论秘书人员的素质要求

第1篇：论秘书人员的素质要求

论高校教学秘书的角色定位与素质要求

摘要：教学秘书是现代高等院校的神经中枢。在高等院校这个庞大而又组织严密的有机体中，教学秘书始终发挥着无法替代的作用。准确把握教学秘书的角色定位，明确教学秘书所应具备的素质要求，对高校教学管理质量的提高有着重要意义。



关键词：高校、教学秘书、角色、素质

新时期随着高校教学改革的进一步发展，我国本科教育逐步形成了校院二级管理的本科教育管理体制，管理重心从校级本科生管理部门下移到院级的本科生管理部门。因管理重心的下移，二级学院的本科生教育管理权限扩大的同时，也导致了二级学院的工作复杂性和工作都大大超过了从前。所以如何让教学秘书在高校的二级教育管理体系中发挥其基层管理作用，是十分重要的。

1 高校中教学秘书的角色

所谓秘书就是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。高校中的教学秘书在高校的教学管理中起着桥梁和纽带的作用。教学秘书执行、下达和反馈校级管理部门对教学组织的管理和实施，同时教学秘书对师生的需求及教学信息通过整理进行上传，如教学秘书做不好上传下达，就会影响高校教学工作的正常运行，可见教学秘书在高校角色之重要性。所以新时期教学秘书应担任如下角色：

1.1 服务者角色

在高校的教学管理中教学秘书承担着最具体的管理工作，涉及面广且内容繁杂，既要服务于领导又要服务与师生，这就决定了教学秘书是高校教学管理中的综合服务者。工作中要求教学秘书要经常与任课老师和学生进行沟通交流，想师生之所想，急师生之所急，将自觉地服务意识真正落实到基层的教学管理中，保证日常教学活动正常运作和顺利开展。

1.2 协调者角色

教学秘书既要教务处下达的一些通知传达给院(系)、教师与学生，又要协助教学院长按照管理制度中要求完成日常管理工作，更要掌握有效地沟通手段协调教学院长与系主任、教研室主任、教师间;教师与学生间、教学院长与学生间的关系，做到“上传下达”、“下情上报”，所以，教学秘书的有效协调与沟通能力是确保高校教学秩序正常运转和教学目标不断提高的基本手段。

1.3 监督者角色

教学秘书应协助教学院长做好基层教学管理工作，教学秘书应是分院的专业督导人员，在每学期的不同阶段与教学院长、系主任、教研室主任一同进行期初、期中、期末的教学检查，对教师教学文件情况、授课情况、调课补课情况、学生出勤情况进行检查或抽查。

1.4 参谋者角色

教学秘书因为工作性质关系，对教学资源的实际配置情况、教师教学与科研工作的各项政策和要求、教师的工作状态和教学运行中的一些实际情况都很熟悉，教学秘书应把自己掌握的第一手情况，经思考筛选把可行的、重要的信息提供给领导，做到急领导所急、想领导所想、有效地当好领导的好助手、做好参谋。

2 高校教学秘书的素质要求

教学秘书应与时俱进，随着高校教学管理向信息化、现代化的发展，教学管理人员的素质要求是目前高校教学改革的关键，如何顺应高校的教学改革，如何发挥教学秘书在基层管理工作中应有的作用，使教学秘书胜任并较好的完成工作任务，教学秘书具备以下素质:

2.1 稳定的心理素质

教学秘书应具备良好的心理素质，教学秘书工作中要服务与领导、老师、学生及学生家长，这就要求教学秘书在工作中一方面要善解人意、顾大局、识大体，另一方面要有很强的心理承受力和开阔的胸襟。这就要求教学秘书增强心理素质不断提高自身修养。

2.2 高度的责任意识

教学秘书必须具有一丝不苟的工作态度及强烈的责任意识，身在教学管理基层的教学秘书，是学校指挥中心的参谋，其工作态度和工作质量的好与坏，在一定时候就会直接影响学校日常教学的顺利进行，它犹如教学管理机器中启动键的螺丝，起着上下联通，左右调节的作用。

2.3 协调意识

协调是教学秘书的一项重要职能。工作上教学秘书要面对校教务处、分院领导、各教学秘书、教师、学生，所以教学秘书在工作中要有与人协作共事的观念，要有较强沟通的能力。说教学秘书的协调意识有利于教学管理工作的正常进行，大大提高了高校管理工作效率，减少内耗和磨擦。

参考文献

[1]吴立新.试论高校教学管理人员应具备的综合质[J].辽宁教育行政学院学报，2006，(2).

作者：冯会廷 张宏亮 滕占强

第2篇：论高校行政秘书的工作性质与素质要求

[摘要]高校行政秘书队伍是高校行政管理队伍中的重要力量，其工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性等特点，要做好高校行政管理工作需要努力从思想政治、业务能力和综合素质等方面不断提升自我。

[关键词]行政秘书;高校管理;角色定位;素质要求

[DOI]1013939/jcnkizgsc201623263

目前，社会的发展对高校提升内部管理水平、提高办学效益提出了更高的要求。高校行政秘书队伍作为高校行政管理队伍中的一支重要力量，在贯彻落实学校中心工作、保证各二级学院工作的正常运转等环节中发挥着至关重要的作用。高校行政秘书需充分认识到工作的性质和要求，努力提升自身的能力与素质。

1高校行政秘书的工作性质

高校行政秘书一般分为机关行政秘书和二级学院行政秘书，二者同属于综合性行政事务岗位，主要服务于教学、科研、教师和学生。高校行政秘书要充分认知到自己作为参谋和助手的角色，具有为广大师生、员工服务的意识，要明确工作的性质和特点，有角色定位意识，严格要求自我。综合来看，高校行政秘书工作性质可归纳如下：

一是政治性与参谋性。高校作为教书育人之地，是对学生进行思想政治教育的阵地，立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书，首先要严格要求自我，拥有坚定的政治信念和立场，坚持正确鲜明的政治导向;其次更要关心国家时事政治，了解国家教育改革发展的动向，熟悉高等教育的政策法规，自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己，不做损害国家利益的事情，不做所有损害学校形象和利益的事情。第二，行政秘书具有很多政治性的工作内容，所以要坚决贯彻落实学校各项精神和指示，对外要熟悉政策背景及导向，时刻为高校决策、起草文件等做参考;对内既要学习和研究领导的讲话和文件精神，对相关政策了如指掌，并不断进行自我的学习和提升;更要通过各种途径深入教学科研和行政管理第一线，熟悉各个工作环节，实事求是向领导汇报，并善于发现新经验，提出中肯的意见和方案，为院系领导决策提供最原始的准确资料。另外，还要时刻注意言语谨慎，保证学校信息的安全性。所以，高校行政秘书的工作是集“政治性”和“参与性”于一身的。

二是事务性与专业性。①高校行政秘书的工作具有极强的事务性。事务性工作，即为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。高校行政秘书事务性工作非常多，表现在：第一，服务于学校的文字工作，包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二，各种会议的保障性工作，如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三，领导的辅助性工作，如为领导出谋划策，落实任务，需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。

②繁杂的事务性工作中对高校行政秘书的专业性水平提出了严格的要求，如对公文写作的熟练掌握、对人事管理规章制度的熟悉、对各种活动的组织策划的能力等。这就要求他们一方面必须抽时间多学习秘书相关专业知识;另一方面，一定要用心本岗位工作的经验积累，虚心向有经验的前辈请教，保证在工作中不出现影响较大的工作失误。

三是被动性与主动性。就工作性质上而言，高校行政秘书工作是被动性的，表现在：按规定时间及时完成任务;必须严格执行学院领导的决策和意图，做好学校工作指令的传达;同时，要时刻注意隐藏个人情绪，维护学校形象，较好地处理应急突发事件。

众多被动性的工作，要求高校行政秘书必须具有主动性意识。高校的工作是有规律的，特别是院系的工作，以教学为主，相对具有周期性。因此，高校行政秘书完全可以发挥主动性，做好工作的预判，规范日常工作的流程，在细微处上创新，提升工作效率和服务水平。

四是服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师，行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质，服务的对象既包括学校领导，也包括二级院系以及普通老师和学生。

繁杂的服务性工作和广泛的服务群体，决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作，同时更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不断优化办事流程，完善工作制度，规范内部管理，提高工作效率和服务水平。

2高校行政秘书的能力与素质要求

高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言，对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面：

一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方，思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质，也是素质教育的灵魂，更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础，也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。

高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行，所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性，行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题，高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质，谨言慎行，在不违反法律法规和学校规定的前提下，在维护党和学校的基础上，灵活处理问题。因此，高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余，积极学习党的理论知识，提升理论素养;并学习法律法规等知识，对存在的安全隐患及时处理上报，不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。这样才能以良好的精神风貌、思想状态、事业心和工作责任感认真履行自身的工作职责，做到游刃有余，并能更好地充当领导的智囊，充当好“参谋者”的角色。

二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进，努力提升个人知识水平。第一，扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力，保持对文字较高的敏感性;提高自己的理论水平，能够有效地协助领导制订工作计划;第二，努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法，促进管理工作科学高效规范化，拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三，掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方，在这个大的背景下，再结合高校行政秘书服务对象的多元化，决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识，才能将工作做得游刃有余。第四，积极学习信息技术知识。近年来，高校行政管理的信息化程度不断提高，网络化程度快速加强。因此，高校行政秘书须加强办公室自动化(如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等)方面的使用及维护能力，主动掌握运用网络技术手段和方法，培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力，积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息，将自己打造成为“多面手”。第五，储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作，因此，档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识，要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化，保证和维护学校信息的安全。

三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面，且都至关重要，所以需要较高的综合素质，除业务知识能力外，还集中体现在：第一，较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作，服务对象众多，需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通，且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象，因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等，使自己处于一个和谐的人际关系中。第二，较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书，要面对多元化的服务群体，且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中，加班加点更是工作常态，他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此，还要在工作中保持较好的学习能力，时刻注意自我的修炼，让自己走在学校的前列，储备更多更新的知识，随机应对工作中的各种突发情况。第三，协同创新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人员务必要走在时代的前列，需要开阔视野，多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。并结合所处高校的实际情况，正视存在问题和不足，不断地创新实践，将高校管理朝着现代化、规范化目标不断前行。

四是优秀的心理素质。心理素质是个人整体素质的重要组成部分，是个体稳定性和倾向性的心理特征的综合。心理素质通过调整个体心理活动，从而达到影响个体的行为。高校行政秘书具有良好的心理素质十分重要，因为：一方面，高校行政秘书经常在紧张的时间内有条不紊地处理好各种繁杂紧急事务。每天面对不断增加的行政管理工作量，面对各种需要协调的人群，随时而来的紧急任务，繁重的工作压力下，高校行政秘书需要无条件承受，需要时刻保持微笑。他们只有具备优秀的心理素质，才能在千头万绪的秘书工作中，保持清醒的头脑，做到注重轻重缓急、务实灵活，做到不出位、不越位、不错位。另一方面，优秀的心理素质能够强化高校行政秘书的责任意识和保密意识。高校行政秘书只有具备了优秀的心理素质，才能对自我有更高的要求，不断在工作中进行自我的反思和总结，在各种的实践体验中不断地强化责任意识和保密意识，严格遵守学校的相关规章制度，最大地提高工作效能。

总之，高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点，要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等，需要他们在各方面不断提升自我，才能更好地胜任并完善工作。

参考文献：

[1]陈天恩当代秘书学教程[M].北京：中国政法大学出版社，1997

[2]陆瑜芳秘书学概论[M].上海：复旦大学出版社，2001

[3]王从盛关于高校行政秘书角色定位的探讨[J].淮阴师范学院教育科学论坛，2006(3)：22-23

[4]周新秋如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009(11)：60

作者：陈礼明 杨方

第3篇：浅论教学秘书在高校教学管理中的职能与素质要求

摘要:教学秘书是高校教学管理系统中的重要组成部分,在教学管理工作中发挥着举足轻重的作用。本文阐述了新时期高校教学秘书的工作职能,并就对教学秘书的素质要求进行了探讨。

关键词:教学秘书;教学管理;职能;素质

教学秘书工作是高校教学管理工作的一个重要环节,在学校与院系之间、教师与学生之间起着桥梁与纽带的作用。随着高等教育改革的不断深化,大力提高教学质量、培养高素质的优秀人才越来越成为高等教育的重中之重,教学秘书作为教学管理队伍中的骨干力量,随之面临着更大的挑战,其职能结构发生的相应变化,也对其素质和能力提出了更高的要求。

一、教学秘书在教学管理中的职能

教学秘书工作贯穿于教学管理的全过程,它各项职能发挥的好坏,将对院系的教学活动产生直接的影响。因此,明确教学秘书的各项职能,对高校的教学管理具有重要意义。

(一)管理职能。

教学秘书的最基本职能就是从事日常的教学管理,维持正常的教学秩序,保证教学活动有条不紊地进行,其工作范围涉及到学院教学工作的各个方面。第一,执行教学计划,落实教学任务。教学秘书要严格遵照教学计划要求,认真落实每学期的教学任务,保证教学工作的井然有序。第二,学籍管理。教学秘书要严格按照学校的有关政策和规定,把好质量关,不能出现任何差错。第三,考务管理。考试是检验教师教学效果和学生学习情况的必要手段。做好考务工作对保证考试的正常进行起着尤为重要的作用。第四,档案管理。教学秘书需要对这些资料及时进行收集、整理、存档,以确保教学档案的时间性、正确性和完整性。

(二)沟通与协调职能。

教学秘书身处教学进程和信息转换的中枢位置,因此他承担着沟通和协调各种教学管理关系的重任。首先,要协调好教务处与院系之间的关系,严格执行小小的各项教学管理制度,实现教学管理的规范化。第二,要处理好院系与教研室之间的关系,要把学校的教学指令与本院实际相结合,落实好各项教学任务。第三,要协调好教师与学生之间的关系,沟通课堂教与学双方的信息,为教学创造一个良好的师生环境。此外,还有与学校各职能部门之间的关系以及教研室、实验室之间的关系等。由此可见,教学秘书是学员对外交流、协调关系的桥梁,是承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽。对于建立稳定、和谐的教学环境,起着不可替代的沟通和协调作用。

(三)参谋与协助职能。

随着高校管理体制改革的不断深入,学院二级管理体制初步形成。学院可根据自己专业的特点,制订切实可行的具体措施,保证学校规章制度、政策条文的落实。由于学院的管理自主权的扩大,加重了教学秘书的参谋与协助职能。高校主管教学的院系领导通常都属于“双肩挑”的人员,他们不仅要承担繁重的教学与科研任务,还要承担院系教学管理的重任,因此对教学管理工作,领导不可能事必躬亲,这就需要教学秘书做好院系领导的助手和参谋,协助领导组织教学、管理教学,负责将各项管理制度具体落实,保证教学工作的正常进行。同时,还要将教务处的各类教学信息,教研室、实验室的工作情况,教学计划在执行过程中所反映出来的问题,学生对教学工作的意见与建议及时地加以收集、归纳、整理,为领导作出正确决策提供参考依据。

(四)服务职能。

管理就是服务,教学秘书工作的宗旨就是为教学服务、为教师服务、为学生服务,这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教师是教学工作的主导力量,学生是教学活动的能动主体,是教学质量的直接体现者。热爱管理工作,就要热爱工作的服务对象,将工作的立足点与出发点建立在真心诚意服务的基础上。急教师之所急,解学生之所难,任劳任怨,全心全意为师生服务。

(五)检查与监督职能。

教学管理的最终目的是提高教学质量。教学秘书作为教学管理人员要树立正确全面的质量观。经常深入课堂,检查监督教学环节的落实情况,配合学院领导关注各专业的课程教学质量,检查教师教学进度的实施情况;协助学院领导做好期初、期中教学检查及总结工作,发现问题及时解决;经常召开教师、学生座谈会,了解教学过程中的问题及意见;及时反馈给学院领导,以便领导准确掌握学院的教学动态并采取必要的措施,确保教学工作正常有序地进行,教学质量稳步提升。

二、教学秘书应具备的基本素质

(一)良好的政治思想素质。

思想是行动的先导,政治思想素质是教学秘书素质的核心,是衡量教学秘书是否合格的首要标准,是其做好管理工作的基本保证。良好的政治思想素质表现为:1.要具备一定的政治理论水平,用无产阶级理论中的教育观念武装自己的头脑,掌握辩证唯物主义思维方法,正确理解和把握党和国家的教育方针和各项政策,以指导自己的实际工作,严格教学管理,深化教学改革,最终保障和提高人才培养质量。2.要具有高尚的职业道德。教学秘书工作范围广,内容多、责任大,面对繁杂的事务性工作,教学秘书应具有强烈的事业心和责任感 ,爱岗敬业,全心全意为教学工作提供优质服务。3.要具备良好的工作作风。实事求是、认真细致、谦虚谨慎的工作作风是教学秘书具有统筹全局能力的保证。

(二)健康的心理素质。

从事教学秘书工作必须具有健康的心理素质。一方面,教学秘书处于学校行政管理的基层位置,既没有党政机关人员的身份和地位,也不如教师、科研人员工作有主动性,这就要求教学秘书加强自身修养,克服名利思想,要有公而忘私、全心全意为教学服务的精神;另一方面,教学秘书在领导之间、领导与教师之间、教师与学生之间工作,经常会遇到各种困难,有时还要蒙受难以说清的误解或冤屈,没有甘为“公仆”、任劳任怨的心理品质,是干不好这行工作的。因此,教学秘书要培养积极向上的精神,加强情绪修养,克服不良情绪对工作的消极影响,顾全大局,是自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。

(三)过硬的专业素质。

专业素质包括两方面:专业知识素质与工作能力素质。

1.专业知识素质。

作为高校教学秘书,服务对象多为学识渊博的专家学者,对于自身知识结构的要求就应更高。首先,要掌握本专业各门学科的基本知识、结构体系,了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系,熟悉教学过程、教学规律和教学环节,这样才能协助院领导及时解决教学中出现的问题,当好领导的助手和参谋。其次,要认真学习秘书业务知识,包括秘书学、行政管理学、教育心理学、公共关系学、应用文写作、档案管理知识等。以便指导工作实践,更好地为教学管理工作服务。

2.工作能力素质。

教学秘书作为学院领导的参谋和助手,要将自己的聪明才智融进领导的决策之中,这就需要教学秘书要具备较强的工作能力。

(1)统筹管理能力。教学秘书要熟悉各学年各学期各时段的常规性事务,根据工作的轻重缓急,联系学院和学校的整体关系,有计划、有条理地妥善安排好各项工作。

(2)沟通协调能力。善于调动各方面的积极性,要把学校的方针政策、教学任务、教学计划贯彻到教师和学生中去,同时又要随时了解教学动态,反应给学校教学管理部门,并协助院领导做好协调的工作,保证教学过程各阶段任务的顺利完成。

(3)团结协作能力。教学秘书经常与教务处人员、学院领导、教师和学生打交道,因此,在工作中处理问题时要从大局出发,多角度考虑,妥善处理好交办的任务。

(4)语言及文字表达能力。在实际工作中,教学秘书的工作范畴涉及到向上级领导请示、报告、提供教学动态信息以及向教师、学生传达上级指示、通知等内容;同时,教学秘书还经常需要进行各种文件、信函、材料的撰写,因此,语言及文字表达能力对于教学秘书来说是必不可少的,是做一个合格教学秘书的基本要求。

(5)现代化管理技能。能熟练地使用各种办公自动化工具也是教学秘书必备条件之一。

(6)开拓创新能力。教学秘书要关注并收集国内外高校相关专业设置的改革信息、社会对人才的需求信息以及教学管理的新措施等,要站在专业发展的制高点,扩展视野、摄入探索、大胆实践,并在适当时机提出关于教学管理的意见或建议,为领导的决策提供科学依据。

参考文献:

[1]刘翠玉,陈克农.高校教学秘书刍议.高教论坛,2005(2).

[2]朱昳华,丁天红.浅谈如何做好教学秘书工作.科技情报开发与经济,2005,第15卷(7).

[3]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养.湖南人文科技学院学报,2006(1).

[4]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求.职业教育研究,2005(9).

[5]叶曙平.论高校教学秘书应具备的几种基本素质.湖北师范学院学报(自然科学版),2001,第21卷(4).

编辑/张铁辉

作者：李 宁

第4篇：成功秘书人员基本素质的要求

怎么样算是一个成功、成熟的秘书呢呢?标准就是“放心”。“放心”有三层意思：第一层是自己对自己放心，拿到材料、接到任务后，不会心慌，不会手足无措，有自信心。第二层是直接领导对你放心。任务交给你“放心”，相信你能写好、干好。第三层意思是局领导对你放心，知道这件事情是你做的，放心;知道这个材料是你写的，简单看一下就通过，说明也是放心。这样，你就成熟、成功了。

秘书内勤人员基本素质的要求

一要有总揽全局的思维。工作职责的特殊性，决定了秘书人员在思考和处理问题时必须与领导的思想同步，要有总揽全局的思维，只有这样才能为领导的决策提供准确、科学的参谋意见，在工作上迎得主动，成为领导的得力助手。所以，一个出色的秘书工作人员要坚持做到“两个必须”。一是必须积极主动地介入和参与中心工作，了解全局工作重点，掌握全局工作动态，及时准确地为领导反馈各种高质量的信息，和有的放矢地提出科学的参谋意见。二是必须站在全局的高度来思考和处理问题。秘书人员，既是领导的得力助手，又是领导的智囊团，这一职责的特殊性要求秘书工作人员在思考和处理问题时必须站在全局的高度。只有这样，才能充分发挥职能作用，有效地做好综合协调工作，准确地处理好各种问题。因此说，秘书人员要有总揽全局的思维，这是做好秘书工作的关键。

二要有勇于奉献的精神。秘书工作不像其它具体业务工作那么有规律和单一，写起材料不分白天黑夜，费力劳神，十分辛苦。因此，秘书人员要有勇于奉献的精神，要大方、大气，不斤斤计较。没有这种精神，是绝对干不好秘书工作的。

三要有团结协作精神。现在，工作的综合性要求越来越高，单靠一个人的力量很难完成许多任务急、重的工作。所以，秘书干工作，既要有独当一面的能力，又要有团结协作的意识。特别是在材料写作上，要有“臭皮匠”精神，发挥好团队的力量，经常切磋交流。思想的火花、灵感的突发，常常是在不经意的碰撞中产生的。现在是经济一体化的时代，也应当是知识、智慧共享的时代。我们提倡每个人自己拥有更多的学识，但更提倡把自己的学识贡献出来，让大家共同分享，共同提高。

四要有开拓创新精神。秘书工作本身就是比较繁杂、琐碎的工作。如果没有开拓创新意识，就容易被日常的工作所淹没掉，而提出的思路和开展的工作就没有特色。

五要有较强的协调能力。要有沟通上下，协调左右的能力。

六要有较强的抗压能力。秘书工作非常繁忙，有的时候压力是很大的，如材料写出来、有些事情你不懂。怎么办呢?要镇定，不能自己乱了阵脚。然后理清思路，一个难关一个难关地把它攻下来。难关攻多了，水平自然就提高了。

秘书内勤在学习成长中应注意那些问题

应该注意以下九个方面的问题：

一、必须非常注重学习。当今社会，知识经济迅猛发展，信息浪潮让人应接不暇。如果不及时填充自己的知识，墨守陈规，停滞不前，很难胜任秘书岗位，也很难干好文秘工作。学习到底学什么，我认为，工作需要什么就学什么，自己缺少什么就学习什么。对一名文秘人员来说，由于为领导当参谋，为基层搞服务，吃透上级政策是最重要的。所以，文秘人员平时要加强对政策理论的学习，使自己的思想始终与各级党委保持一致，这是做好文秘工作的前提。二是要勤于学习基本知识。除巩固和加强自己文字功底，提高写作能力外，不论是警务、战训、公安管理，还是经济、法律、社会管理等方面的知识都要学习，都要有所掌握。要善于当“杂家”，什么都要学一点，什么都得懂一点，“博学而不穷”。脑子里装的东西越多，肚子里的货越多，那你的本钱也就越大，工作起来就能得心应手。三是要勤于学习业务技能。随着办公自动化程度不断提高，办公节奏加快，要求文秘人员要具有较强的业务技能。脑子反应要快，眼睛看得要准，比如处理一份文件，要迅速提出承办意见，及时送给有关领导阅示;平时查找档案资料，要知道在哪个，是哪类别等等。同时，文秘人员要跟上科技发展的脚步，对日常办公用的计算机要能够熟练地操作，能编排打印各种文档，能利用电子邮局收发文等网络知识。

学习进步，不学掉队。学习虽然艰苦，但是充实自己的一种有效途径，所以学习要锲而不舍，长期坚持，不能三天打鱼，两天晒网，兴趣来了就学，没有兴趣就不学习。

二、必须非常注重思考。拿破仑说，世界上有两种东西最有力量，一是剑，二是思想。而思想比剑更有力量。一个善于并且会正确思考的人，是一个真正有能力的人。思考是学习的继续，思考的过程是对照比较、学以致用、融会贯通的过程，也是理论联系实际不可或缺的重要环节。同时，思考也是创新的第一步，没有思考能力就没有行动能力，就谈不上创新。只有努力养成善于思考的良好习惯，才能提高个人的能力水平。作为秘书人员来讲，要学会在繁忙的工作中真正坐下来，静下心，“闹”中取静，冷静思考。“一次深思熟虑，胜过百次草率行动。”只有多思、深思、思出成效，才能不断提高自身的政策理论水平和业务知识水平，最终成为某一方面的行家里手，使我们的意见、建议更具针对性、更具专业性、更有参考价值。

谈到思考，就不得不提悟性。悟性好的人，不仅接受快，进入情况快，而且能融会贯通，形成思维的扩散性和创造性。悟性是一种素质，更是一种境界，非一日之功可成。所以讲悟性，要讲两句话，第一句话是“功到自然成”，就是平时要不断地学习，不断地积累，不断地思考，不断地历练，来提升我们的思想水平。第二句话是“功夫在诗外”，更多是通过我们触类旁通、融会贯通来形成我们自己独到的东西，形成我们独到的思维习惯。

三、必须非常注重知识积累。一个人知识、才能，不是与生俱来，而是日常一点一点积累起来的。有的人之所以聪明，工作能力强，就在于他们善于积累知识。通过一次次的实践，把有益的东西积累在一起，变成自己今后工作的经验，工作起来就很得心应手。有的人工作比较吃力，排除其它因素外，重要的一条就是不善于积累。如文秘人员每年都要写工作总结，如果不注重平时对工作情况、有关材料的收集，写作时就苦于没有素材，就是各单位提供素材，写起来也可能找不着工作重点。一些材料当时可能用不着，说不定哪天会用到，作为文秘人员，在一些细小的问题上都要留心，要有说者无心，听者有意的本领，要见微知著，平时有积累，用时就能够信手拈来，水到渠成。

四、必须非常注重实践锻炼。一个合格的文秘人员，其背后隐藏多少艰辛，只有从事文秘工作的人员才知道。一个文秘人员在掌握丰富的理论知识后，必须经过日常锻炼、艰苦的锻炼才能将知识转化为能力。所以文秘人员要想把工作做好，提高自己的工作能力，实践是最好方法。在日常工作中，实践锻炼虽然辛苦，有时还会碰壁，只要坚持，苦练，付出总会有回报。

实践中，要非常注意总结反思。即对自己过手的每一个材料、每一件事情，都要总结反思，不能事情过去了就丢到身后，有空时多揣摩揣摩、回味回味。同时，要多学习别人写得好的材料，学习别人运用材料的方法、怎么谋篇布局、如何谴词造句，如何论证的，等等，必要时，要象解剖麻雀一样解剖文章。经典或自己认为写得好的文章，可以反复看，反复研究。

五、必须非常注重化为己有。这里所讲的“化”，就是要善于转化上级的要求，不能“原封不动”;善于转化外地的经验，不能“照搬照套”，善于转化书面的语言，不能“一成不变”。有人说“天下文章一大抄”，这是有道理的。写文章不可能不“抄”，“抄”是一种学习，一种借鉴，一种启迪。因为写文章不可能不看上面的精神，不借鉴外地的经验，但关键是看你会不会“抄”，“抄”得妙不妙，“抄”得有没有水平，能不能“抄”出新意。有的同志写的文章，找不出一个错字，也没有一句错话，但细细看来，要么非常空洞、不切实际，要么面面俱到，不得要领，抄的痕迹十分明显。真正会写的人，会“抄”的人，文章往往有自己的东西，有自己的语言，有自己的风格，让人看起来，读起来有滋有味，一点也看不出“抄”的痕迹。这就是化的水平和能力。

六、要克服两种心理：一要克服浮躁心理。不能静不下心来，进不了状态，形不成自己的思路或被别人原有的思路所左右。要静下心来分析我这个材料怎么写，怎样把他写好，写得出彩，得到领导及听众的认可。二要克服应付心理。不能简单弄几下，东拼西凑地凑一个应付了事，认为反正有直接领导在把关。如果有这样的心理，长此以往，就会形成惰性心理，对自身提高不快。我想，如果能精益求精的材料，一定要精益求精，把问题解决在自己手里，时间允许的话，先在自己手里反复斟酌、完善，不要急于抛出手，至少要到自己认为满意为止。当然，并不要求对每一个材料都精益求精，自己要掂量手头材料的分量，然后在精力分配上有所侧重。一些特别重要的材料，就是三天三夜不睡，也要把它赶出来，即使进入写作困境也要坚持，千万不能泄气，这是一种对待写作的精神和气概，也是对你有没有打硬仗的心理素质和能力的考验。有时即使山穷水尽、殚精竭虑，如果坚持了、顶住了，反而会峰回路转、灵感突现，然后就能一气呵成。虽然说我们写的都是“八股文”，但要把“八股文”写出特色、写出亮点，写得有色彩，也不是件容易的事。所以，要不断学习，不断求进。

第5篇：成功秘书人员基本素质的要求

成功秘书人员基本素质的要求

怎么样算是一个成功、成熟的秘书呢呢?标准就是“放心”“放心”有三层意思：第一层是 。 自己对自己放心，拿到材料、接到任务后，不会心慌，不会手足无措，有自信心。第二层是 直接领导对你放心。任务交给你“放心” ，相信你能写好、干好。第三层意思是局领导对你 放心，知道这件事情是你做的，放心;知道这个材料是你写的，简单看一下就通过，说明也 是放心。这样，你就成熟、成功了。 秘书内勤人员基本素质的要求 一要有总揽全局的思维。 工作职责的特殊性， 决定了秘书人员在思考和处理问题时必须与领 导的思想同步，要有总揽全局的思维，只有这样才能为领导的决策提供准确、科学的参谋意 见，在工作上迎得主动，成为领导的得力助手。所以，一个出色的秘书工作人员要坚持做到 “两

，有的时候压力是很大的，如材料写出来、有些 事情你不懂。怎么办呢?要镇定，不能自己乱了阵脚。然后理清思路，一个难关一个难关地 把它攻下来。难关攻多了，水平自然就提高了。 秘书内勤在学习成长中应注意那些问题

应该注意以下九个方面的问题：

一、必须非常注重学习。当今社会，知识经济迅猛发展，信息浪潮让人应接不暇。如果不及 时填充自己的知识，墨守陈规，停滞不前，很难胜任秘书岗位，也很难干好文秘工作。学习 到底学什么，我认为，工作需要什么就学什么，自己缺少什么就学习什么。对一名文秘人员 来说，由于为领导当参谋，为基层搞服务，吃透上级政策是最重要的。所以，文秘人员平时 要加强对政策理论的学习， 使自己的思想始终与各级党委保持一致， 这是做好文秘工作的前 提。 二是要勤于学习基本知识。 除巩固和加强自己文字功底， 提高写作能力外， 不论是警务、 战训、公安管理，还是经济、法律、社会管理等方面的知识都要学习，都要有所掌握。要善 于当“杂家” ，什么都要学一点，什么都得懂一点， “博学而不穷” 。脑子里装的东西越多， 肚子里的货越多， 那你的本钱也就越大， 工作起来就能得心应手。 三是要勤于学习业务技能。 随着办公自动化程度不断提高，办公节奏加快，要求文秘人员要具有较强的业务技能。脑子 反应要快，眼睛看得要准，比如处理一份文件，要迅速提出承办意见，及时送给有关领导阅 示;平时查找档案资料，要知道在哪个，是哪类别等等。同时，文秘人员要跟上科技发 展的脚步，对日常办公用的计算机要能够熟练地操作，能编排打印各种文档，能利用电子邮 局收发文等网络知识。 学习进步，不学掉队。学习虽然艰苦，但是充实自己的一种有效途径，所以学习要锲 而不舍，长期坚持，不能三天打鱼，两天晒网，兴趣来了就学，没有兴趣就不学习。

二、必须非常注重思考。拿破仑说，世界上有两种东西最有力量，一是剑，二是思想。而 思想比剑更有力量。一个善于并且会正确思考的人，是一个真正有能力的人。思考是学习的 继续，思考的过程是对照比较、学以致用、融会贯通的过程，也是理论联系实际不可或缺的 重要环节。同时，思考也是创新的第一步，没有思考能力就没有行动能力，就谈不上创新。 只有努力养成善于思考的良好习惯，才能提高个人的能力水平。作为秘书人员来讲，要学会 在繁忙的工作中真正坐下来，静下心， “闹”中取静，冷静思考。 “一次深思熟虑，胜过百次 草率行动。 ”只有多思、深思、思出成效，才能不断提高

高自身的政策理论水平和业务知识水 平，最终成为某一方面的行家里手，使我们的意见、建议更具针对性、更具专业性、更有参 考价值。 谈到思考，就不得不提悟性。悟性好的人，不仅接受快，进入情况快，而且能融会贯通，形 成思维的扩散性和创造性。 悟性是一种素质， 更是一种境界， 非一日之功可成。 所以讲悟性， 要讲两句话，第一句话是“功到自然成” ，就是平时要不断地学习，不断地积累，不断地思 考，不断地历练，来提升我们的思想水平。第二句话是“功夫在诗外” ，更多是通过我们触 类旁通、融会贯通来形成我们自己独到的东西，形成我们独到的思维习惯。

三、必须非常注重知识积累。一个人知识、才能，不是与生俱来，而是日常一点一点积累起 来的。有的人之所以聪明，工作能力强，就在于他们善于积累知识。通过一次次的实践，把 有益的东西积累在一起，变成自己今后工作的经验，工作起来就很得心应手。有的人工作比 较吃力，排除其它因素外，重要的一条就是不善于积累。如文秘人员每年都要写工作总结， 如果不注重平时对工作情况、有关材料的收集，写作时就苦于没有素材，就是各单位提供素 材，写起来也可能找不着工作重点。一些材料当时可能用不着，说不定哪天会用到，作为文 秘人员，在一些细小的问题上都要留心，要有说者无心，听者有意的本领，要见微知著，平 时有积累，用时就能够信手拈来，水到渠成。

四、必须非常注重实践锻炼。一个合格的文秘人员，其背后隐藏多少艰辛，只有从事文秘工 作的人员才知道。一个文秘人员在掌握丰富的理论知识后，必须经过日常锻炼、艰苦的锻炼 才能将知识转化为能力。所以文秘人员要想把工作做好，提高自己的工作能力，实践是最好 方法。在日常工作中，实践锻炼虽然辛苦，有时还会碰壁，只要坚持，苦练，付出总会有回 报。 实践中，要非常注意总结反思。即对自己过手的每一个材料、每一件事情，都要总结反思， 不能事情过去了就丢到身后，有空时多揣摩揣摩、回味回味。同时，要多学习别人写得好的 材料，学习别人运用材料的方法、怎么谋篇布局、如何谴词造句，如何论证的，等等，必要 时，要象解剖麻雀一样解剖文章。经典或自己认为写得好的文章，可以反复看，反复研究。

五、必须非常注重化为己有。这里所讲的“化” ，就是要善于转化上级的要求，不能“原封 不动” ;善于转化外地的经验，不能“照搬照套” ，善于转化书面的语言，不能“一成不变” 。 有人说“天下文章一大抄” ，这是有道理的。写文章不可能不“抄

第6篇：试论如何加强秘书人员的职业素质

秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作质量与效率的高低，关系党和国家方针政策的正确贯彻及各项事业的兴衰成败。要想提高秘书人员的职业素质，就必须加强对秘书人员的道德素质、业务素质和心理素质的培养。因此，秘书人员必须具备很高的职业素质，以便更好的胜任本职工作。下面就如何加强秘书人员的职业素质谈一下自己的看法。

一、 加强秘书人员的职业道德素质

秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点：

1、踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费;经常组织会议，但自己从不上主席台;经常熬夜，但白天还得正常工作;节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息;其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。

2、辅助领导，当好参谋。秘书之职 要在参谋 秘书的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。 党的十一届三中全会以来，中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的意见，怎么办?这里要注意以下三点：首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议;其次不要以为自己的意见就是对的;最后要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，”“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。

3、为人正直，人格高尚。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事，决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一条美德，也是一条纪律。

4、谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操;转到刘表那里，又多次冒犯刘表;再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。

5、实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，

都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。

二、 加强秘书人员的业务素质

秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?下面就6点加以探讨：

1、终生学习---厚功底

在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面;同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动;向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐;向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。

2、不断锻炼---强能力

尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力;又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。现今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。如果没有自我意识，又怎么能够“参与政务”、“管理事物”?因此作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。

3、加强规范---遵法纪

严格遵循政策法规和公文规范;以实事求是的精神，忠实地体现组织意志;准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。

4、加强管理---促效率

这方面，主要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，尤其要突出抓好目标管理，对秘书人员每次承担的文稿，都要按照难易程度、完成时限进行量化，半年小结，年终考核，按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。分多、质量高多安排，分少、质量劣少安排或另改其他工作，并根据总积分评定秘书工作的优劣，实施奖罚。

5、钻研业务---灵头脑

作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。

由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。

6、积累经验---活办事

秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、

或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快过慢、罗索、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。

三 、加强秘书人员的心理素质

心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和社会上一些人士的世俗偏见及一些心术不正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。

1、 平衡心理---稳心态

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

2、 坚定信心---强意志

超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

3、 完善性格---心地宽

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样;有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。

所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。有良好的心理素质，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。

总之，职业素质的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。 作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责， 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。

第7篇：论秘书应具备的素质

摘要：秘书作为一项综合性和专业性都很强的职业，它对其从业人员有很强的能力要求，而且这些能力要求是一个关于秘书各方面素质的庞大体系。为了给即将从事或已经从事秘书工作的人员提供一个素质锻炼详细的内容参考，我研究查阅了现有各方面的书籍和信息，粗略的总结了秘书应具备的一些基本素质，从业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质四方面对秘书应具备的素质加以论述。

关键词：秘书工作业务素质智能素质心理素质职业道德素质

秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，秘书人员更需要一些特殊的素质。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员的素质标准和特殊要求。大致说来，“秘书人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质”[①]，这四种素质构成了秘书素质的有机整体。我们将在本文探讨秘书这四种素质的具体内容。

一、秘书的业务素质

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。

(一)办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚;表达准确;懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭;有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

(二)较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。

秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

(三)熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

二、智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

(一)完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都 1

精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。

(二)思维能力

人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达;词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。

(三)临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

(四)记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

(五)自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

三、心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

(一)坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质;也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性;在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废;在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

(二)随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

(三)平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

(四)应变的兴趣

兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。

四、职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

(一)“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

(二)兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

(三)谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

(四)遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

(五)恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。

第8篇：秘书人员的素质

秘书人员的素质，是指秘书人员运用各种媒介，实现增强组织生存能力和在公众中树立良好形象的目标过程中，所表现出来的知识、个性、作风、素养等品质。换言之，就是决定秘书人员从事各项活动能力的各个内在因素的总和，而秘书人员的基本素质是秘书工作的有效保障。秘书人员只有具备了政治理论素质、逻辑思维素质、专业技能素质、公文写作素质、健康的心理素质，秘书工作才能富有成效的实施。

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的基本素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

一、秘书基本素质的具备对秘书工作的作用

(一)高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。 秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差;在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

(二)高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

(三)高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要 秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一

项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

二、秘书人员基本素质缺失的原因

(一)专业知识结构不强

文秘人员从事的是综合性、服务性很强的工作，横向上需要具备宽广的知识，纵向上需要具备深厚的专业知识。在政府机关文秘人员中，有的专业知识和相关知识搭配不协调，工作存在顾此失彼。主要表现在：社会知识不丰富，自然科学知识不全面，文化知识不精通。社会知识、自然科学知识是秘书最起码的知识。现实工作中，部分文秘人员应有知识大多是在学校期间获得的，按照原来传统教育方式，一些些学校片面追求升学率，从而影响到人才综合素质的培养，导致部分文秘人员存在偏科现象，一些学校只注重主科教学，忽视素质教育的提高，辅助学科教育可有可无，所学知识不全面，内容不均衡。工作后，各方面事务多，实际操作性强，理论知识钻研不够，学习缺乏积极性、主动性，有时工作只限于具体事务，根本不能学习，甚至有的本身就缺乏社会科学文化知识。有的文秘人员在基础知识和专业知识方面只具有某一方面专长，没有全面专业技能、技巧。在我国，文秘这门学科开办的时间并不长，有的文秘人员可以说压根就没有文秘专业知识。据了解，在一些县级政府机关文秘人员中，大多是来自不同的工作岗位，有以工代干的;有从事教育的;有学农的;有学医、学法的等等，可以说真正学文秘专业的很少。以上这些都是导致政府文秘人员专业知识不够强的根本原因。

(二)政治思想素质不高

政府文秘人员政治思想素质主要体现在全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，富于创新，敢于开拓等方面。当前，有的文秘人员为人民服务的信心和决心不足、本领差;有的对各方面的理论知识学习不够，对党的各项路线、方针政策学习贯彻不够;有的受市场经济发展和价值取向影响，政治思想不纯洁，行为不规范，对党和人民的事业失去信心，思想动摇，工作马马虎虎，拖拖拉拉，抱着混世魔王的态度;有的在工作中相互扯皮，相互推诿，办理机关事务，材料反应不及时，情况反映不属实，工作道听途说，弄虚作假，随意性、猜测性很强;有的还存在“想当然”现象;有的对人对事乱扣帽子，轻下结论，起草公文粗枝大叶，决定问题“草率”、“大胆”、“前后矛盾”，与政策原则相抵触，贯彻执行决策不准确;有的善于抓领导弱点，利用领导职权影响搞腐败，工作不遵章守纪，履职不严，工作墨守成规，固步自封，缺乏开拓创新精神。如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另搞一套。

(三)职业道德不够规范

1987年中纪委通知，要求共产党员模范遵守职业道德，努力做到：“在工作中全心全意为人民服务，忠于职守、公正无私、光明磊落、忠诚积极，坚决反对弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、损公肥私、以权谋私的思想和行为”。要求共产党员、国家工作人员模范遵守职业道德，政府文秘人员更是毫无条件地遵守执行。可在我们现实工作中，有极少数文秘人员置国家、人民利益不顾，工作得过且过，利用领导或部门职权欺压百

姓，为自己捞好处，在一些方面表现还比较突出。有的以首长自居，狐假虎威，站在“准领导”位置上办理事务;有的不能严守国家机密，泄露或出卖国家机密，泄露领导尚未决定关系群利益的事情;有的在不同场合随便议论领导，议论别人隐私，工作挑拨离间，在群众中制造事端，激化矛盾，破坏领导与领导，领导与干部，领导与群众之间关系;有的工作不守信用，不懂规矩，在与领导或他人谈话时，不尊重他人意见，左顾右盼，漫不经心，言谈举止粗暴，行为傲慢;有的当着领导或群众一套背后又是一套,阳奉阴违,为人不忠诚，做人做事不踏实。以上这些现象，在政府文秘人员中虽是极少数,但影响极坏，有失企业形象。

三、秘书基本素质的要求

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。一般来说，在秘书这个岗位上，起码要打好七个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底以及良好的心理素质。

(一)扎实的业务素质

秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家， 而不应当是个外行。为啥呢?因为如果你不了解、 不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的业务应当是个通家。

(二)文字运用能力

秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠 这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的 写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就 能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这 部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越深厚。小许进入公司做秘书时间不长，文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。有一天，宋主任接受领导的指示，吩咐许秘书就本公司与顺昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份“请示报告”。但因他不知道请示和报告是两个不同的类型的文种。犯了工作中最低级的错误。这也让我们明白想把课堂上学到的真正用于实践是很不容易。文书写作对于秘书而言是一项很重要的技能。

(三)健康的心理素质

秘书人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。秘书要培养良好的心理素质，必须培养角色意识、善于管理自己的情绪，完善自己的性格秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。小邵刚大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书。上任初期，她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许，因此，她每天总是提早半个多小时到岗，整理办公室，调试空调，并为上司准备好饮料。在工作中她总是抢着多干，很多同事也乐得把一些费力不讨好的事都塞给她做。开始她干得很卖力，经常加班加点，吃苦耐劳，久而久之，她产生了心理上的不平衡，认为其他员工懒惰、欺生，不珍惜她的劳动，帮其他同事干活本是出于热心，那些同事不但不领情，倒认为她是大家的秘书，谁想使唤她就使唤她。一气之下，地再也不像以前那样积极主动，而是上班踩点，办公室再脏再乱也只当没看见，别的同事求她帮忙，她推三阻四，不伸援手。时问不长，她就觉得在这个公司太压抑，而上司也嫌她太不主动，同事都

觉得她忽冷忽热，脾气无定，性格孤僻，不好相处。她在公司里虽然做事不少，但口碑越来越差，被上司认为在人际处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷的秘书，最后她只能悻悻地离开公司。这表明良好的心理素质对以一个秘书人员是至关重要的。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

三、提高秘书基本素质

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。秘书之职重在素质.要顺利履行这些职能,就要求秘书人员是一个"通才","全才".秘书人员工作的全面 性,活动的宽广性及其角色的多变性,必然要求秘书具备与本职工作的性质,任务相应的更高,更严的要求。

(一)增强素质，提升德才

秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是.自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业,一些人员普遍差距 较大而工作往往"出力不讨好"的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有"富贵不淫,贫贱不移"的思想品德,廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗, 一尘不染的政治本色,忍辱负重,任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的. 同时由于秘书人员的"德"是领导形象的"补充",机关效率的"折射",自身 素养的"反映", 要求秘书人员必须诚实正直, 心明步正, 谦虚谨慎, 兢兢业业, 恪尽职责,严守机密,互相补台,竞而不妒.秘书人员具有"外脑"职能。并不意味着就可以乱发议论,自作主张,左右领导.秘书必须注意使自己的言行 符合角色规范,做到既尊重领导,坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为 领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责.其次,要有领会领 导意图的聪明才智.要"参"到点子上,"谋"到关键处,必须准确理解和把握 领导意图. 要善于通过间接或者直接方式, 把领导的所思所想, 所筹所划弄清楚, 做到既能按领导意图正确"发挥",又不自作聪明.以敏锐的观察力抓住工作中 的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见.第三,要有进言献策的艺 术技巧.要根据领导的心理,行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题 切入,用委婉,含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。语言文字运用能力，语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义;二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、

摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求,也是 提升秘书人员位置的关键所在。

为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意 "三点":一是苦练内功.在学习内容上,学政策,学理论,学业务,学经济,学法律,学写作,学计算机等,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时, 还要在实践中学习,边工作,边学习,边总结,边提高,使撰写的文稿血肉俱全; 向领导学习,学习领导讲话时的构思,处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语 言,工作方式达到"同频共振";向同事学习,取人之长,补已之短,努力做"通才","全才".秘书人员要博采众长.一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识,才干.理论学习和实践锻炼就好比车之两轮,鸟之两翼,缺一不可.实践的过程,既是了 解情况,发现问题,解决矛盾的过程,也是认识规律,掌握规律,运用规律的过程,是增长才干和本领的过程.因此,要把在工作中做到理论与实践相结合,把学到理论知识大胆的运用到实践中去。

(二)跟紧时代,浓厚秘书意识

责任意识.秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接 影响着一个单位的作风建设.只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地 注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真,态度端正,处事果断,在任何 人面前,在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证.秘书人员每天接触的各种公文,请示,报告等材料中含有 大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集,归类,处理过程中将各种信息进行 严格的取舍,把最有用的信息提供给领导.这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞 察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的.秘书人员丰富的知识不 仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

(三)定准位置,走出工作误区

秘书工作容易出现四种误区:一是把秘书为领导服务,扭曲成对领导 的人身依附和人身服务.外界常把秘书视为领导的侍从,而秘书圈内个别人也把 围着领导转,伺候好领导作为指向的主要内容.这就歪曲了秘书的社会属性.二是把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上的"领导工作"服务."参政"意 识过"度",把自己摆在"准领导"或副职的位置,把幕后工作放到台前.三是轻易抛出"夹生"想法,强加于领导,于公于已都不利.四是出"馊主意",帮倒忙,给工作带来损失,造成被动.要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德约束自己。

第9篇：秘书人员的综合素质

“秘”，按《说文解字》的解释，为不可测之意，“神”也。“秘书”一词最早出现在汉代，那时指宫中秘藏之书。如，据《汉书·叙传》记载：“游博学有俊才，与刘向校秘书”。《晋书·荀勖传》：“得汲郡众中古文竹书，诏勖撰次之，以为中经，列在秘书。”这里讲的“秘书”，都是指宫中秘藏之书。而后，“秘书”一词逐渐由指物发展到指人，即指国家机关的一种官职。东汉桓帝时，开始设“秘书监”，相当于国家的图书馆长。继而《后汉书·马融传》提到“典校秘书”。魏晋南北朝设“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”，均指一类文官的职称。南北朝的梁代设“秘书省”，开始作为国家的行政机构，并为历代封建王朝所沿袭(关于我国古代秘书史的情况，后面还要专章讲述)。总之，“秘书”一词在我国古代多是指掌握文史图籍的官员，如唐代的“秘书郎”分掌“经、史、子、集”四部书等。在我国社会主义制度下，随着观实生活的巨大变化，“秘书”一词有了新的含义，它指的是社会主义国家行政干部的一种职务名称，而且它的工作涵义和内容要远比古代丰富得多。

秘书是领导的参谋和助手。其主要职责是协助领导综合情况，沟通信息，研究政策，办理会务，处理来信来访，管理档案，起草文书等等。

秘书工作要求秘书具有广泛的能力，如敏锐的洞察力，透彻的理解力，快速的判断力，高度的概括力，丰富的联想力，广泛的社交力，娴熟的表达力等等。因此，必须以加强综合素质的修养为前提。综合素质的修养主要包括以下几方面：

一、理论修养

公文一类的应用文，是党和国家方针政策的体现，具有很强的政治性、政策性和对实践的指导性。能否写好这些文章，与作者的马克思主义理论水平和思想政治水平的高下有着十分密切的关系。但丁说：“既然语言作为工具对我们的思想必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合最好的思想。”这段话说出了语言与思想之间的辩证关系。叶圣陶先生对此说得更为直接，他说：“有什么样的生活实践、思想方法、工作作风等等，就有什么样的语言，那语法、修辞、章节结构等等不过是运用语言的方式罢了。”①这些话说明了语言的运用是受思想支配的。本固枝荣，理论水平是本，语言运用是枝。作者的理论水平越高，观察分析问题的能力就越强，对方针、政策的理解就越深刻，对搜集来的材料进行分析综合、整理加工就越得心应手，对语言的驾驭能力就会越来越娴熟。

毛泽东是雄绝千古的语言大师，字字玑珠，妙文连篇，堪称楷模。他语言功底的深厚，还首先取决于他是一个伟大的马克思主义者。逄先知在<毛泽东读马列著作)一文中，详细介绍了毛泽东在各个革命时期如饥似渴学习马列著作的情况，对文秘工作者有很大的启示。现摘述其中一部分：

“1920年毛泽东读了(共产党宣言)等两三本书，知道人类有史以来就有阶段斗争，阶段斗争是社会发展的原动力，初步找到了认识问题的基本立场和方法。

“在大革命时期，马列著作翻译到中国来的还很少。毛泽东在1926年已经直接或者间接从别人的引述那里，读过列宁的<国家与革命)的部分内容。

“土地革命时期，1932年4月，红军打下漳州，没收了一批军事、政治、科学的书送到总政治部，其中有一些马列著作。毛泽东在回忆土地革命战争时期的历史时说，那个时候读到马列著作很不容易，在长征路上，他患病的时候躺在担架上还读马列的书。1964年3月，他对一个外国代表团说，他‘是在马背上学的马列主义。’

“根据延安时期给毛泽东管过图书的史敬棠回忆，毛泽东在延安常读(两个策略)、<“左派”幼稚病)。他用的这两本书还是经过万里长征从中央苏区带来的，虽然破旧了，仍爱不释手。毛泽东在这两本书中写了一些批语，有几种不同笔划的圈、点和杠杠，写有某年某月“初读”，某年某月“二读”，某年某月“三读”的字样。

“解放战争时期，经毛泽东批阅的马列著作，现在掌握的有两本，一本是<国家与革命)，一本是(“左派”幼稚病)。在<国家与革命)的封面上，毛泽东亲笔写上‘毛泽东一九四六年’，在扉页上注明：‘一九四六年四月廿二日在延安起读’。翻开书一看，在<阶级社会与国家)这一章，几乎每句话的旁边都划着杠杠，讲暴力革命的地方划的杠杠特别引人注目。

“全国解放后，在党的工作中心转到大规模经济建设的时候，1954年，毛泽东又一次阅读(资本论)，以后又多次读(政治经济学批判)，列宁有关政治经济学论文13篇等经济学经典著作。

“毛泽东不仅自己认真读马列著作，还非常重视用马克思主义基本理论教育干部，大力提倡干部要读马列著作。在延安整风中，他提议整风之后，组织人力大量翻译马恩列斯著作。当时他说：‘我们党内要有相当多的干部，每人读一二十本、三四十本马恩列斯的书，我们有这样丰富的经验，有这样长的斗争历史，如果读通了这些马恩列斯的著作，我们党就武装起来了，我们党的水平就大大提高了。’”

从上述事实中可以看出，由于毛泽东孜孜不倦地学习马列主义，用马列主义武装自己的头脑，加上对中国实际情况的了解，所以，他观察问题更敏锐，分析问题更中肯，解决问题更正确，写的文章更具有“雄”、“奇”、“瑰”、“丽”的风格。

二、思想道德修养

“言为心声”，语言是思想的外衣。作者的思想、胆识、气质、思维品质等都是借助语言这个工具表达出来的。(中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议)中指出：“社会主义思想道德集中体现着精神文明建设的性质和方向，对社会政治经济的发展具有巨大的能量作用。在改革开放和现代化建设的整个过程中，思想道德建设的基本任务是：坚持爱国主义、集体主义、社会主义教育，加强社会公德、职业道德、家庭美德建设，引导人们 树立建设有中国特色社会主义的共同理想和正确世界观、人生观、价值观。我们现在建设和发展有中国特色的社会主义，最终是实现共产主义，应当在全社会认真提倡社会主义、共产主义思想道德。”

秘书是公民，当然应该具有社会主义、共产主义思想道德。同时，秘书又是领导的参谋，在一定的场合，可以为领导代言，秘书的形象直接影响领导的形象，甚至影响整个机关单位的形象，从这个意义上说，秘书更应该加强社会主义、共产主义思想道德的修养。李荫臣在(秘书工作基本功)一文中，谈到秘书“要有端正的思想路线，贵在人品”这一问题时，提出了六要六不要，秘书可以从六要六不要方面加强思想道德修养。具体内容是：①既要靠近领导，又不搞小动作，搬弄是非;②既要反映情况，又不进谗言;③既要尊重领导，又不投其所好;④既要贯彻领导意图，又不唯上;⑤既要勤奋好学，又不唯书;⑥既要有严格的组织纪律，又不僵化保守。只有具有高尚道德情操的人，才能写出高晶位的文章来。

三、文化业务修养

王沪宁在(格物致知修身辩论)一文中说：“从新加坡回来的时候，我说过一句话：在新加坡辩论的胜利，从集体来说，是复旦的胜利，是众人的胜利。从辩手的素质看，是读书的胜利，是人格的胜利。从更一般的意义上说，是知识的胜利，是智慧的胜利，是智商的胜利。”这段话尽管是针对论辩中的辩者而言的，但对所有的人，特别是对秘书也同样是适用的。

秘书接触的是各行各业，方方面面，因此，必须具有广博的知识，才能胜任工作。秘书要上知天文，下知地理，社会科学，自然科学等都要略知一二。当然不要求样样精通，但应成为专才中的通才。对于所从事的秘书工作，则要求精通，应该是通才中的专才。既是通才，又是专才，这是形势、社会对每一个秘书的要求。秘书应是一个知识的百宝箱，要什么，就有什么。储备得足，用时就能潇洒自如，纵横捭阖，不会捉襟见肘，木讷愚笨。秘书运用语言的魅力来自思维的灵活、学识的丰厚。张伟光在《企业家与论语》一文中讲述了这样一件事：一家公司经理宴请韩国客商，席间，这位中国通的客商用略带玩笑的口吻问主人，《论语>的开篇一句是什么?经理一时语塞，助理见状迅速解围，他说：“《论语》第一句‘学而时习之’是我们经理经常告诫青年人的口头禅，也常讲‘有朋自远方来’是我仃，公司的幸运，不能怠慢。”一个戏剧性的场面被应付过去了，总算未丢中国人的脸面。我们不能不佩服这位助理随机应变的高超的语言艺术。一个中国的经理，对于中国常识性的问题，反被外国客商考住了，的确是一件叫人难堪的事。由于助理的、灵活处置才化险为夷。如果助理没有古典文学方面的知识，没有机敏过人的智慧，能对答如流吗?

蒋亮乎、李家芸主编的(没有敌意的战争)一书中，讲到日本的管理文化师承中国文化这一问题时，列举了日本企业巨头的一些实例，这对秘书如何扩大自己的知识领域，如何在自己的领域游刃有余、运筹帷幄有很大的启示。现摘引几例如下：“经营之神”松下幸之助说：“(吕氏春秋·六验)中的名言，曾经帮我物色了众多人才。”伊藤肇说：“日本企业家只要稍有水准的，无不熟读《论语》和(道德经)，孔庄的教训给他们的激励，影响至巨，实例多得不胜枚举。我觉得这是个好现象。”中国的(孙子兵法》在日本享有崇高的地位。日本人评论孙子“闳廓深远”、“诡谲奥深，穷幽极渺”。日本有几家大公司，在训练行政管理人员时，规定他们要熟读三本中国古典名著，即<孙子兵法)、<三国演义)和<西游记》，其理由是：“从事企业管理的人一定要具备多方面的知识，尤其是军事和哲学常识更不可少„„读<孙子兵法)是吸收理论上的观点，读(三国演义)可以得到实践上的事例，再加上(西游记)海阔天空式的幻想和创造性。”等等。一位教授曾指出：“诸葛亮的机智多谋，给日本企业家提供了有益的启示。松下电器公司的显赫的成功，正是松下幸之助善于运用诸葛亮的战略眼光的结果。”日本社会工业研究所所长牛尾治郎也说：“无论在国际或国内，日本的企业要增加竞争能力，就得学习<三国演义)中应付错综复杂局势的能力。当一个好的企业家，如同当一个明君一样，必须对外宽，对内明，以明补宽，以宽补明。”

上述事例说明，日本管理的巨大成就是我国古代管理思想的升华。外国人都那么重视中国的优秀文化遗产，作为中国人，特别是作为中国领导阶层的参谋者们，就更没有理由不认真学习了。

除广泛涉猎多方面知识外，秘书还必须精通本行业的业务。

本行业的业务范围很广。有督办工作，文书立案归档工作，沟通信息工作，收集、整理、分析、综合材料工作，起草各种文书工作等等。仅拿起草文书工作来说，就要熟悉文种，掌握文书写作的技能和技巧等等。

社会在发展，知识在不断更新，因此，秘书除学习传统的知识外，还应学习现代管理知识和现代科技知识，实现管理科学化和办公自动化，切实提高办公效率。

历史赋予秘书的使命很重，既要成为通才，又要成为专才。怎样才能做到这一点呢?毛泽东对舒群讲的一段话会给我们以启示：(解放日报)副刊改革之际，主编舒群只有29岁。面对包罗万象的综合副刊，舒群提出不能胜任。毛泽东得知之后，亲自找他做思想工作。毛泽东说：“要找这么完全的人，这么有能力的人，你给我介绍一位。难道没有这么一个人，综合性的副刊就不办了吗?全能的人，现在没有，将来也不能有。你编文艺副刊，文艺副刊是个点，也是个面。因为你是搞文学的，所以文学是你的点，文艺是你的面。你也要由点到面嘛。你编综合性副刊，文艺是你的点，社会科学就是面了。都是要先点后面，从点到面嘛!先文学的点，后文艺的面;先文艺的点，后社会科学的面。面反过来又会促进点，使点深化。只要在工作实践中学习、提高，由点到面，你就一定能胜任这项工作。”

毛泽东的这段话充满了辩证法。秘书也和编辑一样，都有自己所熟悉的专业，即点，由点到面，又将新形成的面作为点，再向更宽的面推进。这样层层推进，就使自己的知识面不断扩大，扩大的知识面又反过来深化了自己的点。