巧用Word查找与替换

查找与替换是Word的强大功能之一。用户可以使用查找与替换功能查找Word文档中的某个单词;将输入错误的单词替换为正确的;甚至还可以替换单词的格式。以上是Word查找和替换的常规操作。当我们深入挖掘查找和替换功能时, 我们会发现查找和替换的作用比我们平常的使用要强大的多。查找与替换的高级操作要使用到“通配符”、“代码”等概念。“通配符”是一组特别定义的符号, 可以用来表示用户要查找的若干特定字符。比如*可以代表任意多个字符, ?可以代表任意单个字符, <表示单词的开头, >表示单词的结尾。“通配符”通常用来查找特定的字符。“代码”是以^开头, 用来表示特定符号的字符串。比如^p可以表示段落标记, ^t可以表示制表符, ^g可以表示嵌入型的图片。本文通过几个查找替换的例子来阐述查找与替换的高级使用。

一、删除文档中表示空白的符号

我们在撰写文章时, 经常会从网页上复制和下载文字。复制到Word文档中的文字里面通常含有一些多余的空白符号, 比如常规空格、制表符、不间断空格等等。执行“文件——选项”命令, 在弹出的Word选项对话框中选择“显示”选项卡, 在其中选中“空格”、“段落标记”、“制表符”等复选框, 单击“确定”按钮。将光标放置在文档开头, 打开查找和替换对话框, 取消“使用通配符”复选框的勾选, 在“查找”文本框输入^w, “替换为”文本框中不输入任何字符, 单击“全部替换”按钮, 则文档中所有空白字符全部删除。如图1所示。代码^w代表各种空白字符的组合, 本例将各种空白字符全部替换为空值, 起到删除的作用。

二、删除文档中的空白段落

网页上复制到Word文档中的文章, 经常有很多“空白的段落”。所谓“空白的段落”就是两个相邻的段落标示符, 中间没有任何文字和符号。全选文档, 打开替换对话框, 去掉“使用通配符”复选框的勾选, 在“查找”文本框输入^p^p, 在“替换为”文本框中输入^p, 反复单击“全部替换”, 直到显示“已完成0处替换”为止。在此方法中, ^p^p代表相邻的两个段落标识符, ^p代表一个段落标识符。此方法的弊端是要多次单击“全部替换”按钮, 比较麻烦。下面介绍另一种方法, 只要单击一次“全部替换”按钮即可。全选文档, 打开替换对话框, 勾选“使用通配符”复选框, 在“查找”文本框输入^13{2, }, 在“替换为”文本框中输入^p, 单击一次“全部替换”即可。在勾选“使用通配符”复选框的情况下, ^13代表一个段落标示符, {2, }代表至少两个相邻的段落标示符, 故第二种方法只要单击一次“全部替换”按钮。

三、删除包含特定字符串的段落

假设一个文档中有很多包含“美国”字符串的段落。将包含“美国”的所有段落删除。“美国”在段落中的位置分三种情况:“美国”在段首, “美国”在段中, “美国”在段尾。“美国”在段中和段尾这两种情况的删除方法是一样的。首先阐述删除“美国”在段尾或段中的段落的操作。全选文档, 打开查找与替换对话框, 勾选“使用通配符”复选框, 在“查找”文本框输入<[!^13]@美国*^13, 在“替换为”文本框输入空值, 单击“全部替换”即可。!代表“非”的含义, ^13代表段落标示符, [!^13]代表非段落标示符的字符串, @代表任意多个的前一个的字符或者表达式, <表示单词的开头, *表示任意多个字符, <[!^13]@美国*^13表示从段首向后寻找“美国”, 找到便将此段落替换为空。接下来阐述“美国”在段首的删除方法。全选文档, 打开查找与替换对话框, 勾选“使用通配符”复选框, 在“查找”文本框输入“美国*^13”, 在“替换为”文本框输入空值, 单击“全部替换”。“美国*^13”的含义是以单词“美国”开头的段落。

四、结语

本文通过删除文档中表示空白的符号、删除文档中的空白段落和删除包含特定字符串的段落三个例子阐述了Word查找与替换的高级应用。查找和替换的高级应用通常要配合通配符和代码的使用。Word通配符和代码的种类还是比较多的, 需要适当记忆。要注意的是, 是否勾选“使用通配符”复选框, 通配符的含义可能不一样。例如, 当没有勾选“使用通配符”复选框时, 段落表示符用^p表示;而当勾选了“使用通配符”复选框时, 段落标示符用^13表示。还要注意的是, 当进行复杂字符替换或者对长文档进行替换时, Word可能会“崩溃”, 所以在进行高级替换前要对文档进行保存操作。

摘要：查找与替换是Word的强大功能之一。用户的常用操作是文档中错误的字符串替换为正确的。查找与替换的高级操作通常要配合通配符和代码的使用。本文通过三个查找与替换的例子阐述其高级应用。

关键词：Word,查找,替换,通配符,代码

参考文献

[1] Excel Home.Word实战技巧精粹[M].北京:人民邮电出版社, 2008.

[2] 潘宏铭, 曾广雄, 王俊.计算机应用基础教程[M].北京:中国科学技术出版社, 2007.