秘书和秘书工作概述
一、秘书和秘书工作概述
(一)秘书的概念、内涵、特征
1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。
2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。
3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务;为相关的各级领导服务;为人民群众服务。
(二)秘书工作任务、作用、特点和层次划分
1、秘书工作任务(1)总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能(2)各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同(3)秘书工作共同性工作任务是：辅助决策;调查研究;信息工作;文书处理和撰制;会务工作;信访工作;文书立卷和档案管理;电子政务;查办工作;印信证章的管理;值班和接待工作;机关内部的管理工作;机要交通与通讯;保密工作;领导交办的其他工作。
2、秘书工作的作用(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)信息、耳目作用。(5)协调作用。(6)门面、窗口作用。
3、秘书工作特点(1)政治性和政策性。(2)辅助性和服务性。(3)组织性和综合性。(4)保密性和机要性。
4、秘书层次划分(1)行政事务性的秘书工作。(2)文字性的秘书工作。(3)议政谋政的秘书工作。
(三)办公室工作
1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。
2、职能：(1)办文、办会、办事。(2)参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。
3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。
(四)秘书工作人员素养
1、才干素养(1)精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。(2)较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。(3)特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。
2、智能素养(1)知识积累;(2)思维训练;(3)临机智力训练;(4)记忆训练;(5)反思(反省)训练。
3、心理素养(1)乐观与沉默;(2)培植自信心;(3)鼓励竞争精神，防止嫉妒心理;
4、职业道德(1)为事业埋头苦干的献身精神;(2)遵守纪律的自觉性;(3)谦和平等的人际关系。
二、公文写作
(一)公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。
(二)公文的特点
1、法定性;
2、针对性;
3、政策性;
4、效用性;
5、时限性;
6、规范性。
(三)公文的作用
1、颁布法规，传达批示;
2、反映情况，请示工作;
3、联系工作，商洽公务;
4、催办工作;
5、宣传教育;
6、依据凭证;
7、交流信息。
(四)公文的分类
1、按照使用范围的不同，将公文分为：(1)通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。(2)专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。
2、按照来源的不同，将公文分为：(1)对外文件：简称发文。是指本机关(或部门)拟制向外单位发出的文件。(2)收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关(或部门)来的文件。(3)内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：(1)上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。(2)下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。(3)平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。
4、按照秘密程度的不同，将公文分为：(1)秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。(2)普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
5、按照办理时限的不同，将公文分为：(1)特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。(2)急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。(3)平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。
6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：(1)官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。(2)非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。
7、按照具体职能的不同，将公文分为：(1)规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。(2)指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。(3)报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。(4)公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。(5)日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。
(五)公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。
8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复适用于答复下级机关的请求事项。
11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要(抄告单)适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(六)公文写作
1、写作公文的几种类型(1)为自己或本部门工作起草;(2)为领导起草(受命代言);(3)为他人起草(代书)。
2、起草公文的入门条件(1)熟悉情况;(2)熟悉公文格式;(3)熟悉写作规范。
3、公文写作的特点(1)被动写作，遵守性强;(2)对象明确，针对性强;(3)集思广益，群体性强;(4)决策之作，政策性强;(5)紧迫之作，时限性强;(6)讲究格式，规范性强。
4、公文写作的步骤(1)明确写作公文的主旨(根据主旨选择公文);(2)收集有关材料(写作内容);(3)完成总体构思，拟出写作提纲(谋体布局);(4)起草正文(导语、主体、结束语);(5)检查修改(主题、观点、材料、结构、语言、格式);(6)形成送审稿
5、公文写作的要求(1)要保证公文内容在政治上的正确性;(2)要实事求是，在业务上符合客观规律;(3)在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑;(4)要符合统一规定的体式和程序;(体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出)(5)要注意细节。
三、公文处理
(一)公文处理
1、概念(1)发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。(2)发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发;核发、缮印与核对;用印、登记与分发等环节组成。
3、具体要求(1)拟稿必须注重行文规则;(2)会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。(3)审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文;二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾;三查要求和措施是否明确具体，切实可行;四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范;六查公文格工是否符合规定。(4)签发必须确认是自己职权范围内的有关公文;签发后必须对文内容和文字负完全责任;联合发文必须会签。(5)注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。(6)复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。(7)缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。(8)核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。(9)用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月;签署一般先签名后盖章。(10)发文登记一般采用薄册式形式。(11)分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。(12)对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。
(六)公文格式
1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
2、公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm(不含页码)
3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。
4、排版规格与印制装订要求(1)排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2)制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。(3)印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。(4)装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于纸色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。(1)眉首①公文份数序号;②秘密等级和保密期限;③紧急程度;④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成;命令(令)由发文机关全称加“命令(令)”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。(2)主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：
1、****”);附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。(3)版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。②抄送(抄报)抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
(二)收文处理
1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。
2、具体要求：(1)签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收;二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因;四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封;二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆;三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。(2)登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件;下级机关文件。包括请示、报告性文件;重要的带有密级的刊物、资料;其他机关商洽问题和需要答复的文件;上级极关召开会议印发的会议文件材料。(3)审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。(4)分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。(5)拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”;下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”;需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。(6)批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：
1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法;
2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限;
3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行;
4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。
7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。
8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。
9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期;二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号;三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字;四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
(三)公文立卷归档工作
1、公文立卷(1)公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用;二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管;三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。(2)公文立卷的主体可以是综合部门(办公室)，也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。(3)公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料;本机关的文件材料;同级机关非隶属机关的文件材料;下级机关的文件材料。(4)公文立卷的方法
1、文件集中;
2、文件归类;
3、编制立卷类目(类名和条款)(5)卷内文件的整理和编目
1、按照一定标准对卷内文件进行排列;
2、对卷内文件编制页号和件号;
3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。
4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。
5、拟写案卷标题;
6、填写案卷封皮;案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。
7、排列案卷;
8、编写案卷号;
9、编制案卷目录。
2、案卷归档(1)归档制度1)归档范围有价值即归档。2)归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3)归档要求。一是应归档的文件齐全、完整;二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷;三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷;四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。(2)文件的保管期限1)列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2)列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3)列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。
四、会议组织工作
(一)会议的涵义和要素
1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一;
2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
(二)会议的分类
1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。
2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。
3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。
4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。
5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。
(三)会议的功能
1、决策功能;
2、指挥功能;
3、沟通功能;
4、协调功能;
5、动员功能;
6、显示功能。
(四)会务工作的办理
1、会前准备、会议准备、会后整理工作。
2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。
(五)会场的排座
1、小型会议;
2、大型会议。
五、办公室事务管理
(一)环境、卫生、安全管理
1、环境：方便、舒适、和谐统一。
2、卫生：干净、整洁、整齐美观。
3、安全：无任何隐患和事故。
(二)日常工作与管理
1、日程工作安排;
2、领导约见安排;
3、临时性工作处理。
(三)电话管理
1、电话机和电话费管理;
2、电话记录处理;
(四)印章使用与管理
1、印章的刻制和启用;
2、印章的审批和使用;
3、印章的保管。
(五)介绍信的使用与管理
1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。
2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：(1)介绍信的格式应符合要求;(2)介绍信应由专人管理;(3)出具介绍信必须认真履行审批手续;(4)妥善保管好介绍信的存根。
(六)值班工作
1、值班工作的主要任务;
2、值班记录的编写和处理。
(七)保密工作
1、保密工作的重要性;
2、保密工作的内容。
(八)办公用品管理
1、办公用品管理的内容;
2、办公用品管理的原则。
(九)接待工作
1、内容
2、类型
3、程序
4、接待工作计划
5、接待工作实施
(十)财务管理
(十一)车辆管理
(十二)人事档案管理
(十三)应急管理
(十四)其它管理
办文工作
1 收文处理(早午各一次，由打字员负责)
包括1.1上级来文1.2函、简报1.3各支局信件1.4其他信函
1.1上级来文：包括省公司、市局正式红头文件、市局转发自省公司文件。
处理：登记--贴标签--呈局长--批复--处理--存档
1.2 函、简报：包括省公司、市局各部门函、信息、通报、报表。 处理：直接按接收部门分送。
1.3 支局信件：支局各类报表
处理：直接按接收部门分送。
1.4 其他信件：包括职工私人信件(处理：通知自取)、投递退信、群众表扬信(处理：送检查部门处理)
2 发文处理(由秘书负责)
包括2.1县局正式发文 2.2简讯 2.3县局非正式发文2.4文字材料
2.1县局正式发文：包括开邮局、开邮党、开邮任三种红头文件。 处理：部门提供公文草稿—部门送局长审稿—局长提出修改意见--办公室根据局长修改要求进行修改润色，将修改稿呈局长审稿(如不需修改直接进入下一环节)—正式打印--帖标签--部门签字—办公室主任签字--局长阅批—打印盖章--发出—留档。
2.2简讯：包括动态类、会议类、经验类三种，要求时效性，新闻敏感性，足够的阅读量，积累提高写作功底。
处理：对于重要的会议，可编发关于会议信息;对于县局重大的活动，
可编发活动动态信息;对于取得的成绩、亮点、做法，可编发经验类信息。
2.3县局非正式发文：包括各种不适合正式发文的上行报告、下行通知等，如《关于中秋放假的通知》、《关于申请增加xx费用的报告》等
处理：草拟-送局长审-修改-送局长再审(如有必要)-成稿-打印、盖章-发出
2.4文字材料：包括总结类,如《开封县邮政局2008年上半年工作总结》;讲话类，如《二〇〇八年下半年全市邮政工作会议经验交流材料之一：落实政策，强化责任，克难奋进，扎实推进开封县邮政事业全面发展》《在“迎中秋”大客户联谊会上的致辞》等;活动类，如“作风纪律整顿活动”、“思想解放大讨论活动”、“讲正气、树新风活动”，“先进性教育活动”，“辉煌十年征文活动”等，此类活动一般由上级部门发起，分阶段进行，文字工作繁重。
办事工作(秘书负责)
1保管印章、相机、办公设备
2局办卫生
3电话接听
4传真收、发、传递
5来访接待
6领导交办的其他工作—秘书“不管部”职能
办会工作
会前：会议室使用前登记，检查室内卫生、设备，摆放名牌、准备开水、水杯，打印、发放相关会议公文
会中：为领导添水、会议记录
会后：打扫会议室，誊写正式会议记录，(如有需要)编发相关简讯。
秘书工作原则
1三服务原则：服务领导 服务部门 服务上级 一切以领导为中心 2 ABC分类原则 重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急 3保密原则 准确原则 迅速原则“办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎”。
1、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要(
)。 (A)代为签名 (B)要求被通知人签名 (C)要求本人签名(D)追踪落实
2、关于职业责任，下列说法正确的是()
A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系
C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题
3、撰写调研报告属于(
)。 (A)一次信息开发(B)二次信息开发 (C)三次信息开发(D)专题信息开发
4、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是()
A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念
5、在做会议的经费预算时应(
)。
(A)各种经费的数目尽量多做些(B)考虑到各种不可预见的开支 (C)不必列出各种费用的明细表(D)由秘书自行决定总数
6、与意大利进行商务往来，正式的见面礼节是(
)。 (A)致意(B)微笑 (C)拥抱(D)握手
7、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是(
)。
(A) Router (B) TCP/IP (C) Novell (D) Sybase
8、计划表主要是从(
)上对任务做出要求，并用其进行管理。 (A)准备时间
(B)起始时间 (C)阶段时间
(D)最终时间
9、如果你是一个学生，老师判卷时不小心多给了你10分，你因此获得了“好成绩”，你会()。 A、不吭声，暗自庆幸自己运气好 B、心有愧疚，但不愿澄清事实
C、主动告诉老师，放弃“殊荣” D、暗自努力，争取下次拿真正的第一名
10、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是(
)。 (A)决定(B)会议纪要 (C)通告(D)通知
11、国家信用的典型形式是(
)。 (A)公债(B)赊销 (C)预付(D)消费信贷
12、拥有决策权的领导机关或领导层召开的进行商讨和表决的会议属于(
)。 (A)非决策性会议 (B)决策性会议 (C)代表性会议 (D)执行性会议
13、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是(
)。 (A)在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止 (B)默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放 (C)插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像 (D)只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果
14、下列附条件合同效力的描述，正确的是(
)。 (A)附生效条件的合同，自条件成就时失效 (B)附解除条件的合同，自条件成就时生效
(C)附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效 (D)附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效
15、撰写调研报告属于(
)。 (A)一次信息开发(B)二次信息开发 (C)三次信息开发(D)专题信息开发
16、计算机主要技术指标通常是指(
)。 (A)硬盘容量的大小
(B)显示器的分辨率、打印机的配置 (C)所配备的系统软件的优劣
(D) CPU的主频和运算速度、字长、存储容量
17、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用(
)的方法。 (A)说清讨论和不讨论问题的界限 (B)认真倾听，不打断他人的发言 (C)带头多发言，适时终止讨论 (D)多提开放式问题
18、通过购买方式获得的办公设备的优点是(
)。 (A)较低的最初费用
(B)可以保证在近期不过时 (C)组织拥有该设备
(D)通常在一段时间内较便宜
19、根据《劳动法》的规定，用人单位在休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资(
)的工资报酬。
(A) 100% (B) 150% (C) 200% (D) 300% 20、企业所得税是以企业的(
)为对象的税种。 (A)股本额(B)净资产 (C)总收益(D)纯收益
21、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法() A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德
C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系
22、不论会谈成功与否，(
)。
(A)会谈的地点不变 (B)送客的规格不变 (C)送客的时间不变 (D)送客的人员不变
23、国家信用的典型形式是(
)。 (A)公债(B)赊销 (C)预付(D)消费信贷
24、计算机主要技术指标通常是指(
)。 (A)硬盘容量的大小
(B)显示器的分辨率、打印机的配置 (C)所配备的系统软件的优劣
(D) CPU的主频和运算速度、字长、存储容量
25、下列关于职业道德的说法中;正确的是()
A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化
C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素
26、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法() A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德
C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系
27、小型会场一般采用的布局是(
)。 (A)半圆形(B)回字形 (C)椭圆形(D)大小方形
28、在Word编辑窗口中，与实际的打印效果一致的视图方式是(
)。 (A)普通视图(B)页面视图 (C)大纲视图(D)版式视图
29、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是(
)。
(A) Router (B) TCP/IP (C) Novell (D) Sybase 30、签字人就座时一般应(
)。 (A)面对正门(B)面对侧门 (C)背对正门(D)背对侧门
31、在Excel中，要重命名一个工作表，可以(
)该工作表标签，输入新的名称并按回车键。
(A)单击(B)双击 (C)三击(D)右键单击
32、外宾抵达宾馆后，我方人员不应在外宾房间停留时间过长，因为(
)。 (A)此时外宾需要自己活动的时间 (B)此时房间已属于公共交往空间 (C)此时外宾需要休息、更衣
(D)此时房间已属于外宾的私人空间
33、进食西餐时，刀叉尽量(
)。
(A)不要与餐盘一起使用(B)不要与餐具碰出响声 (C)要交替使用(D)要随意取用
34、关于遵纪守法，你认为正确的说法是() A、只要品德端正，学不学无所谓
B、金钱对人的诱惑力大于法纪对人的约束力
C、法律是有人执行，执行是不能不考虑人情和权力等因素 D、遵纪守法与职业道德要求具有一致性
35、会议记录的特征是(
)。 (A)真实性
(B)资料性 (C)针对性
(D)感召性
36、在Word中选择“打印”命令后，打印机不响应，可能是因为(
)。 (A)打印机和计算机之间的并行电缆连接不正确 (B)电源线未接到打印机上
(C)打印机软件未配置正确的打印机端口 (D)硒鼓可能损坏
37、送客礼仪要求(
)。
(A)送客方要等客人走出自己的视野后再离开 (B)送客方在客人未走出自己的视野时马上离开 (C)送客方在与客人道别后即可离开 (D)送客方在经客人应允后马上离开
38、会场设备的检查和使用应(
)。 (A)多人共管 (B)专人专管
(C)谁用谁管 (D)秘书部门负责人管
39、进食西餐时，刀叉尽量(
)。
(A)不要与餐盘一起使用(B)不要与餐具碰出响声 (C)要交替使用(D)要随意取用 40、在工作过程中，我常有()。
A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉
41、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位()。
A、工资待遇还可以 B、离家比较近 C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之
42、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于(
)。 (A)套汇(B)逃汇
(C)骗汇(D)非法买卖外汇
43、在做会议的经费预算时应(
)。
(A)各种经费的数目尽量多做些(B)考虑到各种不可预见的开支 (C)不必列出各种费用的明细表(D)由秘书自行决定总数
44、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是(
)。
(A) Router (B) TCP/IP (C) Novell (D) Sybase
45、下列属于以课税对象为标准分类的税目是(
)。 (A)所得税
(B)地方税 (C)资源税
(D)行为税
46、计算机主要技术指标通常是指(
)。 (A)硬盘容量的大小
(B)显示器的分辨率、打印机的配置 (C)所配备的系统软件的优劣
(D) CPU的主频和运算速度、字长、存储容量
47、计划表主要是从(
)上对任务做出要求，并用其进行管理。 (A)准备时间
(B)起始时间 (C)阶段时间
(D)最终时间
48、签字仪式包括：(1)在对方文本上签字(2)在己方文本上签字(3)由主签人交换文本(4)由助签人交换文本(5)共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是(
)。 (A) 12345 (B) 24135 (C) 13524 (D) 13254
49、与意大利进行商务往来，正式的见面礼节是(
)。 (A)致意(B)微笑 (C)拥抱(D)握手
50、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有(
)。 (A)致贺词(B)致答词
(C)全体起立(D)宣读嘉宾名单
51、档案管理人员为前来查询问题的利用者提供档案的活动称为(
)。 (A)利用档案(B)利用服务 (C)开发档案(D)提供档案利用
52、承办期限以任务完成的(
)为制定的规则。 (A)目标性(B)时效性 (C)过程性(D)阶段性
53、招标书的标题的正确写法有(
)。 (A)招标项目名称+文种
(B)招标单位名称+招标项目名称+文种 (C)招标项目名称 +招标单位名称+文种 (D)招标单位名称+文种
54、下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是(
)。 (A)澄清有关企业的负面信息(B)宣布有关企业的正面信息 (C)发布有关企业的经营方针(D)说明企业产品质量问题
55、填写计划表时，应从(
)的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。
(A)最终完成(B)最难完成 (C)最先完成(D)最早完成
56、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法() A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德
C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系
57、下列可以授予发明专利的是(
)。 (A)药品(B)铀235 (C)调味品(D)疾病诊断方法
58、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要(
)。 (A)代为签名 (B)要求被通知人签名 (C)要求本人签名(D)追踪落实
59、关于职业责任，下列说法正确的是()
A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系
C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题
60、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有(
)。 (A)致贺词(B)致答词
(C)全体起立(D)宣读嘉宾名单
二月份工作总结
一、 日常工作
1. 大二干部和大一干事无课表的收集及整理；
2. 值班表的更换；
3. 例会时间地点的通知及会议记录；
4. 办公室物品的借出及收回的登记管理；
5. 参与每周日至周四晚上的晚跑活动；
6. 院团委活动通讯稿的写作并上交；
7. 院团委学生会各部门工作总结与工作计划的收集与整理。
二、 其它工作
1. 大一干事通讯录的重新整理；
2. 大学生活动中心的整理与打扫；
3. 西藏年会的音控工作；
4. 协助社团部筹备4月社团月的各项活动；
5. 协助组织部筹备3月雷锋月的各项活动；
总结：通过这近一个月的时间，我们部门所有同学都很快的进入了各自的工作岗位上，整体表现都还可以。但还是有许多不足，第一第一次例会通讯稿交的不太积极，缺乏写好通讯稿的意识；第二干事对做事不是很积极，需要学长和学姐提醒要做什么，才会去做什么，不自己主动去找事做；第三干事与学长和学姐的交流比较尴尬，不知道怎么去请教学姐和学长。在下个月这些问题会逐渐努力的去改善，争
取大一的干事早日能自己独立接手秘书处工作。
三月份工作计划
一、 日常工作:值班表的更换、例会时间地点的通知；
二、 办公室物品借出与收回的登记管理；
三、 协助开展雷锋月各项活动；
四、 协助筹备“挑战杯”辩论赛的前期准备工作；
五、 办公室物品的整理及清点工作；
六、 各项活动的音控工作。
秘书处：杨运坤
2012年2月25日
第一章 标志设计概述教案(第2周34课时)
一、教学目标：
1、知识目标：
2、能力目标：
3、德育目标：
二、教学重点、难点： 教学重点： 教学难点：
三、教学方法：讲授法、案例教学法、讨论法等。
四、教学手段：多媒体教学。
五、教学课时：2课时
六、教学策略设计:
一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)
1、对文书校对的要求描述正确的是( ) A.把握原则，仔细校对 B.认真仔细，一丝不苟
C.校对文稿时正确使用校对符号
D.校对一般要进行一校、二校、三校三个校次
2、办公室内人际关系的协调表现为( ) A.连续性 B.协同性 C.有序 D.和谐
3、学习和研究秘书实务的最终目的是实现秘书实务( )。
A.程序性 B.可操作性
C.规范性 D.专业化
4、公司行政部的秘书应对( )进行安全检查。 A.办公环境 B.办公设备 C.生产车间 D.研发部门
5、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是( )
A.自主性道德观念
B.重义轻利的道德概念
C.竞争的道德观念
D.学习创新的道德概念
6、( )作为公民道德建设的核心，是社会主义道德区别和优越于其它社会形态道德的显著标志。
(A)集体主义 (B)爱国主义
(C)为人民服务 (D)诚实守信
7、秘书工作的首要能力主要体现为( )。
A.文字表达 B.形象仪表
C.参谋 D.接待
8、邮件接收时，在函件拆封前必须先进行( )。
A.分拣 B.登记
C.结算 D.分发
9、以下关于办事公道的说法，你认为正确的是( )。
(A) 办事公道就是按照一个标准办事，在当事人中间搞折衷
(B) 办事公道没有明确的标准，只能因人而异
(C) 办事公道是职业劳动者应该具有的品质
(D) 对一个无职权的工人来说，不存在办事公道与否的问题
10、公司行政部的秘书应对( )进行安全检查。 A.办公环境 B.办公设备 C.生产车间 D.研发部门
11、述职报告的主体部分的内容主要包括( ) A.履行职务的基本情况 B.本人自传及阅历
C.所取得的成绩和实践经验 D.存在问题和努力方向
12、办公室内人际关系的协调表现为( ) A.连续性 B.协同性 C.有序 D.和谐
13、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。 A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽” B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响 C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉 D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干
14、公司行政部的秘书应对( )进行安全检查。 A.办公环境 B.办公设备 C.生产车间 D.研发部门
15、( )是公民道德建设的核心。 A、集体主义 B、爱国主义 C、为人民服务 D、诚实守信
16、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。 A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽” B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响
C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉 D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干
17、学习和研究秘书实务的最终目的是实现秘书实务( )。
A.程序性 B.可操作性
C.规范性 D.专业化
18、办理机关将办理结果告诉信访人属于( )。
A.答复制度 B.回避制度
C.回告制度 D.协作制度
19、客人的某项要求与拟定的接待计划有冲突时，秘书部门应( )。
A.作些适当调整 B.原计划不变
C.重新制订计划 D.劝放弃要求 20、“三人行，必有我师”，说明了( )的道理
A.执政为民
B.团结和睦
C.互相学习
D.助人为乐
21、向全国人大提出议案一般需要同级代表( )。
A.30人以上联名 B.20人以上联名
C.50人以上联名 D.60人以上联名
22、秘书机构信息提供的主要对象( )。
A.下级机关 B.上级机关领导
C.本级机关和上级机关领导 D.本级机关
23、网络调研是一种( )。
A.直接调研 B.间接调研
C.定性调研 D.面上调研
24、公司行政部的秘书应对( )进行安全检查。 A.办公环境 B.办公设备 C.生产车间 D.研发部门
25、秘书工作的首要能力主要体现为( )。
A.文字表达 B.形象仪表
C.参谋 D.接待
26、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。 A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽” B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响 C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉 D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干
27、下列选项中，符合从业人员文明礼貌规范要求的有( )。
(A)鞋袜搭配合理 (B)表情严肃
(C)感情热烈 (D)语言简练
28、秘书工作的首要能力主要体现为( )。
A.文字表达 B.形象仪表
C.参谋 D.接待
29、将重要的信件直接递给领导阅批属于( )。
A.转信 B.启信
C.报信 D.阅信
30、对从业人员来说，爱岗敬业要做到( )。
(A)终身从事一种职业 (B)不能对工作有功利主义观念
(C)树立积极的职业理想 (D)提高职业技能
31、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是( )
A.着装华贵
B.着装朴素大方
C.饰品俏丽
D.发型突出个性
32、符合文明礼貌基本要求的是( )。 A、仪表端庄 B、举止随便 C、语言规范 D、谈吐不凡
33、下列关于勤劳节俭的说法中，正确的是( )。
(A) 勤劳与刺激内需、拉动消费相矛盾
(B) 提倡勤劳节俭就是让人习惯过苦日子
(C) 勤劳与节俭互动为表里
(D) 勤劳节俭有利于可持续发展
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