干部人事档案对于考察、了解和正确选拔任用干部具有重要意义, 是干部考察、选拔、任用的重要依据。干部人事档案的整理工作是干部人事档案工作的重要环节, 是根据特定的原则和方法, 把收集而来的各种干部人事档案材料, 以个体为单位, 经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等工作, 使之成为系统化和条理化的可供组织参考使用的专门案卷, 并不断对档案材料进行补充完善的工作, 是贯穿于干部人事档案工作整个过程的一项动态化工作。因此, 干部档案整理是一项繁杂但要求细致、认真的工作。
干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则:一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终, 是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性, 管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料, 做到逐份审核, 细致鉴别, 杜绝虚假、不实的材料归入档案, 提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用, 因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作, 做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性, 规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则, 细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等, 但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求, 对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除, 保证干部档案的精炼、实用。
一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。
二是干部人事档案的整理人员, 必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识, 并不断加强自身学习, 提高自我的工作素养, 熟悉干部人事档案整理的相关规定, 熟练掌握档案整理的基本方法、技能, 细致、认真、负责地做好档案整理工作。
首先, 干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息, 在整理工作中, 只有做好保密工作, 才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此, 参加整理档案的人员, 必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》, 并掌握干部人事档案工作的相关规定, 切实履行好安全保密制度, 确保干部档案信息的安全。
其次, 除工作需要外, 工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料, 对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行, 并进行详细登记。
第三, 不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料, 必须予以登记, 经主管领导审查批准后处理。
第四, 在整理过程中, 必须加强对档案材料的管理, 防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。
档案用纸规格标准不统一, 虽然根据中组部、国家档案局《关于印发<干部档案工作条例>的通知》 (组通字[1991]13号) 以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定, 档案材料要统一使用16K办公用纸, 但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21CM, 国际标准A4纸型。纸张大小、规格的不同, 导致了在干部档案整理工作中的诸多不便, 不仅增加了档案整理人员的工作量, 也严重影响干部档案的质量和利用。
按照《干部档案整理工作细则》的要求, 在干部档案整理过程中, 为方便干部档案的保存、使用, 常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工, 而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工, 正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险, 难免对干部档案管理工作造成影响。
虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求, 但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐, 不仅为日后的干部档案材料归档、整理工作带来了诸多不便, 影响了档案整理人员的工作效率和工作质量, 而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。
为了达到对干部档案的标准化要求, 中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35CM, 卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现:档案装具因为生产厂家、生产批次的不同, 装具质量也不尽相同, 在长期频繁使用过程中, 不仅装具外表会损坏, 而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈, 从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀, 严重影响了干部档案的阅读和利用, 而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。
在干部人事档案整理过程中, 归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程, 直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观, 但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便, 极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移, 干部档案的内容需要不断进行充实, 每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料, 从干部档案的建立至干部的退休甚至过世, 干部档案将面临无数次的反复拆装、装订, 部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏, 严重缩短了干部人事档案的使用寿命。
档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量, 对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此, 整档人员必须增强自我的学习意识, 加强学习, 努力提升自身的政治思想水平的同时, 不断提高业务水平和工作技能水平, 做到干部档案整理的规范化、标准化, 保证干部人事档案整理工作的有序开展。
首先, 相关的干部档案主管部门应加大宣传力度, 制定相关的用纸标准, 尤其是对干部人事档案材料的形成部门, 应对干部档案材料的用纸作出统一的要求, 或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法, 做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准, 以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作, 同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。
由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别, 干部档案的规范问题任重而道远, 为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化, 就很有必要减少人为因素对干部档案的影响, 因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。
干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库, 以减少干部人事纸质档案的人为因素影响, 进而减少对干部人事档案的损坏, 提升干部人事档案利用的质量和速度, 同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份, 保证信息安全, 进一步提高干部人事档案数字资料的利用率, 扩大其利用范围, 利用现代科学技术为干部人事档案工作服务, 进一步改进工作方法、提高工作效率。
及时分享先进的管理理念和管理办法, 全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。
摘要：干部人事档案整理工作是干部人事档案工作的主要环节, 能否做好干部人事档案的整理工作, 对于干部人事档案的质量以及利用具有重要的影响。为适应新形势下的工作实际, 干部人事档案整理工作就必须立足于工作实际、与时俱进、创新工作方法, 为干部人事档案的提供利用工作打好基础, 促进整个干部人事档案工作的顺利发展。
关键词：干部人事档案,整理,创新
[1] 董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息, 2008 (04) .
[2] 赵晓利.干部人事档案的整理与利用.中国科技信息, 2011 (03) .
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