企业刚创业或者正常运转过程, 无论整体还是局部, 都是由不同的不同专业背景的人组成庞大的项目团队, 成员的专业化和多元化对于团队完成复杂的项目来说是至关重要的, 同时也增加了团队合作的难度。企业运营成本决定终产品价格的高低, 价格高低直接决定企业竞争力。说明运营成本极大地影响企业竞争能力和经济效益。美国著名质量专家爱德华兹·戴明 (W.Edwards Deming) 博士认为:“引起效率低下和不良质量的原因主要在于企业的管理系统而不在员工”。[1]因此, 项目管理人员在项目进行过程中, 熟悉各个工作岗位的明确职责、了解成员组成的专业背景, 鉴于实际岗位中的有张有弛, 实施“个人工作岗位责任制, 相关岗位协助制”, 将有助于实现团队合作精神, 有助于增加员工有效工作时间, 减少人员工资或者加班费用的支出, 有效节约生产成本。
项目管理人员, 了解有关项目范围、工作职责等信息以及相关方对一些功能需求的简单描述, 对项目人力进行估计, 有必要进一步细化项目范围。
首先尽量在现有人员中争取到一个比较得力的助手, 最好有熟悉和信赖的同事加盟。老员工的稳定性相对有保障, 更重要的是, 项目开始, 至少有一个得力的助手一起讨论, 分担工作压力。经验表明, 在有人一起讨论的情况下, 工作的积极性、决策的准确度等通常都会提高。
其次, 花时间与相关方沟通, 把手头上的项目范围和功能需求描述尽可能再细化一些, 包括每个功能需求都有哪些子需求, 这些需求是如何配合形成一个有效地业务链。
再次, 把细化后的项目范围录入项目管理系统, 根据相关方要求的优先级, 把项目划分成若干阶段, 每个阶段提交一部分功能并预留一些风险准备时间, 根据需要加上需求分析、系统设计、测试以及项目管理、运行等方面的活动。
最后, 对其中的任务, 找实现技术相近的已完成的项目进行对照, 通过统筹考虑项目的预算, 估算出每个任务大致需要的工作量, 然后参考估计出项目需要的人数和人员要求。之后, 以此为基准, 根据人员的目标角色和预计的到位情况调整人员配置, 直到能较好地执行项目为止。
内部资深人员都比较熟悉, 了解其缺点和长处, 长时间的同事关系, 使得大家也容易相处和合作。有了稳定性人员的协助, 项目就会有一个良好的开端。
随着项目的进展, 更加详细的计划安排的做出, 人力需求和任务计划也需要同步调整。人员一次性到位, 可能会造成资源浪费;因此在适当的时候, 根据项目的实际需求, 及时补充人手以满足下一阶段的需求, 对项目执行更加有效, 可以节约大量的成本。
对于每一位员工而言, 岗位不同, 职责不同, 工作状态的张弛也不同, 因此每位员工的有效工作时间在时间和空间上可能会存在可以互相利用的空间, 这就为实施“个人工作岗位责任制, 相关岗位协助制”提供了基础, 也就是需要一位员工在岗位空余时间里, 作为助理去帮助另一位正忙的同事。从而有效地合理增加员工的有效工作时间, 有效节约生产成本。
如此, 首先有效地增加了员工工作交流机会, 增强彼此的友好协助。可以更好地了解他人工作的特殊性, 增加了对他人对方工作的尊重。换位工作、换位思考, 因为了解而增强合作, 有效提高团队合作理念。
其次, 帮助他人的同时, 有效加强了自己的实际工作的技能培养, 加强了自身统筹安排工作和生活的能力培养, 从而增加了自己在复杂社会环境中的生存竞争力, 可以更加有效地将自身能力最大化优化和发挥。
最后, 也是最重要的一点, 对于企业而言, 员工的有效工作时间的相对增加, 可以节约雇佣员工的费用或者减少加班费的支出, 可以有效地减少生产成本, 从而提高企业竞争能力, 增加经济效益。
举例:某家研发企业, 规模较小, 人员73人。最初, 财务人员3名, H R人员3名, 一般财务人员每月下旬对本月收支进行汇总、入账。而HR每个月都会进行人员招聘和员工培训, 但是不是每天都是满负荷工作。经过实际估算, 管理人员辞退2名助理, 将HR的工作主要安排在每月中上旬进行。每个月的中上旬, 财务人员作为HR助理, 进行文件影印、收费和简历收集;每个月下旬, HR作为财务人员助理, 进行文件影印、收费和简单数据输入整理。这样两组人员分别取消助理1名, 各组工作有序进行。年底, 企业为4位员工辛勤工作多支出500元红包, 合计2000元。4个人很高兴, 第二年的工作积极性明显增加了。有效增加团队合作的同时, 为单位节约了2位助理的工资支出 (1200.00月/人×2人×12月, 合计28800/年。) , 同时也没有增加加班费用的支出, 一年内合计节约支出26800元。
传统的部门内部协作转变为流程协作, 虽然可以避免导致公司内的各部门追逐私利。但是这样做严重影响到小团队的结合。小团队中, 由于人们的情感联系更紧密, 更容易结交关系, 让人觉得更为亲近, 很容易形成。这将是增加团队合作中的成本节约实现难题之一;因此制度预期实现时, 一定要对人际关系的复杂性做好足够的准备。
不同工作方式的个体在相互之间是很难相处的, 人们更多的是从直觉上就对“别人”产生厌恶和不信任的感觉。“这不是我份内的事。”“到底谁是专家, 你们干嘛不听我们的呢?”在缄默中陷入僵局。实现互相尊重与理解将是难题之二。尊重与理解, 不仅对家庭和朋友之间相处有很大作用, 对于公司同仁实现有效合作也发挥极其关键地作用。[2]
人对改变有一种自然的恐惧心理, 抗拒改变是一种自然反应, 也是人们接纳变局的必经历程。员工都是现实的, 很在乎变局会带给他什么样的冲击, 变局能在多大程度上影响他们的既得利益 (包括便利) , 他们才会投赞成票呢?实现良好沟通会成为难题之三。这就需要预见可能出现的矛盾和问题, 建立有效项目沟通流程和程序。
智联招聘网职场调研资料显示:良好的人际关系, 可使工作成功率与个人幸福达成率达85%以上;一个人获得成功的因素中, 85%决定于人际关系, 而知识、技术、经验等因素仅占15%。
几乎所有的人都懂得处理好人际关系的重要性, 但大多数都不知道怎样才能处理好人际关系, 甚至相当多的人错误的认为拍马屁、讲奉承话、请客送礼, 才能处理好人际关系。[4]人的弱点之一就是希望别人欣赏、尊重自己, 而自己又不愿意去欣赏和尊重别人。建立良好人际关系的诀窍在于要有开放的人格, 换位思考, 真正去欣赏他人和尊重他人。学会从内心深处去尊重他人。一个懂得用欣赏人、尊重人处理人际关系的人会过得很愉快, 别人也会同样的欣赏和尊重他, 而一个提倡欣赏和尊重人的团队将会是一个关系融洽的大家庭, 团队中的每一位成员都是欣赏和尊重别人, 每一位成员也受到别人的欣赏和尊重, 每一位成员都会心情舒畅, 于是这个团队的凝聚力会提高。
对于管理团队而言, 需要管理人员以身作则:协作员工工作之间紧密协作, 让员工切切实实地看到高管的行为。开展和协作行为有关的技能培训。进一步营造协作型的“馈赠文化”, 员工珍视与领导和同事的交往, 视之为对方慷慨馈赠的礼物。管理者在日常工作中给予员工的非正式指导有助于营造协作型的“馈赠文化”。同时提高注意分享知识的意愿, 在团队里安排几个相互熟悉的人, 形成人际关系网上的一个个节点。然后互相学习, 互相协助, 充分发挥创造力, 把注意力放在如何完成任务上, 就不会相互扯皮而是愿意投入更多的时间和精力完成相互合作。[3]
最后, 与利益攸关方达成沟通, 建立起良好的关系。统一协调工作价值观和工作风格。维护大多数人利益的同时, 根据合理的意见审视制定的实施规划, 展现共同合作推动项目的诚意。建立项目沟通流程和程序, 根据项目的实际需要, 及时预见可能出现的矛盾和问题, 制订沟通计划, 明确沟通的内容、方式、渠道、手段, 实现既定目标。
如今, 合理利用资源和能量是当今世界的一大主题, 项目管理成本控制不仅是为了企业的盈利和发展, 更是为了人类的进步和发展。随着我国市场经济的不断发展和完善, 企业的国际化、规范化程度正日益提高, 成本控制作为项目管理的物质基础, 直接关系到项目所带来经济效益的大小。通过论述成本节约的实现优点、实施困难和如何有效实施, 证明企业合理组建项目管理团队是前提, 有效实施“个人工作岗位责任制, 相关岗位协助制”是核心, 良好人际关系营造是基础, 统筹考虑项目发展全局, 构建良好团队合作体系, 有效实现项目管理体系内团队合作中的成本节约, 将有利于企业发展、社会发展。
摘要：企业运营成本极大影响企业竞争能力和经济效益, 本文通过阐述项目团队组建原则, 展开讨论项目管理体系内, 实现团队合作中的成本节约的实现优点、实施困难和如何有效实施, 得出结论, 企业合理组建项目管理团队是前提, 有效实施“个人工作岗位责任制, 相关岗位协助制”是核心, 良好人际关系营造是基础, 统筹考虑项目发展全局, 构建良好团队合作体系, 有效实现项目管理体系内团队合作中的成本节约。
关键词：项目管理,团队合作,成本节约,人际关系
[1] 爱德华兹.戴明.领导职责的十四条[M].
[2] 廖媛红.基于模糊聚类和灰色决策的项目团队组建方法研究[J].技术经济与管理研究, 2010, 3:14～17.
[3] 程娥.构建高效项目团队的关键点[J].经济研究, 2010, 86 (12) :105～106.
[4] 黄静.人际关系建立与维护[EB/OL].百度文库.
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