关于高校行政秘书工作的思考
摘要 高校行政秘书承担着服务领导和师生、内部管理、对外沟通等多方面的工作，行政秘书既是行政管理层的助手，也是联系行政管理层和师生的纽带。在高等教育行政管理水平日益提高的今天，行政秘书岗位的重要性日益凸显。本文对行政秘书的工作范围、能力要求、存在问题进行了论述，同时探讨了这一岗位如何做好职业规划。
关键词 高校 行政秘书 工作能力 职业规划
高校的行政管理质量，直接关系到高校的健康、稳定发展，在高等教育行政管理模式不断革新的今天，行政管理岗位日益凸显其重要性。行政秘书岗位是高校行政岗位性质的典型体现，这一岗位不可或缺，它分布在各教学单位，服务教学和科研，服务领导和师生。行政秘书要高效执行管理层的各项工作安排，沟通上下，协调左右，联系内外，处理日常行政事务。
1 高校行政秘书工作范围
行政秘书工作范围涵盖教学单位的诸多方面，作为行政秘书要熟知自身的工作范围、岗位职责和工作流程。高校行政秘书的工作范围可概括如下。
(1)所在部门各类日常行政事务。行政秘书每天处理的工作量大繁琐，事无巨细，包含文案写作，如公文草拟、申请报告、会议纪要;档案管理，如收集各类信息、资料、材料，对它们进行分类归档;日常行政工作，如内务工作、会务安排、公文收发和传送批阅;资产管理：物品申领、采购，保管、发放、清查;对口领导和学校相关部门进行信息收集上报;人事工作，如考勤、考核、职称评定;财务工作，如各项资金使用情况记录，财务报销;对外沟通联系;参与接待工作;各项活动的筹备等。
(2)上传下达、沟通、协调与落实工作。行政秘书日常会收到来自学校、各部门和行政管理层的各项通知、决议、文件、工作指示和会议精神，需要及时汇报给所在教学单位的领导，并做好内部沟通、协调和安排。在落实和完成的过程中，也要适时向上级反馈和汇报。
(3)行政管理层的参谋与助理。行政管理层的思考侧重全局性和重点性，很难面面俱到。作为行政秘书，要根据自身岗位积累的信息，适时提出建议和意见。行政秘书身在教学单位，同师生往来较多，最能直接获得“民意”，也便于了解上级要求的实际执行情况，行政秘书将这些信息提炼和整合后，提供给领导参考。因此，行政秘书协助领导工作时发挥一定的参谋与助理作用。
(4)承担领导安排的临时性工作、处理突发情况。不可预见的临时工作和突发事件在高校行政工作中较为常见。例如紧急发文、临时会议、临时通知、临时安排、各类突发事件等，行政秘书需要根据领导安排部署，灵活处理好临时工作和突发事件。
2高校行政秘书工作素质要求
高校行政秘书岗位虽然属于基层岗位，但是工作内容牵扯关系到高校行政管理的诸多方面。高校行政秘书需在明确自己工作职责的前提下，运用岗位专业知识，凭借良好的工作能力来完成本职工作。由于行政秘书综合性强的工作性质，就要求了行政秘书具备综合性强的工作素质，主要体现在以下五点。
(1)坚定的政治素质。高校行政秘书必须具备坚定的政治素质，必须贯彻党的路线、方针、政策，严格遵守学校的规章制度。行政秘书的工作直接体现行政管理层的意愿，行政秘书要深刻认识到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求实上进，了解国家时事和高校动态，学习和研究相关资料文献。须胸怀大局意识，从全局出发，以师生的利益为重，以学校的利益为重。
(2)良好的职业道德。高校行政秘书由于其岗位的特殊性，为行政管理层出谋献策，了解大量信息资源，这就要求行政秘书必须严守职业道德，包括保密原则、求真务实、谦虚严谨、克己奉公、爱岗敬业等。
(3)高效的办事能力。办事能力是一种综合能力，包含沟通表达能力、理解领悟能力，分析能力、应变能力、执行能力。行政秘书工作以事务性工作为主，需要良好的沟通表达，在收到工作指令、安排时，要迅速明白对方的意图，以免执行中有偏差;众多工作当前，要分析工作的轻重缓急和难易程度，哪些事情先办，哪些事情缓办，哪些事情特事特办;在遇到突发情况时，需要应变思维;工作的落实需要执行力，需要合理安排，有条不紊地进行，同时熟练使用各种现代化设备，充分利用新型办公手段，助力高质量高效率地完成工作。
(4)提升自身专业能力。高校管理越趋专业化、信息化，且高校行政管理工作综合性极强，行政秘书只有不断扩充文化知识，提高自身专业能力，才能切实提高工作质量和工作效率。行政秘书要注重专业能力的培养，勤于思考，善于发现问题、总结问题和解决问题。工作中注重培养观察思考能力、沟通协调能力、语言文字能力、概括分析能力、创新思维能力等专业素质。工作之余可扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的知识，以防综合性知识的缺乏导致眼界受限。
(5)良好的身体素质和心理素质。高校行政秘书工作内容繁复，工作涉及面广，工作时间较长，因此具备健康身体素质和心理素质尤为重要。健康的身体是工作的基本保障，心理素质中客观的自我评价、建立和谐的人际关系、团队意识、保持乐观热情的工作态度尤为重要。随着高校的科学管理推进，必然对行政秘书的岗位提出更高要求，承担来自上级领导和师生的较高期望，因此要具有一定的抗压能力。
3 当前高校行政秘书工作存在的问题
(1)缺乏对行政秘书工作的合理认知。长期以来，高校普遍存在“重科研教学，轻行政管理”的现象。多数高校对行政秘书岗位存在认知偏差，一些领导和教师甚至认为行政秘书低学历、低技能，任何人都可以做，缺乏对行政秘书工作的重视和肯定，也缺乏对行政秘书的理解和尊重。
(2)缺乏科学有效的考核激励机制。高校在职称评聘、收入待遇、进修深造等方面多向教学科研倾斜，针对行政管理岗位，尤其是基层行政管理岗位缺乏有效的激励机制。且高校行政岗位种类众多，层级复杂，缺乏因岗而异的考核机制，多数考核流于形式，针对性和实操性低，优秀的基层行政管理人员难得到奖励，平庸的基层行政管理人员难被淘汰，因此一定程度上挫伤了优秀行政秘书的工作积极性。
(3)行政秘书缺乏职业发展方向感。行政秘书岗位事务性、服务性强的特点很容易使行政秘书缺乏工作方向感，重复性、流程性强的特点使个人的自主性和创造性难得到发挥，学校也缺少明确的职业发展方向引导，加之纷繁复杂的工作挤占了行政秘书大量的时间，他们少有时间顾及自己的学习和科研，很难取得一定的成就。
(4)行政秘书缺少自我价值感。基层行政工作日复一日，年复一年，单调琐碎。长期工作耗时、耗精力且承担心理压力的情况容易导致心理落差的产生，工作中缺少岗位认同感和自我价值感。
4 关于高校行政秘书做好职业规划的建议
高校行政秘书如何正确规划自己的职业生涯，提升自己的专业素质是需要认真思考的问题。
4.1 什么是职业规划
职业规划是指个人发展与组织发展相结合，对决定一个人职业生涯的主客观因素进行分析，对自己的理想、兴趣、能力、专长、经历及不足等各方面进行综合评定，根据自己的职业倾向，确定最佳的职业奋斗目标，并且编制相应的行动计划，对每一步骤做出科学有效的安排。
4.2 高校行政秘书如何做好职业规划
每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自己的职业规划，高校行政秘书的职业规划可参考以下四点。
(1)高校行政秘书要有正确的自我评价。在人生价值观的大方向下，审视自己的兴趣、专长、技能条件、专业方向以及缺点不足。
(2)行政秘书要对学校的大环境有所认知，了解自己所在高校的发展现状、发展方向，整体规划等。结合学校整体环境情况和自身能力进行综合评估，以便确定合理的发展目标。
(3)确定职业目标是职业规划的关键。根据有事实依据的规划，可设定在五年内完成的短期目标，五至十年内完成的中期目标，十年以上时间完成的长远目标。这些目标是需要行政秘书一步一个脚印地慢慢积累，克服各种困难，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。需要牢记，目标的制定一定要切合实际，切合自身的条件，不能好高骛远。
(4)高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括制定职业规划发展路线、时间计划、接受教育和培训等。每隔一个阶段，行政秘书可将取得的成绩和职业目标进行对比，保证职业发展目标的完整和统一，也便于及时发现职业规划中的不足之处，寻找解决方法，对规划进行调整与完善。
科学的职业规划有利于提升高校行政秘书人员的职业价值感，减少职业路途中的迷茫和焦虑心理，良好的心理状态必将促进日常行政工作的优质完成。
综上所述，高校行政秘书是行政管理队伍的基础且重要的环节。随着高校行政管理水平的提高，教学单位办公室的管理也呈现出复杂化和精细化的发展趋势，这必将对行政秘书提出更高的要求。作为行政秘书，要不断提高自身素质和能力，最大程度上发挥主动性和创造性，满怀信心和热情地投入到工作中去，体现自己的岗位价值。
作者：王玥焓
【摘要】高职院校行政秘书管理工作的重要性、繁琐性及综合性等特征，对行政秘书的职业素养和工作能力提出了很高的要求。要想充分发挥行政秘书管理工作的作用价值，需本着具体问题具体分析的原则，采取多措并举的方式，切实解决其工作中的问题。本文主要对高职院校行政秘书管理工作的职责、问题及改进对策进行阐述，希望对其工作质量与效率的持续改进起到积极参照作用。
【关键词】高职院校 行政秘书 管理工作
高職院校行政秘书在学校工作中扮演着领导助手的角色，起到上传下达、内务管理、会务组织和关系协调等多方面的作用。要想做合格的行政秘书，需紧跟时代发展步伐，在工作观念与手段等方面加强创新，确保行政秘书管理工作顺利展开，充分发挥岗位作用，以积极推动高职院校各项工作的开展。
一、行政秘书岗位职责概述
(一)工作内容
行政秘书是学院日常工作的管理者，师生和领导是其主要的工作服务对象，同时要做好与总务处、人事处及教务处等部门工作对接。行政秘书的岗位职责与工作内容如下：(1)会务管理。活动举办与会议召开时，做好会议的宣传报道、会议接待、会议场所布置、会议组织、会议纪要撰写等工作。(2)印章管理。学校文件、登记退学与休学学生用章申请，学生就业推荐表、学生在读证明及综测测评表等各项文件用印管理。(3)人事工作。做好教职工申报人员的材料收集整理，辅助初审职称申报条件，在领导的指示下，规范展开评审工作。(4)物料管理。负责申请、购买、增置及定时领用教学办公用品，维持教学与办公的正常秩序。同时为了满足正常上课所需，行政秘书需提前达到办公室，便于学生借用钥匙上课。统筹管理钥匙，便于社团与学生会的开会和彩排等活动顺利展开。(5)考务工作。收集归档分析表与试卷等材料，安排落实考试，英语AB级与普通话和计算机等级考试的报名通知。(6)学籍异动管理。掌握全院学生的转专业、退学及毕业等情况，做好各类手续办理工作。(7)完成领导交代的其他各项工作，辅助领导完成各项行政事务的处理，履行自身职责。
(二)工作特点
主要体现在以下几方面：(1)重要性。高职院校行政工作之间的衔接、上传下达、计划、安排等内容大多是由行政秘书来完成的。其起着润滑、连接、纽带的作用。(2)繁琐性。行政秘书的管理内容繁琐，涉及传达学校领导的指示、收集整理资料、组织安排活动及报账采买等。行政秘书每天都要面对大量的工作，而且很多时候是各种事物同一时间发生。(3)机动性。院校各部门、各岗位的工作职责划分明确，但行政秘书岗位职责的界限模糊，需要行政秘书完成大量琐碎的与临时指派的工作，工作的机动性与不固定性特征明显，哪里需要哪里去。(4)综合性。行政秘书所负责的工作多样化，对其自身的职业素养和业务能力要求较高，包括沟通能力、执行能力及扎实的专业知识等。(5)辅助性。秘书并非行政工作的主导，领导是工作主导，由于工作繁忙，无法做到全面顾及，而秘书需承担其协助领导的责任，辅助领导做好管理等工作。
二、行政秘书管理工作中的问题
(一)学校方面的问题
首先，行政秘书的待遇不理想。行政秘书的工作量与强度较大，但待遇并没有多劳多得的合理绩效计算，不利于秘书工作积极性的提升。秘书岗位未设立专门的编制，大部分为劳务派遣制或人事代理，与编内人员的待遇差别较大。其次，晋升空间局限。行政秘书对应的晋升岗位不多，行政工作人员的职称评定名额少，竞争压力较大。考核任务重，无法在任务中投入大量的精力。转岗与晋升的机遇不足，不利于工作人员潜能的激发和职业水平的提高。最后，领导不重视。高职院校对学术科研等工作较为重视，认为行政部门属于服务性质，不利于行政秘书工作问题的及时发现与纠正。除此之外，将培训、科研及教学等纳入行政秘书工作考核，直接弱化了行政秘书考核的合理性[1]。
(二)自身方面的问题
首先，高职院校行政秘书的工作状态懈怠。高职院校对行政秘书的辅助性岗位不重视，导致行政秘书的工作热情与效率低。其次，自我认知定位模糊。行政秘书对自身的认知定位不准确，对领导工作的辅助者与师生的服务者及学校日常工作的推进者的角色定位认识片面，直接影响工作状态，将不利于推进学校的正常运行。最后，工作计划制定不合理。虽然行政秘书的工作内容繁琐，但都需要认真与细致地对待。由于行政秘书的工作状态与习惯不理想，导致工作计划的制定不周全，工作缺乏预见性、系统性及完整性，将无法做到其工作总结与反思及纠正。
三、行政秘书做好管理工作的对策
(一)端正工作态度
行政秘书的工作性质复杂繁琐，极易影响工作状态和情绪。要求行政秘书在处理管理工作时，需具备良好的心态，客观看待岗位工作职责和任务，全身心地投入到岗位工作中来，实现工作质量与效率的稳中求进。行政秘书需积极学习自我调整心理状态与负面情绪的措施方法，加强自身工作心态的管理，热爱本质工作，力求工作做到细致与完美。行政秘书属于需要多方面协作配合才能高效完成的工作，要求各行政职务人员间做好团结凝聚，以尽快实现秘书工作绩效与学校的管理目标。同时还需从建立制度与端正秘书工作态度和处事方式等手段入手，切实强化行政秘书队伍的团结力。
(二)减少工作失误
行政秘书工作繁杂，但需确保各项工作的正确处理，这就要求行政秘书严谨对待各项工作，加强对细微与小错误的把控，发现问题及时处理。对于无法解决的问题，虚心向领导与上级部门反馈。缜密考虑会务等行政秘书工作的展开，尽量避免发生不必要的失误。制定多种可行的工作方案，遇到危机时，及时转换方案，确保工作任务保质保量的完成[2]。加强行政秘书工作的创造性展开，杜绝大锅饭心态，实现即说即做，及时转发与处理上级部门发送的通知，提高自身的执行力，得心应手地展开岗位工作。要想减少工作失误，就要求行政秘书具备规则意识。规则意识不是指固守成规与按部就班和一成不变。行政秘书需遵守职场规则、职业道德及职业操守，具备保密意识，维护学校部门的利益，在参与重要会议与领取行政机要文件时，掌握与灵活运用各种保密方法。保持严明的纪律，做到不该说的不说、不该听的不听、不该看的不看。一丝不苟的精神，不仅体现在具体的工作上，要清楚工作的轻重缓急，明白秘书无小事的道理，更体现在言行举止上，行政秘书要根据不同的工作对象与工作环境，采取恰当的行为方式。
(三)提高工作水平
行政秘书需具备终身学习与自身建设的意识，积极参与各项业务培训活动，确保工作的流畅性，改变以往形式化与机械化的工作模式。要求行政秘书具备锲而不舍的精神，在做好日常工作之余，不断提高自身的专业素养，以寻求自身的发展与高校的重视。注重自身多方面能力的提升，尤其是注重自身信息素养的强化，熟练运用OA系统处理工作业务，提高行政管理工作的有效性。高职院校应当完善人才引进与培训考核和激励等机制，不断优化行政秘书的队伍结构体系，全面提高其工作素养能力水平。
行政秘书管理工作，应当力求达到四个维度：(1)高度。行政秘书应当具备大局意识，想领导所想，急领导所急，大事要考虑，小事做到位，减少冗余的工作。(2)速度。行政秘书的工作千头万绪，甚至会身兼他职，所以更追求工作效率，在有效的时间完成各项工作，避免重复劳动[3]。(3)力度。注重工作效率与效果，减少出错的同时，在最短的时间内完成规定工作。高校行政秘书工作涉及到各部门，任何环节出现问题，都会影响最终成效。因此，要求行政秘书不仅要有速度，更需要有力度。(4)热度。始终维持高涨的工作热情，是做好岗位工作与推动自身不断进步的先决条件之一。高职院校的行政秘书工作相对特殊，要求其具备良好的心理调适能力，还需具有较大的工作内驱动力，这就需要领导加强关心与支持，采取奖励和肯定等措施，全面激发行政秘书的工作激情。
(四)持续改进师生服务质量
在精细化行政管理的過程中，对行政秘书的职业道德要求较高，需要行政秘书做到自尊自重与甘于平凡，同时具备较强的沟通表达能力、办事能力和独立应对的能力。具有较高的责任意识，能够独立处理各项事务，全程跟进工作状态，通过网络交流平台温馨提示教师，并积极配合教师完成各项工作。在日常工作中，可通过周表格的方式，规范有序地展开各项事务。时间管理方面强调轻重缓急与主次之要，先完成近期较急且重要的任务，做好周日志记录，有条不紊地展开各项工作。提高工作效率的同时，将更多的精力与时间投入到服务师生方面，做好与师生的沟通交流工作，尽全力帮助师生完成各项工作。尤其是在意见出现分歧时，应当用清晰的思路和理性的头脑及热情的服务态度进行解决，减少正面冲突，做到相互尊重与帮助。行政秘书同时要具备服务意识，要心怀宽容之心，学会换位思考，根据服务对象和工作内容的不足，创新各种服务方法和对策，以推动服务质量持续改进。
四、总结
加速行政秘书管理工作的转型升级，对实现行政秘书的自我价值与推动高职院校的现代化发展有着积极意义。但行政秘书的管理工作仍处于摸索性前进阶段，存在诸多的问题，有较大的完善空间，还需采取追求极致工作与正确处理事务及提高工作水平和精细工作管理等多措并举的方式，确保行政秘书能够保质保量地完成岗位工作，从而实现行政秘书岗位职责的高效落实与作用价值的充分发挥。
参考文献：
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[3]郭姝君.高校二级学院行政秘书工作研究[J].科教导刊(下旬)，2019(3)：21-22.
作者：陈亚民
摘 要 高校二级学院行政秘书岗位属于综合性行政事务岗位，处在承上启下、沟通内外、联系左右的特殊位置，起到桥梁与纽带的作用，是管理队伍中的一支重要力量。二级学院行政秘书工作具有头绪多，事务杂，范围广等特点，存在着付出多、回报少，临时性工作多、长期性工作少等问题，必须转变思想观念、保持积极心态，加强自身建设、提高综合能力，注意工作方法、提高办事效率并加强人文关怀，实行量化考核，只有这样才能做好千头万绪的二级学院行政秘书工作。
关键词 高校 行政秘书 二级学院 量化考核
0緒论
高校的二级学院是科研、教学和管理的主要负责单位，由于教学科研任务的下放，其在高等院校中发挥着越来越重要的作用。而学院行政办公室对于学院来说就是一个关键的部门，行政秘书在学院行政管理中扮演重要的角色，在管理层与师生之间起到承上启下，协调内外的作用，与学院的发展密切相关。
行政秘书主要从事沟通交流、信息传达等具体工作，其工作宗旨就是为在校师生服务，是高等院校行政管理中不可或缺的一部分，直接参与学院的教育管理，对学院的发展起到关键作用。但是，就目前的情况看来，对于行政秘书的培育还没有受到该有的重视，工作中仍存在很多问题。
1行政秘书的主要工作职责
行政秘书协助学校二级学院办公室安排好学院行政工作，处理日常行政事务。主要的工作职责如下：
(1)协助上级，及时反馈。行政秘书平时要做到汇报工作及时，反馈问题积极，将突发、紧急的事件及时汇报给上级领导。需要做到眼观六路耳听八方，做好信息的收集以及反馈，及时准确的向上级反馈信息，以便领导随时了解各项工作的进展与下一步工作部署。
(2)传达精神，统筹安排。行政秘书需要将上级的指示、精神等及时向相应的工作部门进行传达，并在实施过程中注意工作进展情况，督促工作的实施和制度的落实。
(3)内外兼顾，团结协作。行政秘书的工作内容很广泛，常常需要与院校各个职能部门、学院领导、老师以及校外人员沟通交流。需要加强自身的沟通交流能力，从而更好的与学校各职能部门、学院师生协同配合，完成本职工作。
(4)献言献策，共同发展。行政秘书除了要做好每项工作之外，还应该充分发挥自己的作用，在日常工作中多思考，多为学院工作出谋划策。
2行政秘书必备的职业素养
对于二级学院的行政秘书，通常需要具备以下几个职业素养：[1-2]
(1)政治素养：政治素养包括管理者的政治立场、思想意识、道德修养和工作作风等。要拥护党的各类方针政策，形成正确的世界观、价值观、人生观，提高自身的政治素养。特别在高校工作，基于高校环境下知识分子较多的特殊情况，在工作中可能会遇到各种问题，要从大局上考虑遇到的各类问题，处理问题不能偏离大方向。
(2)文化素养：行政秘书要通过资料文献学习，提升自身技能，善于采用最新技术手段辅助工作，做好数据信息等处理工作，以便适应现代社会办公信息化的特点，从而不断提高自身的管理能力和服务能力;同时，行政秘书的工作内容繁杂多变，除了具备日常的管理技能、写作技巧等以外，还需要具备一定人文及科学知识，并对自身所在院系的学科知识有所了解，锻炼自身独立思考和解决问题的能力。
(3)心理素质：行政秘书平时工作既有单调乏味的重复性工作，又有突发性工作，这些都对行政秘书的心理素养提出了较高的要求。此外，行政秘书每天大量繁杂的工作，事务范围大、头绪众多是秘书工作的广泛性特点，还要与不同的校内外人员接触，解决各种繁杂的问题;特定情况下，行政秘书还要暂时性的承担一些学院的其他事务，如教学、科研、党务、资产管理等工作。所以行政秘书在实践体验中，要不断地强化心理素质。特别是碰到一些突发性事件或者对时间节点要求比较严格的事情时，对行政秘书的心理素质要求更为严格。
心理素质的提高要从抗挫力和情绪管理能力做起。古人说“居有常，业无变”，即使受到委屈，也不要逃避。同时还要学会管理自己的不良情绪，学会控制、调整自己的情绪。只有这样才能更好地做好服务学院领导、及广大师生的工作。
(4)业务素养：行政秘书的工作是辅助本部门行政事务的各项日常管理工作，所以要具备良好的表达能力、协调应变、处理问题等能力。平时做好各方面联系沟通作用，包括学院内部、与外学院、职能管理部门等沟通，协调上下及内外关系。除此之外，学习掌握先进的管理方法以及必要的教育学，还要适应新的办公软件操作、财务报账系统、OA 系统等，加强办公网络化方面和档案管理等相关能力，便于日常管理工作能够科学高效规范化的进行。
(5)终身学习能力。目前随着信息化技术的发展，使得行政工作的手段和方法出现了新的变化。特别是随着高等院校管理体制的改革力度进一步加大，对于二级学院的责任和工作提出了新的要求。行政管理人员需要适应这种变化，放宽视野，加强学习，借鉴国内外高校有效的管理技巧，并与所在院校的实际相结合，从而逐步实现管理方式的现代化和规范化。
3提升高校二级学院行政秘书队伍素质的方法
3.1 强化行政秘书工作的必要性，增强组织关心
行政秘书服务积极性的强弱、工作绩效的好坏等因素直接影响了办公室队伍执行力的高低。目前对于行政秘书的工作性质存在着一些片面的认识，对其工作难度和强度往往不予重视。因此行政秘书普遍存在晋升机会渺茫，发展空间小等现状。
基于行政秘书岗位存在着这些特殊性，人员变动比较快，所以需要通过强化增强他们内心对这份职业的认可，感受成功解决事情被别人认可的成就感，对自己工作的发展空间抱有很大的期望，能够和其他工作一样被公平对待，认真履行自己的责任，行使应有的权利，培养对这份工作的热爱，提升工作积极性，促使二级学院有更长远的发展。[3]
同时高校加强对行政秘书群体的关心，让其在工作上获得更多的机会，只有这样才能减小工作上的消极情绪或者重新换工作的选择，以一种积极、努力上进的心态投入到本职工作中。
3.2 转变思想观念，加强自身素质修养
我国的政治制度决定了高校管理工作具有一定的政治倾向性，必须立足政治立场和方向，坚守思想防线。只有在思想上能够充分认识，转变思想观念，多站在不同的角度去思考问题，才能更好的为师生提供服务。
要通过多种方式提升行政秘书的自身素质修养。行政秘书所从事的工作，决定了其一定要紧跟形势的发展，对学校和本学院的发展规划、工作重点和相关规章制度等要非常熟悉，对学院的一些具体的情况，例如教职工的人数、职称等总体情况要心中有数，对学校的机构职能以及对应的一些规章制度等要做到基本掌握，这样在从事行政秘书工作时可以做到有章可依;作为行政秘书，公文写作也是一项必备的基本功，要掌握不同的公文文体的写作技巧，从而与其他部门呈交书面申请以及会议记錄、纪要等做到游刃有余;行政秘书工作是一项需要与多部门的工作人员进行沟通协调的工作，在从事具体工作时需要具有团队意识，减少不必要的时间成本;同时，行政秘书还要掌握一定的管理技巧，学习必要的管理知识，对从事工作所需要的人力、物力、信息、时间以及其他相关资源进行合理有效的配置，保障各项工作的有效开展。[4]
3.3 制定“量质”相结合的考核标准，形成约束机制
二级学院的行政秘书有别于教学人员，没有具体的考核标准和激励机制，没有可以刺激工作积极性的方案。因此，学校可以根据行政秘书的工作特点，制定相应的考核制度，设定可操作性强的考核标准，实现量化考核、科学考核，[4]更有利于促使行政秘书更好的发挥自身能力，提高工作效率，对学校的发展起到积极的作用。
3.4 加强人文关怀，建立激励机制以及
行政秘书作为联系学院管理人员和师生之间的桥梁，对于学院的良性运转具有不可或缺的作用。由于学院工作繁杂，日常事务较多，工作负担也比较重。高校要从多方面对其进行人文关怀，在工作中给予必要的指导，建立合理的评价机制，在职务晋升和职称评聘等多方面给予关心，建立激励机制，为其职业规划的发展创造机会。
3.5 加强行政秘书的职业技能提升
目前各学院往往没有建立行政秘书的培训机制，学习交流少，技能培训机会缺失。要建立常态化、目的性强的培训机制，利用多种形式提高行政秘书的职业技能，确保他们在平时的工作里能够灵活运用各项技能，提高工作的效率。高校要指导二级学院制定相应的培训方案，要多提供给行政秘书职业规划创造发展的机会，鼓励其提升学历，以及定期与外校同行交流学习机会，改善行政秘书的发展前景，建立良好的职业发展愿景。使其“前途有盼头，工作有劲头”。
4结语
目前我国已经进入中国特色社会主义进入新时代，高等教育面临着新形势，高等院校二级学院行政秘书工作被赋予了新的意义和使命。在明确自身的职责和定位的情况下，行政秘书要树立良好的服务意识，端正工作态度，并加强思想理论水平和政治政策水平学习;只有全面充分认识工作内容和特点，努力做到学以致用、用以促学，不断提高自己发现问题、分析问题、解诀问题的能力，才能提升业务能力，增强办公室队伍的凝聚力，才能真正做好新时期高等院校二级学院的行政秘书工作，创造出优异的工作业绩，为新时期学院发展贡献自己的力量。
参考文献
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[2] 周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009(11)：60.
[3] 陈佳.新形势下高校二级院系行政秘书现状及对策研究[J].职业教育，2015(6)：171-172.
[4] 赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息，2006(22)：204-205.
作者：郭姝君
总结2018合集
行政秘书年终个人工作总结2018
一、强化职能，做好服务工作。我坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。今年，我先后撰写了《关于在我区深入开展爱国卫生运动的调查报告》、《关于社区建设工作考察报告》、《关于加强社区建设，做好我区扶贫解困工作的调查报告》等3篇调研文章。在陪同领导到牡丹江市社区建设先进区考察后，将先进区的经验写入调查报告，并结合我区实际分析社区建设工作，民政局根据考察报告中先进社区创新精神在我区广泛开展社区建设创新大赛，调动了社区工作者创新工作的积极性。东光街道上林社区根据考察报告开展了楼道文化，在全市计生、城管、爱卫大检查中都被做典型的文化阵地进行宣传。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。在防治非典型期间，我和卫生局领导加班加点、协同作战，在召开大型会议或上级领导来访等工作上，我都能够及时掌握信息，提前运作，尽可能为基层减轻负担。三是体察民情，为群众服务突出积极性。认真接待群众来信来访，对群众反映的问题及时登记，归口转办处理，使每次反映的问题都能得到圆满答复。在今年解决卧里屯地区噪声扰民、排水不畅等事宜时，我每天早晨先到xx地区察看工程进展情况，倾听群众呼声，并及时向领导反
第 1 页 共 4 页 映情况，得到市建设二公司群众的好评。
二、强化形象，提高自身素质。为做好秘书工作，我坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，树一流形象。一是注重思想建设讲学习。我始终把加强思想政治学习放在自身建设的首位，努力提高政治敏锐性和政治鉴别力。为此，我特别注意学习马列主义基本原理、邓小平理论及市场经济、法律法规等方面的知识和文秘工作业务知识，增强了驾驭全局的工作能力。二是爱岗敬业讲奉献。办公室工作最大的规律就是“无规律”，因此，我正确认识自身的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、工作与家庭的关系，坚持甘于奉献、诚实敬业，一年到头，经常加班加点连轴转，尤其是防治非典工作期间，每天连续工作14个小时，白天到基层了解情况，晚上草拟文件、撰写信息，做到加班加点不叫累、领导批评不言悔、取得成绩不骄傲，从而保证了各项工作的高效运转。三是锤练业务讲提高。经过近一年的学习和锻炼，自己在文字功夫上取得一定的进步。全年共撰写汇报份、领导讲话26份，报送《xx突出基层政权建设》、《xx爱国卫生工作结硕果》等信息10条，在《xx信息》刊发8条。利用办公室学习资料传阅或为办公室同事校稿的同时，细心学习他人长处，改掉自己不足，并虚心向领导、同事请教，在不断地学习和探索中使自己在文字材料上有所提高。我们充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务。
行政秘书年终工作总结2018
一、加强理论学习，努力提高思想政治素质作为一名刚走上工作岗位的年轻同志，在思想上，本人自觉加强理论学习，努力提高思想政治素质。首先，主动加强理论学习，除了通过电视、报纸关心时事政治外，还注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍，用先进的思想理论武装自己，自觉树立正确的世界观、人生观和价值观。其次，注重发挥理论知识对实践的指导作用，将理论知识转化为行动。自觉践行科学发展观以及社会主义荣辱观，恪守职业道德，努力弘扬社会新风。坚持把相关国家政策、学校政策以及学部的理论经验贯彻于本职工作始终，树立“以情服务、用心做事、务实高效、开拓进取”的工作作风，在不断丰富自身业务经验的同时，进一步提高自身的理论水平和综合素质。另外，本人还虚心向理论水平较高、实践经验丰富的同志学习和请教。经过这几个月的锻炼，本人的思想修养、理论水平都有了不同程度地提高，也进一步保证和促进了本人更好地完成本职工作。
二、夯实业务基础，切实做好本职工作作为一名行政秘书岗位的新人，在工作上，本人不断夯实业务基础，努力适应工作环境，积极进入工作状态，主要涉及了日常行政事务、经费管理、文件管理和资产管理等几个方面的工作，使自身的工作技能和工作效率有了进一步提高。做好日常行政事务。学部日常行政事务繁琐而细碎，但却因为联系方方面面而不容出错。本人本着认真负责、周到细致的原则，力求做好各项工作。一是负责公文管理工作。做好学校下发的各类公文的登记、传递、立卷和归档工作，及时传达、贯彻执行上级领导的决议、指示和各项规章制度;及时收发和传递学部各类文件、信函及通 第 3 页 共 4 页 知，确保信息流转的快捷、有效。二是负责会务工作。根据学部安排，做好各类会议的筹备、记录等工作。三是做好其他相关工作。负责对学校组织的重大事项、大型活动和临时性任务的安排、检查和落实工作，主要是协助学校收集、整理各类活动的员工信息以及上报名单、下发通知工作;管理学部的日常支出;发放学校给予教职工的各类补贴、奖金和物资;及时处理和完成学部主任交办的其他各类事务。能力得到了锻炼，工作经验得到了丰富，综合素质得到了较大提高，也进一步激发了自己投身学部行政秘书工作的热情。
系行政秘书岗位职责
行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作
1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。
2、负责系部的日常行政及人事管理工作。
3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。
4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。
5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。
6、协助系领导检查教学计划执行情况。
7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。
8、负责教师工作量的计算并保存记录。
9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。
10、负责考勤及报送考勤表。
11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。
12、负责系内各种用品的购置及报帐。
13、负责办公用品的领取、购置、发放。
14、负责对外接待及报帐。
15、负责系固定资产的登记造册。
16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作
17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。
电气工程系
2010.
2教学秘书工作职责
教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。
1、开学前和学期末的教学准备工作
2、负责新学期校历的领取和分发。
3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门;及时通知教师领取教材。
4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。
5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。
6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书(总教学任务书和个人教学任务书)，并于开学前将确定的课程表发给师生。
7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。
8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。
9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。
10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。
11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。
12、考试的协调与成绩管理
13、协助教务处做好各类考试的考务工作。
14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。
电气工程系
2012.9
个人工作总结报告
姓名： 年月 日 1 上半年个人工作完成情况
1.1 项目工作完成情况
我所在的项目是XXXXXXX工程。作为一名工程秘书，我在项目中主要负责项目的报销工作与部分的采购招投工作。
2 科标及管理创新、信息化应用情况
应包括科标完成情况、论文发表情况、信息化应用开展情况等，对现有管理如何创新提出建议
由于初来报到，未涉及科标等情况，故不能提出建议，望见谅!
3 经验总结
套一句时髦的话说，作为一名工程秘书，其工作职责并不是打酱油。相反，工程秘书在项目中也是担当着比较重要的角色，其主要是协助项目经理与行政经理对项目进行信息管理、归档管理、项目文书往来等。此外，我们不仅仅是担纲着项目秘书一职，我们首先还是科室的一名的工作人员，所以科室的活动与任务我们也应该及时完成。只有把自己的工作定位好，做起事情来才会事半功倍。 4 个人能力提升情况
为了提升能力和提高工作效率，本人积极参加科室与项目的培训。进入科室与项目以来，我共参加了四个培训：一是新员工入职培训，有利于本人了解公司与公司工作流程;二是XXXX目现场文档培训，有利于本人对项目大量文档进行有效归集与组织整理;三是部门举行的信息安全及保密教育培训，使本人更加谨守保密原则，保护好公司与自己的权益;四是出版物C3P系统的培训，有利于本人提高对出版工作的效率。
5 存在的主要问题和困难
由于是新来报到，本人对招投标工作流程不熟悉，这是目前本人遇到的比
- 1 -
较大的困难。
6 对部门、科室或者项目的建议
厘清各项目秘书的工作职责，做到分工明确。
7 下半年工作计划、设想
7.1 项目工作方面：
希望自己尽快熟悉项目的各项业务流程，主要清楚招投标工作的流程。
- 2 -
报告上级：总经理室及各部门办公室
联系部门：酒店各部门办公室
职责规范：
1、根椐总经理室主任的要求，协助起草酒店综合性的业务报告、计划、总结、决议简报及本部门的公文函件。
2、负责安排由总经理主持的会议工作，如落实会议地点、召开时间及参加人员，做好会议记录，经总经理批示后，印发各部门。
3、了解各项决定、决议的贯彻情况，并及时反馈信息。
4、汇总各类报表，做好酒店大事和外事活动日志。
5、协助总经理室主任做好日常接待、来信来访等有关事宜。负责审检对外发文、对内行文。
6、负责店内各类文函的批复后的传递及总经理档案整理、装订。
7、负责总经理室的内勤工作。
8、负责总经理的日常电话转接，向总经理提供信息情况。
9、完成总经理交办的工作。
1、 请简述秘书工作的原则及发展趋势。
答：原则：
1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。
2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。
3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。
5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。
发展趋势：
1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。
2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了
“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策; 从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。
3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四
个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。
4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型
转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。
5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生
了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。
2、 请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。
答：必备的知识结构：
1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。
2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。
3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。
3、 请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进?
答：秘书的性格要求有：
1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。
2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。
3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。
5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。
6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。
由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。
4、 请简述秘书工作能力的结构。
答：能力结构有：
1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，(1)口头表达能力。(2)书面表达能力。(3)行为表达能力。
2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。
3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，(1)辅助决策能力。(2)辅助计划能力。
(3)辅助沟通能力。(4)辅助协调能力。(5)辅助控制能力。
4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。
5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。
6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。
5、 请简述秘书参谋决策的方法。
答：参谋方法有：
1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。
2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。
3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。
4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。
辅助决策方法：
1. 决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。
2. 决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重
要的协助者。
3. 决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实
施。
4. 决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，
还要参与决策效果的评估。
6、 请述秘书沟通协调的特点和方法。
答：协调的特点：
1. 非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。
2. 非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。
3. 非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。
4. 认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。 协调的方法：
1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。
7、 请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。
答; 秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:
1、 铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，
或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。
2、 传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。
3、 督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策
效应。
4、 职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，
发挥职能协同效应。
8、 请简述公文办理的要求。
答：公文办理的要求有：
1. 准确无误：表现在以下几方面，(1)工作内容准确。(2)工作方向要准确。(3)
工作方式要准确。
2. 讲究实效：从以下几方面着手，(1)强化时间观念。(2)缩短运转周期。(3)
简化办文程序。
3. 安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、
不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，
不失密，这就是保密的意思。
4. 统一管理：做到以下几个方面：(1)统一于秘书部门。(2)统一于公文法规。
9、 根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密(至少谈5点)?
答： 熟记范围;牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住
秘密的范围。
按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。
弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。
判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。
以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。
佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。
10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。
答：
1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。
2、 全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。
3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。
4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。 开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。
11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的?
答：如科级干部述职大会：
1. 会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，
再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。
2. 会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职
所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。
3. 会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分
表进行保密装订后进行统计。
12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足(可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的;一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可)。
答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。
准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、
来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。
第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，
使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。
第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，
只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后
再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。
第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及
时向领导反应，征求意见，妥善解决。
通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识
到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验
13、请简述接待来访的基本要求。
答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，
接待热情而不铺张。 秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。
2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。
3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。
4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。
5、内外有别：内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国外来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。
在现代职业中，总裁秘书一直是许多年轻小姐向往和追求的，个中滋味也是仁者见仁，智者见智。付小姐，香港某公司总裁秘书，在同事和与她打过交道的客人中口碑甚好，在工作中不断地学习，觉得更多地受到严谨思维的训练是一件对自己很有益的事情。做秘书是我的第一份工作。我是学金融专业的，不是研究生。之所以看起来比较稳重，大概是从工作中锻炼出来的。一年多前，刚到这里工作时，觉得千头万绪，不知从何下手，挺困难的。加上那时年轻，比较气盛，很多事情想得难免天真，现在则成熟进步了很多。
我觉得这个工作很锻炼人。直接在总裁身边工作，一下子接触到这么多人，这么多事，得到这么好的学习、锻炼机会，我感到我自己好幸运。做一个合格的总裁秘书，首先要做一个合格的公司职员。在自己的工作岗位上，从小事做起。小事做好了，才能够做一些比较大的事情。我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向老总汇报，这可以说是下情上达吧。
做总裁秘书的再一个素质就是严谨、细致。因为秘书的工作都比较烦琐、必须沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有时候，我就觉得每天事情多得不得了。就象胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖。当然在所有的素质中，最重要是善于学习。培养敏锐的观察能力，象沟通的能力、能够理解总裁意图，这些能力都是通过观察、学习得来的。 我就经常对自己说。每天要学一样的东西。每个人都可能成为我的老师，并不因为我是总裁秘书，就傻地认为有多了不起，因为毕竟我从事的这个工作是服务性质的，而且我的同事，领导们的经验，为人处事的作风等很多东西都值得我学习。也许有的同事业务跟我现在的工作没有直接的联系，也许他们当年走过弯路，但是我通过向他们学习、向他们请教，可以比较快地达到目的。比如这个人比较诚实，做事情比较本分，向他们学习让我可以避免浮躁。 秘书工作中棘手的事情确实很多，可以说突发事件有时都意想不到，包括业务方面的，待人接事方面的，老总的日常事务方面的。刚毕业的时候，遇到这种情况，脑袋一下就热炸了，不知道怎办样才好。现在我就知道，遇到突发事件，头脑一定要冷静。然后马上分析这种事情为什么这样发生，这样发生有什么后果，有没有办法来弥补，我们怎么样做能够使损失减少到最小。这就是经济学上所说的“利润最大化，损失最小化”吧!
比如昨天，我们老总去上海拜会一位客人，她已经到了机场了，突然发现包里的名片用完了。很多人会认为这是鸡毛蒜皮的一件事，但是对于我们来说，这是一件大事，因为大的集团公司领导而且总裁见面的时候，都有一个礼节性的程序，就是相互交换名片。这是表示对对方尊重，也表明自己身份的举动。她在机场打电话给我，说到了上海马上就要见客人。怎么办?大约有几秒钟，我也非常着急，不知所措。但很快我就冷静下来，将名片传真给上海营业部，告诉他们无论花什么代价，一定要保证老总到了之后就有名片。再有一种棘手的事
情就是替老板挡驾。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。这就涉及到总裁秘书另外一种很重要的素质，就是在坚持原则的前提下，委婉地灵活应变的素质。
比如，有人没有提前约好，就直接找老总。你就要出去见人家，首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他的意图是什么。一般的客人都会详尽地告诉你，他来找老总有什么事情。 如果老总正在开会，你就要根据他所要谈的业务性质，是跟投资业务有关，还是跟研究业务有关，告诉他我们老总正在开会。与其在这里久等，还不如我介绍您见一下我们主管这方面业务的xx副总。当然也有客人情绪比较激动，架子比较大，直接要见老总。这时候，作为秘书，态度一定要好，不管客人做得多么不对，都不是他的错，你的态度还是要很热情，很亲切。工作中最频繁的就是接听电话，每天的电话多得我应接不暇，现在都有点电话衰弱了。大量的电话肯定不能接进去，因为作为秘书，你要保证她有时间来思考一些全局性、长远性的问题。让我挡下的电话至少有三分之二，这倒不是我这个人故意刁难谁，而是这样对老总有好处，对公司有好处。真希望客人能理解我，我相信他们也希望我们公司有良好的发展。
做秘书的工作，很难象业务部的那样，拉一两个主承销，年交易额有多少多少，做出一种很轰轰烈烈的事情。做秘书的可以说无过就是功。你难将各方面的工作做到滴水不漏，让上上下下的工作顺利地进行，就是很大的功劳。即使在最低谷的时候，也能够自嘲，笑得出来，快乐得起来。常伴在老总身边难免不加班，我觉得老板加班的时候，我也加班是我作为秘书应该做的事情。她中午一般不休息，在办公室批文件。刚来的时候，我有时饿得想哭，因为那种饥饿的感觉，对一个身体非常健康的人来说真地很难受。好在我们老板是一位女性，女性的优点就在于她除了个人的魅力和威望之外，她有女性比较细腻的特点，对下属特别体贴。她经常下了班还在这里加班，但是告诉我可以先走了，让人感觉特别好。转自：
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