加强医院档案信息化工作研究

信息革命以来, 信息化管理在医院管理工作中发挥着越来越重要的作用, 医院普遍使用了HIS、LIS、PACS的业务处理和管理软件, 医疗管理能力获得极大提升。但随之同时存在医院行政管理领域很少使用现代办公系统的现象, 医院档案管理就是一个鲜明的例子。档案管理是医院管理工作的一个重要组成部分, 老旧的管理手段日渐跟不上时代的发展和要求。必然要走上信息化的道路。现代医院是一个庞大的综合体, 每天接收和下发的文件日增月递, 归档的文件也随之不断增加, 囊括了党务、行政、医务管理、科研、教学、设备、财务、人事档案等等, 覆盖了医院各职能部门的工作。因此, 加强医院档案信息化建设, 是全面提高档案管理工作的必然选择。

一、医院档案信息化的意义

医院档案信息化建设是指应用现代信息技术, 对档案信息资源进行规范化的管理和利用, 使档案信息的获取、处理、传输和利用从以纸质为载体转向网络信息模式, 利用信息网络充分实现资源共享, 提高医院档案的管理水平和利用效率。使医院的各种医疗文件的书写、审核、管理、查阅、归档、利用都可以直接通过网络系统来实现, 使档案的生成和利用走向自动化、无纸化和网络化。

医院的核心竞争力已经不是规模大、楼房高、外观美观, 医疗器械先进, 而是医疗水平足够高。医疗水平高的医院, 有低水平的信息化档案管理也不能够将它的核心竞争力提升上去。在医院档案管理的信息化水平上夯实基础, 才能够将医学参考信息和临床医疗信息传送给医院的医护人员, 使这些重要信息得到保障, 那也就使医院的医疗水平得到了保障。医院的医护人员和其他工作者的整体职业素质和个人素养也是医院核心竞争力的重要体现, 为他们提供信息化实时的档案管理信息, 才能使他们的整体素质得到提升, 从而提高他们在先进信息化管理中的业务水平和医疗技能。

档案信息化建设可以极大方便领导决策。将所有患者的相关档案信息进行实时录入和永久保存是信息化建设医院档案管理的主要特点之一, 这些重要的患者档案信息为领导在进行决策时提供了数据方面的基础。领导可以自行通过网络虚拟通道下载相关档案信息, 这样既省时省力, 又能确保领导在下载档案信息的同时进一步检视和查询相关患者档案资料。领导还可以根据下载的相关档案信息资料, 拟定未来医疗事业的发展情况, 从而在相关政策制度方面进行更加科学的布局和决策。

二、医院档案信息化建设过程中的问题

档案信息化是档案管理的一个必然的趋势, 有着美好的前景和未来, 但新生事物的发展总会遇到阻碍和难题, 不会一帆风顺。在档案信息化进程中, 还有一些拦路虎挡在我们的面前。

医院作为一个以提供医疗保健服务为主的公共服务机构, 重点工作是业务建设, 大家对档案管理缺乏热情和积极性。领导不重视, 工作就不好干。医院业务管理系统投入动辄十万、百万, 但档案系统可能舍不得花钱, 投入不足是制约发展的第一因素。

第二个因素是好多医院没有专职档案管理人员, 或者专职档案管理人员数量不够。档案信息化建设从工作性质上己经摆脱了传统的档案管理员形象, 要求必须在高、精、尖方面具备有综合素质型人才, 既要懂计算机操作, 又要有扎实的档案理论知识和较强的手工操作能力。但好多医院档案管理人员都是从医辅或者行政岗位转换而来, 科班出身更是没有可能。这些人员档案知识和素质参差不齐, 基本技能不够全面。

第三是医院档案管理系统缺乏统一标准的管理软件, 医院很多科室和部门根据自身工作采取自行开发或引进的方式使用档案管理系统, 如人事档案管理系统、综合后勤管理系统等, 造成了各自为政、互不相连的现状。档案检索工具的落后造成管理起来费时费力、效率低下。

很多档案查询还是采用编号查询后再找纸质档案的办法, 而不能实现电子化, 全部材料直接在计算机中查找并阅读。

三、如何对症下药, 推进档案信息化

(一) 开发领导, 引起医院领导对档案工作的重视。应当结合医院等级评审、地区档案管理重点活动等契机, 多给领导掏耳朵, 帮助领导了解和熟悉档案信息化建设的重要性与作用。领导重视了, 加大档案工作的投入力度, 档案信息化建设才具备了开展的先决条件。有了人力、物力、财力上的支持, 档案信息化建设所需的软硬件设施才能得到相应的配备, 才能推动档案信息化建设, 使档案信息化建设的作用得到充分的发挥, 更好地服务于医院广大医务人员和患者。

(二) 改善档案人才结构。管理人才是实现档案管理信息化的关键所在, 医院必须加强对档案管理人才的引进与培训工作, 不能只是把档案管理当做安排某些人的特定岗位, 既使无法调换人员, 也要督促定期组织参加各项有利于提高档案管理人员进行业务知识培训。现代档案管理人员必须要熟悉掌握计算机知识, 同时要有扎实的档案管理基础知识, 既要有理论知识, 又要具备较强的功手能力。最好是既要懂临床基础医学, 又要有一定的行政管理知识。即使无法实现优化的人才配置和知识结构, 也可以通过短期兼职等方式, 灵活提升管理队伍的技能。

(三) 加强档案现代办公设备的配置。纸质档案在长时间的存储和复制利用过程中极其容易造成载体受损以致档案信息资源的丢失, 难以保证其原始性和唯一性, 更无法再继续利用。实现档案信息化, 必然要通过高清数字化扫描将纸质档案复制为电子化档案, 通过计算机查询和借阅。要加大经费投入, 配置与档案管理现代化相适应的软硬件, 这对档案信息化建设至关重要。

(四) 建立电子文件归档制度。医院的各大系统和网站的开发应用使得越来越多的办公文件成为电子版, 文件的发布、阅读, 各种具有保存和利用价值的电子文件的归档问题成了档案管理人员必须面对的一项难题, 办公文件从草拟、审签、发布到归档的整个过程都通过一套有效的机制加以强化、规范, 才真正对电子文件的快速归档及利用有所帮助。所以, 必须建立电子文件归档机制。这个机制要体现出档案信息化管理的整体内容, 使电子档案管理工作有章可循, 有序地发展。要制定和规范电子档案操作准则, 一定要根据国家档案法和电子公文归档管理暂行办法、结合实际制定档案信息化建设准则, 把纸质档案和电子档案两种形式载体的档案很好地结合起来, 统一管理利用。特别是对于新兴的电子档案, 如电子照片、数码影像, 在标准、归档、查询、利用等方面进行规范化处理, 要进行相应的数字化处理和转换, 加强电子文件的收集、鉴定、归类等工作操作流程, 逐步形成医院电子档案操作体系, 保证电子档案的真实可靠。

(五) 注重电子档案安全性。对于在档案管理系统中己按电子档案管理办法处理完毕的电子档案, 在实现档案查询共享的同时需注意网络安全管理, 必须保证电子档案的安全性。由于医院档案涉及到医、教、研等方面的数据资料, 须从源头保证电子档案在得到充分利用的同时确保其安全性, 只有在技术上不断更新保密手段、完善权限分级、设置数据加密等方式加强电子档案的安全保障, 才能做到防范于未然。除了计算机的软硬件、数据及网络等方面的安全, 还包括系统和数据的备份、防火、防雷等外在因素。

(六) 纸质档案与电子档案相结合, 共同体现利用价值。传统的档案信息服务方式表现出观念较滞后、低时效和方法单一, 但如果与电子档案相结合, 两者间可以不受时间、空间和体裁的限制, 取长补短, 随时方便医院医务人员查询、共享档案信息, 满足医院诸多方面的需求, 这也是较好的一种结合管理模式。在网络环境下, 医院档案可以充分利用医院的系统和网站作为支撑, 关联档案管理系统, 开辟档案专栏, 设置权限, 将各种档案分门别类地提供查阅。通过网络实现档案信息的获取、传输、查询, 缩短医院工作人员获取档案的时间。

信息化时代为医院管理和档案建设提供了一个全新的时代, 信息化、智能化是当代经济和社会发展的必然趋势, 在我国, 档案信息化建设是国家信息化建设重要的组成部分, 医院档案是起步较晚的一个角落, 医院档案的特殊性迫切要求开展信息化建设, 虽然面对众多难题, 但我们还是要认真研讨, 不断努力, 通过推进医院档案信息化来提高医院档案对医疗的服务能力, 间接和直接地服务于广大患者。

摘要：随着医院工作任务的增多和医院功能的不断健全, 医院档案日益繁多, 纸质档案保存的难度逐渐加大, 而同时信息化发展正日新月异, 将医院档案信息化管理, 是未来医院档案管理的一大趋势。本文从这个角度出发, 分析医院档案信息化过程的问题, 规划加快推进的一些路径。

关键词：医院,档案管理,信息化

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