河南硅烷科技发展股份有限公司是一家高新技术股份制企业, 企业注册资本1亿元, 年产值约7 000万元, 现处于扩建阶段。2015年以来企业预付账款额度始终在2 000万元以上, 最大额度为2016年的5 270万元, 3年来一直居高不下, 基本占流动资产的29%~40%, 增加了企业资金成本, 一定程度上影响了企业的可持续发展。分析这些预付账款明细组成, 主要集中在预付设备款、工程款、材料款等方面, 分别占预付账款的67%、15%、15%, 涉及到大大小小近30个供应商, 且随着企业规模及业务范围扩大, 呈逐年递增趋势。其中, 1年内预付账款占比66%, 1~2年预付账款占比34%。究其成因, 主要存在以下5个方面。
(1) 企业处于发展初级阶段, 社会信誉声誉不够。不同发展阶段企业存在不同的预付账款形式, 本单位属于新型科技股份制企业, 因成立时间不长, 规模小, 影响力小, 风险承受能力小, 社会信用声誉不高, 在市场经济活动中, 供货方为尽可能减少风险, 往往会约定预付一定货款[1]。另外, 企业处于改扩建阶段, 工程建设历时较长, 在结算之前, 未能销账等, 一些大型设备安装调试、检测运行需要一定的周期, 这都是本单位预付设备款占比较高的客观原因。
(2) 为了抢占市场先机, 迫于竞争压力或开拓市场的急切心情, 对于企业生产经营必需的物资 (某种程度上也是供应比较紧张的物资) , 与供货方签订长期的供销协议, 往往需要多付1~2个月的货款, 在企业不终止该项业务的情况下, 预付款项滚动存在。如该项业务终止, 物资采购部门没有及时结算;财务部门没有关注账务情况, 形成多付款项。
(3) 对供货商资信管理不到位, 往往基于单纯的业务层面考虑, 凭主观经验判断建立业务合作关系, 缺少对供货商资信背景的全面考察, 加大了企业与缺乏应有市场信用、经营不善供货商的签约机会, 增大了企业不良债权的概率[2]。如部分供货单位信用不高, 企业按购货合同预付货款后, 购货单位收到的料款与提供给收货单位的材料款剔除税款后相差不多, 就不再与对方有业务往来, 也不会提供发票。
(4) 企业内控管理存在缺陷。长期购销合同不规范, 付款未按合同条款执行;未建立严格预付账款报账、销账、核查、对账等制度, 物资供应部门业务员没有及时将发票交到财务部门进行账务处理, 造成未销账或延迟销账;部分无费用预算, 需要预算调整和预算审批, 环节多、时间长, 这部分发票就滞留在业务人员手中, 无法进行报销, 形成预付账款。
(5) 风险意识不够, 未建立预警机制和风险容限。企业风险意识相对淡薄, 未能根据自身的实力及市场因素建立预警机制, 设定企业风险容限控制点。缺少对供货商开展资信背景调查及信用等级评定, 缺少对债务方资信动态监控与分析, 仅仅简单地制定了诸如分期付款的信用额度和批次。当客户存有违约行为时, 后续跟进措施不够, 有些甚至还继续发生业务往来, 导致企业坏账损失加大, 债权清收成本增加。
在当前我国市场经济不完善、社会信用体系不健全的情况下, 社会上普遍合同意识、法制意识、规则意识淡薄。经常会出现货款一旦支出, 购销关系的地位发生了变化, 购方企业就站在了极为被动的一方, 被牵着鼻子走, 只能寄希望于对方按合同办事。现实中常会发生供货方因产量、质量或经营等产生违约情况, 这里面既有客观实际情况, 也有主观蓄意行为, 造成预付账款逾期, 甚至可能恶化为呆账、坏账, 给企业造成损失[3]。
预付账款占用企业流动资金, 影响资金周转, 降低了企业的资金收益。预付账款是为购买商品、货物而事先产生的短期债权, 占用了企业的流动资金, 使这部分资金以债权的形式沉淀下来, 不能参与到提高企业收益水平的融通活动中。
如果所购货物不能按时交付使用, 在企业资金紧张的情况下, 预付账款在占用企业流动资金的同时, 会加剧企业资金周转的困难, 企业只好通过银行借贷或其他融资途径来维持正常的经营, 增加了财务费用支出。
由于当前企业信用体系尚不健全, 对供货商的资信评价大多数依赖对方提供的证件, 而少有实地考察。同时, 个别供应商的经营状况会随着经济周期或市场竞争环境的变化而发生恶化, 造成失信违约。甚至个别供应商利用企业的管理漏洞, 骗取预付款后逃之夭夭, 给企业造成无法挽回的损失。
加强企业内部信息建设, 建立供货商资信状况综合评价体系, 综合考察供货商所在企业资质、性质、规模、产品质量、信用情况等内容, 制定综合评价标准, 对供货商实施准入机制和分类分级管理。构建企业风险容限机制, 结合企业实际, 明确风险预警标准, 控制预付账款在可接受、可预控的合理资金范围内, 并制定相应的预警管理计划。
坚持源头管理, 建立授权审批与预算控制相结合的管理制度。企业根据生产经营和建设项目计划制订资金使用计划, 结合采购计划做好材料、设备、工程预付款的预算。各级管理人员依照预算计划, 按照规定的审批级次、权限标准, 层层审批把关, 确保预付款控制在计划额度内。
健全完善预付账款管理、核查和考核等制度, 明确各部门、各环节的责任, 细化工作流程和标准, 重点把控预付款管理的事前、事中、事后3个环节, 事前必须有预算、有合同、有审批;事中必须有核对、有分析、有跟踪、有落实, 事后必须有发票、有验收, 及时清账, 做到源头预控、过程管控、闭合管理。
加强预付款对账工作。预付款执行后, 要及时入账, 定期开展账龄分析, 排查异常, 与采购部门核对, 重点关注长期挂账的款项, 督促并建立起有效的催收管理制度。
要建立切实可行的预付款监督考核体系, 将考核结果与职工的日常绩效挂钩, 与职工的年终晋级、提升等考评挂钩, 奖优罚差, 激励先进, 鞭策落后, 增强职工责任意识、大局意识。同时, 企业要严格责任追究, 层层落实责任, 明确申请预付账款的采购人员为第一责任人, 部门负责人和分管领导负连带责任, 若发生坏账损失, 按照规定比例承担责任。对于可能无法收回的债权, 要在第一时间内建立联合追讨机制, 采购部门、财务部门等全力配合, 及时介入预付账款的催讨、协商、沟通直至进入法律程序, 追讨未收回的预付款, 以使企业损失降到最低;对于确认全部或部分无法收回的债权, 也应当查明原因, 落实责任, 严格履行核销审批程序, 按照国家统一的会计准则制度进行处理。要加强对账销案保存的债权后续清欠情况的动态监督, 对徇私舞弊导致无法收回的债权, 要严格执行终身责任追究制度。引入外部核对, 可以定期聘请会计师事务所等第三方机构, 重点对企业预付款情况进行审查和评价, 对企业内部财务监督机制的完善给予正确有效的指导。
摘要：预付账款是企业支付货款的常见方式, 通常是企业为了购入急需商品, 按照合同约定预先支付给供货单位货款的行为。预付账款是事先付款, 势必存在一定风险, 极易发生单方面不履行合同约定等违约或商业欺诈行为, 造成企业财、物两空以及坏账、呆账等不必要的损失和风险。结合工作实际, 对所在企业预付款管理现状、成因及潜在危害、风险进行分析, 为企业健全完善预付款管理工作提供科学有效的建议。
关键词：预付账款,风险,风险防范
[1] 安喜秀.浅谈预付账款的风险与防范[J].财务与会计, 2014 (6) :48.
[2] 唐谦.探析预付账款成因及管理[J].现代经济信息, 2013 (10) :195.
[3] 孙庆城.浅析企业预付账款的管理[J].经济管理者, 2015 (36) :165.
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