excle使用技巧

第1篇：excle使用技巧

【高登项目管理分享】 基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化

基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化

武汉高登创新科技有限公司 总工程师 朱永明

【摘要】P6作为功能最为强大的项目管理专业软件，具有操作复杂性，而Excel是应用最普遍的办公软件之一，操作非常简单，通过将两者“强强联合”，可实现“最专业的功能，最简单的应用”。联合成为的通用管理工具，适用于各类项目管理，可成为计划控制的“利器”，将有效提高项目管理的效率。

1 项目管理计划控制概述

单个项目的项目管理通常分为五个过程组：启动、计划(规划)、

执行(实施)、控制(监控)、收尾(结束)：

图1. 项目管理过程间的作用 项目正式启动后，直到收尾结束前，都是计划、执行、控制这几个过程组在循环往复(如图1)。在项目策划阶段，根据项目目标、范围、资源配置等多种因素综合平衡后制订出项目总体计划、项目

控制计划、项目实施计划(细分为不同专业和要素，如进度计划、

费用计划、质量计划、资金计划、人力资源计划、采购计划、风险

计划、沟通计划等)。

计划正式下发后，项目团队及相关方按各自计划执行。在执行

过程中，由于各种因素影响，实际执行情况与原计划不可避免会存

在相应偏差，发现偏差并纠正偏差就成为控制的主要内容。当偏差

超出一种程度使得原计划无法继续执行时，定期需要生成更新版本

的计划基准，这种向前滚动更新的计划控制模式与项目管理各要素通常采用的PDCA原理相同(如图2)。

图2. 计划的实施控制

所以，项目管理简单地说，就是“制订计划，按计划去做”，计划控制是项目管理的核心，把计划做好并有效控制执行是项目成功的根本。

2 Excel在项目计划控制的应用状况

Excel在各类项目的计划控制方面应用非常广泛，对于没有应用项目管理信息系统的项目来说，基本采用Excel进行计划编制、计划执行分析等工作。即使已有项目管理信息系统的项目，Excel仍然是计划控制的常用工具，其原因有：

(1)每个项目业主和相关方都有不同，难以做到各相关方使用统一的信息系统，所以在与相关方交互时，计划及执行情况仍然采用Excel，如向业主提交的月报多采用Excel文件。

(2)信息系统基于复杂的数据逻辑计算来实现各模块的功能，要得到输出结果，就要求使用者先录入大量数据，还要遵守逻辑验证规则，操作繁琐，不像Excel操作简单方便。

(3)信息系统虽然有相应的输出报表，但Excel的不少专业和特色功能(如图表分析、透视表、分组合并、条件公式等)在通常

的信息系统中还难以完全做到。另外，最终用户需要对输出报表格

式和内容再进一步加工时，传统软件输出的报表也不好实现。

尽管Excel应用普遍、操作简单，但不足以作为专业的项目管

理工具：Excel不具备项目管理的计算能力，如根据逻辑关系计算

出每个WBS和作业的开始、完成时间、关键路径、总浮时等信息，

对于较大项目，这些信息靠人工计算是难以做到的，仅在EXCEL

中处理也难以保证各计划数据间的联动性和一致性。

3 P6+Excel集成在项目计划控制中的应用 我们在项目管理的实践中经过不断探索研究，已将“P6+Excel”

两者有机结合并在项目中展开应用。 3.1 P6+Excel集成在计划控制中的基本功能 P6+EXCEL集成的计划控制功能包括基础数据、工作关系、任

务分工、工时分析、执行状况及项目报告等6个方面，具体的功能

项和功能说明如表1所示，计划控制功能界面如图3所示。

图3. 计划控制菜单目录

3.2 P6+Excel集成对项目计划控制的实现分析

作为计划控制实用工具，方案满足以下基本需求：

(1)通过WBS和作业明确整个项目工作范围。

(2)每个项目团队成员都可查询自己的任务分工，根据P6基准计划显示每个作业的计划开始、完成时间和计划工时信息。并根据紧前作业和后续作业查询每道作业的上下游关系。

(3)计划调整后，按月、按周动态分析各阶段的计划工时和实际工时。

(4)可分析不同层次WBS的计划执行状况，支持按作业数、按工时、按费用等多种数据分析。

图4. 基于Excel的项目周报

(5)在阶段报告中，上一阶段的进展的工作自动提取，下一阶段需要做的工作自动排出，对于没按计划完成的任务(“欠帐”的不符合项作业)自动滚动到下一阶段计划中，并在各级报告中都能显示，保证项目作业不遗漏。通过各级实时监控，增加计划执行力(见图4)。

(6)根据目标基准和当前计划执行情况，自动生成赢得值曲

线(如图5)，大大提高计划工程师采用传统方式生成S曲线的工作效率和质量。

所以，通过以上分析，该方案不仅操作简单实用，功能也涵盖从计划编制、任务分工、执行分析、偏差监控、报告生成等计划控制的基本功能。

图5. 基于Excel的赢得值曲线

3.3 P6+Excel在项目计划控制中的应用创新和特色

(1)将Excel数据与专业项目管理工具共享，将项目管理专业计算和Excel简便操作有机集成。

(2)在Excel中可进行数据保护和权限控制，将数据一致性和用户扩展性灵活结合，如周报中已完成任务和下周任务自动生成，可设置权限不让修改，以保证数据真实性，实现不符合项作业不断向下滚动。

(3)Excel模板用户可扩展，格式可调整，适用于不同类型项目应用。

(4)在Excel基础上，扩展相应按钮和定制界面，把Excel变成实用有效的软件客户端。

(5)既可以联网使用，也可单机操作，还支持Excel离线文件操作，几种模式可自由切换。相对于目前的信息系统必须实时联网来说，这一模式更灵活有效，对项目现场脱机使用或移动办公的情况非常适用。

4 小结

P6和Excel属于世界上最强大两个软件公司的产品(Oracle的P6和微软的Excel)，也是项目管理者最常用的工具，通过两者集成，实现了“最专业的功能，最简单的应用”。作为通用管理工具，适用于各类项目管理，成为计划控制的“利器”，将有效提高项目管理的工作效率。