随着社会经济的快速发展,社会结构的多元化,各行各业对人才的需求越来越大,企业的人员流动也随之增大,随着人才的频繁流动,传统的流动人员档案管理体系受到了极大的挑战。因此,创新流动人员管理体系,加强流动人员方案管理的发展,适应流动人员人事管理的改革,促进人才的合理流动很有必要。
随着社会的不断发展,企业人员的流动性加大,传统人事管理体系的问题越来突出,具体问题有以下几个方面。
管理机构混乱。有些民办公司、人才开发中心、人才服务部等机构不接收和管理流动人员的档案,扰乱了流动人员档案管理的秩序。还有一些用人单位在招聘时不需要提供档案,这些给档案的管理工作带来了很多不必要的麻烦。
管理人员的专业素养缺乏,专业化程度欠缺。人事档案工作人员的业务水平较低。档案管理人员专业化程度不够,在档案管理工作上的投入不足,使档案管理不能够合理、规范的进行,难以为流动人员档案服务工作提供高效的服务。
目前,人们对人事档案的意识不够强烈。据调查数据显示,近半数的人认为人事档案没有什么用。档案资料随意存放,有的甚至自己保管,有些人员进行工作的转换之后,不按照相关规定进行档案的转移处理,经常出现流动人员档案丢失等现象。由于人事档案意识淡薄,人事档案工作也很难被重视。
在档案管理工作中,档案的收集是档案管理工作的一个难点。由于流动人员对档案不重视,很多人员的档案材料是不齐全的,例如个别材料缺失,尤其是一些重要的材料如学历、职称,养老保险缴纳等内容,加之档案管理部门的疏忽和管理的不规范,没能够及时纠正和要求流动人员补交遗漏的材料,造成档案材料内容的不完整,使得档案无法发挥作用,不能很好地反应人员的档案情况。
人事档案信息量不足,内容失真,导致可信度降低。人事档案内容不能全面地反映人员的特点,多数的考核、鉴定材料套话居多,参考价值不高。有些人事档案内容不真实,例如年龄、学历不真实的现象,导致人事档案的可信度降低。
流动人员档案管理法律法规具有地方性的特点,缺乏统一的管理制度标准。这种情况使得地方与地方之间流动人员的档案管理存在很大差异,很难统一起来管理,也给档案的管理带来不便。
另外,还有流动人员档案出现泄密的情况,这主要是因为档案管理人员的法律意识薄弱,不遵循档案管理的法律法规的规定造成的,这样随便泄露他人信息的行为,给流动人员带来不良的影响。
针对我国流动人员档案管理存在的问题,需要建立和完善我国人事档案管理体制。人事档案对组织管理尤为重要,因此,必须明确人事档案管理的的权利和责任。
提高企业人员的专业素养和管理水平,加强流动人员学习和了解档案管理的政策法规,增强人们的档案管理意识。对大中型企业进行专业的指导,将档案管理工作重视起来,有助于档案管理部门的统一管理。将流动人员的重要资料建立好档案,包括学历、职称和保险等,保障流动人员的档案管理工作的进行。坚决杜绝企业在档案管理过程中出现不良现象,努力发挥流动人员档案管理的服务功能,提高管理效率。
做好基础设施建设,要加大人力、财力、物力等方面的投入,提高档案管理的配置,保障流动人员档案的安全。在信息化程度日益增加的社会,流动人员档案的信息化管理是关键,利用先进计算机技术对流动人员档案进行存储和管理,实现网络管理化是当前流动人员档案管理的重要措施。相关部门可以研究开发适合流动人员档案管理的软件,对流动人员档案动态化管理。另外,利用现代计算机技术,建立人员档案跟踪系统,保持流动人员档案的同步更新,能够真实地反应流动人员的档案情况。
为确保流动人员档案信心内容的完整性应该建立流动人员档案收集的长效机制,应该制定规范的制度,明确归档的材料内容、归档的时间和范围等。对相关材料缺少的情况,要及时进行处理。流动人员档案管理人员应该不断地收集档案,不断地充实档案的内容。流动人员的档案常常处于变化中,为了避免档案内容的丢失和遗漏,必须做好搜集工作,要及时搜集,及时归档,及时补充档案信息。各个档案管理部门应该建立完善地档案材料的收集、补充、归档的制度,保证流动人员档案信息的完整性。
加强档案内容的鉴别工作和传递工作。建立健全的企业流动职工的档案管理制度,任何材料内容都不得擅自随意涂改、拿取或者是伪造档案内容等,更不能擅自保存档案或者销毁档案,流动人员档案在归档前一定要进行严格审查。严格按照规定进行档案的转移和管理,避免流动人员档案转移时出现各种问题,保证档案内容的真实、有效。
建立完善的法律和法规制度,加强流动人员档案的管理工作,更好地实现流动人员档案管理的规范和统一。必须依法办事,违法必究,对违反相关法律法规规定的应当给予相应的处罚,保证流动人员档案的安全,发挥流动人员档案管理工作的作用,合理地管理流动人员档案。要及时纠正流动人员档案管理工作中管理制度混乱的现象。相关部门一定要按照法律法规进行管理工作,加强监督和指导的力度,做到依法做事,坚持原则。例如,在进行档案收集和补充的过程中,一定要保持内容的真实性,对文字不清楚,档案材料不完整不齐全的,在进行整理的时候一定要禁止私自涂改、随意加工,确保档案材料的原貌,不能随意扩大和缩小内容范围。在保存档案时,与档案管理工作无关的人员不得随意进入档案管理资料室,禁止私自保存个人和他人档案。档案借出时要妥善保管,禁止涂改、拆封和批注档案材料。传递和转交档案材料时要严格进行包装,对档案材料进行密封,严禁本人公开进行传递和转交。
随着社会主义市场经济的快速发展,各行各业的人才需要也越来越大,人才流动也越来越频繁。因此,要不断地探索和创新符合社会发展的人事档案管理体制,提升流动人员的档案管理意识,完善流动人员档案管理制度,改善流动人员档案管理工作,推动流动人员档案管理的信息化建设,努力做到资源的合理利用。因此,创新档案管理体制,加快流动人员档案管理的发展,促进人才的合理流动和使用,真正做到服务于大众,构建和谐的社会服务环境。
摘要：随着经济的不断发展,企业人员的流动性越来越大,原有的人员档案管理体系越来越不能满足人事发展的需要,这对企业流动人员的管理提出了新的要求。本文主要论述流动人员档案管理的现状,存在的问题以及完善流动人员档案的策略。
关键词：流动人员,档案管理,人才公共服务质量,提升
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