在调查研究基础上 加强高职文秘专业建设
摘要：常州轻工职业技术学院在向用人单位发放调查问卷的基础上，对文秘人才的需求状况与需求特点进行了分析，并提出了针对文秘专业建设的具体建议。
关键词：高职;文秘专业;建设;调查分析
文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。学校是培养高素质文秘人才的摇篮，那么，社会究竟需要什么样的文秘人才?文秘人才应具备怎样的职业素质、职业能力与知识结构?高职院校应如何适应社会需要培养适用性人才?这些都是高职院校应该考虑与弄清的问题。
我校为配合文秘专业建设与教学改革，开展了旨在为文秘专业改革提供依据的社会调查活动，目标是调研文秘人才的市场需求状况，了解社会对文秘人才的综合素质、知识结构与专业技能等方面的要求状况。此次调研活动以江苏省苏南地区各级企事业单位为调查对象，主要采取问卷调查等方式，共发放了《文秘专业学生知识和能力要求调查问卷》138份，实际回收116份，有效率为84.1%，在访谈和问卷调查中获取了大量的第一手资料。
高职文秘人才的需求情况
对文秘人员的品质要求在“文秘专业学生应具备的基本品质”的反馈中，选“随机应变”的占90%，选“吃苦耐劳”的占88%，选“忠诚与服从”的占86%，选“热情开朗”的占76%，选“勇于创新”的占72%，选“甘于奉献”的占63%，选“廉洁守法”的占41%。可以看出，大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是毕业生的灵活程度与努力程度。
对文秘专业的课程设置需求我校确立的文秘专业核心教学与训练分为六个模块：口头及书面表达模块、应用现代办公技术能力模块、人际沟通及公关能力模块、职业核心能力模块、职业拓展能力模块、综合素质模块。
1.在对“口头及书面表达模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：文秘英语(95%)、普通话训练(93%)、商务英语(82%)、演讲与口才(80%)、英语听说(53%)、语法修辞与实用逻辑(34%)，并建议增设能提高公开发言以及应对客户的水平与技巧方面的课程。
2.在对“应用现代办公技术能力模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：办公自动化及实训(99%)、办公自动化设备操作与维护实训(97%)、档案计算机辅助管理及实训(95%)、网络技术及实训(77%)、网页制作及实训(65%)、数据库应用及实训(52%)、信息学概论(32%)，并建议在教学中加强现代办公技术的应用和实习，增设有助于了解计算机程序的课程。
3.在对“人际沟通及公关能力模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：人际商务沟通技巧(99%)、个人与团队管理(92%)、客户关系管理(86%)、公共关系学(72%)、国际商务礼仪(65%)，并建议在教学中增加实景模拟演练。
4.在对“职业核心能力模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：秘书实务(92%)、文书学(90%)、档案管理(90%)、实用公文写作(83%)、秘书资格考证实训(81%)、毕业实习(72%)、专业认识实习(69%)，并建议增设有关会议、展销会筹备方面的课程。
5.在对“职业拓展能力模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：人力资源管理(90%)、电子文件管理(89%)、市场调查及实训(80%)、电子商务(80%)、档案计算机辅助管理实训(76%)、基础会计(68%)、企业管理(61%)、经济法基础(53%)，并建议增设经济管理、科技、会计、统计、财务管理及法律等方面的课程。
6.在对“秘书综合素养模块”的反馈中，赞同设置课程的顺序与比例如下：秘书修养书目(87%)、职业形象设计(80%)、书法(70%)、中国传统文化(61%)、摄影技术(34%)，并建议增设《企业文化》课程。
对秘书人员具备职业技能证书的需求在对“高职文秘专业学生应具有何种职业技能证书”的反馈中，选择“国家秘书职业资格证书”的占93%，选择“国家计算机应用B一级证书”的占85%，选择“江苏省大学生英语B级证书”的占73%，选择“剑桥商务英语证书”的占72%，选择“普通话二级乙等证书”的占69%，并建议学生还应具备C类驾驶证。
由此可以看出：社会比较认同学生同时具备英语、计算机等多种职业技能证书。因此，文秘专业学生除了必需的秘书职业资格证书外，持有多种证书可以为就业增加砝码。
文秘人才需求的特点与趋势
在回答“您认为近年文秘专业的社会需求如何”的问题时，有84%的人认为随着时代的发展，社会为文秘专业提供了较大的需求空间，有部分单位表示会在未来一两年内招聘专业素质好、技能和处理事务能力强的文秘专业学生。这说明文秘专业学生的就业前景比较乐观，但社会对文秘人才的要求也越来越高，越来越需要具有综合能力的高素质型、全面型、复合型文秘专业人才。
在回答“您单位未来5年内将需要扩充哪种类型的文秘人员”的问题时，有80%以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到20%的单位表示需要本科及本科以上毕业生。这表明企事业单位对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过大专层次的教育即可。
在回答“您觉得我院文秘专业人才培养的目标与就业方向定位是否准确”的问题时，有85%的人认为准确。他们认为秘书专业培养目标应定位为技能型、应用型、复合型人才，这表明各单位看重文秘人员的综合能力，需要的是全能型、智能型秘书人员。从当前的现实情况来看，企事业单位内部文秘岗位分工不细，文秘人员身兼多职，往往集文秘、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，这就要求文秘人员除了必须具备文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识和技能，做到博与专结合，知识与能力结合。
在意见与建议的反馈中，有不少单位提出学校应加强学生的实践动手能力，认为当前普遍存在学生操作能力不强导致社会适应性较差的问题，建议学校在教授学生专业知识的同时，多安排一些实践环节课程与技能训练课程，加强实训，提高学生动手能力，使学生一进入单位就能尽快适应和开展工作。
对文秘专业建设的建议
通过调研可以发现，社会各界对文秘人才的要求趋于多元化，十分看重文秘人员的综合素质与实际操作能力。因此，我校文秘专业建设应以社会需求为导向，重视对学生综合素质、专业知识与职业技能的培养，面向市场需求，突出实践性，增强文秘专业人才的就业适应性。
加强专业认识在平时教学中，很多学生对“你为什么选择此专业”、“谈谈你对专业的认识”、“你认为通过专业学习能够获得什么”等问题的认识模糊不清。专业认识不清必然导致学习兴趣不浓，缺乏动力。因此，专业教师有必要在新生入学之初，一方面加强专业介绍，包括专业特点、专业市场需求、专业素质要求、专业就业前景等等，另一方面给学生以正确的专业思想指导。大学教育应“授之以渔”，而不仅仅是“授之以鱼”，学生在学校教育过程中不仅要学到专业知识，更要学会在有限的时间里扩展知识视野，按照自己的专业理想夯实专业能力与技能。文秘专业并非人们想象的那样，仅仅是端茶倒水干杂活，事实上，对从业人员的职业素质，如人际沟通协调能力，口头、书面表达能力等都有很高的要求。文秘专业的学生应该把视野从“专业”提升到“职业”的高度，着力打造自身的职业素质，为将来的求职就业奠定基础。
面向市场学校必须面向市场培养出适合市场需要的人才。首先，要做好专业的年度市场调研与分析。其次，要采用适合的教材与教学方式方法。我校大部分毕业生将就业于民营经济较为发达的江南地区，因此《档案管理》课程的教学就必须从针对国有企业向针对民营企业转变，探讨适合民营企业特点的档案运行、管理机制。高职教育要随着市场需求的变化不断调整教学策略，在教学过程中，教师不能仅仅停留在教材知识的传授上，应及时增加一些适用的专业知识与案例，增加学生知识的灵活性和适用性。再次，要提倡多证多能，要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上，持有多种能力证书，如文秘职业资格证，普通话证书，外语、计算机等级证书，汽车驾驶证以及电子商务、报关员资格证书等，提高毕业生的就业竞争力。
突出实践性高职教育的实践性主要表现在以下四个方面：(1)课程体系。不过于强调学科的系统性、完整性、理论性，而以实用性、技能性为特点。保留优势专业课程，删除不必要课程，调整不合理课程，增设社会急需课程。(2)课堂教学。课堂教学作为实践教学的第一个环节，应重视理论与实践相结合，采用互动式案例教学方法，将案例、情境、讨论融于一体，让学生分析与解决案例中存在的问题，在此过程中有效地培养和提高学生分析解决问题的能力、与人共事的能力与创新能力。在课程内容上不追求体系的完整性，以实用性、技能型为特点，改变教材原有的内容编排，实行模块组合教学。如《档案管理》课程可以不讲档案学概论的内容，仅介绍档案管理的基本内容和科技档案管理及一些专门档案管理(如财务、人事)的内容。(3)模拟实训。开设实训课，建立实训室，是高职教育区别于本科教育最大的特点，也是高职教育的优势所在。实训环节有利于促进学生对教学内容的理解与掌握，有助于将理论知识转化为实践技能。(4)强化实习。文秘专业的主干课程《文书学》、《档案管理学》是两门实践性很强的课程，学生如果缺乏一定的专业感性认识是很难理解的。因此，在教学过程中，应强化实践性教学环节，根据课程的进展情况安排与之相适应的实习活动。在学生开始学习理论知识之前，可安排学生到相关部门实地参观，使学生对专业产生感性认识，为理论教学打下基础。在讲授完一门专业课后，可再次安排学生到相关部门进行一段时间的专业实习，在实习过程中，教师应根据教学中的理论难点和重点进行针对性讲解，使理论与实践结合起来。
参考文献：
[1]高莉.文秘专业学生社会实践能力培养[J].职业教育研究，2006，(6)：147-148.
[2]姚亚琳.高职高专文秘专业教学改革研究[J].法制与社会，2006，(8)：188-189.
作者简介：
赵展春(1972—)，陕西西安人，硕士，常州轻工职业技术学院讲师，主要从事文秘专业教学与研究工作。
作者：赵展春
摘 要:当前文秘教育专业文秘方向实训在实训室建设、专业实训、课外实训、实训效果考核等环节存在诸多问题。在明确职业定位基础上,必须对文秘方向实训方案进行优化设计。优化实训方案应遵循普遍性与针对性实训相结合、全程性与阶段性实训相结合、单一性与综合性实训相结合的原则,并分别从软硬件建设、岗位职责要求、提升技能与实现就业、提升效果等角度进行相应设计,从而最终培养出专业技能过硬的“准秘书”人才。
关键词:文秘教育 文秘方向 实训方案 优化设计
文秘专业在我国始于20世纪50年代,起初只限于高职、中专院校,直到1987年才开始具有本科层次的文秘教育专业。就培养目标而言,高职院校的文秘专业偏重于“高级技能型”文秘人才的培养,职业定位于企事业单位的文秘岗位,而本科院校的文秘教育专业则兼顾“人文性”与“职业化”培养,职业定位于职业高中、中等专业学校秘书专业及党政机关、企事业单位文秘岗位。职业定位的不同决定了二者实践教学模式的相异性。然而,单从实践教学情况来看,“本科院校的实践教学明显不如专科和高职院校,高职和专科院校都有自己比较系统的实践教学计划”[1]。本科院校的文秘教育专业由于大多依托于汉语言文学专业,尽管在人才培养方向上通常会设计“教师方向”和“文秘方向”,但两个方向的同时存在,必然会弱化“文秘方向”。加之在具体实施过程中往往将出发点和落脚点都过多地放在了“教师方向”人才的培养上,使得“文秘方向”人才的培养力度进一步弱化。为扭转当前文秘教育专业文秘方向人才培养方面的这种尴尬局面,进行文秘方向实训方案的优化设计势在必行。
1 文秘教育专业文秘方向实训现状分析
(1)文秘实训室建设环节。文秘专业是一个操作性、实用性特别强的专业,学生必须经过反复地实践演练才能真正做到对所学知识的掌握与运用,因而文秘实训室也就成了文秘人才培养的主要阵地。但是,目前高校文秘实训室的现状存在明显问题,主要表现在:第一,实训设备简单,功能单一。许多高校的文秘实训室都没有为学生提供实训所必需的硬件设备,如打印机、复印机、摄像机和投影设备等,对于较为先进的电子设备如远程会议设备、会议操作模拟程序等,学生更是没有机会认识和了解。以陕西理工学院文秘实训室为例,20m2的房间,装设20台计算机,外加几部数码相机。显然是不能满足学生办公自动化实践训练的要求。第二,实训内容过于空泛。在学校课程安排中保证每位同学每周均有四个学时的时间去实训室熟悉办公设备,实训时间可以说是很充足的。但是实训过程中缺乏具体的实训内容安排,学生每次去实训室没有任务、也不知道目的,所以就难免会出现在实训过程中上网聊天,玩游戏的现象,其实训效果可想而知了。第三,实训管理制度不健全。目前部分高校的文秘实训虽有相关制度的约束,但基本上都只是泛泛而谈,缺乏针对性、科学性,其相应的配套制度也不完备,没有形成有效的监管机制,缺乏规范化。
(2)专业实训环节。文秘专业通常都设计有“文秘实训”环节,该环节存在的主要问题是:第一,实训次数少,时间短。许多高校的文秘专业一般只安排一次专业实训,实训时间较短。次数之少,时间之短显然是不能满足学生的实训需求的。第二,实训单位选择缺乏针对性。目前,许多高校为学生安排的专业实训大都是在校外,实训单位一般都是政府行政部门,由于一些科室(如统计局、财政局的部分科室)的特殊性,考虑到一些内容的重要性和保密性,学生很难接触到实际的文秘工作,所做的无非就是最为平常的办公室卫生清洁工作。第三,实训内容不能完全落实。作为文秘人员所要具备的技能要求是多方面的,包括日常办公室事务的处理、办公自动化应用、日常公文的拟定、办公文件的处理等。然而,由于实训单位的局限性,事实上很多学生在实训过程中是根本没有机会去进行这些技能的训练。这样一来,整个专业实训环节就难免流于形式,没有真正达到实训目的。
(3)课外实训环节。课外实训时文秘方向人才培养更为重要的环节,主要存在包括课外各种实训活动开展以及学生在寒暑假自主进行的文秘实训。这一环节同样存在不少问题。第一,缺乏系统设计。目前部分高校虽设有课外实训环节,但没有真正落到实处,过多地重视课内实训,且缺乏对课外实训环节的系统设计,使得课外实训更多地成为一句空谈。第二,学生积极性不高,参与率偏低。这主要表现在:一方面,在大学生课外活动中很难看到文秘专业学生的身影;另一方面,在寒暑期实训中,学生多是“托熟人”、“找关系”,而目的仅是为了应付性地完成任务。产生上述现象的根本原因在于学生缺乏对本专业的基本认识和对自身职业定位的不清晰。
(4)实训效果考核环节。“考核是测量学生的知识能力、评价教学质量的基本手段,是教学管理的一个重要环节”[2]。但是采用传统的考核方式已经不能满足本科教育以培养学生创新实践能力为主的要求。笔者认为,在文秘教育专业文秘方向实训考核中存在诸多问题。可概括为以下几个方面:考核重结果轻过程;考核结果重评价轻反馈;考核方式单一。以陕西理工学院文秘教育专业为例,在学生完成两周实训任务后,将实训考核成绩表交给实训基地指导教师填写,教师没有统一的标准,有时甚至会出现指导教师打人情分的现象,因而学生的考核分数普遍较高,这样就不能真实地反馈学生的实训情况。另外,在其他环节也没有对学生的实训情况进行考核。
文秘教育专业文秘方向的实训,无论是实训环节还是实训内容,由于存在着以上种种问题,严重影响人才的培养。因此,必须对其进行优化设计。
2 文秘教育专业文秘方向实训方案设计原则
(1)普遍性与针对性实训相结合。实训方案的设计要以学生为主体,立足于培养和提高学生的各项技能。所谓普遍性实训指对该专业学生群体而言所必须掌握的基础性技能的训练。针对性实训是针对学生个体发展及兴趣爱好的不同所进行的有目的的训练。普遍性实训与针对性实训两者互为前提而存在,如将两者有机结合,并力求做到有的放矢,就可最大限度地调动学生的积极性和主动性。
(2)全程性与阶段性实训相结合。全程性实训指让学生提前进入秘书角色,入校即入职。在此基础上,将实训过程贯穿于整个学习过程之中。阶段性实训指按各年级所学课程的不同来安排实训内容,在学生进行自我定位之后,从基础实训到专项实训,分阶段进行。阶段性实训以全程性实训为前提,全程性实训以阶段性实训为基础,两者一脉相承。在每一阶段任务结束之后,可让学生进行自我总结,然后全班性经验交流,这样可让学生及时发现自己的优势和不足,从而全面提高自己的实际操作技能。
(3)单项性与综合性实训相结合。单项性实训指特定阶段内所进行的针对某一种技能进行训练的训练模式。综合性实训是多个单项技能综合为一体的训练模式。两者相辅相成,缺一不可。学生由基础训练到综合训练,由模拟环境到真实环境,由浅入深地完成各项技能实训,逐步提升实践技能,继而真正实现该专业学生的实际能力与社会需要的“零距离”。
3 文秘教育专业文秘方向实训方案优化设计
(1)以提高办公技能为目标进行文秘实训室软硬件建设。第一,实训室的多功能建设及运用。文秘专业要以体现专业特色为基础,这就在客观上对文秘实训室的建设提出了更高的要求。笔者认为,文秘实训室应实现多功能建设,所谓多功能,一指模拟办公自动化场所,主要是电脑、打印机、传真机、摄像机、照相机、扫描仪等各种办公自动化设备;二指模擬档案室,主要功能是在学习档案管理学时能够进行有序归档和规范管理;三指礼仪实训室,这主要应用于秘书礼仪等相关课程中,学生能够比较直观的获得礼仪知识;四指模拟会议室,主要是进行会议安排、会议接待等日常会务工作。第二,制定切实可行的实训内容。实训内容安排应遵循普遍性与针对性相结合的原则,根据具体课程的进度,在某个特定阶段进行专项训练,专项训练可分为多个模块,如打字速度、文本文档、表格制作等等,相继培养该专业学生的各项实际操作技能,全面提升学生的综合素质,为学生的可持续发展奠定坚实基础。第三,建立健全文秘实训管理制度。为使实训制度科学化、规范化,应根据实际情况制定合理且有针对性的规章制度,并将这些制度条理化、明确化,如《实验室学生登记管理制度》、《实训任务检查制度》、《实训室学生行为规范》、《实训室设备的管理制度》等等,制度是一切管理活动的有效保障,待各项制度完善之后,还应保证这些制度能被严格执行,以确保文秘实训室的正常运行。
(2)以岗位职责要求为准则完善专业实训环节。第一,适当地增加专业实训次数,从整体上延长实训时间。根据学期的课程安排,坚持理论与实践并重的原则,科学合理地调整理论教学与实践教学的课时安排。笔者建议,大学四年可安排学生进行两次专业实训,第一次可安排在学生进校的第二学年,时间可短一点,2周时间即可。第二次可安排在大三的第二学期,时间要稍微延长一些,即4～8周时间。两次实训侧重点不同,前者要重在让学生熟悉职业特征、办公环境和掌握一些简单的日常办公事务,后者则重在让学生锻炼实际工作能力,积累一定的社会工作经验。第二,有针对性地安排学生到实训单位实训。学生个体之间存在着强弱不等的能力差距,这就要求高校在对实训单位进行了全面考察分析之后必须对学生进行岗前培训,并结合学生平时表现进行考核,最终根据学生的综合能力进行分配。如:文字功底弱的学生可安排在文件处理工作繁琐的部门,计算机操作能力差可安排在办公自动化操作频繁的科室。第三,将实训任务落实到实处。专业教师在实训初期应及时与实训单位进行沟通,通过沟通明确实训生实训内容,实训目的。实训期间,带队教师可定期或不定期地走访各个实训单位,这样可对学生的专业实训起到很好的敦促作用,保证每一位学生都能按要求完成任务。
(3)以提高技能与实现就业为目的改进课外实训环节。课外实训应以提高学生应用能力为总体要求,建立以校内课外实训为主,校外实训为辅的人才培养模式。以校内课外实训为主其优势在于可以与理论课程内容时刻保持同步进行,同时又可使学生提前进入秘书角色,从而在实训过程中,不断进行自我完善。以校外实训为辅其目的在于它可以弥补校内实训的不足和缺陷。在校内,第一,可让学生在各种大型活动中充当参谋策划或参与者的角色,使学生明确岗位职责与要求。第二,可进行情景实训。“所谓情景实训,就是在模拟的工作情形下演练文秘工作技能训练工作技能。实训由学生扮演各种角色,按照工作任务的要求处理不同事件。这种实训方式要求教师搜集各种实训案例,并在课堂或实训室完成,其目的在于让学生充分体会到文秘工作的实质。”[3]例如“秘书礼仪”中的着装分析和行为示范,再如“秘书学概论”中关于会场布置、来宾接待等秘书活动。这些环节如果采用情景模拟的方式,将会在很大程度上培养学生的角色意识。第三,工学结合。“工”是基于参与到具体实践活动中所获得的经验,“学”是基于理论知识的学习而获得的技能。“工”与“学”是一个不可分割的整体。学生可自我推荐或老师介绍进入学校的各个职能部门,使学生实现“准就业”,继而在较为真实的工作岗位上提升职业技能。校外实训即寒暑期实训,专业教师可让学生在实训前期出具实训单位证明并留下联系方式以便于抽查,在整个实训期间坚持让学生写工作日记,在后期可让学生每人写一篇工作心得,通过这一系列措施就可保证校外实训不会流于形式。如能严格按照以上几点改进课外实训环节,这无疑对于文秘专业学生技能的提高与很好的实现就业有很大帮助。
(4)以提升实训效果为宗旨建立健全实训考核长效机制。“考核的目的在于促进学生专业知识的迁移和转化,全面提高职业综合实践能力和心智水平”[2],建立灵活、多样、科学的考核体系有助于提升文秘专业实训方案的实施效果。第一,要建立以专业技能和职业素质为基础的考核体系,考核内容要着重考察学生的能力和素质。同时实行三位一体连评体系,即“个体自评——团队互评—— 教师综评”相结合的评价模式。第二,实行校企联评机制。企业在评价个人能力方面与高校是有很大区别的,通过校企联评,可使高校在人才培养方面与企业用人标准保持一致,同时也可对高校文秘专业实训环节建设提供很好的借鉴。第三,践行多元考核模式。“从一定程度上说,多元考核不是对标准考核的全面否定与抛弃,而是对标准考核的改革和补充。”[4]文秘专业的应用性特点要求学生不仅要重视基本技能的培养,更应注重学生发现问题、提出问题、解决问题的综合能力,而多元考核模式恰恰符合这些要求。
4 结语
尽管我校文秘教育专业文秘方向实训方案已初显效果,但专业实践教学经验仍处于摸索与积累阶段。我们要积极探索、大胆创新,在明确职业定位前提下,依据秘书工作的发展和市场的需要,及时改进实训教学内容和方法,克服当前各项实训环节出现的问题,切实提高学生的综合职业能力和素养。
参考文献
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[4] 杨增波,郑苏淮,黄厚生.注入多元因素,激活考核模式—— 文秘专业理论与技能链式教学新模式研究[J].南昌高专学报,2006.
作者：周丽鸿 张筱笛 贾蕊 徐渊 袁平夫
摘 要： 文秘不应等同于秘书，它有自己独特的不可替代的职责——文字工作。文秘想在工作中表现突出，必须时刻注意自己的“文字”，“文化”和“文德”三方面。
关键词： 文秘 文字 文化 文德
一、文秘和秘书的区别
现代人常常把文秘与秘书混为一谈，总喜欢把秘书都称作文秘，认为两者没什么区别，可以通用。这其实是一个误区，秘书，在我国现下是一种职务的名称，在2010版的辞海中的解释是这样的：“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”而文秘是众多秘书类型中的一种，叫做文字秘书或文书秘书，简称文秘，也称文学秘书，中文秘书等。
二、文秘在中国秘书史上的重要地位
“秘书”一词在我国古已有之，不过最初的意思并非与当下的秘书含义一致。最早指的是宫中秘藏之书，东汉时期又指谶纬之书，所谓谶纬，就是指迷信预言。后来秘书又作为一种官职名在东汉兴起，史称秘书监。至曹魏，秘书又演变成为一种官署机构。到了清光绪33年，由安徽巡抚冯煦上书奏请，秘书一词才真正做到了名实相副，即与当下的辅佐人员含义相近。虽然秘书一词在我国历史上出现得较晚，不过担任秘书性质工作的人员却是早已有之。古代秘书性质的工作种类繁杂，以中央秘书机构为例，有负责君主起居的，有负责祭祀礼仪的，有负责办理文书事务的(这里就不一一详叙了)。其中很重要的一项就是辅佐君主处理文书工作，例如起草昭书，谕旨，处理来往文书，抄录保存章、奏等等。当然，不仅仅是在中央秘书机构，还有其他地方秘书机构，在这些机构中负责文书工作的人员地位往往都比较高。古时，负责文书工作的人员大多都是文学之士，传统的“秘书”很注重文学修养和写作能力，历来都将“笔杆子”，“秀才”等夸赞捧为很高的荣誉。所以自古以来，国家的统治者对秘书的文字能力要求都很高。秦代的秘书需经过专门的学校学习文字表达;唐代的秘书经科举考试后，还要从“声言书判”四个方面进行选拔考试，其中“书”即指写作能力;宋代的秘书要经过宏词科的考试，会写当时流行的十二种公文体式。[1]有此可见，文与秘两字已有很深的历史渊源，这为两字的结合奠定了历史基础。到了现代，在秘书“办文，办事，办会”这三大基本职能中，办文仍然占很大的分量，所以才会有一直将文秘当作秘书代名词的误区。
三、现代文秘
就现代秘书包含的种类而言，其名目之多，职责之细，需令人颇费一番脑筋才能辨别清楚。如按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等九型。按工作方向分可分为：行政类、助理类、人事类、公关类、业务类。按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。在这里我不谈其他类型，仅就文字秘书即文秘这一类型谈谈我个人的几点看法。
文字秘书，指从撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。文秘文秘，贵乎在“文”，这自不必说。那么作为一名专业的文字秘书如何才能写出好的文章，“文”又文在何处呢?
(一)文应当文在文字
文字的本意是“语言记录的符号”、“语言的书面形式”等，其功用是扩大语言在时间和空间上的交际功能。文字工作就是专指秘书将各种信息转变成书面材料的工作。文秘承担的文字工作，包括文稿撰拟和文字记录两大类，文字几乎贯穿一切工作的始终。例如，在调查研究工作中，从拟定调查提纲到撰写调查报告，每一步都包含大量的文字工作;起草上司讲话稿、撰写单位年终总结、单位的大事记录等等。做好文字工作是秘书机构发挥参谋作用的重大途径，是秘书机构做好其他工作的前提条件，也是文秘增长才干、展示才华的良好机会。所以当一名合格的文字秘书最基础的一项素质就是要具备深厚的文字功底，即熟练的文字表达能力。这种能力不仅仅是用词准确凝练，用句晓畅通达，结构明晰，重点突出，能把一个问题讲透的能力;也应当表现在熟练掌握多种应用文体的写作上。文秘人员不仅要掌握通用公文的写作，如请示，意见等法定文书，讲话稿，报告书，计划类文书，信息类文书等，还应掌握经济文书的写作格式与方法，例如研究分析类文书，企业管理类文书，商务贸易类文书等等。只有将各类文书的体式，写作方法烂熟于心，才能在工作中如鱼得水。此外，文在文字上的另一方面应当表现在文字的书写上。虽然随着现代自动化办公设施的不断发展和完善，越来越多的文书工作都可以通过高科技的电子设备来完成，需要手写的地方越来越少，但是我们也万不可因此疏忽了笔书的能力。古来秘书就有擅长书法艺术的优良传统，中国古代秘书对文字的改进、书法艺术的发展做出了重要的贡献。魏晋南北朝时期，统治者大多聘请书法家担任秘书管理。如东汉末年擅长隶书的梁鹄、毛弘，梁武帝萧衍时的王褒，北齐时赵彦深、王羲之、王献之、王徽之等都曾被礼聘为秘书官职。
(二)文应当文在文化
文化是一个非常广泛的概念，给它下一个严格和精确的定义是一件非常困难的事情。笼统地说，文化是一种社会现象，是人们长期创造形成的产物。同时又是一种历史现象，是社会历史的积淀物。具体地说，文化是指一个国家或民族的历史、地理、风土人情、传统习俗、生活方式、文学艺术、行为规范、思维方式、价值观念等。文秘文在文化上的表现可以外化成知识素养和文采素养。知识是秘书的力量之源，它与文秘人员的智慧，才能和创新性思维更是息痒相关。随着社会主义市场经济的发展，知识经济时代的到来，社会政治，经济，文化，科技等各方面的飞速发展，文秘人员应当及时了解各方面的知识，时常充电更新，只有全面了解国家的法律、制度与政策才能写出高质量的文稿。至于文采，应当是文秘人员的“文”在文化上的另一之所在。公文或是其他应用类文体在寫作手法上自是不能像散文，小说等文学类体裁那样肆意运用大量的修辞，但这也并不意味着公文或是其他的应用文写作就应当是一板一眼，死气沉沉。私认为，一篇好的讲话稿就应当是有声有色，纵横捭阖的。历史上公文写得出彩的也不乏人才，其中很著名的是有“沈诗任笔”之称的沈约和任昉。
(三)文应当文在文德
所谓才者德之资也，德者才之帅也。人贵有德，秘书理当重德。秉笔直书向来是我国古代秘书的一项为人津津乐道的文德。我国自西周初年起，秘书官吏在记录君臣言行、朝廷政事时，形成了规则，称为“书法不隐”，“书法”的核心是“君举必书”和“秉笔直书”。这一规则使秘书官吏的记录保持了事件的原貌，具有真实性和可靠性。此后我国古代秘书又衍生出另一优良美德——强烈的民族气节，两宋尤甚。据记载，历任起居舍人、起居郎、中书舍人、直学士院、翰林学士等秘书官职的洪迈，于绍兴三十二年(1162)，受遣出使金国，国书中对金国持强硬态度，以敌国相称，高宗亲手将国书交于他手，寄予厚望。洪迈至金后，金主见国书后不悦，命令他删改，必须以臣礼拜见，洪迈坚决拒绝，金国遂封锁使馆，三日不供应水食，洪迈仍不屈服，金人无奈，只得放他回宋。洪迈出使敌国，不辱使命，为时人所赞誉。当然，时代不同了，我们的德行也被赋予了新的含义。今人的德行应该是在遵守职业道德的基础上的一种高度的责任感。文秘在日常工作中负担着大量繁杂的文字处理，文件传递等工作，在机关或单位中充当这一个上情下达，下情上达的纽带作用。因此文秘的一举一动，一字一句都将影响组织的效率和形象。正因其工作的特殊性，角色的复杂性，加上某些社会因素的影响，文秘人员的责任感就显得极其重要。一切工作都应本着对自己负责，对领导负责，对组织负责的态度，切不可随意马虎或是做出有违职业操守之事。
随着信息时代的到来，新时期对秘书工作提出了更高新要求。传统意义上的助理参谋已无法适应现代秘书的新职能。随着社会政治，经济体制的不断改革不断深入，秘书的工作被赋予更多职责和更多意义。新时期的秘书应该是领导者得力的助手，出色的参谋，高素质的综合型人才。为此，有人认为“文秘”一词变现出的职责太过单一，应当退出历史舞台。而笔者对此不敢苟同，认为取消文秘一词大为不妥。虽说应现代社会的发展，辅助管理和智能服务已变得越来越重要，并且其地位有逐渐超越传统文秘的趋势，但我们也不能一棍子打死，认为文秘可有可无，甚至应当取缔。事实上，文秘的存在仍有其必然。在各职能更加细化的今天，文字工作在秘书机构中仍然占有很大一席地位，文秘仍然是举足轻重的存在。我们不仅不应取缔，而且应该予以更多的重视。诚如前面所述，在信息高度发展的今天，文秘的看家本领——写作能力在人们的意识中变得越来越薄弱，这应当引起警惕。一个组织若是没有一个表达能力强的高素质文字秘书，那整个系统岂不是要乱了套?
四、结语
文秘室处理文书事务的中枢，是协调上下层级的“引流棒”，是一个组织的形象代言。做好文秘工作，必须要从“文字”、“文化”、“文德”三方面入手，加强自我教育，提升自我素质，为组织的发展壮大贡献一份力量。
參考文献：
[1]杜立新.文秘一词应退出历史舞台[J].秘书，2002(12).
作者：丁添
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最新事业单位文秘基础知识
一、秘书工作的内容
(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为既要参与政务，又要掌管政务两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第
六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
(二)秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按分级负责，归口办理的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关窗口的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。
二、秘书工作的作用
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
(一)建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
(二)事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
(三)中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到上情下达，下情上达。
(四)统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制门难进、脸难看、话难听、事难办的官僚主义作风和习气。
秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的信息库和资料库，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。
事业单位文秘专业知识
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真题1(单选题)秘书，是一种职务名称，指处于()地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导人员的人员，是领导的参谋和助手。
A. 中心B. 枢纽C. 中介D. 中枢
【答案】 B
【解析】 略
真题2(单选题)对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，其中不属于业务工作的协调的是()。
A. 会议协调B. 事项协调C. 同属部门的协调D. 公文活动协调
【答案】 C
【解析】 对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等。而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。因此，选项C不正确。
真题3(单选题)()是秘书工作的本质属性。
A. 综合辅助性服务B. 政治性C. 被动性D. 灵活性
【答案】 A
【解析】 秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点。
过关强化训练
1.根据秘书工作的基本规律，()是秘书工作存在的客观基础。
A. 领导工作对综合辅助性服务的需求
B. 秘书工作高质量的综合辅助性服务
C. 不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求
D. 领导者对综合辅助性服务的满意程度
2.秘书事务工作的三办是指()。
A. 办文、办事、办信B. 办文、办事、办信息
C. 办文、办事、办会D. 办文、办事、办协调
3.秘书部门的职业性功能是()。
A. 管理B. 辅助
C. 决策D. 参谋
4.秘书工作四个转变的实质突出了()。
A. 参谋作用B. 管理作用
C. 服务作用D. 信息作用
5.秘书工作三服务宗旨的核心是()。
A. 为机关部门服务B. 为领导服务
C. 为人民服务D. 为本级领导服务
6.秘书同领导在角色定位上是()。
A. 同志关系B. 平行关系
C. 从属关系D. 主仆关系
7.秘书应树立的最基本的观念是()。
A. 政策观念B. 服务观念
C. 创新观念D. 领导观念
参考答案及详解
1.A[解析] 根据秘书工作的基本规律，领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础，秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件，不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推动秘书工作的根本动力，领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。
2.C[解析] 办文、办事、办会是对秘书事务工作的精炼概括。研究三者之间的关系，实际上是为了认识秘书工作的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对秘书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，将秘书工作做好。
3.B[解析] 秘书部门的职业性功能即秘书工作的事务性助手职能协助领导处理各种日常事务，也就是其辅助性功能。这是秘书部门的一个最重要的职责。
4.A[解析] 我国秘书工作的改革与发展的重要标志是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会(简称85middot;1座谈会)上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。85middot;1座谈会在确立秘书工作三服务指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门四个变革的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。四个转变首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是出谋划策、综合处理信息、实行科学化管理、主动服务等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求。其次强调了对秘书工作要实现科学化管理的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。四个转变的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。
5.C[解析] 85middot;1座谈会上时任中共中央办公厅主任的王兆国同志明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随后，根据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好三服务，一是为领导和领导机关服务;二是为与本机关相关的各个部门机关服务;三是为人民服务。其中，秘书工作三服务宗旨的核心是为人民服务，这是由我们党和政府为人民服务的宗旨决定的。所以本题正确选项是C。
6.C[解析] 领导与秘书的关系是工作关系，是上下级的关系。在这种工作关系中，秘书处于从属地位，是从体，而领导处于主导地位，是主体。一切按领导的指示办，听领导的，是秘书言行的指南。
7.B[解析] 由于秘书工作的指导思想是三服务，即为领导和领导机关服务、为与本机关相关的各个部门机关服务、为人民服务，因此秘书应树立的最基本的观念是服务观念。
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一、秘书工作的内容
(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为既要参与政务，又要掌管政务两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第
六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
(二)秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按分级负责，归口办理的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关窗口的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。
二、秘书工作的作用
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
(一)建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
(二)事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
(三)中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到上情下达，下情上达。
(四)统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制门难进、脸难看、话难听、事难办的官僚主义作风和习气。
秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的信息库和资料库，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。
一、 填空题
1. 公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的________。(公务文书)
2、公文的法定作者是_________。(合法的制发机关)
3、国家行政机关的公文种类，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为 种(13)，即主要有：命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、 。(通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要)
4、公文一般由 三部分组成。(文头、正文、文尾)
5、公文的秘密等级依次分为______、_______、________三种。(“秘密”、“机密”、“绝密”)
6、公文按照紧急程度分为________、_________。(“急件”、“特急件“)
7、公文运用语言应当做到准确,______,庄重,得体。 (严肃) 8.对重要事项或者重大行动作出安排,用______. (决定) 9.公文办理分为收文和______。(发文)
10.______就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。(公文办理程序)
二、单项选择题
试题1：公文的主体部分是( )。 A: 标题 B: 正文 C: 作者
D: 印章或签署 答案: B 试题2：向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用( )。 A: 请示 B: 报告 C: 请示报告 D: 函 答案: D 试题3：( )用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。 A: 条例 B: 决定 C: 规定 D: 公告 答案: C 试题4：函，在文种上属于( )，在公务活动领域上属于( )。 A: 规范性文件;通用公文 B: 商洽性文件;通用公文 C: 陈述呈请性文件;专用公文 D: 领导指导性文件;专用公文 答案: B 试题5：向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于( )。 A: 上行文 B: 平行文 C: 下行文 D: 越级行文 答案: B 试题6：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是( )。 A: 通知 B: 通告 C: 公告 D: 通报 答案: B 试题7：用于答复下级机关请示事项的公文是( )。 A: 指示 B: 请示 C: 批复 D: 命令 答案: C 试题8：根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为( )。 A: 收文、发文
B: 上行文、平行文、下行文 C: 通用公文、专业公文
D: 本机关制发的和内部使用的公文 答案: A 试题9：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问应使用的文种是( ) A.请示 B.意见 C.函 D.报告 答案：D 试题10：机关或部门的领导人对来文办理提出处理意见的活动是收文处理中的( )。 A: 拟办 B: 批办 C: 承办 D: 查办 答案: B 试题11：用于记载会议主要精神和议定事项的公文是( )。 A: 决议 B: 会议记录 C: 会议纪要 D: 议案 答案: C 试题12：主送机关对公文负有( )和答复的责任。 A: 转发 B: 抄送 C: 通报 D: 主办 答案: D 试题13：下列公文属于下行文的是( ) A.报告 B.请示 C.决定 D.函 答案: B 试题14：上行文是指( )。
A: 向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件 B: 向所属被领导机关或组织发出的文件
C: 向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件 D: 向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件 答案: A 试题15：公文在制发的程序上，必须履行法定的( )。 A: 审批手续 B: 会签手续 C: 登记手续 D: 承办手续 答案: A
三、多项选择题
试题1：一般由标题、正文、发文机关名称与成文日期构成的文种有(A: 决定 B: 指示 C: 通告 D: 简报 答案: AC 试题2：下列文种的结构构成中均有主送机关的有( )。 A: 指示 B: 通知 C: 通报 D: 批复 答案: ABCD 试题3：公文是一种特殊的文体，这种特殊性表现在( )。 A: 采用白话文形式 B: 具有真实性、合法性 C: 具有规范性、相对确定性
D: 用议论、说明、叙述多种方式表达 答案: AD 试题4：公文的基本组成部分有( )。 A: 标题 B: 文头 C: 正文 D: 主题词 答案: ACD 试题5：使用份号的公文有( )。
。 ) A: 机密文件 B: 绝密文件 C: 秘密文件 D: 所有文件 答案: AB 试题6：公文的特点有( )。
A: 由法定的作者制发并具有法定的权威性 B: 其制发与履行必须执行法定程序 C: 具有法定的现实执行效用 D: 规范的体式 答案: ABCD 试题7：公文密级标志的位置放在公文标题的左上方醒目处。公文的保密等级分为以下哪几种?( )。 A: 绝密 B: 机密 C: 秘密 D: 特密 答案: ABC 试题8：公文的标题由以下几部分构成( )。 A: 发文机关名称 B: 公文接受单位名称 C: 公文内容 D: 文种 答案: ACD 试题9：下列哪些机关可以被选择作为抄送机关( )。 A: 向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关 B: 向上级请示时抄报下级机关
C: 上级机关向受双重领导的下级机关行文，抄送给另一上级机关 D: 将所接受的抄送公文抄送给下属机关 答案: AC 试题10：公文的行文方式有( )。 A: 逐级行文 B: 越级行文 C: 多级行文 D: 直接行文 答案: ABCD 试题11：公文必须具备的基本数据项目包括( )。 A: 发文符号 B: 印章或签署 C: 主送机关 D: 成文日期 答案: BD 试题12：下列文种属于呈请性文件是( )。 A: 函 B: 报告 C: 调查报告 D: 议案 答案: BCD 试题13：规范的公文体式是用以维护公文的( )。 A: 强制性 B: 权威性 C: 准确性 D: 有效性 答案: BCD 试题14：下列文种的结构构成中均有主送机关的有( )。 A: 指示 B: 通知 C: 通报 D: 批复 答案: ABCD 试题15：我国法定的公布性文件包括( )。 (多选题) A: 通知 B. 通告 C: 通报 D. 公告 答案: BD
四、简答题
1.公文为什么要标注主题词?
(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。 2.意见有哪几种类型?
指导性意见、实施性意见、评估性意见 3.请示的写作为什么要坚持一文一事?
这是《国家行政机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复，也可能因内容繁杂而影响批复的时间。 4.收文办理包括哪些程序? 收文办理指收到公文后的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
文秘基础知识
(一)
1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书
2、行政公文13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种 行政无：指示(取消)、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加(新)：意见
3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发
4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二〇〇八年
5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。
6、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发 下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统
一、规范等。
8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞
9、占有材料的要求：时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。
10、选择材料原则：①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料。
11、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度
12、确立主题的依据：①写作目的;②材料本身的意义
13、对主题的要求：①正确;②深刻;③新颖(举措、例证、词语);④集中。
14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种” 请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用“关于”(如办法、条例等)
15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式 目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;也常用“根据”等句式表明行为依据。(通告、通知、计划、招标书、投标书) 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文
16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。
17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题
18、结尾：强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾
19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准：准确、简洁、平实(质朴)
21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据„„决定，根据„„特通告如下，依据„„公告如下;为了„„现决定;为„„通告如下，现就„„问题请示如下;现将„„(情况)报告如下，现就„„问题请示如下; 现将„„(情况)报告如下，现就„„问题提出如下意见，经„„批准(同意)
将有关事项通知如下; 拟采取如下措施;经„„研究，答复如下
22、称为用语： 我(部)，贵(局)公函平级尊称对方，你(省)，本(部门)，该(处)
23、结尾用语： ①用于请示。如 当否，请批示。(当否，请批准×);如无不妥，请批准各地执行;妥否，请批复。 ②用于函。如： 请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何，盼函告;望协助办理，并尽快见复 ③用于报告。如： 请指正;请审阅 ④批复、复函：此复;特此专复;特函复 ⑤知照性公文：特此公告(通告、知、报)
24、应用文书表达方式：说明>叙述>议论
25、叙述方式：顺序(主要)、倒叙
26、议论三要素：论点、论据、论证 议论两大类：立论与反驳 立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。立论，又叫证明。 反驳：反驳论据、论证、论点。
27、论证方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法
28、常用说明方法：定义和表述、分类和比较、数字和图表
29、计算机系统：硬件(hardware)、软件(software)系统 外观：主机箱、外部设备 功能：运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备 30、CPU是计算机 核心部件，对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU性能的指标：一是主频(主频越高，CPU速度越快);二字长。
31、内存储器： 随机(RAM)断电后，RAM中数据会丢失 只读(ROM)不因断电丢失数据
32、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备，
33、硬盘使用注意事项： ①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。 ②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。
34、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘
35、显示器两大类：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护： ①注意防磁 ②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜，设密码) ③显示器窗口不得朝向门窗
36、计算机软件系统 系统软件 应用软件 操作系统(OS):DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。
37、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。 热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键
38、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主要有二：①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。
39、清理磁盘步骤：操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。 40、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。
41、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性
42、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。
43、菜单的约定： ①命令后“„”。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。 ②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。 ③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。 ④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。
44、选取文件或文件夹： 要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘，可以按下“Shift”键连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。
45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象： 当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动，如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。 当源文件与目标文件在不同的磁盘上时，按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果按下“Shift”键再拖动，再完成对象的移动。
46、永久删除：①清空回收站;②按“Shift+Del”组合键;③按住“Shift”键，再选择删除。
47、Windows XP支持星号(*)和问号(?)两个通配符，星号表示多个字符，问号一个字符。
48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。
49、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。
50、具体设置方法： ①在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开“显示属性”对话框。选择“屏幕保护程序”选项卡。 ②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表，将会看到系统提供的所有屏保程序;选取一种屏保程序，单击“预览”按钮，可显示该屏幕保护程序的动态演示外观;单击“设置”按钮，自定义该屏保的显示选项;利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间。 ③设置完成后，单击“确定”按钮即可。
文秘基础知识二
51、Word2003启动操作： ①“开始”菜单; ②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword.exe”“确定” ③快捷方式
52、文件存盘 选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键 如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
53、Word选取文本 ①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。 ②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。 ③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标 ④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击 ⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。 ⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。
54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V
55、创建表格 ①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 ②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
56、改变行高或列宽： ①使用鼠标进行调整; ②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令，单击“行”(“列” )选项卡，精确调整
57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.
59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域) 有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。 60、数据输入 ①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字)，如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内 注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。 输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。 ②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11” 注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”
号或用圆括号括起来。 ③输入日期和时间 a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2 日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00 ④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格 ⑤清除单元格，只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 6
1、设定数据有效性步骤：P/85-86 ①选定要增加有效检查的单元格 ②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。 ③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。 ④在“数据”下拉列表中选择条件。 ⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100. ⑥按下“确定”即可。 6
2、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。 6
3、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。 注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。 6
4、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。 6
5、改变数字格式的步骤是： ①选定需要格式化的单元格或一个区域 ②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。 ③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。 6
6、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。 6
7、处理标题 在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击 即可。 6
7、行列高 ①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。 ②自动调整：“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。 6
9、单元格地址：相对地址(Excel2000默认状态)，绝对地址、混合地址、三维地址。 70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。 7
1、数据排序： ⑴使用“排序”对话框进行排序 ①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格; ②选择“数据”菜单上的“排序”命令; ③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”; ④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”; ⑤“确定” ⑵使用工具按钮进行排序：升序 ↓，降序 ↓。 7
2、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。 7
3、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。 7
4、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。 7
5、页面设置步骤： ①打开要进行页面设置和打印的幻灯片; ②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令; ③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向; 7
6、打印步骤“ ①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”)，可设置打印机类型、打印范围和内容。 ②单击“确定” 7
7、应用和更好模板的具体步骤： ①打开要应用设计模板的演示文稿; ②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”，在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击“设计模板”); ③在“幻灯片设计”任务窗格中，已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。 7
8、制作新的表格幻灯片步骤： ①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格，在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。 ②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符，即可出现“插入表格”对话框。 ③在对话框中输入表格的行数和列数，然后单击“确定”按钮，即可生成表格，同时出现“表格和边框”工具栏。 7
9、在已有的幻灯片中添加表格 单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格”对话框，在对话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。 80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件： ①在显示要插入图片的幻灯片; ②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令，出现“插入图片对话框”。 ③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置，然后选定该图。 ④单击“插入”即可。 8
1、启动幻灯片方法： ①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。
②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。 ③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。 ④按“F5”键。 8
2、控制幻灯片放映：“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张幻灯片;按“←”，“↑”或“PgUp”键，进入上一张幻灯片。 8
3、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。 8
4、共享资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源 8
5、Tcp/LP协议特点：一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行;二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。 8
6、网卡即网络接口卡，又称网络适配器。 8
7、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备，是拨号用户必不可少的设备只要。 8
8、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。 局域网(LAN)：办公室或实验室(十米级网)，建筑物的网(百米级网)，校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。 8
9、因特网主要功能： ①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询) ②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等) ③电子教育(远程教育、培训，阅读电子出版物，访问电子图书馆等) ④电子娱乐(播放电影电视，交互式电子游戏，文化娱乐信息的交流与讨论等) ⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式) ⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等) 90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。 9
1、域名：要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。 顶级域名：机构性域名、地理性域名。 机构性域名：com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司) 9
2、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。 http:∥。 9
3、选择“文本文件”，可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。
94、脱机收藏夹步骤： ①打开Web站点，单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令，打开“添加到收藏夹”对话框。 ②选中“允许脱机使用”复选框，然后单击“自定义”按钮，出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕，单击“下一步”。 ③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数，然后单击“下一步”，直至完成。 9
5、电邮地址由一个字符串组成，该字符串被“@”分为两部分。 9
6、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。 9
7、发送邮件步骤： ①单击工具栏中的“创建邮件”按钮; ②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。 ③在“主题”框中输入邮件的主题; ④在文本编辑区内输入邮件的主题内容; ⑤如需插入附件，可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令，在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件，然后单击“附件”，将会在“主题”栏下插入“附件”一栏，附件文件名显示在栏中; ⑥单击“发送”。 9
8、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头)，把信息、思想和情感进行传递的过程。 9
9、沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。 100、秘书职业特点：①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性
文秘基础知识四
1
51、企业文化的特征： ①独特性; ②普遍性; ③可塑性。 1
52、企业文化的功能： ①激励功能;②导向功能;③约束功能;④凝聚功能;⑤稳定功能;⑹辐射功能。 1
53、企业形象是企业内外对企业的整体感觉、印象和认识，是企业状况的综合反映。 1
54、CIS即企业形象识别：企业理念识别(MI)、企业行为识别(BI)和企业视觉识别(VI)3个层次。 1
55、CIS策划的原则： ①全方位推进原则;②以公众为中心原则;③实事求是原则;④求异创新原则;⑤两个效益兼顾原则(在追求经营效益的同时，也要积极追求良好的社会效益。) 1
56、MI是CIS的灵魂和整体系统的原动力。MI策划主要应遵循实践性原则、个性原则和持久性原则。BI是企业形象策划的动态识别形式。行为识别是理念识别的最主要载体。VI是整个企业形象识别系统中最形象直观、最具有冲击力的部分。 1
57、高性能团队所具备的条件： ①共同的愿景;②队员之间有开放的交流;③队员之间需要互相信任，互相尊重;④在不同的领域，不同队员可做团队领导;⑤要有高效的工作程序;⑥在团队内要求同存异;⑦队员做事有共同的方法和工作流程。 1
58、人事档案保管制度的目的在于保守档案机密。其基本内容为：材料归档制度、核查制度、保卫制度、转逆制度。 1
59、归档大体程序：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。 160、转递(人员调离)大致程序： ①取出应转走的档案; ②在档案底帐上注销; ③填写《转递人事档案材料的通知单》; ④按发文要求包装、密封。 16
1、人事档案利用的手续：查阅手续、外借手续、出具证明材料的手续。 查阅手续内容：首先，由申请阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。最后，由人事档案部门审核批准。 注意事项：①下级不得查上级;②不得自查;③群众不得查党员;④上级、公检法可外借。 16
2、人员招聘流程：招聘计划阶段、招聘信息发布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、职工入职阶段以及招聘报告阶段。 16
3、招聘计划阶段内容：人员需求清单、招聘渠道信息、发布时间的范围、招聘小组人选、应聘者测试考核方案，招聘起止时间、新职工上岗时间、费用预算、招聘工作日程安排以及招聘广告等。 16
4、招聘信息发布阶段原则：覆盖面广、发布及时，针对不同人才层次选择不同发布渠道和控制成本。招聘信息的发布渠道很多，包括内部渠道(针对内部招聘)、传统媒体、网上发布、校园发布、人才市场发布等。 16
5、职工入职阶段：发放录取通知，办理入职手续，新职工入职培训，新职工后勤保障工
作，合同签订、备案、存档，新职工上岗、工作介绍或交接等。 16
6、招聘方式为：笔试、面试和心理测试。面试有模式化面试、非指导性面试、状况面试、压力式面试等。 16
7、人员招聘原则： ①公开原则;②竞争原则;③平等原则;④能级原则(人的能量有大小之别是，本领有高低之分，工作也自有难易，要求自然也有区别);⑤全面原则(指对应聘人员从品行、知识、能力、智力、心理、过去的工作经验和业绩进行全面、考核和考察);⑥择优原则。 16
8、培训职工方式：在职培训、课堂培训、互联网培训、情景模拟、研讨会、案例研究、管理游戏、角色扮演、行为模拟等，培训时，既可按需选择最有效的一种，也可以在一次培训中综合运用多种培训方式。 16
9、企业公共关系基本特征： ①以社会公众为工作对象;②以塑造形象为工作目标(公共关系核心问题);③以传播沟通为工作方式(一方面企业应策动对外传播，使公众认识、了解自己;另一方面，它又要吸取舆论民意以调整、改善自身;④以互惠互利为工作原则;⑤以真实诚恳为工作信条;⑥以注重长远为工作方针。 170、现代公关职能：信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和促进销售职能等。 17
1、公关部门在信息、管理中发挥着独特的作用。它搜集、储存和处理同企业密切相关的各种信息，是企业的资料储存中心;它集中观测社会环境的变化，是企业的环境香油中心，它分析和预报同企业有关的发展趋势，是企业的趋势预报中心;它向外发布企业的有关信息，又是企业的信息发布中心。 17
2、企业公关原则： ①良好的企业形象有助于企业的产品和服务赢得消费者信赖。 ②良好的企业形象有助于增强企业的凝聚力和吸引力。 ③良好的企业形象有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视和帮助。 ④良好的企业形象有助于企业在竞争中赢得优势。 17
4、危机特征：突发性、严重危害性、舆论关注性和不可预见性。 17
5、公关危机管理应遵循预防第
一、公众第
一、公开第一和时间第一的原则。 17
6、危机预防：①预测分析;②制定计划方案;③加强训练;④建立处理危机事件的关系网络(与处理危机单位建立合作网络：医院、消防队、公安部门、新闻单位、保险公司、银行等)。 17
7、危机处理紧急措施：①成立临时专门机构;②迅速隔离危机险境;③控制危机蔓延态势。 17
8、会计的两个基本职能是核算和监督。 17
9、记账、算账、报账是会计核算的主要形式。 180、监督的核心就是要干预经济活动，使之遵守国家有关法律和法规，保证财经制度的贯彻执行。 18
1、秘书应了解和掌握的会计科目： ①资产类。 ②负债类。包括短期借款、长期借款、应付工资、应付福利费、应交税金。 ③所有者权益类。 ④损益类。包括管理费用、财务费用、所得税。 18
2、账户基本结构：增加额、减少额、余额共3栏。 18
3、通过账户记载的金额可提供起初余额、本期增加发生额、本期减少发生额、期末余额
4个核算指标。期末余额=起初余额+本期增加发生额-本期减少发生额 18
4、会计凭证：原始凭证(自制原始凭证，外来原始凭证);记帐凭证(收款凭证，付款凭证，转帐凭证)。 18
5、发票的基本联次为3联，第1联为存根联，开票方留存备查;第2联为发票联，手执方作为付款或收款原始凭证;第3联为记账联，开票方作为记账原始凭证。作废时应加盖“作废”戳记。 18
6、汇集凭证装订： ①对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。 ②对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记帐凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。 18
7、会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。 18
8、日记账是一种特殊的明细账，逐日逐笔顺序登记。 18
9、出纳主要工作包括： ⑴办理银行存款和现金领取 ⑵负责支票、汇票、发票、收据管理。 ⑶做银行账和现金帐，并负责保管财务章。 ⑷负责报销差旅费的工作。 ①职工出差分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总经理审批签名，交由财务审核，确认无误后，由出纳发款。 ②职工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票，先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由出纳给予报销。 ⑸职工工资发放。 190、日常现金和支票、单据等应当存放在上锁的保险柜中，由专人(一般是现金出纳)保管和支出。 19
1、银行存款账户分为存款账户、一般存款帐户、临时存款帐户和专用存款帐户。存款人首先应在银行开立基本存款帐户。基本存款帐户就是人们所说的结算账户。 19
2、除个体工商户外，所有企业、单位要向当地计量部门办理代码证。有的地方还要求向当地税务部门领取税务证。 19
3、支票适用范围(同城结算);种类(现金支票、转账支票和普通支票);付款期限(
10、日内，双休日顺延)。 19
4、临柜交款时，交款人必须与银行柜台收款员当面交接清点，做到一次交清，不得边清点边交款。 19
5、支票遗失处理： ⑴一是及时到开户银行挂失止付;二请求有关单位协助防范。 ⑵只有现金支票遗失银行受理挂失，但要抢在支付之前。 19
5、对遗失的空白现金支票、空白转帐支票，银行也不受理挂失。空白支票遗失声明不具有法律效力。 19
7、税收原则具有公平原则、效率原则、适度原则和法治原则。 19
8、税收特征：强制性、无偿性、固定性。 19
9、纳税人是纳税义务的法人或自然人。 200、我国现行税制中主要有3中税率，即比例税率、累进税率和定额税率。
文秘基础知识五 20
1、已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年;保存期满，报经国税机关查验后可以销毁。 20
2、对与发票案件有关情况和资料，可以记录、录像、照相和复制。 20
3、增值税专用发票由水印防伪图案，红色荧光防伪标记、无色荧光防伪标记3项防伪标记组成。 20
4、税收分类： ⑴以课税对象为标准： ① 流转税;②所得税; ③行为税(对某些特定行为课征的税，如印花税、车船税) ⑵以计税标准为标准： ①从量税(以课税对象的实物量为计税依据) ②从价税(以课税对象的价值量为计税依据) 20
5、增值税是我国第一大税种。 20
6、文化体育业(文化业、体育业)：3%;娱乐业(歌厅、舞厅、卡拉OK歌舞厅、音乐茶座、台球、高尔夫球、保龄球、游艺)：5%-20% 20
7、企业所得税33%(原)。2008年1月1日起，国企、外企税率25%，高新技术产业15%。 20
8、个人所得税征税对象：①工资、薪金所得;②劳务报酬所得;③稿酬所得;④储蓄存款利息、股息、红利所得;⑤偶然所得。 税率：工资、薪金所得适用5%-45%的超额累进税率;劳务报酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花税千分之四。 20
9、社会保险具有强制性、保障性、福利性和普遍性的特点。职工在试用期内也应享有保险。
210、养老保险的享受待遇：累进缴纳养老保险15年以上，并达到法定退休年龄，可以享受养老保险待遇。我国的失业保险制度属于强制性失业保险制度。医疗保险具有社会保险的基本特征外，还具有公平性、信息不对称性和费用结算方式的复杂性。
211、工伤保险制度的实施原则：无责任补偿原则;因工受伤与非工公受伤相区别的原则;风险负担、互助互济原则;个人不交费原则;补偿与预防、康复相结合原则;直接经济损失和间接经济损失相区别的原则;一次性补偿与长期补偿相结合原则。
212、无责任补偿原则，又称无过失补偿原则，是指工伤事故发生后，无论事故责任在谁，都应及时对受伤者进行无条件的一定经济补偿。因工受伤是劳动者为他人和社会做出的牺牲。非因工受伤并不属为他人和社会做出的牺牲。直接经济损失指因工受伤者的第一职业的劳动报酬，这是工伤保险的内容。
213、工伤认定申请(合同期内)提供材料： 初次治疗诊断书或住院病历、职业病诊断证明(原件、复印件各一份)、交通事故需提供交通大队的事故裁决书或交通部门的交通事故证明、身份证复印件、有效期内的劳动合同原件。
214、《住房公积金管理条例》规定：单位录用职工，应当自录用之日起30日内到住房公积金管理中心办理缴存登记，并持住房公积金中心的审核文件，到受托银行办理职工住房公积金账号的设立或者转移手续;新参加工资的职工从参加工资的第二个月开始缴存的住房公积金，月缴存余额为职工本人当月工资乘以住房公积金缴存比例。
215、职工有下列情形之一的，可提取住房公积金账户内的存储余额： ①购买、建造、翻修、大修自住住房的。 ②离休、退休的。 ③完全丧失劳动能力，并与单位终止劳动关系的。
④出境定居的。 ⑤偿还购房贷款本息的。 ⑥房租超出家庭工资收入的规定比例的。
216、按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股3种。按发行范围分A股、B股、H股和F股4种。沪深股市基本交易规则：价格优先、时间优先。
217、A股：人民币，国内;B股：外国人，外币;H股：香港股市;F股：海外市场。
218、中国人民银行下设：商业银行、政策性银行、非银行金融机构、国家外汇管理局。
219、我国的中央银行是中国人民银行，其全部资产属国家所有，是非营利机构。 220、我国的商业银行大体分为国有独资银行、股份制商业银行和城市商业银行。 2
21、政策性银行不以盈利为目的，专门为贯彻、配合政府的社会经济政策或意图，具有特殊的融资原则。1994年，我国组建了3家政策性银行，即国家开发银行、中国进出口银行、中国农业发展银行。 2
22、非银行金融机构主要是保险公司、信用合作社和信托投资公司。 2
23、利息的计算方法分为单利和复利计算法两种。我国除活期存款带有一定的复利性质，其余各类存款均按单利计算。利息率=利息额/本金额×100%。国外司惯用年利率，我国习惯用月利率。 2
24、名义利率是以名义货币所表示的利率。 2
25、汇率的表示方法有直接标价法、简接标价法、美元标价法。 2
26、直接标价法是指以一定单位的外国货币为基础，将其折合为一定数额的本国货币的标价方法。日元、加拿大元、港币、新加坡元、人民币采用均采用直接标价法。欧元、英镑、澳大利亚元采用间接标价法。 2
27、公司的住所是指公司的主要办事机构所在地。 2
28、公司的资本包括注册资本、发行资本、认购资本和实缴资本等。 2
29、股东以其出资额为限度公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的其余法人。有限责任公司的资本不分为等额股份，证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书。有限责任公司的股东有最高人数限制。 230、有限责任公司的设立条件： ①股东符合法定人数，有限责任公司由50人以下股东共同出资设立。②有限责任公司注册资本的最低限额为人民币3万元。公司全体股东的首次出资额不得低于注册资本的20%。 2
31、股东可以用货币出资，也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权等作价出资。 2
32、有限责任公司的组织机构： ①股东会是公司的最高权力机关，每年至少召开一次。 ②董事会(执行董事)与经理：董事会是公司的业务执行机构，董事会成员为3人-13人。董事每届任期不得超过3年，届满可连选连任。执行董事可以兼任公司经理。 ③监事会：监事会是公司的监督机关，其成员不少于3人。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于1/3。董事、高级管理人员不得兼任监事。 2
33、股权转让： 公司法不允许股东向公司转让股份，但允许股东向本公司的其他股东或者本公司股东以外的其他人转让股份。股东向股东以外的人转让其出资时，必须经全体股东过半数同意;不同意转让的股东应该购买给转让的出资，否则视为同意转让;对于经同意转让的出资，其他股东有同等条件下的优先购买权。 2
34、一人有限责任公司的注册资本最低限额为人民币10万元。 2
35、股份有限公司特征： ⑴公司的全部资本为等额股份，股份采取股票形式。 ⑵股东以所持股份为限对公司承担责任。 ⑶公司的股东有最低人数限制，而没有最高人数限制。 ⑷股份有限公司的设立程序较为复杂。 2
36、设立股份有限公司，应当有2人以上200人以下发起人。法定注册资本的最低限额500万元人民币。 2
37、股份有限公司的组织机构： ①股东大会应当每年召开一次年会。召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开20日以前通知各股东。 ②董事会与经理：董事会是公司的业务执行机关，其成员为5人-19人。 ③监事会是公司的监督机关，其成员不得少于3人。职工代表的比例不得低于1/3。 2
38、股份发行原则：必须同股同权、同股同利。股票发行价价格可以按票面金额，也可以超过票面金额，但不得低于票面金额。 2
39、股东持有的股份可以依法转让。发起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年内不得转让;公司董事、监事、经理应向公司申报所持有的本公司的股份，并在任职期内不得转让。 240、公司合并包括吸收合并和新设合并。公司应当自做出合并决议起10日内通知债权人，并于30日内在报纸上至少公告3次。 2
41、清算程序。公司财产在分别支付清算费用、职工的工资、社会保险费用和法定补偿金，缴纳所欠税款，清偿公司的债务后剩余财产。 2
42、婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定(不在合同法之内)。 2
43、合同类别： ①根据合同的成立是否以交付标的物为成立条件，可分为诺成性合同与实践性合同 ②根据合同成立是否需要特定的形式，可分为要式合同与非要式合同。 2
44、合同基本原则： ①平等、自愿、公平原则。 ②诚实、信用原则。 ③合法原则。 2
45、要约是一方当事人以订立合同为目的，向对方当事人提出合同条件，希望对方当事人接受的意思表示。构成要约须符合下列条件： ①要约须显示向特定人发出的意思表示。 ②要约的内容必须具体、确定。 ③要约中应当明确表明该要约一经受要约人承诺，要约人就要受该意思表示的约束。 2
46、缔约过失的损害赔偿包括订立合同费用、准备履行所支出的费用、丧失与第三人另订合同的机关所产生的损失。 2
47、合同法规定下列免责条款无效： ①造成对方人身伤害的; ②因故意或者重大过失造成对方财产损失的。 2
48、合同内容约定不明时合同的履行： ①质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行、没有国家标准、行业标准，按照通常标准或者符合合同目的特定标准履行。 ②价格或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行，依法应当执行政府定价或者政府指导价的，按照规定履行。
2
49、合同履行担保方式有定金、保证、抵押、质押和留置。 250、合同的转让：①合同权利的转让;②合同义务的转移;③合同权利和义务一并转让。
一、单选选择题( 40分)
1A 2 D 3 B 4 D 5 B 6 B 7 D 8 A 9 B 10 D 11 B 12D 13D 14 A 15B
16D 17B 18 D 19D 20 C 21B 22 C 23 C 24 B 25 C 26 B 27D
28B 29 D 30D
31B 32 C 33C 34 D 35C
36 C 37 C 38C 39A 40 C
二、多项选择题(20分)
1ABD 2 ABC 3 ACD 4BCD 5AB
6ABCD 7ABCD 8ABD 9ABD 10AB
三、公文写作题(10分) 参考答案：包括标题、正文、落款三部分。其中正文包括召开会议的目的、内容、时间、地点，及出席人员等。
四、申论(30分)
参考例文：
积极有效解决大学生就业难问题
市场经济条件下的今天，大学生就业已经不再如以往般辉煌。近年来，大学生就业难已经引起了社会各界的普遍关注，那种"只管进，不问出"的教学体制已经无法适应形势的发展。大学教育和社会需求
1 严重脱节，大学生供求失衡。但是，我们应该认识到，高校毕业生是国家宝贵的人力资源，他们能为国家创造财富。所以，解决大学生就业难问题，有利于我国的经济和社会发展。
要解决我国大学生就业难问题，需要从以下方面着手： (1)高校毕业生要进行恰当的自我评估，明白自己的优势，作出正确的职业规划，找准职业切入点。要踏踏实实做事，避免眼高手低。要明白学历不是一切，跟经验丰富的人学习。求职时要摆正心态，不要轻易放弃自己的专业。
(2)学校应以就业为导向进行专业设置和课程设置。要根据就业情况和市场需求，确保专业设置的前瞻性、课程设置的实用性及科学性。学校要加强与企业和社会的联系，企业可以把学校作为人才培养基地，学校把企业作为学生就业实习基地及社会服务基地。推行学历教育与职业资格教育并举。
(3)健全并规范各企业招聘渠道。目前的人事管理制度仍然有较强的计划体制色彩，使不少缺位以待的用人单位受到限制。据调查，不少中小型私营(股份)企业急需高水平的管理技术人员，却因没有申报用人指标的途径，解决不了大学生的派遣、落户口、接收档案等问题而招不到人，这也导致一些大学生担心自己的身份望而却步。所以，我们有必要建立起一套完整的、可操纵的招聘体系，从双向解决招聘及应聘问题。
(4)高校要做好就业信息服务，政府相关部门也应拓宽信息发布渠道，提供专门针对应届毕业生的招聘会，规范人才市场。高校应该
2 加强对学生能力、兴趣的测评，使学生对自己有一个比较准确的定位，以便找到适合自己的工作。
(5)切实引导和鼓励高校毕业生面向基层、边远地区就业，努力建立与社会主义经济体制相适应的高校毕业生面向基层就业的长效机制。政府应该加速发展西部地区的经济建设，招商引资，吸引大学生，以缓解东部沿海发达城市的就业压力。完善人才资源市场配置与政府宏观调控相结合的运行机制，创造良好的政策环境和市场条件，为毕业生到基层、边远地区就业提供优惠政策。
毕业生就业工作是一项系统工程，需要协调各方关系，认真、细致、扎实地做好每个环节的工作，针对新问题，研究新方法，努力开拓高校毕业生就业工作新局面。
导读：我根据大家的需要整理了一份关于《文秘专业写作基础知识推荐》的内容，具体内容：秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术。下面是我为您精心整理的。篇一文秘专业写作基础知识从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头...
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术。下面是我为您精心整理的。
篇一
文秘专业写作基础知识
从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。
公文版头部分，包括版头(发文机关标识)、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。
公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。
公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。
下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。
(1)版头。由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名
称可以并用本民族的文字和汉字印制。
(2)份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
(3)密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。
(4)紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。
(5)发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
(6)签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注"签发人"，"签发人"后面标注签发人姓名。
(7)标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。
(8)主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。
(9)正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
(10)附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
(11)发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
(l2)成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(13)印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
(14)印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如，"(此件发至省、军级)"，"(此件发至县、团级)"。
(15)主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》(中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社 1998 年出版)标注，位于抄送机关上方。
(16)抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
(17)印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。
篇二
怎么做个合格秘书
1、知道领导的职责范围和全部活动，了解领导的目标和意向。
2、领导不在仍能认真负责处理领导的公事及私事。
3、帮领导安排活动日程、协调约会而不用领导催促和费神;会安排自己的时间。
4、没有领导的提醒，能主动执行和坚决完成领导交办的工作。
5、对待领导的朋友、来访者有礼有节;能尊重人、肯帮助人，把别人的事放在心上。
6、富有想象力和创造力;能提出一些新的想法和建议供领导参考;经常采用新的方法来提高自己的工作方法和领导的工作方法;能制订新的工作制度和工作程序;工作有条有理。
7、有机智，能主动解决问题而不麻烦领导;不怕困难。
8、能提高文件运转效率;能及时发现领导办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件;能从其他领导及时的取来领导需要的文件。
9、具备秘书的基本技能(如文件归档、处理电话、速记等)而无可指责。
10、在危急关头能沉着，在紧急状态下能冷静，当承受压力而沉不住气或发脾气时，能够平静的像平时一样继续工作。
11、忠诚，做领导值得信赖的人。
12、有较广的知识面和阅读面;能经常提请领导注意与公司有关或个人相关的出版物。
13、做成为一个有价值的信息来源者，而这些信息是领导很难获得、无法获得或不能获得的。
14、有进修计划，能主动要求了解更多的关于领导的家庭、领导朋友、领导的工作或行业。
15、发言清晰，口头表达能力强，能书面或口头简要的向领导汇报情况;能清楚而正确的传达领导的指示;能主动了解关于某项政策和行动和想法，并象领导一样正确的传达给别人。
16、不计时间将每天的工作做完;能根据需要自愿在夜间或周末加班。
17、能象管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托别人去做并督促别人去完成。
18、在没有领导插手的情况下，能处理好领导的每日例行公事。
19、能记住一些重要的日期(如周年纪念日、生日、传统节日、假期等)，代领导为上级、同事、下级安排好庆祝活动。
20、在调研工作中称职;能主动收集资料，调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告。
篇三
文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：
(一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法)
(二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密
1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。
2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。
3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。
(三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识
文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。大体包括以下几个方面：
一是基础理论知识。包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。
二是实际操作知识。文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、
操作方法。
三是其他基本知识。主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。
(四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力
文书工作的业务技能，主要有以下一些：
1、文字综合处理能力
2、书写能力
3、速记能力
4、印制能力
5、校对能力
6、运用现代化办公设备的能力
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文秘在企业中是一个重要岗位，文秘是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务等工作。下面小编为你整理了事业单位的文秘基础知识，供大家参考。
一、秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第
六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
二、秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
9.教学秘书工作职责：
9.1协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。
9.2及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。
9.3协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。
9.4负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。
9.5负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。
9.6作好各种文件的收发，登记与管理工作。
10.生活秘书工作职责
10.1.协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。
10.2.协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。
10.3.负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。
10.4.负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。
10.5.协助院工会作好全院教职工的福利工作。
10.6.协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。
10.7作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。
10.8作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。
三、秘书工作的特征
(一)秘书工作的本质特征
秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：
(1)所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。(2)能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。(3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。
(二)秘书工作的一般特征
秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类秘书工作所共有的特征，具体体现为：
(1)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。
(2)被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作根据领导的需要来安排;二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。
(3)综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。
(4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。
(5)灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。
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