关于高校档案管理网络信息化的思考

高校档案资源被认为是一种重要的信息资源, 它的价值被越来越多的人群所关注和重视。高校作为国家教育的重要机构, 其档案管理工作中所保存的各种信息资料往往因为时间和地域的限制, 不能及时的被信息需求人员所用, 这就使得信息共享方面存在障碍, 作为档案信息资源, 实现其共享是非常简单的, 但是往往由于我们在技术和管理理念上的落后使得这种本身可以满足社会需求的资源被浪费了, 笔者就高校档案管理网络信息化建设方面的问题谈谈自己的看法。

档案作为学校和社会信息资源库当中非常重要的资源之一, 它的收集、整理、分类、存储和管理等等环节分的非常清楚一个非常重要的目的就是为了在今后的查询和使用方面能够更加的便捷, 但是由于目前大多数高校的档案管理都存在各种原因的滞后发展, 所以我们在高校档案管理信息化领域需要完成的工作就显得尤为重要, 也更突显了工作的紧迫性。

在过去的很多年间, 我们知道, 档案管理工作和档案材料都是以各种形式的纸张为主, 并通过记录和书写的方式来获取信息的保留和存储, 这对于工作人员而言, 工作量较大, 同时工作效率不高, 伴随着各个高校的快速发展和学校高效化办公的推进, 这种传统的办公模式势必会影响档案管理工作的有效实施, 所以随着计算机网络技术的不断深入, 分类、归档、管理等等环节的工作都可以一体化完成, 这极大地加快了工作的效率, 也让过去保存容易收到存储条件限制和搬运非常不方便的信息档案管理资料变得更加的轻松和容易, 把所有的信息资料录入计算机信息系统之后, 我们可以轻松地通过计算机网络, 在任何一个角落查询到我们需要的相关信息, 这对于工作人员和信息需求人员而言都带来了极大的便捷。

当我们在不断阐述网络信息化管理对于档案管理的诸多好处时, 我们也需要对于档案管理工作的质量和水平有所关注, 因为网络化的管理从整体上提高了档案管理工作的质量和水平, 但是对于档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求, 因为网络信息化建设和发展的过程中, 我们需要对相关的信息进行归纳和整理, 这就对工作人员的责任心和工作态度提出了更高的要求, 过去简单的纸质文档管理现在全部实现了数字化, 一方面提上了工作效率, 另外一方面对工作人员的业务能力也是一个考验, 比如说在过去的众多档案管理中, 因为书写错误或者书写遗漏出现的信息资料存储不健全等方面的问题, 在现在的计算机管理办公中就可以最大程度的避免此类问题的发生, 因为过去对于信息的涂改和修正需要花费很多的时间去辨认, 尤其是对于一些年代久远的信息而言更需要我们来验证, 这给查询带来了众多不变, 而计算机信息录入之后, 我们可以在最短的时间内对相关的信息进行搜索, 但是由于一些工作人员的疏忽在输入的过程中因为过失导致的信息录入错误事件也时常有发生, 比如对于错别字的出现是现在信息录入过程中最容易出现的错误, 这对于今后的信息查询带来了诸多不变, 但是往往又不容易发现, 这就需要我们的工作人员在工作中负起责任, 严谨和踏实的工作态度可以最大程度的避免此类事情的发生。

本世纪以来, 我国各个行业对于计算机信息化的普及程度在不断的提升, 尤其是在计算机网络基础建设方面更是取得了重大的成绩, 在众多高校及中小学都开始普及计算机基础教育课程, 学生的计算机应用水平在不断提升, 进入大学学习阶段之后, 更是有一大批相关的计算机专业, 为社会相关人才的输入提供了必要的培训机会, 所以在高校档案管理信息化发展中, 在相关人员的培训方面, 计算机网络技术的应用与发展对于现在高效工作人员而言是很容易掌握的操作技能, 从实现角度来看, 没有任何的问题。这就为高校档案信息化管理带来了诸多好处, 所以在国家大力发展高等教育的过程中, 在基础设施建设不断完成的今天, 在人员素质不断提升的过程中, 高校档案管理实现信息化是完全具备各种条件的。

高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后, 已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。学校的档案管理均实现计算机辅助处理, 利用计算机管理档案, 进行档案查询利用, 除了档案软件系统外, 在计算机的存储资料库上也已经存有大量可供查询的档案数据;在现时已输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中, 如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等, 已具备用于机上检索的基本条件及功能要求, 这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。

近几年, 各个地区高校都在努力实现数字化校园建设, 这项工程最大的特点就是学校内的任何一个成员, 都可以通过无线上网的方式来获取自己需要的资料和信息, 这种信息的获取途径提高了部门之间的沟通和协调能力, 提高了办事效率。所以我们有理由相信档案管理信息化势必成为高校档案管理中的新方向。

摘要：网络化管理模式是信息时代管理模式的新方式, 也是人们对于信息容量和信息速度要求不断提升的外在表现, 作为高校档案管理, 网络信息化的建设和发展对于提高办事效率和信息查询起到了关键性的作用, 笔者就相关的问题谈谈自己的一些工作见解。

关键词：高校,档案,网络,信息化

参考文献

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[2] 赖春妍.中小学校档案管理人员素质新探[J].中国科教创新导刊.2008年27期

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