近几十年来,信息技术不断创新完善,世界经济快速发展,大型跨国和跨地区集团企业紧跟时代步伐飞速发展。与此同时,部份跨国、跨区集团公司因快速发展而暴露了弊端。因为这些公司分散在各个地区,集团总部很难监督分支机构和附属机构:每个分支机构和附属机构都有自己的财务决策及管理权,而且不能用统一的规章制度管理集团各分子公司,提高了集团对分子公司的管理难度,影响了企业的发展,甚至可能损害所有者的权益。财务共享服务中心渐渐成为一些跨国、跨地区大型集团企业财务管理、财务核算的新模式。财务共享服务中心可以有效地优化和整合分散、重复的财务基础工作,将其集中在一个新的财务组织中处理。通过整合企业集团各分子公司日常财务工作中同质和重复的业务,统一企业内部流程,使其更标准和规范,大大降低了企业的经营成本;与此同时,通过减少人员数量和管理层级,达到降低人力资源成本的效果。
传统的集团企业,会给每个分子公司设置财务机构,配备完成企业独立核算的财务人员。这样对于集团来说,财务工作占用的人力资源较多,不但增加了人工成本和内部管理的成本,而且工作效率较低。而财务共享服务中心的出现,可以仅用一套财务人员就能集中处理分子公司相同的业务,每个财务人员就像流水线工作人员一样重复性地处理自己程序的业务,能够提高工作效率,同时也降低了经营成本。此外,如果共享中心建立在人工薪酬水平较低的城市,人工成本会节约更多。
财务共享服务中心的财务人员按照不相容职务相分离的原则分工处理各类业务:票据管理、费用报销、资金管理、预算管理等。而IT人员则负责改进业务流程、提供相关培训、运行维护系统等工作。总部和各分子公司的财务人员从繁琐的会计基本业务中解放出来,把精力集中放在各项数据分析、经营生产成本控制、资金筹资和投资管理、发现经济增长点等方面,通过多纬度分析经营数据,为企业的战略制定和实施提供优质的决策依据,促使企业提高市场竞争力,促使企业健康良性地发展,促使财务会计与管理会计分离。
信息系统在财务共享服务中心和企业其他部门之间建立了桥梁。信息系统建设是经济发展的必然趋势,会计管理发展的重要组成部份是管理会计信息化。企业的共享服务中心可以利用先进的信息技术,实现网上银行系统、办公自动化系统、企业客户和供应商互连系统和ERP系统对接,协调企业各部门内部的局限性,实现高效保质的服务,促进财务标准、流程、信息平台的统一,降低风险和成本,提高利润。
曾经有一些企业破产的原因就是引入昂贵的大型信息系统而无力承担其费用。正常运行财务共享服务中心,必须聘请专业技术人员来设计财务共享服务中心的信息管理系统,前期投入需要大量资金,后续必须升级信息系统的功能且定期进行维护,项目投资回收期一般较长,这些支出会带给企业沉重的负担,阻碍了财务共享服务应用的普及。
千里之堤,毁于蚁穴,据统计,世界上每分钟就有两家企业因信息安全问题而倒闭。财务共享服务中心以现代信息技术为基础,企业必须重点关注信息数据的安全性。财务共享服务中心、客户端和网络存在各种安全风险,受到各种安全威胁。这些风险和威胁主要包括:存储在财务共享服务中心的会计数据可能遭到未经授权的访问,甚至泄漏或篡改,而在客户端与财务共享服务中心之间的转移过程中,会计信息可能被第三方截获、丢失等。因此,如何全面保障会计信息数据的安全,是实施财务共享模式,促进管理会计信息化的重要前提。
构建财务共享服务中心,公司的财务制度和政策则必须修改,以满足公司的发展需要。原来集团各分子公司因地制宜执行不同的财务政策,而财务共享服务中心需要统一标准,所以修订后的财务制度和政策应符合大多数分子公司的需求。集团将管理制度下放到分子企业,应定期培训财务共享服务中心财务人员和下属企业财务人员,并向所有员工公布财务管理制度,使员工了解财务管理标准并有效实施,才能保证基础数据信息的有效性,更大程度发挥财务共享服务中心的价值,使财务工作更加规范化、系统化。
一般来说,集团公司规模均比较大,下属分子公司分布在世界及全国各地,可能发生“企业病”的概率越高,例如机构重叠和层次烦冗,对于有限资源的利用程度也不同。财务共享服务中心必须优化流程,即通过流程统一和信息平台统一,集中整合各分子公司的管理权,把财务部门转移到后台运行,利用信息技术和电子通讯设备为支撑工具,存储数据信息,建立大容量数据库,进行规范化的管理。这样,统一由财务共享服务平台处理公司的会计核算、票据管理、费用报销、预算管理、资金管控、绩效评价等关键财务管理环节,实现公司财务的集权管理。
财务共享服务中心是ERP的一个有机组成部分,是ER P发展到一定阶段的产物,所以共享中心的构建要和公司的E RP实现衔接。企业如果在构建共享中心前已经建立了ER P系统,一定要基于ERP的已有数据、规范和标准来考虑构建财务共享服务中心。公司设计具体流程时,要符合ERP的管理思路,利于财务共享服务中心和ERP的结合,实现高效的管理。财务共享服务中心和ERP系统的其他功能是相辅相成的,彼此的改进和完善更有利于加强公司治理,提升公司的市场竞争力。
随着财务共享服务中心和ERP系统的构建和衔接,集团企业可以选择银企互联模式对资金进行集中管理,即资金池统一,提高资金使用效率,降低企业经营成本。银企互联是网上银行系统与企业财务软件系统之间的一种新的接入方式,通过互联网或专线连接,实现了银行与企业计算机系统的有机集成和平稳对接。通过银企互联,企业可以实时监控银行账户的资金动态,财务共享服务中心能够在财务系统的界面直接对银行账户以及资金进行管理和调度,完成信息查询、综合收款、综合付款、定期自动资金归集下拨等各项业务操作,即高效简便又安全放心。
下面财务共享服务中心的费用报销流程为例作简要介绍:
首先,对各分子公司和各部门的费用项目进行整理总结,进行分类压缩整理,统一重复和复杂的费用科目,详细描述和规定各费用项目,明确费用归集原则;其次,报销人员整理发票原件及其他相关文件,按照统一的报销要求在办公自动化系统中提交,然后按照费用审批流程提交财务共享服务中心审批,如有异议,将予以拒绝并重新提交。如果审核获得批准,财务共享服务中心可以通过办公自动化系统与ERP的衔接以及银企互联模式直接操作报销付款并生成凭证,并汇总费用报表形成预算分析报表,进行费用控制,提高管理水平。
财务共享服务中心的应用给企业管理带来了巨大的创新和进步,同时现身说法,这是一场适者生存的竞赛。如果企业建立财务共享服务中心并取得成功,则企业的管理水平和控制力能够得到较大程度的提升,企业的市场竞争力能够进一步提高;倘若建立失败了,前期大量的投入及后期对系统的管理维护,给企业带来沉重的负担,造成巨大的创伤甚至严重影响企业的生存和发展。企业管理者明确公司所在行业是否适合构建财务共享服务中心并衡量利弊后,如果决定构建财务共享服务中心,则需要聘请专业人员进行规划咨询,给企业量身定做打造符合其经营环境的财务共享服务中心,与此同时一定要关注信息安全,实现信息系统下公司资源的有效配置。
摘要：随着信息技术的创新和进步，大中型企业集团正在广泛推广和采用新型的财务共享服务中心财务管理模式。集团企业建立财务共享服务中心，通过标准统一、流程统一、组织统一、信息平台统一、资金池统一，提高了会计管理效率，避免了财务信息失真，降低了财务管理成本,积极推动了管理会计信息化的发展本文首先介绍采用财务共享服务中心管理模式对大中型企业集团的重要性，然后介绍财务共享服务中心存在的问题，最后对构建财务共享服务中心提出建议。
关键词：财务共享服务中心,管理会计,信息系统
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