的工作职责有相通之处，毕竟公司的行政事务比较单一，行政兼管人事招聘、行政兼管财务的情况屡见不鲜。在一些中小型企业出现了行政兼前台、行政兼人事，也就是一岗位兼多职位的情况。可见总经理助理这类等级较高的助理秘书，还是可以参与到辅助决策中的，离最高管理层最近的秘书工作人员，往往是可以学习最多、锻炼能力最强、未来最可能成长为管理层的秘书工作者。
(二)秘书工作存在的问题
1.秘书工作制度不完善
我国企事业单位里的秘书人员，由于没有相应的公司政策、工作制度等相关制度作依据，相对应的职权分立不明确，致使工作效率和工作积极性降低。在很多中小企业，秘书工作者本人甚至管理者都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有实际、真正地参与到企业建设、管理中，“白领”的身份并没有想象中高。这样的误解不利于秘书发展。
因此，制定出适合我国企事业单位秘书工作的相关制度刻不容缓，科学地明确秘书地位和职权范围，是促进我国秘书职业快速、健康发展的有利条件。
2.秘书工作不规范
据调查，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10℅左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书相关工作人员较多，很多学生是学行政管理、人事管理、汉语言文学等专业出身的。他们没有经过系统规范的学习，缺乏基本的专业知识。在工作中，他们缺乏秘书职业意识，职业道德不规范，并有凭感觉做事的情况，严重影响秘书工作的规范性。本身不能胜任秘书工作，更不可能做一个合格的现代化秘书。因此，只有做到秘书工作的规范化、制度化，才能体现秘书工作的重要性和严肃性，才能保障秘书工作的质量与水平。
3.秘书工作手段陈旧
21世纪是计算机时代，计算机使秘书工作手段由人工式向操作自动化转变。处理事务时秘书会熟练地操作电脑、打印机、传真机等自动化仪器，这些常见的办公设备并不是每个秘书人都会使用与正确使用的，更不要说简单的应急维修了，这使得秘书真的成为“空架子”和“打杂”的工作者。
我国办公自动化工作起步虽晚，但是目前已经顺利完成了第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，一方面节能环保，另一方面加快通讯速度和办公速度，信息沟通速度、质量、保密度都得到很大提高，方便秘书上传下达，完成上级领导的工作安排。然而，大部分秘书人员在工作中仍沿用传统工作方法，电脑沦为打字聊天的工具，只会基本的办公WORD写作、PPT制作、EXCEL表计算与制作，而这些已经成为很多上班族都会的基本技能，毫无竞争力。不仅忽视先进的科学信息技术发展，更影响秘书办公效率、速度和质量，这就要求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，有效地在工作中应用，将“三办”工作科学化。
二、高职秘书专业培养趋势
从另一方面来看，秘书职责不明确为秘书专业培养带来较大变革，秘书专业毕业生就业方向的选择性更多，在中小企业中，行政、人事管理、业务部门等管理、行政岗位都是适合的工作岗位方向。
一般在中小企业，销售是重中之重，除此以外，公司有可能没有人事、没有仓管、没有财务部，这三个部门的事务都可以归为行政助理负责。行政助理的工作就是负责除销售之外的所有事情，正因为这样，行政助理得以接触工资表计算、仓储管理、人事招聘一系列工作，也间接学习到了很多行政、销售、财务、仓管知识。但是，秘书要想在企业中站稳脚跟，不断进步，光靠在企业里各种“打杂”、什么都会是不行的，仍必须做到秘书工作的职业化、专业化。
(一)秘书工作的职业化
现如今企业里，各种专业人员都可以取代秘书岗位，如行政管理、人力资源管理、现代汉语言文化学专业更被认为是“秘书专业”的另一名称。这使得秘书专业的学生在学习阶段努力学习、考试得来的秘书资格证书显得没有优势。实际上，秘书任职资格化制度早在1997就开始实行了，然而秘书职业资格考证名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考评出秘书专业学生的能力与水平。此外，秘书职业资格证书还没有被社会用人单位广泛认可，没有得到应有的重视，秘书职业资格证书变得可有可无，很多没有秘书资格证书的人员一样可以进入企业担任秘书工作，无疑增加了秘书专业毕业生就业的难度。
根据2003年最新修订和颁布的《秘书国家职业标准》改革考试方案，秘书职业化才算真正走上了现代化、职业化、专业化、实用化的道路。秘书职业资格证书考试从教材到考试都必须改革，要能打造出真正精英秘书的品牌。高职秘书专业教育要顺应时代发展，就必须把秘书专业从“大众教育、普通专业”转换成“精英教育、精英专业”。
(二)秘书教学的专业化
很多高职院校都设立了秘书专业，可以说秘书专业是高职学校的传统专业、甚至是王牌专业，但是这样一个讲究专业特色、面向现代职业化的专业却存在教材过时、教学手段守旧、设施落后等问题，缺乏系统的、科学统一的教学制度。
根据以往调查结果，目前高职院校中，还没有形成一套系统的、完整的秘书专业专用的教材。
诚然，秘书专业学生需要学习财务、管理、贸易各种知识，但是这不代表可以把会计专业的《会计基础》原封不动地安排到秘书专业课程中，与此同时，国际贸易课程确实是一门很实用的课程，现在大中城市外贸公司、外企林立，学好了国际贸易对学生进入外企或者外贸进出口企业有很好的帮助，但是很多学生反应《国际贸易与实务》实在是有点难，这和他们之前没有接触国际贸易的基础知识有关。因此，这类课程应该从国际贸易入门着手。
此外，涉外秘书除了熟练掌握英语，更要熟悉关注日语、韩语等多种语言，对经济贸易、投资、财会、国际贸易等方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、会议纪要、邀请函、考察报告、市场调查，能胜任企业多个部门对专业知识的要求。高职秘书专业培养出的学生，需要系统地学习专业课程如秘书礼仪、企业管理、文书报告书写、会计基础、国际贸易与实务等一系列专业课程，才可以胜任秘书工作。
高职院校的课程不能过于注重理论，而忽视实践操作，在现代办公自动化时代，秘书专业的毕业生很多不会使用打印机、传真机、投影仪，有些毕业生初到公司，连裁纸机都不会用，甚至连安装打印机、下载驱动装置、打印都要在同事的协助下才能完成任务。所以，高职院校在这方面应该改进，实训室里的设备不应该只是桌椅和电脑，打印机、传真机、碎纸机等现代化设备都应该是重要的教学设备。
三、结语
当今社会的秘书人员越来越需要加强职业化培训，提高专业素养，时刻保持领先的职业技能，绝不能成为办公室的冗员，成为扁平化管理的淘汰对象。高职秘书专业教育必须明确的理念是：秘书职业不是企业里谁都可以替代的，秘书工作人员应该积极参与到企业建设中，参与到企业发展、规划、决策中，建言献策，真正参与到企业实际管理中，成为企业的管理者，也成为自己人生的管理者。
秘书工作者必须是企业的管理者、辅助决策者、参与者，要以企业管理者的姿态工作，而不是以“打杂的”消极的、懒惰的心态工作。秘书专业毕业生更应该适时调整思想，合理规划、管理自己的职业生涯发展路线。一方面要改变心态，积极、认真完成领导交代的工作，另一方面要积极建言献策，参与到辅助决策之中，有利于自身职业生涯发展。
秘书专业教学必须做到专业化、职业化教学，从秘书专业学生的职业道德、基础知识到秘书工作的实际操作都要作为重点，实训过程加大计算机、打印机、传真机等现代办公设备的使用操作、安装和简单维修。此外，应对很多企业行政和人事不分家的情况，还可以增设人力资源管理、经济管理类课程，让秘书工作者真正成为社会上一专多能、多专多能的不可替代的精英人才。
参考文献：
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作者：杨靖
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董事会秘书岗位职责
一、董事会秘书在公司董事长、副董事长的领导下，负责公司董事会秘书处的全面工作。
二、董事会会议筹备，承办。记录和会议文件整负责股东会理归档，根据股东会，董事会决定，编董事会年度工作报告、制定下发相关文件。
三、负责公司法人治理结构成员的专项建档、使用、管理工作，对法人治理结构成员调整变动人员，及时进行清理补充、归档。
四、协调沟通公司法人治理结构各层次之间的关系，将强与上级业务部门保持经常联系，做好与股东代表，董事、监视和经理层成员之间的联络及信息传递工作。
五、负责接待上级机关、基层单位和地方人员来公司董事会检查、咨询、办事等工作，对外代表董事会宣布公司董事会、股东会的重要决定及年度公司利润分配情况公告。
六、根据董事会、监事会和总经理办公会的提议和建议，负责整理董事会、股东会会议议案，提交董事会领导。股东代表例会审议研究。
七、经常深入基层单位，调查了解掌握全公司的生产经营及国有资产保值增值情况，为公司董事会、股东会正确决策提供参考依据。
八、认真履行好《公司法》、《公司章程》及国家相关文件规定的其它工作职责，及时完成上级领导交办的其它工作。
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董事会秘书在董事会领导的指导和监督下开展工作，其主要分项工作如下：
建立健全集团公司董事会的各项管理体系;根据公司整体经营管理战略，提出公司董事会管理理念，制定并完善董事会各项规章与管理制度，并协助董事长制定相应的考核标准及管理办法;
协助董事长组织落实公司发展规划，根据董事会战略要求，协助董事长组织安排落实公司经营发展的长期、中期、短期计划，并监督实施执行;
负责筹备、组织董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会议文件的保管;并书写董事会决议、股东大会决议等定期报告和临时性报告;贯彻落实董事会各项决议;积极组织董事会各项会务、活动，撰写董事会内部各项公文、文件，并定期发布各类信息;并根据董事长精神贯彻落实各项决议与安排，同时定期跟踪反馈;就公司经营层面提出的方向、标准需求，依据相关规定及时组织董事会(或专门会议及人员)进行决定，并及时答复;
负责公司董事会项目的推进和督办;按照公司董事会要求，协助积极推进董事会项目的进展，并监督董事会各项目工作的落地实施情况，作好信息的沟通工作;
负责准备和递交董事会和股东大会的报告和文件;负责为集团公司规范运作和重大决策提供咨询(内外资源整合咨询)和建议; 负责统筹管理各项危机管理及公关外联工作;根据董事会要求，作好集团公司相关各类危机管理与公关外联的统筹管理工作; 负责集团公司资本运营计划的制定和实施;
负责集团公司信息披露事宜，保证现阶段(或上市后)公司信息披露的及实性、真实性、合法性和完整性; 负责办理公司与证券交易所及投资人之间的有关事宜; 负责证券交易所要求履行的其他职责;
负责增发新股、配股工作所需的准备和报批工作;
负责专业委员会(外部专家顾问团队)的日常事务和联系;组织召开专业委员会(外部专家顾问团队)会议;
协助完成独立董事就公司业务发展目标、关联交易、募集资金投向、重大投资项目、资产重组等情况独立发表意见所需材料的准备和各项工作;
负责使公司董事、监事、高级管理人员明确他们所应负担的责任、应遵守的国家有关法律、法规、规章、政策、公司章程及证券交易所的有关规定;
负责作好董事会各项日常管理工作;依据公司董事会的发展需求，负责制定和完善董事会各项管理制度，并作好董事会各项日常管理工作;负责建立和完善本部门各项管理制度;
负责本部门、月度工作计划、费用预算计划的编制; 负责对集团公司董事会印章及档案的管理。
负责编制、完善本单位职责和各岗位工作标准，组织实施员工绩效管理、人才梯队建设等团队建设管理工作，以及建立健全本单位相关管理制度;
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负责完成或组织实施项目类相关工作;
完成协调单位提请的其他目标事项的执行或组织实施工作; 完成董事长、总裁安排的其他事项;
接受公司董事长的监督、考核，对董事长负责;
公司董事会秘书缺位时，由董事长指定人员代行其职; 公司董事会秘书由董事长提名，董事会聘用。
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(一)负责公司信息对外公布，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定;
(二)负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;
(三)组织筹备董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字;
(四)负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向本所报告并披露;
(五)关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复本所问询;
(六)组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责;
(七)知悉公司董事、监事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程时，或者公司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并立即向本所报告;
(八)负责公司股权管理事务，保管公司董事、监事、高级管理人员、控股股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况;
(九)《公司法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。
在公司董事会领导下，对董事会负责。
(一) 准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件
(二)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络;
(三)负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作;
(四)协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料;
(五)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;
(六)参加董事会会议,制作会议记录并签字;
(七)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告;
(八)负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等;
(九)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容;
(十)促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见;如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告; (十一)证券交易所要求履行的其他职责。
董事会秘书岗位职责
一、准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件;
二、筹备董事会和股东大会，并负责会议记录和会议文件、记录的保管并起草董事会的会议纪要、文件。
三、负责公司信息披露事务，保证信息披露的及时、准确、合法、真实和完整;
四、保证有权得到公司有关记录和文件的人及时得到有关文件和记录;
五、使公司董事、监事、高级管理人员明确他们应当崐担负的责任，遵守国家有关法律、法规、规章、政策、公司章程等有关规定;
六、协助董事会行使职权。在董事会决议违反法律、法规、公司章程等有关规定时，应及时提出异议;
七、为公司重大决策提供咨询和建议;
八、处理公司与证管部门及投资人之间的有关事宜;
九、公司章程和证券交易所上市规则所规定的其它职责。
十、承办董事长交办的各项工作。
(一)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络;
(二)负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作;
(三)协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料;
(四)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;
(五)参加董事会会议,制作会议记录并签字;
(六)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告;
(七)负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等;
(八)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容;
(九)促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见;如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告;
(十)证券交易所要求履行的其他职责。
广东海印集团股份有限公司
董事会秘书工作制度
(经公司第六届董事会第三十三次会议审议通过，2011年12月制订)
第一章 总则
第一条 为了规范广东海印集团股份有限公司(以下简称“公司”)董事会秘书的行为，明确董事会秘书的职责、权利和义务，完善公司法人治理结构，促进公司规范运作，根据《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》(以下简称“上市规则”)、广东证监局《关于加强辖区上市公司董事会秘书管理的意见》等法律法规和规范性文件以及公司《章程》的规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名，作为公司与证券监管部门及深圳证券交易所的指定联络人。
第三条 董事会秘书为公司的高级管理人员，享有承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员规定的权利并承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员规定的义务，履行相应的工作职责，并获取相应的报酬。
第四条 公司证券事务部为公司的指定的唯一的信息披露事务部门，由董事会秘书负责管理。
第二章 董事会秘书的任职资格
第五条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法
1 律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德并取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。
第六条 公司董事会秘书原则上不应由董事长、总经理兼任。董事会秘书兼任公司董事、副总经理、财务负责人、子公司或参股公司董事等职务时，应确保有时间和精力做好规范运作、信息披露等本职工作。
第七条 有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会秘书：
(一)有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的;
(二)自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的;
(三)最近三年受到深圳证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的;
(四)本公司现任监事;
(五)被中国证监会宣布为市场禁入者且尚在禁入期的;
(六)被中国证监会或深圳证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员的;
(七)中国证监会或深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章 董事会秘书的聘任和解聘
第八条 董事会秘书由公司董事会聘任或者解聘。董事会秘书在 董事会审议其受聘方案前，应当取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。 公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交
2 易日之前将该董事会秘书的有关材料报送广东证监局和深圳证券交易所，广东证监局和深圳证券交易所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以按照法定程序聘任。公司聘任董事会秘书之前应当向广东证监局和深圳证券交易所报送下列资料：
(一)董事会推荐书，包括被推荐人符合上市规则规定的任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容;
(二)被推荐人的个人简历、学历证明(复印件);
(三)被推荐人取得的董事会秘书资格证书(复印件)。 第九条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
证券事务代表应当参加深圳证券交易所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。
第十条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向深圳证券交易所提交下列资料：
(一)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;
(二)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等;
(三)公司董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后的资料。
3
第十一条 公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向广东证监局和深圳证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向广东证监局和深圳证券交易所提交个人陈述报告。
董事会秘书不得在任期内无故提出辞职或离职，如因自身客观原因确需辞职或离职的，原则上应提前三个月向公司提出。
第十二条 董事会秘书有下列情形之一的，公司董事会应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘：
(一)出现本制度第七条所列情形之一的;
(二)连续三个月以上不能履行职责的;
(三)在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司或投资者造成重大损失的;
(四)违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、上市规则和深圳证券交易所其他相关规定、公司章程或本制度，给公司或投资者造成重大损失的。
第十三条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息除外。
董事会秘书离任前，应当接受公司董事会、监事会的离任审查，在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及待办理事
4 项。
第十四条 如董事会秘书离任的，公司董事会应当在其离职后三个月内聘任董事会秘书。
第十五条 在公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报广东证监局和深圳证券交易所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺时间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，直至董事会正式聘任董事会秘书。
第十六条 董事会秘书因生病、出国、休产假等特殊原因，不能履职时间超过半个月的，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并在五个工作日内将董事会秘书不能履职的情况说明和指定代行人员的名单、简历等情况书面报广东证监局和深圳证券交易所备案。
第四章 董事会秘书的职责、权利和义务
第十七条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行下列职责：
(一)负责公司及相关信息披露义务人与证券监管部门和证券交 易所之间的沟通和联络，履行法定报告义务，配合证券监管部门对公司的检查和调查，协调落实各项监管要求;
(二)负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息
5 披露相关规定;
(三)负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;
(四)组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责股东大会和董事会会议记录工作并签字确认;
(五)负责组织协调对公司治理运作和涉及信息披露的重大经营管理事项决策程序进行合规性审查，促使董事会、独立董事、监事会和经营管理层完善运作制度，依法行使职权，维护广大投资者的合法权益。对董事会、监事会、经营管理层拟作出的决定违反证券法律法规、自律规则和公司章程等制度规定的，应当及时提出意见，提醒公司相关决策人员，必要时形成书面意见存档备查。对知悉的公司证券违法违规事项，应当及时向广东证监局和深圳证券交易所报告。
(六)负责组织协调公司内幕信息管理工作，督促公司制定完善并执行内幕信息登记管理制度，严格控制内幕信息知情人范围，与内幕信息知情人签订保密协议，加强内幕信息知情人登记管理，防范内幕信息泄露和内幕交易。在公司内幕信息泄露时，协调公司及时采取补救措施并向广东证监局和深圳证券交易所报告并公告。
(七)负责组织协调公司董事、监事、高级管理人员持有的本公司股份及其变动管理工作。督促公司制定专项制度，管理公司董监高的身份及所持公司股份的数据和信息，统一为董监高办理个人信息的
6 网上申报，并定期检查董监高买卖公司股票的披露情况，对董监高违规买卖公司股票行为提请董事会对其采取问责措施。
(八)负责组织协调公司投资者关系管理工作，接待投资者来访，回答投资者咨询，确保与投资者沟通渠道顺畅，为投资者依法行使股东权利提供便利条件。
(九)关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复广东证监局和深圳证券交易所所有问询。参与公司媒体公共关系管理工作，协调统一公司对外宣传报道与信息披露口径，建立完善媒体信息收集反馈和媒体危机管理机制，对财经报刊、主流媒体、网络媒体加强监测，持续收集、跟踪与公司相关的报道、传闻自觉接受媒体监督，协调公司及时回应媒体质疑，妥善处理对公司影响重大的不实 信息，维护公司良好的公众形象。
(十)组织协调公司证券业务知识培训工作，持续向公司董事、监事和高级管理人员、实际控制人和控股股东宣传有关上市公司治理运作、信息披露的法律法规、政策及要求，督促公司董监高、实际控制人、持股比例在5%以上的股东及其法定代表人参加必要的培训，学习证券法律法规政策知识，协助其了解自身法定权利、义务和责任。
(十一)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规范性文件、上市规则、深圳证券交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺;在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向广东证监局和深圳证券交易所报告。
(十二)负责协助公司制定资本市场发展战略，筹划并实施资本市场融资、并购重组、股权激励等事宜，推动公司消除同业竞争，减少关联交易，进行有效市值管理，建立长期激励机制。
(十三)《公司法》、《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第十八条 公司指定董事会秘书担任投资者关系管理负责人，除非得到明确授权并经过培训，公司其他董事、监事、高级管理人员和员工应当避免在投资者关系活动中代表公司发言。
第十九条 公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务代表或本制度第十五条、第十六条规定的代行董事会秘书职责的人员与深圳证券交易所联系，办理信息披露与股权管理事务。
第二十条 公司依法保障董事会秘书作为公司高管人员的地位及职权。董事会秘书享有公司高管人员的各项职权，依法参加董事会、监事会、股东大会和经营管理决策层会议，对涉及公司治理运作程序和信息披露事项的合法合规性发表意见;有权了解公司的经营和财务情况，调阅涉及信息披露等事宜的相关文件、资料、查阅公司会计账簿，要求公司控股股东、董监高等有关人员对相关事项作出说明;有权要求公司就涉及信息披露的重大疑难事项聘请中介机构出具专业意见，作为公司决策的依据。
公司董监高和各部门、分支机构应当支持和配合董事会秘书的工作，不得以任何理由限制、阻挠董事会秘书依法行使职权。董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以向公司董事
8 会、监事会报告，也可以直接向广东证监局和深圳证券交易所报告。
第二十一条 公司为董事会秘书履行职责提供必要的组织保障。公司设立由董事会秘书领导的证券事务部，配备与公司规模相适应、具备法律、财务等专业知识的专职助理人员，协助董事会秘书办理信息披露、规范运作、投资者关系管理、股权管理等事务。公司应编制和落实专门预算，为董事会秘书及证券事务管理人员开展工作、参加培训提供充足的经费保障。
第二十二条 公司应建立完善董事会秘书工作协调机制。公司应制定相应的制度，明确各部门、分支机构和子公司的重大信息报告义务、报告程序和相应责任;公司财务、投资、审计等相关内部机构、分公司、子公司以及对公司有重大影响的参股公司均应配合董事会秘书做好信息披露和规范运作方面的工作，保证董事会秘书能够及时、畅通地获取相关信息。公司应统一对外信息发布渠道，明确公司及其 董监高未经董事会秘书审查认可，不得通过接受媒体、机构访谈以及在股东大会、公司网站等公共场合发表对公司证券交易价格产生重大影响的未披露信息。
第二十三条 公司应建立支持董事会秘书履行职责的良好激励机制。董事会秘书应享有与其他高管人员地位相对应的薪酬福利待遇，一般不应低于公司副总经理的平均待遇。公司应将董事会秘书纳入实施长期激励计划的对象，形成与公司长远利益和个人绩效有效挂钩的激励效应。董事会秘书为公司利用资本市场做优做强作出突出贡献及其信息披露工作得到证券监管部门、证券交易所充分肯定的，公司应
9 给予必要的表彰和奖励。
第二十四条 公司应当保证董事会秘书和证券事务代表在任职期间按要求参加深圳证券交易所组织的董事会秘书后续培训。
第二十五条 董事会秘书应于每年5月15日或离任前，向公司董事会、监事会提交上年度履职报告或离任履职报告，并报广东证监局备案。履职报告书应对照董事会秘书的职责，客观反映其履职工作情况及成效、存在的问题和有关建议。
第五章 董事会秘书的问责
第二十六条 董事会秘书在任职期间因工作失职、渎职或违法违 规导致出现下列情形之一的，公司视情节轻重对其采取通报批评、警告、记过、降职降薪、限制股权激励、留司察看、解除劳动合同(以上处分可以单处或并处)等内部问责措施：
(1)公司信息披露不规范，包括一年内多次存在披露信息不完整、不准确或信息披露更正情况;临时报告或定期报告信息披露不及时，以定期报告代替临时公告，以新闻发布、答记者问、股东大会领导讲话等形式代替公告义务;未及时关注并妥善回应主要媒体质疑报道和涉及公司的重要市场传闻;接待机构、投资者调研时进行选择性信息披露等。
(2)公司治理运作不规范，包括公司章程、“三会”运作等制度不符合有关法律法规规定或存在重大缺陷，董事会、监事会组成结构或董监高任职情况不符合有关法律法规规定，未得到及时纠正;股
10 东大会、董事会会议召开、表决程序不规范，相关决议事项违反法律法规规定;中小股东依法参与股东大会的权利受到不当限制;公司重大投资、资产收购或转让、募集资金运用、关联交易、对外担保等事项未按规定履行审批程序;公司股东大会、董事会会议记录及决议等文件未按规定保存等。
(3)公司投资者关系管理等工作不到位，包括投资者热线电话长期无人接听，对投资者信访事项未及时妥善回复导致矛盾激化;对公司董监高持股缺乏管理，董监高及主要股东频繁违规买卖公司股票;内幕信息知情人登记管理不到位，导致内幕信息泄露和内幕交易问题多次发生等。
(4)配合证券监管部门工作不到位，包括未及时将证券监管部门文件、通知传递给公司主要负责人等高管人员;未按规定向证券监管部门报送文件、资料，或向证券监管部门提供不实报告;不配合甚至阻挠证券监管部门依法对公司进行调查;公司出现违规事项或重大风险时，未第一时间向证券监管部门报告等。
(5)发生违规失信行为，包括公司因信息披露违规或治理运作违规被证券监管部门通报批评、采取行政监管措施或立案稽查，或被证券交易所通报批评或公开谴责;董事会秘书利用职务便利侵害公司利益，为自己或他人谋取私利，或泄露公司商业秘密或内幕信息，或从事内幕交易，或违规买卖公司股票等。
第二十七条 证券监管部门、公司对董事会秘书进行问责时，董事会秘书有权进行陈述申辩。董事会秘书能证明对公司违法违规等事
11 项不知情或不属于其职责范围，或发现公司违法违规等事项后提请公司及时予以纠正，或主动向证券监管部门、证券交易所报告的，可以免责;董事会秘书发现公司违法违规等事项时，明确向公司董事会、经营管理层或主要负责人提出异议并记录在案，但未及时向证券监管部门、证券交易所报告的，可以适当减轻责任;董事会秘书明知公司相关事项涉嫌违法违规仍发起提议的，应当从重问责;董事会秘书将部分职责交与他人行使时，一旦公司发生违法违规行为，仍应承担相应的责任。
第六章 附则
第二十八条 本制度未尽事宜，依照《公司法》、上市规则等有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。 如本制度的规定与《公司法》、上市规则等有关法律、法规、规范性文件和公司章程的强制性规定有抵触的，应当依照《公司法》、上市规则等有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。
第二十九条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效施行，修改时亦同。
第三十条 本制度由公司董事会负责解释。
广东海印集团股份有限公司
董事会
二○一一年十二月二十一日
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