数字档案馆建设管理的几大难题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生, 数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比, 有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点, 使传统的档案馆望尘莫及。然而, 它也不可避免地存在一些缺陷和不足, 有的甚至可能是致命的缺陷。

一、数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面, 凭证价值和参考价值, 而尤以凭证价值最为重要。虽然, 目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义, 然而, 由于一系列技术和立法问题还未解决, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力, 这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此, 确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前, 主要存在以下问题:一是认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性, 必须依赖特定的计算机设备加以解读。二是技术上的问题。数字档案是高新技术的产物, 它给人们带来极大便利的同时, 也给人们留下了困惑与难题。三是管理制度上的问题。传统档案之所以具有凭证价值, 在一定程度上取决于严格的管理制度, 而目前从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理, 缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度, 一些标准、制度虽已制定, 但全面推行尚需时日, 而且也有一定的难度。

二、数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。数字档案信息长期存取所面临的主要问题有:一、存储的介质材料。现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题。一般磁盘的寿命是3—5年, 光盘也不过30年左右, 与能保存千年以上的纸质载体相比, 其寿命相差甚远。二、机读语言格式。计算机语言平均每三个月就会问世一种, 而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象, 若干年以后, 我们用现行的机器语言描述的数据, 还能百分之百的还原。三、对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出, 这个特征对其长期存取带来很多问题:“如设备发生故障、系统瘫痪, 电子文件就读不出来等等。

三、数字档案的失真问题

档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌。然而, 就目前的研究水平而言, 还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术, 其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点。数字化的主要方式是扫描加工, 在这一过程中造成数字档案失真的原因有:其一, 技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹, 有时需调整不同的技术参数, 如分辨率、明暗度、对比度等, 选择不当会直接影响扫描的质量, 造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息, 客观上造成档案原貌的改变。其二, 工作失误。档案扫描是大量的重复劳动, 难免有时失误。如扫错档案或打错顺序, 或存错, 或在建索引时链接错误等, 如不及时发现, 将直接导致数字化档案失真。其三, 转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时, 往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件, 如果格式选择不当, 同样会导致数据发生变化。

四、数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题, 也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”, 但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场, 给不法分子带来可乘之机, 主要表现:其一, 计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。国外有人估计, 现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二, 计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性, 使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击, 不仅仅是好奇和自我挑战, 程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三, 有窃取行为的间谍活动, 窥视其机密信息进行复制或扩散。其四, 有意破坏, 摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五, 人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等, 所有这些, 都使数字档案信息的安全变得十分脆弱。

五、数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物, 离开了高新技术的支撑, 就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点, 真是“成也萧何, 败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。数字化设备技术条件和技术难题。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽, 以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案, 以便实现多网互连、高速互访, 实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问, 足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

除此之外, 还有像数字档案馆建设的标准化;数字档案馆建设的投入与产出;数字档案中的经济;数字档案馆法律法规;数字档案馆的基础理论等方面的问题。

数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。它具有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点。但也存在着上述问题。因此, 我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷, 数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见, 或掉以轻心, 必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。

摘要：数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性, 然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题, 对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的几个方面的问题。

关键词：数字档案馆问题