近年来, 随着高校的扩招, 毕业生日益增多, 高校毕业生就业问题成为社会关注的焦点。如何增强大学生就业能力, 提高高校大学生就业率, 建立系统完善的高校大学生就业档案, 准确反映高校大学生就业动态, 就成为时下高校应当关注的重点。高校毕业生就业档案是高校档案资源库中的一部分, 建立完善的高校毕业生就业档案需要充分利用现有的高校档案资源, 充分发挥其在建立系统完善的高校毕业生就业档案中的作用。
目前, 高校中就业档案并不完善, 存在诸多问题, 主要有以下几方面:
高校毕业生就业档案是一个系统的工程, 包括诸多环节。但目前高校中, 大多没有专业人员管理毕业生就业档案, 就业档案的管理基本由学生工作办公室的辅导员代理。在毕业生就业方面, 辅导员往往只关注就业率, 缺乏建立毕业生就业档案的意识, 认为毕业生已走上工作岗位, 建立就业档案的意义不大。另外, 辅导员本身还兼有其他方面的工作, 由于时间和精力有限, 所以很难做到建立系统完善的毕业生就业档案。在有些高校中, 即便有专门人才管理毕业生就业档案, 但这些人员大多是中途转行, 没有经过专门培训, 对毕业生就业档案缺乏深刻认识, 甚至将毕业生就业档案仅仅理解为收集和保存, 没有充分认识到毕业生就业档案的价值。
目前, 许多高校把教书育人和提高教学质量作为一切工作的中心, 忽视了毕业生就业档案的管理。国家虽然出台了《档案法》等相关法律措施, 但每个高校都有自身的情况, 很难做到具体问题具体分析。高校中没有系统的制度规定和指导建立毕业生就业档案。多数高校的毕业生就业档案管理工作没有有效的程序、规章制度和政策措施, 使得毕业生档案工作出现了许多问题。在目前大多数高校中, 毕业生就业档案分散于高校的各个二级学院乃至学生手中, 尚无部门进行统一管理, 这导致毕业生就业档案的利用难度加大, 利用率不高。
目前, 在大多数高校中, 没有一套完整统一的档案管理应用系统, 毕业生就业档案的管理尚局限在传统的、手工操作的实体管理模式。毕业生档案管理人员只是简单地将毕业生就业档案装袋归档, 这给毕业生就业档案的综合开发利用带来很大困难, 限制了毕业生就业档案整体水平的提高。另外, 高校毕业生就业档案工作经费等投入不足, 导致了毕业生就业档案管理体系陈旧、管理模式僵化, 极大阻碍了和制约了毕业生就业档案的信息化过程。
随着高校毕业生的增多及毕业生就业难度的不断加大, 越来越多的高校意识到建立毕业生就业档案的重要性, 毕业生就业档案的建立应遵循客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则。
高校毕业生就业档案是高校记录毕业生去向的重要材料, 是高校档案资源的重要组成部分, 对高校的未来发展有着重要作用。目前, 许多高校中毕业生就业档案虚假化现象严重, 主要表现在两方面:高校为了提高就业率, 故意编造毕业生就业档案;有部分毕业生为了提高自身竞争力, 凸显就业优势, 在档案中填写部分虚假信息, 以次充好, 这种情况严重阻碍了高校毕业生档案建立。为此, 高校毕业生就业档案的建立应客观公正, 高校应从长远角度着眼, 全面理解毕业生就业档案的重要性, 做到毕业生就业档案的客观真实, 对毕业生的学习概况、在校综合表现等做出全面评价, 指出其中存在的不足, 分析原因, 吸取教训, 克服缺点, 为以后的就业工作提供可靠依据。另外, 高校应加强对毕业生的教育及对档案的监管力度, 做到毕业生就业档案的准确可靠。
高校毕业生就业档案对毕业生和高校的发展具有重要作用, 在整理毕业生就业档案过程中除了坚持客观公正原则外, 还要坚持择优性和特征性相结合的原则。毕业生就业档案是对毕业生的鉴定和评价, 是用人单位选拔人才的重要依据。一份好的毕业生就业档案可促进大学生就业。所以, 在建立毕业生就业档案的过程中, 要始终贯彻择优性和特征性相结合的原则, 除了记录毕业生的姓名、性别、专业、毕业去向等基本信息外, 还要全面准确地体现出毕业生的特长、能力差异等个性特征, 准确反映出毕业生平时学业水平, 在为用人单位提供依据的同时, 进一步提升毕业生就业能力。
高校毕业生是就业档案的对象和主体, 建立完整全面的毕业生就业档案离不开毕业生本身的参与。在有些高校中, 毕业生就业档案完全是学校就业部门一方操作, 忽视了毕业生在建立就业档案中的作用, 这种现象不利于提高高校毕业生就业档案的整体水平。因此, 要充分发挥毕业生本身的作用, 使其参与就业档案的建档工作, 参与对自己及同伴毕业生的评价, 在看到自身成绩的同时, 也要通过和他人的比较发现自身的不足, 学别人之长补自己之短, 以便相互学习共同进步。这种民主参与的方式不但能真实反映毕业生的全貌, 同时还能消除毕业生对档案内容的疑虑, 充分体现了毕业生就业档案的真实性和教育意义, 提高了就业档案在高校中的作用。
高校毕业生就业档案是一个系统的工程, 不仅需要硬件方面的条件, 更需要高校在就业档案管理队伍、管理制度等方面的努力和提高。
专业化的就业档案管理队伍是高校档案工作发展的基础。首先, 提高毕业生就业档案工作人员的思想素质。就业档案管理人员要更新观念, 充分认识到毕业生就业档案的重要性, 不断增强事业心和责任感, 认真对待档案工作。其次, 切实增强毕业生档案管理人员的业务素质。提高就业档案管理人员的职业道德, 加强操作规范的培训, 熟练掌握高校的相关就业档案管理制度, 明确就业档案管理的要求。有计划、分阶段地对就业档案管理人员进行业务培训, 加强其技能, 不断加强档案队伍管理队伍的业务素质, 增强档案管理工作的科学性。
制度是工作顺利开展的保证, 良好的管理制度可以提高工作效率, 达到理想的工作效果。在建立高校毕业生就业档案的过程中, 要制定规范科学的毕业生就业档案管理制度。高校档案部门要遵照国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等规定, 制定一套切实可行、体现档案工作专业性和科学性, 符合实际的毕业生就业档案管理制度。在制定相关制度时要分工明确, 杜绝笼统, 责任不明情况的出现, 要制定如毕业生就业档案归档制度、数字档案备份制度、文件保密制度等相关制度, 明确毕业生材料的归档范围和操作流程, 在归档要求上, 要对各项内容记载清楚, 最后要按规定权限签字盖章。做到制度保障毕业生就业档案的合理运行, 提升毕业生就业档案的整体水平。
高效毕业生就业档案的信息化和数字化是时代发展的要求, 更是高效档案工作的要求。高效毕业生就业档案要从传统纸质材料向网络办公转化, 充分利用网络资源建立完整、快捷和便利的高校毕业生就业档案。
高校毕业生就业档案的信息化和数字化不是要放弃传统纸质版材料, 而是将纸质版材料信息化和数字化, 提高利用率。为达到这一目标, 高校满足硬件设施和软件设施的要求。首先, 要购置现代化的电脑设备、文字转化器等, 利用现代化的技术手段对毕业生就业档案进行加工、处理, 然后通过多媒体技术、网络技术、人工智能技术等, 快速便捷存储到网络中。其次, 要通过多种途径, 实现毕业生档案资源的内部共享, 可在档案馆内开设多台电脑, 毕业生可凭借自身用户名和密码实现具体操作。此外, 也可通过网络在线等服务方式, 为需求者提供相关电子资源信息, 充分发挥毕业生就业档案的优势, 提高其利用率, 提升高校毕业生就业档案的整体水平。
在实现高校毕业生就业档案信息化和数字化的过程中, 要特别注意网络信息安全问题。在开发利用网络资源的同时, 要加强对毕业生就业档案电子档案存储等方面的保护, 要及时更新相关硬件设施, 定期进行备份, 注意更新网络防火墙等, 确保毕业生电子档案的安全。
高校毕业生就业档案是一个系统的工程, 完整的毕业生就业档案将极大提升高校档案管理水平, 促进大学生就业。在未来的发展中, 高校毕业生就业档案就会有更大地发展。
摘要：高校毕业生就业档案是高校档案的一个组成部分。为了适应毕业生就业形势的发展, 高校毕业生就业档案应审视自身存在的问题, 本着客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则, 采取有效措施, 建立专业化的就业档案管理队伍, 制定规范科学的毕业生就业档案管理制度, 实现高效毕业生就业档案的信息化、数字化。
关键词：高校毕业生,就业档案,原则,措施
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