小议城建档案信息化工作的主要内容
摘要：城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。为此，探讨城建档案问题是至关重要的。
关键词：城建档案 信息化工作 建设 思考
我国城建档案信息化建设经过多年的发展，信息技术在城建档案中的应用已得到广泛认可，通过对全国城建档案信息化现状的理性审视，可以认为，城建档案馆在信息化建设过程中，存在信息资源开发不足，信息交流与共享程度低的问题，对信息化重要性的认识有待普及和深化，信息服务水平和质量有待进一步提高，城建档案信息化总体应用水平低，信息化建设还处于初步发展阶段。
1 城建档案信息化的内涵
城建档案信息化的内涵，这是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指:通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，有效地开发和利用城建档案信息，实现城建档案管理与服务的现代化和高效化，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作。
2 城建档案信息化工作的主要内容
2.1 做好城建档案的计算机辅助管理工作，此为技术支撑和基础保障因素。
①应有符合计算机设备运行要求的工作场地及满足城建档案管理软件运行性能要求的计算机设备与相应的辅助设备。
②城建档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关城建档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准;城建档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合国家有关安全保密法规与标准。
③城建档案管理软件应具备数据管理、整理编目、檢索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节。
④城建档案管理软件应具有良好的实用性、通用性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便;城建档案管理软件应考虑档案管理电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势，扩充电子档案管理、与地理信息系统相结合、远程管理等其他功能或预留相应接口。
⑤城建档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。
2.2 逐步建立和完善城建档案信息数据库，此为物质基础因素。
①通过文字信息著录、文件及图纸扫描、声像档案数字化、电子文件转换与装载等多种手段，做好城建档案信息基本数据库的建库工作，构建城建档案目录库、城建档案基本信息库、城建档案原件库、城建档案多媒体库等各种基础数据库。
②在基础数据库的基础上进行数据的挖掘、提炼与整合，形成各种专题数据库，提高城建档案信息的针对性与效用度。
③数据库中的城建档案信息应保持真实性、完整性与有效性，提高城建档案信息的权威性。
④城建档案信息库数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML及其他通用格式文档进行数据交换，并具备安全、合理、高效、灵活等特性。各种不同类型的城建档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式;扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式;视频数据采用MPEG、AVI格式;音频数据采用MP3、WAV等格式。
2.3 通过信息化手段，做好城建档案利用工作，充分发挥城建档案信息的作用。此为目的因素。
①应提供简单易用的档案信息检索系统，对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。
②应实现由单一的文字信息向图文声像一体化信息利用的转变，设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。
③应实现由封闭型利用向开放型利用的转变，改专用检索查询系统为通用检索系统，改专用设备定点查询为远程查询利用。
2.4 探索对城建电子档案的接收与管理，加速城建档案信息化进程，此为当前信息化工作的重要内容。
①提前介入城建电子文件的管理，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控，保证城建电子档案的质量。
②根据城建电子档案载体的特性，创造适宜的库房保管条件，做好保管工作，并根据信息技术的发展情况，做好城建电子档案的迁移工作。
③充分利用城建电子档案的数字化优势，通过直接复制数据及数据转换等手段和必要的安全措施，缩短档案接收到档案利用之间的时间，做好利用工作。
④探索利用互联网进行远程城建电子档案接收与管理，增加档案接收途径。
2.5 研究城建档案信息与地理信息系统的结合，拓宽城建档案信息的应用前景，此为目的因素的派生因素。
①做好一般的城建档案信息与地理信息系统的结合，发挥城建档案的历史记载功能与地理信息系统的综合分析优势，对城建档案信息进行分析与整合，形成针对性强、综合性高的专题信息，提高城建档案信息的权威性。
②做好地下管线档案信息等与地理信息系统密不可分的城建档案信息的分析与整合，使之得到更有效的应用。
2.6 加强领导与组织、交流与沟通，发展壮大自身。
①加快制订信息化工作的法规政策、标准规范，统一思想，综合协调，大力推进信息化工作的进程。
②加强城建档案管理部门与归口管理部门之间、城建档案管理部门与建设单位之间的纵向沟通联系，争取更多的支持与理解，同时也通过信息化建设提供更有效的服务，提升自身的作用与地位。
③加强各级城建档案管理部门之间、城建档案管理部门与相关政府机关及企事业单位之间的横向交流与合作，通过资源共享、业务协同、优势互补等措施，形成合力，共同推进信息化工作的顺利开展。
④利用互联网的信息沟通优势，加强对外宣传，扩大自身影响，提高全社会对城建档案事业的关注。
建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向，数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划，量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。
作者：程晓伟
一、新时期城建档案管理工作的重要意义
最近的一段历史时期，我国经济飞速发展这和我国的市场经济体制改革是分不开的。随着市场化进程的不断深入，中国许多的城市和地方城市建设与经济建设齐头并进有了腾飞般的发展。由于城市建设脚步的加快，城建档案的数量也呈现了几何数量的增加。近年来，我国关于城建档案管理的相关法律法规越来越健全，管理上也逐渐呈现以下特点。那就是：1、规范化;2、标准化;3、细化。这是城建档案管理的一个里程碑式的发展，是城建档案管理工作成熟化的一个重要标志。然而，我们要清楚的意识到这也为我们现阶段的城建档案管理工作带来了巨大的挑战。现阶段，由于城建档案管理工作在人力、物力、财力上均有较大的缺陷，很多的城建档案管理上的细节都流于形式。所以说，当前我们的肩负着城市建设顺利发展巨大责任，在新时期新的形势下的城建档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。如何完善我国城建档案管理工作，提升必要服务水平是今后我们要面对的一大重要课题。
二、我国城建档案管理工作的主要内容分析
城建档案工作是城市建设发展中的全局性工作。城建档案工作与并贯穿了城市规划、建设和管理的全过程，在对城市建设发展的每一领域、每一环节进行记录的同时，也行使着促成每一领域、每一环科学、规范、真实性操作的职责。这是它与建设发展中的其他环节如：规划、拆迁、勘察、设计、施工、质监、安全、竣工验收、权属管理等最大不同之处。城建档案包括了城市基础、规划审批、征地拆迁、建设管理、市政设施、水文地质、建设科研、风景园林、历史名胜……可以说从宏观到微观两方面来看，城建档案都涵盖了城市建设发展的方方面面。它不仅反映了城市建设发展的整体水平，也能洞察到细节方面存在的问题。
三、现阶段我国城建档案管理工作的中的问题所在
3.1当前城建档案管理队伍在管理意识上略显薄弱
3.11建筑施工单位对城建档案的重视程度不足
要知道，城建档案在城市规划和建设中而生，为城市管理而长。这是极其宝贵的历史资料。城建档案在形式上各种各样，有文字、有图表、有声像等等，这对于丰富历史文化是极其重要的。然而，现阶段的的一些城市建设单位，认为城建档案的提交只是一个形式，更有甚者直接忽视了城建档案问题，错报或者不报城建档案。这对于我国现代化城市建设是非常不利的。
3.12现阶段我国建城建档案管理工作人员缺乏必要的专业知识和专业素养
当前，很多建筑单位的资料员都采取兼任制，而兼任资料员的人员往往都没有经过专业的档案管理工作培训，这也是造成城建档案管理工作难度加大的一大重要原因所在。更有甚者，一些施工单位的资料员由施工人员担任，他们对档案的建立和管理根本缺乏必要的了解和运作的经验。这就造成我国城建档案会出现，遗漏、丢失、错误的现象。
3.13相关领导部门也没有足够重视城建档案的管理工作，缺乏职能督导作用
我们可以这么理解，城建档案的收集和管理工作是一个庞大的循环工作过程。它需要各个职能部门的通力协作和配合。各个部门之间互相依存，密不可分。没有这些兄弟部门的协作，单独的城建档案管理工作部门是很难做好这项工作的。及时我国现已出台了各种必要的法律法规来规范这个系统的运作过程，但是由于这些工作过于琐碎，以至于很多工作受到限制都流于表面。特别值得一提的是一些收到行业花都和法规制约的工程项目，就像是电力、通信、地下管线这样的工程。由于其的特殊重要地位，往往都不能做到及时收录。
3.2我国城建档案管理工作信息化建设还不够完善
在这里，笔者要着重提出一个问题，那就是“重复建设”问题。这现在已经成为了限制我国城建档案数字化进程的一大瓶颈所在。“重复建设”其实说白了就是由于管理软件开发的相互封闭性，这直接导致了相关软件之间具有很差的通用性。这样下去的结果只能为城建档案信息化建设工作带来不必要的阻碍和困难。同时，也为国家带来了很大的财力浪费。从专业的角度来看，我国城建档案的上级业务(主管)部门没有做好统一的配装软件，而目前仅有指导和检查业务的职能， 无力推动下级业务部门的事业发展。
四、关于城建档案管理工作的完善性策略分析
4.1完善新时期城建档案管理人员队伍建设
这里包含三方面的基本内容。第一是要提升在职城建档案管理人员的思想素质和政治意识。我们可以这么理解，要树木先树人，城建档案管理人员在新时代下必须要有正确的人生观和价值观。这也是城建档案管理人员的自身素质所在，是关乎一个优秀的工作人员顺利成长的命脉所在。就目前来说，我们一定要完善对在职员工进行在思想和意识的指导。使其能够团结协作，互相包容，紧密配合。这样才能更好的完成其的本职工作并进一步推动我国城建档案管理事业的健康发展。第二是要进一步完善城建檔案管理工作人员的专业素养。时代在进步，技术也在不断的发展。如何利用现阶段的科学技术在更高的完善城建档案管理工作，是我们要面对的一大重要课题。作为时代的先驱者，城建档案管理人员一定要具备多种必备知识。如：1、档案管理知识;2、工程技术知识3、信息化技术知识、多媒体知识等等。第三，城建档案管理工作人员要具备现代意识和创新精神。新世纪是信息快速传递和知识爆炸的时代。在这种形势下，我们广大在职人员一定要具备现代的信息管理观念和管理意识。同时还要发挥主观能动性的作用，努力开创适合城建档案事业发展的新模式和新方法。
4.2加快城建档案数字化进程的脚步
首先是要改善传统的城建档案保管方式。时代赋予了城建档案管理工作新的使命和方法。众所周知，城建档案的载体的特殊性，我们在未来的实际工作工程当中一定要注意保卫城建档案的设备安全和信息安全。举个例子来说吧，就像是设备安全问题，在该设备制造和安装应用的过程当中一定要注意对于自然灾害和突发实践的防护问题。而关于信息安全问题，则需要进一步完善信息传递之间和载体转换上的保密性。特别值得一提的是，为了防止网络信息被盗取或是更改，应加大力度保障信息共享和保密以及逻辑处理问题。其次是要改变城建档案利用方式。城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。这是这种良性循环的工作状态。
结束语
总而言之，新时代，新形势赋予了城建档案管理工作新的使命，也为其带来了新的机遇和挑战。今后，如何进一步完善城建档案管理工作，将我国城建档案管理事业推入新的高峰是我们所要面对的一大重要课题。
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作者：刘斐
摘 要：随着知识经济迅速发展，传统的档案管理技术已经不能适应社会发展的需要，档案载体从管理到利用各个方面发生了本质的变化。为了促进档案管理的现代化，需要采用先进的技术进行管理。计算机技术在档案管理中起着较为重要的作用，是档案管理现代化的重要手段。计算机技术的应用促进了档案管理的规范化、系统化、智能化、数字化和现代化，顺应了社会发展的潮流。本文就计算机在档案著录管理中的应用进行探析。
关键词：档案著录;管理;计算机
档案是国家和企业信息资源的重要组成部分，建立档案信息管理体系有利于对档案进行统一管理和整体开发。采用计算机是档案管理信息发展的必然要求，计算机可以对档案目录进行编制，还可以对已编制的档案目录进行复制，在档案管理的特殊信息检索上面对计算机的使用也非常广泛。将档案检索和档案编制的功能结合起来能提高档案工作者对档案利用的效率。
1 计算机应用于档案管理中的功能及必要性
1.1 计算机应用于档案管理中的功能
计算机在档案管理中的应用主要是用来对档案进行整理编制、检索、统计和借阅等。首先是使用计算机对档案检索的工具进行编制。将档案的著录项目组织起来形成档案机读目录数据库，再使用库内的数据自动编制案卷目录和专题目录。其次是利用计算机进行档案检索，根据档案著录标明的形式特征和内容特征检索出适合使用者要求的原始文件和档案目录。最后是统计和借阅，主要指的是使用计算机对档案的入库、出库数量以及库存空间占有率进行统计，一些需要调阅或是需要归还的档案还要进行登记。计算机能够使用特殊功能完成档案目录的识别，可以将人们设计的任何逻辑程序识别出来，然后通过自动整理和挑选将需要的内容输入计算机，输出或者打印出可以被理解的内容。
1.2 计算机应用与档案管理中的必要性
随着信息化的发展，世界各国使用计算机技术的范围逐渐得到拓展，各企业为了实现更好的发展也引进了计算机技术。在社会不断发展的同时，对档案管理提出了更高的要求，档案信息化管理面临着严峻的形式，要求对档案管理不断进行改革促进其快速的发展。一些管理中心的档案信息数量在不断的增加，采用传统的管理技术进行管理不但耗用时间和人力，一定程度上阻碍了社会的发展，也满足不了个人信息保密的需求。利用计算机技术可以提高档案管理信息化水平。计算机以其较大的储存量可以对档案的所有信息进行储存，也可以通过计算机对档案进行整理和归类，用户可以根据自己的需求在计算机系统中输入相关的检索信息，计算机就会在短时间内找出用户所需要的信息，不但保证了信息的质量，还解决了信息量较大导致的查找时间较长的问题。技术人员通过互联网建立相关网站，可以满足用户对信息的使用要求。人们通过计算机技术充分使用信息，可以将管理中具体的文档转换为抽象的电子文档，促进了电子文档的快速发展。
2 计算机在档案著录管理中的应用
2.1 计算机在档案输入中的应用
在档案管理工作中，最早的档案计算机程序使用的是特殊的纸张，所以在工作中，档案工作者要按照规定的空间在纸张上进行书写，使用这样的方法一定程度上限制了输入计算机的著录材料数量。随着计算机程序输入的发展，程序输入的方法变得更加灵活。档案工作者可以使用普通的纸张进行档案输入，这种纸张可以显示输入计算中的信息次序并且以表格的形式显示出来。一般情况下，输入到计算机的材料需要加工成计算机可读的形式。键盘操作员需要使用专门的仪器对材料进行处理。对于机读形式的目录也要进行检查看其是否有错误，可以使用计算机程序中的机内系统对输入机内的材料进行检查和修正。
2.2 计算机在档案目录输出时的应用
计算机对档案目录进行输出时，主要有六种输出形式，首先是以档案代码的次序为条件打印出基本的档案目录，目录上面有档案产生机构和管理历史等介绍性材料，一定程度上可以满足档案管理的要求。以档案次序为标准来打印档案目录的方法适用于所有层次的目录，其中包括从初级提要到指南款目、详尽的编年提要等。其次是以主题标示符的形式从计算机内部被输入的特定内容中选出来的文件目录。这样就可以从不同文件或材料中摘编主题目录，其中的文件主要有属于同一主题范涛的文件和来自于特殊部门的文件。除此之外，还可以将不复存在的档案组合打印在目录上使之得以恢复。还可以将分散开的档案系列进行重建。再次是计算机可以通过对索引进行编制摘录出档案管理的关键词，然后在上面附加一些参照项按照字母的形式将档案打印出来。在摘录关键词的过程中必须注意输入的材料中必须要有可以使用的辨识符。通过计算可以将档案目录打印在卡片或者纸条上，若是被打印在普通纸张上面，也可以将其裁剪装订成册，打印在卡片上的可以将卡片分类存放在索引柜中。无论是哪种形式的打印都方便整理。计算机在档案工作中的使用可以提供远方的信息检索，可以将打印的东西直接输入到缩微品上。最后的输出形式是修订版本的输出。使用计算机打印目录和索引可以不断的得到修订，其中对文件的修订包括对信息的删除和新信息的增加，对材料进行增加时，计算机会以原始材料的输入形式和输入方法将材料进行输入。当计算机内部的输入纸带用完时，就会打印出修订版本以此来代替较早的打印件。
2.3 计算机在促进著录标准化中的应用
档案工作标准化的重要内容是档案著录的标准化。确保档案著录的标准化可以实现档案信息的检索，也可以使档案信息的提取更加自动化、远距离化、联机化，方便档案管理者之间的交流和合作。计算机的应用使得档案检索由传统的手工检索向着机器检索的方式过渡。计算机可以建立联合目录，也能够使全国性和地区性的目录中心得以建立。使用计算机还可以加强档案著录的标引工作。计算机管理档案中的一项重大准备工程就是档案著录标引，其工作量较大、质量要求高并且技术性较强，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，档案著录标引的时间一般都超过了计算机系统管理软件的研发时间，所以应该将早期的档案数据输入微机进行储存，让计算机内部的数据更加充分和准确，这样就可以将档案著录标引尽快的输出计算机进行系统的管理和保存。
2.4 计算机在建立电子文档中的应用
使用计算机建立电子文档在不同阶段有不同的差异。在环境的生成阶段，使用计算机可以进行文件的机读，就是由计算机输入装置读出的文件，主要有两种形式的读法，第一种是将信息从一个存储区读到另一个存储区，第二种是从磁带中读取信息。机读文件主要有两个特点，分别是复制和识别。使用计算机可以将电子文件直接生成纸质文件打印出来。
3 结束语
计算机应用于档案著录的管理中一定程度上减轻了档案管理人员的工作量，实现了自动化和现代化的要求，促进了电子档案的快速发展，提高了档案管理的效率，避免了传统的管理带来的人力、物力的浪费。计算机的操作离不开管理人员和技术人员的先进技术和水平，要想真正实现档案管理的现代化，就需要提高管理人员的综合素质，让其在工作的过程中促进档案管理的技术改革。
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作者单位：山西省吕梁市文水县苍儿会办事处，山西吕梁 032100
作者：张魁
各地必须保存以下基本档案资料。
1.贫困户家庭档案。贫困户家庭档案至少应包括：户主身份证复印件、户口簿;低保、五保、残疾人证明材料;《建档立卡贫困户精准脱贫登记证》、《精准脱贫政策宣传手册》;各类产业扶贫中的股权证、分红登记证、各类受扶持协议或贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证;每年收入的详细计算表、资金打入一卡通的账户明细;贫困户与村、乡和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等法律文书;贫困户退出摸底调查表;干部结对帮扶贫困户联系卡等。
2.行政村精准脱贫档案。行政村精准脱贫档案要有全村精准脱贫档案和贫困户分户脱贫档案。全村精准脱贫档案至少应包括村脱贫攻坚计划、有关精准脱贫文件、有关会议的记录、有关会议的投票情况和结果、有关公示公告的照片或原件、有关精准帮扶的开展、扶贫资金和项目的相关文件、受益贫困户的名单、脱贫攻坚的宣传材料等;贫困户统计以及村民主评议小组成立、调整文件等;贫困村建档立卡过程中形成的贫困村贫困状况调查登记文件材料，帮扶计划以及公示公告等文件材料;贫困户结对帮扶方案、宣传手册等。
村贫困户分户脱贫档案至少应包括精准扶贫对象以下材料：申请纳入建档立卡有关文件和表格;精准扶贫对象审批表;身份证和户口本复印件;低保、五保、残疾人证明材料;建档立卡贫困户调查表、家庭信息采集表;反映每年受扶持情况的资料;一卡通账户明细及贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证以及脱贫情况的相关文件和材料等。
3.乡镇精准脱贫档案。乡镇精准脱贫档案至少应包括乡镇脱贫攻坚规划及年度计划、有关脱贫攻坚文件、有关会议的记录、投票情况和结果、有关公示公告照片或原件、有关精准帮扶政策的落实情况、扶贫资金和项目相关文件、受益贫困户的名单、每年的脱贫攻坚总结、脱贫攻坚工作各项、历次情况的汇报、有关脱贫攻坚的宣传资料等。
一是档案内容是否真实 二是材料是否齐全
三是材料填写是否规范、手续是否完备 四是材料档案真理是否符合要求 着重审查四个单项否决
1、涂改造假
2、装错材料
3、缺少97年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》
4、缺少《公务员登记表》或《参公登记表》
1 干部人事档案审核工作检查验收评分表
二十个重点项目 100分制 1.198
8、1999年版《干部履历表》
缺少1988版《干部履历表》扣3分，缺少1999版《干部履历表》扣5分
2.《干部履历表》所填信息要真实、准确、规范、完整。1999年版的必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
这一项占有2分分值，其中填写不符合要求的，每一项扣1分，如果干部受过处分未如实填写，扣2分。
3.大专以上学历学位材料齐全。
这一项占有10分的分值，相关材料每缺一份扣1分，扣完为止。 4.1997年以来参加三个月以上的在职培训的相关材料。 这一项占有2分的分值，相关材料每缺一份扣0.5分，扣完为止。
5.评聘专业技术职务(职称)的相关。
这一项占有8分的分值。其中，正高级职称以及两院院士的分值为4分，副高级职称的分值为3分，中、初级职称材料的分值均为1分。
6.通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等职业资格证书的相关材料。
这一项占有2分的分值。每缺一份扣1分，扣完为止。 7.更改出生日期的个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。 本项占有6分的分值。缺少上级批复的扣4分，扣完为止。
2 8.更改参加工作时间的上级批复或确认其参加工作时间的文件。本项占有4分的分值。缺少上级批复或确认其参加工作时间的文件材料扣4分。
干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料：录(聘)用审批(备案)表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生(入伍、招工)政审材料、知青上山下乡证明等。
9.中共党员《入党志愿书》和1985年、1990年填写的《党员登记表》。
本项占有8分的分值，对于档案中缺少《入党志愿书》且没有按照规定补办有关手续的扣8分，缺少1985年、1990年《党员登记表》，每一份扣2分。
10.获省部级以上奖励的材料。
本项占有3分的分值，每缺一份扣1分，扣完为止。 11.任副处级以上职务后受处分的决定、免于处分的决定、解除行政处分的决定。
本项占有6分的分值，每缺一份扣3分，扣完为止。 12. 任期经济责任审计结果报告。
本项占有4分的分值，每缺一份扣3分，扣完为止。 13.1997年前任副处级以上职务的干部任免审批(呈报)。 本项占有8分的分值，每缺一份扣2分，扣完为止。 14.1997年以来的《干部任免审批表》按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织公章。
本项占有4分的分值。
3 15.提拔单位副处级以上职务的考察材料。
本项占有10分的分值，1997年以来提拔任职的，每缺一份扣3分，其他考察材料每缺一份扣1分，扣完为止。
16.1997年以来的干部考察材料应有形成材料的单位(或考察人)和时间。
本项占有3分的分值，手续不完备的材料每份扣1分，扣完为止。
17.1993年后的工资材料齐全(或在《工资变动登记表》中有相应记载)。
本项占有4分的分值，每缺一份扣0.5分，扣完为止。 18.分类准确，排列有序。
本项占有2分的分值，不符合要求的，每项扣1分，扣完为止。
19.干部档案目录的填写要求整齐、清楚、无粘贴涂改，档案目录与档案材料名称相符，材料类序号和页码填写准确。
本项占有3分的分值，不符合要求的，每项扣1分，扣完为止。
20.技术加工和装订符合要求，无乱空，无脱页，无损坏文字。
本项占有3分的分值，不符合要求的，每项扣1分，扣完为止。
4 部分档案缺少重要档案材料
(1)1988版、1999年版《干部履历表》。作为能够全面反映干部履历情况的重要履历材料，1988年版、1999年版《干部履历表》是档案中的必有材料。
对缺少此类材料的要按以下方法处理：
①当时在填写范围之内的，要尽量查找、收集;
②1988版《干部履历表》确实找不到的，不再补充填写; ③1999版《干部履历表》确实找不到的，应该补充填写。 (2)大专以上学历学位材料。《党政领导干部选拔任用工作条例》规定，“提拔担任党政领导职务的，一般应当具有大学专科以上文化程度，其中地(厅)、司(局)级以上领导干部一般应当具有大学本科以上文化程度”
恢复高考制度后入学的(1977年12月)
大学本(专)科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，本科毕业的还要有授予学位材料。
同等学力申请硕士、博士学位的
须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书(通知单)复印件
(3)1997年以来参加三个月(含三个月)以上理论、专业、技能等方面培训的相关材料是审核重点。
(4)评聘专业技术职务(职称)的相关材料
(5)通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等职
5 业资格证书的要有相关材料。
(6)更改出生日期的个人申请、调查报告、证明材料和上级批复
按照41号文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项;对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”
(7)更改参加工作时间的上级批复或确认其参加工作时间的文件材料归入第五类
(8)《入党志愿书》和1985年、1990年填写的《党员登记表》
重新填写《入党志愿书》，原单位已不存在的，干部现所在单位党组织在能够确认干部党员身份的前提下，出具书面证明，在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，将补填材料存入本人档案。
缺少1985年、1990年填写的《党员登记表》的，要认真查找收集。确实找不到的，由所在单位党组织写出情况说明。1990年由于部分单位未开展党员登记工作而缺少《党员登记表》，因而有些干部档案中没有1990年填写的《党员登记表》，但应予以说明。
(9)奖励材料
以下材料均可归档
奖励审批表、奖状、证书原件或复印件、表彰文件或复印件
6 任副处(科)级以上职务后受过处分的，应有处分决定(包括免予处分的决定)材料
受行政处分的(开除处分除外)，解除处分后，还须有解除处分的决定材料
对缺少1997年前任副处(科)级以上职务的《干部任免审批(呈报)表》的，要认真查找，尽可能找到原件，确实找不到的，可通过文书档案复制;如当时没有填写的，可用任职通知替代。
(10)提拔任副处(科)级以上职务的考察材料
干部考察材料对干部工作的重要作用体现在多个方面，它对考察对象具有权威性的评价作用，是正确选拔和使用干部的重要依据。就目前各单位管理的干部来说，提任副处(科)级以上职务的考察材料依据作用更大，要求收集齐全。
1.《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整 《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，1999年版《干部履历表》必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
2.1997年以来的《干部任免审批表》按规定逐项填写 按照《〈干部任免审批表〉填写说明》的规定，《干部任免审批表》中的奖惩情况、年度考核情况、任免理由、家庭主要成员及社会关系等栏目不能遗漏，要逐项如实完整填写，同时注明任免职务的批准机关、批准时间，并且有组织盖章。
7
施工条件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。
(一)工程施工技术管理资料
工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容如下：
1、图纸会审记录文件。
2、工程开工报告相关资料(开工报审表、开工报告)。
3、技术、安全交底记录文件。
4、施工组织设计(项目管理规划)文件。
5、施工日志记录文件。
6、设计变更文件。
7、工程洽商记录文件。
8、工程测量记录文件。
9、施工记录文件。
10、工程质量事故记录文件。
11、工程竣工文件。
(二)工程质量控制资料
工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、
1 器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。
1、工程项目原材料、构配件、成品、半成品和设备的出厂合格证及进场检(试)验报告。
2、施工试验记录和见证检测报告。
3、隐蔽工程验收记录文件。
4、交接检查记录。
(三)工程施工质量验收资料。
1、施工现场质量管理检查记录。
2、单位(子单位)工程质量竣工验收记录。
3、分部(子分部)工程质量验收记录文件。
4、分项工程质量验收记录文件。
5、检验批质量验收记录文件。
(四)竣工图
文书档案卷内目录著录规范(培训材料)
一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目;但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种：
1、文件的正本与定稿(底稿)一般为一件，正本在前，定稿(底稿)在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件(如法律法规等)需保留历次修改的不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等)，可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后;只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件(复印件)为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文(即请示与批复)为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸(即签发单)为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列;但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录;有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列;若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。
二、卷内文件目录的规范著录(抄写)
福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。
(一)、文件编号。
1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委[2004]综023号，存在问题：闽委综[2004]023号;闽委(2004)综023号;闽委[2004]23号;闽委[04]综023号或者闽委综23号。
2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。
(二)、责任者。
1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区**局”，时而著录“福州市马尾区**局”。
同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”，2004年后(包括2004年)因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。
区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。
2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“()”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工(中共福建省委书记)
3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位(即组卷的本单位)本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间用“;”表示。如：中共福州开发区委办;福州开发区管政办[等]
4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“?”，如[中共福州开发区委办综合科?]。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。
5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“***局”。
(三)、题名。
1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。
2、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。
3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2005年新年贺词
4、文件题名过于冗长，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。
5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“[ ]”表示。如：关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知
6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]
7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“[ ]”表示。如：题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”，“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。
8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录(200
3、
5、21——200
5、
8、14)”，此会议记录本可放在截止的2005归档。
9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“(共*件)”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工作信息(1——20期)(共18件);手工抄写时最好逐件著录。
(四)、文件时间。
1、文件时间由8位数字组成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20050412
2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20030105-20040530
3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200;文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000
4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符，如：19570509?若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”(用全角)代之，如：195001□2这里不能用19500102表示。
(五)、页号。著录这份文件首页所在的当前页号，使用计算机著录时要求字段长度4位，手工抄写不要求。
2005-12-13
回答一：
学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况机读卡、注册学习专业、学习的课程、考试成绩记录表以及学籍异动情况记录等。学籍档案存于学校学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据。
回答二：
学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况机读卡、注册学习专业、学习的课程、考试成绩记录表以及学籍异支情况记录等。学籍档案采用计算机和文字管理方式，分别存于省级电大和中央电大学籍管理部门，在8年内实施有效管理，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据。
回答三：
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。
回答四：
报名登记表、体检表、入学时的试卷、毕业生资格审查表以及在学校的奖惩情况材料等
广安市工程竣工档案归档主要内容
及组卷排列顺序
一、建筑工程
(一)综合文件：
1、建设工程申批复
2、计划文件
3、征用土地文件(国土局文件、建设用地许可证、土地使用证);复印件
4、选址意见书或定点通知书
5、建设用地规划许可证
6、建设工程规划许可证
7、规划定点图(选址地形图、放线验线交接单)
8、工程地质资料;(工程勘察报告)
9、规划设计条件通知书或规划设计要求批准书;
10、设计方案审查通知书或批准书
11、初步设计、施工图审查报告(施工图设计文件审查报告)
12、施工图设计文件审查备案通知书或批准书;
13、中标通知书
14、施工许可证
15、建设工程质量监督报监登记书
人防申请表
16、地勘合同
17、设计合同(施工图设计文件技术审查合同)
18、监理合同
19、施工合同 20、联合开发协议
21、工程决算、决算书、造价确认书
22、审计局决算文件
23、工程质量事故处理报告
24、避雷装置检测报告及合格证 (1)前期可行性评估报告 (2)设计核准书 (3)竣工检测报告 (4)竣工验收批准书
25、(1)消防设计审查意见书及检验合格
26、施工总结或竣工报告(加盖公章)
27、监理总结
28、勘察文件质量检测报告
29、设计文件质量检测报告 30、单位工程质量评估报告
31、建设工程竣工规划及验收合格证
32、建设工程基础备案表 基础分部工程实物质量监督抽查申请表一 基础分部工程实物质量抽查记录二 基础分部工程验收记录
33、建设工程主体备案表
主体分部工程实物质量监督抽查申请表一 主体分部工程实物质量抽查记录二 主体分部工程验收记录
单位工程实体质量监督抽查申请表
(一)
(二)
34、建设工程质量监督报告
35、建设工程竣工验收报告表
36、室内环境监测报告
37、建设工程质量保修书
38、商品住宅质量保证书
39、商品房使用说明书
40、广安市地名准予使用登记凭证(门牌号)
41、建设工程竣工验收备案书
二、质量技术管理及检查、测量、记录
1、开工报告
2、图纸会审记录
3、施工组织设计
4、工程技术要求、技术交底
5、设计变更通知单、工程更改洽谈单、材料代用核定审批单
6、建筑物定位放线记录
7、回填土夯实记录
8、沉降观测记录
9、抄测记录
10、防水抗渗试验记录
11、挖孔桩施工记录
12、建筑工程隐蔽验收记录
13、混凝土浇灌记录
14、钢筋预埋件检测记录
三、质量保证资料
1、单位工程质量控制资料核查记录(新表)
2、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录(新表)
3、钢材出厂合格证
4、钢材力学实验报告单(钢筋物理性能检验报告)
5、钢筋焊接试验报告单
6、焊条合格证
7、水泥出厂合格证
8、水泥物理性能检验报告
9、砖的出厂检验报告
10、砖的强度检测报告
11、板的出厂检验报告
12、预制构件性能检验报告
13、防水材料合格证
14、砂子检验报告
15、石子检验报告
16、单位工程混凝土试块强度汇总表
17、混凝土强度合格评定、混凝土抗压强度的回填、配合比
18、砂浆汇总表
19、基桩检测报告 20、地基验槽记录
21、结构验收(吊装)记录
22、水电材料合格证
23、通水试验记录
24、排水管道灌水试验记录
25、绝缘电阻测试记录
26、避雷接地电阻测试记录
27、污水
四、自检资料
1、单位工程质量竣工验收记录
2、单位工程观感质量检测记录
3、基础分部工程竣工验收报告、记录
4、主体分部工程竣工验收报告、记录
5、楼地面分部工程质量验收记录
6、门窗分部工程质量验收记录
7、装饰分部工程质量验收记录
8、屋面分部工程质量验收记录
9、给排水分部工程质量验收记录
10、电气分部工程质量验收记录
五、监理资料
1、监理规划(监理实施细则)
2、工程开工报审表
3、施工组织设计(方案)报审表
4、工程施工进度计划(调整计划)报审表
5、施工测量放线报审表
6、主要设备选型报审表
7、工程构配件报审表
8、建筑材料报审表
9、工程报验单
10、工程竣工报验单
六、施工图、竣工图
1、征用地形图
2、规划红线图
3、方案总平面图
4、规划总平面图
5、竣工总平面图(反应建筑物和室外地上、地下管线及构筑物在内的标有城市统一坐标和黄海高程的观状图)
6、管网平面图
7、建筑图
8、结构图
9、水电安装图
10、天然气安装图
二、市政、公用设施及人防工程
(一)综合性文件材料同建筑工程综合文件的排列顺序
(二)施工过程的文字材料
1、图纸会审
2、开工报告
3、原材料证明及合格证
4、各种实验报告(压力、闭水、强度、电气绝缘等)
5、隐蔽工程验收记录
6、质量检验评定
7、照片及其它材料
(三)施工图、竣工图
1、平面图(按城市统一坐标制)
2、纵横断面图(黄海高程系统)
3、检查井大样图及标准图
说明：
1、 以上档案内容及组卷排序是指需进城建档案室的工程竣工档案，本单位留存归档的工程竣工档案整理排列时，可供参考。大型工程按单项分别组卷。单位工程按每个大类文件材料的多少能组卷几卷是几卷。
2、 进室的地面建筑工程指规划范围的工业，民用和公共建筑(含水厂、电厂、区域性变电站、输电线路、配气站、调压站、污水处理厂、邮电通讯设施等)。
3、 工程竣工图要与实际情况相符，加盖“竣工图”标志，应有监理单位和施工单位技术负责人签字，同时，双方单位应加盖公章。
4、 工程竣工图档案要做到图面整洁，字迹清楚，不得用圆珠笔或其宏观世界易于褪色的墨水绘制，文字材料规格按A4大小的纸张，图纸剪去折图纸，按297X210毫米风琴式折叠法，图标露外，
广安市城市建设档案室
2008年6月4日
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