会计信息系统财务应用及对策

摘要：在电算化时代会计信息实现了手工到计算机的转变，会计信息系统在采集、存储和处理信息中的优势显见，然而其在财务应用中仍存在很多问题，需要相关对策优化系统功能，更好地实现服务于企业、信息系统和会计的目标。

关键词：会计信息系统;用友U8;财务应用

随着时代的进步和技术的发展，企业为更好地开展管理和经济活动广泛应用会计信息系统。与财务会计相比会计信息系统可以提高工作效率，优化工作模式;解决传统会计科目体系庞大且不稳定的问题;并有助于健全企业的内控制度实现企业的经济效益。会计电算化以其综合性强、功能结构、数据来源体系庞大、提供信息的准确性和可靠性及严格的内部控制设置等特点在企业中应用颇广，在ERP中处于主导和核心地位。然而用友在财务应用中尚存在一些问题，仍需通过软件优化和制度优化实现业务处理的简洁高效。[1]

一、用友在财务应用中存在的问题

会计信息系统的应用目前仍存在一些问题未解决，例如序时管理要求不严格、无法衡量原始凭证的准确性、提供的错误修改机制烦琐、UFO利润表本期金额公式较复杂以及大数据背景下新技术对用友软件的冲击。

(一)不严格的序时管理

在手工记账模式下，制单、审核和记账日期都有严格的时间顺序，审核日期必须在制单日期及以后，制单、审核完后才能记账。这不仅是内控要求还是最基本的业务处理流程。用友在这一结点上的控制设置不严格忽略了填制、审核和记账日期的序时要求，因此可能会出现审核或记账人员以小于凭证填制的日期登录系统仍可实现审核、记账的情况，系统也不给予提示，虽然不影响后期对账、结账，但有悖常理，用友在审核序时和记账序时方面的问题有待解决。

(二)无法衡量♘始凭证的准确性

无论是总账下初始数据还是固定资产管理模块原始卡片的录入，都须在基础设置中完成数据的初始录入，但用友无法自动核对原始凭证的准确性。而原始数据关系到后期业务的处理，是后期数据分析计算的基础，涉及期初试算、对账是否平衡以及日常、期末业务的处理，稍有不慎将引发一系列错误，例如:期初试算、对账不平，原材料、库存商品不够用。如果初始数据的真实准确性得不到保障，那会计电算化高效处理数据的优势也纯属无稽之谈，更不用说向信息使用者提供可靠的信息了。[2]

(三)错误修改机制烦琐

考虑到会计操作人员在财务处理过程中会出现凭证填制错误、审核或记账后发现错误的问题，用友在总账、应收应付款、固定资产和薪资管理系统等模块，分别提供了不同的错误修改机制。为了满足企业内部控制要求，错误修改机制秉持“谁做的谁有权取消”的原则进行错误的修改，这就会导致每一步由不同的操作员登录平台，在自己权限范围内按步骤修改然后才能进入下一步另一位操作员的修改或审核。往往涉及多个操作员多个步骤，造成修改机制烦琐。例如：在往来账款核算管理中，若总账已记账的凭证发现错误则首先需要应收款管理员登录应收系统，通过查询功能找到与单据对应的记账凭证将其红字冲销;然后再由审核、记账人员分别注册登录总账系统，对应收款系统生成的红字冲销凭证分别审核记账;接着单据审核员再登录应收款模块，找到相关单据取消审核;单据录入员再登录应收款管理系统找到相关单据进行修改并保存;其次再由具备相应权限的操作员对单据进行审核签字，并生成凭证;最后由审核、记账员登录总账对生成的凭证分别审核记账。而传统的手工记账模式下只需找到相关单据、凭证进行红字冲销即可。

(四)利润表本期金额取数公式定义复杂

目前利用UFO编制利润表，本期金额取数公式设置主要有四种方法:利用模板默认取数公式即FS函数实现;利用JE函数或FS函数获取数据;利用DFS函数取结转额实现以及利用FS和DFS函数综合设置取数。由于方法1利用发生额函数取固定方向发生额而非净发生额会导致借贷方均发生的损益类科目取数错误。而利用借贷净发生额函数实现报表取数又具有时间上的限制，必须在期间损益结转前编制，否则取数结果为零，相反利用结转额取数函数则要求报表必须在期间损益结转后编制，否则取数结果为零。这些都导致前三种方法在报表编制时受到限制。当前认为最优的利润表本期金额去数公式通过净发生额和结转额结合实现。例如：

管理费用4103)。尽管此最优级选择解决了时间限制问题，但与第一种方法相比其定义较复杂，是两个函数的综合运用，尤其在首次利用UFO编制利润表定义公式时显得较复杂工作量较大。因此，可以考虑在着手解决第一个方法方面优化公式设置。

(五)新技术对用友软件的冲击

大数据应用、财务机器人、云计算、区块链技术等新技术日出不穷，首当其冲的是传统的会计行业、会计人员，对会计信息系统也在一定程度上产生较大的冲击，只有结合这些新技术，取其精华才能更好地发挥会计信息系统在经济发展中的作用，推动经济发展。

二、用友在财务运用中相应的解决对策

会计信息系统作为提供会计分析、管理、决策的辅助信息系统，在业务操作流程方面具有不可比拟的优势，同时又存在上述问题，针对不同的问题，提出相应的解决对策，从而改善会计信息系统在财务方面的应用，使其更好地服务于企业，服务于信息系统和会计，更好地帮助人们利用会计信息进行分析和决策。

(一)严格设置序时控制

为解决制单、审核、记账日期不严格序时的问题，系统应设置时间序时控制，将制单序时由分类序时改为总体序时，增设审核序时和记账序时控制。像凭证控制规则中的制单序时控制一样：制单时要求凭证编号必须按日期顺序排列计算机日期、系统启用和凭证已使用日期三个时点。效仿制单序时控制，审核记账也应设置为序时控制：审核记账时要求审核员登录日期必须大于或等于凭证填制日期才能审核、记账成功，否则系统将给予提示：“不满足审核、记账序时控制，不能审核记账”。总体序时设置应默认为系统级基础设置，运用于系统的各个模块，如此设置将有利于规范企业的内部控制制度，防止舞弊现象的发生。

(二)对比♘始凭证样本，实现♘始数据的自动纠错

将用友与图像扫描、智能算法、大数据取样相结合，通过后台取样收集的错误原始凭证模型与扫描地来源于企业内外部的原始凭证对比，便可实现原始数据自动比对检查。利用计算机算法分别将正确原始凭证与错误原始凭证作为不同样本。并根据典型的错误凭证样例分别赋予不同的错误风险权重，采用加权平均法计算判断扫描的原始凭证的准确性。通过展示错误疑点提示操作员关注，将有效规避原始数据录入出错导致的后期牵一发而动全身甚至不可更改的错误，自我诊断、自我消除源头出错风险。实现管理信息需求支持技术由电算化到信息化再到智能化的转变，从而更好地为企业服务、为决策者服务，管理信息需求模式将由核算导向发展到控制导向，再到最终的决策导向。

(三)操作人员少错误，关键节点多系统提示

在电算化会计迅速发展的今天，会计人员学习新技术的本领愈加重要。传统的财会人除了具备自身本应拥有的专业知识和职业技能外，还应具备基本的程序算法思维、通晓基本的计算机语言，掌握必备计算机技能。一方面，会计人员在上手操作前应该经过严格的业务培训以减少基本错误的出现，最大化发挥计算机的协助价值而不是囿于频繁改错，减少在错误修改上浪费的时间。另一方面，系统应加强规范化控制设置，通过对不合规、不合法的输入和选择给予不合规、不合法提示，引导操作员发现并及时纠正错误以提高数据录入的准确性和真实性。例如：总账系统的期初试算平衡检查和对账检查、赤字控制、总账与应收应付款管理系统对账等关键节点控制的设置就起到了至关重要的作用。[3]

(四)红字冲减机制的规定

以第一种方法为出发点保留其只在会计项目的固定方向取数的简便易理解性，采用红字金额(负数)填写非默认方向金额的机制解决可能的报表取数错误。即日常管理费用增加时按照常规业务编制凭证，但出现冲销业务时，贷记管理费用则通过填写红字金额体现。这要求相应的制度和准则要在考虑计算机业务处理特点的情况下做出有关修改更定，允许只有借方或只有贷方，但总的会计科目金额差为零的凭证存在，达到利用用友软件编制利润表在符合制度规定的前提下实现简洁化、易懂性、准确性的目的。

(五)与大数据、新技术结合优化功能

用友要结合大数据扩大自身优势优化功能结构解决自身的不足。例如：利用大数据存储技术改善软件的数据存储功能、利用大数据分析技术改善软件分析管理功能，利用人脸识别、指纹技术改善软件的数据安全性，利用大数据技术使各子功能模块相互协调运转，通过将会计信息系统与大数据、新技术结合提高其利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理的功能，更好地完成会计核算任务，提供为进行会计管理分析决策，更有效的辅助信息，向企业内外部的决策者提供所需要的会计信息及对会计信息利用有重要影响的非会计信息，真正实现对经济活动的反映和控制。

三、结语

简而言之，用友在以其独有的特点服务于企业的同时不可避免地会出现各种问题，为了更好地发挥其在财务应用中的优势，提供优质财务信息以受到更广泛的应用，制度制定人员、设计人员和会计操作人员都应重视系统现存的问题，并参与到解决对策的探讨中，优化软件制度逐步改善其功能。

参考文献

[1]王艳.新时代会计电算化的实践运用风险探究[J].山西农经，2020(23).

[2]陈福军.用友UFO利润表编制方法剖析[J].中国会计电算化，2004(12).

[3]崔秀梅，徐国宇.大数据视角下会计信息系统优化[J].北京财贸职业学院学报，2020(6).