高校科研档案管理之我见

科研档案是高校科研部门、科研人员在从事科学研究过程中形成和积累的历史记录。它蕴藏着科技人员的劳动成果、实践经验、以及记录着科技活动的整个历史过程。随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展, 高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。同时, 对高校科研档案管理工作也提出了更新、更高的要求。搞好科研档案的管理工作是做好高校科研管理工作的重要方面, 完整、系统、准确的科研档案是做好高校科研档案管理工作的前提, 规范高校科研档案工作势在必行, 切实加强和改进科研档案管理的思路和方法, 提升和创新科研档案管理的技术和手段, 是新形势下对高校科研档案管理工作的必然要求。因此积极探讨高校档案管理工作的新思路, 以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理, 谈谈个人浅见。

1 高校科研档案管理内容

高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。科研档案是科研活动的真实记录, 是科学技术储备的一种形式, 是一项重要的信息资源, 直接反映着高校的学术水平和管理水平, 对学校的可持续发展起着重要作用。

高校科研档案是高校档案的重要组成部分, 它不仅仅是对科研成果的收集、整理、归类, 更重要的是通过这一系列的程序, 建立的档案资料为科研工作者在实际研究工作中提供理论依据和智力支持, 增加科研人员的知识, 提高研究者的研究水平和程序。同时科研档案也直接反映了高校不同历史时期的科学研究水平, 是一个高校科研实力的重要凭证。

2 高校科研档案存在的问题

随着科研成果的推广和应用, 高校科研档案以其高、精、深的科学技术向现实的生产力开发和转化, 为社会主义市场经济的建设发挥了巨大的作用。然而, 由于种种不利因素的影响, 在很大程度上阻碍了科研档案管理及其作用的发挥, 也给科研材料的归档工作带来了一定的困难。主要有

(1) 收集不齐全。多数科研人员缺乏档案意识, 他们认为自己的科研成果为什么一定要归档, 放到档案室不如放在自己身边方便, 安全, 因此不愿意上交或不愿意将原件上交。另外, 科研人员在科研过程中, 重视科研成果的发表与获奖, 轻视档案资料积累工作, 最终导致材料的缺失, 严重影响了科研档案的完整性、系统性和准确性。

(2) 缺乏科学规范管理和制度的保证。目前, 大多数高校虽制定出科研档案归档办法, 但没有建立健全科研档案管理规章制度对课题组进行检查的约束机制, 没有明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责, 没有真正落实“三纳入”、“四同步”制度, 在科研档案归档工作中缺少行之有效的手段, 致使高校科研档案归档管理工作处于失控状态。于是出现了高校科研档案归档的“四多四少”现象:一般性技术材料多, 关键性技术资料少;鉴定、审批性材料多, 原始材料少;复印件多, 原件少;文字材料多, 光盘、录像带等少。严重影响和制约了高校科研档案的收集整理和高校档案的系统性和完整性。

(3) 科研人员档案意识薄弱带来的影响。科研人员虽然能够在项目鉴定前按照档案部门的要求准备材料, 同时也能够在通过材料审核后进行科研项目鉴定, 但是只要鉴定会一结束, 研制人员就松了一口气, 材料归档时, 交什么材料是研制人员自己说了算, 个别人少交、拒交的现象屡有发生, 甚至有的个别人把科研成果中重要的研制技术部分投资其它部门, 个人从中获取利润。损失的往往是本单位本部门。因此, 交到档案馆里的档案完整程度很难保证。

3 加强高校科研档案管理措施

随着高校教育教学改革的不断深化作为高校的教学档案管理人员, 一定要勤于思考, 勇于创新, 在实践中不断摸索, 积累经验, 不断提高教学档案的管理水平, 使教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等工作中发挥作用。根据科研档案的内容和特点, 加强科研档案的管理, 主要应做好以下几点。

(1) 调整知识结构, 提高科研档案管理人员的素质。科研档案管理人员, 必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新, 才能适应科技创新型社会发展的新要求。尽可能参与科研活动, 适时了解和掌握科研第一手资料, 从源头做起, 确保科研档案质量。增强工作的责任感, 以认真负责的敬业精神和良好的职业道德, 面向本单位、面向社会, 为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位, 只有这样科研档案工作才能够开创新局面, 做出新成绩。

(2) 提高宣传力度, 增强档案意识。增强教职员工的档案意识, 使人们充分认识科研档案的价值。是保证科研档案材料齐全完整、规范管理的有力保证。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务, 是自己工作中不可缺少的一部分, 也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。因此, 高校各级领导必须高度重视科研档案工作, 加大档案工作的宣传力度和资金量投人, 使广大教职工树立正确的档案观念, 充分认识科研档案和科研档案工作的重要性, 加强教学档案的收集和管理。

(3) 加大科研档案信息开发力度, 利用多渠道进行开发利用。高校档案工作人员应该积极主动地为科研人员提供科研档案资料, 大力开发高校科研档案的信息资源, 加速科研成果向现实的生产力转化。大部分高校将计算机引入到档案信息化管理后, 纸质目录转化为机读目录, 大大提高了编研速度。把高校科研档案信息检索系统建立起来, 成为高校网络信息系统的重要组成部分, 通过校园网广泛地传播档案信息, 定能充分开发利用档案信息, 充分发挥科研档案服务于师生、服务于教学科研、服务于社会的综合功能。

综上所述, 高校科研档案在为科研和教学工作服务的同时, 克服自身的不利因素, 积极采取必要措施不断地完善和提高科研档案的管理水平, 才能更好地在社会主义市场经济服务领域发挥作用, 进而达到振兴高校科技, 繁荣高校经济, 提高高校教学的目的。

摘要：科研档案管理在高校教学、科研、管理等方面发挥着越来越重要的作用, 以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。本文通过分析高校科研档案管理内容、特点、现状, 提出了加强高校科研档案管理的一些建议, 以推动高校科研档案工作的发展。

关键词：档案管理,科研档案,管理对策

参考文献

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