电子公文安全法律保障管理论文

摘要：电子文件“单套制”改革的深入推进，开拓了档案管理领域。本文从电子文件“单套制”归档及管理改革的必要性、可行性探讨入手，提出了新时期电子文件“单套制”归档及管理的对策建议，为做好电子文件归档、管理提供理论参考，具有积极的现实指导意义。下面小编整理了一些《电子公文安全法律保障管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

电子公文安全法律保障管理论文 篇1：

电子文件与电子档案“单轨制”的两个不同视角

摘 要：在建设数字中国时代背景下，电子文件归档与电子档案管理单轨制的实践在国内外日渐兴起，并形成蔓延之势。文章试以单轨制是基于文件视角还是档案视角两个不同视角，从管理对象、管理流程、归档制度、文档一体化、安全五个方面进行思考，以期让大家对“单轨制”管理模式的认知回归理性。

关键词：电子文件;电子档案;单轨制;管理模式;异议

2015年4月上海自贸试验区管委会保税区管理局作为全国首个开展电子档案“单轨制”管理试点的单位，管理经验在自贸区范围内推广实施。之后，青岛、珠海、国家开发银行等地区和部门也分别进行了电子档案“单轨制”管理试点。

2016年4月1日国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出了在有条件的部门开展电子档案单轨制管理试点。[1]《档案法》修订征求意见送审稿第六十四条规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”[2]，为电子档案的合法性提供了法律保障。

在建设数字中国的时代背景下，电子档案单轨制管理政策法规保障力度加大、数字签名等技术难点攻关获得突破，管理服务创新，单轨制管理逐步在全国各行各业迅速兴起，在档案理论界和实践界都出现了“大热”现象。档案人应以“文件视角”还是“档案视角”看待当前的单轨制，笔者给出了自己的思考。

1 管理对象分析

“电子文件单轨制管理是指对电子设备生成的文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存而不再生成纸质档案的管理方式。”[3]这是目前学界认可度较高的关于电子文件单轨制管理内涵的描述。具有文件管理者与档案管理者双重身份的基层工作者，面对电子文件“单轨制”，需要注意两者的区别，面对不同的管理对象，适时切换到正确的位置，切莫张冠李戴。

2 管理流程分析

电子文件的单轨制归档，可以减少文件管理者对电子文件的下载、打印、纸质文件整理等繁琐过程，是文件管理者期待实现的管理目标和效果。因此，从管理流程看，单轨制是基于“文件视角”，而非“档案视角”下的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和开发利用等档案管理流程，不能代表档案人的立场和思维。

作为身兼文件管理与档案管理两职的基层工作者，应当对两种不同流程同样了然于胸，不可厚“文”薄“档”。

3 归档制度分析

电子档案“单轨制”是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度。[4]

2002年的国家推荐标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)总则第4.5条规定“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。2003年国家档案局印发的《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联”。2009年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》第十六条规定“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”。2012年国家档案局印发的《电子档案移交与接收办法》第七条规定“电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息”。

可见，多套制是从“档案视角”强调如何“归档”以及归档后如何进行管理。而单轨制是从“文件视角”强调不再进行纸质档案的归档，以及如何简化归档流程和手续。基层工作者千万不可将电子文件等同于电子档案，忽视了现行归档管理制度。应该明确单轨制更适用于管文件，而不是管档案。

4 从文档一体化趋势看

单轨制管理思想与文档一体化一脉相承，是文件生命周期理论和文件连续体理论发展的结果，“从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。现行文件的质量直接决定了档案管理的成败”。[5]从文档一体化趋势看，电子文件和电子档案处于文件的不同时间节点上。源头控制、过程管理等工作机制均是针对电子文件格式、内容、安全等方面的管控，鲜有针对归档后的管理手段和措施。从文档一体化趋势看，单轨制更倾向于管“文”而非管“档”，不可以想当然地认为文档一体化趋势就一定意味着倾向于管“文”的单轨制，就一定适用于管“档”。

5 从安全角度看

传统载体不仅能真实、完整记录历史，其载体历史变迁、字迹清晰度的变化、载体自身的老化，从内容到形式等都承载着历史的厚重感和沧桑感，而电子档案载体与信息的可分离性、信息脱离载体的不可见性，决定其在形式上无法承载历史变迁的功能，单轨制管理必定造成部分历史记忆的缺失。

电子文件的不安全性决定了“单轨制”工作的难度。档案学理论研究可以超前，其探索对档案实体和档案信息的安全没有直接威胁。但档案管理实践直接决定档案的命运，通常情况下隐藏着存储载体损坏、未经授权的内容修改等不可逆的巨大风险。单轨制管理只从文件视角进行管控，并未从档案视角为未来的档案安全从长计议。

因此，从安全角度看，单轨制更倾向于“文件视角”下的过程管理和效率提升，并不太注重档案的安全。多套制更倾向于“档案视角”下的結果导向和对历史的敬畏。

6 结语

在电子文件单轨制归档、电子档案单轨制管理“大热”背景下，应基于档案视角看待档案管理模式的变革，在纸质档案向电子档案过渡的漫长过程中，坚守经得起检验的多套制安全策略，在单轨制与多套制的长期博弈中取长补短，最大限度降低单轨制可能带来的社会记忆缺失风险。

2019年度河南省档案科技项目《电子文件“单套制”趋势对市县综合档案馆档案接收的影响与对策研究》(项目编号：2019-R-03)的阶段成果。

参考文献：

[1]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].2016-04-07[2019-07-15].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[2]国家档案局.国家档案局关于《中华人民共和国档案法》修订草案(送审稿)公开征求意见的公告.[EB/OL].2016-05-25[2019-07-15].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201605/b0e72557a8c84f07bfbcb1b17d798f4a.shtml.

[3]沈浠琳.电子文件单轨制管理的影响因素[D].浙江大学，2018.

[4]沈欣瑜.电子档案“单轨制”背后的电子文件管理思想转变[J].档案管理，2017(6)：33-36.

[5]米静，大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务，2019(4)：183.

(作者单位：开封文化艺术职业学院 来稿日期：2020-01-10)

作者：李威

电子公文安全法律保障管理论文 篇2：

电子文件“单套制”归档及管理概述

摘 要：电子文件“单套制”改革的深入推进，开拓了档案管理领域。本文从电子文件“单套制”归档及管理改革的必要性、可行性探讨入手，提出了新时期电子文件“单套制”归档及管理的对策建议，为做好电子文件归档、管理提供理论参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：电子文件;单套制;归档;管理

概述

电子文件“单套制”是对于由电子设备生成的电子文件而言的一种管理模式，是在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档和管理制度。2015年上海自贸试验区保税区管理局首次开展电子文件“单套制”试点成功。随后，国家发银行、珠海、青岛等部门或地区陆续推行电子档案“单套制”试点。2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出“有条件的部门开展电子档案‘单套制’管理试点”。紧接着，《档案法》修订征求意见稿规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”，这也为电子档案的合法性、有效性提供有力法律保障。

随着计算机信息技术、网络技术，以及办公OA系统在日常办文中的应用，深刻地改变了传统的档案管理模式，电子文件“单套制”归档及管理改革要立足现实工作需要，把握电子文件“单套制”的规律和要求，了解改革的现实需要性，把握改革的现实可行性，结合新时期电子文件的特点和规律，切实推动电子文件的归档、管理和利用，为进一步做好电子文件的归档、管理提供理论参考，具有积极的理论指导意义和现实应用价值。

一、电子文件“单套制”内涵及提出背景

1.内涵

相对于“双套制”而言，电子文件“单套制”是指经由计算机等电子设备而生成的档案，且仅以电子文件模式予以保存。电子文件“单套制”突破了传统纸质档案收集、整理、归档的管理模式，利用计算机信息技术将电子文件管理嵌入至电子文件形成、办理、收集、管理、利用的全生命周期。可见，电子文件“单套制”是“无纸化”办公模式下电子文件收集、整理、归档的模式创新，强调的是电子文件归档保存状态。而“单轨制”更多强调的是电子文件运行处理的阶段性特点，涵盖了“单套制”模式下的电子文件归档保存环节，对于“单套制”而言，“单轨制”管理模式更加深入、全面和高级，是“单套制”电子文件归档管理的前提和基础。

2.背景

随着信息技术的快速发展，档案管理理论研究的深入，以及提升政务工作效率的现实需要，电子文件“双套制”管理已经成为制约电子文件档案管理的重要因素。尤其是在信息化技术应用初期，信息产业标准不完善，信息技术落后，电子文件管理的规范化、标准化、真实性受到学界的担忧。电子文件“双套制”管理使文件归档管理存在重复性，造成巨大资源浪费。在此背景下，探索电子文件“单套制”管理成为时代发展趋势，尤其是在信息技术的日臻成熟，《电子文件归档与电子档案管理规范》《政务服务事项电子文件规范》《电子公文归档管理暂行办法》等法规和标准规范的颁布实施，为电子文件“单套制”管理提供了可靠保障。

二、电子文件“单套制”管理面临的问题

1.理论与实践衔接

随着信息技术的快速发展，以及办公自动化和社会发展的线上需要，理论界对电子文件“单套制”管理进行了深入探讨，实践中也有上海自贸试验区等成功探索。但电子文件“单套制”管理中理论与实践衔接方面还存在进一步研究。由于理论与实践尚处于摸索阶段，理论研究的缺乏，导致实践指导力度不够。纵观其他国家，美国、澳大利亚、英国、加拿大等已逐步试行了电子文件“单套制”管理，为我国的电子文件“单套制”管理提供了有益借鉴。

2.文件的法律效力

档案具有凭证性特点，与纸质档案相比，电子文件“单套制”运行条件下迫切需要解决好法律效力问题。即，电子文件在法律层面的证明效力，或者说证据效力，不仅包括电子文件的证据资格方面，也包括电子文件的证据证明力的大小问题。所谓证明资格，就是指“单套制”条件下，电子文件在没有纸质档案支撑下，作为事实或材料诉讼证据使用。虽然新修订的《刑事诉讼法》《民事诉讼法》赋予了电子数据的证据证明力，但毕竟电子文件自身属性及其与其他证明有着明显不同，法律效力是迫切需要解决的问题。

3.真实与长期保存

“单套制”条件下亟待解决的问题还包括真实性和保存的长期性问题。这里的真实性，不仅包括电子文件形成过程的真实，也包括电子文件形成之后结果的真实。即电子文件从形成、保存、整理、利用等全生命周期的真实性，未被更改，始终保持电子文件全过程的原始状态。但，恰恰是信息技术的应用，使得电子文件存在虚拟性、易被篡改性和对信息设备软件的高度依赖性，迫切需要破解其真实性问题。此外，电子文件产生的背景信息依赖于计算机、OA软件等特殊介质，随着时间的推移，电子元数据保存的完整性值得深入研究。

三、电子文件“单套制”归档及管理必要性

1.管理流程分析

传统档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等主要业务管理流程。但在电子文件“单套制”归档与管理模式下，省去了电子文件下载、打印成纸质文件，无须再按照传统管理流程进行重新收集、整理，省却重复劳动，简化归档流程及手续。

2.归档制度分析

电子文件“单套制”是针对针对计算机等电子设備所生成的电子文件，仅归档、保存其电子文件，而不再将电子文件生成和保存为纸质档案的一种新的档案归档与管理模式。《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》《电子文件归档与管理规范》均赋予了电子文件“单套制”归档和管理要求，是新时期电子档案管理必然趋势。

3.文档一体分析

电子文件“单套制”管理与文档一体化是一脉相承的，是文件生命周期理论与文件连续理论相结合的产物。从文档一体化发展趋势来看，电子文件“单套制”实现了从文件到档案连续统一、前后衔接的管理过程，实现了电子文件格式、内容、安全等同步管控。

四、电子文件“单套制”归档及管理可行性

1.技术制度保障

随着信息化技术的应用和发展，大数据、云计算、数据加密、数据签名等信息技术和安全技术的应用，为电子文件信息采集、存储、检索提供了有力技术支持和保障。此外，国家档案局陆续颁布实施的《电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML 的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)等规章制度，为电子文件的“单套制”归档与管理工作明确了规范要求和标准。

2.经济效率可行

无纸化办公的实行，极大地提高了工作效率。作为无纸化办公的重要产物——电子文件的归档和管理，采取电子档案归档与管理的“单套制”。实行电子文件归档与管理“单套制”，赋予电子档案与纸质档案同等效率，不再强制要求必须将电子档案打印制成纸质档案进行归档与管理，减少了重复劳动，从源头减少了纸质档案存储的物理空间，无论是从经济还是从效率都具有显著优势，都具有显著的优势。

3.现实成功实践

电子文件“单套制”归档与管理自改革、实施以来，各个行业及部门已逐渐摸索出一套成功经验。如上海自贸区管委会保税区管理局率先成功实现电子档案“单套制”改革;浙江省档案局指出“电子文件在形成办理阶段”实行“单轨运行模式”;青岛啤酒股份有限公司网签合同、电子会计账簿等10年期保管，电子文件采用“单套制”归档及管理。国开行助学贷款业务流程无纸化。等等。这些所取得的现实成功实践，为电子档案“单套制”归档、管理改革提供了丰富的实践经验。

五、电子文件“单套制”归档及管理对策

1.提升“单套制”思想保障

新时期电子文件管理的一种新模式、新探索，“单套制”的推广、应用成功与否的关键，是要转变思想认识，将电子文件管理放在与纸质文件同等重要的地位，使其与纸质文件具有同等法律效力。为此，一是把电子文件视为主要公文形式。从电子文件生成、流转、利用、归档、保存等全过程规范化操作;二是高度重视电子文件规范元数据。将电子文件系统中生成、流转，并生成相应的规范元数据，要高度重视元数据，将其作为电子档案“单套制”的重要保障。三是注重电子文件真实性。积极利用电子签名技术、时间戳技术等，为电子文件“单套制”管理提供可靠技术保障，确保电子文件信息安全、真实、有效。

总之，要在思想上实现四个转变：电子文件管理模式从之前的“双套制”管理向“单套制”管理转变;电子文件管理从重“实体档案”向重“知识管理”转变;电子文件管理从重“信息管理”逐渐向重“系统管理”转变;电子档案人才保障从“单一型”向“复合型”人才转变。

2.搭建“单套制”架构保障

首先，完善前端业务系统。电子文件“单套制”管理需要预先建立可操作性强的公文前端业务处理系统。根据部门、行业电子文件管理特点，从顶层做好设计，对电子文件来源的各个应用应用系统进行科学规划，重点解决好电子文件流转过程中纸质文件介入、电子签章效力等问题，将电子文件嵌入档案管理全生命周期，实现电子文件同步办理、同步归档。其次，夯实硬件服务系统。构建基于计算机、输入、存储、输出设备组成的客户/服务器体系的多用户网络环境。再次，建立电子档案管理系统。积极构建“单套制”管理模式下的电子档案管理系统、“单套制”电子档案永久化系统和支撑“单套制”电子档案信息支撑平台。

总之，要从系统控制，确保电子文件“单套制”可信管理。切实完善电子政务系统中电子签章、电子签名、电子认证技术的应用，档案行政管理部门要常态化做好电子文件归档种类、数量及质量的技术监控;综合实施电子文件检测、数字签名、元数据采集等技术，努力推动跨部门、跨区域统一适用的电子文件管理网络互信平台和互认软件系统，实现电子文件档案一体化管理。

3.筑牢“单套制”安全保障

电子文件真实性于否直接影响到“单套制”管理目标的实现。计算机信息网络条件下，电子文件的安全受到病毒、黑客等非传统因素威胁，电子文件“单套制”管理要时刻堵塞电子档案的漏洞。一要确保电子文件归档安全。根据文档、图片、视音频等文件格式，确保电子文件收集归档的数据、存储的软硬件收集齐整。二要确保存储介质安全。电子文件信息存储依赖于光盘、磁盘等介质，要选择优质高效的电子文件存储环境，做好防磁、湿温度控制，避免介质划、擦或触摸介质涂片;三要做好定期抽样检查。对于存储电子文件的档案信息进行不定期机读检验，必要时做好备份。四要提高网络信息安全。积极应用电子文件加载版权数字印技术，登录系统设置相应的身份认证，可采用统一的电子档案登录认证体系，为档案管理者、普通第三方等不同主体分配不同登录权限。此外，针对涉密等重要档案信息，还需要采用加密技术和防火墙技术，定期进行病毒查杀，确保数据安全。

4.加强“单套制”人才保障

电子文件“单套制”管理离不开信息技术的应用，其安全保障也离不开先进技术作为保障。因此，电子文件“单套制”管理条件下，离不开一支高素质的复合型人才队伍作为支持和保障。首先，思想上要高度重视电子文件“单套制”改革，增强责任意识、安全意识和信息网络知识，注重电子文件信息化管理。其次，行为上要增强学习的主动性和积极性。要加强自我学习，优化知识储备结构，既要掌握档案学理论知识，更要注重信息化网络技术的学习和应用，不断提升自身的信息网络技术应用能力和水平。再次，档案管理部门要加大档案从业者的业务知识培训，通过“请进来”“走出去”的方式，为档案从业者提升综合业务素能搭建平台。如，邀请信息技术专家来单位讲授最新电子档案业务知识;选送档案业务骨干赴先进地区参观学习，尤其是已经成功开展电子文件“单套制”管理的单位或部门，学习“单套制”管理模式，结合本单位或部门实际，消化吸收、為我所用。

结语

近年来，随着档案理论的深入研究，以及实践领域的摸索，我国电子文件“单套制”改革取得了良好成就，进一步开拓了档案研究的领域，丰富了档案实践探索成果。尤其是随着计算机信息技术在日常办文中的应用，深刻地改变了传统的档案管理模式，电子文件“单套制”归档及管理有其现实需要性和现实的可行性，要严格按照电子文件“单套制”的规律和要求，了解改革的现实需要性，把握改革的现实可行性，结合新时期电子文件的特点和规律，切实推动电子文件的归档、管理和利用，要严格按照“单套制”管理理念，深入研究“单套制”理念下电子文件的归档既管理，为做好电子文件归档、管理工作提供理论参考，具有积极的现实指导意义。

参考文献：

[1]宛志亮.电子文件单套制管理趋势下的档案“多套制”管理模式长期共存[J]档案，2019

[2]赵雪芹，娄 雪.电子文件“单套制”归档探析[J]兰台世界，2019

[3]张晓玲.试论电子文件“单套制”趋势下应有的档案立场、视角和思维[J]办公自动化，2019

[4]钱 毅.电子文件“单套制”管理相关概念得辨析与思考[J]档案学通讯，2017

[5]张 新，王 玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J]中国档案，2018

[6]廖倩文.电子文件单套制管理问题的策略研究[J]档案与建设，2017

[7]周洁璇.浅谈电子档案单套制管理的多元主体协同机制[J]黑龙江档案，2019

[8]孙大东，杨 晗.电子档案单套制管理区块链模式应用研究[J]浙江档案，2018

[9]苏 瑞.电子文件“单套制”趋势下应有的档案“多套制”思维 认领[J]档案，2019

[10]徐拥军，张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究，2018

[11]林 昕，黄少华，聂云霞.区块链技术应用于档案管理的SWOT分析[J].山西档案，2019

(作者单位：辽宁省福利彩票发行中心)

作者：崔强

电子公文安全法律保障管理论文 篇3：

企业OA系统中电子印章管理探析

摘 要：随着信息技术的发展，网络信息化在企事业单位行政管理过程中的运用日趋完善，OA系统的使用已成为企事业单位行政高效率办公的必要手段，电子印章正是在此背景下出现的。电子印章因其特有的防伪技术较实体印章使用更加便捷，且《电子签名法》的颁布为电子印章的广泛使用提供了法律依据，使其更加安全并得到了广泛使用。尽管现阶段，电子印章的发展还存在一些问题，且其中一些问题的解决还需要很长一段时间，但是，我们对于其在今后的发展，信心十足。

关键词：OA系统;电子印章;管理;探析

在我国传统的办公模式下，公文中加盖公章，可以表明该公文的出处、权威性、合法性。随着信息技术的不断发展，传统的公文加盖实体印章在现代化的高效率办公模式下，已越来越难适应，使用OA系统已成为企事业单位高效率行政办公的必要手段，电子公文的出现呈现逐步取代传统意义上的“红头文件”的趋势，在这方面，不论商务或政务文件，都有对安全可靠的电子印章使用的需要迫切。为便于研究、探讨，本文通过对两家电子印章系统进行分析，探析企业OA系统中使用的电子印章。

一、什么是电子印章

1、定义。《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名定义：是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息数据。它是现代密码学与东方印鉴文化相结合的产物。

2、合法性。根据规定，对于企业OA系统中所使用的电子印章体系，在法律规定范围内电子印章与实体印章的使用是受国家相关法律认可的。

3、电子印章和电子签名的关系。电子印章是电子签名技术的一项应用。对于电子印章的真伪辨析过程其实是对数字签名的验证过程，只有通过电子签名验证技术证明与电子印章相关联的电子文件是真实的。

4、电子印章与实体印章的关系。电子印章体系是信息技术支持，所基于的数字签名技术，真正实现了系统内的难以假冒，相对实体印章更加安全、便捷。同时，电子印章的使用提高了办公效率，符合当今我国建设节约型社会的需要。

二、电子印章的构成

电子印章由软硬件两部分组成。软件，实现信息交流;硬件，最终成文，标志事件完成，二者皆不可缺。

1、电子印章使用原理。电子印章主要是基于数字签名技术，通常综合使用了支持数字签名、数字水印和生物生理特征识别等关键技术。基于PKI技术和COM组件技术，以数字认证做为存储介质方式，与电子文件一起绑定并整体加密。系统对不同用户设置不同输出形式，并通过采用数字证书等方式实现用户身份认证、确认及电子信息保护。

2、电子印章的关键技术

(1)数字证书协议：X.509(国际标准);

(2)数字签名：RSA公钥体系;

(3)数字加解码：国家认可的加密算法;

(4)数字水印：印章水印通过加密算法进行封装，以防盗取;

(5)指纹识别和数字签名相结合。

3、电子印章管理。一般电子印章管理分为以下几个模块：身份识别模块、印章管理模块、维护管理模块及印章使用模块。

身份识别系统。主要是对用于登录使用电子印章管理的用户和可以制作电子印章的用户进行注册，注册合法的用户可登录系统、制作电子印章。包括注册、挂失、销毁。

印章管理模块。该模块主要为电子印章刻制申请审核，印章管理部门收到申请后，根据业务需求决定是否同意，并制作、使用电子印章。还包括对印章行停用、销毁和查询等管理。

维护模块。可操作软件升级、对电子印章使用数据信息进行统计等工作，以便做到对各单位制作的印章的数量统计、盖章数量计数、违规用章报警等，便于监督和审计。

使用模块。根据不同用户定义其电子印章使用权限。如确认哪些人可以申请刻制电子印章，哪些人对电子公文加盖电子印章。

4、真实性保障。申请人需到公安机关办理相关审批手续，所有管理人员都要有授权，才可进入监控的计算机管理系统。它的使用有利于加强国家对印章的统一管理和监控，有利于推进企业信息化建设。

三、电子印章的运行模式比较

下面以国内两家电子印章技术较为领先的企业电子印章典型产品为例，对电子印章运行模式进行比较。

1、北京书生电子印章系统。该产品支持所有文档格式，通过数字签名、权限控制、服务器集中控管等方式确保印章和文档的高度安全。其运行模式如图1：

2、广州百成电子印章系统。 该印章系统由电子钥匙和软件构成，电子钥匙自带CPU、快速存储器和加密处理机制采用标准的DES，RSA等加密算法，用于存放数字证书、印章信息或签名信息。电子钥匙通过USB接口和计算机连接。它嵌入Word和Excel的工作环境中，完成对Word文档和Excel工作簿签名、盖章、验证、锁定等功能。同时支持数字证书和CA认证。

3、对其进行比较。

(1)以上两款产品技术上同是基于是KPI系统开发的，不同点在于对电子印章加密采用的算法及安全性设置有所不同;北京书生采用 RSA 、3DES 算法对数据进行加密，采用 Http 、Ftp 加密传输;广州百成采用应用最广泛的 X.509证书标准，使用基于PKI的技术产品的PKI公钥体系，应用数字签名技术。

(2)北京书生印章在使用过程中，更切合公章的实用性，骑缝章模式更是模拟实体印章使用流程，嵌入式安装方式可与OA系统进行严密整合，但对于一般其他格式文本加盖电子印章还有所局限;广州百成电子印章的特点则是突出其安全，其加密算法不易破解，在便于在OA系统中使用，还可用于Word和Excel。

通过对以上两个电子印章产品的比较，我们认识到在现有条件下，市场上任何一款电子印章产品均无法完全满足企业印章管理需要。因此在现实使用过程中，我们必须结合企业实际情况，建立与之相适应管理体系，更要不断地加强技术保证、法律保障、制度完善、管理人员业务素质的提高，才能更好地确保电子印章的安全、可靠、实用。

参考文献：

[1]吴怡天，《数字中国印-解读<中华人民共和国电子签名法>》，《信息化建设》(2004年62期);

[2]张汤，李建国，《对<电子签名法>的几点认识》，《档案时代》(2005年178期);

[3]权双袍，《废止印章管理之我见》，《档案时空》，(2006年182期);

[4]《北京书生电子印章电子印章系统说明书》，2006版

[5]《广州百成电子印章系统产品说明书》

注：本文曾在《机电兵船档案》增刊176号发布

作者：徐廉