项目采购是EPC项目的重要组成部分, 是EPC项目建设的物资基础。设备费、材料费在整个项目中约占整个工程造价的80%, 而且类别品种多、技术性强、涉及面广、工作量大, 设备、材料采购价格的高低, 直接影响到工程建设费用的大小, 还对工程质量和进度产生关键制约作用。在项目实施过程中, 要充分引进竞争机制, 创造竞争条件, 开展设备、材料的招投标工作, 保证产品的质量, 降低工程造价。
国家采购法和招标投标法实施条例已颁布实施。依法招标采购不仅能够确保EPC项目采购的质量, 降低投资成本, 而且能够有效预防项目管理人员职务犯罪的发生。采购招投标工作能否规范有序实施, 监督是关键, 对项目采购、招投标工作全方位全过程监督, 预防和减少违纪违法行为的发生, 已成为当前EPC总包企业纪检监察监督工作的重要任务。如何才能做好项目采购监督工作, 避免盲目性或流于形式, 监督人员必须把握监督对象的运行流程和规律, 在规范项目采购业务流程的基础上确定监督重点环节, 细化监督工作流程, 明确关键监控点, 实施全流程监控。
供应商的选择是项目采购的重要环节和核心问题, 也是采购监督流程中的前沿, 是“把不合格品拒之门外”前移到“把不合格供应商拒之门外”的关口。监督的重点包括:是否在本系统合格供应商网络内产生, 是否满足至少三家供应商, 不足三家时是否有相关的审批手续;本系统合格供应商网络外的是否签订《恪守商业道德协议》, 是否进行了供应商风险评估, 对评估风险高的供应商是否进行了现场考察等。
技术协议规定的是所购设备、材料的性能和标准, 是招标文件和合同文件的重要组成部分, 也是评标的重要依据。技术协议的签订情况是监督检查的重点, 内容包括:技术要求与供货范围是否明确一致;通用设备材料是否写有品牌或存在技术指定现象;认定技术不合格供应商的理由是否充分, 有无人为设置技术壁垒排斥某些供应商的现象等。
采购模式直接影响到采购结果的质量、价格。采购模式包括招标、询比价、独家采购、网上采购等, 针对不同的设备、材料选用合理的采购模式, 是项目采购环节中最关键的一环。重点监督的内容包括:是否按照物资类别的授权范围和额度选择采购模式, 是否属于越权采购;是否通过招标或联合谈判确定框架协议采购的供应商和价格;中标框架协议采购供应商是否不少于两家, 是否存在变相独家采购和指定采购;招标方案和评委组成是否符合招标管理规定;评标办法是否充分考虑到在设备全生命周期内的性价比最高。
(1) 监督检查投标供应商法人代表或委托代理人证件 (身份证) 、委托书;当众宣布招标评标纪律。
(2) 检查投标文件密封及标记情况, 检查投标人在确认表上的签字是否齐全。
(3) 监督按招标文件规定的顺序逐个开启投标文件并唱标, 依次进行, 不允许把投标文件开启完了后再开始唱标。检查“投标报价确认表”上签字是否齐全。
(4) 确认评委身份, 对评标全过程监督, 发现有违法违规行为的应立即予以制止, 并向上级领导报告情况。
中标价是否在费用控制价以内, 超出控制价的需相关人员出具超概报告;中标报价是否经过有效的分析比对、确认;中标范围是否与签订的技术协议一致。
合同价与中标价是否一致, 合同中标人与实际签约人是否一致;供货范围是否与签订的技术协议一致;是否按规定审批和签订合同;检查是否跟踪监督合同履行过程, 异常情况有无书面报告和解决方案;是否认真分析、检查合同进度情况, 发现问题是否及时采取应对措施, 是否按合同约定追究违约供应商的责任;变更合同的审批手续是否规范, 有无签订合同变更协议;采购质量目标及责任是否分解落实;对重要设备和关键材料是否制定采购进度控制计划;是否按照合同约定支付预付款和货款, 审批手续是否符合有关规定;监督剩余物资处理的全过程。
(1) 独家采购的主要原因除专有技术、专利产品外, 还有项目工期紧, 技术条件或等级提高, 改造项目与老装置配套等原因, 解决独家采购的根本途径, 还是发掘和培育新的合格的供应商。
(2) 监督的重点:独家采购的理由是否充分, 审批手续是否齐全;独家谈判准备是否充分, 横向纵向信息的收集, 包括一些经验数据 (材料吨单价, 设备综合吨单价等) 还要了解独家采购包含的指定分包商是否合理, 是否有必要;参与谈判的相关人员组成是否合理等。
(1) 电子商务采购系统的应用, 对降低EPC项目采购成本、规范采购过程、提高工作效率、建立合理的物流体系等方面都产生积极作用。物资采购上网操作, 采购过程公开透明, 众多供应商在网上报价, 供应商为了取得竞争优势, 客观上促使报价趋于合理。网上采购各流程环节相互制约, 能够有效避免违规违纪行为。
(2) 网上采购的突出优点是, 建立了公开、公平、公正的交易平台。网上采购对采购全程实时监控, 规范了采购操作步骤, 使每一节点都凸显出来, 从源头上预防和限制了暗箱操作。
(3) 网上采购的监督原则与网下采购是一致的, 但在一些具体的监督细节上还是有所侧重:网上采购开标前要确认是否在技术合格后发的询价文件;是否已告知各参与供应商商务开标的时间, 是否留有每个参与供应商的备用联系电话, 确保开标现场澄清时联系畅通;如需现场同供应商联系, 重要的澄清内容必须要求传真或电子邮件的形式发到开标现场, 供评标时进行报价分析。
EPC总承包商要求具有很高的总承包能力和风险管理水平。在项目实施过程中对于设计、施工和采购全权负责, 指挥和协调各分包商, 处于核心地位。项目业主是投资主体, 有权对EPC总承包商项目管理进行监督。在XX扩能改造项目中, 业主要求对每个商务标段的中标进行确认, 项目采购进行初期, 最终确认的中标结果经常被业主方改动, 理由也很简单, 多是考虑到售后服务的便利或是保证与原有系统的一致性等原因。这主要还是沟通不够或沟通滞后, 如果业主的这些想法能在商务开标前都收集到, 经评委们讨论商定就更合规。对于业主的特殊要求一定要有书面的材料内容必须书面化。一字千金, 而非一诺千金。能向业主追加费用的一些依据应及时固定下来, 获得相应的收益。积极与业主建立和谐关系, 在履行合同的过程中就会得到业主更多更好的支持与配合, 合同争执减少了, 项目实施过程会变得更加顺利, 良好的沟通与相互协作, 也是嬴得项目业主后续项目合同的前提和基础。
寻找、培养和管理适合企业战略需要的供应商已成为采购管理的重要职责。良好的供应商关系, 不仅能够正确调整项目的采购策略, 达成项目的采购目标, 还可以优化供应商数据库, 使供应商不断配合EPC项目的发展策略, 建立供应商体系的良性循环。项目采购若只注重谈判、比价、压价, 缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变, 从一味压价向建立双赢机制转变, 长此以往寻找合作伙伴的路越来越窄。合利则动, 背利则滞, 双方责权利关系比较平衡, 尽量减少苛刻的、单方面的约束性条款, 诚信为本, 才能实现真正的互利和双赢。建立良好的战略合作伙伴关系, 既要看供应商在招投标、询比价中的一次性表现, 也要看以往的考核业绩, 两者要充分兼顾, 这样才能防范恶性竞争, 防范低价劣质, 规避采购风险。
业务公开信息系统, 通过信息手段将监督工作融入采购合同等业务管理流程, 实现企业对外经营业务数据的集中展示及一站式检索。项目采购是业务公开的主要内容, 通过对各项目间同类采购物资数量、金额、单价、日期和结算等公开信息的比对, 在巡视中摸索规律, 发现疑点, 提出问题, 处理问题。按照“认识到位、公开到位、监督到位”的要求, 规范流程, 完善机制。以公开促民主、以公开促清廉、以公开促效益。对项目物资采购的监督最为明显, 市场整体控制越来越严格, 差价越来越小, 违规单位越来越少, 违规单子越来越少, 有效遏制了业务活动中违规行为, 起到了很好的震慑效力。
项目采购专业化分工、流程化操作运行机制, 打破了“一竿子插到底”的不科学采购运行机制, 实现供应商选择权、价格决定权与资金申请支付权分置, 实现业务流程中的监督制衡、运行系统自身的自动纠偏。物资采购权的第一体现是供应商选择权;第二是价格确定权;第三是付款权 (谁提付款申请, 权力掌握在谁手中) 。供应商选择权和价格确定权是连为一体的, 必须将货款支付权和质量检验、过程控制权放在一起, 不能与供应商确定权、价格确定权放在同一部门, 通过采购管理信息系统、合同管理信息系统及业务公开信息系统的互通互联和数据共享, 设置自动提示自动纠偏, 从工作流程设置上起到相互监督和权力制衡作用。
随着EPC项目的日益增多, 项目采购监督任务日益繁重, 对监督人员提出了新的挑战, 纪检监察人员不仅有监督的职责, 更要有履行职责的能力。监督人员拥有监督权、查处权, 要注重学习与工作密切相关的法律、财会、施工生产、经营管理等方面的知识, 调整和优化知识结构, 及时捕获专业的发展动态, 不断提升专业能力与专业水准, 提高监督水平, 抓住EPC采购监督的源头和关键点, 坚持“决策民主、操作公开、过程受控、全程在案, 永久追溯”原则, 为EPC项目的顺利实施, 企业的健康可持续发展保驾护航。
摘要：EPC项目采购监督工作在确保项目采购质量, 降低投资成本, 预防职务犯罪方面都起到很重要的作用。作者结合自身工作实践, 通过对项目采购业务流程的分解, 确定监督环节, 细化监督流程, 并就如何才能做到对EPC项目采购的有效监督, 规范采购流程有效措施的运用, 以及应该注意的方面做了初步探讨。
关键词：EPC项目采购,监督流程,重点,探讨
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