电子文件管理与OA相结合——档案人员应如何针对系统提出自身需求

电子文件管理系统是办公自动化系统与档案管理信息系统合而为一的计算机管理软件。这种系统是针对某一个或若干个机构的电子文件,从电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化成为电子档案,到电子档案的管理与提供利用,到对电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录电子文件的元数据和各种背景信息,能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利用,能够保证电子文件与电子档案的行政有效性和法律证据性,同时也能够汇入纸质档案等的管理信息并对其进行管理。

这是一项相当复杂的系统工程,意味着扩大档案管理范围,颠覆传统管理理念,电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行彻底转变,不是渐进式的量变,而是根本性的质变。我单位当前实行的双套制归档策略只是渐近进程中的一种过渡性手段,这项措施实行的时间越长,越不利于电子文件管理工作的与时俱进。

一、系统在电子文件管理方面存在的问题

在办公自动化快速发展的同时,电子文件管理工作却相对滞后,表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理,不具备电子文件管理功能,导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如,单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理,但由于需求不够完整、规范,想到什么提什么,重文件流转环节,轻归档与管理环节,缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控,致使电子文件管理达不到规范、科学的要求,电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。

未真正实现OA环境中的文件档案一体化管理,大多停留在按传统管理模式分别开发OA和档案管理系统、实行简单对接的层面,档案管理系统大多只是系统末端的独立模块,缺少前端控制。电子文件管理流程设计不合理,系统开发缺乏合理定位,未提出全面、针对的一体化管理软件的功能需求,无法将档案管理需求有机的嵌入前端等等。

OA系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。OA系统的设计开发不仅要考虑文件流转,还要考虑文件归档与管理,要做到统筹规划,统一研发。编制电子文件管理功能需求时,只有既注重电子文件环节,又注重其归档与管理的需求,OA系统才能符合文件处理全过程的要求,才能使电子文件更加完整规范。

二、从档案管理者角度提出功能需求

电子文件管理中的前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成,运行和归档管理,建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系,以维护电子文件的原始性,真实性的一种管理活动。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障,这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的,在电子文件管理中更加重要。

为有效地管理电子文件与电子档案,必须实施前端控制,即尽可能把文件在电子文件生命周期各个阶段的管理需求融入文件管理系统设计当中。前端控制模式尤其强调:将电子档案的管理需求提前至电子文件形成之际,乃至生成之前的设计阶段。

档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然,不知从什么角度入手。二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要,而没有综合考虑对电子文件的前端控制。三是提出需求时犹疑不定,经常有较大的改动,而且使用较多的档案专业术语,导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。

档案部门向信息部门和开发人员提出需求时应把握两点:

第一,功能需求的描述要从档案管理者的角度出发,而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开,即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此,功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节,而不仅仅是对档案管理子系统的描述,要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时,还要通过功能需求方案,使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。

第二,功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主,尽可能不把主要精力放在技术开发层面。OA系统建设的技术已经相当成熟,只要用户提出需求,作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此,档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求,诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全,尽可能多地体现在功能需求方案之中,使有关部门充分了解档案部门要求,通过技术手段予以实现,至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等,应当由专业公司负责完成。

三、功能需求的基本内容

元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中,档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据;描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。

各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责,赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限,以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。

电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性,对电子文件积累、归档方面提出具体要求,以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。

电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。

四、结论

档案部门提出功能需求的最终目的是对OA系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。实现OA系统中文件管理与档案管理的无缝衔接,从而为机构行使职能、开展业务提供最佳信息通道和活动凭证,营造现代化高效的办公平台和完备的核心信息资源库。

摘要：随着电子文件的大量产生,如何妥善积累、保管,如何规范电子文件的归档与管理,已经成为档案部门亟待解决的问题。解决问题的关键,就是要从电子文件产生的源头抓起,即从系统设计之初就要充分考虑电子文件的管理,并将相应的要求落实到系统中。所以,档案部门不但要明晰应提出哪些具体要求,更要知晓如何从宏观的角度来把握这些要求。

关键词：电子文件管理,前端控制,功能需求

参考文献

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