防范公司印章管理不当的风险
周律师，您好!
2017年5月，上海某建筑工程有限公司(下称“建筑工程公司”)承包了上海某地产发展有限公司的建设工程，随后建筑工程公司项目经理负责人将该工程交给包工头黎某负责施工，并将建筑有限公司项目经理部印章一枚，交给黎某使用。并规定了黎某该公章的用途，后黎某向建筑工程公司出具印章使用《承諾书》，承诺书载明印章仅用于与业主、监理之间有关技术、施工资料的盖章。2018年3月，黎某又私刻了另外一枚与上述印章相同，规格大小相同的印章。2018年7月，黎某因为该工程需要购买材料，故向我朋友钱先生借款人民币五十万元，并谎称他是该建筑工程公司的项目经理，以建筑工程公司的名义写下借据，并加盖建筑工程公司项目经理部的印章，我朋友一看是公司的印章便放心不少，遂很爽快的向黎某提供的银行卡账户打款人民币五十万元，后黎某陆续偿还借款十万元后便开始以种种理由拖延还款。时至今日仍有四十万元未偿还，并且黎某也不知去向，事后我朋友只得直接向建筑工程公司讨要该借款，此时才知道黎某在借据上加盖的印章是自己私下篆刻的，并未征得项目经理同意，请问律师，我朋友是否可以向建筑工程公司讨回这笔欠款?我朋友该如何维权?
齐先生
齐先生：
你好，根据国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》和公安部《印章治安管理办法》的规定，任何单位和个人禁止买卖印章，不得非法制作、使用印章。刻制印章需要县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。按照上述办法刻制的印章为合法的印章，主要包括公司的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人个人章等，未按照上述规定刻制的印章为非法刻制的印章，但是，只要是公司刻制的印章对外签订合同，都会对公司产生一定的法律后果，即建筑工程公司应承担还款的责任。因此建议你朋友依法先与建筑工程公司进行交涉，若协商不成你朋友可以依法向该公司所在地的人民法院提起诉讼。
一、公司印章的分类和用途
(一) 公章：用于公司对外事务处理，工商，税务，银行等外部事务处理事需要加盖。
(二) 财务专用章：用于公司票据的出具，支票等在出具时需要加盖，通常称为银行大印鉴。
(三) 合同专用章：顾名思义，通常在公司签订合同时需要加盖。
(四) 法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票据时也要加盖此印章，通常称为银行小印鉴。
(五) 发票专用章：在公司开具发票时需要加盖。
二、公司印章管理的法律风险
《合同法》规定：行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。在企业的正常运营中，由于对公司印章未进行妥善管理，公司可能出现诸如盗用公司印章、在空白合同上加盖印章、随意外借印章等情况。在司法实践中，如果以公司名义对外签订合同，其法律后果应由公司承担，其行为构成表见代理(除有证据证明对方当事人对此情况系明知的除外)，给对方当事人造成的损失，也应由公司对其进行赔偿。
本案中，黎某与建筑工程公司之间属于典型的不具有从事建筑活动主体资格的个人以具备从事建筑活动资格的建筑企业的名义承揽工程的挂靠关系。挂靠人员没有从事建筑活动的主体资格， 而挂靠、违法分包、转包等关系中，施工公司为规避法律和方便实际施工人组织施工，往往赋予实际施工人项目经理等身份，但这种身份的取得显然不是基于真实的行政隶属或委托代理关系，而是为了规避法律，最高院《关于适用民事诉讼法若干问题的意见》规定：个体工商户、个人合伙或私营企业挂靠集体企业并以集体企业的名义从事生产经营活动的，在诉讼中，该个体工商户、个人合伙或私营企业与其挂靠的集体企业为共同诉讼人。另规定，借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行帐号的，出借单位和借用人为共同诉讼人。故建筑工程公司应承担偿还李先生朋友张先生借款的责任。
三、公司印章管理的法律风险防范
目前很多中小企业缺乏印章管理制度建设，无规可依，让印章长期处于失控状态。不仅没能做好风险防范工作，在遇到印章管理出现问题时，也无法做到及时有效的解决，给公司造成巨大损失。因此，建立健全印章管理制度是印章管理风险控制的必要前提，当然，在具体制定过程中，该制度应当明确、具体，有可操作性，要根据公司类型、规模的不同制定相应的印章管理制度，因地制宜、因时制宜的根据管理需要及时健全印章管理制度，从而为印章管理打下坚实的基础。
四、总结
综上所述，加强印章管理，能够有效的化解公司法律风险，避免不必要的责任。但是，印章管理也只是法律风险的一部分，建筑工程施工是一个高风险的施工过程，施工公司作为工程建设的主要参与方不可避免的面临着各种风险，施工公司要善于借助外部律师和内部法务的共同努力，实现公司利益最大化。
(作者单位：上海市恒业律师事务所)
作者：周曜竣
摘 要：随着信息技术的发展，网络信息化在企事业单位行政管理过程中的运用日趋完善，OA系统的使用已成为企事业单位行政高效率办公的必要手段，电子印章正是在此背景下出现的。电子印章因其特有的防伪技术较实体印章使用更加便捷，且《电子签名法》的颁布为电子印章的广泛使用提供了法律依据，使其更加安全并得到了广泛使用。尽管现阶段，电子印章的发展还存在一些问题，且其中一些问题的解决还需要很长一段时间，但是，我们对于其在今后的发展，信心十足。
关键词：OA系统;电子印章;管理;探析
在我国传统的办公模式下，公文中加盖公章，可以表明该公文的出处、权威性、合法性。随着信息技术的不断发展，传统的公文加盖实体印章在现代化的高效率办公模式下，已越来越难适应，使用OA系统已成为企事业单位高效率行政办公的必要手段，电子公文的出现呈现逐步取代传统意义上的“红头文件”的趋势，在这方面，不论商务或政务文件，都有对安全可靠的电子印章使用的需要迫切。为便于研究、探讨，本文通过对两家电子印章系统进行分析，探析企业OA系统中使用的电子印章。
一、什么是电子印章
1、定义。《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名定义：是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息数据。它是现代密码学与东方印鉴文化相结合的产物。
2、合法性。根据规定，对于企业OA系统中所使用的电子印章体系，在法律规定范围内电子印章与实体印章的使用是受国家相关法律认可的。
3、电子印章和电子签名的关系。电子印章是电子签名技术的一项应用。对于电子印章的真伪辨析过程其实是对数字签名的验证过程，只有通过电子签名验证技术证明与电子印章相关联的电子文件是真实的。
4、电子印章与实体印章的关系。电子印章体系是信息技术支持，所基于的数字签名技术，真正实现了系统内的难以假冒，相对实体印章更加安全、便捷。同时，电子印章的使用提高了办公效率，符合当今我国建设节约型社会的需要。
二、电子印章的构成
电子印章由软硬件两部分组成。软件，实现信息交流;硬件，最终成文，标志事件完成，二者皆不可缺。
1、电子印章使用原理。电子印章主要是基于数字签名技术，通常综合使用了支持数字签名、数字水印和生物生理特征识别等关键技术。基于PKI技术和COM组件技术，以数字认证做为存储介质方式，与电子文件一起绑定并整体加密。系统对不同用户设置不同输出形式，并通过采用数字证书等方式实现用户身份认证、确认及电子信息保护。
2、电子印章的关键技术
(1)数字证书协议：X.509(国际标准);
(2)数字签名：RSA公钥体系;
(3)数字加解码：国家认可的加密算法;
(4)数字水印：印章水印通过加密算法进行封装，以防盗取;
(5)指纹识别和数字签名相结合。
3、电子印章管理。一般电子印章管理分为以下几个模块：身份识别模块、印章管理模块、维护管理模块及印章使用模块。
身份识别系统。主要是对用于登录使用电子印章管理的用户和可以制作电子印章的用户进行注册，注册合法的用户可登录系统、制作电子印章。包括注册、挂失、销毁。
印章管理模块。该模块主要为电子印章刻制申请审核，印章管理部门收到申请后，根据业务需求决定是否同意，并制作、使用电子印章。还包括对印章行停用、销毁和查询等管理。
维护模块。可操作软件升级、对电子印章使用数据信息进行统计等工作，以便做到对各单位制作的印章的数量统计、盖章数量计数、违规用章报警等，便于监督和审计。
使用模块。根据不同用户定义其电子印章使用权限。如确认哪些人可以申请刻制电子印章，哪些人对电子公文加盖电子印章。
4、真实性保障。申请人需到公安机关办理相关审批手续，所有管理人员都要有授权，才可进入监控的计算机管理系统。它的使用有利于加强国家对印章的统一管理和监控，有利于推进企业信息化建设。
三、电子印章的运行模式比较
下面以国内两家电子印章技术较为领先的企业电子印章典型产品为例，对电子印章运行模式进行比较。
1、北京书生电子印章系统。该产品支持所有文档格式，通过数字签名、权限控制、服务器集中控管等方式确保印章和文档的高度安全。其运行模式如图1：
2、广州百成电子印章系统。 该印章系统由电子钥匙和软件构成，电子钥匙自带CPU、快速存储器和加密处理机制采用标准的DES，RSA等加密算法，用于存放数字证书、印章信息或签名信息。电子钥匙通过USB接口和计算机连接。它嵌入Word和Excel的工作环境中，完成对Word文档和Excel工作簿签名、盖章、验证、锁定等功能。同时支持数字证书和CA认证。
3、对其进行比较。
(1)以上两款产品技术上同是基于是KPI系统开发的，不同点在于对电子印章加密采用的算法及安全性设置有所不同;北京书生采用 RSA 、3DES 算法对数据进行加密，采用 Http 、Ftp 加密传输;广州百成采用应用最广泛的 X.509证书标准，使用基于PKI的技术产品的PKI公钥体系，应用数字签名技术。
(2)北京书生印章在使用过程中，更切合公章的实用性，骑缝章模式更是模拟实体印章使用流程，嵌入式安装方式可与OA系统进行严密整合，但对于一般其他格式文本加盖电子印章还有所局限;广州百成电子印章的特点则是突出其安全，其加密算法不易破解，在便于在OA系统中使用，还可用于Word和Excel。
通过对以上两个电子印章产品的比较，我们认识到在现有条件下，市场上任何一款电子印章产品均无法完全满足企业印章管理需要。因此在现实使用过程中，我们必须结合企业实际情况，建立与之相适应管理体系，更要不断地加强技术保证、法律保障、制度完善、管理人员业务素质的提高，才能更好地确保电子印章的安全、可靠、实用。
参考文献：
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[3]权双袍，《废止印章管理之我见》，《档案时空》，(2006年182期);
[4]《北京书生电子印章电子印章系统说明书》，2006版
[5]《广州百成电子印章系统产品说明书》
注：本文曾在《机电兵船档案》增刊176号发布
作者：徐廉
摘要：该文主要研究内容是油料供应管理系统电子印章应用。针对当前油料供应管理系统在数据交换中出现的主要问题，论文从油料供应管理电子印章平台结构设计、安全设计和系统功能几个方面提出了具体的应用方案，构建基于应用层面的安全保障体系，为电子凭证合法、安全提供可靠保障，圆满解决了这些问题。本方案为电子印章在后勤领域其他业务系统的应用提供了很好的借鉴。
关键词：电子印章;油料供应;供应管理
油料供应管理是后勤保障的重要内容，伴随着信息技术的应用逐步发展。近年来油料管理部门提出依据油料供应管理相关规章制度，全面分析油料供应管理业务需求，研究统一规范的油料供应管理业务流程和手续制度，启动了油料供应管理系统建设工程。随着油料供应管理系统的推广使用，各单位通过它在网络平台上开展油料供应管理相关业务，实现了凭证办理网络化，生成了大量的电子凭证，这些电子凭证是业务办理的重要依据，一旦被非法篡改将导致难以估计的后果。印章是解决电子凭证是否有效的一个重要手段。因此建立电子印章安全平台来解决电子凭证在不同业务系统之间流转和数据交换等安全问题成为下一步油料供应管理系统发展趋势。
1电子印章概述
电子印章是传统印章在信息社会逐步发展起来的，它很好地将现代科技和传统习惯相结合，是网络中的身份确认与授权“手段”。近年来，随着电子印章在政府机构、企业等单位的逐步应用，其技术不断发展和成熟，渐渐出现了电子印章平台的概念。该平台实际上是一个电子印章中心服务机构，依托平台可以为各级用户提供电子印章服务，包括制作、发放、管理、备案、查询和验证电子印章等等。平台建立以后，电子印章的标准化，规范化和完全具有法律效力才有了技术基础[1-11]。
2油料供应管理电子印章平台结构设计
为适应油料供应管理系统数据交互需求，建立专用的电子印章服务平台。印章系统将数字签名等安全数据以印章的形式嵌入到油料供应管理系统的业务数据中进行“盖章”;带有电子印章业务数据在内部网络中传输，到达接收方后，系统再对数据进行解密处理，以确定数据的发送方和真伪即“验章”，整个应用系统逻辑结构如图1所示。
(1)首先在后勤保障部部署油料供应管理电子印章服务平台。平台主要为各级油料管理部门提供电子印章的制作、发放等服务。平台核心业务逻辑采用COM+组件来完成，利用Windows提供的“组件服务”控制台，可以很方便地部署和设置。
(2)电子印章和用户证书存放于USBKEY中，由油料供应管理电子印章服务平台统一备案和验证。之所以选择USBKEY是因其运算快速、存储量大、安全性比较高，而且难于破译和伪造，还可以把私有密钥、数字证书存储在它内部相当安全的智能芯片上，从而确保了在设备内部完成最核心的加解密运算。另外，USBKEY还具备便于携带，采用USB标准接口通讯，无须专门的读卡设备即插即用等优点。
(3)客户端由上述安全设备USBKEY，ActiveX控件包和具体的盖章软件组成。核心是ActiveX控件包，它加载在浏览器中对功能进行了封装，提供API接口供油料供应管理系统调用。当然，用户必须插上USBKEY，通过验证通过后才可以使用。
3油料供应管理电子印章平台安全设计
为了实现整个油料供应管理系统所使用的电子印章必须是唯一的，不能被其他任何单位或个人复制或篡改，系统在安全设计方面采用PKI/CA技术体系。PKI(Pubic Key Infrastructure)是一种遵循标准的利用公钥加密技术为网络环境下业务开展提供一套安全基础平台的技术和规范[12-16]。油料供应电子印章服务平台的应用是完全基于PKI体系的，其最大优点就在于标准。底层安全功能的具体实现方式对系统来说是不用关心的，它只需调用标准的CryptoAPI接口就能完成。正是采用标准体系使得系统本身几乎不做改动就可以和满足各种安全级别的加密设备或解决方案融合，如图2所示。
在军队内网下的信任和认证问题光靠PKI技术还不能完全解决，必须建立一种机制可以识别各级油料部门的身份，其他部门也可以通过这种机制验证其身份。后勤保障部承担CA(Certification Authority)认证中心这一角色。它负责颁发数字证书，以证明各油料部门在军队内网中身份的真实性，并负责油料供应管理系统数据交换时检验和管理证书。此外，为避免给操作系统和后台数据库带来安全威胁，确保应用于数据的全面安全，油料供应管理電子印章服务平台设计时软件上采用独立安全控件，硬件上利用USBKEY设备，电子印章数据本身也是以PKI加密体系加密数据的形式进行存储并备案。
4油料供应管理电子印章平台功能
油料供应管理电子印章平台功能可分为服务器端和客户端两个部分。
(1)电子印章服务器端功能设计
首先各级油料管理部门向上逐级申请电子印章，同时提供单位物理印章扫描图片，并汇总于后勤保障部，后勤保障部以各单位上报的图片为模板，统一制作和发放电子印章;其次制作完成的印章导出到USBKEY的安全外设中，系统对电子印章进行整个生命周期的管理，包括电子印章的制作、管理、发放、授权、挂失、停用、更新、重新生成颁发的全过程记录和管理。电子印章实行集中控制，统一监管、使用期限可控。各油料管理部门独立管理各自单位的电子印章，客户端会自动记录各类与印章有关的操作日志;再次为验证和保护印章，平台采用易碎水印，一旦印章图像被更改即便是一个像素，水印本身就会遭到破坏;最后利用平台生成数字证书并对证书进行查询、更新、吊销等日常管理。
(2)电子印章客户端功能设计
电子印章客户端具体实现电子印章的应用与验证。电子印章客户端必须与油料供应管理系统集成，将功能封装成AcitveX控件，业务信息系统通过JavaScript脚本调用控件接口，实现电子印章功能。
盖章。客户端用户插入USEKEY后，登录油料供应管理系统办理油料供应管理业务，在Web页面上通过光标定位盖章位置并加盖电子印章，打印时生成盖章后的PDF格式文档以便打印和留存，如图3所示。
加密和解密。业务信息系统之间的数据交换采取对称与非对称加密，以保证数据安全性。客户端对封装在XML文件中的传输单位、接收单位、消息类型等信息不作修改，只是在其
验证。客户端自动检测盖章后的XML文件是否原件，有没有人篡改，同时对已盖印章本身的有效性进行验证。
5结束语
针对当前油料供应管理系统生成的电子单证在不同业务系统之间流转和数据交换等方面存在的安全问题，本文探讨了引入电子印章，建立油料供应管理电子印章平台，并进一步从平台结构设计、安全设计和系统功能三个方面阐述了电子印章的应用来解决这些问题。整个应用方案与油料供应管理系统实现了无缝衔接，不仅解决了长期困扰系统的安全问题，而且最大限度地保持了系统原有的业务办理模式，使得各级油料业务人员能够轻松上手，也为电子印章在后勤领域其他业务系统的应用提供了很好的借鉴。
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【通联编辑：闻翔军】
作者：杨振东 孔国露
一、总则
1.为规范集团及下属子公司的印章管理，防范经营管理风险，结合工作实际，特制定本规定。
2.本规定适用于集团及房地产类子公司。
3.本规定中的印章是指集团及子公司的公章、合同章、法人代表名章、董事会章和部门章。财务印章(财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等)的管理按集团财务管理心的相关规定执行。
4.印章由集团总裁办公室(以下简称“总裁办”)、各子公司行政部门负责管理，集团总裁办对集团及下属子公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。
二、印章管理员
1.印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员不得兼任印章管理员。
2.印章管理员实行“AB角”制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。
3.印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。
4.印章管理员及临时印章管理员由各公司选报，各公司行政、人力资源部门填写《印章管理员选报审批表》(附表一)后逐级上报，由集团董事长批准。子公司不得自行任命或撤换印章管理员。
5.印章管理员及临时印章管理员须在《印章管理员选报审批表》上与集团签订责任状以明确其职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受总裁办开展的岗前培训。
6.印章管理员办理离职手续时，应向公司行政、人力资源部门做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于《印章使用登记簿》的用印，愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在《印章使用登记簿》封面上签名交接，并注明交接日期。
三、 印章的刻制和缴销
1、严格按照《印章刻制、缴销申请表》(附表二)的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批。
2、总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长批准。
3、经董事长批准的印章刻制、缴销，由总裁办负责办理，并填写《印章管理档案表》(附表三)报总裁办备案。
4、各公司行政部门向集团总裁办申领有集团标记的《印章使用登记簿》(另发)，印章可启用。《印章使用登记簿》由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办保管。
5.印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任：
5.1未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的; 5.2未经批准擅自刻制印章的; 5.3伪造印章的。
6.因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：
6.1各公司行政部门及时填写《印章刻制、缴销申请表》并逐级报批; 6.2集团总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准;
6.3印章缴回总裁办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。
四、印章的保存和管理
1.公章、合同章、部门章、法人章、董事会章由印章管理员统一保管。
2.印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。
3.印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。
4.印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向总裁办报告。
五、印章的使用 1.用印必须登记，除《印章使用登记簿》之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用《印章使用申请单》(附表四)、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等作为用印依据，经批准的用印，申请人用印时应在《印章使用登记簿》上登记备案，但批准人不需在《印章使用登记簿》上签字。
2.合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本《印章使用登记簿》上，根据工作实际需要以标签注明合同类、发文类、其它类等不同类别。
3.印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的审批流程、文件内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处)，对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。
4.印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写《印章外借申请表》(附表五)，经总裁办报集团董事长核准。
一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，由于特殊情况印章管理员不能作为监管人时，则由公司委派一名人员作为监管人，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场，对印章的使用内容予以审核。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。
印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。
5.印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：
5.1未经批准人签字核准的; 5.2批准人越权审批的; 5.3超出规定的使用范围的; 5.4规章制度未作出规定的。
对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向总裁办报告。
六、使用范围及审批权限
1.红头文件用印按照集团《公文管理条例》的规定履行报批手续，以经公司董事长签发的发文稿纸作为用印依据。 2.合同用印按照集团《合同管理办法》的有关规定执行，以《合同会签审批单》作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。
3.诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法务部、法律顾问审核后，由集团副总裁核准。
4.办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团《工商事务办理规定》的要求履行报批手续，以集团董事长签发的《企业内部工作底稿》及签署的工商登记材料作为用印依据。
5.向政府有关部门报送的文件用印，由各部门分管领导核准。但对于具备下列条件之一的文件由集团董事长核准：
5.1涉及对外承诺的;
5.2可能导致集团、子公司承担经济、法律责任的; 5.3对项目运营带来较大影响的;
5.4子公司总经理无法承担由此带来的后果的。
6.对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律顾问审核后逐级报批，报集团董事长核准。
7.办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团《财务管理制度(试行)》中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的《单位银行账户开/销户/变更申请表》作为用印依据。
8.对外出具财务报表(包括对外提供有关资料)需用印的，逐级报批至集团财务负责人核准。
9.工程招投标、工程结算审价等文件用印，按照集团《工程招投标、采购管理办法》及《成本控制管理制度》规定的审批程序履行报批手续，由分管领导核准。
其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由分管领导核准。
10.办理人力资源工作(包括录用、退工、养老金、公积金申报等)需用印的，由人力资源部经办，由分管领导核准。涉及用印批准人自身的人力资源相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免人员由集团董事长核准。 11.外出联系工作需开具公司证明、介绍信的用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。
12.员工办理公派或因私出国(境)手续用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。
13.员工因私开具有关证明用印，履行审批手续，经分管领导同意，证明所涉及内容之专业分管领导审批，由总裁办核准。涉及用印批准人需因私开具有关证明的应报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。不得开具与事实不符的证明。
14.车辆办理检车、保险等相关手续的用印，由总裁办分管领导核准。
15.不得在空白纸张、证明、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。
16.董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。 17.部门章严格限于在集团内部的工作联系或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。
18.日常工作中应尽量减少印章的使用频率，可以签名确认的文件应避免使用印章。
七、档案管理
1.集团总裁办及各公司行政部门应如实填写《印章管理档案表》，记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报集团总裁办备案。
总裁办应建立集团及各公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。
2.印章管理员应妥善保管《印章使用登记薄》及其他用印依据(《印章使用申请单》、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等)，以备核查。
印章管理员应在每月5日前将上个月的《印章使用申请单》、《合同会签审批表》、《发文稿纸》等其他用印依据分类装订管理、备查。
《印章使用登记簿》的领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办统一存档。
3.用印文件按照集团《档案管理制度》的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。
八、管理责任 1.印章管理员、用印批准人必须严格按本规定操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承担因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作，或明知他人违规用印而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不论是否造成实际损失均应接受上述处分、处罚;造成集团或子公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。
2.各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况报总裁办。总裁办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团将对“年度印章管理先进单位”和“年度印章管理先进个人”的业绩纳入年度考核中。
3.各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。
九、附则
各子公司参照本规定制定相关管理细则，报集团总裁办备案，本规定自发布之日起执行，原印章管理相关规定同时废止。
本规定由集团总裁办公室负责解释。
为进一步加强企业办公信息化管理，提高工作效率，规范电子印章的使用和管理，现做如下规定：
一、电子印章的使用
1、在全集团范围内用于内部往来的正式文件和函件使用的电子印章与实物公章具有同等的法律效力。
2、电子印章不得在合同、协议、委托书、工作介绍信等信函或资料中使用。
3、
电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致。
二、电子印章的管理
1、集团所属公司、集团各部门所需使用的电子印章由集团总裁办公室负责统一制作、变更或销毁工作，并负责电子印章的备案工作。
2、电子印章与实物印章必须同等管理。集团及集团所属公司的电子印章与实物印章的管理模式等同;集团各部门的电子印章须指定工作责任心强、保密意识强、工作严谨的人员妥善管理。
3、集团、集团所属公司及集团各部门的电子印章管理人员须严格按照集团有关规定妥善保管电子印章，不得随意将电子印章交于他人或放置在不妥之处。集团及集团所属公司电子印章管理人员确需他人代理管理时，必须经各单位总经理(总裁)批准。集团各部门电子印章管理人员确需他人代理管理时，必须经各部门负责人批准。
4、集团、集团所属公司及集团各部门的电子印章必须由电子印章管理人员在专用的计算机上使用，并且必须在第一次使用电子印章时修改印章密匙密码，不得使用初始密码进行签章。
5、集团所属公司总经理及集团各部门负责人须对本单位电子印章的管理负全责。若因管理不慎造成后果，集团将严肃追究电子印章使用单位主要领导、分管领导及保管人员的责任。
三、电子印章的安全管理要求
1、电子印章的管理与实物印章的管理相同，均须严格按照集团印章管理相关制度妥善保管，不得带离指定的办公场所。
2、集团所属公司、集团各部门若需新增电子印章须专题上报集团，经集团审核批准后，由集团总裁办公室具体办理电子印章的制作等手续。
3、集团所属公司、集团各部门若需变更或注销本单位电子印章的，须由使用单位提出书面申请报集团同意后，向集团一并交回电子印章软件、密钥盘(key)及密钥盘密码，并由集团总裁办公室办理变更或注销。
4、由于操作失误或其它原因导致电子印章损坏的，须上报集团，并由集团总裁办公室负责重新办理制发电子印章手续。
5、电子印章丢失时，应立即汇报集团总裁办公室，进行确认及印章挂失。并根据本单位出具的书面证明重新补办密钥盘。
6、集团总裁办公室将定期对集团各单位电子印章的使用及安全状况进行检查。
四、集团所属公司、集团各部门电子印章于2010年7月1日起正式启用。二〇一〇年六月七日
一、印章的刻制
1、集团公司的印章经集团主管领导批准后由集团企管部负责刻制。
2、集团所属各行政职能部门和下属未办理营业执照的非独立法人单位需刻制印章时，必须提出书面申请并附印章式样报集团企管部，经企管部审核、报集团主管领导批准后，由集团企管部指定人员到公安机关办理有关手续，送公安机关指定的刻字社刻制。
3、集团投资设立的独立法人单位和注册登记的非独立法人单位，单位负责人书面报告所需刻制印章的种类，报集团企管部审核、主管领导审批后，并指定专人到当地公安机关指定的刻字社刻制公章、合同专用章、财务专用章等印章。
4、凡由企管部直接负责刻制的各类印章，由企管部将印章、印章刻制审批材料送集团档案室留取印模和保存，与档案室办理交接手续。凡由独立法人单位和注册登记的非独立法人单位直接负责刻制的印章，在印章刻制完成后五个工作日内由独立法人单位和注册登记的非独立法人单位将印章和审批材料复印件送至企管部留取印模和保存，由企管部统一将印模和印章刻制审批材料移交给集团公司档案室。
二、印章的使用
(一)使用原则
1、使用集团印章必须“先审批，后使用。”使用印章的审批范围要与批准人的职责相一致，无论何种材料需加盖集团印章时，都必须经过相应的领导批准，并履行用印登记手续。
2、为尽可能规避风险，要尽可能多使用有用途限定的各种专用章，凡是使用集团专用章可以办理的事项均须使用专用章办理。
(二)使用办法
1、使用集团印章时须先填写《集团公司印信使用审批单》(使用公章、法人章也可在网上提交用印申请)。每项用印必须先经过使用单位负责人批准后，才能按照印章使用审批流程由集团总部部门负责人或分管领导或主管领导逐级审批。印信管理办公室(以下简称“印信室”)用印前的复核以终审领导的审批签字为准：
① 集团公章、合同专用章(无数字下标)使用审批流程见附件1;
② 集团总部市场部及京外分公司投标用印审批流程见附件2;
③ 京内分公司投标用印审批流程见附件3;
④ 集团部门专用章和集团各部门内部专用章使用审批流程见附件4;
⑤ 合同专用章(2)、合同专用章(3)按照《关于全面启用造价管理子系统的相关事宜通知》执行;
⑥ 集团法定代表人手签章的使用，按照《关于印发〈集团公司法定代表人手签章使用管理办法〉的通知》执行;
⑦ 集团法定代表人名章的使用，随用印材料所用的公章或合同专用章(含带数字下标的)一同审批;
⑧ 集团其他领导名章的使用，必须经领导本人批准。
2、提交用印申请(包括网上申请和书面申请)时必须详细填写“用印材料名称”一栏，不能只写用途，也不能用×××资料概括，而要逐一写清用印材料的标题。如果“用印材料名称”一栏填写不够详细，使用单位负责人在审核时应让经办人员补充完整后再签字。
3、京内分公司须指定专人到集团公司办理用印手续。
4、集团总部部门负责人在审批证明材料和调查材料时应注明要说明事项的具体内容。例如：收入证明应注明“收入×××元”，住房调查应注明“无住房”或“有×××平方米住房”。
5、负责审批的集团领导因事不在集团公司时，可由相关领导代审批。若主管领导都不在集团公司，而使用单位又确有急事需要办理时，应由使用单位负责人向集
团办公室负责人说明情况，由办公室负责人协助处理。
6、凡用印申请单中用印材料名称填写不详细、不完整的;用印材料无法与审批事项对应的;工程名称、用印日期未填写的，不论是否已通过审批，印信室均有权拒绝办理。
7、凡空白表格、介绍信、奖状、证件等一律不予用印。
8、凡涉及金额的合同或协议均须加盖合同专用章(含带数字下标的)。下属单位的合同或协议需要加盖集团法定代表人名章时，必须有使用单位主管在委托代理人处签字后方可使用。
9、因承揽工程需要在非工作时间使用印章时，须在工作时间内通知印信室。
三、用印材料的存档
1、各种承诺书、备忘录、协议、合同、会议纪要等必须留印信室一份原件存档;授权委托书留办公室一份原件存档;集团公司市场部的所有用印材料由部门自己先行保管，待工程承接完毕后，整理成套移交档案室存档。
2、凡我方先用印，甲方后用印的资料，经办人要进行未归档资料登记，并负责在一个月内将资料归还印信室。超期不能归还的，要由使用单位写出书面情况说明并经本单位主管签字后报印信室，超过二个月仍不能归
还的，印信室将本着“前不清后不办”的原则暂停该单位使用集团公司印章。
四、印章的保管
集团公司印章原则上不得拿出印章保管处，如有特殊情况需由印信管理人员带章外出时，须经办公室主任批准。
五、印章的管理
1、集团公章、钢印、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章、各种专用章、总部各部门(财务、党、工、团、纪除外)内部专用章，由印信室负责管理使用。
2、集团法定代表人手签章，由办公室负责管理使用。
3、集团合同专用章(4)，由西北分公司负责管理使用。
4、集团合同专用章(5)，由档案室负责保管(未启用)。
5、集团财务印章由财务部负责保管使用。
6、集团党委印章，由党委工作部负责管理使用。
7、集团团委印章，由团委负责管理使用。
8、集团纪委印章，由纪监办负责管理使用。
9、集团工会印章，由工会工作部负责管理使用。
10、集团下属各单位印章，由各单位指定专人负责管理使用。
11、各单位要建立健全本单位的印章使用和管理制度，并报集团办公室备案，加强用印管理，严格用印审批手续，作好用印登记。
12、印章因机构撤消、业务暂停等各种原因停止使用时，集团办公室要及时收缴、封存。
13、销毁由集团公司制发的旧印章，必须经企管部部长和办公室主任审核签字，并报集团主管领导批准后，两人监销。销毁由下属单位制发的旧印章，必须经制发单位负责人、企管部部长和办公室主任审核签字，并报集团主管领导批准后，两人监销。
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印章管理制度
为规范公司印章的管理，维护企业形象和合法权益，实现印张管理的制度化和规范化，特制定本办法。
一、印章的分类
公司的印章根据用途和类别分为：公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章。
二、各类印章的使用范围
1、公司公章的使用范围：
1)公司对外签发的文件;
2)公司与相关单位联合签发的文件;
3)由公司出具的证明及有关资料;
4)公司对外提供的财务报告;
5)公司章程、协议;
6)员工的调动、任免及聘用。
2、合同专用章用於本公司与其它单位进行业务往来所签订的合同或协议。
3、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。1
三、各类公章的保管和使用
1、公司公章的保管与使用：
1)公司公章由公司常务副总经理负责保管与使用。
2)使用公章须履行登记手续，由经办人至公司综合管理部填写《公章使用登记表》，写明用印事由，并经部门主管经理审核同意后，方可用印。
3)以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，经由总经理审阅批准，同意后方可加盖公章。
4)任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
2、合同专用章的保管与使用：
1)合同专用章由公司综合管理部主任负责保管与使用。
2)任何部门以公司名义与他人签订的合同、协议、均需交综合管理部审核、把关，公司法人或公司法人代表签字后方可用印。
3、公司财务专用章、法人章的保管与使用：
1)公司财务专用章由财务部主任负责保管;法人章由财务部出纳负责保管。
2)公司财务专用章与法人章不得交与银行出纳员自行保管和使用。
3)除正常的财务需要用到专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部主任报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续，由经办人至财务部填写《法人章
使用登记表》写明用印事由，并经部门主管经理、总经理审核同意后，方可用印。
4)任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。
四、印张管理规定
1、各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。
2、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。
3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。
4、任何人不得以任何事由在空白书面上加盖公司公章、合同专用章、财务专用章和法人章。
5、保管人员不在时有总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。
五、失职责任
由于审批人的过错决定或者印张保管人的过错行为履
行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。
六、本管理制度自发布之日起实施
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二OO七年十月二十三日
印章使用管理办法
第一章 总则
第一条
为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作。
第二条
为建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。
第二章 公司印章的范围及保管部门
第三条
江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司印章的范围包括：
(一) 公司公章;
(二) 法定代表人签章、总经理签章合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章;
(三) 合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章;
(四) 各部门及分支机构印章。 第四条
印章保管的部门：
(一) 公司公章、合同章、法定代表人签章、总经理签章及部分专用章由总经理办公室(简称总经办)负责管理，按本办法使用印章;
(二) 财务专用章、发票专用章由财务部负责管理，并制定相应管理和用章审批办法，报总经办备案;
(三) 人事章等专用章等由人事部门分别制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。
(四) 各部门、各分支机构的印章由各部门、分支机构负责保管，并制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。
第三章 使用公司印章审批权限
第五条
由董事长审批盖章的文件
(一) 公司重要发文
(二) 向董事长的请示、报告等
(三) 公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件
(四) 法定代表人授权委托书(总经办存一份)
(五) 公司对外签署合同或协议
(六) 公司员工人事劳动合同
(七) 公司重要报表
(八) 其他需董事长审批的文件
第六条
按管理层分工，公司主管领导和董事长、总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见《江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司主要印章管理审批一览表》(附件一)。 第七条
专项业务用章按总经理授权执行。
第八条
加强日常检查，要认真做好日常监督检查工作，防范违规。各单位负责人要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于违规使用印章并造成不良后果的，要按有关规定严肃处理。
第四章 印章的管理
第九条
印章的刻制：
(一) 须填写《印章制发申请表》(附件二)报总经理批准，由总经办负责到公安机关指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。
(二) 各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。
第十条
印章档案的建立：公司各类印章须由总经办分别进行登记，填写《印章登记卡》(附件三)，并建立《印章台账》(附件四)，以便印章的存档和备查。 第十一条
有下列情况印章须停用(废止)：
1、 印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的;
2、 公司名称变动，原印章废止的;
3、 印章遗失或被窃，声明作废的。
需更换印章的，须填写《印章制发申请表》报总经理批准后，交由总经办负责办理;印章停用(废止)时须填写《印章停用(废止)申请单》(见附件五)经总经理批准后及时将停用印章送交总经办封存或销毁，并在《印章登记卡》及《印章台账》作好相应登记。 第十二条
公司印章的保管
(一) 公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。
(二) 公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放臵。
(三) 各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。
(四) 印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》(附件六)，以免贻误工作。
(五) 印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的《印章使用管理登记表》(附件七)、《服务合同专用印章登记表》(附件八)及用印资料档案全部移交公司档案保管人存档。
第五章 各类印章的使用规定
第十三条
公司各类印章实行用印登记制度。印章使用前，用印经办人须认真填写《印章使用管理登记表》或《服务合同专用印章登记表》，写明时间、事由、盖章数，申请人签名及审核或批准人签名等。
第十四条
印章使用申请登记完成并批准后，由印章管理员负责盖章。 第十五条
印章管理员要严格按程序办事，按权限用印：用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。
第十六条
禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。
第十七条
使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出;用印经办人如确有携带印章外出需求时，须按以下步骤办理：
(一) 填写《印章外出使用审批单》(附件九)报部门负责人审核后，报总经理批准;
(二) 凭《印章外出使用审批单》(总经办留存)到总经办填写《印章借用登记表》(附件十)，与印章管理员办理相关借用手续后方可带出(原则上需当天归还)。
(三) 提前向公司各部门及相关人员通知印章借用时间和归还时间，以便其他人员调整用印时间，避免延误工作。
(四) 携带公司公章、合同用章等重要印章外出时，原则上应由两人以上同行。
(五) 印章应在预计归还时间前归还，归还时应与印章管理员办理好归还手续、双方签字认可。
第十八条
公司各部门及分支机构负责人须加强对各类印章使用的日常管理，要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为，确保用印安全。对于非法使用印章者，视情节轻重给予严肃处理。对于造成严重后果的，还要追究部门领导的责任。
第十九条
本办法自发布之日起施行。
印章管理制度
为实现印章管理规范化、制度化，确保印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护集团公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。
一、印章管理责任部门
集团办公室全面负责集团公司的印章管理工作，负责印章的发放、回收并监督印章的保管和使用。
集团办公室对用章手续负有最终审批权。 集团总裁对借章手续负有最终审批权。
二、印章分类
1、集团公司印章：包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等;
2、法定代表人人名章;
3、部门专用章：各部门或项目部印章。
三、印章的刻制
(一) 集团公司印章刻制均须报董事局主席批准，负责刻制印章部门凭集团公司介绍信到公安机关指定单位办理刻制手续。
(二)如集团公司领导指定某分公司、子公司或各中心、部门注册分公司、子公司及刻制公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章等，须在办理完毕后第一时间到集团档案室进行备案，并将所有公章及合同章交由集团档案室进行管理，财务专用章、发票专用章及法定代表人人名章由财务中心管理。
(三) 印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。
(四)印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，以及批准启
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用的有关文件移交集团档案室，立卷存档，永久保存。
四、印章的管理
(一)集团公司印章的保管，实行印章专人保管、法定代表人人名章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交接制度。其中：
1、公章、合同章由集团档案室专人管理;
2、财务章、法人人名章由财务中心专人管理，财务章及法人人名章的使用按财务相关管理制度执行;
3、部门专用章由中心/分公司总经理指定专人管理，并对印章使用负责;
4、移交至二级集团的公章及合同章，由集团档案室外派专人管理，三级项目公司根据情况由集团档案室外派专人管理或经审批指定专人管理。用章手续及流程按集团授权执行，集团档案室有权对各二级集团及分公司用章进行监督，并定期进行检查;
5、各二级集团、分公司用章手续年底需统一移交至集团档案室;
6、如二级集团、分公司用章混乱或出现对公司利益有损的情况，集团办公室有权将公章收回。
(二)印章保管必须安全可靠，公司印章要放在保险柜内。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。
(三)印章专管人如遇特殊情况，需由他人代管印章时，须经部门领导批准并指定他人暂时代管，以免贻误工作，并办理印章移交手续。
五、印章的使用
(一) 印章的使用范围
1、集团公司公章的使用范围：
(1)以公司名义对外发送公文、电函、传真件等;
(2)以公司名义报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等; (3)以公司的名义授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。
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(4)人力资源中心与员工签订的劳动合同及补充协议、劳务协议书、保密协议;
(5)需要代表本公司加盖公章的其他批件、文本、凭证和材料等。
2、合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。
3、财务专用章：由财务中心签署支票及办理银行有关业务时使用。
4、法定代表人人名章：由财务中心出具银行票据时或对外签署合同、协议时使用，通常与公司相关印章同时使用。
(二) 集团公司实行印章使用审批制度。
集团公司合同、协议、授权书、承诺书、证明、介绍信等对外、对内所有文件用章、外借都须填写《合同章使用申请单》、《公章使用申请单》、《公章借出申请单》，并根据流程由相关领导签批后方可用印或借出，各经办部门向档案室提供的用印文件需真实、有效，并承担资料核查义务。
1、 合同、协议类的文件盖章须填写《合同章使用申请单》，写明要使用的合同章名称、合同名称、金额等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批。
合同后附资料须有各级领导审批后的合同会签、呈批阅件等手续，并保证会签手续及附件的完整性。经合同部复审、编号，督察中心备案，档案室审核文件齐全、完整、有效性后方可进行盖章。
2、 非合同类文件盖章须填写《公章使用申请单》，申请单上需明确用章事由、用章名称、用印文件题名、对方单位、份数及盖章个数等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批(具体签批事项见公章使用申请单备注栏)。
公章类文件上不得有空白内容、不得涉及金额事项，如必须填写金额，需有相关审批权限领导签批的呈批或请示类文件方可进行用印，重要的文件需进行复印备案;
3、公司印章原则上一律不外借，确因工作特殊需要，公章借出需填写《公章
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借出申请单》，申请单上必须明确借章原因、盖章文件名称、用途、借出及归还时间等，由集团总裁签批后方可借出，借出公章需专事专用，不得用于与申请单内容以外的事由，借用人在借出公章期间对印章的使用负责，印章须借出当日交回集团档案室并提供借出期间使用印章文件的复印件或电子图片。
如印章借出当日不能归还，借章人需签署《印章临时外借使用保管承诺书》，并按承诺书内容执行。
除财务中心借章外，其他部门借章原则上由集团办公室外派专人携章同行，如集团办公室无法派专人携章同行，则由借章部门安排两人同行，共同签字承担印章外借期间的安全及责任。
4、以上三种申请单除申请人和审批人需亲笔签字外，其他各项内容统一使用电子文档编辑后纸质打印，在申请用印时交与印章管理人员，各类申请单不得空项、不得涂改;
5、公司印章使用将严格审批手续，不符合印章使用制度及手续不全的，印章管理人员有权拒绝用印;
6、如遇特殊情况，相关领导无法签字时，需短信或微信请示无法签字的领导同意后方可进行用印，事后承办部门需将申请单及时补签并尽快将申请单返回集团档案室印章管理人员处;
(三)严禁盖空白合同、协议、证明等文件。因工作特殊确须开具时，须由总裁签字同意后方可开具，并将未使用的立即交回集团档案室。
(四) 带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在连接线上并填写编号。
(五) 在合同、协议书上盖章时，要在落款处、骑缝处和修改处盖章。
六、印章停用注意事项：
(一)用印内容需要变更的，用印部门应首先将原盖章文件收回统一交由集团档案室销毁，再重新提交变更用印申请文件加盖印章。
(二)当公司注销或终止时，应停止使用有关印章并立即交由集团档案室进行封
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存、销毁。
(三)印章遗失、损毁、被窃时，印章管理者必须立即先行向集团办公室副主任报告。要求经办部门写出说明原因的报告书并及时向集团办公室递交。由集团办公室负责向董事局主席汇报。在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制印章。
七、项目公司印章管理
原则上公司所有公章及合同章由集团档案室及二级集团档案室进行保管及负责用印，如外阜项目公司确有特殊要求，需由项目公司自行保管及使用的，项目公司须呈报借章呈批，将所需原因、借章名称及保管人等具体内容请示董事局主席签批同意后，集团档案室方可将公章办理移交手续后转交给项目公司。
项目公司印章保管人，需签署《印章长期保管使用承诺书》。 集团档案室对项目公司管理的公章有监督权。
项目公司需按集团公司的相关制度及审批流程由相关权限领导审批后方可进行用印，并参照以上规定执行。
八、印章管理人员的职责
所有印章管理人员应遵守本条以下规定：
(一) 印章管理人员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章放在外面;次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告主管领导。
(二) 印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，集团档案室负责人应指定他人代管印章，印章管理人员要向代管人员办理交接手续并清查印章，交代用印时注意事项，以免延误工作。
专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。
(三) 印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权
第 5 页 共 6页 印章管理制度
限用印或手续不全的，印章管理人员应不予用印;经办人拒绝由印章管理人员审核文件内容或审批手续的，印章管理人员可拒绝用印并报告主管领导处理。
(四) 印章管理人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，用章名称要与用印件落款一致。
(五) 印章管理人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理;若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源部管理规定进行处罚。
(六) 印章管理人员离职时，其管理的印章和印章记录需作为员工离职移交工作的一部分，进行详细交接后方可办理离职手续。
九、法律责任
(一)任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章， 不符合本制度规定时，不得擅自使用。
(二)违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者及经办人分别进行批评教育、纪律处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。
十、本制度由集团办公室制定并负责解释，自颁布之日起施行。
十一、附件：
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